Образец распоряжения руководителя

Как правильно составить и оформить приказ

Унифицированного, единого бланка приказа о внесении изменений в приказ нет, поэтому составлять его можно в свободной форме или, если на предприятии есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу.

Одновременно с этим, следует иметь в виду, что по своей структуре бланк должен отвечать определенным требованиям делопроизводства, а по содержанию включать некоторые необходимые сведения.
К последним относятся:

• название компании;
• место, номер, дата составления приказа;
• обоснование и основание для него.

В тексте следует обязательно сделать ссылку на приказ, в который при помощи данного распоряжения вносятся коррективы, а также полный список изменений (с указанием редакции «до» и «после»).

Затем следует назначить ответственных за его выполнение работников.

Составляем приказ о мерах профилактики коронавируса на предприятии

Законодательство не предложило унифицированную форму для такого приказа, поэтому работодатели разрабатывают документ на свое усмотрение и включают в него только те пункты, которые могут быть исполнены в организации.

В приказе должна содержаться следующая информация:

1. Наименование и реквизиты организации.
2. Наименование документа, его номер, место и дата составления.
3. Суть приказа (подзаголовок).
4. Основание для составления приказа. В нашем случае здесь ссылаются на законодательные акты, которые рекомендуют компаниям ввести все необходимые меры.
5. Описание мер профилактики новой коронавирусной инфекции и указание ФИО и должностей работников, которых назначили ответственными за организацию тех или иных действий. Кроме того, нужно указать сроки для исполнения каждого пункта приказа.
6. Подпись руководителя компании или его уполномоченного лица.
7. Подписи работников, названных в приказе.

Приказ должен храниться в организации в течение 5 лет.

Образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью «Дельта»
Юр. адрес: 426008, г. Ижевск, ул. Мельничная, д. 34, оф. 13А, тел.: 8 (3412) 55-55-55
ИНН 5612342345, КПП 5672341234, ОГРН 1234321987656

Приказ № 123

г. Ижевск

«12» апреля 2020 года

О мерах профилактики новой коронавирусной инфекции на предприятии

В соответствии с Федеральным законом от 21 декабря 2014 года № 68-ФЗ «О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера», Федеральным законом от 30 марта 1999 года № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения», учитывая рекомендации Роспотребнадзора от 10 марта 2020 года № 02/3853-2020-27 по профилактике новой коронавирусной инфекции, для предотвращения распространения вируса

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Специалисту отдела кадров Романовой И.М. ознакомить всех работников с мерами профилактики новой коронавирусной инфекции, а также необходимости своевременного посещения врача при проявлении первых симптомов ОРВИ. Срок: «14» апреля 2020 года.
2. Специалисту отдела кадров Романовой И.М. организовать при входе на территорию ООО «Дельта» измерение температуры тела электронным бесконтактным термометром и отстранение от работы сотрудников с температурой тела выше 37 градусов по Цельсию. Измерение необходимо также проводить в середине рабочего дня и в конце. Срок: «14» апреля 2020 года.
3. Руководителям структурных подразделений Саратову К.Е., Никулину С.С., Бабушкину Н.М., Шишкину Л.Т не допускать на работу: работников с повышенной температурой и признаками респираторных заболеваний; работников старше 65 лет, работников, имеющих хронические заболевания, беременных женщин; сотрудников, в отношении которых приняты постановления Роспотребнадзора; граждан, вернувшихся из зарубежных поездок или проживающих с таковыми. Руководителям структурных подразделений организовать для таких своих подчиненных возможность работать дистанционно. Срок: «14» апреля 2020 года.
4. Заведующему АХЧ Суслову К.М. обеспечить все помещения ООО «Дельта» составами для дезинфекции рук. Установить санитайзеры с дезсоставами при входах в помещения, в столовой, туалетах. Срок: «14» апреля 2020 года.
5. Заведующему АХЧ Суслову К.М. организовать влажную уборку два раза в сутки с дезинфекцией выключателей, дверных ручек, перил, туалетных комнат, проветривание рабочих помещений 1 раз в 2 часа. Срок: «14» апреля 2020 года.
6. Ввести в ООО «Дельта» масочный режим.
7. Заведующему АХЧ Суслову К.М. обеспечить работников масками из расчета 1 маска на 2 часа работы. Выдачу масок фиксировать в соответствующем журнале. Срок: «14» апреля 2020 года.
8. Руководителям структурных подразделений Саратову К.Е., Никулину С.С., Бабушкину Н.М., Шишкину Л.Т отменить командировки своих подчиненных за город и за границу, рекомендовать работникам воздержаться от поездок за рубеж или в другие регионы РФ без веской причины, соблюдать социальную дистанцию в 1,5 метра.
9. Специалисту отдела кадров Романовой И.М. на основании пунктов настоящего приказа подготовить памятки для работников. Срок: «14» апреля 2020 года.
10. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Собакин / Н.И. Собакин

