Что такое аутсорсинг персонала

Несовершенства

Кадровый аутсорсорсинг персонала имеет не только ряд преимуществ, но и ряд недостатков. Поэтому некоторым фирмам иногда проще работать по-старинке.

Для микропредприятий и ИП отменили кадровый учет

1. Работники аутсорсинга не несут ответственности перед Трудовым кодексом.
2. На таких сотрудников сложно воздействовать в сравнении с наёмными работниками.
3. Внутренние правила такими работниками могут не соблюдаться, если в договоре не прописано другое.
4. Требуется строго указывать все нюансы договора, чтобы не было никаких проблем в будущем.
5. Стоимость услуг работников аутсорсинга выше, чем штатных работников.
6. Найти подходящих работников трудно, особенно в маленьких населённых пунктах.
7. Работа бухгалтерии и кадровых работников затрудняется.

Плюсы аутсорса

Нужно понимать, для чего нужен аутсорсинг бухгалтерских услуг, чтобы правильно его применить. Без рассмотрения ключевых преимуществ и недостатков тут не обойтись. Чем метод хорош:

1.Практически всегда внедрение метода приводит к уменьшению расходов, ведь больше не нужно содержать бухгалтерский отдел в штате. На рынке присутствуют разные предложения аутсорсинга бухгалтерских услуг, поэтому можно найти самый выгодный вариант.

2.Нет сотрудников – нет отпусков, больничных, декретов и других подобных моментов, в неподходящее время способных привести организацию к крупным штрафам в связи с отсутствием финансиста на месте.

3.Независимо от личного отношения к аутсорсингу бухгалтерских услуг, все аналитики сходятся в том, что уровень подготовки у специалистов в специализированных бух. конторах обычно более высокий, чем у штатных финансистов компании. Причина проста: целевая деятельность компании способствует тому, чтобы все сотрудники быстрее развивались именно в этом направлении, а не просто выполняли рутинную работу. Занятые в сфере аутсорсинга бухгалтерских услуг статьи закона, которые регулируют нововведения, обычно знают гораздо лучше.

4.Не нужно распыляться. Руководству больше не приходится заботиться о том, чтобы хорошо работала бухгалтерия. Достаточно заплатить средства по договору, а поставщик услуги сам все сделает.

Функции и полномочия

Работа бухгалтера основывается на действующих законодательных нормах и подчиняется им. Это:

• своевременное отражение хозяйственных операций в первичных документах и на счетах БУ;
• ведение расчетов, кассовых операций в учете;
• начисление оплаты труда и аналогичных платежей: больничных, отпускных, командировочных, выходного пособия, расчет «зарплатных» налогов и взносов;
• подготовка и отправка отчетности в контролирующие органы;
• финансовая отчетность, используемая в оперативном и стратегическом планировании и руководстве;
• совместно с руководителем фирмы – разработка учетной политики и ее осуществление.

Нередко бухгалтер выполняет функции кадровика, аналитика, учетчика и экономиста, в особенности если речь идет о малом бизнесе. Очевидно, что и объем работы, которую берется выполнять сторонняя фирма, может быть разным.

Пример: руководитель считает целесообразным поручить партнерам только оперативный бухгалтерский учет и подготовку отчетности, а кадровые вопросы планирует решать на месте, в офисе – лично или через штатного сотрудника-кадровика.

При заключении договора на аутсорсинг каждая услуга прописывается отдельно. Оплата также будет производиться отдельно по каждому пункту: взаимодействие с банком, кассовый учет, общий учет, кадровые функции, и т.д. Аутсорсингом могут пользоваться и крупные фирмы, если им нужен опытный главбух, а штатные рядовые бухгалтеры уже есть.

Первичные документы, на основе которых ведется учет, предоставляет, как правило, руководитель фирмы, за ошибки, содержащиеся в них, отвечает также руководитель.

Аутсорсинговая фирма возьмет на себя ответственность, если имеет место именно ее ошибка, повлекшая за собой негативные последствия для клиента. С юридического лица вполне реально взыскать штрафы, пени, неустойки по договору.

Плюсом будет и возможность пользоваться услугами постоянно, ведь на аутсорсинге проблема соблюдения норм ТК РФ (отпуск, больничный бухгалтеру) для руководителя бизнеса отсутствует.

Нельзя обойти вниманием и ряд отрицательных моментов:

1. Учет ведется «здесь и сейчас», планировать совместную работу на перспективу сложно.
2. Сторонняя фирма может не учитывать нюансов деловых взаимоотношений фирмы-клиента и ее партнеров.
3. Оперативное решение вопросов, касающихся учета, осложнено удаленностью работающего с клиентом бухгалтера.

Договор на услуги аутсорсинговой фирмы необходимо внимательно изучить. В нем должны быть полностью учтены интересы клиента: соблюдение коммерческой тайны, передача дел другому сотруднику фирмы, оказывающей услуги, если прежний уволился или болеет. Эти «мелочи» обеспечивают непрерывный качественный учет на аутсорсинге.

Учет в режиме аутсорсинга обходится в целом дешевле, чем оформление бухгалтера в штат и выплаты ему согласно ТК РФ.

Основные виды

Наем третьих фирм для осуществления каких-либо необходимых мероприятий подразделяют по специфике деятельности, объемам передаваемых функций, геополитическим данным.

IT

Держать в штате сотрудников хорошего программиста – недешево, а вот загрузить его заданиями каждый рабочий день месяца достаточно проблематично. Причем это касается не только малых мощностей, где ИТ-сеть ограничивается 10-ю абонентами, но и крупных банковских и промышленных систем. К примеру, Роснефть и Сбербанк уже давно перевели на аутсорс все ит-подразделения, оставив в своем составе лишь стратегически важные сегменты. Такой аутсорсинг делят на две группы: поддержание в рабочем состоянии техники и компьютерного оборудования либо создание ПО и сети предприятия.

Бухгалтерский

Подобные услуги часто применяют для организации труда небольшие фирмы, которые не нуждаются в разветвленной бухгалтерии. Передав бухгалтерскую работу удаленной компании, удается не только экономить на заработной плате персоналу, но и на обновлении и установке специализированных программ.

Полный

Задачи и функции можно передать сторонней организации в разных объемах: полном, частичном, совместном и промежуточном. Полный аутсорсинг — это значит, что суть применения системы построена на передаче другим людям всех видов работ по данному сегменту.

Охрана труда

По нормам, если на предприятии трудится более 50 человек – то обязательным условием его функционирования является наличие службы, занимающейся вопросами охраны труда. Даже если в вашем штате до полусотни мастеров – все равно в коллективе должен быть человек отвечающий за безопасность. Подобные задачи можно передать специалистам извне. Их стоимость будет зависеть от особенностей вашей фирмы, специфики производства, численности коллектива.

Юридический

Обычно, услуги юриста нужны всего несколько раз в году, поэтому держать его в штате на постоянной основе нет никакого смысла. Заключив договор с юридической компанией, вы сэкономите не только на выплате окладов, но и за необходимые несколько задач в году рассчитаетесь исключительно по факту их выполнения.

Аутсорсинг персонала: что это такое простыми словами

Кадровый аутстаффинг упрощает процесс поиска сотрудников, а соответственно и затраты на него, особенно когда команда нужна для осуществления временных задач. Формально работник будет числиться в аутсорсинговом подразделении, но по факту находится под влиянием заказчика.

Как правило, этот способ используют в рамках проектной деятельности, которая ограничена по времени и ресурсам.

Стороннее взаимодействие

Делят сотрудничество с подрядчиками и по геополитическим характеристикам. Внешний аутсорсинг – это контракт между сторонами, функционирующими в рамках одной страны.

В продажах

Это процесс передачи полномочий отдела продаж другой организации. Бывает полный или частичный. Список задач может быть самый разный: от создания презентаций, информирования клиентов об акциях и скидках, до работы с возражениями и жалобами. На аутсорс можно отдать только один сегмент товаров: самый простой, который уже пользуется спросом, является значимым для прибыли, но уже не нуждается в пристальном контроле, либо наоборот, самый сложный, где необходим креативный подход, а у компании нет на него материальных ресурсов.

В бизнес-процессах

Корпорация передает дела, не являющиеся основными в ее деятельности, на ведение сторонним специалистам. Понять лучше, что это такое — подобные аутсорсинговые услуги, поможет простой пример: передача функций бухгалтера, юриста, правоведа.

Также многие компании пользуются помощью 3PL (логистика третьего поколения) — это целый комплекс различных видов деятельности, которые берет на себя сторонняя организация: ответственное хранение, перевозка, упаковка, перегрузка, маркировка и т. д. Все процессы можно автоматизировать с помощью различного оборудования и ПО, в том числе это могут быть терминалы сбора данных, которые представлены в ассортименте «Клеверенс».

Производственный

Внедряется на больших предприятиях с внушительным производством, где нет надобности некоторые этапы включать в рамки личных мощностей. К примеру, заводы по созданию автомобилей, авиа и космической отраслей отдают на сторону более 65 процентов обязанностей, включая разработку составляющих и запчастей для сборки конечного продукта. Есть фирмы, в структуре которых и вовсе не предусмотрено производственная деятельность, зато в партнерах более 2500 производств, которые делают за них всю продукцию. В основные цели такого предприятия входит обеспечение продаж.

