Что такое кадровый аутсорсинг

Виды услуг аутсорсинга сотрудников

На аутсорсинг передается целый участок производственного процесса, избавляя заказчика от необходимости подбирать персонал и организовывать деятельность больших групп рабочих. Компания «Эксперт» найдёт опытных сотрудников и возьмёт на себя ответственность за своевременное выполнение работы на участке. Мы оказываем услуги аренды рабочих в Москве с 2010 года и уже помогли более чем 300 клиентам. Стоимость работы начинается от 150 р./час за одного специалиста.

Специализируемся на предоставлении временного персонала для следующих сфер деятельности:

• строительство — бригадиры, монтажники, стропальщики, каменщики и др.;
• производство — разнорабочие, узкие специалисты;
• склады — кладовщики, упаковщики, грузчики, фасовщики, комплектовщики и др.

Предоставляем работников для складов, производственных объектов, промышленных заводов и строительных компаний на краткосрочной основе и на длительный срок для работы в дневные и ночные смены. Рабочие имеют необходимые разрешения, прописку и богатый опыт работы.

Преимущества и выгоды

• Обратившись в аутсорсинговую компанию, заказчик получает необходимый персонал на предприятие, при этом экономит собственные ресурсы, направляя их на профильные процессы.
• Вам не нужно будет тратить время на поиски специалиста, походы в налоговую службу, пенсионный фонд и центр занятости.
• Возможность перепоручить специалистам нашей компании обязанности по ведению кадрового делопроизводства и начислению налогов на заработную плату.
• Финансовая эффективность и рационализация расходов предприятия: снижение затрат на обеспечение деятельности рабочих, бухгалтерии и отдела кадров.
• Снижение кадровых и налоговых рисков. При самостоятельном поиске специалиста на короткий период предприниматель рискует натолкнуться на недобросовестного работника.
• Отсутствие судебных исков и разбирательств, связанных с увольнением, задержками заработной платы или невыполнением условий трудового договора.

Получите консультацию по любым вопросам по телефону +7 (499) 322-25-16.

Аутсорсинг — это эффективное решение для организаций, которым необходимы сотрудники на короткий период. Можно не содержать полный штат сотрудников и не оплачивать их простой в связи с особенностями производственного цикла. Подберем надежных работников, соответствующих требованиям заказчика.

Аутсорсинг рабочих от компании «Эксперт» — это возможность бесперебойной работы предприятия, независимо от кадровых перестановок, сезонности и количества работников в штате.

Преимущества аутсорсинга

К главным плюсам аутсорсинга отнесем следующие:

1 Сокращение затрат на фонд оплаты труда. Для многих организаций это ключевой фактор в принятии решения о переводе тех или иных процессов на аутсорсинг. Уменьшается объем документооборота, сокращаются отчисления компании во внебюджетные фонды, не нужно платить сотрудникам премии и бонусы. Бывают ситуации, когда компании аутсорсинг выгоден даже в случае превышения стоимости сторонних услуг над своими расходами на персонал. Например, если нужно показать резкий рост эффективности (отношение расходов на персонал к получаемой прибыли) в отдельно взятый период или выполнить привходящие требования учредителя – по численности работников или по средней зарплате в организации.

2 Сокращение социальных обязательств. Сотрудникам аутсорсинговой компании не нужно оплачивать отпуска, больничные, предоставлять различные льготы и преференции (например, указанные в коллективном договоре), не требуется обязательно доводить их зарплату до МРОТ, не нужно вовремя перечислять налоги в ФНС и так далее. Всё это теперь головная боль аутсорсера.

3 Возможность сосредоточиться на основной деятельности, не тратя управленческие ресурсы на непрофильные виды

Это важно, если у компании разветвленная структура, и требуется поддерживать одинаковые стандарты во всех подразделениях

4 Возможность повысить качество получаемых услуг. Это актуально для компаний, у которых есть проблемы с привлечением квалифицированных кадров на отдельные позиции – например, из-за невозможности обеспечить достойную зарплату. Аутсорсинговой компании, для которой это направление деятельности – основное, проще предоставить сотруднику хорошие условия – зарплату, обучение, повышение квалификации. В результате компания-заказчик получает качественные услуги по адекватной стоимости.

