Учет по лицензионным (сублицензионным) договорам

Нюансы бухгалтерского учета ПО в бюджетных организациях

В организациях бюджетного типа учет программных продуктов ведется раздельно по видам расходов в соответствии с нормами Приказа Минфина от 1 июля 2013 г. № 65н:

1. Код 242 применяется в ситуациях, когда ПО приобретается для удовлетворения запросов федеральных органов государственного подчинения и организаций, находящихся под их управлением.
2. Код 244 используют при получении программного обеспечения субъектами РФ, для которых невозможно отнесение расходных операций на 242 код.
3. Статья 226 необходима, если приобретаются неисключительные права на пользование программой, при обновлении систем справочно-информационного назначения.

Аргументация принадлежности затрат на покупку ПО к 226 коду приведена в тексте Письма Минфина от 18 марта 2016 г., зарегистрированного под № 02-07-10/15362. В разъяснениях уточнено, что при определении счетов учета необходимо руководствоваться Инструкцией № 157н. Она подразумевает отнесение нематериальных активов в виде программного обеспечения на забалансовый счет 01. Стоимость в учете отражается равной сумме вознаграждения, которое прописано в договоре. Правило касается и программ, полученных на праве неисключительного пользования.

Если объект, признанный НМА, был куплен с получением неисключительных прав на него с условием использования программы в течение нескольких отчетных лет, то:

• суммы затрат подлежат включению в учет в текущем периоде;
• расходы будут считаться затратами будущих лет;
• в учетных операциях применяется счет 401 50.

Если актив будет эксплуатироваться несколько лет подряд, а договором на его передачу предусмотрена поэтапная оплата на условиях ежемесячного перечисления фиксированных сумм, то производимые оплаты считаются расходами текущего периода.

Типовые корреспондирующие записи для бюджетных организаций представлены такими вариантами:

• при понесении организацией расходов в текущем году, которые считаются затратами предстоящих лет, на финансовые результаты будущего периода они будут списываться при дебетовании 0 401 50 226 и кредитовании 0 302 00 000;
• если расходы были осуществлены в одном из прошлых лет и были признаны организацией затратами будущих периодов, то в каждом новом отчетном году их отнесение на финансовый результат сопровождается дебетовыми оборотами по 0 401 20 226 и кредитовым значением суммы по 0 401 50 226.

Схема, по которой будут делиться суммы расходов на программное обеспечение с длительным временем эксплуатации и переводиться на финансовые результаты, предусмотрена п. 302 Инструкции № 157н. Нормативный документ предоставляет возможность учреждениям самостоятельно определять порядок переноса части затрат на итоги финансовой деятельности. Делать это можно равномерными фиксированными суммами, путем вычисления заданной пропорции, учитывающей объем оказанных услуг.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В Письме Минфина № 02-07-10/15362 уточнено, что срок использования программного продукта при отсутствии информации об этом в лицензионной документации должен определяться комиссионным органом. Обновление ПО и баз данных должно реализовываться на основании отдельного договора

Периодичность обновлений может быть установлена индивидуально для каждого программного продукта. При начислении на ежемесячной основе абонплаты за услуги по сохранению актуальности информационной составляющей в программе расходы включаются в финансовый результат текущего года. Затраты отражаются в учетных операциях через дебетование 1 401 20 226 и кредитование 1 302 26 730

Обновление ПО и баз данных должно реализовываться на основании отдельного договора. Периодичность обновлений может быть установлена индивидуально для каждого программного продукта. При начислении на ежемесячной основе абонплаты за услуги по сохранению актуальности информационной составляющей в программе расходы включаются в финансовый результат текущего года. Затраты отражаются в учетных операциях через дебетование 1 401 20 226 и кредитование 1 302 26 730.

Как учитываются для целей налога на прибыль расходы на обновление (доработку) программного обеспечения для ЭВМ (сайта)?

Налоговый учет учет компьютерных программ

Для правильного начисления налога на прибыль затраты, связанные с приобретением любой программы для компьютера, следует учитывать внутри прочих расходов.

