Особенности документирования хозяйственных операций

Какие документы относятся к первичным? Почему они так называются?

Первичные данные о совершенных хозяйственных операциях являются основой для принятия управленческих решений.

На предприятиях первичная регистрация хозяйственных операций осуществляется в специальных носителях информации – документах, придающих бухгалтерской информации доказательную (в юридическом значении этого слова) силу.

Первичный документ – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом, и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Придание информации юридической силы является объективно необходимой закономерностью ведения бухгалтерского учета. Это обусловлено тем, что отражаемые в системе бухгалтерского учета хозяйственные операции одновременно являются «правоотношениями». Например, начисление заработной платы, оформление материальных и денежных средств, расчетов.

к первичным документам относяться:

Организационно-распорядительными называют документы, которые содержат разрешение (распоряжение) на выполнение той или иной хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а поэтому основанием для учетных записей не являются.

К ним относятся:

— чеки на получение наличных денег с расчетных счетов;

— платежные поручения банку на перечисление денежных сумм и др.

Оправдательные (исполнительные) – это документы, подтверждающие факт произведенной операции, служат основанием для записи ее в бухгалтерском учете. К ним относятся:

— акты на списание материалов;

— накладные на получение товара;

— акты приема-выбытия основных средств;

— инвентаризационные описи и др.

Комбинированными называются такие документы, которые одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных; оправдательных и бухгалтерского оформления.

— расчетно-платежные ведомости (наличие подписей в них дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам) и др.

Документы бухгалтерского оформления создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения и упрощения работы. Эти документы необходимы для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений.

Примером таких документов могут служить:

— бухгалтерские справки об ошибках, обнаруженных в учетных записях;

— накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции;

— ведомости начисления амортизации основных средств;

— ведомости распределения общехозяйственных расходов и др.

Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

185.154.22.117 studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам.

Обязательные реквизиты

Отвечая на вопрос, что такое первичная документация в бухгалтерии, нужно учесть, что это не только документ, используемый для ввода информации в учетные регистры. Это, в первую очередь, подтверждение операции. И должен он быть оформлен так, чтобы не вызвать претензий контролирующих органов.

Каждый первичный документ должен содержать семь обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 402-ФЗ):

1. Наименование документа.
2. Дата составления.
3. Наименование субъекта (организации или ИП), составившего документ.
4. Описание факта хозяйственной жизни.
5. Натуральный и(или) денежный измеритель факта хозяйственной жизни, его единица измерения.
6. Должность лица, совершившего сделку и ответственного за ее оформление.
7. Подписи ответственных лиц с указанием Ф.И.О.

Порядок передачи учетной документации и срок ее хранения

Каждому учреждению необходимо разработать и закрепить учетной политикой график оборота первичных бухдокументов. По общему правилу, в нем необходимо отразить факт приема регистра первичного бухучета, его обработку, хранение и сдачу в архив.

За целостность и сохранность отвечают работники бухгалтерии. Срок хранения финансово-хозяйственных регистров зависит от назначения того или иного бланка. К примеру, налоговые сведения должны храниться в течение минимум четырех лет, расчетная информация работников организации — не менее 75 лет.

В том случае, когда меняется лицо, ответственное за сохранность, необходимо подготовить и подписать соответствующий акт.

Цели бухучета

Бухгалтерский учет позволяет формировать полную картину динамики деятельности организации и данных об имущественном состоянии. Эти данные необходимы не только для констатации фактов и отчетности налоговой, ведь с их помощью можно строить прогнозы на будущее. Исходя из этого, бухучет помогает в решении следующих задач управляющего бизнесом и владельца:

• определение резервов всевозможных имущественных активов компании для поддержания ее устойчивого финансового состояния;
• регулярная и актуальная подача руководству объективной, структурированной и точной экономической информации;
• минимизация рисков, которые могут привести к негативному исходу хозяйственной деятельности;
• реализация контролирующей функции (как со стороны государства, так и со стороны прочих внешних контрагентов).

