Аутстаффинг персонала

Аутстаффинг в Украине: как используется предприятиями

Аутстаффинг в Украине все еще воспринимают с опаской. Причиной такого отношения обычно стают непонимание что такое аутстаффинг на самом деле, незнание законов или неготовность терять контроль над процессами.

Услугу аутстаффинга зачастую предоставляют предприятия различных форм собственности, кроме государственной. Клиентами обычно становятся частные предприниматели, а также различные юридические лица. 

Плюсы аутстаффинга

Согласно законодательству Украины, в рамках применения аутстаффинга можно выделить такие преимущества:

1. Исключает трудовые споры

Когда работник заключает трудовой договор с компанией-аутстаффером, а не с заказчиком, это исключает участия заказчика в трудовых спорах, которые касаются этого работника, и ответственности за нарушение законодательства перед ним.

2. Упрощает управление персоналом и кадровое дело

Отпуска и больничные оформляются компанией-аутстаффером. В результате, это уменьшает нагрузку на бухгалтерию клиента и избавляет от обеспечения отдельных социальных гарантий. Также аутстаффер занимается ведением кадровой документации, администрирует командировки, оформляет авансовые отчеты, предоставляет необходимые справки работникам. 

3. Занимается финансовыми вопросами

Аутстаффер осуществляет расчет, начисляет и выплачивает зарплаты и компенсации. Занимается выплатами налогов и различных сборов, таких как сбор в фонд социального страхования; оптимизирует налогообложение (занимается НДФЛ, военными сборами и ЕСВ), формирует налоговый кредит заказчика.

Минусы аутстаффинга

Плюсы аутстаффинга для компании очевидны, но эта услуга имеет и недостатки. 

1. Финансовые потери из-за сотрудничества с недобросовестным агентством

Этого можно избежать, если заказчик выберет надежного подрядчика, имеющего юридические права на предоставление таких услуг..

2. Аутстаффинг может снизить скорость закрытия вакансий

Не все новые сотрудники готовы работать на аутстаффе. Это может замедлить трудоустройство новых сотрудников в компании. Кандидаты с потенциалом могут «сойти с дистанции», а скорость закрытия вакансии — снизиться.

Что такое аутстаффинг?

Аутстаффинг – востребованный вид услуг в современном бизнесе. Экономия на персонале достигается за счет того, что часть сотрудников документально переводят на работу в стороннюю фирму. При этом работники продолжают выполнять свои обязанности на прежнем месте работы, но работодателем по отношению к ним является фирма-подрядчик.

Аутстаффинг позволяет существенно снизить расходы на персонал. Уменьшение затрат достигается за счет снижения налогов и отчислений в фонды, понижения нагрузки на отдел кадров и бухгалтерию.

Именно фирма-аутстаффер несет все расходы по содержанию персонала:

• производит начисление и выплату зарплаты, пособий и отпускных;
• составляет и сдает отчеты в ФНС и фонды;
• оплачивает пени и штрафы при выявлении нарушений;
• ведет кадровое делопроизводство, сопутствующие юридические и бухгалтерские вопросы;
• занимается решением вопросов с налоговой, трудовой инспекцией и миграционной службой.

Кроме того, уменьшение количества оформленных сотрудников дает возможность компании-заказчику работать по упрощенной системе налогообложения. Поэтому среди крупных предприятий услуги аутстаффинга в особенности востребованы, ведь таким способом можно законным образом снизить налоговую нагрузку и упростить налоговый учет.

