Составляем графики работы и учета рабочего времени

Как оплачивается работа при сменном графике?

Зарплата при таком типе организации рабочего процесса начисляется по другой методике: учитывается количество отработанного времени, время суток смены, сколько было праздничных дней и выходных за учетный период. В основном оплата зависит от реального количества выработанных часов и конкретных условий работы. 

Расчет происходит по принципу почасовой оплаты: тарифная ставка умножается на фактически отработанные часы за учетный период – чаще всего месяц.

Точная сумма выплат сотрудникам обычно несколько меняется из месяца в месяц: учитывается количество дней в календаре, праздничные выходные дни, индивидуальные особенности режима сменной работы. 

Несмотря на то, что общее количество часов может даже уменьшиться, о заработной плате сотрудники-сменники могут не переживать. При расчете зарплаты обязательно учитываются повышенные тарифы на ночные смены, доплаты за вредные факторы производства и другие бонусы, которые компенсируют неудобный график. 

Учет рабочего времени при сменном графике работы происходит в форме суммирования. Трудовые нормы при этом определяются внутри учетного периода – за месяц, квартал или за год. На зарплату непосредственно влияет тарифная ставка, а также количество фактически отработанных часов за месяц. 

Для расчета тарифной ставки сумму оклада нужно умножить на число месяцев в учетном периоде, а затем разделить на количество часов по графику за тот же период.

По аналогичной формуле можно рассчитать зарплату, полученную за одну смену: тарифная ставка умножается на продолжительность смены в часах. 

Напомним, что тарифная ставка – это сумма, которая выплачивается работнику за единицу отработанного времени. В данном случае речь идет об оплате за час работы, поэтому по формулам удобно рассчитывать зарплату как за одну смену, так и за весь месяц. 

Ночные смены – повышенная оплата труда

Напомним, что к работе ночью относится выполнение трудовых обязанностей в период с 22:00 до 6:00 – об этом гласит Статья 96 Трудового Кодекса РФ. Работа во время, когда организм по собственным биоритмам должен отдыхать, явно приносит больше вреда для здоровья сотрудника. В этом сходятся мнения международных и национальных организаций по защите труда. Поэтому «ночные» оплачиваются в повышенном размере – не менее, чем 120 % от стандартной часовой ставки. 

Выходные дни и смены

Исполнение трудовых обязанностей в дни, когда все отдыхают, почти всегда приносит людям негативные эмоции. Мотивировать работу в выходные и праздники можно и нужно финансово: такие дни оплачиваются по особому повышенному тарифу. 

Однако у сменщиков могут быть нюансы – их «плавающие» выходные не совпадают с общепринятыми. При этом работа в субботу или воскресенье, если она происходит в соответствии с графиком, считается по стандартным, а не повышенным тарифам. Но если смена выпадает на официальный выходной праздник, работодателю нужно поощрить сотрудника «праздничной» ставкой. У человека есть выбор: работодатель может предложить ему «отдохнуть» в другой день за счет праздника, проведенного на работе. 

Переработка: что делать?

Работа сверх нормы может быть в двух вариантах:

• запланированная – если часы уже указаны в графике, который просто не получилось составить в пределах трудовых нормативов;
• незапланированная – если переработка произошла по вине сменщика сотрудника, который не явился на работу, или на предприятии произошла внезапная проблема, в связи с которой специалистам пришлось задержаться для ее решения. 

Если сотрудник превысил нормы выработки часов в учетном периоде, он может рассчитывать на дополнительную оплату «лишнего» рабочего времени. Порядок начисления заработной платы во всех спорных случаях должен быть установлен заранее и прописан в локальных нормативных документах – коллективных договорах, соответствующих Положениях или других документах. 

Расчет «сверхурочных» часов отличается от обычных. Зарплата в случае переработки выплачивается в размере не менее, чем:

• 1,5 тарифной ставки за первые 2 часа;
• 2 тарифные ставки за последующее время свыше графика. 

Оплата труда при сменном графике: нюансы

Расчет заработной платы при сменной работе имеет свои особенности по сравнению с аналогичными расчетами в режиме 5-дневной рабочей недели с выходными днями в ее конце.

При сменном графике привычные для всех выходные дни (суббота и воскресенье) могут по графику быть рабочими, а отдых сменного работника будет приходиться на период трудовых будней.

Расчет заработной платы сменного работника специфичен тем, что количество рабочих часов по графику может отличаться от нормы в сторону увеличения (плановая сверхурочная работа) либо образовывать плановую недоработку.

Важно! При применении суммированного учета рабочего времени годовое количество сверхурочных часов не может превышать 120 (ст. 99 ТК РФ)

Чтобы избежать ошибок в зарплатных расчетах при сменной работе, необходимо по окончании установленного компанией учетного периода проводить процедуру сверки следующих показателей:

• фактически отработанных работником по графику часов;
• количества рабочих часов за учетный период по норме.

Если при сравнении первый показатель превысит второй, необходимо рассчитать и оплатить переработку.

Важно! В соответствии с п. 5.5 постановления от 30.05.1985 Госкомтруда СССР № 162, ВЦСПС № 12-55 переработка подлежит оплате в полуторном (первые 2 часа, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода) и двойном размере (последующие часы работы)

Подобный подход при оплате сверхурочных подтвержден Верховным судом РФ (разд. 5 обзора, утвержденного президиумом ВС РФ 26.02.2014).

Как рассчитать зарплату при сменной работе

Рассмотрим пример.

Оперативному диспетчеру установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом 1 месяц. Работа осуществляется по графику 2/2 (2 рабочих дня по 11 часов через 2 выходных).

По графику за месяц диспетчер отработал 165 часов при норме 160 часов. Бухгалтер произвел следующий расчет (часовая тарифная ставка диспетчера — 260 руб.):

• зарплата за отработанное время: 165 ч × 260 руб./ч = 42 900 руб.;
• часы переработки: 165 – 160 = 5 ч;
• число рабочих дней в учетном периоде: 165 ч / 11 ч за смену = 15 дн.;
• расчетный коэффициент (средняя продолжительность сверхурочной работы, приходящаяся на 1 рабочий день учетного периода): 5 ч / 15 дн. = 0,33 ч/дн. (не превышает 2 часов в день, что соответствует оплате часов переработки в полуторном размере);
• сумма доплаты за сверхурочную работу: 260 руб./ч × 5 ч × (1,5 – 1) = 650 руб.;
• общая сумма зарплаты: 42 900 + 650 = 43 550 руб.

При таком же подходе можно произвести расчет по-другому:

• зарплата за норму часов: 160 ч × 260 руб./ч = 41 600 руб.;
• доплата за переработку: 5 ч × 260 руб./ч × 1,5 = 1 950 руб.;
• общая сумма зарплаты: 41 600 + 1 950 = 43 550 руб.

На конечный результат выбор способа расчета не влияет.

Праздничные зарплатные добавки сменникам

В отношении оплаты праздников, выпавших на рабочие смены, действует общий порядок, установленный трудовым законодательством.

Следуя законодательно определенной минимальной планке праздничных доплат, работодатель вправе установить свой размер таких доплат. Их максимальная граница законом не регулируется. Порядок оплаты праздничных дней, как и все остальные важные нюансы зарплатных расчетов, необходимо отразить во внутреннем локальном акте компании (коллективном договоре, положении об оплате труда и др.).

При расчете зарплаты сменного работника, при условии что в расчетном месяце его рабочие смены совпали с праздничными нерабочими днями, необходимо учесть следующее:

• если работник заступил на смену в 8:00 праздничного дня и его смена длится 11 рабочих часов, все фактически отработанные часы подлежат праздничной доплате в полном объеме;
• если часть рабочей смены приходится на ночной период (к примеру, с 20:00 праздничного дня до утра следующего дня), расчет праздничной доплаты необходимо производить только до 24 часов праздничного дня (в данном случае за 4 часа) — с 20:00 до 24:00 праздничного дня.

Как оформить справку работнику о том, что он работает полный рабочий день

 должность, подпись и расшифровку подписи лица, ответственного за подписание справки (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Справку может подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник. Если в справке отражены сведения о зарплате, то, как правило, дополнительную подпись на ней ставит главный бухгалтер организации или иной уполномоченный сотрудник бухгалтерии; В зависимости от места представления справки объем содержащихся в ней сведений может отличаться. Как правило, сведения, которые необходимо отразить в справке, сотрудник сам указывает в заявлении. В то же время требования к содержанию справки для представления в то или иное ведомство могут быть установлены отдельными нормативно-правовыми актами. Например, особые требования к содержанию справки для представления ее в суд в связи с подачей заявления об усыновлении установлены в пункте 5 части 1 статьи 271 Гражданского процессуального кодекса РФ. Там сказано, что справка с места работы должна содержать не только сведения о занимаемой должности, но и о зарплате сотрудника. Справка иностранному сотруднику для представления ее в территориальное отделение ФМС в связи с получением вида на жительство также в обязательном порядке должна содержать сведения о его заработке (п. 38.3регламента, утвержденного приказом ФМС России от 29 февраля 2008 г. № 41).

