Инструкция: заполняем справку по новой форме 2-ндфл с 1 января 2021 года

Коды доходов в справке 2-НДФЛ с расшифровкой

Заполняя справку 2-НФДЛ налоговый агент обязан указать код дохода. Посмотрите, какие коды используются в этом году по основным выплатам в пользу физических лиц, когда бухгалтер ставит код 4800, для каких выплат нужны коды 2510, 2760 и 2710, а также скачайте полную таблицу кодов доходов с расшифровкой.

Полный перечень актуальных кодов доходов и вычетов по НДФЛ>>>

Срочная новость для всех бухгалтеров: У чиновников новые требования к платежкам: с какими формулировками платежи не пройдут. Подробности читайте в журнале “Российский налоговый курьер”.

Где указать код дохода в справке 2-НДФЛ

Все налоговые агенты по НДФЛ обязаны отчитываться в налоговую по выплатам в пользу физических лиц, указав в разделе 3 справки 2-НДФЛ соответствующий код дохода, который утвержден приказом ФНС России от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@.

Обратите внимание, что с 26 декабря 2021 года внесены некоторые изменения. Об этом мы скажем ниже

Важно! Формально санкций за ошибку в коде в справке 2-НДФЛ не установлено. Но от вашего выбора зависит, какой вид выплат увидит налоговая в отчетности, а от этого зависит срок перечисления НДФЛ в бюджет

Неверно указанный код может привести к штрафу за несвоевременное перечисление НДФЛ.

Основные коды доходов для работодателя

Налоговые агенты – работодатели обычно используют «стандартный» набор кодов доходов при заполнении справки 2-НДФЛ.

Для премии

Для обозначения выплаченных премий с 26 декабря 2021 года введено 2 новых кода доходов (приказ ФНС от 22.11.16 № ММВ-7-11/633@). Посмотрите в таблице сравнения, какие произошли изменения, и с каким данными заполнять справки 2-НДФЛ за 2021 и 2021 года.

Коды доходов для особых случаев

Некоторые коды доходов используются редко, но бухгалтер должен знать, для чего они нужны, и какие доходы отражать с этими кодами в справке 2-НДФЛ.

Код дохода 2760 и 2710 в справке 

Часто возникает вопрос, что такое код 2760 в справке 2-НДФЛ? Он используется для выплат в виде материальной помощи, выдаваемой сотруднику.

Однако будьте внимательны — для разного вида материальной помощи предусмотрены разные значения в справке 2-НДФЛ. Например, существует еще коды 2710, 2761, 2762.

Ниже мы привели таблицу всех шифров, используемых для выплат в виде материальной помощи.

Важно! Некоторая материальная помощь не облагается НДФЛ в пределах 4 000 руб. В этом случае укажите код дохода 2760, а рядом укажите код вычета 503

Посмотрите образец ниже.

Посмотрите таблицу соответствия кода дохода и кода вычета в справе 2-НДФЛ.

Если сотруднику выдан подарок, то в разделе 3 используйте код 2720, указав полную стоимость подарка. Сумма в пределах 4 000 руб., НДФЛ не облагается, поэтому рядом в справке 2-НДФЛ укажите код вычета 501 и сумму 4 000 руб.

Код дохода 2510 

Если организаций оплачивает за сотрудника товары (работы, услуги) или имущественные права, в т.ч. коммуналку, питание, отдых, обучение в интересах сотрудника, то в справке 2-НДФЛ укажите код дохода 2510.

Код дохода 4800 в справке 2-НДФЛ: что это 

Есть такие доходы, для которых не предусмотрено отдельного кода. В таком случае бухгалтер должен указать код дохода в справке 2-НДФЛ – 4800.

• К таким доходам, в частности относятся:
• Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении;
• Выходное пособие свыше трехкратного размера среднего заработка;
• Суточные на командировку сверх лимита;
• Доплаты к разным пособиям;
• Компенсация за использование личного имущества в производственных целях и т.д.

Требования и правила заполнения

Законом установлено, что предоставлять отчетность в налоговую можно как на бумажном носителе, так и в электронном варианте. Зависит это от количества работников на предприятии. Если в Вашей организации трудоустроены более 25-ти человек – налоговая принимает отчетность только в электронном виде через специализированную программу. Ее нужно только обновить. Для этого используется приложение «Налогоплательщик ЮЛ». справки 2-НДФЛ в 2021 г. для ознакомления можно в интернете.

Правила заполнения следующие:

1. Проставляйте номер страницы в формате 001, 002.
2. Не оставляйте пустых граф, если где-то нет информации для заполнения (к примеру, у гражданина нет отчества) – ставьте знак прочерка или ноль (для числовых значений).
3. Проверяйте правильность указанных кодов заработка и налоговых вычетов (есть в приложениях к приказу ФНС).
4. Если в организации произошла реорганизация и налоговым агентом стал правопреемник – проверьте правильность кода реорганизации (они различны в зависимости от формы – это было присоединение, ликвидация или что-то другое).
5. Суммарные значения (доходов и вычетов) указываются с точностью до сотых (два знака после запятой, до одной копейки).
6. Если за отчетный год у работника в одном месяце было несколько видов поступлений денежных средств (имеется в виду у одного работодателя), это может быть зарплата и отпускные, то в приложении, где указывается помесячные данные, отдельно указываются суммы по каждому виду начисления за месяц. То же касается и указания налоговых вычетов.

Возврат излишне удержанного НДФЛ

Теперь перейдем к практическим вопросам заполнения новой формы 2-НДФЛ. Начнем с вопроса о том, как отразить в справке излишне удержанные суммы налога, которые были возвращены физлицу в течение года. Такая ситуация может возникнуть из-за ошибок, допущенных налоговым агентом, и по другим причинам. Так, работодатель обязан вернуть НДФЛ сотруднику, который принес уведомление, подтверждающее право на имущественный вычет (возвращается налог, удержанный с начала года; подробнее см. «Работник обратился за получением имущественного или социального вычета по месту работы: что должен сделать бухгалтер»). Также право на возврат налога имеют иностранцы, работающие по патенту (возвращается налог, удержанный с момента приема на работу, до момента получения от ИФНС подтверждения права на зачет авансовых платежей).

Независимо от основания возврата НДФЛ, у налоговых агентов возникает один и тот же вопрос: как правильно заполнить раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода» справки 2-НДФЛ по этим сотрудникам? Указывать ли возвращенный налог в составе удержанных и перечисленных сумм?

Чтобы ответить на эти вопросы, проанализируем общие положения Порядка заполнения новой формы 2-НДФЛ. Так, в пункте 1.2 этого Порядка сказано, что справка 2-НДФЛ составляется налоговым агентом на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета. При этом сама форма справки содержит поле для указания даты ее составления. Совместив эти два положения, получим следующее правило: все показатели справки 2-НДФЛ формируются на основании данных регистров налогового учета, определенных на дату, указанную в поле «дата» этой справки.

Теперь применим это правило к нашей ситуации. Если справка о доходах составляется после фактического возврата налогоплательщику излишне удержанного НДФЛ, то все показатели в ней нужно отражать с учетом произведенных корректировок. А значит, в полях «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» раздела 2 справки сумма НДФЛ, возвращенная налогоплательщику, не указывается. Другими словами, после того, как налог возвращен физлицу, для целей составления справки 2-НДФЛ эта сумма уже не считается удержанной и перечисленной. Если же справка о доходах заполняется до момента перечисления налогоплательщику излишне удержанного НДФЛ, то соответствующую сумму необходимо учесть при формировании показателей по полям «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная». Также эту сумму следует отразить в поле «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» раздела 2 справки. А уже после возврата НДФЛ налогоплательщику работодатель должен будет представить уточненную справку о доходах. Отметим, что в части представления «уточненок» правила не поменялись, поэтому можно руководствоваться прежними разъяснениями чиновников (письмо ФНС России от 13.09.12 № АС-4-3/15317; см. «ФНС разъяснила, как заполнить уточненную справку 2-НДФЛ в случае возврата бывшему работнику излишне удержанного налога»).

Вести учет НДФЛ в веб‑сервисе, формировать и сдавать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

Как проверить сведения отчетности

Прежде чем отправить исправленные сведения в налоговую инспекцию, необходимо проверить информацию. Как правильно сверять отчет, с чем сравнивать информацию — учитывайте важные рекомендации:

1. Сведения о доходах и удержаниях должны совпадать с данными бухгалтерского учета организации. Сверьте информацию в справке о подоходном налоге с личной карточкой работника. Также проконтролируйте показатели расчетно-платежных ведомостей, учетных журналов по заработной плате. Информация должна совпадать с помесячными бухгалтерскими данными.
2. Если помимо заработной платы и вознаграждений за труд работникам начисляются иные виды доходов, то необходимо включить информацию в корректировку 2-НДФЛ. Пример: организация выплачивает подчиненным дивиденды, распределяет прибыль либо оплачивает оздоровительные путевки. Такие доходы включите в справку 2-НДФЛ по соответствующему коду дохода.
3. По разным категориям поступлений применяются разные ставки налогообложения. По каждой ставке придется составить отдельное приложение (п.1.19 Порядка).
4. Аналогичные правила действуют для поля признак корректировки в справке 2-НДФЛ. Если налог удержан работодателем вовремя, то указывается признак «1». Если подоходный налог удержать невозможно, то в справке 2-НДФЛ указывают признак «2».
5. Сроки сдачи отчетности по разным признакам налогоплательщика уравняли. Отчитайтесь до 1 марта года, следующего за отчетным. Если день сдачи выпал на выходной, то подайте форму в первый рабочий день.

