Первичные документы бухгалтерского учета — перечень

Статья 9. Первичные учетные документы

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Примечание: БУХУЧЕТБольшой раздел с массой полезной информации по бухучету

Обязанность субъекта

402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предписывает вести финансово-хозяйственную документацию:

1. Индивидуальным предпринимателям, частнопрактикующим лицам. Для этих субъектов обязанность по составлению документации вменяется в том случае, если, по действующим нормативным актам о сборах и налогах, они регистрируют расходы и доходы либо другие объекты обложения в установленном порядке.
2. Находящимся в пределах территории РФ представительствам, филиалам и прочим структурным подразделениям компаний, сформированных по зарубежным законодательствам. Для этих субъектов также действует условие, приведенное в предыдущем пункте.

402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предписывает ведение финансово-хозяйственной документации с момента госрегистрации и до даты прекращения работы предприятия вследствие ликвидации либо реорганизации.

Ответственные за учет лица

Такими лицами, как и раньше, являются руководитель и главный бухгалтер. Первый отвечает за организацию бухгалтерского учета, второй — за его непосредственное ведение.

В Законе N 402-ФЗ сформулированы требования к главному бухгалтеру (высшее образование, минимальный стаж работы, отсутствие судимости за экономические преступления). На них останавливаться не будем, так как они не касаются бухгалтеров учреждений физической культуры и спорта. Правда, в Законе N 402-ФЗ сказано, что дополнительные требования к главному бухгалтеру могут устанавливаться иными федеральными законами.

В отличие от предшественника Закон N 402-ФЗ не обозначает полномочия и обязанности главного бухгалтера, так как это предмет регулирования локальных актов экономического субъекта (трудовые и коллективные договоры, должностные инструкции). Нет в Законе и положения о том, что главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, а Инструкцией N 157н данная обязанность возложена на субъект учета, то есть в целом на учреждение физической культуры и спорта.

В то же время в Законе N 129-ФЗ мало было уделено внимания такому важному вопросу, как урегулирование разногласий между руководителем и главным бухгалтером. Спор может возникнуть при отражении той или иной операции, не отвечающей методологии учета и правилам учетной политики учреждения

Раньше было сказано, что в случае разногласий по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия таких операций (п. 4 ст. 7 Закона N 129-ФЗ). С нового года на основании распоряжения руководителя не согласный с его позицией бухгалтер (ч. 8 ст. 7 Закона N 402-ФЗ):

• принимает (не принимает) к обработке данные (сведения), содержащиеся в спорном первичном учетном документе;
• отражает (не отражает) спорный объект бухгалтерского учета в финансовой отчетности учреждения.

Напоминаем, все сказанное касается только ведения бухгалтерского учета. По налоговым спорам между руководителем и главным бухгалтером в НК РФ нет подобных указаний. Поэтому требовать с руководителя распоряжения о несении всей ответственности у бухгалтера основания отсутствуют. Но даже по разногласиям бухгалтерского учета руководитель может не дать письменного распоряжения о несении личной ответственности за спорное решение. Обычно такие указания даются в устной форме, бухгалтеру же, если он не хочет менять работу и работодателя, приходится смириться и подчиняться любому решению руководителя, что и подтверждается на практике.

Цели бухгалтерского учета

Компания должна достоверно отражать свои хозяйственные операции. Они позволяют заинтересованным лицам получать точные сведения об использовании материальных, трудовых ресурсов.

Благодаря ведению бухучета в компании становится возможным:

• вести учет хозяйственной деятельности;
• контролировать соблюдение норм законодательства;
• рационально использовать финансовые, трудовые ресурсы;
• учитывать существующие долги и активы;
• проверять деятельность на соответствие утвержденным нормам и сметам;
• формировать направления развития бизнеса.

Указанные цели достигаются лишь в том случае, когда отражается истинное положение дел. Сейчас многие фирмы стараются засекретить ценную информацию. Для этого подписывают соответствующие договоры с сотрудниками. Но в отношении сведений по бухучету вводить режим коммерческой тайны не допускается.

Заинтересованные лица не могут влиять на составление отчетности. Все операции следует отражать своевременно. Доходы отражаются после совершения операции, а убытки – сразу, как появляется вероятность их возникновения.

Поправки с 2020 года

Важные поправки планируются в будущем году. Госдума уже приняла соответствующий проект закона. Предпринимателей обяжут сдавать отчетность в налоговые органы по месту регистрации. При этом отменят сдачу отчетности в органы статистики.

Фискальные органы будут обеспечивать доступ к этим данным для всех заинтересованных лиц.

Организации госсектора переименуют в бюджетную сферу.  Бухгалтерам придется еще тщательнее проверять все документы. Ведь исправление ошибок после утверждения отчетности будет запрещено для организаций, которые обязаны ее предоставлять. При необходимости исправить ошибки нужно будет соблюсти специальную процедуру взаимодействия с фискальными органами.

Главные бухгалтеры получат большие влияния на весь трудовой коллектив. По их письменному требованию любому работнику придется представить документы, имеющие отношение к бухучету.

Юрист Крапивницкая Анна Владимировна.

Статья 9. Первичные учетные документы

Закон о бухгалтерском учете был изменен в июле года. Значительные изменения претерпела статья 9 о первичной документации, и определении притворных и мнимых договоров.