ПЛЮСЫ АУТСТАФФИНГА В ЛИДЕР ГРУПП

Уменьшение расходов на персонал

С помощью аутстаффинга вы сможете остаться на УСН и минимизировать расходы на налоги и заработную плату сотрудников

Сократить штат работников

Временные или сезонные работники будут оформлены у нас в штате. Оформление документов, контроль за сроками окончания документов, все выплаты, разрешение трудовых споров- берем на себя

Сокращение нагрузки на Бухгалтерию и отдел кадров

За счет сокращения штата у бухгалтера и специалиста по кадрам уменьшается объем работы в 2-3 раза, что позволяет уделить больше внимание профильным задачам компании

Берем все юридические вопросы на себя

Решим все спорные моменты с налоговой и миграционными службами

Улучшение финансовых показателей

За счет сокращения расходов на персонал, сэкономленные средства компания перераспределит на профильные направления, увеличив прибыль

Увеличение эффективности труда персонала

Сотрудники заняты только своими прямыми обязанностями, что повышает общую производительность труда

Без трудоустройства и расширения штата

Оформляя сотрудников в штат Лидер Групп, вы не платите больничные и отпускные сотрудникам на непрофильных и временных проектах

Повышение качества работы компании

После уменьшения расходов и перераспределения обязанностей, компания работает гораздо эффективнее

Легальный труд иностранцев

Outstafing позволяет легально использовать труд иностранных граждан

Дополнительные вопросы

На что не распространяется запрет аутстаффинга 2020 года

ФЗ 116 о запрете аутсорсинга 2020 регулирует использование заемного туда в следующих рамках:

• разрешено использовать услуги заемных работников на срок не более трех отчетных периодов (9 месяцев);
• размер вознаграждения за труд для персонала по аутстаффингу не может быть меньше, чем заработная плата основного работника;
• предприятие не может использовать более 10 % заемного труда без согласия профсоюза.Разрешается использовать заемный труд на договорной основе, если работник помогает в домашнем хозяйстве. Запрет аутстаффинга не распространяется на категории сотрудников, которые по трудовому кодексу не могут рассчитывать на полный рабочий день или постоянную занятость. Это работники, к которым относятся:
• матери-одиночки с малолетними детьми;
• лица, недавно вышедшие из мест заключения;
• студенты;
• многодетные родители.

Ужесточились требования к компаниям, которые могут предоставлять работников «в заем».

Как выбрать аутстаффера

Необходимо собрать информацию обо всех агентствах, работающих в вашем регионе. Перечень аккредитованных компаний можно посмотреть на сайте Роструда.

Теперь нужно сравнить критерии оплаты и условия договора аутстаффинга и выбрать наиболее подходящий вариант.

В каких случаях будет уместен аутстаффинг

Обычно аутстаффинг уместен в том случае, если сотрудника невозможно взять в штат компании-заказчика.

Причины следующие:

1. Так как ответственность за персонал несет подрядчик, заказчик неуязвим для проверок.
2. Работа с мигрантами позволяет получить не только дешевую рабочую силу, но и упростить все правовые вопросы.
3. Можно взять сотрудника на продолжительный испытательный срок, чтобы убедиться в его качествах.
4. Небольшой штат позволит сократить расходы на бухгалтеров и кадровиков.

Когда запрещается аутстаффинг персонала

Аутстаффинг запрещается в следующих случаях:

1. Заказчик объявил себя банкротом.
2. Работники объявили забастовку.
3. Условия труда опасны.
4. Этот вид найма неприемлем в случае судовых экипажей.
5. Задержки денежных выплат превышают 15 дней.
6. Из-за риска увольнения компания пытается сохранить коллектив путем сокращения рабочего времени.
7. Сотруднику необходима лицензия или свидетельство для допуска к работам.

Кто несет ответственность за персонал

Поправки в трудовом кодексе позволяют защитить интересы работников.

В случае невыплаты положенных денег подрядчиком, обязательства возникнут у заказчика.

Если же на производстве произойдет несчастный случай, вся ответственность ложится не на юридического работодателя, а на фактического. Специальная комиссия будет расследовать все обстоятельства дела.

Кто может предоставлять услуги аутстаффинга?

• Уставной капитал аутстаффинговой компании должен превышать 1000000 рублей;
• Предприятие, предоставляющее персонал в аренду, не должно иметь задолженностей по налоговым, страховым и прочим платежам в пользу государства;
• Руководить агентством разрешается специалисту, имеющему соответствующее высшее образование и суммарный опыт работы в отрасли трудоустройства не менее 24 месяцев за последние три года;
• Директор компании не может иметь судимостей;
• Аутстаффер имеет право использовать только общую систему налогообложения.