ВАЖНО!
Вычеты и льготы по НДФЛ подтверждают документально. Заявления, справки с места учебы, свидетельства о рождении и другие бумаги необходимо ежегодно собирать с подчиненных

На основании полученных справок корректировать предоставляемые льготы и вычеты.

Особенности заполнения

Во избежание штрафа проверьте уже сданные формы отчетов по подоходному налогу и в случае обнаружения в них неточностей сдайте исправленную отчетность. Даже если неточность допущена в одной справке, придется исправлять. Иначе работодателю грозит штраф в размере 500 рублей.

Уточненная отчетность о доходах сотрудника подается по форме, которая действовала в том периоде, за который обнаружена ошибка. Специалисты ФНС неоднократно объясняли, что означает номер корректировки 99 в 2-НДФЛ — это документ, который аннулируется по конкретному физлицу. То есть корректировка 99 в справке 2-НДФЛ не уточняет, а полностью отменяет данные по физлицу в случае ошибочного заполнения документа на лицо, которое не получало в отчетном году доходов. В таком случае в аннулирующей справке сведения в разделах 1 и 2 повторяются из уже сданной, а разделы 3, 4 и 5 не заполняются.

Порядок заполнения и форма по доходам, полученным в 2020 году физлицами, утверждены Приказом ФНС №ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018.

Доходы и налоги

Пункт 3 предполагает указание всех доходов, полученных налогоплательщиком за каждый месяц работы в истекшем налоговом периоде, которые подлежат обложению налогом. В строке «код дохода» необходимо указать:

• 2000 – суммы, выплаченные по трудовому договору;
• 2010 – по гражданско-правовому договору;
• 2012 – отпускные выплаты;
• 2300 – суммы, выплаченные по больничному листу;
• 4800 – иные выплаты.

С 2018 года добавлены следующие актуальные для работников коды дохода:

• 2013 – сумма компенсации за неиспользованный отпуск;
• 2014 – сумма выплаты в виде выходного пособия, среднемесячного заработка на период трудоустройства, компенсации руководителю, его замам и главбуху в части, превышающей 3-кратный размер зарплаты (6-кратный – в отношении уволенных работников организаций Крайнего Севера и приравненных к нему местностей).

Сумма полученного физическим лицом дохода отражается в справке 2 НДФЛ в рублях и копейках. В строках «код вычета» и «сумма вычета» необходимо указать все произведенные в отношении доходов налоговые вычеты. Сумма вычета не должна превышать сумму дохода.

В разделе 4 заполняются данные о предоставленных работнику стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетов, а также номер и дата уведомления на получение имущественных вычетов (а в новой форме – и на получение социальных вычетов). Кроме того, с 2016 года добавлен еще один указываемый вид вычета – инвестиционный.

Раздел 5 содержит данные об исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджет суммах налога, заполняется по каждой ставке отдельно. Сумма налогов указывается только в рублях. Чтобы высчитать эту сумму, нужно от суммы дохода, подлежащей налогообложению (налоговой базы), отнять сумму налоговых вычетов и затем умножить на ставку налога, в основном это – 13%. Если справка о доходах физического лица выдается по признаку 2, пункты 5.4-5.6 не заполняются, а заполняется только пункт 5.7.

С 2016 года раздел 5 дополнен графой «Сумма фиксированных авансовых платежей», а также полем для реквизитов уведомления, подтверждающего право на уменьшение налога на сумму таких платежей.

Наконец, документ подписывается лицом, выдавшим справку, с указанием его Ф.И.О. и должности, а затем ставится печать организации.

Требования Сбербанка к справке о доходах

Без официальной выписки о размере зарплаты не обойтись, если нужно получить крупный заем. Чтобы банк принял документ, он должен соответствовать требованиям.

Для чего нужна справка 2-НДФЛ

Справка необходима банку, так как в ней содержится информация о месте работы, размере зарплаты и налоговых вычетах, произведенных в течение года. По закону каждый трудоустроенный гражданин должен платить подоходный налог. У официально работающих людей есть возможность оформить справку в бухгалтерии работодателя.

Документ нужен для того, чтобы подтвердить наличие официального и регулярного дохода, а также размер оплаты труда.

Заполнение справки для оформления ипотечного кредита должно осуществляться без ошибок.

За какой период для ипотеки требуется документ

Для оформления ипотеки потребуется справка 2-НДФЛ:

1. Предпринимателям за последний налоговый период.
2. Работникам за последние полгода.

Если на данном месте человек проработал меньше 6 месяцев, бумагу выдают за срок, который он отработал.

Отличие справки 2-НДФЛ от справки по форме банка

При оформлении документов на ипотеку Сбербанк проверяет справку по форме банка или 2-НДФЛ. Особой разницы между документами нет, дело в том, что во второй бумаге указана действительная информация по доходу. В акте от банка бухгалтер может указать данные, не соответствующие официальным. В справке записывают зарплату, указанную в трудовом договоре, но сумма может быть больше, так как не учитываются надбавки, премии, бонусы.

В документе по форме банка указывают доход с учетом премий и других факторов. По ней больше шансов получить кредит, ведь доход выше.

Но важно также и действие справки 2-НДФЛ для банка, так как учитываются и официальные данные. Лучше запрашивать у работодателя справку за год

Это повысит вероятность получения крупного займа.

Скачать бланк 2-НДФЛ

Отличия справки 2-НДФЛ от справки 3-НДФЛ

Граждане часто путают эти две справки. Разница в том, что документ по форме 2-НДФЛ отображает доходы физического лица, а 3-НДФЛ – это не справка, а декларация о доходах. В первой бумаге указывают доходы и выплаченные из них налоги, а также сведения о работодателе и сотруднике. Также в справке должны быть данные о зарплате.

3-НДФЛ – это налоговая декларация с данными о подоходном налоге. В разных ситуациях в ней указывают доходы, только заявленные вычеты или оба варианта.

Справка 2-НДФЛ обладает первичным характером. Сведения, указанные в ней, необходимы для оформления декларации 3-НДФЛ на вычеты. Сдавать этот документ нужно в налоговую по доходам, которых нет в 2-НДФЛ. Например, при продаже жилья, покупке недвижимости.

Срок действия справки

Срок действия справки 2- НДФЛ для ипотеки не ограничен законом, так как в ней отражены доходы за календарный год. Но, несмотря на неограниченность срока, данные в документе должны соответствовать целям, для которых он оформлен.

Справка 2-НДФЛ действительна для банка в зависимости от требований финансовой организации к периоду подтверждения зарплаты или сроку оформления. Эти показатели в каждом случае отличаются.

Справка о заработной плате в требованиях Сбербанка обязательно должна иметь дату выдачи. Организация, которая выдавала документ, может ограничить срок действия. Процесс оформления занимает немного времени. Бумагу должны выдать через 3 дня после запроса сотрудника.

Виды 2-НДФЛ: для ИФНС и для работника

С отчетности за 2021 год справка 2-НДФЛ составляется по двум разным формам:

Для ИФНС — справка о доходах и суммах налога физического лица (форма 2-НДФЛ).

Справку, сдаваемую в ИФНС, существенно изменили: убрали часть полей, изменили структуру. Если ранее она состояла из 5 разделов, то теперь она включается в себя вводную часть, разделы 1, 2, 3 и приложение, в котором помесячно указываются доходы и вычеты, выданные сотруднику в привязке к конкретным кодам. Справка для налоговой имеет сокращенное наименование «форма 2-НДФЛ» и КНД 1151078.

Для работника — справка о доходах и суммах налога физического лица.

Структура справки очень напоминает старую форму 2-НДФЛ: она также состоит из 5 разделов и правки в нее внесли минимальные. В частности, из нее исключили строку о признаке, номере корректировки и коде ИФНС, а также строки о реквизитах уведомления о предоставлении имущественного и социального вычета. В справке для работника не используется сокращение «2-НДФЛ» и она не имеет КНД.

Когда нужно выдать справку 2-НДФЛ сотруднику

Часто банки и другие организации используют справку 2-НДФЛ, чтобы узнать о доходах и платежеспособности человека. Она бывает нужна, например:

• при увольнении, чтобы передать следующему работодателю информацию о предоставленных стандартных вычетах;
• для получения стандартного, имущественного или социального вычета в ИФНС по окончании года;
• для подтверждения доходов в банке при получении кредита;
• при обращении в посольства для оформления визы;
• в других случаях: для расчета пенсии, при усыновлении ребенка или участии в различных судебных разбирательствах (особенно, в части решения трудовых споров), при расчете суммы выплат по алиментам и иных выплат.

По сравнению с формой, которая подается в налоговую инспекцию и ранее выдавалась сотрудникам, справка для работников по доходам за 2021 года немного упрощена. Из нее исключены сведения о номере, признаке справки, уведомлениях на вычеты. Зато добавлен раздел со сведениями о налоговом агенте.

Когда сотрудник может получить справку?

В соответствии с действующим фискальным законодательством справка 2-НДФЛ оформляется на каждого работника в течение календарного года. Все собранные на служащих организации бланки необходимо предоставить в налоговую инспекцию в целях отчетности не позднее конца апреля года, следующего за отчетным.

Что касается служащих, то они могут потребовать предоставление справки неограниченное число раз и в любое время.

Потребоваться такая информация согласно установленной форме может в следующих случаях:

• для того, чтобы получить кредит либо оформить ипотеку;
• при заполнении налоговой декларации;
• при оформлении на новом месте работы;
• при подаче документов на получение пенсии и пособия по безработице;
• для получения материальной помощи от государства;
• при оформлении визы и ряде других ситуаций.

В данном случае работодатель не вправе отказать служащему в оформлении такого документа, только если он необходим за последние 4 года, так как подобную информацию фискальный орган хранит в течение 4 лет. Если необходимы сведения за более продолжительный срок, то подготовить их становится несколько проблематично.

Оформление документа занимает не более 3 дней после того, как соответствующее заявление было подано со стороны работающего по найму. При этом справка может быть подготовлена в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу.

Также справка по форме 2-НДФЛ в обязательном порядке выдается работнику предприятия или организации при увольнении.

Сколько надо отработать, чтобы получить 2-НДФЛ

Новая справка о суммах доходов и удержанном налоге выдается по запросу работника в течение 3 рабочих дней или при увольнении вместе с трудовой книжкой без дополнительных запросов. В Налоговом кодексе РФ и нормативно-правовых актах ФНС не сказано, в течение какого времени с момента трудоустройства человек вправе попросить изготовить для него этот документ. Это зависит от причин, по которым ему нужны сведения. Законодательно не определено, за сколько месяцев дается справка 2-НДФЛ минимально. Если человек уволится, отработав всего несколько дней, ему начислят зарплату за этот период и удержат с нее налог. Следовательно, при увольнении он получит документ с информацией о выплатах и удержаниях вместе с остальными документами, как предусмотрено нормами Трудового кодекса РФ.

Если человек устроился на работу и хочет получить сведения о зарплате и суммах удержанного НДФЛ, ему придется подождать месяц. По нормам НК РФ НДФЛ удерживают только с полученного дохода, которым заработная плата признается в последний день календарного месяца. Раньше этой даты исчислить налог разрешается только при увольнении.

ВАЖНО!
Делаем вывод, за какой период берется справка 2-НДФЛ в первый раз после трудоустройства — за первый месяц работы минимум и за год работы максимум.

Раздел 1

В разделе 1 укажите персональные данные сотрудника.

В поле «ИНН в Российской Федерации» проставьте ИНН сотрудника. Посмотрите его в свидетельстве о постановке на учет физического лица. Такой документ можно попросить при приеме на работу. Хотя сотрудник не обязан его представлять.

Налоговая инспекция обязана принять справку по форме 2-НДФЛ. В которой не указан ИНН сотрудника – гражданина России. Это следует из раздела III Порядка, утвержденного приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, письма ФНС от 17.08.2018 № ПА-4-11/15942.

Фамилию, имя, отчество укажите полностью, без сокращений, как в паспорте. Писать латинскими буквами допускается только для иностранцев. Отчество не заполняйте. Только если его нет в паспорте. Для иностранных граждан фамилию, имя и отчество можно указать буквами латинского алфавита.

В поле «Статус налогоплательщика» укажите:

Налоговый статус иностранцев определяйте по общим правилам по состоянию на конец года. Страна гражданства при этом значения не имеет. (письмо ФНС от 16.03.2016 № БС-3-11/1099).

Далее укажите дату рождения на основании документа, удостоверяющего личность.

В поле «Гражданство (код страны)» укажите код страны, постоянного проживания сотрудника. Например, код России – 643, Украины – 804. При заполнении справки для нерезидента используйте Общероссийский классификатор стран мира. Утвержденный постановлением Госстандарта от 14.12.2001 № 529-ст. Если гражданство отсутствует, в поле «Код страны» укажите код страны, которая выдала документ, удостоверяющий личность.

При заполнении поля «Код документа, удостоверяющего личность» используйте справочник «Коды документов». Который является приложением 1 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. Серию и номер паспорта укажите без знака «№».