В новой редакции также была утверждена обязанность индивидуальных предпринимателей вести бухгалтерский учет, в том числе и в упрощенном виде. Также, согласно новым поправкам, утвержден перечень предприятий, обязанный предоставлять к бухгалтерскому отчету и аудиторскую оценку. Изменения за год коснулись 1, 2, 3, 4 пунктов статьи. Притворный объект учета — объект, подменяющий другой предмет сделки в документах, для прикрытия притворных договоров.

В список мнимых объектов не входят резервные фонды, указанные в законе РФ, и траты на их формирование. Другими словами, во 2 пункте статьи 9 указано, что вносить в учетную документацию незарегистрированные сделки хозяйственно-финансового характера неправомерно, также как и внесение записей в учет на основе фальшивой документации;. Пункты 5, 6, 7 и 8 остались без изменений, и действуют согласно предыдущим редакциям от года.

Перечень обязательных сведений о первичных учетных актах установлен в пункте 2 ст. Ниже перечисленные реквизиты необходимо указать в обязательном порядке:. Работникам экономической сферы, а также руководителям, составляющим первичную документацию, и лицам занимающимся бухгалтерским учетом, необходимо изучить поправки в Ф3 — , вступившие в силу в году.

Ключевые понятия

В 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» используются специальные определения. Их должен знать сотрудник, составляющий на предприятии финансово-хозяйственную документацию. К таким понятиям относят:

1. Бухгалтерскую отчетность. Она представляет собой документы, содержащие сведения о финансовом состоянии субъекта предпринимательства на конкретную дату, результатах его экономической деятельности, перемещении денежных средств за определенный период. Отчетность систематизируется в соответствии с предписаниями, установленными рассматриваемым законом.
2. Уполномоченный орган. Им является исполнительная структура, наделенная Правительством полномочиями на осуществление функций по разработке госполитики и нормативному регулированию в области бухучета и отчетности.
3. Стандарт. Он представляет собой документ, по которому устанавливаются минимальные требования к учету, допустимые методы его ведения. Стандарт может быть внутригосударственным или международным.
4. План счетов — систематизированный перечень статей бухучета.
5. Руководитель хозяйствующего субъекта. Им выступает лицо, которое является исполнительным единоличным органом на предприятии или управляющим, которому переданы соответствующие полномочия. Руководителем может быть специалист, ответственный за ведение дел в организации.
6. Отчетный период — временной промежуток, за который составляется бухгалтерская документация.
7. Факт хозяйственной деятельности (жизни). Им может являться событие, операция, сделка, оказывающие или способные оказать влияние на финансовое состояние субъекта, результат его экономической деятельности или движение средств.

График осуществления документооборота в бухучете

Под графиком документооборота понимается описание, которое может иметь вид таблицы или схемы, процедур по созданию, движению, обработке, хранению учетных документов. Утверждаться график может как приложение к учетной политике или как локальный нормативный акт. Во втором случае учетная политика должна содержать ссылку на этот акт.

График документооборота должен обязательно отражать:

1. Сроки, в течение которых должны оформляться, передаваться, обрабатываться, храниться документы.
2. Должности лиц, ответственных за операции, отраженные в графике документооборота (105-П Минфина).

Статья 9. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета

Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее завершения. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязательные реквизиты:. Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, систематизируется на счетах бухгалтерского учета в регистрах синтетического и аналитического учета путем двойной записи их на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета. Операции в иностранной валюте отражаются также в валюте расчетов и платежей по каждой иностранной валюте отдельно. Данные аналитических счетов должны быть тождественными соответствующим счетам синтетического учета на первое число каждого месяца. Регистры бухгалтерского учета должны иметь название, период регистрации хозяйственных операций, фамилии и подписи или другие данные, дающие возможность идентифицировать лиц, принимавших участие в их составлении. Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены. В случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.

Комментарий к п. 5 ст. 9

Принципиально новым в норме п. 5 ст. 9 является упоминание об электронных документах и об электронной цифровой подписи.

Как уже отмечалось, действующий в настоящее время Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» утрачивает силу с 1 июля 2013 г. Вместо него после указанной даты должен вступить в силу Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Статьей 3 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ введены, в частности, следующие основные понятия:

• электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
• электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
• закрытый ключ электронной цифровой подписи — уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;
• открытый ключ электронной цифровой подписи — уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;
• сертификат ключа подписи — документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи.

При использовании открытых ключей подписи дополнительные расходы, связанные с применением ЭЦП, как правило, минимальны, а дополнительных мероприятий по обеспечению сохранности сертификата ключа подписи не требуется. Однако на практике при осуществлении коммерческих расчетов, расчетов, связанных с получением бюджетных средств, представлением бухгалтерской и иной отчетности, наиболее целесообразным представляется использование закрытого ключа.

Условия признания ЭЦП установлены нормами ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ.

Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

• сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
• подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
• электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Особенности использования электронной цифровой подписи в сфере государственного управления установлены ст. 16 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ.

В Федеральном законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ, который должен вступить в силу с 1 июля 2013 г., существенно изменена терминология. В частности, введены понятия неквалифицированной и квалифицированной электронных подписей, а также уточнен порядок получения сертификатов ключей, организации взаимодействия между организациями, использующими электронные подписи, и удостоверяющими центрами.

Статьей 19 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ специально оговорено, что сертификаты ключей подписей, выданные в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», признаются квалифицированными сертификатами в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до 1 июля 2012 г., признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ.