Штатное расписание на 2021 год: образец заполнения

Форма Т-3: как заполнять?

Как заполнить правильно форму Т-3? «Шапка» или верхушка штатного расписания включает в себя следующие пункты:

• наименование организации. Должно точно совпадать с наименованием, указанным в учредительных документах организации;
• код ОКПО;
• номер документа. На каждом предприятии может применяться своя система нумерации документов. И штатное расписание не исключение. Номер может содержать буквенно-цифровое обозначение или просто цифровое;
• дата составления (не путать с датой начала действия – смотри следующий пункт);
• срок действия (для штатного расписания обычно год);
• дата и номер приказа, вводящего в действие штатное расписание.

Порядок заполнения колонок (номер пункта соответствует номеру колонки в таблице формы Т-3).

1. Наименование структурного подразделения. Для государственных предприятий обязательно соблюдение нормативов наименований. Наименования некоторых подразделений являются показателем для льгот, которые могут получить работники определенных профессий при выходе на пенсию.Для коммерческих структур позволительно не придерживаться нормативов в наименовании подразделений, но желательно не использовать слова иностранного происхождения.

2. Код подразделения. Присваивает организация. Коды должны отражать иерархию подразделений: цехов, отделов и групп.
3. Должность. В государственных организациях колонка заполняется в соответствии с классификаторами специальностей. Коммерческим организациям можно использовать свои наименования, но рекомендуется также пользоваться справочниками. Как правило, внутри одного отделения список должностей выполняется в иерархическом порядке. Наименование должности в штатном расписании должно совпадать с наименованием ее в трудовом договоре.
4. Количество штатных единиц. Для бюджетных организаций эта цифра является расчетной. Коммерческие опять же имеют свободу в том, сколько работников назначать для того или иного структурного подразделения. Подразумеваются не конкретные люди, а степень необходимости штатной единицы, поэтому в этой колонке могут быть указаны не целые числа, а доли с шагом 0,25.
5. Тарифная ставка или оклад. Месячная зарплата в рублях. Определение оклада или тарифной ставки регламентируется Трудовым кодексом РФ, статьи 129, 133. Не допускается указание в пятой колонке диапазона заработной платы. Указывается основная ставка. Для отражения изменений размера заработной платы в течение срока действия штатного расписания используются следующие колонки.

Колонки с 6 по 8 заполняются в рублях или процентах (пользуйтесь сервисом procentov-ot-chisla.ru). В эти колонки вносятся данные о всевозможных надбавках к зарплате. Размер надбавок зависит от многих факторов, например:

• определенные (вредные) условия труда;
• нестандартный режим работы;
• системы премирования и поощрения на конкретном предприятии;
• нормы, установленные законодательством РФ.

Колонка 9 является расчетной. В нее вносится произведение данных колонки 4 и суммы данных колонок с 5-ю по 8-ю включительно. Возможно вам так же пригодится пример написания и назначение служебной записки, а так же ответы на вопросы по стажировке на рабочем месте.

К чему обязывает ТК РФ работодателя? Права и обязанности сторон.

Сроки хранения приказа

Основные требования к срокам хранения документации предприятий и организаций установлены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно разделу 8, части 8.1 документы, подтверждающие необходимость привлечения новых работников, должны храниться у работодателей в течение 5 лет.

Более длительные сроки предусмотрены для хранения первичных документов об изменении окладов или введении новых ставок, которые должны сохраняться в течение 75 лет, если сами приказы о данных изменениях утеряны.

Для обеспечения прав работников на пенсионные и социальные выплаты кадровую документацию необходимо хранить в течение всего периода деятельности предприятия (но не более 75 лет). Если работодатель прекращает свою деятельность раньше, все кадровые документы целесообразно передавать в территориальные подразделения государственных архивов.

Таким образом, введение новой структурной единицы в штат работодателя имеет нюансы, которыми нельзя пренебрегать, так как это приведет к нарушению интересов сторон трудового договора или потенциальных работников.

Как заполнить форму Т-3

Унифицированная форма Т-3 представляет собой таблицу, в которой 10 колонок. Заполнять её надо в соответствии с требованиями постановления Госкомстата.