Следует отметить, что заниматься аутстаффингом в России в некоторых случаях могут и другие компании, связанные между собой определенными экономическими и правовыми взаимоотношениями. Так, арендовать персонал имеют право:

• Юридические лица, которые являются аффилированными к аутстафферу;
• Юридические лица, которые подписали с аутстаффером акционерное соглашение.

Согласно определению Закона, аффилированными по отношению к кому-либо считаются частные лица и предприятия, имеющие возможность влиять на деятельность данного юридического лица. Например, таковыми являются:

• Юридические лица, входящие в одну и ту же группу предприятий;
• Иные юридические лица — учредители компании, имеющие в своем распоряжении более 20% голосов, учитываемых на общих собраниях акционеров;
• Зависимые предприятия, в которых более 20% используемых при управлении голосов принадлежит данному юридическому лицу.

В отличие от кадровых агентств, аффилированные аутстаффинговые компании имеют право использовать льготные системы налогообложения без ограничений. Поэтому в подобных случаях теоретически сохраняется возможность применения различных способов оптимизации налоговых платежей, отчасти сопровождаемая вероятностью обвинения в получении неоправданной выгоды со стороны ФНС. Также следует отметить, что все вышеописанные категории предполагают взаимодействие между юридическими лицами, поэтому индивидуальные предприниматели в настоящее время не имеют права предоставлять услуги аутстаффинга.

Кто чаще всего подлежит аутстаффингу

Работодатели не хотят брать в штат, но с удовольствием используют функции определенного контингента работников. Чаще всего «клиентами» аутстаффинга являются:

• работающие по временному трудовому договору;
• разнорабочие;
• работники сферы услуг;
• трудовые мигранты;
• и др.

Преобладает аутстаффинг в строительной деятельности, предоставлении услуг по сборке, демонтажу, ремонту и уборке. Нередко его применение в сфере торговли, вождения автотранспорта, выполнения работ, не требующих высокой квалификации, особенно популярных среди гастарбайтеров.

Помимо низкоквалифицированного персонала, очень удобно выводить за штат иностранных сотрудников. Законное оформление трудовых отношений с подданными другого государства – довольно сложная процедура, требующая проверки многочисленных документов и досконального знания миграционных законов. Нужно учитывать не только наличие нужных форм, разрешений и лицензий, но и сроки их действия, а также своевременно уведомлять необходимые инстанции. А в случае даже небольшого нарушения штрафные санкции могут оказаться очень серьезными. Работодателя могут ожидать:

• штрафы за нелегалов;
• проверки миграционных служб;
• приостановка деятельности организации и др.

Всего этого он легко избегает, прибегнув к услугам организации-аутстаффера, котрая берет на себя все эти риски и сложности.

Что это такое

Сфера менеджмента не стоит на месте, постоянно развиваясь и применяя новейшие методики и технологии. Потребность в совершенствовании организации рабочего труда, желание предпринимателей вывести компанию на новый уровень и получать дополнительный доход, повлияло на формирование такого понятие как «аутстаффинг».

Слово заимствовано из английского языка и дословно переводится как «внештатный». Кого же в таком случае мы называем «внештатным»? Речь идёт о привлечении в работу компании сторонних специалистов, не состоящих в штате вашей компании, отсюда и пришло наименование отрасли, породившей категорию внештатных специалистов.

Иными словами, предприниматель имеет возможность
привлечь на работу специалистов из сторонней организации или же наоборот
заключить договор с компанией-аутстаффером о переоформлении рабочих кадров в
штат иной компании. Отличный метод, пользующийся особым спросом в кризисный
период.

Таким
образом, аутстаффинг представляет собой процесс вывода рабочих кадров за
пределы компании, сохраняя за работником его должность и условия труда.

Аутстаффинг стал отличным методом оптимизации расходов компании, кроме того, он представляет собой взаимовыгодное партнёрство, в ходе которого каждый из участников договорного процесса получает преференции.

