Кассовая книга: кому нужна и как вести

Главные изменения

Новый формат составления книги покупок приведены в приложении 4 Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

С 1 октября 2017 года в формат и правила ведения внесены поправки. Это продиктовано вошедшим в действие Постановлением Правительства РФ от 19.08.2017 № 981.

Ввоз товаров из других стран

По новым правилам, в графе 15 при ввозе товаров из стран, не состоящих в ЕАЭС, надо вводить цены этих товаров как в учете. До этого четких указаний по этим случаям не существовало. К примеру, в Письме ФНС России от 20.09.2016 № СД-4-3/17657 подчеркивалось, что отмечая в книге покупок цены товаров, импортированных в РФ, в графе 15 необходимо ввести:

• цену товаров, прописанную в соглашении;
• если этих данных в соглашении нет, то нужно ввести цену, проставленную в накладных бумагах;
• если соглашение и накладные документы не содержат этих данных, то можно отразить цены товаров, имеющиеся в учете.

Все спорные моменты упразднены. Учетные цены товаров, ввозимых на территорию РФ (кроме ввоза из стран ЕАЭС), с 1 октября 2017 года подлежат обязательной регистрации в книге покупок.

Ввоз товаров из ЕАЭС

При ввозе товаров из стран ЕАЭС, согласно поправкам Правил ведения с 1 октября 2017 года, необходимо в графе 3 «Номер и дата счета-фактуры продавца» отмечать регистрационный номер и день подачи заявки о ввозе товаров и выплате косвенных налогов. При этом для этого нужно иметь бумаги по выплатам НДС с отметками ИФНС.

Регистрация счетов-фактур на предоплату

При учете предоплатных счетов-фактур с 1 октября 2017 года отпадает необходимость отметки «частичная оплата». До того обязательность данной пометки была прописана в Правилах ведения.

Как регистрировать авансовые счета-фактуры

Власти признали недействительным подпункт «д» пункта 19 Правил ведения книги покупок: в нем отмечалось, что в этот документ не вносят счета-фактуры, которые были получены в безналичной форме при оплате предстоящих поставок продукции или услуг.

Таким образом, начиная с 1 октября 2017 года, данные авансовых счетов-фактур можно заносить при безденежной форме расчетов.

Вследствие этого значительно сократилось количество исков ИФНС, относящихся к вычетам НДС.

Регистрационный номер таможенной декларации

По новым поправкам в графе 13 нужно отмечать номер таможенной декларации, присваиваемый при ее регистрации. До этого в документе отмечался порядковый номер.

К сведению, графа заполняется при ввозе товаров в РФ, подлежащим таможенному декларированию по положениям ЕАЭС. При этом декларации по НДС также содержат регистрационные номера таможенных деклараций.

Внесение исправлений

дополнительного листа

Раньше четкого ответа на вопрос, в каком периоде фиксировать исправленную счет-фактуру, налоговые органы дать не могли. Тем не менее, уже до внесения закона большинство сотрудников налоговой считали, что покупатели должны регистрировать исправленную счет-фактуру в том же квартале, когда ее предоставил поставщик.

Если по этому поводу возникали спорные вопросы, доходящие до судебного разбирательства, то чаще всего вопрос решался в пользу налогоплательщиков (к примеру, Постановление ФАС Московского округа от 5 октября 2012 № А 40-2529/12-90-12).

Новый бланк

Согласно поправкам 1 октября 2017 года, в формате поменялись наименования двух граф:

• графа «Сведения о посреднике (комиссионере, агенте)» теперь именуется «Сведения о посреднике (комиссионере, агенте, экспедиторе, лице, выполняющем функции застройщика)»;
• графа «Номер таможенной декларации» теперь именуется «Регистрационный номер таможенной декларации».

По большому счету, поправки в формате книги покупок небольшие. Но с 1 октября 2017 года все ответственные лица обязаны перейти на обновленный формат.

Скачать образец заполнения можно здесь.

Книга покупок по постановлению 1137

Согласно положениям постановления 1137, книга покупок составляется следующим образом (пункт 6 Правил ведения книги покупок):

• Графа 1. Назначается порядковый номер отметки о счете-фактуре (включая корректировочный).
• Графа 2. Вводится код типа операции (до июля 2021 разрешалось применять коды из приказа ФНС России от 14.02.2012 № ММВ-7-3/ и из письма ФНС России от 22.01.2015 № ГД-4-3/, но, начиная с июля 2021 года, в разделе кодов используют исключительно приказ ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/).
• Графа 3. Обычно записывается порядковый номер и время составления счета-фактуры поставщика. Если же вычет налога удостоверяется при помощи другой документации (таможенный сертификат, заявки о ввозе продукции и так далее), то вводятся реквизиты этих бумаг.

Согласно отредактированному постановлению № 1137, в графе 3 надлежит учесть:

• Графы 4–6. Содержат порядковые номера и дату исправленных и/или корректировочных счетов-фактур.
• Графа 7. Вводится номер и время составления документа, удостоверяющего факт выплаты НДС. Реквизиты платежного поручения отмечаются в графе 7 том случае, когда налог рассчитывается только после его выплаты. Так происходит, к примеру, при импорте продукции в РФ (смотрите письмо Минфина России от 26.11.2014 № 03-07-11/60221) либо при возвращении аванса лицу, осуществляющему покупку, в случаях аннулирования или коррекции соглашения (письма Минфина России от 24.03.2015 № 03-07-11/16044 и 23.03.2015 № 03-07-11/15889).
• Графа 8. Вводится точная дата получения продукции (производства работ или услуг), а также принятия прав на имущество.
• Графы 9 и 10. Содержат названия, ИНН или КПП продающего услуги или продукцию лица.
• Графы 11 и 12. Оформляются покупателем-комитентом (принципалом). Здесь вводятся названия, ИНН и КПП посредника-комиссионера(агента), который получает продукцию или услуги.
• Графа 13. Вводят регистрационный номер декларации таможни при сбыте продукции, импортируемой в РФ, если таможенная регистрация определена законодательными актами Таможенного союза. Оформление графы не требуется при отметке в книге покупок сведений по корректировочной (либо исправленной корректировочной) счет-фактуре.
• Графа 14. Содержит название и код валюты (только при получении продукции и услуг и прав на имущество за валюту других стран).
• Графа 15. Отмечается цена продукции или услуг, передачи прав на имущество или величина выплаченного аванса с НДС.
• Графа 16. Содержит суммы НДС, которые подлежат вычету.

Регистрация брака при беременности может производиться в день подачи заявления. Заявление о регистрации брака можно подать в онлайн-режиме. Как и где это сделать, вы можете узнать в нашей статье.

В результате признания брака недействительным наступают правовые последствия. Подробнее о них написано здесь.

Оценка риска привлечения к ответственности по ст. 120 НК РФ за нарушение правил заполнения книги покупок

Статьей 120 НК РФ установлена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. Под таким нарушением для целей данной статьи понимается отсутствие первичных документов либо отсутствие счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.

Книга покупок, применяемая при расчетах по НДС, в числе документов, поименованных в ст. 120 НК РФ, не упоминается.

Рассмотрим, можно ли отнести книгу покупок к регистрам налогового учета.

Понятие «регистр налогового учета» встречается в главе 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ. Так, в соответствии с п. 1 ст. 230 Кодекса налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.

Также понятие «регистр налогового учета» раскрывается в главе 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ. Согласно ст. 313 Кодекса, если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы, налогоплательщик вправе самостоятельно дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета реквизитами, формируя тем самым регистры налогового учета, либо вести самостоятельные регистры налогового учета.

Однако для целей исчисления НДС обязанность вести налоговые регистры не установлена. При этом ни в НК РФ, ни в Постановлении Правительства РФ № 1137 книга покупок не упоминается в качестве налогового регистра.

Кроме того, в п. 4 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость, утвержденного приказом ФНС России от 29 октября 2014 г. № ММВ-7-3/558@, указано, что декларация составляется на основании книг продаж, книг покупок и данных регистров бухгалтерского учета налогоплательщика (налогового агента), а в случаях, установленных НК РФ, на основании данных регистров налогового учета налогоплательщика (налогового агента).

Таким образом, как следует из приведенной нормы, ФНС России разделяет понятия «книга покупок» и «регистр налогового учета».

Из изложенного следует, что основания для привлечения налогоплательщика к ответственности за неправильное ведение книги покупок отсутствуют.

Однако существует и иная точка зрения по данному вопросу. Так, ФАС Московского округа в Постановлении от 29 ноября 2013 г. № Ф05-15210/2013 указал, что книга покупок и книга продаж не являются первичными документами, служащими для учета соответствующих операций, но фактически являются регистрами налогового учета, данные которых формируются на основании первичных документов.

Тем не менее в данном деле суд не рассматривал вопрос о привлечении налогоплательщика к налоговой ответственности, а указывал на обязанность налогового органа проверять книги покупок и продаж и первичные документы.

Что касается споров о применении ст. 120 НК РФ при нарушении правил ведения книги покупок, то суды принимают положительные для налогоплательщика решения (см., например, Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 30 июня 2006 г. по делу № А79-15564/2005, ФАС Северо-Западного округа от 31 мая 2006 г. по делу № А56-22693/2005).

Отметим, что практика по данному вопросу относится к периоду 2006 г. и ранее. Более поздняя арбитражная практика автором не найдена. Это может свидетельствовать о том, что налоговые органы не предъявляют претензии в случае выявления фактов, свидетельствующих о нарушении правил ведения книги покупок.

Таким образом, вероятность привлечения налогоплательщика к ответственности по ст. 120 НК РФ за неправильное заполнение графы 15 в книге покупок оценивается ниже среднего уровня.

Что такое книга покупок?

Книга покупок – это документ, назначение которого заключается в регистрации счет-фактур, подтверждающих оплату НДС. Книга необходима для определения и подсчета суммы оплачиваемого налога и подлежащей возмещению или вычету суммы.

Книга обязана вестись каждой организацией, поскольку в ней содержатся сведения, принимаемые в расчет в случаях, когда возникает необходимость по исчислению НДС. В документе следует фиксировать каждый документ, в котором отражены финансовые сведения, помогающие рассчитать необходимые к уплате налоги.

Что такое журнал учета огнетушителей и как его правильно вести на предприятии, вы можете прочесть в этой статье.

Книга покупок ведется в течении всего отчетного периода и в ней должны быть зарегистрированы все документы, указывающие на оплату НДС.

Не указываются в документе следующие счет-фактуры, полученные:

• при проведении процедуры продажи или покупки брокером ценных бумаг;
• путем оформления разницы в суммах поставщиком;
• при выполненной безвозмездно, бесплатно работе;
• от комитента на покупку или реализацию продукции.

Книги покупок – это документ, который можно вести, как в бумажном (страницы документа нумеруются, шнуруются, заверяются печатью), так и в электронном виде.

Что такое книга покупок?

Как правильно заполнить этот документ?

На титульном листе и в верхней части каждой страницы указываются:

• наименование компании-покупателя;
• КПП и ИНН.

Как правило, заполнение граф документа не вызывает трудностей, за исключением нескольких пунктов, на которые стоит рассмотреть подробнее:

• В 1 графу вносится отметка о порядковом номере записи о счет-фактуре.
• В 6 графе запись оставляется только в случае регистрации документов, выписываемых при реализации продукции, ввезенной на территорию России — указывается страна, откуда прибыл товар и номер таможенной декларации. Если реализуется российский товар, то указывается только страна-производитель.
• Графы 8-11 отражают суммы покупок и НДС, исчисленные по установленным налоговым ставкам. Данные графы (за исключением 10) состоят из двух частей — в первой указывается стоимость проданной продукции без НДС, а во второй — сумма НДС.
• В 10 графе указывается полная сумма покупок, которая облагается 0% НДС. Заполняется столбец теми налогоплательщиками, которые занимаются экспортом продукции и сами непосредственно связаны с реализацией и производством вывозимых товаров.

Любые изменения должны вноситься на отдельном дополнительном листе, каждый из которых является неотъемлемой частью документа. В верхней части дополнительного листа обязательно указывается дата его составления.

Как заполнить книгу покупок?

Изменения в Законодательстве

Индивидуальным предпринимателям и организациям, которые выбрали упрощенную систему налогообложения разрешается не вести Книгу покупок, кроме этого — вместо самого ИП счет-фактуры могут подписывать доверенные лица, на основании нотариально заверенной доверенности.

К примеру, лица, занимающиеся посреднической деятельностью, но не обязанные уплачивать НДС, обязаны вести данную документацию и фиксировать в ней все счет-фактуры и иные финансовые документы, к ним приравненные.

Во избежание возникновения сложностей со сдачей отчетов, деклараций и при проведении проверок уполномоченными органами, налогоплательщикам следует своевременно и грамотно заполнять Книгу продаж и Книгу покупок.

Где можно скачать образец заполнения и бланки книги покупок и продаж?

Образец заполнения документа вы можете скачать по этой ссылке. А вот здесь ​находится бланк книги покупок и продаж в формате Excel, а в формате Word – тут.

Образец заполнения книги продаж.Пример книги продаж.Образец заполнения книги покупок.

Где находится книга покупок и продаж в программе 1С 8.2?

Больше информации о том, как правильно заполнить документ в программе 1С 8.2, а также где именно находится книга покупок и продаж в этой программе, содержится в следующем видео-уроке:

Как регистрируются счёта-фактуры в книге покупок

Сведения, вносимые в книгу продаж и покупок, становятся источником для заполнения налоговой декларации, кроме того, она должна быть включена в декларацию: в п.8 вписываются данные из книги покупок, информация из книги продаж вводится в п. 9. Сама заполненная книга прилагается к декларации как доказательство достоверности вписанных данных. Счета-фактуры требуется регистрировать по датам их поступления в том периоде, когда появились обязанности по НДС.

Счёта-фактуры не нужно регистрировать при безвозмездной передаче товаров и услуг, если продукция передаётся через комитентов, при бумажно-валютных операциях на фондовых биржах.

Требуется зарегистрировать:

• расчетные документы, предъявленные поставщиком с показателями по ставке НДС, а также учётные документы об отгрузке.
• документы с подтверждением уплаты НДС при отгрузке с указанием всех реквизитов, возникших при формировании вычета по НДС.

Декларации по НДС в КПП — тема видео ниже:

Формирование документа

• Счета-фактуры, принимаемые покупателями от продавцов, требуется зафиксировать в книге покупок. Их регистрируют по датам появления права на налоговый вычет.
• Продавец применяет книгу продаж для фиксации счетов-фактур, контрольных кассовых лент, бланков строгой отчётности при предоставлении покупателям работ и товаров. Если при проведении какой-либо операции появляется обязательство по начислению и уплате НДС, то все имеющиеся по этим операциям счета-фактуры требуется занести в книгу продаж.
• Регистрация производится в хронологическом порядке, счета должны быть зафиксированы в том периоде, когда возникает обязательство по уплате налога.
• Налогоплательщик самостоятельно определяет, по какой форме оформить книгу продаж и покупок: согласно Правил она заполняется в электронной и бумажной формах.
• Требуется книги покупок и продаж отправлять ФНС в электронном виде, к ним прилагаются заполненные декларации по НДС. Перед отправкой книги необходимо завизировать усиленной электронной подписью.
• После окончания налогового периода (квартала) книги в бумажном виде должны быть должным образом оформлены. Срок их оформления — до 25-го числа месяца, следующего за этим периодом.
• Все страницы книги необходимо пронумеровать в порядке поступления документов, прошнуровать. Каждая страница заверяется подписью директора или уполномоченного им работника предприятия, либо индивидуальным предпринимателем. Электронные книги таких действий не требуют, вся информация в них собрана в нужном порядке, подписывать или распечатывать их не требуется.

Оба варианта книги покупок и продаж должны сохраняться на предприятии 5 лет, начиная с даты, когда была произведена последняя запись.

• Корректировочный счет-фактура заполняется, если изменилась стоимость работ или услуг, то есть при изменении налоговой базы. Повышение и понижение вписывается в графу 5, изменение стоимости – в графу 4, графа 3 – это уточненное количество продукции, работ и услуг. Сведения в корректировочном счете должны относиться к тому периоду, когда он был выставлен.
• Исправление требуется, если в счёте-фактуре допущено много ошибок: опечатки, неправильный реквизит, неверные ставки по налогу. Заполняется новый с исправленными данными счёт-фактура. Он относится к тому периоду, когда был выставлен первоначальный ошибочный счёт.

Дополнительный лист

При возникновении каких-либо ошибок в ходе заполнения книги покупок или продаж, а именно в счетах-фактурах, требуется оформить специальный дополнительный лист, в который вписываются исправленные или новые данные. Необходимость оформления дополнительного листа возникает, если:

• допущена ошибка в реквизитах организации;
• счёт-фактура зарегистрирована ошибочно;
• пропущена очередная регистрация счёта-фактуры в налоговом периоде.

Лист заполняется по установленным правилам и должен в обязательном порядке прилагаться к книге, а также передаваться в налоговую инспекцию вместе с книгой.