Пункт 1 ст. 272 НК РФ говорит, что расходы, принимаемые в целях налогообложения, должны проводиться в том отчетном периоде, в котором  они совершены, в независимости от их оплаты. Согласно п. 1 ст. 26 НК РФ расходы на программное обеспечение учитываются при налогообложении прибыли. При этом расходы в размере первоначальной стоимости объекта можно списать единожды, так как Налоговый кодекс это не запрещает. В арбитражной судебной практике накопилось много случаев, когда судьи поддерживали именно эту позицию.

Организации, использующие кассовый метод, без малейших сомнений могут списать расходы на покупку необходимого софта единовременно. Также, без колебаний это могут сделать организации, выбравшие упрощенную систему налогообложения.

Разница между двумя учетами: налоговым и бухгалтерским

Так как в бухгалтерском учете расходы на программу учитываются в составе расходов будущих периодов, а в налоговом учете списываются  единовременно в полной стоимости в момент заключения сделки, то возникает налогооблагаемая временная разница. Последствием этой разницы является отложенное налоговое обязательство. Его необходимо учитывать на специально созданном для таких случаев счете 77.

Основные требования к бухгалтерским программам

Эффективные бухгалтерские программы, должны быть легкими в обучении, надежными в эксплуатации и иметь весь необходимый функционал для ведения учета и документооборота.

Минимальные требования к программному обеспечению качественного бухгалтерского учета состоят из:

• ведение журнала операций;
• аналитический учет;
• количественный учет;
• валютный учет;
• совместимость с устаревшим аппаратным обеспечением;
• гибкость;
• экспорт импорт данных;
• редактор документов;
• работа в сети;
• защита информации;
• доступ к архиву документов;
• приемлемая стоимость бухгалтерского программного обеспечения и его сопровождения;
• качественная подробная печатная инструкция;
• услуги по обучению персонала и техническая поддержка программного обеспечения;
• понятный интерфейс и система программной помощи.

Для полноценной работы бухгалтерская система должна иметь доступ к единой базе сведений по финансовому учету на предприятии, и к архивным материалам, для получения любой информации при запросе.

Безопасность системы означает защиту от внешнего проникновения, защиту от сбоев и умышленной повреждения базы данных. Возможность быстрого восстановления данных после сбоя – еще один показатель, для качественной бухгалтерской программы. В этом сегменте специалисты советуют отдавать предпочтение опытным производителям, которые ценят свою репутацию и имеют возможность вовремя проводить обновление программы и регулярные консультации и ознакомительные семинары.

Проводки в коммерческих структурах

Операции по появлению у учреждения коммерческого типа исключительного права на пользование новой программой должны быть зафиксированы в бухгалтерском учете комплексом корреспонденций:

1. Датой приобретения для отражения суммы понесенных расходов формируется проводка между Д08.5 и К60.
2. В момент, когда программа установлена и ею можно начинать пользоваться, создается запись на стоимость ПО с Д04 и К08.5.
3. Каждый месяц при начислении амортизационных сумм дебетуется счет 20 (или 26, 44) с одновременным кредитованием счета 05.

Если программа была приобретена по стоимости, не превышающей 40 тысяч рублей, то бухгалтер составляет такой набор проводок:

1. При покупке ПО расходы учитываются через корреспонденцию Д08.5 – К60.
2. Когда программа вводится в эксплуатацию, дебетуется 04 счет и кредитуется счет 08.5.
3. Полная стоимость программного обеспечения в налоговом учете сразу переносится в расходы предприятия записью между Д20 (или 23, 26, 25, 44) и К04.
4. В бухгалтерском учете будет начисляться амортизация, для этого предназначена корреспонденция Д20 (или 23, 26, 25, 44) – К05.

Если учреждение купило программное обеспечение и получило на него неисключительные права, то:

• при осуществлении разового платежа в момент приобретения ПО дебетуется счет 97, по кредиту записывается 60 счет;
• лицензия на ПО учитывается дебетовым оборотом по забалансовому счету 012;
• ежемесячно часть понесенных затрат переводится на расходы предстоящих периодов проводкой Д20 (или 23, 26, 25, 44) – К97.

ВАЖНЫЙ НЮАНС! Законодательно запрещено пользоваться нелегальными версиями программного обеспечения. За применение в работе пиратских программ предусмотрено наказание нормами гражданского и уголовного права в ст. 1252 ГК РФ и ст. 146 УК РФ.

При проведении процедуры обновления программного продукта или осуществлении специализированного обслуживания затрачиваемые на это деньги показываются по дебету 20 (25, 23, 44, 26) и кредиту 60 счета.

Как отражаются в учете исключительные права на программное обеспечение, разработанное собственными силами?

Как оформить?

Бухгалтерский учет программного обеспечения, как и учет прочего имущества и обязательств предприятия, основан на документальном оформлении. Основным документом, подтверждающим величину расходов на приобретение лицензионной программы, является лицензионный договор. В соответствии с ним лицензиар или обладатель прав на программное обеспечение должен предоставить предприятию, которое в этом случае выступает лицензиатом, право на использование программного обеспечения в соответствии с условиями, указанными в договоре. В этом документе в обязательном порядке следует прописать размер вознаграждения собственнику (стоимость программы) и срок его действия. В случае, когда по каким-либо причинам срок не прописан, то он приравнивается к 5 годам. Лицензионный договор и другие сопроводительные документы могут иметь разную форму, которая зависит от того, каким способом приобреталась программа.

Бухгалтерский учет программного обеспечения

Учет программного обеспечения приобретаемого для личного использозвания, то есть не для перепродажи. Учет программного обесечения ведется как нематериального актива.

Документальное оформление и договорные отношения:

Поставка сопровождается актом приема-передачи и лицензионным соглашением по форме рекомендованной производителем и владельцем исключительных прав на программы, например  фирмой 1С.

При покупке программного обеспечения, покупатель (Лицензиат), заключает лицензионное соглашение, с разработчиком владельцем исключительных прав (Лицензиаром), в котором определены порядок и условия использования соответствующего программного обеспечения. В тексте лицензионного соглашения может быть указан срок его действия.

В случае, когда в лицензионном соглашении (договоре) срок его действия не определен, договор считается заключенным на пять лет (ГК РФ, часть IV, Ст.1235, пункт 4).

Отражение в бухгалтерском и налоговом учете:

Покупатель (пользователь) отражает нематериальные активы, полученные в пользование, на забалансовом счете по стоимости, определяемой исходя из установленной цены экземпляра программного продукта (в соответствии с п. 39 ПБУ 14/2007).

Платежи за предоставленное право использования программ, отражаются в бухгалтерском учете покупателя (лицензиата) как расходы будущих периодов и подлежат списанию в течение срока действия договора.

В налоговом учете предусмотрено равномерное списание затраты на протяжении срока полезного использования программы вплоть до его истечения (НК РФ, Ст. 272, пункт 1). Соответственно, разницы в отражении операции по покупке программного обеспечения в налоговом и бухгалтерском учете не возникает.

Бухгалтерские проводки по учету программного обеспечения, в том числе и 1С:

• Д 60 К 51 – оплата поставщику за право на использование программы
• Д 97 К 60 – расходы на программу
• Д 26(44) К 97 – списание расходов на программу равными долями в течение срока действия лицензионного договора
• Д 012 – получение в пользование нематериальные активы
• К 012 — по окончании срока лицензионного договора производится списание стоимости нематериального актива

Бухгалтерский учет, когда права неисключительные

Если ПО приобретается вместе с компьютером

Если программное обеспечение устанавливается на новый компьютер при покупке, то затраты, связанные с его приобретением, включаются в стоимость основного средства. Такие издержки в будущем будут списаны постепенно по мере износа компьютера.

