Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству: полезные советы для любой организации

О ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИИ ЛНА

В некоторых организациях количество регламентирующих документов исчисляется сотнями. В теории менеджмента даже считается, что стремление регламентировать процессы – характерный признак зрелой и стабильной компании. Но ЛНА есть и в малых организациях: это и правила внутреннего трудового распорядка, и инструкция по делопроизводству, которую как раз сейчас создает секретарь. Со временем количество регламентов будет только увеличиваться, причем их авторами будут самые разные сотрудники, в том числе и очень далекие от делопроизводства

Тем более важно помочь им, утвердив правила оформления ЛНА. Содержанием документ наполнит его автор

Виды ЛНА в организации

Из всего многообразия видов ЛНА секретарь должен выбрать те, которые будут утверждать в организации. Список таких ЛНА перечислен в Таблице 1.

Цели издания ЛНА можно позаимствовать из пп. 3.4, 3.6 Примерной ИД. Список используемых ЛНА не должен быть закрытым, рекомендуем дополнить его фразой «и другие». Это позволит не вносить изменений в инструкцию, когда организация «дорастет» до регламентирования процессов и в ней появятся новые виды ЛНА.

Особенности утверждения и введения ЛНА в действие

Есть два варианта утверждения ЛНА: лично директором (когда в гриф утверждения входит слово «УТВЕРЖДАЮ») или приказом по основной деятельности. В организации нужно использовать оба способа.

Руководитель лично утверждает ЛНА в случае, когда документ может вступить в силу немедленно. При этом такой ЛНА не должен подразумевать ознакомления с ним кого бы то ни было, обучения, отмены или изменения других ЛНА, – то есть любых действий, без совершения которых использование этого ЛНА будет затруднительно или неправомерно. Такими ЛНА являются, например, штатное расписание или номенклатура дел.

В противном случае ЛНА следует утвердить приказом, в котором нужно зафиксировать все события, которые должны сопровождать или предварять введение документа в действие. Поэтому между утверждением документа, которое наступает в момент подписания приказа, и введением его в действие должно пройти несколько дней. Например, когда инструкция по делопроизводству будет готова и секретарь соберется составлять проект утверждающего ее приказа, потребуется заложить запас времени на ознакомление с новым ЛНА всех работников и размещение ее в корпоративной сети.

Утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

Утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

Разработан ВНИИДАД в 2014 году.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

• положения о документообороте;
• инструкции;
• правила;
• регламенты.

Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

• в целях обеспечения юридической силы документа;
• для оперативной обработки документа;
• для оперативного поиска документа;
• для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

ЗАЧЕМ ИЗУЧАТЬ МР ПО РАЗРАБОТКЕ ИД 2020?

МР по разработке ИД 2020 предназначены для подразделений государственных органов, органов местного самоуправления, ответственных за организацию и ведение делопроизводства. Для всех остальных организаций они носят справочный характер. Это значит, что в любой организации могут изучить новые положения этого документа, дополнить ими локальную инструкцию по делопроизводству и тем самым сделать их обязательными и «для себя».

МР по разработке ИД 2020 не противоречат действующим стандартам и правилам делопроизводства, а уточняют и дополняют их. Значительная часть новой информации – об обращении с электронными документами и использовании СЭД.

Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно4. Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

• организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
• никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.

Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

• применение стандарта оправдано экономически;
• позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
• применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

• исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
• руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
• служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед службами делопроизводства организаций (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.

Изменения в названии стандарта обусловлены тем, что новый стандарт не имеет жесткой привязки к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В новом стандарте эта система не упоминается ни в названии, ни в разделе 1 «Область применения». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 требования стандарта распространялись только на документы, включенные в раздел 02 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). В связи с тем, что УСОРД с 1993 г. не ведется и раздел 02 ОКУД включает лишь очень незначительную часть унифицированных форм организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не связан с УСОРД и распространяется на все организационно-распорядительные документы, в т.ч. включенные в ОКУД. Перечень организационно-распорядительных документов, которые приведены в разделе 1 «Область применения» и на которые распространяется действие стандарта, не является закрытым и имеет, скорее, иллюстративный характер.

Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов.

Связанный материал

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

№ 02 / 2021

Связанный материал

Анализ нормативной базы по делопроизводству в организации – работа над ошибками

№ 03 / 2021

СТАНДАРТЫ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Результаты работы организации зависят от системы управления, а создание документов и управление ими – неотъемлемая часть любого делового процесса организации. Персонал, работающий с документами, должен быть квалифицированным, знать свои обязанности и понимать ответственность за их недобросовестное выполнение. Об этом написано в международных стандартах, содержащих требования к системам менеджмента (например, в часто внедряемом на российских предприятиях ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»). Не секрет, что в нашей стране принятие принципов, зафиксированных в этих стандартах, дается непросто – многие воспринимают их как изложенную непростым языком теорию, не имеющую ничего общего с действительностью. Но положения этих документов на самом деле очень полезны.

Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019);

2. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011).

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:

• всех участников процесса создания документов;
• лиц, участвующих в управлении документами;
• всех пользователей документных систем.

Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).

Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

• Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
• Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
• Права — дается перечень прав специалиста.
• Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

ЧТО ФИКСИРОВАТЬ В РАЗДЕЛЕ?

В этом разделе инструкции по делопроизводству следует рассказать о правилах оформления основных видов документов, используемых в организации. К ним относятся:

• локальные нормативные акты (далее – ЛНА);
• распорядительные документы (приказы, распоряжения);
• протоколы;
• письма;
• акты;
• записки.

При составлении этого раздела рекомендуем руководствоваться следующими документами:

1. Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная ИД);

2. Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – МР по разработке ИД).

Из этих двух документов коммерческой организации рекомендуем использовать Примерную ИД, а государственной – МР по разработке ИД.

КАК АДАПТИРОВАТЬ ИНСТРУКЦИЮ ДЛЯ УДОБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ

Утвержденная директором инструкция по делопроизводству – результат огромной работы, но это еще не все. Теперь нужно адаптировать инструкцию для пользования. Для этого файл инструкции нужно доработать средствами MS Word.

Создаем навигацию

Если заголовки в тексте инструкции отмечать именно как заголовки (см. меню Стиль в MS Word), а не просто выделять жирным шрифтом или курсивом, то документом будет удобнее пользоваться. При нажатии сочетания клавиш Ctrl+F слева откроется меню Навигация, и пользователю достаточно одного клика по заголовку, чтобы перейти в нужный раздел.

Вводим полнотекстовый поиск

Готовую и утвержденную инструкцию по делопроизводству нужно сохранить в неизменяемом формате. Например, файл MS Word сохранить как PDF. Тогда в нем будет доступен полнотекстовый поиск, будут работать гиперссылки и заголовки.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Этот раздел – первый в любом локальном нормативном акте (далее – ЛНА), он является обязательным. В самом первом пункте указывают наименование организации – автора инструкции, а также сокращение для него, которое будет использовано далее в тексте документа: «Общество», «Компания», «Организация» и т.д.

Основное содержание «Общих положений» приведено в Методических рекомендациях.

Таким образом, в раздел «Общие положения» рекомендуется поместить  четыре информационных блока:

• назначение инструкции;
• область применения;
• правовые основания разработки;
• порядок применения.

Локальными правилами разработки корпоративных регламентов может быть дополнительно предусмотрено помещение в разделы «Общие положения» правил утверждения, внесения изменений, ответственности за неисполнение внутренних нормативных актов.

Назначение инструкции

В этом блоке раздела «Общие положения» разработчику предстоит сформулировать главную цель инструкции. Для чего она создается? Какие проблемы решит введение в действие этого ЛНА? Для создания этого блока можно использовать следующую формулировку.

Также предлагаем изучить, как именно сформулированы цели локальной инструкции по делопроизводству в Примерной инструкции.

Внимательно изучив текст приведенных извлечений, легко составить собственную цель разработки и введения в действие инструкции по делопроизводству. Если в компании принято разбивать основную цель на более мелкие задачи, то сформулировать их намного легче, чем одну общую фразу о назначении документа. В качестве задач могут выступать:

• создание единой системы делопроизводства в организации;
• установление порядка работы с документами в организации;
• регламентирование основных правил делопроизводства и документооборота, а именно правил учета, подготовки, оформления, согласования, контроля исполнения, хранения документов;
• систематизация требований к составлению и оформлению управленческих документов;
• унификация форм основных управленческих документов;
• сокращение трудозатрат и материально-технических средств в процессе создания и обработки документов.

Назначение инструкции, ее главная цель и задачи располагаются в самом начале раздела «Общие положения».

Кожанова Е.Н. Инструкция по делопроизводству: общая информация // Секретарь-референт. 2021. № 2. С. 35–37.

Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

ПРИЗНАКИ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ (ЛНА)

В юриспруденции существует понятие «нормативный правовой акт». Нормативные правовые акты высшего, государственного, уровня содержат нормы права, обязательные для всех граждан государства. Это, например, Конституция РФ, федеральные законы, кодексы, указы Президента. В отличие от общегосударственных локальные нормативные акты действуют в рамках одной или нескольких организаций и обязательны только для их работников.

Проще говоря, локальный нормативный акт «Инструкция по делопроизводству ООО «АБВ» обязательна только для работников ООО «АБВ». За несоблюдение локальных нормативных актов работники организации могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

Существенные признаки нормативного правового акта перечислены в п. 9 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.11.2007 № 48 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части». По аналогии можно определить и главные признаки ЛНА. Как и все нормативные правовые акты, они:

Издаются в установленном порядке. Каждый ЛНА проходит маршрут от подготовки проекта документа до утверждения его генеральным директором либо специально уполномоченным на это должностным лицом (см. Схему).

• Содержат нормы и правила, которые могут касаться деятельности организации в целом, ее подразделений (отделов, рабочих групп, комиссий), коллегиальных и других органов, выполнения производственных или бизнес-процессов. При этом есть ЛНА, которые должны соблюдать не все работники. Так, если инструкция по делопроизводству обязательна для всех, то положением об экспертной комиссии руководствуются только члены этой комиссии.
• Применяются неоднократно. Локальные нормативные акты издаются и применяются неоднократно. Некоторые ЛНА сопровождают организацию все время ее существования. Это, например, правила внутреннего трудового распорядка или положение о защите персональных данных работников.

Кто отвечает за разработку

В любой организации есть работник, в чьи обязанности входит документооборот. Вот на него и возлагается миссия по составлению данного сбора оптимальных правил. Обычно в его разработке принимает участие юрист. Это занимает некоторое время, особенно в сложных случаях, когда организация занимается изданием множества документов. Рекомендуется не утверждать окончательный вариант сразу, без юридической экспертизы. На период отработки полного текста создается и вводится в действие временная инструкция по делопроизводству. Ее текст может быть стандартным, рекомендованным для госорганов. Затем его дорабатывают до конкретных условий, в которых осуществляет свою деятельность предприятие. Инструкция по делопроизводству считается действующей, если ее утвердил руководитель того уровня, на который она распространяется (для отдела, организации или ее части). То есть имеет смысл определить условия и направления формирования документов. Возможно, для разных отделов нужны различные документы, нормирующие формы и методы обработки бумаг. Например, инструкция по делопроизводству в районном суде вводится в действие соответствующим приказом.

Что такое должностное лицо организации

Объясняется все это следующим образом: в основных документах, которые регулируют эти виды ответственности (Кодекс об административных правонарушениях (КоАП), и Уголовный кодекс (УК)) — использован термин — должностное лицо.

Согласно УК, » должностными лицами являются, которые постоянно или временно осуществляют функции представителей власти, а также занимают пост постоянно или временно на предприятиях, в учреждениях или организациях независимо от формы собственности, связанные с выполнением организационно-распорядительных обязанностей, или выполняют такие обязанности по специальным полномочиям».

Должностное лицо: обязанности, деятельность, полномочия

органов. Должностное лицо, занимающее государственные должности в субъектах РФ, — это особа, которая занимает установленную конституциями или уставами данных субъектов должность.

То есть эти люди непосредственно исполняют все полномочия государственных органов. Служащие государственных органов и местного самоуправления из тех, кому не даны полномочия лиц, в данной статье не рассматриваются.

это государственные служащие, которые осуществляют полномочия государственно-властного характера, т. е. имеют право совершать в пределах своей компетенции властные действия, влекущие юридические последствия (издавать акты управления, совершать регистрационные, лицензионные действия, подписывать денежные документы, давать предписания, указания, применять меры административного принуждения и пр.).

Легальные дефиниции коммерческих и некоммерческих организаций содержатся в гражданском законодательстве.

Признание субъекта преступления должностным лицом предполагает решение ряда практических вопросов, касающихся определения должностного лица в соответствии со ст. 285 УК РФ, которая указывает на общие признаки должностного лица, не раскрывая их.

В основу определения понятия должностного лица законом положен функциональный признак — характер и содержание служебной деятельности в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждениях.

Должностное лицо – это лицо, которое в согласии с предоставленными полномочиями или выполняет распорядительные, организационные функции в государственных органах, в государственных или муниципальных учреждениях, органах местного самоуправления, в военных формированиях или в Вооружённых силах РФ, или временно выполняет обязанности представителя государства.

Должностное лицо занимается такими вопросами: руководство производственной деятельностью работников, трудовым коллективом, планирование работы, организация труда подчиненных, подбор кадров, сохранение трудовой дисциплины и так далее.

Бизнес-Прост.ру создан в помощь малому и среднему бизнесу России и стран СНГ.

На сайте собраны лучшие бизнес идеи, примеры бизнес планов с видео, полные пошаговые руководства по открытию бизнеса с нуля, выбор старого и нового оборудования, ведение ИП, каталог франшиз, образцы шаблонов документов, бланков и форм за 2018 год.

Понятие должностное лицо в законодательстве

Таким образом, как должностные лица несут ответственность и индивидуальные предприниматели, а также руководители и служащие юридических лиц (организаций) независимо от формы собственности, совершившие административные правонарушения в связи с выполнением в своих структурах управленческих функций Административное право: учебник / Под ред. Л.Л.Попова. М. Юристъ, 2005.

Понятие должностного лица дано в примечании к статье 285 УК РФ: должностными признаются лица, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющие функции представителя власти либо выполняющие организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждениях, а также в Вооруженных Силах Российской Федерации, других войсках и воинских формированиях Российской Федерации.

Указанный в законе характер выполняемых должностным лицом функций позволяет однозначно определить круг лиц, признаваемых должностными, и исключить из него иных лиц, хотя и занятых на работе (службе) в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждениях, но выполняющих иные, технические функции.

Должностное лицо – представитель власти. функции власти, а следовательно – и характер действий представителя власти, определяется задачами, стоящими перед органом, который он представляет.

Организация действия документа

Инструкция, чтобы реализовать свои цели, должна быть доведена до каждого работника. Желательно, чтобы ее электронная копия была у любого, в чьи обязанности входит составление документов. Дело в том, что она не просто включает в себя правила написания и формирования бумажных источников информации, она еще и содержит их формы (приложения). Например, к ней обязательно прикладываются бланки писем, приказов, иных документов, формируемых на предприятии. Еще должны прописываться такие «мелочи», как параметры расположения текстов, полей и так далее. Каждый работник должен подтвердить своей личной подписью факт ознакомления с инструкцией. Чтобы обучить людей, рекомендуется проводить с ними регулярные занятия, в ходе которых нужно разъяснять ее положения, приводить примеры. Далее ответственное лицо осуществляет контроль за исполнением инструкции.

Оглавление

I. Общие положения

II. Правила подготовки и оформления документов

     2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

     2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

     2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

     2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти

     2.5. Бланки документов

     2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти

     2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

III. Организация документооборота и исполнения документов

     3.1. Организация документооборота

     3.2. Организация доставки документов

     3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

     3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

     3.5. Порядок прохождения внутренних документов

     3.6. Учет количества документов

     3.7. Работа исполнителей с документами

IV. Поисковая система по документам

     4.1. Регистрация документов

     4.2. Организация поисковой системы по документам

V. Контроль исполнения документов

VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

     6.1. Составление номенклатур дел

     6.2. Формирование и оформление дел

     6.3. Организация оперативного хранения документов

VII. Порядок передачи документов на хранение в архив

     7.1. Экспертиза ценности документов

     7.2. Подготовка и передача документов в архив

Приложение № 1. Образец оформления законопроекта

Приложение № 2. Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации

Приложение № 3. Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации

Приложение № 4. Образец оформления постановления федеральной службы

Приложение № 5. Образец оформления приказа министерства

Приложение № 6. Образец оформления приказа федерального агентства

Приложение № 7. Образец оформления распоряжения министерства

Приложение № 8. Образец оформления положения

Приложение № 9. Образец оформления полного протокола

Приложение № 10. Образец оформления краткого протокола

Приложение № 11. Образец оформления общего продольного бланка федерального агентства

Приложение № 12. Образец оформления общего углового бланка федерального агентства

Приложение № 13. Образец оформления углового бланка письма министерства

Приложение № 14. Образец оформления углового бланка письма федерального агентства

Приложение № 15. Образец оформления продольного бланка письма министерства

Приложение № 16. Образец оформления продольного бланка письма федерального агентства

Приложение № 17. Образец оформления бланка должностного лица министерства

Приложение № 18. Образец оформления бланка должностного лица федерального агентства

Приложение № 19. Форма справки о документообороте

Приложение № 20. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти

Приложение № 21. Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти

Приложение № 22. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение № 23. Форма листа-заверителя дела

Приложение № 24. Форма внутренней описи документов дела

Приложение № 25. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

Приложение № 26. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Нормативные ссылки:

• ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Заменен на ГОСТ Р 7.0.97-2016.
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнитель…
• Постановление 1009 Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации
• Постановление 30 О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти
• Постановление 1233 Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности
• Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнитель…
• Показать все

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

• схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
• образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?

Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.

Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.

Структура документа

Писаных правил, которые бы регулировали, что нужно включить в инструкцию, не существует. Структура ее проста: общая часть, тематические разделы и дополнения. Рекомендуется обязательно указывать круг должностей, к которым относится документ, нормативно-правовые акты, на основании которых он составлен. Обязательно указывается лицо, которое осуществляет контроль за ее исполнением. Наибольшую смысловую нагрузку несут тематические разделы. В них конкретно описываются документы и требования к ним

Необходимо уделять внимание правилам регистрации, прохождения, архивного хранения бумаг. Желательно в последней части описать методы внесения дополнений или изменений в данный документ, случаи, когда это делается

Документооборот: основные понятия

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

• входящий (поступающий в организацию);
• исходящий (направленный из организации);
• внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).