Плюсы и минусы

Аутсорсинг бухгалтерского учёта является достаточно серьёзной процедурой, доверить бухгалтерию сторонней компании решается далеко не каждый бизнесмен в РФ. Предлагаем рассмотреть положительные и отрицательные стороны аутсорсинга бухгалтерии.

Плюсы:

• Оптимизация
  деятельности компании, возможность сконцентрироваться на основных
  бизнес-вопросах;
• Вся
  финансовая отчётность составляется исключительно на высоком уровне, согласно
  последним требованиям и стандартам государства;
• Снижение
  рисков, связанных с некомпетентной работой штатного бухгалтера, повлекшей за
  собой штрафы и прочие санкции;
• Экономическая
  выгода: не нужно иметь полный штат бухгалтеров и помощников, оплачивать
  больничные, отпускные и пр.;
• Аутсорсинговая
  компания берёт на себя экономические риски, подписывая договор с клиентом.

Минусы:

1. Перестройка
   внутренней системы компании;
2. Дистанционное
   общение с бухгалтером;
3. Крупная
   компания имеет риск потерять тесное взаимодействие с бухгалтерским сектором,
   что негативно может сказаться на процессе передачи и обработки новой
   информации.

Недостатки

К минусам относят:

• Невозможность вносить корректировки в условия контракта. На своего человека можно возложить целый ряд задач, поручить ему функции, не входящие в прямые должностные обязанности и при этом не тарифицировать зарплату. А аутсорсер работает исключительно в рамках контракта.
• Сложность внедрения работника в нюансы работы компании.
• Невозможность оценки потенциала привлекаемых профессионалов.
• Возможность недопонимания между штатными и подрядными специалистами.
• Вероятность простоев. Например, на сторону вынесен ремонт техники на производстве. Пока приедет специалист, штатный мастер, который всегда на своем месте, мог бы самостоятельно устранить неполадку в разы быстрее.

Как перейти на аутсорсинг: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Выбор сферы для аутсорсинга

Это важнейший шаг. Требуется проанализировать деятельность своей компании и понять, какие непрофильные виды деятельности наиболее сложны в управлении, показывают наименьшую эффективность, какие партнерские предложения имеются на рынке. У крупных компаний первыми «на сторону» уходят клининговые, транспортные, ремонтные подразделения и общепит. У небольших фирм нередко с момента основания на аутсорсинг передаются бухгалтерские, юридические, IT-функции. Торговые сети первым делом ищут возможность аутсорсинга персонала.

Шаг 2. Выбор партнера (аутсорсинговой фирмы)

Главный критерий выбора – репутация на рынке и наличие собственных ресурсов – кадровых, финансовых, производственных и т.д

Например, для логистического оператора важно иметь собственные склады, обширный парк транспорта, обученный персонал и т.д. Также важна готовность конкретной компании взять требуемые заказчиком объемы

Если у аутсорсера уже есть несколько клиентов, на которых только-только хватает ресурсов, дополнительная нагрузка может стать фатальной для заказчика.

Желательно выбрать минимум 3 варианта аутсорсеров, а лучше 5 (не во всех городах это возможно). Крупные компании и государственные организации выбирают партнеров через тендеры.

После того, как варианты выбраны, начинаются переговоры с представителями каждого из них. Обсуждаются все нюансы: объемы услуг, сроки, ресурсы, формы и способы оплаты и так далее.

Шаг 4. Заключение договора

Договор аутсорсинга – это по сути своей договор возмездного оказания услуг. Гражданский кодекс РФ (ст.160-161) требует для такого документа обязательно письменной формы. В договоре должны быть следующие положения:

• Наименования сторон и основания, на которых действуют заказчик и исполнитель.
• Предмет договора – перечень услуг, которые будет оказывать аутсорсинговая фирма.
• Объем оказываемых услуг (если он может быть заранее определен) или порядок определения этого объема.
• Цена договора. Может быть выражена в твердой сумме или в пропорции либо дается отсылка к прайс-листу аутсорсера.
• Права и обязанности каждой из сторон.
• Способы контроля за деятельностью аутсорсера.
• Ответственность каждой из сторон за невыполнение своих обязательств. Здесь должны быть подробно описаны штрафные санкции.
• Порядок разрешения споров.
• Срок действия договора. Чаще всего его заключают на год с возможностью пролонгации.
• Порядок внесения изменений в договор и его расторжения.
• Прочие условия.
• Реквизиты сторон, подписи и печати.