Пример 1. Организация купила компьютер и операционную систему для него. Стоимость ЭВМ по договору составила 26000 рублей (в т.ч. НДС 4000 рублей), цена программного обеспечения 4000 рублей (в т.ч. НДС 580 рублей). Новый собственник установил для себя срок полезного использования операционной системы в 2 года.

Записи в бухгалтерском учете:

Проводка	Содержание хозяйственной операции	Сумма
Дебет	Кредит
08	60	Затраты на приобретение ЭВМ	22000
19	60	НДС по приобретенному компьютеру	4000
08	60	Расходы по покупке программного обеспечения	3420
16	60	НДС по купленной программе	580
01	08	Компьютер с установленной операционной системой введен в эксплуатацию	25420
68	19	НДС к вычету по купленному компьютеру	4580

Если ПО приобретается отдельно

Если компьютерная программа приобретается по неисключительным правам в дополнение к использующимся программам, то стоимость ее не относится на основные фонды, а учитывается как расходы. При условии применения программы для производства продукции, продажи товара или управления предприятием издержки необходимо включить в расходы по обычным видам деятельности.

Поскольку наиболее распространена ситуация, когда сначала программу оплачивают, а затем на протяжении нескольких лет она используется, то речь идет о расходах будущих периодов, для учета которых предусмотрен счет 97 «Расходы будущих периодов». Это значит, что сначала затраты учитывают на счете 97, а затем на протяжении срока использования программы равными долями списывают на счета 20,23, 25, 44 в соответствии с планом счетов, закрепленным учетной политикой. Срок полезного использования можно определить по лицензионному договору в случае, если он там отражен. Если такой срок не указан в соглашении, то предприятие самостоятельно установит его.

Дт60, 76 Кт51 – перечислены средства поставщику за программное обеспечение;

Дт97 Кт60, 76 – расходы, связанные с покупкой программы;

Дт20, 25, 26, 44 Кт97 – списана ежемесячно часть расходов по программному обеспечению.

Пример 2. Организация купила программу 1-С Бухгалтерия. Цена программы 40000 рублей (в т.ч. НДС 5800 рублей). В лицензионном договоре срок полезного использования программы установлен равным 2 годам.

Записи в бухгалтерском учете:

Проводка	Содержание хозяйственной операции	Сумма
Дебет	Кредит
97	60	Расходы на покупку программы	34200
19	60	НДС по приобретенной программе	5800
68	19	НДС к зачету	5800
26, 44	97	Ежемесячное включение в затраты	1425

Неисключительная лицензия бухгалтерский учет

имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.

Судом установлено, что приобретенный Обществом по указанному договору программный продукт ПО SAP, представляющий собой автоматизированную систему управления, объединяющую процессы закупок, сбыта, планирования, калькулирования, бухгалтерского учета, Общество намеревалось использовать в основной деятельности, то есть для получения дохода от реализации товаров, работ, услуг.

АВТОМАТИЗАЦИЯ БЕЗНАЛИЧНЫХ РАСЧЕТОВ

В программном обеспечении «1С» хозяйственные операции могут отражаться вводом электронных документов непосредственно в самой программе, а могут выгружаться из других автоматизированных систем.

Безналичные расчеты осуществляются через банк. В банковское обслуживание входит:

• перечисление денежных средств на расчетные счета других организаций на основании платежных поручений;
• поступление безналичных денежных средств на расчетный или валютный счет компании.

Автоматизировать этот процесс помогает программа «Банк-клиент». Это специальное программное обеспечение, которое позволяет в онлайн-режиме контролировать статусы платежных документов и расчетных счетов в банке, с которым сотрудничает организация.

«Банк-клиент» инсталлируется на рабочем компьютере бухгалтера и формирует, шифрует и дешифрует информацию, ставит электронные подписи и многое другое.

Чтобы избавить бухгалтеров от рутинной работы по ручному переносу данных, между системой «Банк-клиент» и программой «1С» применяются типовые процедуры обмена — выгрузка и загрузка (выгрузка платежек из «1С», загрузка выписок из программы «Банк-клиент»).

Автоматизация процесса обмена данными существенно облегчает работу бухгалтера и экономит его время.

ПРИМЕР 1

Компания оплачивает аренду склада, поставку товаров и услуг. Бухгалтер в «1С:Бухгалтерия 8» формирует следующие платежки:

• аренда склада — 20 000 руб.;
• приобретение материалов — 65 000 руб.;
• электроэнергия — 5000 руб.

На расчетный счет компании поступил аванс от покупателя в сумме 110 000 руб.

Рассмотрим, как осуществляется процесс автоматизации перечисленных операций в «1С:Бухгалтерия 8» и подключенному к ней оборудованию «Банк-клиент».

Бухгалтер выгружает платежки из «1С» в «Банк-клиент» через меню «Обмен с банком». В меню «Настройка обмена с клиентом банка» в разделе «Выгрузка» отмечены галочками «Платежные поручения» и «При выгрузке контролировать номера документа».

Если выгружаемые платежки заполнены корректно, шрифт их названий программа показывает черным цветом. По умолчанию открыта вкладка «Отправка в банк».

Когда документы выбраны и все параметры установлены, бухгалтер нажимает кнопку «Выгрузить». В поле «Файл выгрузки в банк» создается файл формата «1c_to_ kl.txt», который далее загружается в «Банк-клиент». Выгруженный файл можно открыть и посмотреть.

Из «Банк-клиента» по специальным защищенным каналам подписанные электронной подписью платежки поочередно отправляются в банк. Банк переводит безналичные денежные средства на счета организаций, указанных в платежных поручениях. Бухгалтеру не нужно ехать в банк, чтобы отвезти платежки. Все делается автоматически онлайн.

Движение денежных средств на расчетном счете можно посмотреть в выписке, которая загружается из «Банк-клиента» в «1С». При этом используют вкладку «Загрузка выписки из банка».

Перед тем как загружать данные в «1С», их нужно выгрузить в файл формата «kl_to_1c.txt». Ссылку на этот файл указывают в поле «Файл выгрузки» в «1С».

Когда файл сформирован, бухгалтер нажимает кнопку «Обновить из выписки». Таблица заполнится списком документов, которые содержатся в файле. Далее при нажатии кнопки «Загрузить» данные будут загружены в «1С».

Проводки формируются на основании документов программы «1С» (в данном случае — на основании выписки). В настройках можно указать, что загружаемые документы будут сразу отражаться бухгалтерскими проводками.

Проводки по выписке за один день представлены в табл. 1.

Таблица 1. Выписка о движении денежных средств на расчетном счете за 27.01.2020
Наименование операции	Наименование организации	Проводки	Сумма, руб.	Документ/основание
Сальдо по выписке на начало дня			320 000
Поступление на расчетный счет аванса от покупателя	От ООО «Верона»	Дт 51 Кт 62.2	110 000	Платежное поручение № 142 от 27.01.2021
Списание с расчетного счета за аренду	От ООО «Артек»	Дт 76.5 Кт 51	20 000	Платежное поручение № 60 от 27.01.2021
Списание с расчетного счета за ТМЦ	От ООО «Призма»	Дт 60.1 Кт 51	65 000	Платежное поручение № 61 от 27.01.2021
Списание с расчетного счета за электроэнергию	От ООО «Мосэнергосбыт»	Дт 76.5 Кт 51	5000	Платежное поручение № 62 от 27.01.2021
Сальдо по выписке на конец дня			340 000

Бухгалтерский учет. Расходы на приобретение прав на ПО

Согласно п. 4 ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов» (далее — ПБУ 14/2007) программы для электронных вычислительных машин относятся к нематериальным активам при выполнении условий, установленных в п. 3 ПБУ 14/2007, а именно:

а) программа (актив, объект) способна приносить организации экономические выгоды в будущем;

б) организация имеет надлежаще оформленные документы, подтверждающие существование самого актива и обладание исключительными правами на него, а также имеются ограничения доступа иных лиц к таким экономическим выгодам (контроль над объектом);

в) возможность выделения или отделения (идентификации) объекта от других активов;

г) объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

д) организацией не предполагается продажа объекта в течение 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

е) фактическая (первоначальная) стоимость объекта может быть достоверно определена;

ж) отсутствие у объекта материально-вещественной формы.

Поскольку исключительные права на программное обеспечение (ПО) в рассматриваемом случае остаются у правообладателя, а организация получит только права на использование созданных объектов на условиях неисключительной лицензии, в бухгалтерском учете организации полученные права будут отражаться как нематериальные активы, полученные в пользование.

То есть приобретенные по лицензионному договору неисключительные права на использование результатов интеллектуальной деятельности НМА не признаются.

Пунктом 39 ПБУ 14/2007 определено, что НМА, полученные в пользование, учитываются пользователем (лицензиатом) на забалансовом счете в оценке, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре. При этом платежи за предоставленное право использования результатов интеллектуальной деятельности или средств индивидуализации, производимые в виде периодических платежей, исчисляемые и уплачиваемые в порядке и сроки, установленные договором, включаются пользователем (лицензиатом) в расходы отчетного периода. Платежи за предоставленное право использования результатов интеллектуальной деятельности или средств индивидуализации, производимые в виде фиксированного разового платежа, отражаются в бухгалтерском учете пользователя (лицензиата) как расходы будущих периодов и подлежат списанию в течение срока действия договора.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция), забалансовые счета предназначены для обобщения информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации (арендованных основных средств, материальных ценностей на ответственном хранении, в переработке и т.п.), условных прав и обязательств, а также для контроля за отдельными хозяйственными операциями. Бухгалтерский учет указанных объектов ведется по простой системе.

Таким образом, контроль за наличием и движением полученного в пользование программного обеспечения в рассматриваемой ситуации может быть осуществлен с его отражением на самостоятельно введенном забалансовом счете (например, 012 «Программное обеспечение»).

Если программы используются в производстве или продаже продукции (товаров), для оказания услуг, выполнения работ, или для управленческих нужд предприятия (как в данном случае), то затраты на их приобретение по лицензионному договору признаются в бухгалтерском учете в качестве расходов по обычным видам деятельности (п.п. 2, 4, 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (далее — ПБУ 10/99).

Если организация планирует использование программного продукта в течение нескольких отчетных периодов, то расходы на приобретение неисключительных прав использования результатов интеллектуальной деятельности (фиксированный разовый платеж) относятся на расходы будущих периодов по дебету счета с последующим их списанием в дебет счетов учета производственных затрат (п. 39 ПБУ 14/2007, п. 19 ПБУ 10/99, п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, далее — Положение N 34н, Инструкция).

Таким образом, если организация получает не само исключительное право на ПО, а только учитываемое за балансом право пользования им, то приобретенные неисключительные права в составе НМА не включаются.

Методические рекомендации Минфина по применению нового порядка КОСГУ

По статье 120 «Доходы от собственности» учитываются отдельные виды доходов от собственности исходя из экономического содержания операций с учетом вида имущества, передаваемого в управление (пользование). Статья детализируется подстатьями 121 – 129, 12A, 12K, и 12Т.

• подарочная и сувенирная продукция, не предназначенная для дальнейшей перепродажи;
• специальная продукция, бланки строгой отчетности;
• бутилированная питьевая вода, если у организации отсутствует система централизованного питьевого водоснабжения либо органом санитарно-эпидемиологического надзора выдано заключение о признании воды не соответствующей санитарным нормам.

Проводки по программному обеспечению

Программное обеспечение является неотъемлемым атрибутом деятельности любого предприятия, ведь именно ПО обеспечивает полноценное функционирование не только компьютерной техники, но и некоторых видов производственного оборудования. В статье мы на примерах рассмотрим особенности учета неисключительных право на ПО.

