Как должен выглядеть образец приказа на инвентаризацию тмц

Содержание приказа на проведение инвентаризации

Документ издается руководителем предприятия перед началом проверки наличия товаров, имущества или обязательств компании. В приказе указываются:

• Место проведения проверки. Это может быть либо вся компания полностью, либо ее отдельные подразделения, например: склад, цех, офисное здание.
• Состав объектов, подлежащих проверке.
• Председатель и члены инвентаризационной комиссии с указанием их должностей и фамилий.

В число проверяющих могут войти: материально ответственные лица, сотрудники бухгалтерии, сотрудники администрации и другие работники компании, а также сотрудники других организаций: внешние аудиторы, бухгалтеры-аутсорсеры, сотрудники компании, на территории которой хранятся ценности.

• Регистры учета, данные которых подлежат проверке.
• Даты начала и конца проведения инвентаризации.
• Причина ее проведения. Это может быть контрольная проверка, а также проверка, проводимая перед годовой отчетностью, переоценкой обязательств или при иных обстоятельствах.
• Дата, не позднее которой результаты проверки должны быть переданы в бухгалтерию.

Образец приказа о проведении инвентаризации можно скачать в начале статьи.

Приказ подписывается руководителем предприятия либо лицом, имеющим право подписи, и передается в бухгалтерию. Если на предприятии одновременно проходит несколько проверок, проводимых разными комиссиями, то руководитель может издать отдельное распоряжение по каждой из них или единый приказ на инвентаризацию, в котором будут последовательно перечислены все проверяемые объекты и упомянуты члены комиссий.

Приказы о проведении инвентаризации должны храниться на предприятии не менее 5 лет (п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

***

Приказ на проведении инвентаризации — это документ, регламентирующий сроки, место, порядок и условия ее проведения. Он является необходимой частью документооборота, может быть составлен на бланке унифицированной или утвержденной самой компанией формы. Порядок оформления этого документа одинаков как для юридических лиц, так и для предпринимателей.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерские документы».

Когда процедура проводится обязательно

Согласно Приказу МФ №49 от 1995г., проведение инвентаризации имеет следующие цели:

1. Сверка полноты и корректности отображения в учете предприятия его обязательств.
2. Выявления количества имущества, которое по факту имеется на предприятии.
3. Сопоставление данных, указанных в бухучете с тем, что имеется по факту.

Если в организации работники несут коллективную материальную ответственность (КМО), то инвентаризация должна проводиться в следующих ситуациях:

• из бригады либо коллектива выбыло более 50% участников;
• происходит смена руководителя;
• от одного либо нескольких членов коллектива поступило требование провести инвентаризацию.

Независимо от формы предприятия, в обязательном порядке инвентаризация должна проводиться в таких случаях:

• Планируется составление ежегодной бухотчетности.
• Предусмотрена смена МОЛ.
• На предприятии были выявлены либо есть подозрения на злоупотребление сотрудниками своим положением, хищения, недостачи, факты порчи имущества.
• Имущество предприятия планируют передать в аренду, предстоит реорганизация, преобразование либо его полная ликвидация.
• Произошел форс-мажор – стихийное бедствие, пожар, авария и т.п.

Проведение такого мероприятия позволяет проверить и обнаружить:

1. Насколько правильно хранятся ТМЦ.
2. Присутствие недостачи и фактов хищения.
3. ТМЦ, которые в процессе хранения, полностью либо частично утратили свою первоначальную стоимость.
4. Наличие на хранении неиспользуемых либо превышающих нормативное количество ТМЦ, которые в последствии, будут подлежать реализации.

Составление приказа в произвольной форме

Как уже отмечалось выше, приказ разрешается формировать и в свободном стиле. При этом, выставляется требование, чтобы в нем был отображен перечень информации, которую нужно непременно отобразить в распоряжении. Такой приказ можно заполнить, как на стандартном листе бумаги, формата А4, так и на фирменном бланке.

