Удаленная работа сейчас и в 2021 году: что говорит трудовой кодекс

Работник может использовать электронную переписку в свою пользу

Работодателю не стоит упускать из внимания тот факт, что, устанавливая возможность обмена с работником юридически значимыми сообщениями по электронной почте или иному виду электронной связи, компания получает не только удобства, но и риски. Работник также может использовать такую переписку в свою пользу.

По мнению суда, уведомить об отсутствии на работе можно по «электронке»

Для примера можно привести такой спор: работник уведомил работодателя по электронной почте о том, что будет отсутствовать на работе в определенные дни, поскольку имеет право на дополнительные дни отдыха в связи со сдачей крови в качестве донора (ч. 3 ст. 186 ТК РФ). Но его все-таки уволили за прогул

Суд восстановил работника, приняв во внимание, что тот отсутствовал на работе по уважительной причине, к тому же заранее предупредил об этом работодателя. При вынесении решения суд учел, что в компании была введена система электронного документооборота (апелляционное определение Пермского краевого суда от 14.04.14 № 33-3120)

Опираться на заявление об увольнении, полученное только в электронном виде, рискованно

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Но вопрос о том, может ли работник направить его по электронной почте, является спорным.

В одном деле рассматривалась следующая ситуация: работник обратился в суд с иском о восстановлении на работе, утверждая, что не писал заявление об увольнении, поэтому был незаконно уволен по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ (по собственному желанию). Первая инстанция в иске отказала.

Суд сослался на следующие обстоятельства. Работник отправил работодателю сканированную копию заявления об увольнении по электронной почте. У компании была в наличии электронная переписка, из которой следовало волеизъявление работника на увольнение по собственному желанию, и ответ работодателя с просьбой явиться для получения трудовой книжки или дать согласие для ее пересылки по почте.

Апелляция с таким решением не согласилась

Суд принял во внимание статью 80 ТК РФ, а также то, что трудовой договор был подписан в стандартной письменной форме (то есть не путем обмена электронными письмами, как это допускается при дистанционной работе). С учетом этого суд посчитал, что заявление об увольнении по собственному желанию имеет силу, только если оно оформлено на бумажном носителе и заверено подписью работника (либо если на заявлении, отправленном по электронной почте, имеется электронная цифровая подпись)

Суд восстановил сотрудника в должности (апелляционное определение Омского областного суда от 22.01.14 № 33-187/2014).

Таким образом, в случае получения от работника заявления об увольнении по электронной почте безопаснее попросить его прислать оригинал в виде традиционного бумажного документа. Иначе не исключен риск, что уже спустя какое-то время после увольнения работник передумает и его придется восстановить на работе и выплатить зарплату за период вынужденного прогула.

Отозвать заявление об увольнении можно по e-mail

Несмотря на жесткий подход судов к оценке электронных заявлений об увольнении, они вполне лояльно относятся к отправке по электронной почте отзыва работником своего заявления об увольнении (ч. 4 ст. 80 ТК РФ).

Во-первых, в Трудовом кодексе не указано, в какой форме должен направляться отзыв такого заявления.

Во-вторых, в случае с этим документом трудно заподозрить подделку переписки от лица работника. Особенно если работник в суде сам настаивает на том, что направлял этот документ.

Поэтому работодателю опасно игнорировать поступившее от работника электронное сообщение о том, что он передумал увольняться. Иначе есть риск, что суд восстановит такого сотрудника на работе (апелляционное определение Московского городского суда от 12.03.13 № 11-7738).

Как уволиться с дистанционной работы?

Увольнение или расторжение трудового договора возможно по желанию работника (ст. 80 ТК) или по инициативе работодателя (ст. 81 ТК). Возможно расторжение трудового договора по соглашению сторон. В каждом случае требуется письменное оповещение второй стороны о прекращения договора.

Заявление на увольнение дистанционный работник может отправить по электронной почте с использованием ЭЦП. Но судебная практика показывает, что лучше обмениваться заявлениями и приказами на увольнение в бумажном виде.
Увольнение дистанционного работника может быть по основаниям непосредственно трудового кодекса, может по условиям трудового договора. Например: отсутствие объема работы, не выход (не своевременный выход) на связь и т.д.

Как отразить в «1С» переход на удаленный формат работы

Чтобы оформить удаленных сотрудников в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред 3.0, установите расширение «Оформление переводов на удаленную работу» на странице обновления программ «Портала 1С».

Этот функционал помогает ускоренно формировать документацию по переводу сотрудников на дистанционную работу. Расширения устанавливаются в разделе «Администрирование» – «Печатные формы, отчеты и обработки» – «Расширения».

После того как загрузили расширения, формируем документы с помощью функционала Оформление переводов на удаленную работу (раздел «Кадры» – «Сервис» – «Оформление переводов на удаленную работу»). По кнопке «Подбор» подбираем сотрудников, на которых будем оформлять перевод. Далее, после выбора сотрудников, заполняем в табличной части даты, которые будут подставлены в документы (дата заявления, дата перевода, дата соглашения).