Как правильно оформить штатное расписание на 2021 год, заполненное по новым правилам? Если говорить об унифицированной форме Т-3, то с момента публикации постановления Госкомстата ничего нового в порядок заполнения не вносилось.

В шапке документа указывают:

• название организации или имя ИП-работодателя;
• код по ОКПО;
• номер документа и дату его составления;
• период действия (обычно до одного года);
• реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
• общее количество штатных единиц.

В первых двух колонках указывают название структурного подразделения и его код. Никаких рекомендаций по классификации подразделений нет. Это могут быть отделы, администрации, сектора, филиалы и др. Код обычно отражает подчинённость подразделений. Например, дирекции или администрации, как правило, присваивают код 01.

В третьей колонке прописывают название должности, специальности, профессии. Ориентироваться при этом можно на следующие документы:

• общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94);
• общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
• квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты.

Далее по каждой должности указывают количество штатных единиц, которое может быть и неполным (0,25; 0,5; 0,75). Если в организации установлены тарифные ставки (оклады), то они прописываются в рублях за один месяц.

Не всегда в штатном расписании можно отразить заработную плату в фиксированной сумме. Например, оплата может быть сдельной, зависеть от процента в выручке или прибыли, от коэффициента трудового участия или распределения. В таком случае в столбце «Примечание» надо сделать отсылку на локальный акт об оплате труда. Если зарплата определяется таким образом (то есть не в рублевом исчислении в месяц), то колонка 9 не заполняется.

В столбцах 6-8 указывают дополнительные выплаты – надбавки, премии, доплаты. Конечно, при условии, что они предусмотрены на предприятии.

Штатное расписание на 2021 год подписывается руководителем кадровой службы (или другим уполномоченным на это лицом) и главным бухгалтером.

Что это за документ

Штатное расписание, или штатка, — необходимый внутренний нормативный акт, определяющий состав работников организации с указанием их должностей и окладов. Перед тем как заполнить штатное расписание, необходимо иметь четкое представление о последовательности производственных процессов и количестве подразделений организации. Для этого предварительно разрабатывается структура организации, которая дает представление о составе и соотношении внутренних звеньев предприятия: цехов, участков, отделов, бюро, лабораторий и других подразделений, составляющих единый хозяйствующий объект. В структуре количество штатных единиц и размер зарплаты не указываются, для этого существует штатка.

Документ заполняет уполномоченное должностное лицо организации (экономист по труду, бухгалтер, специалист по кадрам). Заполнение производится с опорой на:

• устав организации;
• структуру предприятия (если она составлялась);
• нормы численности;
• ОКПДТР, ЕКС, ЕТКС, профессиональные стандарты;
• расчеты месячных должностных окладов;
• другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Для чего готовить штатное расписание в организации, в него же не вносятся фамилии конкретных работников? Суть этого документа — контроль структуры предприятия, численности сотрудников и размера зарплатного фонда. Чтобы знать, какие должности заняты конкретными сотрудниками (с указанием Ф. И. О.), ведется штатная расстановка, которая формируется на локальный филиал или на всю структуру предприятия.

Штатка должна содержать:

• перечень структурных подразделений в порядке их подчиненности;
• наименование должностей с учетом подчиненности внутри отдела, цеха и т. д. (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, ведущий бухгалтер, бухгалтер);
• сведения о квалификации (например, инженер-метролог 2 категории, фрезеровщик 5 разряда и т. д.);
• сведения о количестве ставок;
• оклад, часовая тарифная ставка в соответствии с действующей системой оплаты труда;
• виды и размеры доплат и надбавок.

Если ПАО и ООО имеют в системе оплаты труда другие составляющие, они вправе разработать бланк самостоятельно, предусмотрев все особенности, или дополнить форму Т-3 графами. Ячейки без данных оставляют пустыми.

Порядок составления

При оформлении приказа по организации, в том числе и утверждающем штатное расписание, обязательно наличие сведений о субъекте, которые содержатся на фирменном бланке. Это:

• полное наименование предприятия;
• все учетные данные (ИНН, ОГРН, КПП и др.), банковские реквизиты;
• полный адрес;
• контактные телефоны и номер факса.