При заполнении приказа об инвентаризации в свободном стиле требуется отобразить те же обязательные данные, которые предусмотрены в стандартном шаблоне ИНВ-22, в том числе:

1) Наименование фирмы и ее реквизиты, включая код ОКПО. Если приказ заполняется на фирменном бланке, то эти данные записывать не требуется, так как они уже отображены в таком бланке компании.

2) Название документа и его номер.

3) Место и дата его формирования.

4) Объекты и цель организации проверки.

5) Далее заполнятся распорядительный раздел, где потребуется:

• Обозначить состав рабочей комиссии, с обозначением:
• должности и Ф.И.О. лица, возглавляющего комиссию;
• должностей и Ф.И.О. ее членов.
• Определить ТМЦ, которые подлежат проверке.
• Дату начала функционирования комиссии и завершения ее работы.
• Причину организации проверки.

6) В завершающей части документа надо будет отобразить:

• Срок сдачи итоговых документов по выполненной описи ТМЦ для утверждения директором предприятия.
• Подпись директора фирмы с расшифровкой фамилии.
• Подписи лиц, отмеченных в приказе, об ознакомлении с документом и расшифровкой их фамилий.

Подписанный директором приказ, вручается главе комиссии для исполнения распоряжения.

Инвентаризация и оформление ее результатов

Инвентаризация ТМЦ является важной составляющей в деятельности предприятий, обеспечивающей сравнение и сопоставление фактических объемов ТМЦ с объемами бухгалтерского учета. Поэтому, перед началом проверки члены комиссии должны ознакомиться с описями ТМЦ, а затем сравнить их с фактическим наличием

По завершению проверки и сравнению с бухгалтерской отчетностью, комиссия заполняет документы по итогам описи ТМЦ. Обычно, это несколько документов. При выявлении недостачи или излишков, в составленном документе отображаются итоги расхождений. Для заполнения итогов инвентаризации используется, как правило, стандартный шаблон бланка № ИНВ-26, утвержденный Госкомстатом от 27.03.2000 года.

Бланк по итогам описи имущества заполняется после завершения проверки наличия ТМЦ. Например, если на предприятии была организована инвентаризация накануне сдачи годовой отчетности в декабре–месяце, то допускается оформить итоговые документы по инвентаризации в январе следующего года. При расхождениях между реальным количеством и учетным данным, сведения фиксируются в сравнительной ведомости. На имущество, которое находится за пределами предприятия на ответственном хранении, или на предметы, находящиеся в аренде, оформляется отдельная сравнительная ведомость.

Названные документы составляются в 2-х экземплярах. Один предоставляется в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного сотрудника.

По завершению работы комиссии итоги проверки обсуждаются на ее заседании и составляется протокол. Утвержденного стандартного шаблона протокола законодательством РФ не предусмотрено, поэтому, при его составлении нужно выполнять следующие требования:

• Достоверное указание данных из приказа об инвентаризации.
• Отображение всех лиц, входящих в комиссию, с их подписями в конце протокола.
• Обозначение обнаруженных расхождений в количественных показателях.

Одновременно комиссия выносит рекомендации об оприходовании обнаруженных излишков или списании ТМЦ, в связи с их физическим или моральным износом, с отражением в балансе предприятия.

Также комиссия может зафиксировать прочие иные инициативы. Например, предложить расширить охрану, для недопущения хищений.

Таким образом, после завершения инвентаризации, перечень итоговых документов должен состоять из следующих документов:

1) Ведомости учета результатов проведенной инвентаризации.

2) Сравнительной ведомости итогов инвентаризации, в том числе:

• Сравнительной ведомости итогов инвентаризации ТМЦ, расположенных на территории предприятия.
• Сравнительной ведомости итогов инвентаризации объектов, находящихся в аренде.

3) Инвентаризационной описи.

4) Пояснительной записки, составленной председателем рабочей комиссии и подписанной членами комиссии.

Представленные документы утверждаются директором предприятия.

голоса

Рейтинг статьи

Приказ о проведении инвентаризации: образец

Приказ

Дата

№ _____________

О проведении инвентаризации

В соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н, и в целях обеспечения достоверных данных бухгалтерского учета и годовой отчетности ООО «_________» приказываю:

1. Провести инвентаризацию ___________________(имущества, финансовых активов и обязательств) по состоянию на «___»________ ____ года.