С приказом ознакомлены:

Романова / И.М. РомановаСуслов / К.М. СусловСаратов / К.Е. СаратовНикулин / С.С. НикулинБабушкин / Н.М. БабушкинШишкин / Л.Т. Шишкин

Классификатор приказов вам поможет

Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации. Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям

. В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов. В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы. Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»1. Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих. Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов. Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

Группа зарплатных и стимулирующих приказов

Понятия «зарплата» и «личный состав» неразделимы, поэтому данная группа приказов наиболее обширна по своему объему и многообразию. Любые изменения, связанные с работниками компании (их уровнем квалификации, ставками, разрядами, условиями работы и др.), неизбежно влекут зарплатные изменения и оформление приказов.

Например, работник повысил квалификацию и получил более высокий профессиональный разряд — это событие дает ему право на оплату труда по повышенным ставкам, что оформляется соответствующим распоряжением.

Группа приказов, призванных стимулировать работников к более производительному, продуктивному и качественному труду, также отличается разнообразием.

В арсенале работодателя существует множество средств для того, чтобы выразить своим работникам признательность за хороший труд и крепкую дисциплину труда, за высокие производственные показатели, перевыполнение плана и др.

Среди самых распространенных приказов из данной группы можно назвать следующие:

• о выплате премии;
• награждении почетной грамотой;
• поощрении ценным подарком;
• объявлении благодарности.

О типичном представителе указанной группы приказов расскажет материал .

Реестр изданных распоряжений

Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет. Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал. Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то сразу регистрируйте и храните их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.

Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл его сводится к тому, чтобы там фиксировать следующие сведения:

• регистрационный номер;
• дату подписания;
• наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
• данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
• отметку об исполнении;
• примечания, если таковые имеются.

Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация распоряжений в нем ведется заново.

Вкладка «Сортировка и группировка»

Для составления приказов с групповыми формулировками необходимо во вкладке «Сортировка и группировка» составить  формулировку приказа в поле «Шаблон для группового приказа» и указать образец  строки при перечислении студентов в поле «Шаблон строки…».  Очень важно правильно задать сортировку полей, по которым будет упорядочен приказ.  Разделители – позволяют разбивать список студентов, вставляя между списком заданную строку. Рассмотрим пример составления формулировки для приказа «отчисление» (Рисунке 5.3)

Рассмотрим пример составления формулировки для приказа «отчисление» (Рисунке 5.3)

Рисунок 5.3 – Вкладка «Сортировка и группировка»

В первом поле (шаблон для группового приказа) составляем текст аналогично индивидуальному шаблону. В следующем поле указываем шаблон строки. Обычно это только ФИО студента, поэтому указываем тег «FIO4»

При добавлении студентов в приказ, они могут быть с разных специальностей, групп, курсов и т.д. В шаблоне формулировки мы указали, что нужно выводить название специальности, на которой обучаются студенты, условия обучения и название факультета. Т.к. приказ составляется по одному факультету, то сортировать по нему нам не нужно.

Мы хотим, чтобы формулировки приказов выводились упорядоченно по специальности и основаниям. Поэтому в первую строку, ставим сортировать по специальности.

Во вторую строку указываем сортировку по основанию

Далее, нам необходимо указать название группы перед перечислением студентов. Для этого указываем сортировку по группе и в строке разделителя пишем GR1 – что означает группу, в которой обучается студент.

В результате при формировании приказа получится следующий вид:

Правила оформления приказа

Для того чтобы утвердить составленный график движения документов, руководитель должен издать соответствующий распорядительный документ.

В содержание документа обычно включаются следующие сведения:

• наименование организации — если используется фирменный бланк, то на нем, как правило, присутствуют все необходимые реквизиты компании;
• название документа, например, «Приказ № 12 об утверждении графика документооборота»;
• место составления и дата;
• дата, с которой график начинает действовать;
• цель утверждения графика — организация правильного документооборота в компании;
• порядок исполнения документов;
• приказ об утверждении графика, в соответствии с разработанным приложением;
• должностное лицо, ответственное за исполнение графика, например, главбух;
• лицо, ответственное за выполнение настоящего приказа, обычно эту функцию руководитель организации оставляет за собой;
• подпись руководителя;
• подписи ответственных лиц, упомянутых в содержании приказа.

Следует отметить, что если после утверждения приказа о документообороте, ответственное лицо нарушит график, то его можно привлечь к ответственности, например, к дисциплинарному наказанию. Кроме того, небрежное составление графика может привести к нарушению сроков подачи отчетности по налогам, что соответственно повлечет проблемы с ФНС. В свою очередь, несвоевременная оплата по контрактам может спровоцировать конфликты с контрагентами.

Поскольку унифицированная форма приказа о документообороте отсутствует, каждое российское предприятие вправе разработать и использовать собственный шаблон распорядительного акта. После издания графика, с содержанием должен быть ознакомлен каждый сотрудник, ответственный за движение документов, которые в нем упомянутых.

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 — По России, звонок бесплатный

Распечатать

Оформление поощрения сотрудника на предприятии

Если фирма решила наградить одного или нескольких сотрудников, то в обязательном порядке следует составить служебную записку или другой документ, который будет являться основанием для дальнейших действий.

Следует отличать ежемесячное премирование работников от однократного денежного вознаграждения.

Если речь идёт о материальном премировании, то данный вопрос неизбежно связан с бухгалтерией предприятия. В данном случае, должным образом оформленный приказ будет являться первичным документом, на основании которого будут производиться дополнительные начисления.

Для оформления процедуры поощрения законом предоставляется рекомендованная форма приказа, однако, следовать ей управленец может по своему усмотрению.

Если директор решил создать собственный образец приказа о поощрении, то в обязательном порядке следует делать его на фирменном бланке предприятия.

В документе должно быть указано наименование фирмы, её вид организации, адрес и идентификационный код.

При разработке индивидуального образца приказа следует указать его в положении о делопроизводстве. В дальнейшем необходимо придерживаться установленной формы документа.

Озаглавив документ и обозначив место для регистрационного номера, следует написать дату и место составления приказа.

Ниже, в левой части документа, как правило, пишется краткая преамбула, после чего описываются основания для поощрения. В данном поле следует отразить первичный документ, то есть служебную записку, в которой отражена необходимость премирования тех или иных сотрудников.

В резолютивной части документа в обязательном порядке необходимо указать Ф.И.О. премируемого лица, полное наименование его должности.

Далее следует указать числом и прописью денежную сумму, причитающуюся в качестве награды.

Если работнику присуждается государственная награда, вручается почётная грамота или звание, то об этом в обязательном порядке должна свидетельствовать запись в трудовой книжке.

Как показывает практика, кадровыми инспекторами неохотно осуществляются записи о поощрении работников в трудовых книжках и это противоречит действующему закону

Более того, запись о поощрении работника имеет важное для него значение, поскольку может сыграть роль в будущем в вопросе применения, к примеру, дисциплинарного взыскания

Приложение 1. Список ответственных лиц в подразделениях центрального аппарата за учет (перемещение) основных средств и другого имущества

ПРИКАЗ

от 8 октября 2003 года N 212

1. Назначить ответственных лиц от управлений (отделов) Госгортехнадзора России за учет, эксплуатацию, и перемещение основных средств и другого имущества в своих подразделениях (приложение 1).

2.1. Вести учет выданных на эксплуатацию материальных ценностей в своих подразделениях по установленной, форме (приложение 2).

2.2. Ежемесячно представлять сведения о перемещениях, ремонте материальных ценностей, а также об установке нового оборудования по установленной форме (приложение 3) в Отдел организации конкурсных закупок для государственных нужд и социального развития.

3. Заведующей хозяйством Отдела организации конкурсных закупок для государственных нужд и социального развития (Дроздова П.Б.) обобщать и представлять до 10 числа каждого месяца сведения, полученные от ответственных лиц за учет, эксплуатацию, ремонт и перемещение основных средств и другого имущества в Отдел бухгалтерского учета и отчетности по установленной форме (приложение 4).

4. Отделу бухгалтерского учета и отчетности (Чирков В.М.) вести учет материальных ценностей в соответствии с положением о бухгалтерском учете.