Так как интересы заинтересованных пользователей разнятся, данные бухгалтерского учета не могут удовлетворить каждую из сторон в полном объеме. Информация, формирующаяся в бухгалтерском учете для внешних пользователей, частично удовлетворяет потребности, являющиеся общими для всех пользователей. Для решений, которые принимаются всеми заинтересованными пользователями, потребуется оценка на предмет способности организации воспроизводить денежные средства и другие подобные активы, а также объемы и регулярность их поступления. Результатом такой проверки станет реальная оценка возможности фирмы осуществлять выплаты государству, работникам, инвесторам, поставщикам, заимодавцам и подрядчикам.

Цель бухгалтерского учета в отношении внутренних пользователей состоит в формировании полной картины для руководства, которая поможет принять верные управленческие решения. Также руководство организации полностью заинтересовано в предоставлении информации внешним пользователям для контроля, анализа и правильного планирования.  При этом имеется в виду, что информация для внешних пользователей формируется, в том числе на основе информации для внутренних пользователей, относящейся к финансовым результатам деятельности, финансовому положению организации, а еще изменениям в ее финансовом положении.

Учетные регистры и их классификация

При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.

Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:

1. Хронологические, в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
2. Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
3. Комбинированные, которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.

Прием-передача документов

Главный бухгалтер должен получить следующие документы.

Учредительные и регистрационные бумаги:

• устав, учредительный договор;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• свидетельство о регистрации;
• свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
• свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования.

Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета:

• учетная политика;
• политика по налоговому учету;
• план счетов;
• должностные инструкции работников бухгалтерии.

Регистры бухгалтерского и налогового учета:

• оборотно-сальдовые ведомости по всем счетам бухучета;
• регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам.

Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность:

• бухгалтерская отчетность;
• декларации и расчеты по всем налогам;
• книги покупок и продаж;
• журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Документы по инвентаризации:

• приказ о проведении инвентаризации;
• инвентаризационные и сличительные описи.

Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами:

• акты налоговых проверок;
• акты сверок с инспекторами.

Документы по учету основных средств:

• приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
• акты приема-передачи основных средств по форме № ОС-1;
• инвентарные карточки по основным средствам по форме № ОС-6;
• акты на списание основных средств.

Документы по учету товарно-материальных ценностей:

• карточки учета материалов;
• приходные ордера по форме № М-4;
• требования – накладные по форме № М-11.

Документы по учету денежных средств:

• кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
• платежные поручения;
• выписки банков по расчетным счетам;
• журнал кассира-операциониста и Z-отчеты.

Документы по учету труда и заработной платы:

• трудовые договоры;
• приказы о приеме на работу, увольнении, премировании;
• штатное расписание;
• табели учета рабочего времени;
• расчетно-платежные ведомости.

Документы по расчетам с подотчетными лицами:

авансовые отчеты.

Документы по учету расчетов контрагентами:

• договоры с поставщиками и покупателями;
• акты сверок с дебиторами и кредиторами;
• товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг.

Прочие бумаги:

• первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
• бухгалтерские справки;
• путевые листы;
• бланки строгой отчетности;
• доверенности и другие бумаги.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Хозяйствующие субъекты отчитываются перед государством об итогах финансовой деятельности с помощью регистров бухгалтерского учёта, в которых отражены все особенности работы организации.

Бухгалтерский учёт начинается с принятия и обработки первичных документов.

Правила оформления «первички»

Первичные документы содержат обязательную информацию (реквизиты):

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов.

Подлинность сведений этих документов, обеспечивают те, кто их подписал.

Каковы требования к заполнению и оформлению учётных документов

Заполняют первичные документы вручную — авторучками и с помощью технических средств, позволяющих сохранить записи во время продолжительного хранения в архиве. Нельзя заполнять «первичку» простым карандашом. Все незаполненные позиции прочёркивают.