2. Для проведения инвентаризации основных средств, находящихся на балансе и числящихся на забалансовых счетах бюджетного учета у материально ответственных лиц ________________ (ФИО), _____________________ (ФИО), _________________ (ФИО) назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

Председатель ___________________________________ (ФИО, должность) Члены комиссии: ___________________________________ (ФИО, должность) ___________________________________ (ФИО, должность)

3. Для проведения инвентаризации денежных средств в кассе, бланков строгой отчетности, материальных запасов, находящихся на балансе и числящихся на забалансовых счетах бюджетного учета у материально ответственных лиц ___________________ (ФИО) , __________________ (ФИО) _________________ (ФИО). назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

Председатель ___________________________________ (ФИО, должность) Члены комиссии: ___________________________________ (ФИО, должность) ___________________________________ (ФИО, должность)

5. К инвентаризации приступить «___»_______ _____ года и окончить «___»_______ _____ года. Материалы по результатам инвентаризации сдать в финансовый отдел не позднее «___»_______ _____ года.

6. Финансовому отделу (ФИО) проверить и сопоставить данные инвентаризационных описей и актов инвентаризации с данными бюджетного учета и до «___»_______ _____ года подготовить предложения руководителю по результатам инвентаризации.

7. Результаты инвентаризации отразить в бюджетном учете до «___»_______ _____ года.

8. Материально ответственным лицам до начала инвентаризации проверить наличие и состояние объектов основных средств и материальных запасов по местам их хранения, «___»_______ _____ года представить в комиссию расписку в том, что все поступившие основные средства и материальные ценности оприходованы, выбывшие – списаны, все первичные документы по ним сданы в финансовый отдел.

9. Контроль за исполнением приказа возложить на _______________ (ФИО, должность)

Руководитель

ФИО

Образец приказа о проведении внеплановой инвентаризации

В распорядительном документе указывается информация:

1. Полное наименование объединения.
2. Реквизиты объекта.
3. Число, когда был оформлен приказ.
4. Причина проводимой проверки.
5. Отражаются сведения по результатам проведенного мероприятия. Руководством назначается исполнитель и лицо, контролирующее исполнение.
6. Определяется алгоритм устранения расхождений проверки. Обязательно напротив каждого пункта, в которых прописаны действия необходимо сроки до какого числа будут устранены замечания.
7. Распорядительный документ подписывается бухгалтерией, утверждается руководством.
8. С документом ознакомляют заинтересованных лиц под подпись.
9. Задача бухгалтерии — обеспечить контроль за исполнением документа.

Бланк приказа о проведении внеплановой инвентаризации представлен ниже:

Про порядок проведения инвентаризации и учет ее результатов смотрите здесь:

Форма для приема вопроса, напишите свой

Особенности проведения

Перед началом процедуры материально ответственные сотрудники составляют расписки. В них отражается, что на дату инвентаризации все отчеты были оформлены. Также нужно составить приказ. Он устанавливает следующие положения инвентаризации:

• Состав комиссии, которая будет заниматься инвентаризацией.
• Сроки проведения.
• Место проверки.

Приказ нужно зарегистрировать в книге контроля. Этот документ является основанием для выполнения инвентаризации. Составляется он по форме ИНВ-22, утвержденной Госкомстатом №88 от 18 августа 1998 года. Документ можно составить по унифицированной форме, однако также допускается свободная форма.

ВАЖНО! Без приказа инвентаризация не будет правомерной

Результаты инвентаризации

Теперь рассмотрим образец акта инвентаризации имущества, который комиссия подпишет, если согласна с итогами проделанной работы. Форма документа также утверждена официально. Если акт будет подготовлен неверно или кто-либо из членов комиссии откажется его подписать, мероприятие можно признать недействительным.

Как отразить в документе расхождения? Ситуации, когда количество товаров по документации расходится с реальностью, не редкость. В таких случаях готовится акт расхождений — это приложение к акту по итогам. Здесь указывают все недостачи и излишки в количественном или в стоимостном выражении. Указывать причины возникновения расхождений в этом акте не нужно.

