Образец докладной записки. докладная записка о невыполнении должностных обязанностей: образец

Виды докладной записки

Существует условное разделение докладных по тематике, примерное направление которых понятно из названия:

• Отчетные. Чаще всего применяются именно такие докладные. Их составление заранее регламентируется вышестоящей структурой для контроля над параметрами, которые регулярно нуждаются в несложном, но непрерывном контроле.
• Инициативные. Подаются руководству нерегулярно в случаях, когда у подчиненных есть предложение по рационализации или оптимизации процессов на предприятии.
• Информативные. Пишутся для уведомления вышестоящих сотрудников о неких резких изменениях (часто негативных) в налаженной работе отдела или фирмы. В таких случаях обычно требуется быстрая реакция руководства, чтобы не понести потери либо не упустить возможную прибыль.

Вне зависимости от тематики, документ может быть:

• Внутренним. Для решения вопросов, возникающих внутри учреждения, применяются внутренние докладные. Решения после их рассмотрения принимают собственные сотрудники организации.
• Внешним. Внешняя докладная составляется для посторонней организации, которую стремятся вовлечь в процессы, происходящие в собственном учреждении.

Как составляются такие докладные записки, рассмотрим далее.

ПОНЯТИЕ ОСКОРБЛЕНИЯ СОГЛАСНО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВУ

Согласно Кодексу административных правонарушений РФ, оскорблением может считаться совокупность слов или действий, направленная на умышленное унижение чести и достоинства личности и выраженная в неприличной форме. Данное правонарушение подразумевает наличие адресата – жертвы неправомерных действий  и их исполнителя – обидчика.

В случае оскорбления на рабочем месте можно выделить следующие их категории:

• Оскорбление посторонним лицом: клиентом, поставщиком или иным посетителем;
• Оскорбление начальником какого-либо конкретного подчиненного или даже целого подразделения;
• Оскорбление о лица коллеги.

Опираясь на статистику, можно твердо заявить о том, что огромное количество людей постоянно претерпевают подобные нарушения прав человека, но не следует оставлять их без внимания, особенно если это происходит с завидной постоянностью. В первую очередь данная проблема должна вызвать желание наказать обидчика – это здоровая реакция нормального человека.

В таком случае стоит не вступать в конфликтную ситуацию, а довести информацию о ней до вышестоящего руководства. Способом такого донесения можно выбрать написание докладной записки. О том, как правильно ее оформить читайте далее.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ СОГЛАСНО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВУ

Как было сказано выше, для донесения информации до руководства организации используется докладная записка. По определению, этот документ, который чаще всего адресуют именно начальнику структурного подразделения или руководителю организации, должен содержать обстоятельное изложение составителем некого вопроса со всеми выводами и предложениями.

Законодательство не предусматривает разделение информационно-справочной документации на типы, поэтому термин «докладная записка» не фигурирует ни в каких нормативных актах, а его определение ничем четко не регламентировано. Несмотря на это документ имеет номер по ОКУД – 0286041.

Что понимают под оскорблением

Оскорблением являются такие действия, которые унижают честь и достоинство лица.

Характерными особенностями оскорбления будут следующие факторы:

• целенаправленное осуществление оскорбляющих выпадов;
• оскорбительные действия могут быть выражены: в форме нецензурных выражений, в сравнении с представителями животного мира или предметами, в демонстрации неприличных жестов.

Оскорбление не во всех случаях означает использование нецензурных выражений. Нарушением будут считаться также словосочетания, состоящие из литературных слов, но имеющие оскорбительный смысл.

Оскорбление может быть выражено устно или письменно, посредством аудио или видеозаписи. Следует рассмотреть на конкретном примере, что будет признано оскорблением и административным правонарушением, а что – нет.

На почту пришел мужчина, чтобы забрать заказное письмо. Заметив большую очередь, он стал возмущаться, применив ненормативные выражения.

Этот поступок нельзя расценивать как оскорбление. Если бы представитель сильного пола направил эти слова в адрес определенной сотрудницы организации, то тогда это можно было бы считать оскорблением.

Оскорбление на работе – это разновидность административного нарушения.