Оплата труда

Она может рассчитываться исходя из различных вариантов учета отработанного времени. Существует несколько способов:

1. Поденный. В этом случае оплата осуществляется по дням, независимо от того, какое количество часов составляла смена каждого сотрудника. Поэтому все переработанные часы учтены не будут. А вот если сотрудник выйдет дополнительный день на работу, он ему будет полностью оплачен.
2. Недельный. В этом случае учет ведется неделями, а сам труд ведется посменно в соответствии с графиком. А так как в неделе всего 7 дней, то при графике 2/2, может получиться так, что один сотрудник фактически отработает 4 дня, а другой 3 дня. Но на следующей неделе будет уже наоборот.
3. Суммированный. Этот способ учитывает несколько периодов, таких как квартал, месяц или неделю. Этот способ обычно характерен для предприятий с особым характером труда. Работник может регулярно подвергаться необходимости в переработке или сверхурочной работе, но работодатель регулирует общее количество его отработанных часов в течение определенного периода. И его доход уравнивается с остальными сотрудниками в этот период, либо он получает материальную доплату за большее количество отработанного времени.

Общая формула, которая используется для расчетов зарплаты при таком графике, представляет собой следующее:

То есть работодатель должен установить определенную ставку за конкретное отработанное время. Это может быть смена с фиксированным количеством времени, рабочий день, либо рабочая неделя или месяц. И в зависимости от количества отработанных отрезков времени осуществляется общий подсчет. Наибольшую сложность обычно представляет собой конец периода, когда проводится расчет всех переработанных смен, дней, часов.

На размер доплат за ночное отработанное время обычно оказывают влияние следующие факторы:

• минимально допустимое значение 20 %;
• коэффициент надбавки, который разрабатывается самой организацией и зафиксирован в локальных актах предприятия;
• продолжительность выполнения работ в период с 22 до 06.

Если вы еще только думаете о возможном переходе на такой график в качестве сотрудника, обязательно посчитайте, сколько часов в месяц вам придется фактически работать, и произведите расчет стоимости каждого часа. Потому что многим в первое время кажется, что такая работа намного легче пятидневной недели, но в результате оказывается, что количество отработанных часов намного больше, а оплата за них осуществляется ниже.

Также перед подписанием соглашения обязательно ознакомьтесь с установленным графиком работы в этой компании. В нем обязательно должно быть прописаны такие нюансы, как:

• длительность каждой смены;
• количество выходных дней, которые должны быть после смены, либо в определенном календарном периоде;
• общее количество смен в месяц или иной период;
• очередность сотрудников и их количество;
• установленное количество перерывов и их продолжительность на протяжении всей смены.

Проанализировав эти условия вы точно сможете определиться с предлагаемыми условиями, и решить, на сколько подходят они вам.

Правила составления графика

Руководство организации вправе самостоятельно определять периодичность составления планов работы смен и правила составления графика сменности. Например, графики можно составлять на каждый месяц или сразу на целый год. В какую смену какого сотрудника поставить, тоже решает работодатель. Но нельзя забывать о том, что по требованию , необходимо учитывать мнение представительного органа работников, то есть профсоюза. Кроме того, обязательно ориентируйтесь на условия, прописанные в каждом трудовом договоре. Если там определено, что смены необходимо периодически менять, то руководство должно учитывать это при составлении общей документации.

Итак, самый простой — прямой порядок чередования сменности работников:

• работник после отдыха включается во вторую;
• следующий работник в третью;
• еще один в первую;
• и т.д.

Используют и график с обратным порядком, при котором работники из первой смены попадают в третью после отдыха, и так далее

Очень важно, чтобы график соотвентствовал требованиям : время непрерывного отдыха одного человека в неделю не должно быть менее 42 часов. Например, если составлен график сменности сутки через трое, образец которого показан на картинке, то у каждого человека в неделю есть три выходных подряд, и эта норма соблюдается

А вот если руководство решило псоставить график в режиме сутки через сутки, это уже является нарушением и может привести к штрафу. Также при составлении гдокумента учитывайте наличие на предприятии категорий лиц, для которых в соответствии с нормами установлена особая продолжительность рабочего дня, и работников с сокращенной продолжительностью рабочего времени.

Отдельное внимание уделите категории лиц, для которых в силу запрещена работа в ночное время. К ним, в частности, относятся:

• беременные женщины;
• лица, не достигшие возраста 18 лет.

Кстати, для последних существуют некоторые исключения. Так, привлекать подростков к ночному труду законодательство разрешает если они являются спортсменами или работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков согласно перечню профессий и должностей, утвержденному постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 N 252. Некоторые категории граждан должны дать письменное согласие на работу в режиме сменности и на ночной труд, к ним относятся:

• женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
• инвалиды;
• лица, воспитывающие детей-инвалидов;
• граждане, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
• одинокие родители, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без супруга (супруги) и опекуны детей этого возраста.

Проинформируйте таких граждан об их правах на отказ работать ночью в письменном виде и попросите их расписаться, подтверждая тем самым, что ознакомлены.

Никакой унифицированной формы графика сменности не существует, поэтому каждая организация должна разработать ее самостоятельно. Сделать это не сложно, поскольку фактически это адаптированный табель учета отработанного времени, в котором указаны фамилии и должности, отмечены рабочие и выходные дни.

Удобнее всего составлять график в excel, поскольку он представляет собой таблицу. Обычно сформировать этот документ позволяют многие бухгалтерские и другие специальные программы для ведения дел предприятия.

После того как документ составлен, его утверждает руководитель предприятия. Делается это не просто подписью на самом документе, а путем издания соответствующего приказа по организации. Кроме того, с формой следует ознакомить под роспись всех лиц, перечисленных в документе. По требованию статьи 103 ТК РФ сделать это нужно не менее, чем за один месяц до начала действия документа. Если человек отказывается подтверждать свое ознакомление подписью, кадровик составляет акт и указывает в нем все обстоятельства. Соблюдение документа определяется по табелю учета рабочего времени, который обязательно ведется при сменной работе.

Какие бывают — примеры

Трудовой кодекс России обязует всех работодателей, независимо от формы собственности, организовывать труд работников по утвержденному распорядку (режиму).

В зависимости от особенностей производства работа может выполняться:

• с фиксированной ежедневной продолжительностью рабочего времени (пятидневная или шестидневная рабочая неделя);
• вахтовым методом;
• с использованием ненормированного графика;
• по скользящему графику;
• посменно.

Сменный режим работы применяется, как правило, на предприятиях с круглосуточным производством. Это может быть как выпуск продукции, так и оказание услуг (например, медицинские учреждения, предприятия, оказывающие транспортные услуги).

Сменный труд организовывается путем утверждения графика выходов и ознакомления с ним каждого сотрудника не позднее, чем за месяц до вступления в действие.

Для соблюдения работодателями норматива рабочего времени для всех трудящихся, законодатель предлагает к использованию следующие модели сменных графиков:

• две смены в течении календарного дня;
• три смены;
• четыре смены.

При этом важно, что трудящиеся со сменным графиком в обязательном порядке должны иметь:

• Ежедневный отдых длительностью не менее двойной длительности рабочей смены.
• Пересменный отдых (при изменении очередности выхода) продолжительностью не менее 42 часов (относится к еженедельному беспрерывному отдыху).
• Максимальная длительность работы при расчете на календарную неделю не может выходить за пределы 40 трудовых часов.

Зависимо от деятельности предприятия (организации) продолжительность смены может составлять 6, 8, 12 часов. Длительность выхода определяется количеством смен в сутках.

Также допускается использование суточных графиков, где один выход длитсят 24 часа.

Важно! Законодатель не предоставляет работодателю возможность привлекать трудящегося к исполнению трудовых обязанностей на протяжении двух дней подряд

Что значит режим 2 через 2

График работы 2 через 2 – это режим, при котором трудящийся выходит на работу два дня подряд, а после двухдневного отдыха выходит в следующую очередность.

Особенности представленного режима состоят в следующем:

• Работа может быть организована путем привлечения к труду 3х или 4х бригад, длительность смены которых будет составлять 8 и 6 часов соответственно.
• В зависимости от количества бригад выделяют утреннюю, дневную и ночную или утреннюю, дневную, вечернюю и ночную смены.
• Очередность работы меняется через каждые 2 выхода.
• Общая продолжительность средне недельной работы не может превышать 40 часов.
• На предприятиях с беспрерывным производство и графиком 2 через 2 допускается привлечение к труду в праздники и выходные дни. Как оплачиваются праздничные дни?
• Еженедельные выходные при представленном графике не будут выпадать на одни и те же дни недели.