Образец акта инвентаризации основных средств

Чтобы подвести итоги инвентаризации, нужен образец заполнения акта о результатах инвентаризации основных средств. Используют бланк 0504835. Порядок заполнения такой:

• номер акта по внутреннему документообороту;
• дата;
• компания;
• члены комиссии;
• номер документа, учреждающего комиссию;
• сроки проведения инвентаризации;
• номера описей;
• ведомость о расхождениях — номер и количество листов (если есть);
• подпись председателя;
• подписи членов комиссии;
• подпись руководителя (вверху акта).

Чтобы признать инвентаризацию действительной, нужно подготовить приказ об итогах

Приказ по итогам инвентаризации

Одного акта недостаточно для законного статуса инвентаризации. После завершения всех учётных работ на основе акта готовят специальный приказ. Как подготовить и что включает образец приказа о результатах инвентаризации? Во-первых, унифицированной формы нет, предприятие издаёт приказ в произвольном порядке.

Во-вторых, обязательно указываются сроки (порядковый номер) проверочного мероприятия и номера других важных документов (приказа о комиссии, номера описей). В-третьих, отдельными пунктами перечисляются итоги:

• признать действительной или недействительной;
• провести проверку недостач, выявить виновных и привлечь к ответственности;
• внести данные в бухгалтерский и налоговый учёт;
• произвести усиление охраны складов.

Документальное оформление результатов проверки

В процессе проведения проверки фактического наличия объектов (обязательств) составляются документы контроля, различающиеся в зависимости от объекта. Организация вправе самостоятельно разработать формы документов контроля либо применять унифицированные формы, утвержденные .

Результаты оформляются:

• инвентаризационными описями, где отражается фактическое наличие и количество;
• сличительными ведомостями, где указываются расхождения между фактом и учетными данными.

Контроль ТМЦ, основных и денежных средств

Образец акта инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных и Образец акта инвентаризации основных средств (незаконченных ремонтов) вы сможете скачать в конце статьи.

Наличные денежные средства рекомендуется инвентаризировать чаще, в случае значительного движения средств. Для этого используется бланк акта проверки денежных средств в кассе.

Скачать бланк — акт инвентаризации кассы можно в приложении к статье. Там же — образец заполнения акта инвентаризации наличных денежных средств.

Контроль задолженности

Проверка обязательств проводится для определения текущей, просроченной задолженности, задолженности, нереальной к взысканию, среди:

• покупателей и поставщиков;
• кредиторов (дебиторов) и прочих лиц.

Результаты оформляются в письменном виде — см. Образец акта инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности.

Подробнее о нереальной к взысканию задолженности ликвидированных контрагентов, а также задолженности, по которой истек срок исковой давности, можно прочитать в ответе Минфина.

Контроль нематериальных активов

Происходит с оформлением формы ИНВ 1-а. Если будут выявлены расхождения по результатам проверки, составляется сличительная ведомость ИНВ-18.

Завершение

Для фиксации итогов контрольных проверок правильности проведения мониторинга оформляют отчет о результатах. Чтобы узнать правила его заполнения — см. Образец заполнения акта о результатах инвентаризации.

Структура положения

Работодатель вправе самостоятельно утвердить структуру локального акта об инвентаризации. Какого-то универсального образца нет, но обычно данный документ состоит из 4 или 5 разделов, которые, в свою очередь, могут быть разбиты на несколько подразделов.

Вот пример структуры типичного положения:

1. Общие положения.
2. Порядок проведения инвентаризации.
3. Особенности проведения инвентаризации отдельных видов имущества (этот раздел можно разбить на несколько подразделов, регулирующих специфику инвентаризации каждому из учетных видов имущества).
4. Оформление результатов.

Различные бланки документов, применяемых при проведении инвентаризации, можно утвердить в качестве приложений к положению.