Оскорбительные выпады в ходе трудовой деятельности могут быть произнесены:

• коллегой;
• руководителем;
• посторонним человеком.

Внимание! Узнайте подробности здесь

Обязательно ли составлять докладную записку об отсутствии сотрудника

Докладная записка на сотрудника представляет собой документ, составляемый ответственным лицом при отсутствии работника на месте работы, с целью доведения до сведений руководства факта совершения дисциплинарного проступка.

Вместе с этим документом происходит также оформление такого документа, как акт об отсутствии работника на рабочем месте. В нем производится фиксация точного времени и даты отсутствия физлица, с которым заключен трудовой контракт, а также какие меры были предприняты, для того чтобы связаться с ним.

После того, как оба бланка оформлены, они должны быть направлены администрации компании, которая, изучив все обстоятельства случившегося, должна принять решение в отношении данного сотрудника. Например, увольнения его за прогул.

Однако, к этой процедуре необходимо подойти серьезно, соблюсти все установленные законодательством мероприятия, полноту отражения фактов на бумаге, описывающих совершенный работником проступок.

Внимание: чем больше подтверждающих документов, правильно оформленных, тем больше у руководства возможности уволить провинившегося сотрудника.

Рекомендуется докладную составлять сразу же в момент неявки работника на его место работы, а не по мере возникновения необходимости в этом документе.

Обязательно нужно проверить, что случившееся действительно является прогулом, а не вынужденным отсутствие работника по уважительным причинам, к примеру по болезни.

Это можно сделать, если попытаться обратиться к этому отсутствующему сотруднику через доступные средства связи для объяснений.

В ситуации, когда работник не выходит на контакт или у него нет уважительных причин для отсутствия, необходимо подготовить докладную на имя руководства.

Этот бланк не включается в состав обязательных документов, фиксирующих проступок работника. Однако, она также является доказательством этого нарушения и свидетельствует о происшедшем.

Внимание: на малых субъектах руководитель может следить за работой каждого сотрудника, поэтому докладные, как правило, не составляются. Тем не менее даже для них желательно подготовить этот бланк, как только будет зафиксировано отсутствие на месте работника свыше 4 часов.. Составитель докладной может в этом документе описать не только произошедшие события, но и попросить принять соответствующие меры

Составитель докладной может в этом документе описать не только произошедшие события, но и попросить принять соответствующие меры.

Такое часто происходит на больших предприятиях, когда директор компании может не знать, что именно произошло или же непосредственный начальник просит снизить меру наказания за проступок.

Однако, информация докладной должна носить информационный характер, рекомендовать меры, а не указывать руководству, что именно ему делать.

Важность докладной повышается, когда работника планируется привлечь к материальной ответственности. Ведь в этом случае она обязательно должна включаться в пакет подтверждающих документов

Важно:чтобы расторгнуть трудовой контракт с сотрудником, одной докладной будет мало. Главная роль в этом случае принадлежит акту об отсутствии на рабочем месте, который оформляется комиссией, а не одним должностным лицом.

Как правильно составить докладную

Инициировать написание записки может любой сотрудник предприятия. Но не стоит забывать о правилах субординации. На имя генерального директора документ составляет руководитель структурного подразделения. Нижестоящие сотрудники должны сначала обсудить возникающие вопросы со своим непосредственным начальником. А уже последний, если посчитает необходимым, сообщит об этом в главную дирекцию.

Сотрудникам разрешается напрямую направить документ генеральному директору, но с подписью непосредственного начальника. Исключение – жалоба на начальника подразделения. В этом случае его подпись не требуется.

Структура записки

Структура докладной записки имеет некоторые моменты, которые обязательны к соблюдению:

1. События, причины, факты, из-за которых пришлось составить докладную. То есть получателю сразу должно быть понятно, что произошло.
2. Варианты решения проблем и пути выхода из сложившейся ситуации, предлагаемые автором.
3. Выводы и рекомендации автора.

Оформление

Требования к составлению докладной записки отражены в ГОСТ 6.30-2003. Документы, составленные с ошибками, могут потерять юридическую силу. Соответственно, при возникновении спорных ситуаций, не смогут выступить в качестве доказательственной базы.