Если в России об аутстаффинге активно заговорили лишь в начале столетия, то на Западе о нём узнали в 60-70-х годах прошлого века. Первые фирмы, специализировавшиеся на предоставлении рабочих кадров, предлагали услуги фрилансеров, но со временем государство расценило данную работу, как способ уклонения от уплаты налогов. С того момента, вчерашних фрилансеров стали причислять в штат рекрутинговых агентств.

В США аутстаффинг прошёл долгий путь преобразований и стал узаконенным способом предоставления услуг со строго регламентированным механизмом действий. В России об аутстаффинге впервые заговорили в 90-х годах прошлого века, но должного отклика в предпринимательской среде он не получил. Тому виной была нестабильная ситуация в стране, стихийность бизнеса и низкая оценка деятельности менеджерского звена.

Начиная с 2010 года, аутстаффинг пережил в РФ
настоящий подъём, о чём свидетельствуют данные статистики:

1. Более
   60% отечественных компаний нуждается в привлечении рабочих кадров со стороны;
2. 60%
   опрошенных бизнесменов активно внедряют процедуру аутстаффинга в свой бизнес;
3. Наибольшую
   нехватку кадров испытывает сфера торговли и туризма;

Преимущества и недостатки аутстаффинга для работника

1. Плюсы для работника

Официальное трудоустройство со всеми сопровождающими это понятие вопросами оценивается как несомненный плюс.

Провайдер услуги, заключая трудовой договор, юридически становится работодателем, который обеспечивает:

• трудовые и социальные гарантии;
• стабильную выплату зарплаты;
• уплату налогов и взносов в фонды;
• порядок в документации (в том числе отслеживаются разрешительные и миграционные документы).

Последнее особо востребовано среди иностранных граждан, приезжающих на территорию России для работы. Самостоятельно следить за изменениями в законах они не могут (часто просто не владеют достаточными знаниями) и неизбежно нарушают их. Да и нахождение в штате компании для многих является мечтой, казавшейся несбыточной. В случае заключения договора с аутстаффинговой компанией такой сотрудник получает возможность быть трудоустроенным, причем без прикладывания собственных усилий, стабильные выплаты зарплаты и уверенность в законности проживания и работы в России.

Действительно, иностранец при аутстаффинге уверен в легальности своей деятельности и перестает панически бояться миграционных инспекторов и проводимого ими контроля. Потому что все его документы в полном порядке – об этом позаботились специалисты компании-аутстаффера, обладающие ценным опытом в решении подобных вопросов. Он больше не бесправный нелегал, а полноценная трудовая единица, получающая зарплату, не имеющая задолженности перед налоговой службой и Пенсионным фондом, обладающая правом обратиться в больницу и получить бесплатную помощь, поскольку все отчисления проведены вовремя. Желаемый вид на жительство или даже гражданство РФ при таких условиях становятся только делом времени.

Но все это возможно только при условии наличия лицензии у агентства по аутстаффингу и честности его работы.

2. Минусы аутстаффинга для работника

Плохой аутстаффер может разрабатывать самые разные схемы, позволяющие обогатиться за счет сотрудников: невыплата налогов, удерживание зарплаты за якобы нарушенные пункты договора и прочее. Но, кроме чисто финансовых, существуют не менее серьезные «документальные» риски, когда неправильно ведется кадровый учет, не соблюдаются требования к оформлению в штат. Работник, будучи уверенным в профессионализме сотрудников агентства, может получить неприятный сюрприз в виде просроченного разрешения на работу и связанных с этим проблем с миграционной службой.

«Арендуемые» сотрудники часто лишаются определенных льгот, обеспечиваемых прежним работодателем для штатных единиц. Многие отмечают невозможность карьерного роста и маленькую зарплату (компании выгодно, чтобы этот показатель не портил общую зарплатную картину и не вызывал вопросов у налоговиков).