Чем внеплановая отличается от плановой

Есть несколько параметров, по которым различают эти два вида контроля:

Сроки, в которые должно проводиться документальное оформление. Если это запланированный пересчет, то сопроводительная документация высылается на изучение руководителю организации не позднее, чем за 3 рабочих дня до начала. Для ВИ это всего сутки.
Содержание

При спланированном подсчете важно изучить все моменты, которые предусмотрены в трудовом законодательстве. При ВИ решают лишь вопросы, которые подпадают под определенные стороны жизни или структуры предприятия.
Мера наказания

Если в ходе плановой проверки выявляются нарушения, то часто за этим следуют заметные административные меры. Для внеплановой обычно это легкие наказания – лишение премии, выговор, предупреждение и другие подобные.
Насколько часто применяется. Запланированные пересчеты проводят не чаще, чем раз в 3 года. Для ВИ нет таких ограничений, ее можно инициировать даже раз в месяц.

Этапы проведения инвентаризации:

• должности и Ф.И.О. председателя и членов инвентаризационной комиссии;
• имущество и финансовые обязательства, которые подлежат инвентаризации;
• срок и причина проведения инвентаризации;
• срок сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию.

Как правило, в состав комиссии включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.), кроме материально ответственных лиц. Также можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

При проведении инвентаризации должны присутствовать все члены инвентаризационной комиссии, иначе ее результаты могут быть признаны недействительными. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

В установленные сроки проверяются:

• наименование и количество имущества, имеющегося в наличии, в том числе арендованного (ОС, МПЗ, деньги в кассе) (п. 2.7, 3.7 Методических указаний № 49);
• активы, не имеющие материально-вещественной формы (НМА, финансовые вложения, денежные средства на расчетном счете) (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний № 49);
• размер дебиторской и кредиторской задолженности (п. 3.44 Методических указаний № 49);
• иные объекты учета (незавершенное производство, расходы будущих периодов и т.д.).

• Полученные данные сверяются с информацией бухгалтерского учета. Если есть отклонения, результат фиксируется в сличительных ведомостях ведомостях (п. 4.1 Методических указаний № 49).
• По результатам инвентаризации составляется итоговая ведомость (форма № ИНВ-26), в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ их отражения в учете (п. 5.6 Методических указаний № 49). Издается приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации и о привлечении к ответственности виновных должностных лиц (если выявлены недостачи). После чего результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Юлия СусловаАттестованный практикующий аудитор

Первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта, при этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ.

Обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Документы по отражению результатов инвентаризации организация вправе разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике (п. 4 ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ). Но могут использоваться разработанные и утвержденные Госкомстатом РФ унифицированные формы (постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Форма

В отличие от приказа об осуществлении инвентаризации, который можно составить на унифицированной форме № ИНВ-22, приказ об итогах инвентаризации формируется в произвольной форме без каких-либо ограничений и требований со стороны законодательных норм РФ. Такой приказ может составляться на простом листе бумаги А4 или на фирменном бланке предприятия.

В данном приказе должны быть отображены следующие сведения:

1. Наименование предприятия.
2. Название документа, с присвоением ему номера, и кратким отображением темы и структурного отдела, где проводится инвентаризация.
3. Место и дата его составления.
4. Преамбулы, с обозначением основания издания распоряжения.
5. Распорядительной части документа, где директор озвучивает необходимые меры по итогам проверки, а также назначает ответственного – за выполнение распоряжения.
6. Подпись директора.
7. Подписи должностных лиц, отмеченных в приказе.

Как проходит инвентаризация и зачем она нужна?

Инвентаризация ТМЦ на фирме относится важному событию в ее деятельности. Регламентируется проведение такой процедуры внутриведомственными локальными актами, разработанными на фирме с учетом требований законодательства РФ

Благодаря периодическому проведению инвентаризации, обеспечивается отслеживание наличия имущества, его количество и состояние, с обеспечением сверки подсчета с данными бухучета, что дает возможность оценить финансовое состояние предприятия.

Выявленное, при такой проверке, устаревшее, изношенное или поврежденное имущество, по заключению инвентаризационной комиссии, направляется в ремонт или подлежит списанию.

Что нужно для процедуры?