5 Возможность быстро реорганизовать бизнес: компания может в короткие сроки отказываться от сотрудничества с одними аутсорсинговыми партнерами и заключать соглашения с другими. Не требуются процессы найма, увольнения и перевода значительного количества персонала, сопряженные с большими временными затратами.

Как перейти на аутсорсинг кадрового делопроизводства — 5 основных этапов

Итак, попробуем перейти на новый формат работы. Главное — действовать обдуманно и системно.

Этап 1. Оценка текущего положения дел компании

Сделать это лучше не приблизительно, а максимально точно. То есть, составив нечто вроде отчета, прописав все в цифрах, обозначив все плюсы и минусы предстоящего сотрудничества.

Обязательно при этом просчитать, во сколько обойдется содержание в штате собственных кадровиков и сколько придется платить сторонним специалистам.

Такой подход поможет вам ответить на главный вопрос: будет ли переход на аутсорсинг целесообразным? И если да, какие функции отдела кадров стоит отдать на исполнение профессионалам?

Этап 2. Выбор подрядчика

Почему к выбору компании-аутсорсера следует отнестись очень серьезно?

В сфере кадрового аутсорсинга очень важно иметь:

• хороший опыт;
• опыт в решении нестандартных ситуаций;
• безупречную репутацию.

Советуем также обратить внимание на страховку профессиональной ответственности — у всякой солидной компании она есть. Кроме того, некоторые фирмы работают только с крупными организациями, а некоторые — только с малыми

Технология работы при этом различная.

Этап 3. Формулирование условий сотрудничества

При совместной разработке контракта перед вами, как перед заказчиком, встает главная задача — донести до подрядчика однозначное понимание ситуации. Для этого нужно четко формулировать задачи и цели, задавать уточняющие вопросы и обсуждать встречные.

Здесь формулируется и техническая сторона вопроса — какие будут использоваться методики, программное обеспечение и т. д. Если приемы и решения партнеров окажутся отличными от ваших, прислушайтесь к ним.

О том, чем различаются аренда персонала и кадровый аутсорсинг и как формируется стоимость услуг аутсорсинга читайте в статье «Аутсорсинг персонала».

Этап 4. Заключение договора

Компании-аутсорсеру станут известны личные данные сотрудников и различная информация вашего предприятия, требующая полной секретности. Поэтому первым делом обговорите и пропишите условие о соблюдении конфиденциальности.

Другие немаловажные пункты:

• требования квалификации и профессионального опыта персонала аутсорсера;
• сроки выполнения и сдачи работы;
• порядок и условия оплаты услуг;
• ответственность за качество услуг.

Для участия в составлении и заключении договора пригласите независимого юриста.

Этап 5. Организация контроля за работой аутсорсера

Обычно хватает одного сотрудника, который будет предоставлять отчетность руководству.

Отчет состоит из:

• анализа работы специалистов-аутсорсеров на основе обратной связи от персонала, менеджеров и контрагентов;
• оценки соответствия деятельности партнеров запланированным показателям;
• совместного обсуждения всеми участниками процесса промежуточных итогов.

Возникшие проблемы обсуждайте вместе с аутсорсерами. Потому что причин у них две — либо ненадлежащее исполнение, либо неправильно планирование.

Об особенностях передачи на аутсорсинг обслуживание компьютеров и серверов читайте статью «Аутсорсинг ИТ-услуг».

Кадровый аутсорсинг персонала — когда это необходимо?

Преимуществ у кадрового аутсорсинга несколько, но среди них можно выделить те, которые делают услугу незаменимой.

Кадровый аутсорсинг персонала для эффективного функционирования компании необходим в следующих случаях:

1. При заходе на российский рынок иностранного бизнеса. Кадровый аутсорсинг в этом случае поможет избежать:
   • неэффективных затрат при поиске и найме специалистов;
2. юридических ошибок при оформлении трудовых договоров;
3. возникновения конфликтных ситуаций с работниками в будущем.
4. При необходимости сократить расходы на «обслуживающие» направления работы компании. Здесь можно сэкономить:
   • на обустройстве рабочего места для кадровых сотрудников;
5. на обновлении программного обеспечения кадрового делопроизводства;
6. оплате труда кадровиков.
7. При стремительном развитии бизнеса, когда подбор сотрудников, их переобучение не успевает за основным процессом.
8. Если руководство компании не имеет возможности (или не считает приоритетным) самостоятельно заниматься кадровой политикой и желает передать это в руки профессионалов.
9. Когда фирма имеет несколько удаленных филиалов, сведения из которых должны быть собраны, обработаны и проконтролированы головным специалистом.
10. Когда компания испытывает трудности с наймом штатного кадровика.

Содержать штатный отдел кадров невыгодно, если компания небольшая и ведет делопроизводство по стандартной схеме.

Минусы посредничества

Аутсорсинг-кадровый учет, как и любой другой бизнес-инструмент, имеет и ряд недостатков:

Низкая профессиональная подготовка специалистов. Далеко не каждое удаленное кадровое агентство — высокопрофессиональное. Главные требования к посреднику — наличие опыта в данной сфере, безупречная репутация, классный персонал, умело решающий нестандартные ситуации

Также важно наличие страхования деятельности. Нарушение конфиденциальности

Посреднику передаются важные документы организации для полноценного выполнения им своих обязанностей. Недобросовестное агентство может воспользоваться полученными данными и в личных целях. Удаленность. Некоторые проблемы необходимо решать «здесь и сейчас». Специалисты удаленного агентства не могут выполнять работу подобным образом. Поверхностное представление о специфике компании. Кадровое агентство состоит из профессионалов в сфере работы с персоналом. Им нужно время, чтобы разобраться в специфике направлений деятельности партнера. И то велик шанс, что это будет поверхностный взгляд со стороны.

Теперь перейдем к основным ошибкам при выборе услуг по кадровому аутсорсингу.

ТОП фирм

Мы подготовили для вас мини обзор фирм, рекомендуемых для простого и безболезненного перехода на новый уровень организации работы отдела кадров в вашем бизнесе.

Talent Pool

Одни из лучших представителей инновационного подхода. Организация, которая 11 лет успешно существует на рынке лизинга персонала, а также аутсорсинга бизнес-процессов и консалтинга. Целевая аудитория: все сферы бизнеса.
Миссия фирмы — потратить как можно меньше вашего времени и уложиться в бюджет. Работают на территории всей РФ. Профессиональная ответственность застрахована. Сервис очень удобный, максимальная оперативность и результативность.

Правомочие

Данная организация оказывает высокопрофессиональные юридические и бухгалтерские услуги. Есть гарантия возврата средств в случае, если работа не выполнена так, как ожидалось. Количество довольных клиентов — более 20тыс.

В перечень услуг входят такие как:

• кадровый учет и аудит;
• организация правил внутреннего трудового распорядка и
• штатного расписания;
• исполнение всех функций отдела персонала;

Staff Energy

Помогают решать кадровые вопросы любого уровня сложности. Вы можете оставить заявку прямо на сайте для связи с менеджером, чтобы обсудить все особенности вашего заказа. Также компания предоставляет услуги по лизингу персонала в таких сферах как инжиниринг, производство, клининг и логистика. Офисы компании находятся в Москве, имеется более 15 региональных представительств и более 50 региональных рекрутеров.

ЮКСОР

Пакет «Ведение кадрового учета» одно из наиболее интересных предложений данной фирмы. На сайте есть возможность рассчитать стоимость на такие услуги как создание кадрового делопроизводства с нуля, его аудит и другие виды работ.
Компания гарантирует точное оформление документов и конфиденциальность. Консультацию можно получить как по телефону, так и при личной встрече.

Coleman Services

Эта фирма предлагает комплексный подход. Целевая аудитория — небольшие компании и крупные предприятия. Возможна подготовка к проверке или устранение недостатков по ее окончанию. Существует несколько вариантов партнерства: аутсорсинг  yfбазе «Coleman Services» или на базе вашей организации. Есть возможность ведения кадрового делопроизводства удаленно. На сайте компании вы можете ознакомиться с полным перечнем услуг.

Каких сотрудников можно «брать в аренду»

В небольших компаниях проблематично (затратно) содержать в штате некоторых «узких» специалистов. Поэтому организация передает функции по подбору офисного персонала, обучающим мероприятиям, кадровому делопроизводству и бухгалтерским расчетам.