К числу минусов относят частую смену работы и необходимость привыкать к новым условиям, изменяемому функционалу. И вообще отсутствие пресловутой «уверенности в завтрашнем дне» приводит к потере мотивации. Работник задается вопросом: какой смысл выкладываться, если через два-три месяца на мое место придет другой (если я не получу премию/продвижение по службе/дополнительные дни к отпуску, в отличие от штатников)?

Тест

Остался третий этап – тестовое задание. Это опциональный пункт, объём его не всегда предсказуем. Мы в Mish стараемся оплачивать тестовые задания. Иногда они бывают действительно большими, и, если кандидат прошёл предыдущие этапы, то правильно его поощрять, таким образом поднимая уровень его мотивации.
Некоторые компании сильно помогают кандидатам с подсказками. Мы – никогда. Обычно наш уровень подсказки выглядит «тут нужно подумать ещё» или «тут расписать подробнее». Почему? Предположим, мы сделаем тестовое за кандидата, он выйдет на работу и через пару месяцев обман раскроется. У нас в штате окажется слабый дизайнер, которого мы никуда не сможем пристроить. Мы испортим отношения и с ним, и с клиентом. Наша репутация на рынке тоже пострадает. Никто не выигрывает. Поэтому с заданием придется справляться самостоятельно.

Зачем это нужно

Чем хорош такой формат сотрудничества для компании-заказчика? Этот подход можно обосновать сложной финансовой моделью, доказывающей экономичность данного подхода. Но все это скучно и абстрактно и не очень понятно нужно дизайнерам. Но кроме финансовых есть и более понятные причины.

Предположим, на рынке есть заказчик — крупный банк со своей штатной командой. Внезапно руководство решает провести масштабное исследование и, по его результатам, проработать несколько пользовательских сценариев. Затем протестировать их. Снимать людей с основного процесса возможности нет. Нанимать целую новую команду на проект, который, возможно, не выстрелит, — долго, дорого и не оправданно. Если все-таки будет стоп работ, не понятно, что с ними делать. В этот момент на помощь и приходит внешняя компания с дизайнерами. Похожая ситуация, когда штат нужно быстро закрыть и взять ресурсы аутстафферов.

Мы сотрудничаем с такими крупными игроками, как: Альфабанк, НЛМК, Газпромбанк, Спортмастер и другие. Опыт показывает, что каждая большая корпорация время от времени прибегает к услугам аустафферов. Новые запросы возникают ежедневно, а на рынке присутствует дефицит дизайнеров крепкого мидл уровня.

Преимущества, недостатки и риски

К самым очевидным преимуществам аутстаффинга для работодателя можно отнести:

• Возможность экономить на налогах и зарплате. Предположим, работодателю иногда нужны сотрудники для выполнения определенной работы. Чем содержать их в своем штате, платить им зарплату каждый месяц, выплачивать за них налоги и обеспечивать социальный пакет, проще и дешевле нанимать их только в то время, когда они действительно нужны, взвалив организационные вопросы и вопросы документации на плечи компании-провайдера.
• Возможность экономить на содержании отдела кадров и рекламного отдела. Заказчику нет смысла рекламировать себя с целью привлечь к себе работников, достаточно просто обратиться к соответствующей компании.
• Оперативное предоставление и замена работников.
• Гибкий график штатного расписания. Заказчик может добиться того, что в день будет работать ровно то количество сотрудников, которое нужно для эффективной работы. Оплачивать «просиживание на месте» определенного количества сотрудников больше нет смысла. Особенно актуально для тех заказчиков, что ищут персонал для проведения сезонных работ.
• Сотрудничество с надежной и проверенной компанией. Компания-провайдер, скорее всего, не будет предоставлять неквалифицированных сотрудников, поскольку это напрямую ударит по её репутации. Иными словами, риск доверить важную работу недостаточно квалифицированным работникам существенно понижается.
• Возможность тщательного контроля над процессом работы.
• Высокая производительность труда. Как уже было сказано, квалификация работников, скорее всего, будет на высоком уровне.
• Высокий уровень мотивации работников, который будет обеспечивать внутренняя конкуренция кадров.