Оформление книги в 1С показано в данном видео:

Книга продаж, ее назначение и порядок заполнения

Книга продаж — это налоговый регистр, в котором предприятие регистрирует все исходящие счет-фактуры и прочие документы с выделенным НДС, если они должны отражаться в ней (например, бланки строгой отчетности, ленты ККМ). Его обязаны составлять все организации-продавцы, находящиеся на ОСНО, а также фирмы, применяющие УСН и ЕНВД, если они своим заказчикам выставили счет-фактуры с выделенным НДС.

Порядок ее ведения, а также обязательная для всех форма книги определены Постановлением от 26 декабря 2011 года № 1147. Она может заполняться на бумажном носителе (например, типографская книга) или электронно с использованием компьютера. В специализированных программах по бухгалтерскому учету, при соблюдении процедуры выписки исходящих счет-фактур, книга продаж создается в автоматическом режиме. Регистрация документов осуществляется в момент их составления.

В книге продаж отражаются корректировочные и исправительные счет-фактуры, а также документы, стоимостные показатели которых выражены в иностранной валюте.

В данный регистр обязательно включаются счет-фактуры, составленные на предоплату или частичную оплату за товар, услуги, работы.

Для аннулирования записей могут выписываться документы с отрицательными значениями.

Если по истечению налогового периода, предприятию необходимо зарегистрировать счет-фактуру, относящуюся к этому времени, или внести изменения, то тогда оно должно заполнить дополнительный лист к книге продаж за прошедший период, который является важной составляющей частью данного регистра. Организации, работающие по договорам (агента, комиссии или поручения) в интересах третьих лиц, отражают в книге продаж только счет-фактуры, выставленные за свои услуги

Документы, составленные покупателям по договорам агента, комиссии, поручения и т. д., они в данном регистре не отражают

Организации, работающие по договорам (агента, комиссии или поручения) в интересах третьих лиц, отражают в книге продаж только счет-фактуры, выставленные за свои услуги. Документы, составленные покупателям по договорам агента, комиссии, поручения и т. д., они в данном регистре не отражают.

По завершении отчетного периода до 20 числа месяца, следующего за ним, книга распечатывается (если она велась электронно), сшивается, нумеруется, заверяется и подписывается руководителем фирмы. На нем же лежит обязанность проверки правильности заполнения регистра.

Книга продаж должна хранится в течение 4 лет с момента последней ее записи. Необходимо помнить, что книга продаж включает только исходящие счет-фактуры, для регистрации входящих документов применяетсякнига покупок.

Когда НДС не попадает в книгу продаж: примеры ситуаций

Прежде чем изучать, как заполнить книгу продаж при восстановлении НДС, рассмотрим еще один нюанс. Он касается ситуаций, при которых каких-либо действий с книгой продаж осуществлять не требуется, несмотря на то, что происходят хозяйственные операции, очень близкие тем, что поименованы в п. 3 ст. 170 НК РФ. Подробнее о книге продаж читайте в статье «Книга продаж – образец заполнения для». 

Отметим, что ситуаций, при которых восстановленный НДС не попадает в книгу продаж, быть не может, поскольку во всех предусмотренных п. 3 ст. 170 НК РФ случаях происходит некоторое выбытие, «продажа» товара. Однако вполне допустимы сценарии, при которых налог не восстанавливается в принципе.

Дело в том, что приведенный в п. 3 ст. 170 НК РФ перечень ситуаций, при которых налог подлежит обязательному восстановлению, закрытый. Если рассматривать сценарии правоотношений, очень близких тем, что отражены в НК РФ, но при которых не требуется восстановление НДС в книге продаж — примеры могут быть следующими:

• когда происходит выбытие товара по причине уничтожения, хищения, досрочного списания вследствие поломки (постановление ФАС Поволжского округа от 10.05.2011 № А55-17395/2010);
• когда товар пущен на изготовление собственной продукции, которая признана браком (постановление ФАС Московского округа от 23.07.2012 № А40-100625/11-116-282);
• когда субсидия на товар получена за счет не федерального, а регионального или местного бюджета (письмо Минфина России от 01.02.2013 № 03-07-11/2142).

Рассмотрим теперь подробнее, каким образом документировать операции, предусмотренные п. 3 ст. 170 НК РФ, и ознакомимся с образцом заполнения книги продаж при восстановлении НДС.