Шаг 5. Внесение предоплаты (если предусмотрено договором)

Размер предоплаты обычно прописывается в договоре. Иногда оплату разбивают на части, если та деятельность, что отдана на аутсорс, подразумевает исполнение в несколько этапов.

Шаг 6. Контроль исполнения договора

Обычно для отслеживания результатов деятельности аутсорсера используются собственные контролирующие органы, текущий контроль осуществляют руководители смежных подразделений компании.

Шаг 7. Оплата услуг по договору

На этом этапе оплачивается либо оставшаяся сумма, если была внесена предоплата, либо вся сумма, обозначенная в договоре.

Разновидности

Аутсорсинг делится по направлению видов деятельности. Актуальными сферами являются следующие направления:

• применение аутсорсинга в техническом направлении: обслуживание сетей, компьютеров —популяризация этого кадрового решения начала развиваться здесь;
• финансовый аутсорсинг —ведение бухучёта, работу с налоговой часто доверяют сторонним специалистам;
• юридический аутсорсинг —к этому направлению относится юридическая защита, представительство при судебных разбирательствах и так далее;
• промышленный аутсорсинг — процесс производства передаётся в руки сторонних лиц;
• логистический аутсорсинг — подразумевается передача логистических и транспортных вопросов.

Этот список не ограничивается. Практически все профессии могут быть отнесены в область аутсорсинга. При этом есть профессии, при которых аутсорсинг наиболее эффективен.А в некоторых профессиях он неразумен, выгоднее нанять специалиста в штат.

Для чего он нужен

Сегодня в аутсорсинговые фирмы обращаются организации с совершенно разным
капиталом, количеством работников и масштабами производственных сил. Значение
компетентных специалистов оценено по достоинству и всё больше бизнесменов
желают обезопасить себя от некачественной работы штатных бухгалтеров.

Примечательно,
что даже в кризисный период, компании не отказываются от привлечения сторонних
организаций по ведению бухгалтерского учёта. Многие осознали, что лучше платить
профессионалу и обезопасить себя от системных ошибок, чем сэкономить и иметь
возможность привести компанию к краху.

Аутсорсинг, в целом, помогает владельцам фирм полностью погрузиться в основной процесс, не обременяя себя сложными и ответственными вопросами по бухгалтерской части. Специалисты способны существенно разгрузить руководителей, так как государство ежегодно вносит коррективы в сферу отчётностей и налогов, поэтому учитывать все преобразования и уберечь предпринимателя от штрафов, их прямая обязанность.

Внешнее управление бухгалтерским аутсорсингом имеет множество преимуществ, иначе в США и странах Западной Европы услугами специалистов не пользовалось бы около 90% компаний разного уровня.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Плюсы:

1. Экономическая выгода. Компании-заказчику не нужно содержать собственный штат работников, платить им зарплату, оформлять соцпакет, обучать персонал и прочее. Давайте следовать принципу А. Лаффера: «Каждый доллар, который мы тратим на аутсорсинг, тратится на наши товары или реинвестируется в наш рынок». 
2. Профессионализм. Если грамотно подойти к выбору компании-аутсорсера, то вы получите работу, выполненную опытными узкими специалистами. При этом у них в распоряжении будут все необходимые инструменты для работы. Генри Форд еще в 30-х годах прошлого столетия говорил: «Если есть что-то, что мы не умеем делать лучше и дешевле, чем конкуренты, то нет смысла делать это вообще; такую работу мы должны передать тем, кто ее выполнит с заведомо лучшим результатом».
3. Компания-заказчик снижает затраты на персонал и направляет свои ресурсы на решение других важных проблем: расширение производства, улучшение качества продукции или оказываемых услуг.
4. Договор. Заключение контракта сводит риски сотрудничества к нулю.

Минусы:

1. Вероятность, что услугу выполнят некачественно. В результате ошибок компания может потерпеть убытки. Однако этот риск остается даже при выполнении задач штатными сотрудниками.
2. Руководитель не может влиять на работу сотрудников аутсорсинга.
3. Риск утечки информации. «ТрейдБанк» обратился в стороннюю организацию, чтобы программисты повысили безопасность хранения данных клиентов. В итоге недобросовестная компания-аутсорсер украла клиентскую базу и продала новому банку. Теперь он назойливо звонит клиентам «ТрейдБанк». Это привело к оттоку клиентов и удару по репутации «ТрейдБанка».
4. Сложность в выборе организации. Услуги аутсорсинга предоставляет большое количество компаний, поэтому выбрать наиболее ответственных и квалифицированных иногда очень сложно.