Тем не менее, работодатель также несет определенные риски. Связано это, в основном, с субъективными причинами – отношением сотрудников, которые не числятся в его штате, к своим обязанностям. Именно поэтому тут многое зависит от коммуникабельности заказчика и условий работ.

Однако, к рискам работодателя относятся не только его взаимоотношения с наемным персоналом. Есть и объективные минусы – необходимость разбираться в большом количестве юридических тонкостей и нюансов, а также четко знать, в каких случаях аутстаффинг запрещен.

Что касается фирмы-посредника (которая предоставляет наемных работников), то и она несет определенные риски. К примеру, компания-заказчик не берет ответственность за наемных работников, предоставленных ей по договору аутстаффинга. Для неё это, конечно, удобно, как и то, что снижается количество налогооблагаемого персонала.

Говоря об аутстаффинге и его положительных и отрицательных сторонах (как для заказчика, так и для арендодателя), невозможно не упомянуть о том, чем он является для самого персонала, что передается в аренду.

Безусловным плюсом является то, что сотрудник трудоустроен в установленном законом официальном порядке. Особенно актуально это для зарубежных сотрудников или мигрантов. Им не приходится знать все детали миграционного и трудового законодательств, они уверены в завтрашнем дне, получают стабильную зарплату, за них выплачиваются налоги.

Кроме того, бонусом от легальной работы в России будет то, что в будущем это сможет помочь в получении российского гражданства или вида на жительство, если потребуется.

Существенных минусов у аутстаффинга, оформленного должным образом и при добросовестном отношении к нему всех сторон, нет. Но в случае попадания сотрудника к недобросовестному аутстафферу, тот может отказаться оформить его к себе подобающим образом.

Также возможны попытки аутстаффера уклониться от налогов или от выплаты зарплаты. Иными словами, риски зависят, в основном, от субъективных причин – от отношения компании-провайдера услуг к своим сотрудникам.

При соблюдении правил и добросовестном отношении аутстаффинг – позитивное явление не только для компаний, но и для самих работников, в отношении которых составлялся договор.

Особенно полезен аутстаффинг может быть для сотрудников из-за рубежа или мигрантов.

Что касается заказчика, то объективных плюсов у аутстаффинга для него куда больше, чем объективных минусов, а субъективные минусы, в основном, связаны с отношением наемного персонала к своей работе, и при правильном подходе могут быть относительно просто сведены на нет.

Рабочий процесс

Итак, вы прошли все этапы и получили job offer. Что дальше? Кто за что отвечает и к кому идти с своими вопросами и проблемами?

C одной стороны, компания Х должна обеспечить вас работой и управлять вашим таймингом, с другой стороны, — это задача аутстаффера тоже. На его стороне обычно выделен менеджер или hr (или и тот, и другой), которые отвечают за ваше моральное состояние, своевременно выплаченную зарплату, оформление больничных и отпусков, другие финансовые и кадровые вопросы. Компания-аутстаффер — адвокат дизайнера на стороне заказчика: она беспокоится за вашу зарплату и премии, заступается за вас в конфликтных ситуациях.

За такие технические аспекты как оборудование, рабочее место и онбординг тоже отвечает компания-аутстаффер. Она должна подготовиться к моменту вашего оформления: обеспечить все доступы и оборудование.

Процесс интеграции нового сотрудника в компанию зависит от задач и корпоративной культуры каждого отдельного клиента. У нас есть компании-заказчики, где нашим дизайнерам предоставлена свобода. Они рисуют сложные системы без участия арт-директоров: cами проектируют, сами проводят исследования, периодически привлекают ресурсы студии для каких-то иллюстраций, или, например, текстовок. Есть заказчики, у которых дизайнеры становятся частью команды, приживаются и работают там по 1,5—2 года. Мы периодически узнаем, как у них дела, и чем мы можем помочь, но они уже стали полноценной частью коллектива компании для которой делают дизайн.

Они так же ходят на корпоративы и тренинги. Их рабочий процесс отличается только одним – он может закончиться.