Перечислим обязательные пункты, которые должны присутствовать в приказе о введении в действие штатного расписания:

• наименование документа в центре сразу под данными об организации;
• место составления с указанием наименования населенного пункта;
• дата оформления приказа и его номер по порядку в соответствии с учетным журналом по хозяйственному субъекту;
• наименование, дающее возможность однозначно истолковать содержание документа, т.е. «Об утверждении штатного расписания»;
• преамбула, где излагается обоснование для введения документа в организации;
• обязательно присутствие слова «приказываю», как определение того, что руководитель дает распоряжение относительно дальнейших действий;
• ниже идут пункты по порядку о количестве штатных единиц и общего фонда оплаты труда, принимаемых на предприятии, с какой даты они будут действовать (если дата не указана, то дата приказа принимается, как время утверждения и ввода в действие). Указывается, что штатное расписание является приложением к приказу;
• если при утверждении нового старое расписание утратит силу, это нужно указать отдельным пунктом;
• назначается ответственное лицо за ознакомление персонала с документом и на кого возлагаются контрольные функции: это могут быть главный бухгалтер, начальник кадровой службы или сам руководитель организации;
• завершающим является наименование должности руководителя, его личная подпись и расшифровка.

Ознакомление с приказом может быть произведено отдельными листами, на лицевой стороне ниже подписи руководителя или на оборотной. Он представляет собой перечисление должностей, даты ознакомления и подписи с расшифровкой. Каждый должен изучить поступивший документ, проставить подпись в соответствующей строке. В некоторых организациях принято использовать для этих целей журнал, где каждый работник после прочтения приказа ставит свою визу.

Как ее оформить

Если кадровый отдел применяет в работе форму Т-3, то она содержит ряд обязательных данных:

• в верхнем поле записывают наименование работодателя (в полном и сокращенном виде);
• заголовок, обозначающий вид документа;
• дата выпуска документа;
• номер приказа, например: «Утверждено приказом №03 от 06 июня 2020 г.»;
• срок действия, например: «Вступило в действие с 06 июня 2020 г.»;
• основная часть, которая содержит сведения о позиции из исходного документа;
• подписи уполномоченных лиц.

В случае выдачи документа по заявлению от конкретного сотрудника сведения указывают только о нем одном. Работник ставит подпись наряду с другими лицами.

, чтобы прочитать.

Новости ЖКХ

Все чаще средства массовой информации обсуждают прозрачность сферы ЖКХ. Понятно, что собственникам помещения хочется знать, что именно в их доме происходит и сколько это им стоит. Но главный вопрос, с которым все сотрудники управляющих организаций сталкиваются на практике – это, «Какая у вас зарплата». Вот про ответ на этот вопрос мы и поговорим в данной статье.

Нередко, собственники в силу незнания нормативно-правовой базы требуют предоставления копий документов, подтверждающих расходы управляющей организации, а также штатного расписания. Поскольку собственники считают, что оплачивают заработную плату директору и всему персоналу управляющей организации из своего кармана, штатное расписание и иные данные по зарплате сотрудников действует на них как красная тряпка на быка. Они просто не задумываются, что фонд заработной платы управляющей организации складывается из доходов, полученных от всей совокупности домов, в ее управлении и доля их дома в общей величине фонда оплаты труда может быть очень низкой. Для начала, попытаемся разобраться, что такое штатное расписание и для чего оно необходимо управляющей организации. Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» штатное расписание «применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением)» (далее по тексту – Постановление Госкомстата №1). Для удобства составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, в Постановлении Госкомстата №1 содержится унифицированная форма №Т-3.

Обратите внимание, что с 2013 года данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер, поэтому управляющая организация или ТСЖ может разработать свою форму штатного расписания. В соответствии со статьей 57 Трудового кодекса РФ, в трудовом договоре указывается трудовая функция — работа по должности в соответствии со штатным расписанием

В Письме Федеральной службы по труду и занятости от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1 «О праве работодателя знакомить работников со штатным расписанием при приеме на работу», чиновники указали, что «штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приеме на работу».

Обращаем внимание на тот факт, что штатное расписание не является документом, подтверждающим расходы. Согласно п.6 ПБУ 9/99 «Расходы организации», утвержденному Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г

№ 33н «расходы принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме». То есть наличие в штатном расписании определенной должности с указанием оклада не означает, что данный оклад выплачивался в определенный период.