Оформление внутренней докладной

Внутренняя докладная пишется как на компьютере, так и собственноручно на листе формата А4. Специальный бланк для неё не предусмотрен. В ней должно быть отражено:

1. Наименование подразделения, от которого направляется записка. Эти сведения размещают в верхнем левом углу.
2. Получатель записки (фамилия и инициалы), его должность и наименование подразделения. Указываются в правом верхнем углу.
3. Название документа должно быть размещено посередине листа (допускается выравнивание по левому краю) и написано заглавными буквами, то есть ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
4. Ниже указывается дата подписания докладной в формате день, месяц, год арабскими цифрами.
5. Далее коротко излагается суть записки.
6. Содержание составляется тремя обособленными блоками.
7. В конце указывается должность автора, ставится его подпись с расшифровкой.

Оформление внешней докладной

Внешняя докладная записка – это, по сути, исходящий документ, который составляется на фирменном бланке организации. Вышеуказанные сведения в правилах внутренней докладной, распространяются и на внешнюю, но с добавлением нескольких моментов:

1. Обязательное присутствие сведений об организации-отправителе.
2. Данные об организации-получателе должны включать в себя наименование организации, индекс и полный адрес.
3. Обязательно указание города, где был составлен документ.
4. Подзаголовок, размещаемый ниже названия документа. Например, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, а ниже – «Касательно…» или «О…». То есть читающий сразу поймёт, о чём дальше будет идти речь.
5. Документу присваивается исходящий номер в канцелярии предприятия.
6. Обязательное отражение информации о составителе (исполнителе) письма с указанием контактного номера телефона.

Отличительные особенности докладной записки от служебной и объяснительной

Внутренний обмен деловой информацией предполагает помимо докладных, возможность подачи:

• служебных записок;
• обязательных при определенных обстоятельствах письменных объяснений.

Служебную записку по существу можно определить как одну из разновидностей докладной.

Применяется такого рода документ для внутреннего пользования, обмена информацией между сотрудниками, не подчиняющимися друг другу.

Подают служебные записки для получения необходимой информации, либо сообщая сведения, касающиеся производства другому отделу. Например, подготовив служебную записку, главный бухгалтер предприятия информирует структурные подразделения о смене банковских реквизитов.

Согласно трудовому законодательству, для принятия руководителем решения о выборе меры привлечения к дисциплинарной или в предусмотренных законом ситуациях, материальной ответственности, должны быть соблюдены процессуальные требования.

С виновного подчиненного берут письменные объяснения, помогающие разобраться в причинах совершенного проступка, принять объективное решение. При отказе писать объяснительную, составляется соответствующий акт.

Например, при обжаловании увольнения в надзорные органы или суд, руководителю придется не только восстановить с нарушением уволенного сотрудника в прежней должности, но и выплатить компенсацию среднего заработка за время вынужденного прогула.

Цель объяснительной – дать пояснения нарушения дисциплины, невыполнение своевременно задания, и тому подобное.

Любая докладная может начинаться с фразы «довожу до вашего сведения», образец объяснительной имеет произвольную форму:

Должность руководителя,фамилия, инициалы имени, отчестваполностью фамилия, имя, отчество сотрудника,структурное подразделение, являющееся основным местом работы,занимаемая должность (профессия) 

Объяснительная записка 

«__»­_________ 2019 года я опоздал(а) на работу в связи (указать причины нарушения дисциплины труда и внутреннего распорядка).Приложение: (при наличии документов, подтверждающих обоснованность проступка, перечислить списком).

Дата подпись инициалы имени, отчества, фамилия. 

Так же, как и докладную, для решения производственных задач, в рамках взаимодействия между различными отделами, структурными подразделениями, служебную записку можно начать фразой «довожу до вашего сведения».

Образец служебной записки:

Директору ООО «Гермес»Леонову А.П.от менеджера по продажамФедонюк Натальи Валерьевны 

Служебная записка 

Довожу до Вашего сведения, что с 25.11.2019 по 25.12.2019 года, согласно Приказу № 54 от 22.11. 2019 г., я находилась в служебной командировке в ООО «Астра», расположенном в г. Шахты, Ростовской области.

