Перевод работника на дистанционную работу: допсоглашение и другие способы

Что такое удаленная работа

Перечислим основные признаки дистанционной (удаленной) занятости:

1. Работник территориально вправе находиться где угодно, место работы дистанционного работника в трудовом договоре не обозначается, пишут, что место выполнения трудовой функции определяется им самостоятельно.
2. Выполнение обязанностей и взаимодействие сторон не предусматривает прямого контакта и осуществляется с помощью дистанционных технологий общего пользования (например, интернет).
3. Результатом труда этой категории занятых являются нематериальные продукты — информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности (по смыслу законодательства).
4. Порядок взаимодействия, график работы, режим отдыха устанавливаются в локальном нормативном акте или трудовом договоре. Режим работы устанавливается работником по своему усмотрению, если в ЛНА не предусмотрено иное. Работодатель не вправе злоупотреблять характером дистанционной работы — устанавливается график взаимодействия и в рабочее время включается время взаимодействия сторон, заработная плата не снижается, расходы на связь, использование оборудования в рабочих целей подлежат возмещению.

• имеет натурально-вещественную форму;
• производится по месту жительства наемного сотрудника (иногда с участием членов семьи);
• требует непосредственного контакта с нанимателем — для получения исходного сырья (если используется материал заказчика) и передачи готовой продукции.

По новому закону введено три вида удаленной работы:

• постоянная;
• временная (не более 6 месяцев подряд);
• комбинированная, когда периоды работы в офисе и удаленно чередуются.

Обмен документацией

Порядок формирования документов и их обмен между сторонами предусмотрите в соглашении. Допустимы два варианта обмена документацией:

1. На бумажных носителях. Например, вся документация направляется почтовыми отправлениями. В таком случае все бланки и формы будут заверяться собственноручными подписями работника и нанимателя. Очевидно, что это не слишком оперативный способ взаимодействия.
2. В электронном формате. Если бюрократические требования к документации высоки и требуется подтверждение достоверности электронного документооборота, придется оформить усиленную цифровую подпись. Причем не только для работодателя, но и для наемного специалиста. При получении документа требуется направить уведомление о получении. Срок отправки уведомления оговорите в договоре.

ВАЖНО!

Порядок изменения должности в трудовом договоре

Любой перевод необходимо оформлять документально. Пакет документов зависит от инициатора процесса.

В случае, когда им является работодатель, то работнику обязательно направляется соответствующее уведомление об изменениях существенных условий трудового договора. Нормы перевода в таком случае регулируются статьями 71–73 ТК РФ.

Если же работник желает сам изменить занимаемую должность, то им оформляется в адрес руководителя заявление. В записке отражается реальная ситуация в подразделении и грамотные обоснования необходимости внесения поправок, не вызывающие сомнения у руководства.

Например, состояние здоровья трудящегося может ухудшиться, в качестве документа-основания выступает медицинское заключение. Наниматель, при наличии вакансий, предлагает ему перевод на работу с более щадящими условиями труда.

В соответствии со ст. 74 ТК РФ если причины, связанные с изменением организационных или технологических условий на предприятии, не сохраняются в реальном времени, допустимо вносить коррективы только по инициативе работодателя, не меняя трудовые функции персонала.

Изменения могут быть постоянными или временными. В первом случае заключается дополнительное соглашение (приложение к договору), делается соответствующая запись в трудовой книжке. Второй вариант сопровождается изданием только приказа, дополнительные документы не требуются.

Иногда сотрудник переводится у своего работодателя без его согласия на срок до 1 месяца на работу, не обозначенную в трудовом договоре. К таким причинам относятся катастрофы природного (техногенного) характера, аварии и несчастные случаи на производстве, пожары, наводнения, иные исключительные ситуации, угрожающие жизни и здоровью населению.

Также временный перевод (до 30 дней) допускается при простое, временном замещении отсутствующего специалиста, необходимости предотвращению порчи имущества компании. Но, при этом, перевод на менее оплачиваемую должность возможен при наличии письменного согласия работника.