Крупные предприятия выводят в отдельный сектор аналогичные работы, не связанные с основным бизнесом и касающиеся подбора штата и документооборота по кадрам, расчетов (заработной платы, бюджетных отчислений), обучения, развития.

К сведению! Если основной целью компании является освобождение от рутинных процедур и экономия рабочего времени, то наиболее подходящим будет аутсорсинг документооборота (кадрового) и расчетов.

При намерении внедрить стабильное обучение работников поможет специальная программа по развитию, включающая семинары, тренинги и иные командообразующие мероприятия. Для проведения независимой оценки и подготовки адаптированной мотивационной системы потребуется привлечение консалтинговой компании.

К примеру, процедура подбора персонала представляет собой постоянный и трудозатратный процесс, предусматривающий поиск кадров для замены при текущем выбытии и эксклюзивный подбор топ-персонала. Эта работа может быть отдана специализированной структуре (за абонентскую оплату), а сотрудники кадровой структуры смогут усилить деятельность по своему ключевому направлению – работе со штатными сотрудниками.

Таким же способом можно оптимизировать штат бухгалтерии и разгрузить бухгалтеров от рутинных работ, передав расчеты по заработной плате, компенсациям или льготам сотрудников аутсорсинговой организации.

Важно! К выбору аутсорсера следует подходить серьезно. Если исполнитель внезапно откажется от сотрудничества по разным причинам (банкротство, недобросовестность), компании-заказчику придется срочно искать иных партнеров, вводить их в ситуацию либо самостоятельно исполнять функции, прежде переданные на аутсорсинг

В последнем случае отсутствие необходимых навыков и знаний может привести к временному снижению контроля над некоторыми бизнес-процессами и ухудшению качества работ.

До обращения к услугам внешней компании следует провести сравнительный анализ преимуществ и недостатков деятельности за счет внутренних ресурсов и привлеченных исполнителей, а также изучить рынок предложений по аутсорсингу персонала.

Как избежать ошибок при переходе на аутсорсинг — 4 простых совета новичкам

Чтобы не испытать разочарование от нового сотрудничества, желательно предусмотреть если не все, то большинство вероятных ошибок. Постараемся помочь вам в этом.

Совет 1. Откажитесь от резкого перехода на кадровый аутсорсинг

Заключение договора — не конец процесса, а лишь его начало. Вам придется не только приспосабливаться к новому формату работы, но и добиваться того, чтобы он оправдал себя. А для этого требуется и время, и совместные усилия — как аутсорсеров, так и ваших сотрудников.

Поэтому не торопитесь сразу увольнять кадровиков в надежде на то, что это резко сократит расходы предприятия. И первое время контролируйте деятельность вашего провайдера, чтобы не упустить даже мелочи в процессе. Ведь добиться результата — одно дело, а закрепить его на весь период сотрудничества — совсем другое.

Совет 2. Внимательно выбирайте компанию-подрядчика

Правильный выбор аутсорсера — едва ли не главный фактор, обеспечивающий успешное сотрудничество. Внимательно изучите рынок услуг и каждого кандидата. Перед этим составьте список требований, которым он должен соответствовать, и при выборе ориентируйтесь именно на это соответствие.

Обратите внимание и на то, располагает ли компания-аутсорсер достаточным запасом ресурсов. Тогда вам не придется менять партнера в случае, если ваше предприятие расширится и объем работ увеличится

Совет 3. Тщательно оцените выгоды от перехода на аутсорсинг

Переход на аутсорсинг кадрового учета, как на любой другой, в большинстве случаев продиктован стремлением к экономии. Однако, часто экономия оказывается сомнительной, поскольку выбрав компанию с низкими ценами, вы рискуете получить такое же низкое качество услуг от неквалифицированных специалистов.

Только просчитав выгоды нового формата работы и сравнив все плюсы и минусы, можно реально оценить обстановку и определить, нужно ли вам передавать на аутсорсинг функции отдела кадров. Чем больше будет анализа, тем меньше будет ошибок.

О том, все ли второстепенные функции предприятия выгодно передавать на аутсорсинг, предлагаем почитать статью «Аутсорсинг охраны труда».

Совет 4. Четко пропишите ответственность сторон в договоре

Самый распространенный пункт, который при аутсорсинговом сотрудничестве вызывает взаимные претензии, — это ответственность сторон. А случается это чаще всего потому, что этот вопрос недостаточно хорошо проработан при составлении договора.

Поэтому зоны и пределы ответственности определяйте четко и конкретно. Желательно при этом учесть и нестандартные ситуации.

В завершение предлагаем посмотреть видео о том, какие ошибки чаще всего допускаются в кадровом делопроизводстве. Если вы обратитесь к серьезной компании-аутсорсеру, всех перечисленных нарушений можно избежать.

Как перейти на аутсорсинг: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Выбор сферы для аутсорсинга

Это важнейший шаг. Требуется проанализировать деятельность своей компании и понять, какие непрофильные виды деятельности наиболее сложны в управлении, показывают наименьшую эффективность, какие партнерские предложения имеются на рынке. У крупных компаний первыми «на сторону» уходят клининговые, транспортные, ремонтные подразделения и общепит. У небольших фирм нередко с момента основания на аутсорсинг передаются бухгалтерские, юридические, IT-функции. Торговые сети первым делом ищут возможность аутсорсинга персонала.

Шаг 2. Выбор партнера (аутсорсинговой фирмы)

Главный критерий выбора – репутация на рынке и наличие собственных ресурсов – кадровых, финансовых, производственных и т.д

Например, для логистического оператора важно иметь собственные склады, обширный парк транспорта, обученный персонал и т.д. Также важна готовность конкретной компании взять требуемые заказчиком объемы

Если у аутсорсера уже есть несколько клиентов, на которых только-только хватает ресурсов, дополнительная нагрузка может стать фатальной для заказчика.

Желательно выбрать минимум 3 варианта аутсорсеров, а лучше 5 (не во всех городах это возможно). Крупные компании и государственные организации выбирают партнеров через тендеры.

После того, как варианты выбраны, начинаются переговоры с представителями каждого из них. Обсуждаются все нюансы: объемы услуг, сроки, ресурсы, формы и способы оплаты и так далее.

Шаг 4. Заключение договора

Договор аутсорсинга – это по сути своей договор возмездного оказания услуг. Гражданский кодекс РФ (ст.160-161) требует для такого документа обязательно письменной формы. В договоре должны быть следующие положения:

• Наименования сторон и основания, на которых действуют заказчик и исполнитель.
• Предмет договора – перечень услуг, которые будет оказывать аутсорсинговая фирма.
• Объем оказываемых услуг (если он может быть заранее определен) или порядок определения этого объема.
• Цена договора. Может быть выражена в твердой сумме или в пропорции либо дается отсылка к прайс-листу аутсорсера.
• Права и обязанности каждой из сторон.
• Способы контроля за деятельностью аутсорсера.
• Ответственность каждой из сторон за невыполнение своих обязательств. Здесь должны быть подробно описаны штрафные санкции.
• Порядок разрешения споров.
• Срок действия договора. Чаще всего его заключают на год с возможностью пролонгации.
• Порядок внесения изменений в договор и его расторжения.
• Прочие условия.
• Реквизиты сторон, подписи и печати.

Шаг 5. Внесение предоплаты (если предусмотрено договором)

Размер предоплаты обычно прописывается в договоре. Иногда оплату разбивают на части, если та деятельность, что отдана на аутсорс, подразумевает исполнение в несколько этапов.

Шаг 6. Контроль исполнения договора

Обычно для отслеживания результатов деятельности аутсорсера используются собственные контролирующие органы, текущий контроль осуществляют руководители смежных подразделений компании.

Шаг 7. Оплата услуг по договору

На этом этапе оплачивается либо оставшаяся сумма, если была внесена предоплата, либо вся сумма, обозначенная в договоре.

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО УЧЕТА НА АУТСОРСИНГЕ

1. Вы выбираете тарифный план, на ведение кадрового учета, а мы подготавливаем для Вас индивидуальное коммерческое предложение, согласно выбранному тарифному плану.

2. Подписание договора и оплата услуг.

Обращаем Ваше внимание на то, что мы так же подписываем соглашение о неразглашении персональных данных Ваших сотрудников — это является гарантией нашей надежности и конфиденциальности передаваемых Вами сведений. 3

С момента начала действия договора и до его окончания, мы оказываем Вам услугу по ведению кадрового учета, согласно выбранному Вами тарифному плану. На данном этапе работы от Вас потребуется только предоставлять необходимую информацию по своим сотрудникам нашему специалисту. Делать это можно по электронной почте, либо на бумажных носителях при личном визите в офис нашей компании. Наиболее удобный способ передачи информации Вы выбираете сами

3. С момента начала действия договора и до его окончания, мы оказываем Вам услугу по ведению кадрового учета, согласно выбранному Вами тарифному плану. На данном этапе работы от Вас потребуется только предоставлять необходимую информацию по своим сотрудникам нашему специалисту. Делать это можно по электронной почте, либо на бумажных носителях при личном визите в офис нашей компании. Наиболее удобный способ передачи информации Вы выбираете сами.

Преимущество и недостатки

Аутсорсинг имеет свои достоинства и недостатки. Как и в любой другой сфере, нет гарантий того, что компания будет оказывать действительно качественные услуги. Ведь многие стремятся сделать на этом бизнес, но не у всех получается.

Потому стоит обращаться в известную фирму, которая работает в этой сфере не один год и имеет хорошую репутацию. При экономии на стоимости работы аутсорсинговой компании, существует вероятность напороться на непрофессионалов или мошенников.

Если от этого абстрагироваться, то можно выделить следующие преимущества аутсорсинга:

• экономия – позволяет снизить затраты на содержание штата, проведение определенных техпроцессов, а также получить выгоду за счет более профессионального и технологического подхода к делу аутсорсинговой компании;

• высвобождение скрытых резервов (трудовых, интеллектуальных, информационных и так далее), которые могут быть направлены на более эффективное управление, внедрение новых технологий и другое;

• повышение качества выполняемых работ, за счет привлечения опытных и квалифицированных специалистов, которые обладают определенными знаниями и оснащены соответствующим оборудованием;

• уход от ответственности, путем перекладывания ее на аутсорсинговую компанию, согласно договорных обязательств;

• исключение трудовых споров и других конфликтных ситуаций с сотрудниками;

• выполнение работ качественно и в срок, если штатный сотрудник не справился с заданием — его можно наказать, а если не справилась с работой аутсорсинговая компания – с нее можно взыскать убытки или упущенную выгоду.

Наряду с большим количеством достоинств, аутсорсинг имеет и свои недостатки:

• неправильные расчеты — при использовании аутсорсинга, они могут повлечь за собой не экономию, а убытки. Здесь вся ответственность лежит на руководстве, принимающем решение, но такие случаи иногда встречаются;

• низкий контроль над сотрудниками аутсорсинговой компании и их работой, отсутствие прямого влияния на них;

• существует риск довериться мошенникам, которые выполнят свои обязательства частично или, вообще, не выполняют;

• при работе с коммерческой тайной, нет четкой гарантии ее сохранности, хотя заключен договор аутсорсинга на оказание услуг и в нем предусмотрено ее сохранение, но стопроцентных гарантий этому нет.

Преимущества посредничества

Теперь перейдем к особенностям кооперации. Плюсы кадрового аутсорсинга следующие:

• Профессионализм. Штат подобных компаний — опытные высококвалифицированные работники, сосредоточенные на своей узкой специализации.
• Оговоренные сроки выполнения работ. С исполнителем заключается договор, по которому он в конкретный период обязан выполнить прописанный перечень работ.
• Размер штата соответствует размеру компании. Многие фирмы сталкиваются с проблемой, когда наблюдается острая нехватка специалиста, чья работа будет необходима только в определенный период. Теперь не нужно «раздувать» штат для выполнения одного конкретного задания.
• Сокращение расходов. Это порой главный плюс для компании. Удаленный отдел кадров набирает персонал, рассчитывает з/п, страховые взносы и проч. Кроме того, он несет полную ответственность за убытки, которых могут повлечь его ошибки.
• Средоточие на своих ключевых функциях. Компания может затрачивать больше ресурсов на достижение ключевых целей, планирование новых, перенаправлять финансовые потоки, развивать персонал и проч.
• Незаинтересованная сторона. Удаленное кадровое агентство — беспристрастный посредник между работником и работодателем. Все проблемы, конфликты решаются по букве закона, без личных факторов.