Для проезда к месту выполнения поручения и обратно был использован личный автомобиль марки ВАЗ 2106, номер государственной регистрации М346РО 123.

Во время пребывания в командировке проживала у родственников.

Отбыла 25.11.2019 в 7ч 00 мин.

Прибыла 25.12.2019 в 19ч 00 мин.

Приложение:

• кассовый чек на заправку в г. Ростове 25.11.2019;
• кассовый чек на заправку в г. Шахты, Ростовской области от 25.12.2019;
• отчет о проделанной работе. 

27.12.2019 г. подпись Н.В. Федонюк

Для наглядности отличий разного рода письменных обращений, используемых в делопроизводстве, приведем таблицу:

Вид записки	Цель	Кому адресуют	Суть содержания	Примеры
Докладная	Информируют о конкретной ситуации, факте, выполнении работы. Обосновывают выводы, вносят предложения.	Вышестоящему должностному лицу.	1 часть – причины и мотивы, послужившие для написания 2 часть – информирование, анализ ситуации 3 часть – выводы, предложения, просьбы.	Предложение о премировании, повышении сотрудника и так далее.
Служебная	Оперативно передают в письменном виде информацию между отделами, получают ответы на запросы, уточняют данные поручения.	Лицу, состоящему на одном уровне управления с составителем записки. Адресат и составитель не подчиняются друг другу.	Заявка на пропуск сотрудников в выходной день, оповещение о ремонтных работах в офисе, прочее.
Объяснительная	Объяснить причины совершения проступка, что стало основанием конкретных действий.	Собственнику или первому руководителю, непосредственному начальнику.	Описываются причины и мотивы написания записки, их объяснение. Не содержит выводов и просьб.	Объяснение прогула, невыполнения задания, перерасхода средств компании и тому подобное.

ПРИЧИНЫ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК

Согласно специфическим особенностям, докладная записка предназначена для того, чтобы проинформировать руководство и побудить его к действию. На это могут быть следующие причины:

• Желание урегулирования проблемных моментов с другими сотрудниками;
• Внесение предложений по увеличению производительности;
• Желание донесения до руководства информации о нарушениях внутреннего распорядка;
• Желание провести разбирательство по поводу неправомерных действий иного сотрудника;
• Желание донесения своей позиции в конфликтных ситуациях с другими сотрудниками или руководством;
• и т.д.

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

25.08.2016 г.

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ СОГЛАСНО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВУ

Как было сказано выше, для донесения информации до руководства организации используется докладная записка. По определению, этот документ, который чаще всего адресуют именно начальнику структурного подразделения или руководителю организации, должен содержать обстоятельное изложение составителем некого вопроса со всеми выводами и предложениями.

Законодательство не предусматривает разделение информационно-справочной документации на типы, поэтому термин «докладная записка» не фигурирует ни в каких нормативных актах, а его определение ничем четко не регламентировано. Несмотря на это документ имеет номер по ОКУД – 0286041.

Адвокат Анисимов Представительство и защита в суде

В тексте необходимо подробно описать случившееся, указать, в чем именно состояло хамское поведение сотрудника. На основании изложенного высказывается просьба рассмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании в отношении работника. Дисциплинарное взыскание назначается с помощью приказа руководителя. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять оптимальное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательный), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй — излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

В каких случаях документ нужен

Записка, являясь внутренним документом организации, позволяет обеспечивать горизонтальные связи между разными отделами. В данном случае – проинформировать руководство о внештатной ситуации, которую инициировал тот или иной сотрудник. Руководство, в свою очередь, обязано этот документ рассмотреть и предпринять необходимые действия для устранения неполадки. Поскольку речь идет о докладной записке, действия должны быть совершены в отношении сотрудника. Решение о введении (или не введении) наказания принимает руководство: провинившемуся сотруднику может грозить как дисциплинарное взыскание, так и увольнение из организации.