Для выполнения инвентаризации на фирме директор обязан издать приказ о создании инвентаризационной комиссии. Ее члены обязаны обладать полномочиями на сверку соответствия имеющихся ТМЦ с данными, отображенными в бухучете. Состав комиссии должен быть не менее 3 человек.

Для организации инвентаризации бухгалтерия должна передать комиссии учетные данные по ТМЦ того отдела, где планируется провести проверку.

При потребности, место проведения инвентаризации может быть опечатано. Задача комиссии – обеспечение сверки соответствия фактического наличия ТМЦ с учетными данными в бухгалтерских документах.

Для законного проведения данной процедуры понадобиться наличие следующих документов:

1. Приказ о начале инвентаризации, подписанный директором.
2. Отчеты должностных лиц, отвечающих за сохранность ТМЦ.
3. Документ, содержащий сравнительные показания проверки с данными бухучета.
4. Заключительный акт итогов наличия имущества, подписанный всеми членами комиссии.

(Видео: “Как составить приказ о проведении инвентаризации?”)

Кто проводит?

Инвентаризацию осуществляет комиссия, созданная приказом директора предприятия. В состав такой комиссии могут быть включены специалисты, в том числе главбух, начальник структурного отдела, имущество которого подлежит проверке, а также сотрудники других отделов, к примеру юрист, гл. инженер и т.д. При этом, в комиссию нельзя включать материально-ответственных лиц, однако они обязаны присутствовать при инвентаризации ТМЦ, за сохранность которых они отвечают.

Целью комиссии является:

1. Проверка наличия/отсутствия ТМЦ.
2. Сверка его количества с бухгалтерскими учетными данными.
3. Оформление итоговых отчетов, отображающих результаты проведенной проверки.

На что опираться при формировании приказа?

Основанием для опубликования приказа об итогах инвентаризации является представленный итоговый акт по результатам проведенной проверки ТМЦ. В итоговом акте инвентаризации, как правило, отображаются предложения комиссии по принятию тех или иных мер для устранения выявленных замечаний. Поэтому, опираться такое распоряжение должно на законодательные нормы РФ, а также на внутриведомственные положения, разработанные на предприятии (акты, докладные записки, учетная политика и т.д.).

Инструкция по составлению

Помимо причины проведения инвентаризации, необходимо включать в состав приказа следующую информацию:

• Название организации
• Нумерация документа
• День составления приказа
• Объекты, подвергающиеся проверке
• Сферы компании, в которых будет происходить инвентаризация (при полной проверке нужно указать активы всего учреждения)
• Точные даты проведения мероприятия
• Члены комиссии
• Информация о руководителе, который составляет приказ

Как только приказ будет издан, его нужно закрепить в отдельном блоке, посвященном учету и контролю активов. Все работники должны ознакомиться с содержанием приказа и поставить подписи в качестве подтверждения того, что они видели данный документ. Подписи следует ставить либо на самом бланке, либо на отдельной бумаге с пометкой «Ознакомлены».

Инвентаризация и ее объективная важность

Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией.

Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:

• естественные воздействия на определенные материальные ценности, могущие повлиять на изменение их количества, веса, объема, остаточной ценности (усушка, потери при транспортировке, порча вследствие хранения, испарение и т.п.);
• выявление злоупотреблений учета материальных ресурсов (неправильные замеры, допущение обвесов, совершение хищений и т.п.);
• проблемы, возникшие при внесении записей в бухгалтерскую документацию (описки, ошибки, помарки, исправления, неточности и другие двусмысленности).

Как отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском и налоговом учете?

Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого предприятия

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

• при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
• если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
• когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
• в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
• при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
• после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
• при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Подведение итогов

После того как комиссия закончила проводить инвентаризацию, проводят заседание. Во время него определяют основные результаты и выявленные расхождения. Одновременно устанавливают причину несоответствий и способы исправления ситуации. По результатам составляется протокол заседания. Обычно этот документ имеет такую структуру:

• наименование компании с указанием организационно-правовой формы;
• название подразделения, где проводилась инвентаризация;
• наименование документа — протокол инвентаризационной комиссии;
• список членов комиссии с указанием фамилий, инициалов и должностей;
• описание результатов проверки;
• перечень выступавших на заседании;
• принятое решение;
• заключение комиссии;
• выявленные нарушения (если они есть);
• виновные в нарушении с указанием фамилий, инициалов и должностей;
• сведения о мероприятиях по устранению нарушений;
• подписи председателя и всех членов комиссии;
• приложения.