Как составить дополнительное соглашение о переводе на другую работу?

Законодательными актами не предусмотрены какие-то специальные требования по оформлению доп соглашения. Оно является письменным доказательством достигнутых между работодателем и сотрудником договоренностей.

Внесение изменений в трудовой договор в одностороннем порядке не допускается.

Дополнительное соглашение является продолжением договора, в связи с чем оно составляется в 2-х экземплярах, равной юридической силы. У работодателя должно быть подтверждение получения второго экземпляра соглашения.

Наименование допсоглашения прописывается посередине страницы с указанием порядкового номера и реквизитов трудового договора, претерпевающего изменения

Далее фиксируется информация:

• место и дата подписания;
• название предприятия, где происходит перемещение;
• ФИО директора компании и переводимого сотрудника.

В основной части соглашения перечисляются изменившиеся пункты договора, прописывается их излагаемая редакция. К таким моментам относятся местоположение, оплата труда, должностные обязанности, часы работы. Условие неизменности, актуальности остальных условий трудоустройства также фиксируется в документе.

Особое внимание уделяется дате вступления изменений в силу. Завершающим этапом оформления соглашения являются реквизиты сторон и подписи

Вместо работодателя право подписи закреплено за директором

Завершающим этапом оформления соглашения являются реквизиты сторон и подписи. Вместо работодателя право подписи закреплено за директором.

Если перевод связан со сменой территории работодателя, а сотрудники не согласны переезжать, то трудовые отношения расторгаются по п.9 ч.1 ст.77 ТК РФ и сопровождаются выплатой выходного пособия в размере среднего заработка за 2 недели.

Следует обратить внимание на оформление всей необходимой документации по изменению условий труда в каждом из возможных случаев. Иногда изменению подвергаются многочисленные пункты, следует перечитать новую редакцию и сделать анализ текста о его читабельности

Иногда изменению подвергаются многочисленные пункты, следует перечитать новую редакцию и сделать анализ текста о его читабельности.

Установленные дополнительным соглашением поправки не должны противоречить действующим нормам законодательства.

Если сотрудник обратиться в суд и перевод признают незаконным, то его восстанавливают в прежней должности и выплачивают разницу в заработке за весь период выполнения работы на низкооплачиваемой работе.

Советы для работодателей

• Прежде чем «удалять» сотрудников, побеседуйте и уточните их жизненные обстоятельства. Случай из практики: женщина написала заявление о переходе на удаленную работу на время эпидемии, обязуясь работать на домашнем компьютере. Затем выяснилось, что на «дистанционку» вывели ее мужа и детей.
• По возможности делайте переход поэтапным либо давайте несколько часов – день на обустройство рабочего места, наладку ПО и т.д.
• «Напрягите» службу техподдержки (если есть): далеко не все сотрудники разбираются в том, что «потянет» их компьютер, какие на нем программы. Через программу TeamViewer можно удаленно помочь им наладить ПО.
• Выдайте при необходимости нужное оборудование. Для этого достаточно оформить акт или простую расписку о получении.
• В абсолютном большинстве случаев для командной работы, электронного документооборота и эффективного взаимодействия достаточно простых и бесплатных средств: общая папка в облаке, документы на ГуглДиске, Skype, WhatsApp и тому подобные программы. Также можно использовать полезные программы для совместной работы и CRM-системы.
• Определите рациональный способ быстрой связи: часто удобнее не сразу набирать телефон сотрудника, а сбросить ему в мессенджере условный знак, подразумевающий, что ждете звонка от него в течение 10 минут.
• Контролируйте результаты (промежуточные и итоговые), а не процессы и условия их получения.
• Приказ о переводе работника на другую работу: основания и образец 2021 года

  Помните – поддержку корпоративной культуры, командного духа, нематериальную мотивацию труда никто не отменял! Общение, поощрение, вдохновение, «фирменный» юмор, обратная связь уместны (и очень нужны!) на удаленке!