Законодательно форма и причина написания документа не регламентируются, но унифицированная форма составления документа может быть утверждена локальными актами организации. Среди причин написания записки, как правило, выступают:

Наличие у сотрудника необходимости выразить свою точку зрения в случае возникновения продолжительной конфликтной ситуации;
Появление у инициативного работника идеи по улучшению организации, как по созданию лучших условий труда, так и по общей рационализации производственной деятельности;
Появление необходимости привлечь внимание руководства в случае проступка кого-то из сотрудников: будь то некорректное поведение или невыполнение поставленных перед ним производственных задач;
Неправомерная передача полномочий подчиненным;
Несогласия работника с тем или иным решением руководства организации;
Возникновение ситуации, которая могла принести организации материальный или иной ущерб;
Достижение сотрудником определенных успехов, за которые, по его мнению, он должен быть награжден (премирование и т.д.);
Возникновение споров административного или производственного характера;
Появление необходимости в создании отчета, фиксирующего определенный этап деятельности организации и т.д.

Учет служебных записок на предприятии

Делопроизводственная служба предприятия выполняет ряд важных функций, среди которых особняком стоит одна задача: создание условий для оперативного поиска необходимой документации. В нашем случае – бумаг, передаваемых руководству, и информации, их сопровождающей. В целях обеспечения оперативности и систематизации используются регистрационные формы документов.

Почему документы необходимо регистрировать? Дело только в удобстве поиска документов? Служебные, объяснительные и, конечно, докладные записки имеют, как и любой документ, определенную семантическую нагрузку, но дело не только в этом. Потребность в регистрации связана в первую очередь с необходимостью получения резолюции от начальства, то есть вердикта, постановления высшего руководителя. То есть регистрационные формы нужны не только для обеспечения оперативности поиска, систематизации (учета) документов, но и контроля за их исполнением.

В зависимости от особенностей делопроизводства, организация может выбрать наиболее удобную форму регистрации внутренних (и иных) документов: журнальную, карточную или автоматизированную.

Рассмотрим подробнее каждую форму:

1. Начнем с самой распространенной формы – журнальной. Раньше она использовалась повсеместно, поскольку документооборот был не такой большой, нужная информация хранилась в хронологическом порядке, для разных форм документов существовали разные журналы. Сейчас у сотрудников делопроизводственной службы работы стало значительно больше, и особенности, преимущества журнальной системы стали ее недостатками: из-за хронологической систематизации, чтобы найти нужную страницу, приходится перелистывать весь журнал. Усугублялось это тем, что для разных категорий документов существовали разные журналы: например, та же докладная записка может находится в одном журнале, а резолюция начальства – в другом. С регистрацией документов в хронологическом порядке связан еще один недостаток: вести журнал может только один человек, на что уходит много времени (особенно, если документов немало). Также журнальная система не позволяет обеспечивать контроль за своевременным исполнением документов, затормаживая информационно-справочную работу.
2. Недостатки журнальной системы во многом нивелируются карточной формой регистрации. Во-первых, храниться карточки могут в любом порядке, что обеспечивает их оперативный поиск. Во-вторых, в процессе регистрации могут быть задействованы сразу несколько человек, что минимизирует время, затраченное на оформление. Форму карточки можно зафиксировать в соответствующем локальном нормативном акте – инструкции по документационному обеспечению управления или, как она чаще называется, инструкции по делопроизводству.
3. Но наиболее удобной, на наш взгляд, является автоматизированная система. Чтобы вести делопроизводство с ее помощью, необходимо иметь определенное программное обеспечение. Вся необходимая информация содержится в электронной базе данных, а доступ к единой базе обеспечивает контроль за исполнением документов.

Требует внимания

Немногим выше мы упомянули особый нормативный акт – инструкцию по делопроизводству. Следует рассмотреть ее детальнее, поскольку в ней фиксируется информация о правилах регистрации и учета документов.

В инструкции по делопроизводству обязательно должны быть зафиксированы следующие положения:

• Документы, не подлежащие регистрации;
• Документы, подлежащие регистрации;
• Действия, совершаемые в случае повторного поступления бумаги (применяется для входящих документов).