График работы 2 через 2 является самым удобным в применении, чем обусловлено его широкое применение.

Важно! При представленном режиме организации труда учет отработанного сотрудниками времени осуществляется по суммированному методу учета рабочего времени

Особенности графика 3 через 3

График работы 3 через 3 предполагает три рабочих дня подряд и 3 выходных. При этом длительность смены и их количество в одних сутках устанавливается на усмотрение работодателя с учетом специфики производства.

Как правило, при графике выходов 3 через 3 ежедневная продолжительность рабочего дня составляет 10 — 12 часов и применяется представленный режим преимущество в торговых предприятиях (организациях).

Законодатель устанавливает запрет на привлечение работника со сменным графиком к исполнению производственных функций более одной смены в день.

Сутки через трое

Режим работы по графику сутки через 3 представляет работу с продолжительностью работы 24 часа и последующими тремя выходными.

Представленный график не относится к сменному, поскольку трудящийся выполняет свои трудовые обязанности на протяжении полных суток, а сменяет его другой работник на следующий день.

При введении на предприятии сменного графика, продолжительность смен должна быть согласована с действующим в организации представительским профсоюзным органом, однако, если труд организован по графику сутки через трое, такое согласование не требуется.

На протяжении работы, организованной по указанному режиму, работнику должен предоставляться отдых, который включается в общую продолжительность работы и подлежит оплате.

Работа на протяжении 24 часов является максимальной продолжительностью трудового беспрерывного времени.

Сменная работа, работа по сменам и работа по скользящему графику

У всех приведенных в заголовке видов работ есть одна общая черта — все они относятся к работам с нестандартным режимом рабочего времени.
Термин «сменная работа» появился относительно недавно, и пока даже не закреплен в трудовом кодексе, — это обобщающее название всех видов работ в расписании которых чередование рабочих и выходных дней устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка организации и отличается от календарной пятидневной или шестидневной недели («Сменная работа», возможно, даже не совсем термин, а народное самоназвание работ с нестандартным расписанием, это самоназвание пестрит повсеместно в объявлениях по поиску и предложению работы, поэтому принято «командирское» решение «Если безобразие уже нельзя предотвратить, то его надо возглавить», вот здесь и появился новый «термин»).
Работа по сменам и работа по скользящему графику, таким образом, являются частными случаями «сменной работы».

Работа по сменам.

Обратимся к Трудовому Кодексу, согласно которому многосменным называется режим работы, при котором организация или ее подразделение работает в несколько смен в течение суток (например, три смены), а работники организации периодически работают в разные смены.
При работе в три смены, как правило, выделяются дневная, вечерняя и ночная смены. Смена, в которой не менее 50% рабочего времени приходится на ночное время, считается ночной (с 22:00 до 6:00), смена, предшествующая ночной, — вечерней.
Ночная смена должна быть на один час короче дневной и вечерней.

Представленная на этой странице программа расчета режимов сменной работы позволяет составить графики работы вплоть до трех смен.
Например, человек работает три дня, а затем три дня отдыхает, причем, первый день работает в дневную смену, второй — в вечернюю, третий — в ночную. График такой работы получается путем совмещения трех отдельных графиков день (зеленый) — вечер (сиреневый) — ночь (синий) со схемой 1 через 5 с последовательным сдвигом на один день и статусами «2-2-2»:.

Работа по скользящему графику

Иногда сменную работу отождествляют с работой по скользящему графику, но это совсем не одно и то же — согласно Трудовому Кодексу РФ (см. выписку) режим работы по скользящему графику подразумевает пятидневную или шестидневную рабочую неделю с предоставлением выходных в дни отличающиеся от субботы и воскресенья.
Такой режим работы нельзя воспроизвести с помощью одного периодического цикла, в лучшем случае он может быть представлен как сочетание режимов 6×2 и 4×2 (или 7×1 и 5×1 для шестидневки). Поэтому программа расчета режимов сменной работы позволяет смоделировать скользящий график работы лишь на короткий промежуток времени от 3 до 5 недель.

Трудовой кодекс Российской Федерации (выписки)

Статья 100. Режим рабочего времени

Режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права…

Статья 104. Суммированный учет рабочего времени

Когда по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов. Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, — три месяца.

P.S. На этой странице используется Бета версия программы расчета календарного графика сменной работы, об обнаруженных недочетах, а так же возможных пожеланиях просьба сообщить на форум сайта (окно для входа на форум находится в нижней части страницы).