В этой статье мы разобрались, как можно перевести сотрудника на удаленную работу, какие документы при этом необходимо оформить

Как видите, в законодательстве есть нюансы, которые важно учитывать. Данная статья поможет правильно подготовить все документы и адаптировать процессы в компании

Рекомендуем

7 привычек, которые обходятся нам слишком дорого

Кажется, денег едва хватает, чтобы сводить концы с концами. Куда тут откладывать? Однако множество людей тратят на повседневные привычки …

Что нужно знать об НДС, если вы решили оформить ИП?

В этой статье я не буду касаться вопросов повышения НДС. На самом деле с этим налогом возникает множество других вопросов, о которых нужно знать …

Коронавирус и удаленная работа для отдельных категорий сотрудников

Помимо пенсионеров, повышенной защитой от вирусных инфекций должны быть обеспечены беременные женщины. В Москве это правило носит обязательный характер, а в регионах решается по усмотрению работодателя. На практике чаще всего, если у работодателя нет возможности оформить перевод беременной на дистанционку, то сотрудница может оформить больничный лист.

Порядок действий при оформлении такого перевода будет зависеть от стороны-инициатора процедуры. Сама сотрудница вправе проявить собственную инициативу и подать работодателю заявление на изменение формата работы. В целом, весь этот процесс сводится к тому, что:

1. Необходимо или принять заявление от беременной или оформить письменное уведомление о переводе на дистанционную работу, получив в ответ письменное согласие от женщины;
2. Оформить соответствующий приказ, который будет основываться на уведомлении или заявлении;
3. Заключить допсоглашение;
4. Согласовать все необходимые рабочие моменты.

Важно иметь ввиду! Беременная сотрудница имеет полное право на то, чтобы отказаться от подобного предложения о переводе, взвесив все «за» и «против» и оценив, возможные риски.

Кого переводят на удаленку

• его инициативе;
• инициативе работодателя.

В первом случае сотрудник направляет в адрес руководителя письменное обращение в свободном формате. В документе излагает просьбу трудиться в удаленном режиме. При наличии согласия работодателя последний формирует допсоглашение о переводе на дистанционную работу, утверждает распорядительный документ, и сотрудник исполняет обязанности вне места расположения офиса.

Сотрудника переводят на удаленный доступ лишь при наличии соглашения сторон. В документе определяют место работы дистанционного работника (в трудовом договоре является одним из основных условий). Если человек возражает, его запрещено заставлять трудиться дистанционно.

При наличии согласия руководство организации утверждает локальный акт о переводе личного состава (в полном объеме или части). На оплату труда изменение не влияет.

Решающими для заключения допсоглашения к договору о дистанционной работе факторами являются:

• наличие согласия обеих сторон;
• возможность перевести на дистанционный формат тех, кто уже состоит в трудовых правоотношениях с предприятием.

• катастрофа (природная или технологическая);
• несчастный случай на предприятии;
• ЧС в виде пожара, затопления, землетрясения, эпидемии;
• любой случай исключительного характера, который угрожает жизни населения;
• решение органа власти.

При названных событиях согласие сотрудника не требуется.

Работодатель действует так:

• предоставляет все требующееся оборудование или компенсирует собственные затраты сотрудника на выполнение обязанностей;
• согласовывает с профсоюзом приказ о переводе на дистанционную форму (в документе указывает причины изменений, список переведенных, период удаленной работы, алгоритм обеспечения техническими и иными средствами, алгоритм организации времени);
• если требуется, обучает;
• знакомит с локальным актом упомянутых в нем сотрудников.

При временном перемещении по названным основаниям изменять трудовое соглашение не требуется. Когда срок дистанционного взаимодействия заканчивается, сотруднику следует обеспечить прежние условия.

Особенности составления заявления и приказа о переводе на дистанционную работу

В процессе оформления дистанционной трудовой деятельности, в первую очередь, сотрудник составляет соответствующее заявление на имя управленца. Данная бумага оформляется в вольном стиле, от руки или в печатном виде. Основным требованием выступает наличие «живой» подписи на документе и даты его оформления.

В заявлении уместно указать следующие реквизиты:

• общие сведения о нанимателе. Предполагается наименование компании, ФИО управленца и его должность. Аналогичные сведения уместно прописать о заявителе – ФИО сотрудника, его должность и подразделение, где он трудится;
• в основном тексте следует отметить уважительную причину перевода. Также уместно сослаться на распоряжение Президента РФ № 239 от 02.04.2020, в котором В. В. Путин постановляет необходимость продлить нерабочий период до 30.04.2020г. в связи с распространением коронавирусной инфекции;
• прошение о переводе на дистанционную работу, а также конкретные даты, когда лицо планирует работать на удаленке;
• характер перевода (временный или постоянный);
• дату формирования бумаги, подпись составителя.

На основании полученного заявления, управленец принимает решение о переводе. Наниматель должен удовлетворить прошение подчиненного в случае, когда подобное возможно. Если же сотрудник относится к категории граждан, чьи должности предполагают необходимость пребывания на работе, например, медики или чиновники, то заявление будет отклонено. В подобных условиях более уместно составлять заявление на самоизоляцию.

Если же деятельность конкретного работника может реализовываться удаленно, то наниматель принимает положительное решение об оформлении дистанционного труда. В таких условиях он публикует соответствующее распоряжение, а затем – дополнительное соглашение к трудовому контракту подчиненного. В приказе руководитель компании должен отразить следующие базовые сведения:

• основание перевода сотрудника на дистанционный труд, а также конкретный период подобной деятельности;
• ФИО субъекта, его структурное подразделение, должность, которую занимает лицо, объемы его должностных обязанностей, размер оклада и регулярных надбавок на период удаленки.

На основании этих документов формируется образец дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу. После согласования всех нюансов, образец подписывается обеими сторонами и вступает в полную юридическую силу.

Образец оформления дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу в связи с коронавирусом

В первую очередь необходимо подчеркнуть, что перевод какого-либо сотрудника на дистанционный режим труда не сокращает круг его должностных обязанностей. Удаленная работа только уточняет место их реализации. В случае, когда местом работы фиксируется территория компании, то лицу необходимо каждый день в определенное время приходить на работу и уходить с нее. При отметке рабочего места – жилища сотрудника, субъект самостоятельно в большинстве случаев определяет норму выработки за день. Это является основной информацией, которую следует подчеркнуть в дополнительном соглашении о переводе персонала на дистанционную работу.

Помимо прочего, также требуется отметить такую информацию:

• уточнить режим труда и отдыха, если предполагается, что сотрудник не может устанавливать отмеченные позиции самостоятельно. Например, если требуется связь с другими работниками на протяжении конкретного периода времени;
• детализация способов передачи информации от работника к управленцу и наоборот, а также системы осуществления контроля за реализацией субъектом его рабочих обязанностей;
• длительность рабочего дня, перерыва или отдыха;
• объем заработной платы (в большинстве случаев уровень дохода сохраняется), а также порядок выдачи средств, если при очном посещении рабочего места в компании сотрудник получал зарплату из кассы;
• иные важные детали, а также индивидуальные аспекты, к которым стороны пришли в ходе договоренности.

На всех сотрудников, трудящихся удаленно, распространяются все гарантии, отмеченные в трудовом законодательстве РФ. Наниматель будет привлечен к административной ответственности за принуждение подчиненного к труду в нерабочие дни, невыплату пособий и прочие подобные проступки.

Таким образом, дополнительное соглашение о переводе лица на дистанционную работу является основным документом, на основании которого становится правомерным новый режим труда. В настоящих условиях эпидемиологического кризиса в мире удаленная работа является одним из наиболее эффективных способов профилактики заражаемости населения.

Характер дистанционной работы

Удаленная работа имеет существенное отличие от иных видов трудоустройства. Такой наемный специалист трудится вне места нахождения работодателя: никаких посещений офиса, никаких условий и требований к рабочему месту в договор включить нельзя.

