Акт утилизации продуктов питания

Какова процедура

Утилизация архива имеет общий порядок для документов любого вида. Поэтому бухгалтерская отчетность и налоговые бумаги правила уничтожения имеют одинаковые. Начинается все с того, что руководитель предприятия пишет приказ о создании инвентаризационной комиссии. В ее состав могут входить представители компании (как правило, директор или заместитель директора, руководитель отдела и бухгалтер). Обычно назначаются в такую группу ответственные лица от всех подразделений компании. Руководит экспертной группой заместитель директора, а секретарем является работник архива (отдела бухгалтерии). Такая комиссия может быть назначена один раз и быть постоянно действующим органом. В ее компетенцию входит следующее:

• Озвучивать рекомендации для всех подразделений компании по поводу хранения и использования документации.
• Брать у руководителей отделов письменные объяснения в случае потери или порчи бумаг.

Рекомендуется один раз назначить членов инвентаризационной комиссии, которые в дальнейшем будут ее постоянными членами.

В процессе инвентаризационной работы в архиве комиссия создает список документов, которые подлежат списанию. Исходя из данного перечня составляют акт. После этого происходит измельчение бумаги при помощи шредера или ручным способом и составляется акт уничтожения. Кроме того, невостребованную документацию можно превратить в макулатуру и сдать. Для этого создается накладная о передачи макулатуры компании, которая специализируется на работе с ней. Полученные деньги оформляются в бухгалтерском учете как прочие доходы организации.

Форма подобных актов должна составляться и разрабатываться самой организацией, потому что правила отсутствуют. Все дела подробно описывать в акте не следует, достаточно будет написать их количество и сроки, в которые должен завершиться делопроизводственный процесс. Кроме того, в документе указываются:

• Единицы хранения, которые надлежит уничтожить.
• Отметить, что произошло согласование по каждому экземпляру с комиссией экспертов.
• Подпись руководителя предприятия, принявшего данный акт.

Для процедуры уничтожения издается другой акт, который так и называется «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Пишут его так же в произвольной форме, но обязательно прописывают такие вещи:

• Название акта и полное название компании.
• Дата, когда акт был сделан.
• Описание того, каким способом произошло уничтожение документации.
• Подписи и их расшифровки от всех участников экспертной комиссии.

Сроки хранения

Документы, скапливающиеся на фирме, можно отправить на хранение в специальные организации, заключив с ними соответствующий договор.

В случае самостоятельного ведения архива разрабатывается нормативно-правовой акт, описывающий подробные условия и порядок хранения всех видов рабочей документации. Для этого создается соответствующий отдел либо же каждая структурная единица отвечает за хранение своих бумаг: кадровые — в отделе кадров, в бухгалтерии — различные счета, договора и прочая бухгалтерская документация. Второй вариант используется в основном в коммерческих организациях и фирмах с небольшим штатом сотрудников.

Правила регулирования

Для рационализации хранения создается упорядоченный архив с определенным порядком приема, учета и обеспечения сохранности бумаг. Сроки для каждого вида устанавливаются в соответствии с законодательством.

Так, нормативно-правовые акты, регулирующие все «бумажные дела» включают в себя следующие постановления:

• закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
• правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
• приказ Минкультуры № 558 (о типовых управленческих документах);
• приказ Минкультуры № 1182 (о сроках хранения);
• постановление ФКЦБ № 03−33/пс (о документах АО).

Отдельное подразделение для ведения архива оборудуется в случае большого объема документации. Все деловые бумаги предприятия делятся на следующие виды в зависимости от регламентируемого времени хранения:

• постоянные;
• временные (менее 10 лет) — эта разновидность, как правило, не сдается в архив, а хранится в каждом структурном подразделении отдельно;
• временные со сроком хранения более 10 лет;
• личные дела сотрудников организации.

Рекомендуем: Лабораторный анализ сточных вод предприятия К постоянным документам относятся бумаги, содержащие сведения о политике фирмы и основных направлениях ее деятельности, участии в культурной и научной деятельности. Кроме них, в этот список также входят документы, регулирующие права и обязанности всех сотрудников, клиентов и партнеров организации, правила взаимодействия и другие сведения, представляющие ценность для предприятия.