Оформление неисключительных прав на ПО

В современной практике наиболее распространенным способом использования ПО является оформление неисключительный прав на объект интеллектуальной собственности.

Передача прав оформляется лицензионным договором, согласно которому правообладатель передает лицензиату право пользования ПО.

В учете неисключительные права на ПО, полученные по лицензионному договору, объектами НМА не признаются.

Учет ПО, необходимого для функционирования ОС

Ряд основных средств не может функционировать без соответствующего программного обеспечения (например, компьютерные операционный системы). В подобных случаях расходы на покупку неисключительных прав на ПО отражаются в составе затрат, связанных с доведением основного средства до состояния, пригодного к использованию.

Приобретение ПО вместе с оборудованием

Бухгалтер ООО «Производитель» отразил данные операции таким образом:

Дт Кт Описание Сумма Документ

08/4 60 Поступило оборудование от поставщика (651 000 руб. — 99 305 руб.) 551 695 руб. Товарная накладная

19 60 Отражен в учете НДС от стоимости оборудования 99 305 руб. Товарная накладная

08/4 60 Отражено в учете поступление ПО (34 500 руб. — 5 263 руб.) 29 237 руб. Лицензионный договор

19 60 Отражен в учете НДС от стоимости неисключительных прав на ПО 5 263 руб. Лицензионный договор

68 НДС 19 НДС к вычету (99 305 руб. + 5 263 руб.) 104 568 руб. Счет-фактура

01 08/4 Оборудование с установленным ПО введено в эксплуатацию (551 695 руб. + 29 237 руб.) 580 932 руб. Акт ввода в эксплуатацию ОС

26 02 Начислена ежемесячная сумма амортизации (580 932 руб. / 18 мес.) 32 274 руб. Ведомость начисления амортизации

Отражение расходов на восстановление и переустановку ПО

В учете ООО «Эгида» были сделаны такие проводки:

Дт Кт Описание Сумма Документ

20 60 Учтены расходы на восстановление ПО (74 000 руб. — 11 288 руб.) 62 712 руб. Акт выполненных работ

19 60 Учтен НДС от стоимости восстановления ПО 11 288 руб. Акт выполненных работ

20 60 Учтены расходы на переустановку ПО (12 400 руб. — 1 892 руб.) 10 508 руб. Акт выполненных работ

19 60 Учтен НДС от стоимости переустановки ПО 1 892 руб. Акт выполненных работ

68 НДС 19 НДС к вычету (11 288 руб. + 1 892 руб.) 13 180 руб. Счет-фактура

Приобретение антивирусных программ

В учете ООО «Рябина» были сделаны такие проводки:

Дт Кт Описание Сумма Документ

012 Учтена стоимость неисключительных прав на объект интеллектуальной собственности (антивирусное ПО) 24 500 руб. Лицензионный договор

97 60 Отражен разовый платеж за право пользование ПО (24 500 руб. — 3737 руб.) 20 763 руб. Лицензионный договор

20 60 Отражена сумма ежемесячной оплаты за услуги сопровождения ПО (1240 руб. — 184 руб.) 1 056 руб. Лицензионный договор

19 60 Отражена сумма НДС по лицензионному договору (3737 руб. + 184 руб.) 3 921 руб. Счет-фактура

20 97 Отражена ежемесячная сумма расходов на право пользования объектом интеллектуальной собственности (20 763 руб. / 5 лет * 12 мес.) 346 руб. Лицензионный договор

Как отразить в учете ежегодное обслуживание программного обеспечения?

Вопрос аудитору

В казенном учреждении на счете 01.32 учитываются неисключительные права на программное обеспечение ViPNet, Касперский, СБиС, MsOffice. 01.01.2021 переносим это ПО с забалансового счета 01 на счет 111 00. Как отразить в учете ежегодное обслуживание этих программ? В каких случаях в 2021 году используется счет 401 50?