Руководитель с одобрения главного бухгалтера назначает лиц, которые подписями заверяют реальность и законность данных первичных документов.

При приёме в бухгалтерию, проверяют наличие обязательной информации, безошибочность расчётов и делают отметку, чтобы предотвратить их повторное принятие.

При соблюдении правил оформления и учёта первичных документов проблем у бухгалтеров не возникнет

Какая бывает первичная документация

Назначение первичной документации определяет ее классификацию по следующим типам:

• распорядительная (платежные поручения, доверенности);
• исполнительная или оправдательная (акты, ведомости выплаты зарплаты).

По типу оформления первичка может быть:

• бухгалтерской (расчеты, справки) – составляет бухгалтер;
• комбинированной (авансовые отчеты, расходные кассовые ордера) – составлением и оформлением документов занимается не 1 работник.

Отдельной группой среди всей первичной документации выделяются бланки строгой отчетности: квитанции, билеты, абонементы и т.д. Изготовление, учет и хранение этих бумаг осуществляется в строгом соответствии с требованиями законодательства о БСО.

Первичные документы могут содержать различный объем информации, быть разовыми или накопительными регистрами (пример последних – лимитно-заборные ведомости на топливо). Относительно исполнителя первичка делится на 2 категории:

• внутренняя, составляемая внутри организации (акты, накладные, кассовые ордера и т.д.);
• внешняя (счета от поставщика, выписки из банка, счета-фактуры и т.д.).

Первичные учетные регистры могут оформляться на унифицированных или специализированных бланках, этот вопрос обязательно прописывается в Учетной политике хозяйствующего субъекта. Специализированные бланки – документы, форма которых разработана самой организацией для фиксирования узкоспециализированных операций.

Оформление первичных документов происходит по факту свершения хозяйственной операции. Вся представленная в этих регистрах информация обрабатывается и служит исходными данными для составления сводной отчетности.

Какие использовать формы

Бланки, по которым будет составляться первоначальная документация, устанавливаются каждой организацией самостоятельно (п. 4 ст. 9 402-ФЗ). Утвердить их следует в учетной политике. Компания может сама разработать форму каждого документа. Также можно использовать бланки, разработанные Госкомстатом. Если применяете унифицированные формы, просто укажите их перечень в учетной политике. Если используете собственные бланки, их нужно сделать приложением.

Это правило действует не всегда. Если законодательный акт уполномоченного органа строго обязывает использовать определенный бланк, вносить в него изменения коммерческая организация не вправе. Такими обязательными к использованию документами являются:

Унифицированные формы

Госкомстатом России в развитие упомянутого постановления Правительства России утверждены Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, а также альбомы унифицированных форм первичной учетной документации для некоторых объектов бухгалтерского учета. В таблице приведен перечень этих постановлений.

Объект бухгалтерского учета

Постановление Госкомстата России

Основные средства

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств

Нематериальные активы, материалы,

работы в капитальном строительстве

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве

Продукция и МПЗ в местах хранения

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения

Учет торговых операций

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций.

Работы строительных машин и механизмов, работы в автомобильном транспорте

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте

Сельскохозяйственная продукция и сырье

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья

Денежные средства в кассе, результаты инвентаризации

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации

Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией»

Денежные средства, выданные под отчет

Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»

Требования к первичной документации

Поскольку первичка является важной частью бухгалтерского документооборота, необходимо внимательнейшим образом относиться к ее ведению и заполнению. Существуют определенные требования, нормы и стандарты, которых придется придерживаться

Что должно быть в первичке

Первичные бухгалтерские документы должны создаваться по определенным стандартам, чтобы налоговая без проблем приняла их, и в дальнейшем ни у кого не возникало проблем. Поэтому в первичке обязательно нужно указать следующую информацию:

1. Название конкретного документа.
2. Дата составления.
3. Название субъекта, который (или от имени которого) проводится то или иное действие.
4. В чем суть хозяйственной операции.
5. Измерители хозяйственной операции. Бывают денежные либо натуральные. Если натуральные – надо указать, чем измеряется.
6. Лица, ответственные за правильное проведение операции и подготовку документов по ней. Обязательно указывать должности.
7. Подписи фигурантов, их ФИО и другой информации, которая поможет идентифицировать их.