Однако у работодателя отсутствует возможность визуального контроля работника. Иными словами, наниматель не сможет проконтролировать, работает специалист в данный момент или нет. Следовательно, если в деятельности предприятия предусмотрена дистанционная работа, в трудовой договор о дистанционной работе включите условия оценки выполнения заданий. Например, сотрудник обязан направлять отчет о проделанной работе за день или за неделю на электронную почту или в мессенджер работодателя.

Порядок взаимодействия с удаленным работником

Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.

По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:

• трудового договора (доп. соглашения к нему);
• договора о материальной ответственности;
• ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.

При обмене другими электронными документами можно использовать другие виды электронной подписи или обмениваться документами в иной форме, в том числе без использования электронной подписи (например, по электронной почте, WhatsApp, Telegram и т. д.).

Порядок обмена такими документами и их форма должны быть закреплены в коллективном (трудовом) договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа профсоюзной организации (новая ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Обмениваясь электронными документами, работник и работодатель обязаны направлять друг другу подтверждение получения документа в электронной форме. Если работодатель и работник взаимодействуют не через электронные документы, а в иной форме, они также должны подтверждать свои действия по представлению информации.

Порядок подтверждения устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором или доп. соглашением к нему.

Ознакомить удаленного работника с приказами, локальными нормативными актами, уведомлениями, требованиями и другими документами, с которыми он должен быть ознакомлен под подпись, можно будет путем подписания бумажного документа (как обычно) или путем обмена электронными документами или в иной форме, которую работодатель и работник согласовали в локальном нормативном акте, утвержденном с учетом мнения профсоюза, в коллективном договоре, трудовом договоре или в доп. соглашении к нему.

Чтобы получить выплату по больничному листу или пособие по беременности и родам, дистанционный работник должен, как и прежде, направить работодателю оригиналы документов, подтверждающих его право на получение такой выплаты (например, листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением о вручении). Если работодатель и медицинская организация являются участниками системы информационного взаимодействия, то с 01.01.2021 в ТК РФ будет закреплена возможность сообщить работодателю серию и номер листка нетрудоспособности, оформленного в электронном виде. Сейчас такая схема реализована при использовании электронного листка нетрудоспособности.

Порядок направления удаленным работником работодателю результатов работы и отчетов о выполненной работе определяется коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза. Сейчас это можно прописать только в договоре об удаленной работе.

Еще одно изменение заключается в том, что с 2021 года для внесения сведений о дистанционной работе необходимо желание работника. Сейчас сведения в трудовую вносятся по умолчанию, запись можно не делать только по соглашению между сторонами. Отметим, что такая формулировка никак не повлияет на обязанность работодателей подавать на всех дистанционных сотрудников данные о кадровых мероприятиях по форме СЗВ-ТД.

Нужно ли вносить изменения в трудовой договор при переводе на дистанционную работу?

Трудовой договор среди прочих условий трудовых отношений между работником и работодателем включает и условие о том, по какому адресу трудящийся будет осуществлять свои рабочие обязанности. В большинстве случаев это адрес места нахождения организации работодателя.

Недобросовестный руководитель может в устном порядке объявить о том, что человек вправе работать из дома в период карантина по коронавирусу. Если перевод на удаленку не оформить письменно и не скрепить подписями, то при невыходе на рабочее место сотрудника на следующий день может стать поводом для обвинения со стороны работодателя в прогуле. Данное нарушение может стать основанием для увольнения по ст.81 ТК РФ (грубое однократное нарушение).

Чтобы не быть внезапно уволенным, рекомендуется убедиться в том, что работодатель оформил перевод на дистанционный график правильно с помощью документов:

• письменное согласие или заявление от работника — скачать образец;
• приказ о переходе на работу дистанционно со стороны работодателя;
• двустороннее дополнительное соглашение об изменении рабочего места в связи с удаленкой.