Особенности перечня

Все указания по поводу сроков и правил хранения определенного вида документации содержатся в таком законодательном акте, как Перечень. Он играет важнейшую роль в организации и оформлении дел. К тому же при проведении проверок к этому акту обращаются специальные экспертные комиссии. Перечень является основным документом, регулирующим архивацию документации в различных по форме собственности организациях. Для кадровых документов перечень содержит 2 специальных раздела:

1. «Трудовые отношения» — это седьмой раздел, фиксирующий организацию и нормирование трудовой деятельности работников, а также тарификацию оплаты в соответствии с предписанием. Здесь же содержатся бумаги по охране труда и данные о проведенных инструктажах.
2. «Кадровое обеспечение» — восьмой раздел включает в себя документы, регулирующие зачисление на работу, перевод сотрудников и увольнение, а также сведения о повышении квалификационного уровня и наградах работников.

Временное хранение осуществляется всеми типами организаций независимо от их организационно-правовой формы, а постоянное только муниципальными, государственными и теми частными фирмами, что самостоятельно заключили соглашение с архивом. Тем не менее любая организация обязана хранить деловые бумаги как минимум 10 лет, а далее поступать в соответствии с законодательно регулируемым регламентом.

Основные кадровые бумаги имеют следующие сроки хранения:

Рекомендуем: Оформление предприятием паспорта отходов для опасного мусора

N по Перечню	Наименование	Срок хранения
576	Коллективные договоры	Постоянно
586	Графики учета рабочего времени	5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет)
587	Бумаги о соблюдении условий работы и дисциплины	3 года
602	Положения об аттестации рабочих мест	45 лет (в особых случаях — 75 лет)
624	Документы и инструктажи по технике безопасности	5−10 лет
687	Бумаги по командировкам	5, а для зарубежных — 10 лет
653	Сведения о работниках на госдолжностях, структурированные по полу, возрасту, стажу работы и образованию	Постоянно
656	Личные дела работников всех уровней	Постоянно
657	Трудовые договоры любого порядка	75 лет
658	Личные дела и карточки работников как постоянных, так и временных	75 лет
664	Оригиналы личных документов	До востребования или 75 лет
693	Графики отпусков сотрудников	1 год
696	Протоколы собраний, заседаний, постановления специальных комиссий	15 лет (75)

Общие условия хранения

Законодательство требует, чтобы вся документация предприятия сохранялась в течение определённого срока для возможности восстановления данных и проверки деятельности за прошлые периоды. В связи с этим самостоятельная и неправомерная утилизация бумажных или электронных документов может преследоваться по Уголовному кодексу.

Необходимые сроки хранения разнятся в зависимости от типа и принадлежности дела. Так, например, документы, регулирующие ведение бухгалтерского учёта на предприятии (правила и образец заполнения), должны сохраняться в архиве как минимум 5 лет с момента последнего использования. «Первичка» же хранится немного меньше 4 года. Существуют некоторые подвиды, которые хранятся и более длительный срок, а также бессрочно сохраняемые бумаги, такие как учредительные документы.

Ответственность за сохранность документов организации несёт генеральный директор, подпись которого проставляется на акте

Поэтому во время отбора документации на списание важно руководствоваться тем утверждением, что уничтожение тех или иных документов это право, а не обязанность сотрудников и юридического лица в целом. Некоторые важные экземпляры и образцы стоит сохранить, и, в то же время никто не может запретить вам уничтожить отлежавший свой срок хранения документ (например, историю взаиморасчётов с контрагентом за прошлые периода)

При смене руководства компании организуется комплексная передача дел и всей имеющейся документации.

Где можно получить справку

Привести транспорт в точку сдачи строительного мусора нельзя. Это можно только в пункте приема металлолома. Главное – заранее уточнить, выдают ли они справку. Если гражданин реализует машину через автомобильный салон по соответствующей программе, он должен выяснить адреса подходящих пунктов. Перед сдачей средства передвижения для уничтожения необходимо снять государственные номера.

По завершении процедуры сотрудники пункта сдачи дают справку для предоставления специалисту отдела ГИБДД. Все организации, занимающиеся переработкой таких отходов, работают с бланками установленного образца.