Необходимо ли предоставлять штатное расписание на запрос собственников?

Раскрытие информации управляющими организациями осуществляется в соответствии со стандартом раскрытия информации, утвержденным Правительством РФ (п.10 ст.161 ЖК РФ). Перечень информации, подлежащей к раскрытию, управляющей организацией (ТСЖ) предусмотрен п. 3 Стандарта раскрытия информации организациями, осуществляющими деятельность в сфере управления многоквартирными домами, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 23.09.2010 № 731 (далее по тексту – Стандарт раскрытия). В Стандарте раскрытия содержится исчерпывающий перечень информации, подлежащей раскрытию, в том числе по запросам заинтересованных лиц, а обязанность раскрытия информации, как мера принудительного воздействия, может быть возложена лишь в объеме, установленном законом или договором.

Судебная практика в спорах по истребованию документов, которые не поименованы в Стандарте раскрытия стоит на стороне управляющих организаций и ТСЖ:

1. Апелляционное определение Пензенского областного суда по делу № 33-4188.
2. Апелляционное определение Свердловского областного суда от 19.07.2016 по делу № 33-12803/2016.
3. Апелляционное определение Ростовского областного суда от 28.11.2016 по делу № 33-20924/2016.
4. Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 18 августа 2021 г. № 33-15377/16.
5. Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 1 марта 2021 г. № 33-2857/2016.
6. Апелляционное определение Саратовского областного суда от 17.12.2014 № 33-7126.

По материалам блога Бурмистр.ру.

Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику

Бланк штатного расписания состоит из двух частей: вводной и основной (табличной). Рассмотрим, как заполнить каждую из них.

Вводная часть

Первым делом указывают название компании. Оно должно соответствовать тому, которое вписано в свидетельство о регистрации. Если «имя» содержит латинские буквы или слова, то такое и нужно указывать. Если в регистрационном документе присутствует краткое и полное название, то в ШР можно внести любое из них.

Далее пишут код по ОКПО, номер документа и дату его составления. Потом следует указать период функционирования. Обычно пишут только дату утверждения, потому что дата окончания бывает не всегда известна, поскольку расписание может подвергаться изменению путем создания нового документа в процессе работы компании.

Основная часть

В этой части располагается таблица. Рассмотрим, как правильно заполнить каждую графу из 10.

Графа 1. Сюда нужно вписать название структурного подразделения. К таковым относятся цеха, отделы, филиалы. Указывать в документе подразделения удобнее в иерархическом порядке. Например, прежде всего указать администрацию, юридический отдел, бухгалтерию, кадровую службу, то есть те отделы, которые занимаются общим руководством. Далее вносят отделы, которые осуществляют главные задачи предприятия, например, производственный, отдел продаж и т.д. В последнюю очередь вписывают подразделения, выполняющие вспомогательные задачи или задачи обслуживающего характера. К примеру, это склады, отдел снабжения.

Графа 2. Нужно ввести код структурного подразделения. Номер присваивает работодатель. Стандартно это делается так: основному отделу присваивают код «01», отделам, которые входят в его состав, — коды «01.01», «01.02» и т.д. Таким способом можно обозначить место отдела в общей иерархической системе компании или предприятия.

Графа 3. Здесь располагают сведения о должности гражданина, разряде, квалификации. Если можно подобрать название должности в соответствии с ОКПДТР (расшифровывается как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), то лучше выбрать именно его. Так как он функционирует с 1994 года, то многие профессии и должности устарели, а новые не введены.

Выбирать название из данного справочника обязательно следует в том случае, если работнику положены какие-либо гарантии: льготы, компенсации и т.д. В противном случае они не будут предоставлены.

Графа 4. Здесь для каждой должности нужно отметить число штатных единиц. Если в компании практикуется работа по совместительству, то число указывается в форме десятичных дробей: 0,25, 0,5, 0,75, 1,25 и т.д. Разберем пример: в фирме числятся 2 дизайнера, один — на полную ставку, второй — совместитель на полставки; в этом случае в ШР пишут — 1,5 штатные единицы.

Кроме того, в ШР можно добавить и свободные должности. Если предполагается расширение штата, то их можно занести в документ заранее, чтобы в будущем не вносить в него коррективы.

Графа 5. В этом поле нужно указать тарифную ставку для каждой должности, то есть зарплату за месяц.

Графы 6-8. Сюда вносят данные о существующих надбавках в организации. Таковыми могут считаться премии, доплаты, выплаты стимулирующего и поощрительного характера. В отдельных случаях их может устанавливать сам работодатель, а в некоторых они уже введены ТК РФ: различные надбавки за количество отработанных лет, за вредность и т.д. Объемы надбавок могут быть фиксированными или выражаться в процентах от оклада.

Графа 9. В этой графе требуется отметить общую сумму, которая вычисляется путем сложения граф с пятой по восьмую по каждому из персонала на конкретных должностях.

Графа 10. В ней указывают примечания, если таковые имеют место. Сюда можно вписать реквизиты приказов по кадровому составу и пр.

Строка «Итого» в конце таблицы должна содержать общее количество штатных единиц хозяйствующего субъекта и месячный зарплатный фонд (общая сумма по девятой графе).

В конце ставят свои подписи руководитель отдела по персоналу (может называться по-другому) и главный бухгалтер предприятия или компании. Печать ставится по желанию руководства.

Остались вопросы по заполнению документа? Ответим на ФОРУМЕ!

Нормативная база

Законом форма штатной расстановки, как и правил ее ведения, не установлено, что не означает полное отсутствие регламентации.

Так, п.98-99 Приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372 содержат разъяснения по правилам создания и ведения оговоренного документа, включающим основные подразделы и перечень необходимых сведений, а также лицам, которые могут быть уполномочены на оформление расстановки.

Также упоминание о штатной справке содержится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, издаваемых в процессе хозяйственной деятельности того или иного предприятия.

То есть прямого указания на ведение оговоренного документа закон не содержит, но компания вправе утвердить порядок оформления расстановки самостоятельно, исходя из потребности в упорядочении кадровых сведений либо же на основании отраслевых нормативных актов, если таковые были созданы.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработка штатного расписания

• Вначале понадобится подсчитать потребности предприятия в штатных единицах и заполнить таблицу. Для заполнения ШР существует форма Т-3. Ее применение не является обязательной, однако большинство предприятий пользуются такой формой, чтобы не изобретать «новый велосипед».
• Начало заполнения формы надо осуществлять с названия предприятия и кода ОКПО.
• Затем нужно проставить номер и дату составления документа.
• Следующим шагом является заполнение периода действия ШР, реквизитов приказа, которым утверждается ШР и численность штатных единиц.

Примечание. Дата приказа не может быть раньше, чем дата составленного ШР, так как перед подготовкой проекта приказа, кадровик, обычно, согласовывает разработанное штатное расписание с руководством и профкомом.

• Далее можно перейти к заполнению самого документа, который выглядит в виде таблицы, строки которой заполняются в соответствующих колонках, с отображением:
• Структурного подразделения и его кода.
• Названия должности, с указанием численности штатной единицы данной должности.
• Оклада или тарифной ставки.
• Доплат.
• Итоговых сумм вознаграждения работников предприятия.
• Заполнение названия должностей рекомендуется осуществлять в соответствии со справочником ОКПДТР, хотя для коммерческих предприятий данное требование не обязательно.
• Графа «Всего» предназначена для подведения итога фонда зарплаты в разрезе должностей.
• После заполнения штатных единиц в строку «Итого» заносятся итоги численности штатных единиц и общего фонда зарплаты по предприятию.
• Завершение оформления ШР осуществляется проставлением подписей руководителем предприятия и главным бухгалтером.

Шаг 2. Подготовка проекта приказа

• Утверждение штатного расписания осуществляется приказом, изданным директором предприятия. Для оформления такого распоряжения нет утвержденного шаблона, поэтому такой приказ можно оформить на фирменном бланке произвольно.
• Непременным условием при оформлении данного приказа является отображение его номера и даты издания. Причем дата распоряжения может совпадать с датой составления ШР или быть более поздней.

Шаг 3. Подача проекта приказа вместе с ШР на подпись директору и его регистрация

После подписания директором распоряжения, нужно зарегистрировать его в журнале приказов, присвоить номер и дату.

 Шаг 4. Ознакомление сотрудников предприятия с изданным документом

• Весь работающий на предприятии персонал должен быть ознакомлен со штатным расписанием, а также действующими локальными нормами.
• Ознакомление с распоряжением можно выполнить отдельными листами, являющимися приложением к приказу, с отображением даты ознакомления, подписи работника, с расшифровкой фамилии.
• Некоторые предприятия используют для ознакомления с приказом журнал, в котором каждый сотрудник расписывается.

На этом порядок подготовки и утверждения штатного расписания завершается.

Категории должностей

На 2021 год законодателем не разработаны правила относительно единого формирования названий должностей в расписании. Нормы, прописанные в стандартах, подлежат соблюдению в определенных условиях труда и в структурах государственного значения. Многие компании при названии должностей руководствуются своими правилами.

Примером модного наименования должности в организации может быть менеджер. На деле это та же уборщица. Однако должность именуют менеджер клининговой службы. Данное название применяется с целью стимулирования человека к труду.

Когда численность штата в организации небольшая, то один человек может занимать сразу две должности.

Кто это делает?

Законодателем не указывается на кого возлагается обязанность по составлению штатного документа. На практике устанавливается, что это могут быть:

• лица, занимающие руководящие должности;
• группа лиц, специально созданная с этой целью;
• работник отдела кадров;
• экономический отдел;
• юр.отдел;
• отдел по организации труда и зарплате.

Сколько лет хранится?

Сроки для хранения документации устанавливаются Росархивом. Согласно актам, разработанным указанным ведомством, срок хранения составит три года. Отсчет срока начинается с момента, когда документ утратил силу.

Когда меняется?

Согласно справочнику, где указывается квалификация должностей работников, подчиненных и начальников, ответственность относительно оформления возлагается на экономиста по трудовым вопросам. Учитывая факт, что не во всех компаниях имеется указанная должность – руководством принимается решение относительно выполнения рассматриваемой работы.

Образец приказа о внесении изменений

Как правило, при составлении акта используется производственные задачи и объем работы. Согласно указанным данным происходит набор штата и производится расчет денежных средств, необходимых для выплаты авансовых платежей, установленных на законодательном уровне.

Структура предприятия является не вечной, так как в нее вносятся коррективы, она меняется и развивается. Изменения могут связываться с возрастанием количество зон, обслуживанием организацией, корректировкой видов деятельности, которыми занимается предприятие.

В силу наличия таких обстоятельств меняется форма трудовой деятельности, что за собой может повлечь изменение численного состава компании в сторону увеличения или уменьшения.

Внесение корректив также связывается с изменением в тарифных ставках. Относительно МРОТ регулярно принимаются изменения в законодательстве, по его увеличению. В таком случае работодатель с силу финансовой возможности имеет право увеличить оклад.

Коррективы вносятся в акт на основании документации, разработанной в бухгалтерии.

На военное время

Учреждения и организации различных форм имеют право принять расписание на период времени, считающийся военным. Составление и заполнение акта не вызывает сложностей, так как проводится равно как и  стандартная процедура.

Основание проведения рассматриваемого процесса является мобилизационное задание, полученное из военкомата и прочих структур, например, МЧС. Согласно полученной документации рассчитывается численность штата, после чего информация вносится в акт.

Стационар больницы получил задание на военный период относительно установки дополнительных койко-мест в количестве 250 единиц.

После ознакомления с требованием руководители принимают решение о том, сколько им понадобится работников для обслуживания пациентов. Далее составляется расписание и утверждается при помощи вынесения приказа.

Структурное подразделение

Первый столбец рассматриваемого документа носит название «Наименование структурного подразделения». Когда расписание составляется для коммерческих организаций, то ограничений относительно названий подразделений не устанавливается.

Учитываются только терминологические требования, указывают, что давать название подразделению малоизвестным иностранным словом не желательно.

В некоторых организаций наименование подразделения влияет на получение работником причитающихся льгот. Примером могут быть учреждения здравоохранения и образования. В таком случае сотрудники отдела кадров принимают на себя задачу правильного указания названия подразделения.

С целью облегчения работы отделу кадров  созданы классификаторы относительно вредных производств и прочие списки. Названия вписывают относительно групповой принадлежности:

• изначально указывается руководство;
• производственные;
• вспомогательные.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

Однако практика выработала ряд рекомендаций, которые желательно все же соблюдать:

• Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
• Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
• Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
• В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
• Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
• При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Вам будет интересно:

Заявление на отпуск сотрудника с последующим его увольнением по собственному желанию: образец записания

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Приказ об утверждении нового штатного расписания не наделен специальной формой. Его удобнее оформлять на фирменном бланке, где уже проставлены название компании, ее номера ИНН и ОГРН, адрес, банковские реквизиты и т. д.

Ниже посередине проставляется название документа – «Приказ», после чего записывается его порядковый номер. Под ним этот документ нужно будет далее зарегистрировать в журнале учета приказов.

Дальше в приказе нужно указать дату его создания и место составления.

В следующей строке проставляется название издаваемого документа – «Об утверждении штатного расписания».

Далее нужно отступить немного вниз и изложить причину, по которой на предприятии необходимо использовать штатное расписание. Эта часть будет вводной.

Затем необходимо в середине строки записать слово «Приказываю», после чего изложить содержание приказа по пунктам:

• Произвести утверждение штатного расписания в компании. В этом пункте нужно обязательно проставить какое число штатных единиц предусматривает данный документ, а также общий месячный фонд зарплаты.
• Произвести ввод штатки в действие с указанием точной даты. Если дата не будет задана, то считается, что документ начнет действовать с момента издания этого распоряжения.
• Если это необходимо, то старое штатное расписание нужно объявить утратившим действие.
• Определить ответственное лицо, на которое будет возлагаться контроль по исполнению принятого документа. Как правило, когда в компании работают главный бухгалтер и специалист-кадровик, то обязанность возлагается на них.
• Определить ответственное лицо, которое будет производить ознакомление работающего персонала с новым документом.

Затем в приказ включается информация о приложениях к документу. Обычно, им выступает штатное расписание, которого нужно указать реквизиты.

Далее, приказ о штатном расписании должен подписать директор фирмы, который ставит подпись, а затем ее расшифровывает.

Заключительным этапом на приказе проставляются подписи ответственных лиц, которые были упомянуты в тексте. Кроме этого, они также должны указать свою должность, Ф.И.О. и записать дату, когда они произвели ознакомление с документом.

Структура штатного расписания и срок действия

В текущем федеральном законодательстве нет прямых указаний на тот счёт, как часто нужно составлять и когда утверждается штатное расписание на следующий год. Однако с учётом того, что штатное расписание является плановым документом, следует полагать, что его следует составлять ежегодно, при завершении отчётного периода вместе с другой учётной документацией.

Однако штатное расписание также может быть оформлено единожды и оставаться действительным документом в дальнейшем.

Штатное расписание оформляется на определенную дату, ратифицируется как правило через каждый год на 1 января и включается в рабочий процесс указом высшего руководства компании; в дальнейшем документ может редактироваться и правиться.

Переоформлять и заново утверждать документ на грядущий год не нужно, если он был отредактирован слишком несущественно (в данной ситуации следует лишь оформить список изменений), либо в этом году вообще никаких изменений в расписании не производилось.

Данный документ включает в себя список структурных подразделений организации, данные о личном штатном составе предприятия, об общей численности штатных единиц, а также данные о финансовом учете, об окладах и прибавках к зарплате сотрудников организации.

Кто на предприятии должен заниматься оформлением?

В действующем законодательстве нет прямых распоряжений, кто должен составлять штатное расписание. Тем не менее, существуют рекомендации. Согласно Распоряжению Минтруда № 37 от 21.08.98 оформлением штатного расписания и документации этого ранга должен заниматься экономист по труду.

Но не на каждом предприятии предусмотрена эта должность, поэтом руководитель вправе самостоятельно определиться с кандидатурой, в чьи обязанности будет входить заполнение бланка Т-3. Для этого издается приказ. Чаще всего выбор падает на работников отдела кадров или бухгалтера планово-финансового отдела.

ВАЖНО! ИП может выполнять данную функцию самостоятельно или назначить ответственным бухгалтера.

Ниже покажем, как сделать новый проект штатного расписания, а также приведем пример, как правильно его заполнять с фамилиями и должностями сотрудников.