Из указанного списка можно исключить заявление, так как в доп соглашении подписи ставят обе стороны трудовых отношений. То есть, подписав приложение к трудовому договору работник и руководитель подтверждают свою осведомленность о новых условия работы в период коронавируса и карантина и соглашаются с этим.

Для перевода на работу удаленно из дома по причине коронавируса и карантина не нужно увольнять сотрудника и заключать с ним новый трудовой договор о дистанционной работе. Достаточно внести изменения с помощью дополнительного соглашения, выступающего в роли приложения, изменяющего некоторые условия.

Как оформить дополнительное соглашение об удаленном режиме в связи с коронавирусом?

В доп соглашение нужно вносить только информацию о тех условиях, которые меняются. Также дополнительно можно указать особенности рабочего графика и порядок взаимодействия сторон в период дистанционной работы.

Задача работодателя — заранее продумать, каким образом будет осуществлена взаимосвязь с удаленным сотрудником, как будут выдаваться рабочие задачи, как будет контролироваться их выполнение и осуществляться их проверка. При необходимости работнику предоставляется необходимое оборудование, компенсируются расходы на связь (телефон, интернет).

Как только срок действия изменений, указанных в дополнительном соглашении, закончится, работник обязан вернуться на рабочее место на прежние условия труда, бывшие до введения карантина по коронавирусу.

Доп.соглашение не имеет строгой унифицированной формы, необходимо в деловом стиле самостоятельно обозначить следующие моменты:

• факт перевода на удаленный режим труда;
• срок действия дистанционного режима (Путин объявил нерабочими днями в связи с коронавирусом период до 30 апреля 2020 года, однако не исключено их продление на более долгий срок до улучшения ситуации с эпидемией в России);
• адрес нового места работы — домашний адрес работника;
• время работы и отдыха (перерывы) — если меняются;
• способы взаимосвязи с дистанционным работником, порядок предоставления отчетов и прочие рабочие моменты, связанные с работой удаленно из дома;
• подтверждение того, что прочие условия трудового договора не меняются.

Переводя сотрудника на работу из дома, директор должен понимать:

1. Заработная плата не меняется, если работник работает в том же режиме, что и на рабочем месте на территории организации.
2. Зарплату нужно выплатить в те же сроки, что и до перевода в связи с коронавирусом (дважды в месяц с интервалом в 15 дней).
3. По окончанию срока действия дополнительного соглашения работник выходит на работу и продолжает работу на прежних условиях.

Удаленный режим рекомендуется ввести для тех трудящихся, для которых это возможно. Именно это позволит продолжить работу и не разориться компаниям.

Документы для приема на работу

Сотрудник обязан предоставить своему работодателю все необходимые сведения для заключения трудового соглашения. Паспортные данные, страховое свидетельство — все эти сведения допустимо направить в адрес нанимателя в виде электронных документов.

Стоит отметить, что работодатель вправе запросить документальное подтверждение. В таком случае придется подготовить копии документов, заверить их нотариально и отправить заказным письмом.

Оригинал трудовой книжки отправьте почтовым отправлением. Стороны могут договориться, что записи в трудовую вноситься не будут. В таком случае подтвердит страховой стаж подписанный дистанционный трудовой договор. Но если дистанционная работа для наемного специалиста является первым официальным трудоустройством, то обязанность по оформлению страхового свидетельства (СНИЛС) ложится на самого работника.

Почему допсоглашение необходимо

Дистанционные трудовые отношения несут определенные риски как для работника, так и для работодателя, и минимизировать их позволит как раз допсоглашение на удаленную работу, как официальный документ, регулирующий трудовые отношения на определенное время.

Если в документе четко прописать график труда сотрудника, способы контроля выполнения им трудовых обязанностей, подробности обмена информацией, у руководителя останутся рычаги управления подчиненным. Одновременно это дает работникам гарантии, что за труд они получат оговоренное вознаграждение, их трудовой стаж подтвердят документально, при необходимости они получат социальные выплаты и пособия.