Инструкция по делопроизводству: организация исполнения документов и поручений
Содержание:
- Содержание приказов, касающихся сотрудников
- Новые реквизиты
- Кто должен поставить под документом свои автографы
- Нормативно-правовая база
- ЗАЧЕМ ИЗУЧАТЬ МР ПО РАЗРАБОТКЕ ИД 2020?
- ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА – ВАЖНАЯ СТАДИЯ ЕГО ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА
- «ПИАР» БУДУЩЕЙ ИНСТРУКЦИИ
- КАК АДАПТИРОВАТЬ ИНСТРУКЦИЮ ДЛЯ УДОБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ
- Кого можно назначить ответственным по охране труда на предприятии?
- ЧТО ФИКСИРОВАТЬ В РАЗДЕЛЕ?
- ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ГОСТ Р 7.0.97-2016
- Некоторые правила документоведения в инструкции по делопроизводству
- ПРИЗНАКИ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ (ЛНА)
- Отличие приказа от распоряжения
- Разновидности приказов
- Функции инструкции по делопроизводству
- Форма приказа
- Контроль
- ЧТО ФИКСИРОВАТЬ В РАЗДЕЛЕ?
Содержание приказов, касающихся сотрудников
Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:
- Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.
- Уход в отпуск.
- Отправка в командировку.
Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме. Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная.
Вводная часть
В вводной части фиксируются цели и задачи новых предписаний. То есть, предоставляется пояснение к принимаемым решениям. Если это приказ, принимаемый во исполнение правительственных распоряжений, в вводной части указывается номер этого распоряжения, дата и название.
Распорядительная часть
Начало этой части – фраза «приказываю». После этого нужно зафиксировать свои распоряжения. Можно создать нумерованный список для удобства изложения. Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт. В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.
Новые реквизиты
Росстандарт перетасовал реквизиты, сохранив общее количество. Из ГОСТа исчезли код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП), идентификатор электронной копии документа.
Несколько реквизитов объединены в один. Так, например, в один реквизит вошли «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ», и в этот же реквизит включены официальные символы органов местного самоуправления. На документе должен быть размещен только один герб — субъекта РФ или органа власти, который является автором документа. При этом указано точное место расположения герба — посередине верхнего поля, над реквизитами документов, расстояние от верхнего края листа — 10 мм.
Росстандарт предложил четыре новых реквизита. Два из них — «Наименование структурного подразделения» (п. 5.6 ГОСТ Р 7.0.97–2016) и «Наименование должности лица» (п. 5.7) — на практике используются организациями давно: в документах подразделения (отдела кадров) или от имени определенного сотрудника, но в старом ГОСТе они не выделялись. Название отдела и наименование должности должны соответствовать утвержденной структуре организации и штатному расписанию. Реквизиты указываются сразу под наименованием организации.
«Гриф ограничения доступа к документу» (п. 5.14) должен стоять в правом верхнем углу первого листа документа, проекта документа или сопроводительного письма к нему. Он может содержать в себе тип ограничения, например «Коммерческая тайна» или «Персональные данные», а также при необходимости номер экземпляра или иную информацию о порядке хранения и пользования документом.
Используемые грифы ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ, а кроме того, все грифы надо закрепить в локальных нормативных актах.
При этом надо учитывать, что для отдельных видов документов законодательство выдвигает дополнительные требования — например, для тех, что связаны с персональными данными сотрудников.
«Отметка об электронной подписи» (п. 5.23). Реквизит разработан специально для электронного формата документов. Впервые речь об отметке зашла в Приказе Минкомсвязи России № 186 и ФСО России № 258 от 27.05.2015. Сейчас требование окончательно закреплено госстандартом и подразумевает постановку специальной отметки на том месте, где в бумажной версии ставится ручная подпись.
Кто должен поставить под документом свои автографы
Под приказом обязательно должны расписаться следующие лица: директор компании, как сотрудник, от лица которого идет данное распоряжение, работники, которых приказ касается напрямую, а также те, на кого возлагается контроль за его исполнением. Таким образом, все они будут свидетельствовать о том, что ознакомлены с содержанием документа и согласны с ним.
Отсутствие этих подписей может привести к тому, что при возникновении разногласий между руководством предприятия и подчиненными, приказ будет оспорен суде, а директор и иные должностные лица привлечены к административному наказанию.