Важно учитывать, что в инструкции по делопроизводству не должно быть неясных формулировок. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 утверждает, что регистрировать нужно только важные документы

В инструкции нужно указать конкретный перечень этих документов. Более того, недостаточно просто указать документы, которые нужно регистрировать

Также стоит обратить внимание на ряд других факторов, таких как:

• Место, время и порядок регистрации;
• Принцип создания регистрационного номера;
• Форма регистрации;
• Вносящиеся в эту форму реквизиты, правила их заполнения;
• Нормы учета движения документом по завершении процесса регистрации;
• Принцип регистрации.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Это один из наиболее распространенных видов служебных записок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, например об опозданиях на работу или игнорировании распоряжений администрации. Такой документ может стать инициативным, то есть когда коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника. Бывают ситуации, когда докладная на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное за контроль лицо должно будет сообщить об этом. Согласно ст. 193 ТК РФ , перед применением административного взыскания руководитель должен взять объяснительную у сотрудника. Это обязанность администрации, при неисполнении которой решение о наказании может быть признано незаконным. Служебная записка чаще всего становится основанием для написания объяснительной — это один из наиболее распространенных способов получения руководством информации о нарушении дисциплины или отказе от исполнения кем-либо из работников своих обязанностей.

Для чего нужна и когда оформляется докладная записка?

Докладная записка всегда адресуется вышестоящим должностным лицам. Согласно классификатору ОКУД, она помечена под номером 0286041 и введена для стандартизации процесса информационного обмена между компанией и ее работниками.

Функции докладных записок разнообразны:

1. Информационная – служит уведомлением руководству о какой-либо проблеме, которую нужно решить в скором времени, чтобы сотрудники могли беспрепятственно выполнять должностные обязанности.
2. Менеджмент – сотрудники могут предложить иные, более продуктивные решения производственных или административно-хозяйственных проблем.
3. Локально-социальная – документ помогает разрешать конфликтные ситуации, доносить сведения о принятии решения, настроении внутри коллектива и прочее.
4. Подготовка отчетности – регулярных отчетов, известий об успешном выполнении дополнительного задания, происшествиях, которые возникли в ходе работы и прочего.

С учетом причин и задач докладных записок, их можно определить на 3 большие категории.

Группы бывают такими:

1. Информирующая – доносящая о любых действиях или ситуациях, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей.
2. Отчетная – докладывает о завершении, начале процесса, его результатах и прочее.
3. Инициативная – в ней автор вносит предложения по работе.

По типу адресата докладные подразделяются на внешние (направляемые руководителям других учреждений) и внутренние (предназначенные руководителям своей организации).

По типу содержания:

• достижения и представления на награждение;
• невыполнении обязанностей или нарушении дисциплины какого-либо лица;
• несоблюдение трудового распорядка лицом.

Оформляться записка может и в других случаях, если подобная практика обычна для конкретного предприятия.

Чем отличается от служебной?

Служебная записка подразумевает обмен информацией или предложениями между субъектами одинакового статуса. А при оформлении докладных всегда соблюдается принцип субординации: документ направляется вышестоящему по должностной лестнице лицу.

К тому же, служебная не имеет своего кода по ОКУД, а также закрепленных в ГОСТ правил оформления. Можно обобщено сказать, что jyf является «облегченным» вариантом, потому что по сути не может быть направлена главе всей организации.

Как оформить?

Этот вид документации создается по правилам, приведенным в ГОСТ 6.30-2003. Записка оформляется на обычном листе, наличие специализированных бланков не предполагается.

Унифицированная форма для внутренней и внешней докладной:

1. В верхнем левом углу приводится наименование подразделения и ФИО работника.
2. В противоположном углу (правом верхнем) указывается, на чье имя составлен документ.
3. Ниже по центру листа приводится наименование с заглавной буквы без знаков препинания. Ниже приводится дата оформления документа.
4. В основной части расписывается проблема, из-за которой была составлена. Чаще всего этот раздел оформляют в виде трех раздельных блоков (каждый с нового абзаца): причины составления, варианты решения проблемы, выводы и рекомендации автора.
5. В нижней части составитель указывает свою должность, ставит подпись и расшифровывает ее.

При оформлении внешней записки нужно добавить несколько реквизитов:

• адрес компании-адресанта;
• адрес и название адресата.

Канцелярия предприятия-составителя также обязана присвоить письму исходящий номер и отразить на конверте всю контактную информацию об авторе.