Наличие всех этих данных необходимо не только для подтверждения, что операция действительно проводилась. Информация, указанная в документе, позволит в случае необходимости сверить все показатели, обратиться к действующим лицам и уточнить некоторые моменты.

Правила оформления первичной документации

Важно помнить, что при создании подобных документов недостаточно просто учесть данные, которые она должна нести. Нормами установлены определенные правила ведения и создания таких бумаг

Если они будут нарушены, или у налоговых инспекторов возникнут сомнения – придется не просто переделать документ, но и заплатить крупный штраф. Особенно если нарушение – не первое.

Итак, каких рекомендаций необходимо придерживаться, чтобы не вызвать гнев налоговой:

1. Писать строго без ошибок (в том числе и пунктуационных) и помарок. Не допускать опечатки в электронных документах.
2. Использовать можно любые ручки. Но желательно подобрать такие, которые не будут мазать при написании – это разведет грязь на бумаге, что недопустимо.
3. Составлять документы нужно уже в случае предположений, что какая-то хозяйственная операция будет произведена. В крайнем случае (что очень не рекомендуется) можно составить и оформить первичку сразу после операции.
4. Абсолютно все расчетные данные, представленные в цифровой форме, необходимо дублировать прописью.
5. Если каких-то данных для заполнения реквизитов в бланке первички нет, необходимо поставить там прочерк. Пустые строки оставлять категорически запрещено.

Важно помнить, что чем ответственней бухгалтер будет относиться к заполнению первичных документов, тем меньше в будущем у организации будет проблем

Что делать, если ошибка уже допущена?

В ситуации, когда необходимо подправить тот или иной первичный документ, необходимо знать, что можно и нельзя делать. Итак, при исправлении ошибок можно:

1. Зачеркнуть неверные данные и указать правильные рядом. Обязательно поставить подпись человека, который поправил информацию, а также указание «Исправленному верить» и конкретная дата, когда была внесена правка.
2. Сделать дополнительные записи. Применяется, если суммарные значения сделок были оформлены, но в результате оказались несколько выше. В таком случае необходимо остатки записать в новый документ и учесть их в текущем либо следующем отчетном периоде.
3. Провести сторнирование. То есть исправить запись с применением отрицательных значений: прописать неверные данные красной пастой, после чего указать рядом правильные.

Ни в коем случае не используйте корректор! Он запрещен, и за его применение налоговая будет жестко наказывать нарушителя.

Также недопустимы заметные исправления, «грязь» и мажущие ручки. Вся документация должна быть оформлена предельно аккуратно.

Документы, регистры и реквизиты

Всякий факт хозяйственной жизни организации нуждается в подтверждении. Им служит надлежащим образом оформленный первичный бухгалтерский документ. Право на совершение хозяйственной операции также может регламентироваться документально. Роль первичных документов исключительно велика, однако его показатели — реквизиты — не все имеют различное значение и вес в структуре первичных учетных данных.

Реквизит «подпись» и его роль в документе

В ст. 9-2 ФЗ №402 перечислены основные реквизиты бухгалтерских документов:

1. Наименование документа (формы): приходный кассовый ордер, акт на списание материалов, счет-фактура и др.
2. Название организации.
3. Единицы измерения.
4. Измерители — стоимостные, вещественные.
5. Содержание документа, суть факта хозяйственной жизни, который он фиксирует.
6. Календарная дата его составления.
7. Должности ответственных за события хозяйственной жизни, отраженные в документе.
8. Подписи с расшифровкой фамилии и инициалов, которые визуально считываются и идентифицируются.