Нормативно-правовая база
Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства.
Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — ВНИИДАД. В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.
Что касается законов и подзаконных актов, то особое внимание специалистам необходимо обратить на:
- ГОСТ 6.10.5-87;
Также Росархив предлагает методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.
ЗАЧЕМ ИЗУЧАТЬ МР ПО РАЗРАБОТКЕ ИД 2020?
МР по разработке ИД 2020 предназначены для подразделений государственных органов, органов местного самоуправления, ответственных за организацию и ведение делопроизводства. Для всех остальных организаций они носят справочный характер. Это значит, что в любой организации могут изучить новые положения этого документа, дополнить ими локальную инструкцию по делопроизводству и тем самым сделать их обязательными и «для себя».
МР по разработке ИД 2020 не противоречат действующим стандартам и правилам делопроизводства, а уточняют и дополняют их. Значительная часть новой информации – об обращении с электронными документами и использовании СЭД.
ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА – ВАЖНАЯ СТАДИЯ ЕГО ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА
Работа с входящими документами – одно из самых непростых направлений в делопроизводстве, потому ее чаще поручают опытным сотрудникам. До передачи документов на рассмотрение руководству нужно произвести с ними ряд пошаговых действий (Алгоритм).
Регистрация, предполагающая в самых общих чертах внесение данных о документе в регистрационную форму и проставление штампа на документе, сложности не представляет. Все самые ответственные мероприятия выполняют до регистрации: секретарь или делопроизводитель должен определить, может ли он принять (в случае доставки нарочным) и зарегистрировать документ. За свои действия он несет ответственность, ведь может оказаться, что слишком строгая оценка не позволила вовремя довести до сведения руководителя значимый документ, или наоборот – его время отнимет совершенно бессмысленное рекламное послание, умело замаскированное под официальный документ.
Сложности, как обычно, возникают тогда, когда в организации нет строго определенных алгоритмов работы
В этом процессе важно ориентироваться на положения локальной инструкции по делопроизводству, однако в ней можно предусмотреть что угодно. И ладно, если бы положения инструкции затрагивали только «внутреннюю кухню» организации, но при работе с входящими документами речь идет о коммуникации со внешней средой
Не секрет, что направить письмо в некоторые организации – непростая задача, так как там все документы проходят серьезный входной контроль. Но отказ в приеме документов или регистрации должен быть обоснован, а основания – существенными. Нельзя отказать просто потому, что документ не понравился, но и принимать и регистрировать все подряд – неверно. Кстати, нормативно нигде не установлена возможность отказать в приеме документа, но практика эта широко распространена: большая часть корреспонденции в настоящее время доставляется курьерами (нарочным), ее получение просят подтвердить подписью получателя, а для этого последний проводит быструю проверку.
Основные правила работы с входящими документами изложены в следующих документах:
1. Примерная инструкция по делопроизводству.
2. Правила делопроизводства.
3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – МР по разработке ИД).
Указанные нормативные акты обязательны для применения государственными органами, остальным же организациям обычно только рекомендуют принимать их во внимание при разработке локальных инструкций по делопроизводству
В случае с входящими документами важно ориентироваться хотя бы на базовые правила работы – на сегодняшний день установленные в них требования рассматриваются как общепринятая норма, описываются в учебниках, при необходимости на них можно ссылаться
На основе требований нормативных актов сформулируем три главных правила, которыми следует руководствоваться при приеме и регистрации входящих документов:
Правило 1. В организацию разными способами поступает разная корреспонденция. Все поступившие документы подлежат первичной обработке, которая представляет собой многоступенчатую проверку документа, а выявление нарушений на какой-то стадии этого процесса определяет дальнейшие действия принимающего лица.
Правило 2. Не все документы подлежат регистрации. Если документ не требует исполнения и не содержит информации, которая может быть использована в справочных целях, его не регистрируют, а передают в структурные подразделения и должностным лицам. Перечень нерегистрируемых документов приведен в Приложении 11 к МР по разработке ИД, однако он является примерным, в связи с чем может быть уточнен организацией с учетом специфики документооборота.
Правило 3. Получатель может отказать в регистрации документа в случае выявления несоответствий в ходе его проверки, при этом отправителю нужно направить уведомление об отказе в регистрации с указанием причины (см. п. 3.18 Правил делопроизводства).
«ПИАР» БУДУЩЕЙ ИНСТРУКЦИИ
Впервые вводимую инструкцию по делопроизводству почти наверняка работники воспримут в штыки: еще бы, ведь раньше не было никаких правил, а теперь целый том, который еще нужно изучить каждому. Что ж, это совершенно нормальное явление: на языке менеджмента принятие любого нового корпоративного закона называется организационным изменением. Организационное изменение не проходит в организации без сопротивления со стороны работников. Главное – сохранять терпение, и спустя некоторое время к инструкции привыкнут и начнут ею пользоваться. А чтобы это «некоторое время» наступило побыстрее, можно пойти на небольшие хитрости, например:
• не скрывать ни от кого, что разрабатывается такой ЛНА, при любом удобном случае подчеркивать его необходимость;
• акцентировать внимание коллег на случаях, когда отсутствие утвержденных правил оформления документов привело к негативным последствиям: директор не подписал документ, письмо не приняли на регистрацию в канцелярии госучреждения, из-за неправильного учета потерялся важный договор;
• интересоваться мнением коллег об оформлении документов
Если у кого-то есть предложения – отлично, их нужно выслушать с особым вниманием. Воплощать идею необязательно, главное, чтобы автор ощутил, что он тоже участник работы над инструкцией – о своей работе плохо не говорят
Кстати, часто работники подбрасывают «со стороны» очень дельные мысли.
КАК АДАПТИРОВАТЬ ИНСТРУКЦИЮ ДЛЯ УДОБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ
Утвержденная директором инструкция по делопроизводству – результат огромной работы, но это еще не все. Теперь нужно адаптировать инструкцию для пользования. Для этого файл инструкции нужно доработать средствами MS Word.
Создаем навигацию
Если заголовки в тексте инструкции отмечать именно как заголовки (см. меню Стиль в MS Word), а не просто выделять жирным шрифтом или курсивом, то документом будет удобнее пользоваться. При нажатии сочетания клавиш Ctrl+F слева откроется меню Навигация, и пользователю достаточно одного клика по заголовку, чтобы перейти в нужный раздел.
Вводим полнотекстовый поиск
Готовую и утвержденную инструкцию по делопроизводству нужно сохранить в неизменяемом формате. Например, файл MS Word сохранить как PDF. Тогда в нем будет доступен полнотекстовый поиск, будут работать гиперссылки и заголовки.
Кого можно назначить ответственным по охране труда на предприятии?
Первое и важнейшее условие – наличие у кандидата высшего профессионального образования в данной сфере. Отвечать за охрану труда могут бакалавры, специалисты или магистры, окончившие ВУЗы по направлениям подготовки в области пожарной безопасности, промышленной экологии, техносферной безопасности или охраны труда. Если у соискателя должности смежная техническая специальность, он может пройти короткие курсы, чтобы получить сертификат о праве проведения инструктажей и ведении документации в сфере охраны труда.
В зависимости от специфики предприятия переучить можно и специалистов в области химической или биологической безопасности – на ряде производств такие направление подготовки наоборот в приоритете.
Иные требования, которым в идеале должен соответствовать кандидат:
- трудовой стаж не менее 3 лет на аналогичной должности;
- пройденные курсы подготовки современным способам индивидуальной и коллективной защиты сотрудников;
- дополнительные профессиональные компетенции (например, подробное знание законодательной базы, работа с системами автоматизированного проектирования, основы менеджмента и прочее на усмотрение работодателя);
- личные качества (чаще всего ответственность, амбициозность, стрессоустойчивость и готовность обучаться новым навыкам).
Микробизнес (чаще всего индивидуальные предприниматели) имеют право вести документацию по охране труда самостоятельно, но для этого все равно придется пройти соответствующие курсы или даже получить дополнительное образование.
Как составить приказ о назначении?
После выбора кандидата его статус нужно закрепить официально. Стандартизованного приказа о назначении ответственного за контроль соблюдения охраны труда не существует. Но коллективным договором и другими локальными актами каждое предприятие может утвердить свою форму данного приказа.
Согласно утвержденным требованиям на 2021 год, документ такого типа может быть написан в произвольной форме от руки или в печатном виде. Приказ составляет руководитель организации. Документ создается в единственном экземпляре, при необходимости с него снимают копии.
Распоряжение должно соответствовать общим правилам официально-деловой лексики и сохранять стандартную структуру: «шапка», текст основной части, дата создания и подписи с печатью.
Приказ обязательно должен быть заверен личными подписями руководителя (его заместителя, если руководитель временно отсутствует), ответственного по ОТ (его заместителя) и ряда работников, на чью деятельность непосредственно влияет данный документ.
После вступления в силу приказ должен быть зарегистрирован и внесен в специальный журнал.
Чаще всего журнал ведет специалист отдела кадров или штатный бухгалтер. В нем должны быть отражены дата создания приказа, его номер и название.
Журнал необходим для отчетности и легкой работы с документацией фирмы. Подзаконные акты требуют, чтобы вся локально-нормативная документация на предприятии хранилась не менее 3 календарных лет.
Если ответственных было несколько, составить два отдельных приказа не получится – два сотрудника уже будут считаться мини-отделом, поэтому, согласно статье 217 ТК РФ, рекомендуется открывать службу охраны труда, являющуюся самостоятельным структурным подразделением и подчиняющуюся руководителю или главному инженеру. Данная служба должна выполнять работу по доведению условий труда работников до оптимальных и предотвращению производственного травматизма.
ЧТО ФИКСИРОВАТЬ В РАЗДЕЛЕ?
В разделе «Организация исполнения документов и поручений» инструкции по делопроизводству нужно описать выполнение заданий по документам: от вынесения резолюции должностным лицом до составления справки об исполнительской дисциплине в компании
Важно предусмотреть сроки выполнения документов, технические моменты направления задач исполнителям и отчетов о выполнении, зафиксировать процесс контроля исполнения документов
При составлении раздела рекомендуем руководствоваться следующими документами:
1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
2. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).
3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления.
В разделе «Организация исполнения документов и поручений» инструкции по делопроизводству нужно установить:
- понятие резолюции, виды резолюций, применяемых в организации;
- сроки исполнения поручений по документам;
- порядок доведения поручений до исполнителей;
- порядок действий исполнителей по выполнению поручений;
- порядок сбора статистики по выполнению поручений в организации.
Дополнительно необходимо уделить внимание фиксированию устных поручений руководителя. Позволяет ли СЭД создавать задачи, «не привязанные» к документам? Если не позволяет (или если по каким-то причинам такие задачи в компании ставить не принято), то в инструкцию по делопроизводству нужно внести положение о том, что все задания, которые дает руководитель, должны быть задокументированы
Структура раздела приведена на Схеме.
Подраздел «Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства»
Порядок оформления реквизита «Резолюция» уже описывался в инструкции по делопроизводству в разделе «Общие требования к оформлению документов» (а именно в подразделе «Оформление реквизитов документов» этого раздела). Целесообразно повторить его и в этом разделе, чтобы тем, кто обращается к инструкции, не пришлось переходить из раздела в раздел.
Руководитель может вынести резолюцию:
- на бумажном документе (например, на входящем письме);
- в СЭД, если документ электронный (например, электронное письмо или служебная записка);
- на листе резолюции (в исключительных случаях, если по каким-то причинам на бумажном документе нельзя написать задание от руки).
В резолюции, независимо от ее «носителя», должны быть указаны:
- исполнитель (если исполнителей несколько, то первый из перечисленных является ответственным исполнителем);
- содержание задачи;
- дата вынесения резолюции;
- на «бумажных» резолюциях руководитель должен расписаться. В СЭД это по понятным причинам невозможно, здесь действует простая электронная подпись – информация о том, с аккаунта какого работника была создана задача.
Использование листов резолюции может быть предусмотрено в Инструкции по делопроизводству, лучше зафиксировать такую возможность со словом «допускается». Тут же нужно написать о том, что резолюция на отдельном листе бумаги является неотъемлемой частью документа, к которому относится. Ошибка, которую допускают некоторые секретари: отделять листы резолюции и формировать их в отдельное «дело». Так делать нельзя.
Текст подраздела «Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства» приведен в Примере 1.
Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 №44.
Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.
СЭД – система электронного документооборота.
Кожанова Е.Н. Инструкция по делопроизводству: общие требования к оформлению документов // Секретарь-референт. 2021. № 4. С. 32–39.
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ГОСТ Р 7.0.97-2016
С 1 июля 2018 года действует ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016), который внес некоторые изменения в составление приказа. Какие реквизиты обязательны в таком документе, а какие – факультативны? Как следует их оформлять?
Реквизиты
Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации (01), или эмблема (02), или товарный знак (знак обслуживания) (03). По ГОСТ 7.0.97-2016 герб (п. 5.1) эмблема (п. 5.2), товарный знак (п. 5.3) всегда центрируются относительно реквизита «Наименование организации – автора документа» (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа).
Наименование организации – автора документа (05). В приказе под полным наименованием компании в скобках указывается ее сокращенное наименование. И то и другое должно соответствовать учредительным документам. Если у компании есть вышестоящая организация – она указывается над полным наименованием.
Наименование вида документа (09). Слово «приказ» по-прежнему указывается прописными буквами: ПРИКАЗ.
Дата документа (10). Датой приказа является дата его подписания (а не регистрации!). Поскольку этот документ регистрируется в день подписания, то и даты совпадают
Обратите внимание, что дату можно указать в одном из двух форматов, последовательность данных одна и та же (день месяца, месяц, год):
арабскими цифрами: 01.02.2019;
словесно-цифровым способом: 1 февраля 2019 г. (причем 0 перед единицей не ставится!).
- Регистрационный номер документа (11). Номер состоит из порядкового номера и может быть дополнен индексами (буквенными/цифровыми/буквенно-цифровыми кодами).
- Место составления (издания) документа (13). Место составления приводится в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Его не ставят, если в наименовании компании присутствует указание на место ее нахождения (Московский педагогический государственный университет). Размещается под номером и датой приказа (ниже на одну строку).
-
Заголовок к тексту (17). Формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». При оформлении заголовок:
не выделяется кавычками, не подчеркивается, печатается без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал;
начинается с прописной буквы (точка в конце не ставится!);
размещается слева под реквизитами бланка приказа. Но! В указах, постановлениях и других распорядительных документах, издаваемых органами власти, может оформляться над текстом посередине и центрироваться относительно самой длинной строки;
его длина не должна превышать 150 знаков;
может отсутствовать, если текст состоит из 4-5 строк (согласно п. 5.17 ГОСТ 7.0.97-2016). - Текст документа (18). Оформлению текста организационно-распорядительных документов посвящен п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
• Подпись (22). Этот реквизит включает в себя: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности лица, подписавшего документ, допускается центрировать относительно самой длинной строки.
Дополнительно в бланке могут быть использованы такие реквизиты, как:
• Гриф согласования (20).
• Отметка об исполнителе (25).
• Отметка о контроле (29).
• Отметка о направлении документа в дело (30).
Обратите вниманиеОтметка об ознакомлении не считается реквизитом. Однако она может быть добавлена в шаблон приказа
Общие требования к оформлению приказов
- Размеры полей:
левое – 20 мм (для документов со сроком хранения более 10 лет размер левого поля – 30 мм!);
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм. - Предпочтительные размеры шрифтов: № 12, 13, 14. Использование шрифтов меньшего размера допускается при оформлении таблиц.
- Отступ абзаца – 1,25 см.
- Заголовки разделов/подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
- Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
- Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные их части отделяются дополнительным интервалом.
- Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине листа. При этом самая длинная строка реквизита при угловом расположении реквизитов может быть не более 7,5 см, при продольном – не более 12 см.
- Интервал между буквами в словах – обычный.
- Интервал между словами – один пробел.
- Допускается выделение полужирным шрифтом реквизитов «Заголовок к тексту», «Подпись», а также фрагментов текста.
Некоторые правила документоведения в инструкции по делопроизводству
Всю работу с документацией должна вести Служба делопроизводства. Она действует на основании Положения, которое утверждает руководитель организации. Работа с документацией лежит на делопроизводителях, действующих согласно должностной инструкции. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.
При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации и организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.
ПРИЗНАКИ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ (ЛНА)
В юриспруденции существует понятие «нормативный правовой акт». Нормативные правовые акты высшего, государственного, уровня содержат нормы права, обязательные для всех граждан государства. Это, например, Конституция РФ, федеральные законы, кодексы, указы Президента. В отличие от общегосударственных локальные нормативные акты действуют в рамках одной или нескольких организаций и обязательны только для их работников.
Проще говоря, локальный нормативный акт «Инструкция по делопроизводству ООО «АБВ» обязательна только для работников ООО «АБВ». За несоблюдение локальных нормативных актов работники организации могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.
Существенные признаки нормативного правового акта перечислены в п. 9 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.11.2007 № 48 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части». По аналогии можно определить и главные признаки ЛНА. Как и все нормативные правовые акты, они:
Издаются в установленном порядке. Каждый ЛНА проходит маршрут от подготовки проекта документа до утверждения его генеральным директором либо специально уполномоченным на это должностным лицом (см. Схему).
- Содержат нормы и правила, которые могут касаться деятельности организации в целом, ее подразделений (отделов, рабочих групп, комиссий), коллегиальных и других органов, выполнения производственных или бизнес-процессов. При этом есть ЛНА, которые должны соблюдать не все работники. Так, если инструкция по делопроизводству обязательна для всех, то положением об экспертной комиссии руководствуются только члены этой комиссии.
- Применяются неоднократно. Локальные нормативные акты издаются и применяются неоднократно. Некоторые ЛНА сопровождают организацию все время ее существования. Это, например, правила внутреннего трудового распорядка или положение о защите персональных данных работников.
Отличие приказа от распоряжения
Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.
Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.
Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.
Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.
Разновидности приказов
Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:
- Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
- Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.
- Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.
Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.
Функции инструкции по делопроизводству
Основными функциями документа являются:
- унификация форм создаваемых в организации документов. Вместе с инструкцией (в качестве приложений к ней) утверждаются формы служебных, докладных записок, приказов по основной деятельности, заявлений и т.п.;
- организация учета документов. В связи с этим в инструкции должны быть установлены правила регистрации документов (присвоения им специальных индексов и номеров), а также принципы составления номенклатуры дел. Более подробно о том, как составить номенклатуру дел, мы рассказали в отдельной статье на сайте;
- организация разработки нормативных актов и распорядительных документов, составления писем и записок. В инструкции излагаются порядок разработки, согласования и утверждения документов, а также рекомендации к составлению писем и записок;
- организация хранения документов;
- организация уничтожения документов (как составить акт уничтожения документов, мы рассказали тут);
- организация работы экспертной комиссии (о принципах ее работы и правилах составления протокола ее заседания мы рассказали тут) и так далее.
Соответственно, с инструкцией в первую очередь должны быть ознакомлены:
- работники службы документационного обеспечения управления и отвечающие за архив;
- руководители и иные специалисты — авторы документов.
Форма приказа
Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому приказ об утверждении инструкции по делопроизводству руководители составляют самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В него включают:
- полное и краткое наименование организации;
- название документа;
- регистрационный номер;
- дату издания;
- заголовок;
- текст;
- подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.
В распорядительный акт включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, и сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение.
Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия и слово «приказываю».
Текст основной части обычно включает несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции.
Мнение эксперта
Петров Григорий Владимирович
Практикующий юрист с 6-летним опытом. Специализируется в области уголовного права. Опыт более 3 лет в составлении договоров.
Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица.
Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части.
Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе.
После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Персонал расписывается под текстом акта, подтвердив тем самым, что с приказом ознакомлен.
Если исполнителей много, составляют лист ознакомления или используют журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.
Контроль
Правила регулирования и отслеживания документооборота должны быть понятными и прозрачными. В какие сроки, кем и когда осуществляется контроль, нужно обязательно указать в тексте инструкции. Кроме того, там же нужно описать ответственность за неисполнение положений инструкции. Любой нюанс может повлиять на деятельность предприятия. Кроме того, документы используются в суде, кадровые – имеют влияние на судьбы работника. Правильность их составления порой приобретает первостепенное значение. Поэтому лицо, осуществляющее контроль, должно ответственно относиться к своим обязанностям, возвращая на доработку те бумаги, которые не соответствуют нормам инструкции.
ЧТО ФИКСИРОВАТЬ В РАЗДЕЛЕ?
В этом разделе инструкции по делопроизводству следует рассказать о правилах оформления основных видов документов, используемых в организации. К ним относятся:
• локальные нормативные акты (далее – ЛНА);
• распорядительные документы (приказы, распоряжения);
• протоколы;
• письма;
• акты;
• записки.
Изучите:
1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная ИД);
2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – МР по разработке ИД).
Из этих двух документов коммерческой организации будет «ближе» Примерная ИД, а государственной – МР по разработке ИД.