Мы подскажем, на что обращать внимание, чтобы снизить риски:

1. Отзывы, кейсы. Менеджер гостиницы хочет отдать на аутсорсинг бухучет. Для этого он изучает сайты организаций: у кого сколько успешных проектов, насколько у них хорошая репутация, кому больше доверяют люди.
2. Прозрачность бизнес-процессов аутсорсинга. Менеджер гостиницы встречается с несколькими компаниями и спрашивает, как проходит работа. У одних так: заключается договор, передаются необходимые документы и информация, бухгалтеры выполняют работу, заказчик получает результат. У других то же самое, но менеджеру показали бухгалтеров, их дипломы, сертификаты, рассказали, как именно они работают, разрешили обращаться к ним в любое время и уточнять ход работы. Менеджер выбрал вторую организацию.
3. Навыки управления. Менеджер также пытался выяснить, как обстоят дела внутри компании. Он уже сталкивался с тем, что компании-аутсорсеры берут на себя много работы и не успевают делать ее в срок или делают некачественно.
4. Гибкость. В случае нашего менеджера это не такой важный показатель: бухучет везде строится по одному принципу. Но если вы доверяете на аутсорсинг построение маркетинговой стратегии или подбор персонала, следите, чтобы исполнители к каждому случаю подходили индивидуально, а не предлагали единый шаблон.

Мы не стали включать в список заключение договора – это само собой разумеется. Нет договора – считайте, что вам никто ничего не должен.

Интересный факт. Согласно исследованиям 2016 года, треть представителей малого и среднего бизнеса в России не считают нужным привлекать сторонних специалистов. Однако в Европе, Израиле и США до 95% представителей бизнеса пользуются услугами аутсорсинговых компаний.

Преимущества услуги

Перевод бухгалтерии на аутсорсинг имеет ряд преимуществ перед созданием бухгалтерского отдела внутри компании или приглашения приходящего специалиста:

Сокращение расходов на ведение бухгалтерских услуг

На создание отдела бухгалтерии требуются крупные суммы: на оборудование рабочего места для каждого специалиста, покупку офисной техники, а также специальных программ. Кроме того поиск высококвалифицированного специалиста, подбор замены на время его отпуска, болезни, отчисления в ПФР, ФСС и ФФОМС требуют больших ресурсов со стороны компании. Передавая бухгалтерию на аутсорсинг, вы получаете квалифицированного работника, у которого уже есть необходимое оборудование и программное обеспечение, что исключает лишние затраты. Аутсорсинговая компания экономит за счет автоматизации и масштаба: одна рабочая группа обслуживает нескольких клиентов.

Высокий уровень квалификации специалистов и услуг

Компании-аутсорсеры, которые специализируются в сфере оказания бухгалтерских услуг, работают по отработанной схеме и быстрее решают различные задачи. При этом, помимо бухгалтера, вам предлагают одновременную поддержку других специалистов: юристов, работников, которые связаны с трудовым и налоговым правом. Вся работа контролируется и проверяется руководством. Специалисты сторонней компании оперативно реагируют на изменения в законодательстве и владеют современными программами, что также гарантирует повышение качества услуг. Кроме того, крупные провайдеры регулярно повышают квалификацию своих сотрудников и ежегодно обновляют их сертификаты.

Компания несет ответственность за предоставление услуг бухгалтерского аутсорсинга

В момент передачи бухгалтерии сторонней организации вы подписываете договор, по которому она отвечает за последствия в случае ошибок, недочетов, повреждения документации или нарушения законодательства. В документе прописываются права и обязанности обеих сторон. Компания, которая предоставляет услуги аутсорсинга, заинтересована в исключении любой возможности возникновения неприятных ситуаций, так как она берет на себя риски по возмещению ущерба и уплату всех штрафов. Компании, которые имеют собственный бухгалтерский отдел, несут все риски самостоятельно: оплачивают штрафы и другие санкции.

Безопасность информации

После заключения договора и NDA (соглашение о неразглашении) компания-заказчик и компания-аутсорсер становятся партнерами, которые обязаны содержать в тайне всю полученную в ходе работы информацию. При такой форме сотрудничества могут использоваться различные способы защиты данных. Кроме того, крупные провайдеры дорожат репутацией, а также постоянно подтверждают соответствие стандартам информационной безопасности. При обращении к приходящему бухгалтеру повышаются риски передачи им информации конкурентам, так как один специалист может работать на несколько организаций.

Новейшие технологии

Попадая к провайдеру, компания получает доступ к новейшим технологиям и современному программному обеспечению. Аутсорсер поможет проанализировать ситуацию в компании, автоматизировать и оптимизировать процессы, что позволит улучшить качество учета и снизить затраты.