КУДА «УХОДЯТ» ДОКУМЕНТЫ ПОСЛЕ ЗАКРЫТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ГОДА?

С началом нового года все государственные учреждения, предприятия, организации крупного, среднего и малого бизнеса и, соответственно, индивидуальные предприниматели закрывают старый и открывают новый делопроизводственный год.

На стыке двух годов нужно сделать следующее:

• закрыть завершенные делопроизводством дела за 2017 год;

• утвердить новую номенклатуру дел (или продлить, если нет изменений, номенклатуру за 2017 год);

• завести новые папки-регистраторы (типа «корона») для документов. Корешки папок следует оформить в соответствии с заголовками, указанными в номенклатуре дел. Это необходимо для четкой систематизации новых документов, их хранения и оперативного использования в текущем, 2018 году;

• завести новые журналы регистрации входящей/исходящей корреспонденции, приказов, счетов-фактур, договоров и т.д. и обновить нумерацию.

И, разумеется, обеспечить сохранность документов, закрытых делопроизводством.

Отсюда возникает вопрос: куда «уходят» папки с документами после закрытия делопроизводственного года?

• Если организация не создала архив, она все равно обязана обеспечить хранение и сохранность документов до истечения сроков их хранения. Поэтому дела, закрытые в делопроизводстве, остаются на хранении в структурных подразделениях.

• Если в организации создан архив, то туда передаются дела постоянного срока хранения, по личному составу и временного (свыше 10 лет) срока хранения. Обычно дела в архив передаются не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Документы со сроком хранения менее 10 лет хранятся в структурных подразделениях.

• Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению. Структурные подразделения организации, архив организации, частные предприниматели проводят экспертизу ценности документов с целью уточнения сроков хранения документов. Документы постоянного срока хранения и по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, продолжают храниться в организации. На документы с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА УНИЧТОЖЕНИЕ «НЕ ТОГО» ДОКУМЕНТА

До 300 000 рублей! Именно такой штраф уплатит юридическое лицо, если по запросу любого контролирующего органа не сможет предъявить запрашиваемый документ по причине его утери или уничтожения (ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).

Поэтому нужно точно знать, какие документы и когда можно уничтожать. Просто так опустить документы в шредер или сжечь в железной бочке нельзя.

Уничтожение документов – процедура, требующая серьезного отношения. И в первую очередь создания комиссии, которая проведет экспертизу ценности документов, выделенных на уничтожение.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации

Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст

17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Порядок проведения процедуры в 2021 году

Условно процедуру уничтожения документов можно разделить на несколько этапов:

1. Создание комиссии. Руководитель компании издает приказ, в котором назначает ответственных сотрудников. Комиссия будет заниматься, как непосредственно уничтожением бумаг, так и оформлением сопутствующих документов.
2. Проведение экспертной оценки. Специалисты проверяют документы, которые подготавливаются к утилизации. Такие действия позволяют убедиться, что уничтожаемые бумаги действительно больше не представляют никакой ценности для компании. Бывает так, что на хранении находятся оригиналы и копии документов. Возможно, комиссия примет решение уничтожить только копии, а оригиналы могут быть сохранены.
3. После того, как документы, предназначенные для уничтожения, будут отобраны, ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны их упорядочить и описать.
4. Оформление акта. Именно здесь перечисляются все утилизированные документы. Составление акта делается еще до того, как бумаги будут уничтожены.
5. Процедура уничтожения. Здесь все зависит от объемов. Можно обратиться в специализированную фирму, или обойтись своими силами.
6. После завершения процедуры каждый участник комиссии подписывает акт, подтверждая, что утилизация была проведена с соблюдением всех правил.

(Видео: «Порядок уничтожения документов. «)

Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2021 году

При составлении акта необходимо придерживаться правил составления документов подобного рода:

• в верхней части прописывается название компании и ее правовая форма. Также здесь необходимо указать дату и город составления;
• далее указываются ФИО и должность руководителя, который подтверждает утилизацию;
• ниже пишется название документа;
• также прописываются сведения о приказе, который и стал основанием для проведения данной процедуры;
• перечисляются все члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы;
• ниже вносятся сведения об уничтожаемых документах. Чтобы лучше воспринималась информация, все сведения указываются в таблице. Прописывается год оформления документов, их заголовки, количество. Также имеется специальная графа, предназначенная для указания причин, по которым происходит уничтожение. Например, это может быть «Окончание срока действия»;
• под таблицей указывается общее количество документов. Также отмечается способ, который был выбран для утилизации;
• после этого члены комиссии должны завизировать документ. Для этого в нижней части проставляются подписи.

Нужно понимать, этот акт является достаточно важным документом. Он пригодится, если понадобится отчитаться по уничтоженной документации

Учитывая важность акта, необходимо позаботиться о правильном его заполнении. К примеру, здесь не должно быть каких-то ошибок

Помарки также не приветствуются. Если и была допущена опечатка, лучше приступить к заполнению нового документа. Необходимо помнить, в случае каких-то нарушений акт может быть признан недействительным. А это уже будет приравниваться к уничтожению документов без соответствующего оформления. Именно поэтому, чтобы избежать проблем в будущем, каждому участнику комиссии рекомендуется проверять, насколько правильно заполнен документ.

(Видео: «Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?»)

Особого внимания заслуживает достоверность вносимой информации. Ее правильность также должны контролировать ответственные сотрудники. Ни в коем случае нельзя изменять количество документов, подлежащих уничтожению. Может возникнуть желание не указывать определенные позиции по причине незначительности документов или небольшого их количества. Однако делать этого не стоит. Если нагрянет проверка, все недостающие позиции будут выявлены достаточно быстро. Не стоит забывать, за указание неправильных данных грозит административная ответственность. Причем не имеет значения, были внесены недостоверные данные умышленно или по ошибке, наказания не избежать.

Без документов

Если утеряны документы, машину угнали или покупатель не торопиться переоформить ТС на себя, то прежнему владельцу просто необходимо снять с учета транспорт, оформленного на него.

без предоставления автотранспорта

Алгоритм действий такой:

1. Оформить на имя дилера доверенность, если салон будет заниматься вопросами утилизации.
2. Подать заявление, то это будет объяснительная записка об отсутствии документов с указанием фактической причины их отсутствия.
3. Оплатить пошлину за процедуру снятия с учета.
4. Личные документы владельца: паспорт, удостоверение водителя.

На основании этого ходатайства будет аннулирована запись о регистрации ТС.

Информацию о порядке утилизации ТС, вы найдёте здесь.

Каким законом регулируется процедура утилизации, читайте тут.

без владельца ТС

Если собственник оформил нотариально заверенную доверенность на стороннее лицо о снятии с учета, то для этого необходимо представить:

1. Нотариальную доверенность с указанными полномочиями.
2. Всю документацию на ТС:

если отсутствует документация на машину

Если необходимо восстановить всю утерянную документацию, то собственник может предъявить автомобиль на досмотр, сотрудник сверит номера основных агрегатов с имеющейся базой данных, и выдаст дубликаты.

Следующая
ОбразцыСоглашение о добровольном возмещении ущерба: образец 2021 года

Утилизация архивных документов

Бумаги с истекшим сроком годности могут быть утилизированы с первого января нового года. Так, например, если срок истек в декабре 2020 года, с 1 января 2020 года можно начать процедуру уничтожения. Это допускается только в случае, если состоялась ревизия за прошедший период.

Если документацию нужно изъять из государственного архива, она истребуется по накладной. Переданные архивом бумаги, которые должны быть утилизированы, описываются в перечне. Этот перечень и есть тот самый акт на уничтожение документов. В нем указывается наименование бумаг и их количество.

Акт об уничтожении документов содержит множество дат, отображающих хронологию событий:

• Дата протокола экспертно-проверочной комиссии архива, согласовавшего опись дел постоянного или длительного срока хранения. Эта дата переносится в акт из протокола и должна быть раньше даты формирования акта;
• Дата самого акта. Проставляется в бланке документа. Совпадает с датой формирования акта и его подписания должностным лицом, проводившим экспертную оценку документации. Его подпись ставится в конце акта. Согласно рекомендациям Росархива, в документа должна стоять одна подпись (как правило, председателя экспертной комиссии), но на деле в документе обычно расписываются все члены комиссии;
• Дата согласования акта с экспертной комиссией. Согласование осуществляется только после составления акта, поэтому дата подтверждения и номер протокола заносятся в документ после его рассмотрения;
• Дата утверждения акта руководства;
• На основании согласованного акта документация вывозится в пункт утилизации. Дата вывоза проставляется непосредственно после свершения вывоза;
• После утилизации в учетную документацию архива вносятся соответствующие записи. Указывается дата внесения изменений (день вывоза документов).