5.1. Приобретение программного обеспечения для сопровождения информации о наличии, движении, ремонте и списании основных средств в центральном аппарате Госгортехнадзора России.

5.2. Обучение ответственных лиц по вышеуказанному программному обеспечению.

6. Контроль за выполнение настоящего приказа возложить на заместителя начальника Госгортехнадзора России Челышева А.Н.

Начальник Госгортехнадзора РоссииВ.М.Кульечев

Приложение 1к приказу Госгортехнадзора Россииот 8 октября 2003 года N 212

1. Управление по надзору в угольной промышленности — заместитель начальника управления Шмелев В.А.

2. Управление по надзору в горнорудной промышленности — ведущий специалист Горохова В.В.

3. Управление по надзору за охраной недр и геолого-маркшейдерскому контролю — начальник отдела Козаченко М.Г.

4. Управление по надзору в нефтяной и газовой промышленности — главный специалист Исаева Н.Ф.

5. Управление по надзору в химической, нефтехимической и нефтеперерабатывающей промышленности — главный специалист Селиванова Т.А.

6. Управление по котлонадзору и надзору за подъемными сооружениями — ведущий специалист Семенова И.В.

7. Отдел газового надзора — ведущий специалист Нечай В.М.

8. Отдел по надзору в металлургической промышленности — главный специалист Черников А.И.

9. Отдел по надзору за безопасным транспортированием опасных веществ — главный специалист Печникова Н.М.

10. Отдел по надзору на взрывоопасных объектах хранения и переработки зерна — ведущий специалист отдела — Васин А.М.

11. Управление делами — начальник отдела Трофимов Г.И.

12. Научно-техническое управление — начальник отдела Семенов Ю.А.

13. Отдел информатизации — заместитель начальника отдела Гребенюк В.Н.

14. Управление международных и правовых отношений — ведущий специалист Алексеева Е.В.

15. Финансово-экономическое управление — главный специалист Тимаков М.В.

16. Отдел организации конкурсных закупок для государственных нужд и социального развития — заведующая хозяйством Дроздова П.Б.

17. Отдел бухгалтерского учета и отчетности — ведущий специалист Ширяева Т.А.

18. Управление кадров и спецработы — ведущий специалист Пивоварова Р.А.

Начальник Отдела организации конкурсных закупок для государственных нужд и социального развития В.В.Фанайлов

Приложение 2 к приказу Госгортехнадзора Россииот 8 октября 2003 года N 212

Подпись ответственного лицаПояснение:Графы 6-8 заполняются Отделом конкурсных закупок для государственных нужд и социального развития.

Правила составления приказов: пошаговая инструкция

Для того чтобы разобрать правила оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — образец указа об утверждении штатного расписания.

Все ПОД составляются по идентичному алгоритму и имеют схожую структуру.

Рассмотрим пошагово, как составить распоряжение по основным видам деятельности в соответствии с новым ГОСТ:

1. Документ должен быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху необходимо указать полное (краткое) наименование учреждения, а также его эмблему и товарный знак (при наличии).
2. Ниже прописывается наименование вида документа — приказ, место составления (издания) (город или иной населенный пункт) и его реквизиты (регистрационный номер, дата). Нумерация приказов по основной деятельности сквозная, то есть каждому указу присваивается порядковый номер. Нумерация открывается с начала нового года и заканчивается последним рабочим днем отчетного периода.
3. Ставится заголовок — тема распорядительной документации.
4. Преамбула — текст, предваряющий указания руководства. В нем необходимо определить причину издания документа, а также норматив, на который ссылается руководитель. Завершить вводную часть нужно словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (всегда заглавными буквами).
5. Далее перечисляются поручения, сроки их выполнения, назначаются ответственные лица и лицо, контролирующее ход выполнения распоряжений.
6. После перечисления всех параграфов указания подписываются руководителем или иным уполномоченным лицом по схеме: должность — подпись — расшифровка подписи. При наличии ставится печать.
7. Завершается документ разделом, где ставят подписи все лица, которые указаны в тексте. Подпись является подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с редакцией указа. Также в обязательном порядке подписывается работник, ответственный за разработку данного документа.

Если указ требует закрепления дополнительной информации, составляются приложения, которые являются неотъемлемой частью ПОД. Их наличие прописывается в тексте указа, а сами приложения нумеруются по порядку и также подписываются руководителем.

Новый норматив позволяет оформлять распорядительный документ на лицевой и оборотной сторонах листа. При этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должна быть одинаковой.