Без наличия основных реквизитов или их части любой документ теряет юридическую силу и подтверждающим являться не будет.

Как оформлять первичные документы?

Кроме первичной документации, существуют и учетные регистры бухгалтерии, назначение которых – группировать первоначально учтенные данные. Обязательными в этом случае, согласно ст. 10-4 ФЗ №402, будут:

• наименование регистра;
• название организации;
• период, за который вносятся данные, или время ведения;
• вид группировки (систематическая, хронологическая);
• стоимостной показатель, в каких единицах он выражен;
• должности ответственных за ведение регистра;
• подписи с расшифровкой.

Как видно из приведенных данных, значительная часть обязательных реквизитов в обоих случаях совпадает.

Часто в целях более полного раскрытия учетной информации требуется вводить дополнительные реквизиты – номер документа, банковские данные и др., без которых невозможно провести корректный платеж или отследить движение денежных средств, основание операции и др. Они отражают особенности хозяйственных операций по различным участкам учета.

Существуют типовые формы бухгалтерских документов и регистров, в которых представлены все необходимые реквизиты. Организация имеет право разрабатывать и собственные учетные формы, если в типовых бланках необходимые им отсутствуют, с соблюдением законодательных норм. Кроме того, в утвержденные учетные формы имеется возможность внести собственные изменения, добавив те или иные важные для организации реквизиты. При этом произвольное изъятие реквизитов унифицированной формы не допускается.

Внимание! Изменения в типовые формы и бланки необходимо отразить в учетной политике, с приложением образцов бланков и скорректированных форм по ОКУД

Кадровые документы организации и ИП

находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации

Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.

1. Правила внутреннего распорядка
2. Положение о защите персональных данных работников
3. Штатное расписание
4. Трудовой договор с каждым работником
5. Личная карточка работника (форма Т-2)
6. Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
8. Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
9. Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
10. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
11. Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
12. График отпусков
13. Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
14. Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
15. Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
16. Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
17. Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
18. Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
19. График сменности (при наличии сменной работы)
20. Коллективный договор (если такой договор заключен)
21. Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
22. Документы об охране труда
23. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):

• Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
• Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
• Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Документы по учету кадров и заработной плате.

Организации и индивидуальные предприниматели, независимо от
форм собственности, обязаны обеспечивать сохранность кадровых документов и
документов по личному составу, в течение сроков, установленных
законодательством РФ.

Таблица 3

Документ	Основание	Срок хранения
Списки работников, штатные расстановки	Перечень типовых управленческих документов	75 лет
Трудовые договора
Личные дела, личные карточки работников, приказы справки и другие документы по личному составу
Лицевые счета работников
Положения, должностные инструкции (в составе личных дел)
Трудовые книжки (и дубликаты), не полученные работниками при увольнении (родственниками, в случае смерти), а также другие подлинные личные документы (аттестаты, дипломы, удостоверения)	2 года в кадровой службе,50 лет в архиве организации;
Документы (доклады, справки, расчеты) о подготовке и переподготовке, повышении квалификации работников	5 лет
Штатное расписание	Постоянно
Табели учета рабочего времени	1 год
Графики отпусков	1 год
Документы о премировании работников	5 лет
Журнал инструктажа по ТБ	10 лет

Порядок внесения исправления в первичные документы

При ручном заполнении бланков иногда допускаются ошибки. Их нужно правильно исправить. Для этого:

• Зачеркнуть ошибочно внесённые данные, рядом прописать верные. Чтобы проверяющие органы не придрались к ошибке, нужно сделать запись «исправленному верить», рядом поставить календарную дату и подпись человека, который внёс изменения;
• Сделать дополнительные записи. Например, если итоги проведённых сделок оказались выше, чем те, что прописаны в исправленных документах;
• Провести сторнирование. Это означает, что нужно сделать запись красной пастой – неверные данные зачеркнуть, верные прописать рядом.

Порядок внесения исправления в первичные документы