Акт утилизации документов – образец заполнения:

Образец акта утилизации документов ООО Шредер.

Все бумаги, подлежащие утилизации и внесенные в акт, до момента уничтожения должны храниться отдельно. После рассмотрения комиссией акт заверяет руководитель. Факт утилизации подтверждается актом об уничтожении. Процедура осуществляется путем сжигания или посредством специального оборудования в присутствии членов комиссии.

Как составить акт выполненных услуг по договору оказания услуг и для чего необходим этот документ – читайте здесь.

Документальное оформление

После окончания процедуры по рассмотрению создается акт об их выделении к уничтожению. В этот акт нужно внести сведения об уничтожаемых бумагах: наименование папки с делом, срок хранения, число листов. В завершении акта председатель должен проставить свою визу. После того, как акт оформлен, можно поместить все документы в отдельный шкаф. В любое время возможно их уничтожить.

Второй документ, который требуется заполнить – приказ о назначении процедуры. В нем должна содержаться эта информация:

• Дата.
• Основание для уничтожения (ранее составленный акт).
• Распоряжение.
• Способ избавления от бумаг.

Приказ требуется визировать. После этого производится уничтожение.

Акт об уничтожении

Последний документ, завершающий процедуру – акт об уничтожении. Утвержденной формы его нет. Документ составляется в свободной форме. Однако в нем должны присутствовать эти сведения:

• Способ избавления от документов.
• Исполнитель, ответственный за мероприятие.
• Опись бумаг, которые были уничтожены.

Если документы направлены на макулатуру, соответствующую запись требуется внести в акт. Кроме того, к нему нужно приложить копию акта передачи.

Образец Акта об уничтожении документов

Рассмотрим образец акта на уничтожение документов. У него нет единой унифицированной формы, поэтому любое юридическое лицо вправе разработать свой вариант бланка. Рекомендуется отразить в шаблоне следующую информацию:

• наименование и реквизиты фирмы;
• наименование документа;
• состав комиссии, приказ о её создании (номер и дата);
• номер акта на уничтожение, который подготовили в архиве;
• список утилизированной документации в виде таблицы, с указанием категории, сроков хранения и количества листов (папок, коробок, килограмм);
• способ уничтожения;
• дата;
• подписи всех членов комиссии.

Скачать: Акт об уничтожении документов (образец заполнения) и Акт об уничтожении документов (пустой бланк)

Инструкция по заполнению акта

1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
2. В основную часть акта вписывают
   • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
3. состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
4. фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
5. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации

Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Процедура получения акта утилизации у автодилера

Мнение эксперта
Ильин Георгий Северинович
Практикующий юрист с 6-летним опытом. Специализация — уголовное право. Преподаватель права.

Отправить авто в утиль можно через дилера. Он же будет оформлять документы, заключать договор с автовладельцем на покупку нового ТС, снимать утилизированный транспорт с регистрации в ГИБДД.

Для передачи машины дилеру нужно:

1. Оформить доверенность на передачу в утиль на дилерский центр.
2. Подписать договор утилизации автомобиля с самим дилером (образец ниже). · Полученную доверенность и само средство нужно сдать и принять акт приемки-передачи машины.

Образец договора на утилизацию автомобиля

Инструкция по заполнению акта

1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
2. В основную часть акта вписывают
   • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
   • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
   • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Выводы

Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя. Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон. Годовую налоговую и бухгалтерскую отчетность трогать нельзя, это также касается различных балансов.

Для утилизации лишних бумаг нужно создать экспертную комиссию, члены которой определят, можно уничтожать выбранные документы или нет, а также составят соответствующее разрешение. Акт на уничтожение содержит перечень дел и всегда подтверждается росписью руководителя. Факт утилизации всегда оформляется в виде соответствующего акта.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью:

Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей