Кадровая служба

Должностные обязанности

Специалист по кадрам:

• Организует работу с персоналом в соответствии с общими  целями развития предприятия и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников.
• Доводит информацию по кадровым вопросам и кадровым решениям до персонала предприятия.
• Оформляет все документы, совместно с руководителями структурных подразделений, связанные с вопросами найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников.
• Производит своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия (в  том числе в электронной  программе 1С).
• Ведет все необходимые кадровые журналы и реестры по кадровым документам.
• Составляет и оформляет трудовые договоры и соглашения к ним, ведет личные дела работников и другую кадровую документацию.
• Осуществляет работу с персоналом (консультирование работников по вопросам трудового законодательства, выдача справок, копий трудовых книжек и т.д.).
• Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям.
• Составляет установленную отчетность.
• Ведет учет личного состава, его подразделений, вносит соответствующую информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением (в  том числе в электронной программе 1С).
• Производит необходимые заявки с административным составом для обеспечения персонала спецодеждой и электронной картой доступа и учета рабочего времени.
• Участие в создании кадровых документов: инструкций, положений и соглашений.
• Ведение архива кадрового документооборота.
• Выполняет отдельные задания и поручения своего непосредственного руководителя.

Права

Специалист по кадрам имеет право:

• Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся его деятельности.
• Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
• В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
• Запрашивать лично или по поручению руководства от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
• Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.

Ответственность

Специалист по кадрам несет ответственность:

• За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
• За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
• За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии c:

• Трудовым  Кодексом РФ, с учетом изменений и дополнений.
• Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21.08.98 г. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих».
• Уставом предприятия.
• Стандартами менеджмента качества предприятия.

Порядок определения численности должностей в отделе кадров организации

Перечень обязанностей аналогичных должностей в разных компаниях может существенно отличаться. Это связано со спецификой производственного процесса и индивидуальной корпоративной политикой. Действующее законодательство не фиксирует правил и рекомендаций относительно расчета количества нужного персонала в кадровое подразделение. Тем не менее, уместно опираться на Постановление Минтруда СССР № 78 от 14.11.1991г. Наниматель должен самостоятельно рассчитать необходимое количество работников для кадрового отдела, а также объем функциональных задач, возлагаемых на подразделение.

Существует ПП РФ № 719 от 27.11.2006г., в котором приводятся нормы по численности списка должностей в отделе кадров, которые ведут воинский учет:

• должен выделяться 1 работник, совмещающий должности, на 500 трудоустроенных кадров;
• 1 сотрудник, полностью занимающийся ведением воинского учета на предприятии, на количество трудоустроенных граждан от 500 до 2000 человек;
• выделяются 2 работника, если количество трудоустроенного персонала варьируется от 2000 до 4000 человека. На каждые последующие 3000 человек также назначается дополнительный работник.

Общие положения

Специалист по кадрам

Вакансия специалиста по кадрам более известна как менеджер по персоналу. Но от различия названий суть выполняемых обязанностей не меняется. Все действия кадрового сотрудника можно объединить в два направления: работа с людьми и работа с документами.

Для того чтобы соответствовать этой должности недостаточно получить соответствующее образование. Тем более что соответствующим оно будет только частично – можно выучиться на психолога или на управленца.

Но в образовательных заведениях не обучают, как найти подход к каждому человеку в отдельности, будь то руководитель предприятия или же соискатель на открытую вакансию. Также никто не научит основам трудового законодательства и пониманию принципов наполнения штата предприятия. Эти знания приходят с опытом.

Поэтому зачастую на собеседовании на вакансию кадрового специалиста спрашивают об имеющемся стаже деятельности в данной или схожей по обязанностям должности.

В соответствии с трудовым законодательством требования к стажу при приеме на работу менеджера по персоналу предъявляться не должны. К сожалению, в действительности происходит наоборот из-за желания руководства быть уверенным в соответствующей квалификации принимаемого специалиста. Хотя имеющийся стаж не всегда может подтвердить высокую квалификацию.

Для того чтобы стать получить вакансию специалиста по кадрам, достаточно иметь высшее профессиональное образование. Следует понимать, что специалист по кадрам – довольно размытое понятие.

Во многих организациях и на предприятиях, особенно крупных, в обязанности менеджера по персоналу входит множество различных обязанностей. В связи с этим специалисты по кадрам могут выполнять различные функции – подбор штата, обучение, психологическое тестирование и т.д.

Право на ошибку в цифровую эпоху

Общеизвестно, что информация в Интернете распространяется быстро, а удалить ее оттуда практически невозможно. Тем сложнее может быть соискателям, которые в прошлом допустили ошибку, например, бухгалтеру, привлеченному к ответственности, или юристу, проигравшему немало дел. Однако эксперты настроены оптимистично, утверждая, что неудачи случаются у каждого, а идеальных людей не бывает.

«У меня не получилось представлять интересы клиента в суде, я понял, что выступления на аудиторию – это моя слабая сторона. При этом я отлично разбираюсь в законодательстве и могу быть полезен в другой сфере юриспруденции», – привела пример удачного ответа юриста Ольга Гуляева. Правда, она допустила, что юристу, проигравшему значительное количество дел, возможно, стоит сменить специализацию.

Также эксперт порекомендовала в любых ситуациях расставаться с работодателем максимально корректно, «даже если Вы сильно напортачили». Ведь если за ошибкой потянется еще и масса негативных отзывов о соискателе как о человеке («специально подставил», «скандалил», «требовал»), получить второй шанс гораздо сложнее.

Большинство опрошенных порталом ГАРАНТ.РУ специалистов рекомендуют также обтекаемо отвечать на каверзные вопросы работодателей, которые касаются нарушений закона и недобросовестного поведения. Например, о ведении двойной бухгалтерии и уходе от налогов для бухгалтеров, о нарушениях трудового законодательства и некорректном ведении делопроизводства для кадровиков, а также о регистрации фирм-однодневок и взятках представителям госорганов для юристов.

Так, Алёна Владимирская считает, что отвечать на подобные вопросы стоит спокойно и с достоинством: «Я умею это делать, но не хотел(а) бы». Она добавила, что люди со схожими моральными принципами, как правило, находят друг друга. По мнению Ольги Гуляевой, соискатель никогда не узнает, какой ответ хочет услышать работодатель, поэтому она порекомендовала отвечать честно.

В то же время некоторые эксперты считают, что подобные вопросы – повод насторожиться. «На мой взгляд, такие вопросы – уже сами по себе «звоночек». Я бы порекомендовала человеку решить для себя, готов ли он заниматься подобными вещами, и исходить уже из этого. Но в любом случае можно задать в ответ наводящие вопросы: «А почему вы об этом спрашиваете? Есть ли в вашей компании такая практика?», – указала руководитель HR-проектов компании «Леруа Мерлен» Светлана Сидоренко. А начальник отдела кадров ООО «Байкал-Сервис ТК» Галина Бучнева сказала, что настоящие профессионалы такие вопросы не задают.

Перспективы профессии

Сегодня наблюдается возрождение профессии кадровика, считавшейся совсем недавно непопулярной и неинтересной. Ведь работа с персоналом – одно из важных направлений деятельности любой компании, которая хочет развиваться и быть конкурентоспособной.

В компаниях с численностью штата свыше 15 человек без отдела кадров не обойтись. Это значит, что профессия будет востребована. Уже сегодня квалифицированный опытный менеджер не тратит на поиски работы больше месяца: хорошие специалисты – нарасхват.

Изображения: из открытых источников

Живите яркой жизнью!

Больше постов НА ГЛАВНОЙ СТРАНИЦЕ БЛОГА и в АРХИВЕ ПУБЛИКАЦИЙ

Оперативная информация на наших аккаунтах: 

fb — , ;

vk — vk.com/labprir;

ok — ok.ru/group/52618336075994; 

t — t.me/koteykarorshah;

ig — instagram.com/koteykarorshah

Список обязанностей

Специалист отдела кадров, согласно должностной инструкции, обязан:

• Заниматься изучением профессионально-квалификационной структуры персонала на предприятии в целом и в его подразделениях в частности.

• Вести кадровый учет: принимать на работу, переводить сотрудников из одного отдела в другой, увольнять.

• Информировать работников о новых вакансиях.

• Сотрудничать с кадровыми агентствами.

• Генерировать идеи по профессиональному развитию сотрудников, консультировать их по вопросам карьерного роста или повышения квалификации. Выполнение этой задачи вменяется в обязанность эйчару, но в некоторых компаниях этого требуют от кадровика.

• Участвовать в планировании мероприятий, направленных на снижение интенсивности текучки кадров и улучшение дисциплины.

• Соблюдать правила заполнения и хранения трудовых книжек.

• Заниматься подготовкой документов для выплаты компенсаций и предоставления льгот, оформлением пенсии сотрудникам.

Если кадровик работает в организациях или компаниях с сотрудниками особых категорий (к примеру, металлургами, учителями, медицинскими работниками, госслужащими), он должен знать специфику кадрового делопроизводства в определенных сферах. О чем конкретно идет речь? О нестандартной длительности отпуска, праве на оформление пенсии по выслуге лет и т. д.

Планирование в отделе кадров

От планирования никуда не деться, в компании должно быть распланировано все: объем производства, маркетинг, ожидаемая прибыль и, конечно, штатный персонал. То есть необходимо знать, какие специалисты предприятию требуются сейчас, будут необходимы через определенное время, а какие уже не нужны.

Давайте вернемся к нашей знакомой Антонине Павловне. Ей нужно провести кадровое планирование для маркетингового отдела, за который она отвечает. 

Антонина Павловна начинает с того, какие сотрудники понадобятся. В планах организации – переход с продвижения по радио и газетам в интернет. У предприятия уже есть сайт, только нужно его продвигать. Для этого требуются копирайтеры, чтобы писать статьи для блога компании и рекламные тексты, SMM-специалисты, чтобы работать с соцсетями, веб-аналитики – для оптимизации сайта и его продвижения.

Затем необходимо прописать профессионально-квалификационные схемы должностей – требования к разным категориям работников. Например, сейчас работает маркетолог, который специализируется на анализе рынка сбыта, формировании ассортимента товара, построении системы продаж, есть маркетолог по рекламе. В будущем потребуется еще один сотрудник с образованием маркетолога, но который будет специализироваться на интернет-маркетинге. То есть нужно прописать для нынешних и будущих сотрудников образование, специализацию, навыки.

Далее Антонина Павловна видит, что маркетолог по рекламе не выгоден компании: он занимается продвижением товаров через радио и газеты, а так как теперь все переходит в интернет, в этом нет необходимости. Кадровому работнику нужно определить способ сокращения ненужного работника: когда и как это будет сделано. 

Антонине Павловне нужно еще раз просмотреть, кто чем занимается, после чего определить, эффективно ли используются кадры в соответствии с их потенциалом. Например, секретарь-делопроизводитель за несколько лет работы втянулась в эту сферу – даже поступила на заочный факультет маркетинга. Ей больше не интересно составлять отчеты, она делает это нехотя, постоянно задерживая их сдачу. Антонина Павловна видит, что молодая инициативная девушка принесет больше пользы на должности помощника маркетолога. 

Когда количественный и качественный состав персонала утвержден, пора подумать об их развитии. Тут Антонина Павловна составляет план повышения квалификации кадров. В конце кадрового планирования нужно просчитать расходы. 

Обратите внимание! Кадровое планирование – это не разовое действие. Хозяйственная деятельность организации находится в непрерывном движении, поэтому постоянным должно быть и планирование

Нужно сказать, что хоть Антонина Павловна и ответственный сотрудник, который давно работает в компании и знает, что ей нужно, она не может самолично утверждать кадровое планирование. Все ее планы, расчеты должны утверждаться директором организации: именно за ним остается последнее слово.

Познакомьтесь: кадровый профстандарт

Документ принят приказом Министерства труда и социального развития РФ № 691н от 06.10.2015 года. Его имя в реестре, приведенном на официальном сайте, где расположены все зарегистрированные стандарты, звучит так: «Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом»». В нем 4 стандартных раздела:

• общий – в нем содержатся признаки, по которым данная специальность отличается от всех остальных;
• перечисление трудовых функций, которые выделены в данном стандарте;
• их исчерпывающая характеристика;
• разработчики – те организации, которые сформировали и «обкатывали» положения профстандарта.

Информация для руководителя

Чуть ниже мы рассмотрим ключевые должностные обязанности инспектора по кадрам, а пока разберем тезисы, которые должен учитывать руководитель при составлении инструкции. Итак, кадровый инспектор является подчиненным лицом, который выполняет указания либо своего руководителя (если на предприятии действует отдел кадров), либо главы компании. Прием на работу и последующий перевод или увольнение сотрудника производится исключительно по распоряжению главы компании. Следует учитывать, что инспектор обладает некоторыми полномочиями по сравнению с классическими работниками, но к нему выдвигают и повышенные требования. Так, инспектор по кадрам обязательно должен иметь стаж работы в данной отрасли, иметь диплом или справку об окончании специализированного техникума. Также необходимо, чтобы он соответствовал следующим критериям:

1. Знание принципов и правил делопроизводства, умение ориентироваться в актах и распоряжениях руководства.
2. Умение заполнять книги про трудоустройству, вносить записи в трудовую книжку, вести личные дела рабочих, начислять пенсионное обеспечение.
3. Знать нормативы ТК РФ, уметь составлять отчетность по компенсациям, льготам, пенсиям и прочим выплатам.
4. Разбираться в людях и уметь принимать решения по поводу принятия их на должность.

Инспектор должен знать все о структуре компании, разбираться в имеющихся должностях, понимать, кто от кого зависит и кто кому подчиняется. Во многих небольших компаниях в обязанности кадровика входит ведение архива документооборота, а также составление графика отпусков, выплат работникам и пр. В микрокомпаниях, где работает 10–20 человек, можно обойтись без кадровика, но если в ней 35 и более сотрудников, то инспектор должен быть, чтобы управлять персоналом. В своей деятельности он ориентируется на следующие бумаги:

1. Законы и нормативы Российской Федерации.
2. Устав компании.
3. Должностные инструкции и внутренние документы.

Кадровый сотрудник имеет право доступа к любым документам компании

Суммируем сказанное:

1. С июля 2016 года профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом будет обязательным, в части квалификации, если Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, будут установлены требования к квалификации кадрового работника.

2. В случае отсутствия таких законов и нормативно-правовых актов, профессиональный стандарт кадровика применяется работодателями в качестве основы для определения требований к квалификации, с учетом особенностей выполняемой работником работы, специфики деятельности организации.

3. Порядок применения профстандартов в бюджетной сфере может устанавливаться отдельно Правительством РФ. Указанный порядок был установлен Постановлением Правительства РФ от 27.06.2016 г. № 584.

4. Наименование должности в профстандарте является обязательным, если это предусмотрено федеральными законами, в том числе, Трудовым кодексом РФ (ст. 57), в случае, когда выполнение работы по определенной должности (профессии, специальности) связано предоставление компенсацией, льгот, наличие ограничений. В иных случаях, рекомендуется называть должность в соответствии с одной обобщенной трудовой функцией, если же работник выполняет работу по разным обобщенным т/ф, то наименование должности устанавливается по выполняемой работы более высокого уровня квалификации.

5. В трудовом договоре или должностной инструкции рекомендуется указывать трудовые функции и (или) трудовые действия из профстандарта.

6. Если принятие работодателем решения о применении профессиональных стандартов может привести к изменению определенных сторонами условий трудового договора, в том числе, изменению трудовой функции работника, работодателю следует ориентироваться на Трудовой кодекс РФ (ст. 72, 74) и другие федеральные законы.

Поделиться

Использование соцсетей

Большинство экспертов сходится в том, что соискателям стоит искать работу несколькими способами сразу: и через работные сайты, и направляя резюме непосредственно понравившемуся работодателю, а также при помощи соцсетей. Ольга Гуляева рассказала, что почти все ищут работу через специальные сайты, и совсем небольшое количество – по знакомству и через соцсети. Поэтому она рекомендовала развивать навык поиска работы последним способом – это работающий и набирающий популярность инструмент. Екатерина Гаврилова при этом указала, что юристы и бухгалтеры редко используют социальные сети для профессионального продвижения.

Следует учесть, что даже если соискатель не использует соцсеть для поиска работы, личная страничка может оказать существенное влияние на его трудоустройство. Рекрутер, который нашел профиль соискателя (в том числе по номеру телефона или почты, указанным в резюме), способен, по словам Екатерины Гавриловой:

оценить онлайн-активность потенциального работника (обилие постов в рабочее время вряд ли воспримут положительно); обратить внимание на общих друзей (если среди них есть специалисты из общей рабочей сферы, то можно запросить дополнительные рекомендации); сделать вывод о соответствии корпоративной культуре (например, если в компании ценят ЗОЖ, соискателю добавят бонусов регулярно выкладываемые фотографии с пробежек); проверить адекватность кандидата. «Это может показаться смешным, но это частый запрос от компаний, вне зависимости от профиля работы сотрудника: если у вас есть посты про похищения инопланетянами, то это может оказаться стоп-сигналом для связи рекрутера компании с вами», – дала пояснения эксперт по последнему пункту

«Это может показаться смешным, но это частый запрос от компаний, вне зависимости от профиля работы сотрудника: если у вас есть посты про похищения инопланетянами, то это может оказаться стоп-сигналом для связи рекрутера компании с вами», – дала пояснения эксперт по последнему пункту.

Некоторые кандидаты могут принять решение вообще не заводить страницу – на всякий случай. Особенно с учетом того, что отсутствие активности в соцсети для юриста, бухгалтера или сотрудника кадровой службы, по оценке Екатерины Гавриловой, некритично, так как их прямые обязанности не связаны с позиционированием на внешнюю аудиторию (в отличие от, например, PR-менеджера, SMM-менеджера или маркетолога). «Но мы рекомендуем все-таки заводить страничку (предпочтительнее, в Facebook, его в России чаще используют в профессиональных целях) и позиционировать себя как специалиста – это дает вам дополнительные бонусы при поиске работы – вы остаетесь на виду у широкого круга специалистов схожего с вами профиля. Делитесь полезной информацией, обсуждайте сервисы, которые помогают вам в работе, статьи, ассоциируйтесь у коллег с профессионалом», – советует эксперт.

Более того, как рассказала Алёна Владимирская, продвинутые рекрутеры сегодня изучают технологии Bolean Searh (поиск с использованием символов, например, кавычек) и X-Ray (составление поискового запроса при помощи специальных команд, например, в нем можно указать название платформы, на которой зарегистрирован кандидат, статус пользователя, название его должности). Так можно осуществлять точечный поиск в соцсетях – это эффективно и бесплатно. Однако возможности рекрутеров не безграничны и, по заверениям экспертов, они не могут изучить закрытую страничку в социальной сети. Правда, получить информацию из скрытого профиля можно и другим способом, например, добавившись в друзья.

Отдел рекрутинга

Отдел рекрутинга или отдел поиска и подбора персонала берет на себя все функции, связанные с качественной и своевременной укомплектовкой штата, а также формированием и поддержанием актуальности кадрового резерва.

Функционал отдела рекрутинга:

• составление профиля должности и профиля идеального подходящего кандидата,
• взаимодействие с самыми популярными job-сайтами и СМИ региона, в котором осуществляется поиск и подбор персонала,
• своевременное заключение договоров с потенциальными поставщиками кадров,
• публикация и обновление действующих вакансий компании,
• просмотр и изучение всех откликов и резюме потенциальных кандидатов,
• проведение собеседований и тестирований,
• организация повторный собеседований руководства с успешными соискателями.

Курсы повышения квалификации для кадровиков

Обучение специалиста по управлению персоналом может пройти в виде курса повышения квалификации. Доступно обучение и в онлайн формате. Для дистанционного обучения достаточно иметь доступ в интернет и компьютер или смартфон.

Дистанционные курсы повышения квалификации для кадровиков удобны для тех, кто проживает далеко от учебных организаций. Работникам кадровых отделов обучение нужно проходить раз в 5 лет или чаще. Точный срок подготовки определяет руководитель организации — регулярность указана в должностной инструкции.

План занятий можно выбрать стандартный, который будет соответствовать ФГОС, либо составить свой. Индивидуальный курс может отличаться набором предметов, длительностью изучения и другими параметрами.

Обычно стандартный курс занимает 72 академических часа. Это соответствует примерно двум неделям обучения по 6–8 часов в день.

На курсах слушатели изучают:

• системы учета информации;
• трудовое законодательство РФ;
• правила ведения документации;
• особенности составления договоров и так далее.

Так как обучение проводится в дистанционном формате, его можно совмещать с работой. Таким образом, не нужно брать отпуск на рабочем месте и терять доход в период обучения. Материалы доступны в личном кабинете круглые сутки, а приступить к их изучению можно в любое время.

По окончании курса выдается удостоверение о повышении квалификации установленного образца. Чтобы документ имел юридическую силу, организация должна иметь лицензию на обучение. В обратном случае удостоверение не может быть принято работодателем.

Получить удостоверение можно самостоятельно в офисе, почтой или с помощью услуг курьера. Электронная копия отправляется сразу после тестирования.

Работа кадровиков в условиях кризиса

В последний год руководство предприятий столкнулось с печальными обстоятельствами финансового кризиса, когда приходится уменьшать объемы производства товаров и услуг, снижать собственные издержки, в том числе за счет сокращения численности персонала. На этом фоне возрастает потребность кадровых работников в обладании качествами штатных психологов, которые вынуждены управлять эмоциональным фоном в коллективе и находить слова утешения, к примеру, вручая коллегам уведомления об их увольнении.

Роль кадровой службы повышается по мере возрастания значения человеческих ресурсов для достижения организацией финансового успеха. В связи с этим традиционные обязанности кадровиков не исчезают. В ведении кадровых служб остаются вопросы кадрового делопроизводства, оплаты труда, приема на работу и подготовки специалистов. Однако при этом отдел кадров является составным элементом грамотного руководства предприятием. Успехов в работе!