17 октября 2020 года вступили в силу изменения в Единый план счетов и инструкцию по его применению, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее — Инструкция № 157н). До внесения изменений неисключительные права пользования на результаты интеллектуальной деятельности учитывались на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» (пп. 66, 333 Инструкции № 157н в ред., действовавшей до 17.10.2020, письмо Минфина России от 18.03.2016 № 02-07-10/15362).

В соответствии с п. 6 федерального стандарта «Нематериальные активы», утв. приказом Минфина России от 15.11.2019 № 181н (далее — СГС «Нематериальные активы»), неисключительные права пользования результатами интеллектуальной деятельности, предназначенные для неоднократного и (или) постоянного использования в деятельности учреждения свыше 12 мес., учитываются на балансе. В связи с этим в Инструкции № 157н признаны утратившими силу положения об учете неисключительных прав на забалансовом счете 01 (пп. 66, 333 Инструкции № 157н).

В рассматриваемом случае неисключительные права (лицензия) на пользование программами с 01.01.2021 числятся в учете учреждения на балансовом счете 111 00. Следовательно, срок полезного использования неисключительных прав на такие программы превышает 12 мес. При этом, как понятно из вопроса, учреждение ежегодно заключает договоры с целью обслуживания программ.

Затраты, понесенные при использовании, обслуживании объекта нематериального актива, отражаются в составе расходов текущего периода (п. 12 СГС «Нематериальные активы»). Под обслуживанием программного обеспечения, как правило, понимается улучшение, оптимизация, добавление новой функциональности с целью повышения удобства использования и применения ПО после передачи в эксплуатацию. Речь идет о расходах на оказание услуг.

Расходы по оплате услуг, связанных с обслуживанием программных продуктов в рамках отдельно заключенного договора, целесообразно относить на подстатью 226 КОСГУ в качестве расходов на оплату услуг в области информационных технологий (п. 10.2.6 порядка, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н).

Следовательно, расходы казенного учреждения на ежегодное обслуживание ПО могут быть отражены следующими бухгалтерскими записями:

В соответствии с изменениями, внесенными в Инструкцию № 157н, с 01.01.2021 счет 401 50 используется для учета сумм расходов, начисленных учреждением в отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам. В частности, на этом счете отражаются расходы, связанные (п. 302 Инструкции № 157н):

• • с подготовительными к производству работами в связи с их сезонным характером;
  • освоением новых производств, установок и агрегатов;
  • рекультивацией земель и иными природоохранными мероприятиями;
  • страхованием имущества, гражданской ответственности;
  • выплатой по ежегодному оплачиваемому отпуску, за неотработанные дни отпуска;
  • добровольным страхованием (пенсионным обеспечением) сотрудников учреждения;
  • неравномерно производимым ремонтом основных средств;
  • иными аналогичными расходами.

Таким образом, расходы на обслуживание программного обеспечения не соответствуют признакам расходов будущих периодов. Поэтому они должны быть списаны на счет 1 401 20 226 на основании актов оказанных услуг. Если договором предусмотрена предоплата, она отражается на счете 1 206 26 56Х.

Бухгалтерское отражение обеспечения с неисключительным правом

Программное обеспечение не относится к нематериальным активам, так как покупателем приобретены на него неисключительные права и нормы положения (ПБУ 14/2007) не выполнимы.

В такой ситуации бухгалтерский учет программного обеспечения предусматривает два варианта платежей: разовый и периодический. Каким из них стоит воспользоваться – является прерогативой, закрепленной в каждом конкретном лицензионном договоре.

Так в соответствии с нормативными документами платежи (расходы), связанные с покупкой программного обеспечения, осуществляемые в виде разового и фиксированного платежа, учитываются как расходы будущих периодов

В дальнейшем, принимая во внимание действующий срок договора, эти расходы списываются в текущие затраты. Периодические платежи, начисление и уплата которых происходит в порядке и сроки, прописанные в договоре, включаются в расходы отчетного периода

Кроме того, само программное обеспечение отражается на забалансовом счете по стоимости, сложившейся из установленной цены комплекта программного продукта, зафиксированного в договоре.