В качестве иллюстрации дадим вариант протокола.

Чтобы с легкостью составить подобный документ, скачайте образец оформления протокола заседания, прикрепленный к статье.

В качестве приложений к протоколу заседания прикрепляют следующие документы:

• акты и описи проведенной инвентаризации по формам ИНВ по каждому материально ответственному сотруднику, объекту, складу или подразделению;
• список неподходящей для дальнейшего использования продукции;
• перечень недостающей или излишней продукции с указанием цены;
• объяснительные записки материально ответственных работников или иных должностных лиц.

Добавим, что на заседании комиссия должна вынести следующие предложения:

• по срокам и способам устранения недостач, по проведению служебных расследований (в случае обнаружения недостачи);
• по дальнейшему пользованию устаревшей и непригодной для последующего использования продукцией;
• иные предложения касательно работы с подвергшимися инвентаризации ценностями.

Если в ходе проверки не было обнаружено нарушений, то составлять протокол нет необходимости.

На основании такого протокола руководитель издает итоговое распоряжение.

Приказ по итогам инвентаризации

В этом документе обязательно отражается «реакция» руководства на предложения членов комиссии и конкретные указания, что необходимо сделать: провести дополнительную проверку, наказать виновных, ввести дополнительные меры безопасности. Контроль за исполнением распоряжения руководитель иногда оставляет за собой. Остановимся подробнее на структуре приказа. Его, как и аналогичный распорядительный документ, составляют по определенным правилам. В его структуре обязательно содержатся следующие пункты:

• наименование организации и ее организационно-правовая форма;
• реквизиты (удобно использовать фирменный бланк);
• дата и номер приказа;
• преамбула, в которой идет перечисление всех документов, регулирующих проведение инвентаризации (акты инвентаризации, сличительная и учетная ведомости, протокол ревизии);
• приказная часть.

В последней части приказа отражают следующие пункты:

• результаты проверки подлежат утверждению;
• необходимо обозначить требование об урегулировании расхождений, выявленных в ходе инвентаризации и зафиксированных в соответствующих документах;
• назначается сотрудник, как правило, из бухгалтерии, который ответственен за исполнение требований настоящего приказа, связанных с устранением ранее выявленных в ходе проверки расхождений;
• назначается сотрудник, ответственный за контроль выполнения распоряжений, зафиксированных в положениях приказа о подведении итогов.

После подписания приказа первым лицом компании бланк передается ответственному сотруднику, уполномоченному ознакомить обозначенных сотрудников с положениями приказа под подпись.

Как задокументировать итоги

Все ведется в точности по составленным ведомостям. Все решения вписывают в специальном акте, который подписывает председатель и МОЛ. Все бумаги составляют в 2 экземплярах, один из которых необходимо прикрепить к плану, а другой – отдать человеку, отвечающему за цех, который проверялся.

Описи требуется заполнять исключительно шариковыми ручками. Недопустима грязь, исправления, корректор. Каждая корректировка утверждается руководителем и проверяющим.

Если где-то закралась ошибка, то ее поправляют во всех экземплярах сразу, сверху вписывается корректная информация. Зачеркивать – только одной ровной линией. Пустых строк не должно оставаться.

Итоги

Когда все процедуры завершены, а ведомости заполнены, можно делать выводы:

• насколько фактические объемы соответствуют плановым;
• заполнены ли все приходно-расходные ордера на продукцию;
• соответствуют ли товары информации, которая есть на этикетках.

Какими бы ни оказался результат, его обязательно фиксируют в описях и переносят в бухгалтерскую отчетность. Полные данные прописывают в акте. Сами участники комиссии не имеют таких широких прав, чтобы влиять на то, как это будет отражено в программе учета остатков. Они могут только документально подтвердить наличие или отсутствие материальных ценностей и нематериальных активов.