После заполнения данных документы можно распечатать, чтобы сотрудники лично подписали бумаги. Альтернатива – отправить документы в электронном виде на личные электронные почты работников.

Расторжение договора с удаленным сотрудником

Помимо всех прочих оснований для расторжения трудового договора, предусмотренных ТК РФ, закон предусматривает два дополнительных основания, по которым работодателям разрешается прекратить трудовые отношения с дистанционными работниками.

Такими дополнительными основаниями являются (ст. 312.8 ТК РФ):

• невыход на связь с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (по этому основанию можно уволить дистанционного работника, если договором с ним не предусмотрен более длительный срок для взаимодействия с работодателем);

• изменение работником места выполнения трудовой функции (места жительства), если это влечет невозможность исполнения обязанностей по трудовому договору на прежних условиях (по этому основанию можно расторгнуть трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, а на сотрудников, работающих в дистанционном режиме временно, данная норма не распространяется).

При этом работодатели уже не смогут прописывать в трудовых договорах дополнительные основания для увольнения дистанционных работников.

Одновременно закон устанавливает правило, согласно которому работодатель обязан в течение 3 рабочих дней со дня увольнения дистанционного работника направить ему по почте заказным письмом с уведомлением копию приказа об увольнении на бумажном носителе (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ). Это правило действует для тех случаев, когда ознакомление дистанционного работника с приказом о прекращении трудового договора осуществляется в форме электронного документа.

Еще полезные материалы на сайте БУХ.1С в разделах:

Коронавирус и удаленная работа бухгалтерии

Налоги и отчетность в период COVID-19

Как оформить переход на дистанционку

В договор о дистанционной работе включите такие пункты:

• Место выполнения трудовых функций.

• Постоянный или временный характер работы ( ТК РФ).

• Период, в рамках которого сотрудник будет работать удаленно ( ТК РФ).

• Порядок, по которому стороны обмениваются электронными документами, выходят на видеосвязь ( ТК РФ).

• Формат и сроки отчетности сотрудника о проделанной работе ( ТК РФ).

• Сроки выплаты и суммы компенсаций, которые работодатель обязуется выплачивать работнику за использование личного оборудования и иных средств, необходимых для работы ( ТК РФ).

• Режим рабочего времени и времени отдыха ( ТК РФ).

• Порядок предоставления работнику, который трудится удаленно на постоянной основе, отпусков, включая ежегодный оплачиваемый ( ТК РФ).

На основании трудового договора издайте приказ по форме № Т-1. В нем, по строке «Условия приема на работу, характер работы» укажите, что сотрудник будет работать в дистанционном режиме (ч. 1 ст. 68, ТК РФ).

Если сотрудник изначально работал по месту нахождения работодателя, а затем его перевели на дистанционный формат, то заключите дополнительное соглашение к трудовому договору и издайте приказ о переводе (ст. 72, ТК РФ).

Трудовой договор может быть прекращен на общих основаниях. Также ТК РФ предусматривает дополнительные основания ( ТК РФ). Например, если сотрудник не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней с момента обращения работодателя (письмо Роструда от 30.03.21 № ПГ/05823-6-1).

Акт о временном переводе работников на дистанционную работу

При временном переводе сотрудников на дистанционную работу по инициативе работодателя внесение изменений в трудовые договоры не потребуется. 

Но порядок перевода и выполнения удаленной работы необходимо будет прописать в одностороннем акте работодателя. Такой акт в обязательном порядке должен содержать (ч. 3 ст. 312.9 ТК РФ):

• указание на обстоятельства, в связи с которыми работники переводятся на дистанционную работу;

• список работников, переводимых на дистанционную работу;

• срок, на который работники переводятся на работу в дистанционном режиме (не более чем на период наличия обстоятельства, послужившего основанием для перевода);

• порядок обеспечения дистанционных работников оборудованием, ПО, средствами защиты информации;

• порядок возмещения дистанционным работникам расходов, связанных с выполнением дистанционной работы;

• режим рабочего времени;

• периоды времени, в течение которых осуществляется взаимодействие работника и работодателя.

Кроме того, в акте должен быть прописан порядок и способ взаимодействия работника с работодателем, а также порядок и сроки представления работниками отчетов о выполненной работе.

Что такое дистанционная работа с точки зрения ТК РФ?

Дистанционная форма работы означает, что сотрудник выполняет свои обязанности не на территории работодателя и использует для работы и общения с руководством сеть интернет. На практике это значит, что он может работать из дома, кафе, коворкинга или иного места, хотя здесь встречаются ограничения.

Например, сейчас популярно набирать на дистанционный режим работы операторов в Call-центры. Обязательным условием для трудоустройства является возможность совершать звонки в тихом месте.

Отношения между сотрудником и работодателем регулируются нормами Трудового Кодекса РФ, а именно главной 49.1. Договор о дистанционной работе может быть постоянным или срочным (заключаться на определенный срок, например, один год).

Дистанционная форма работа позволяет нанимать талантливых сотрудников из любых регионов, снижать издержки на аренду офиса и другие затраты, а сотрудникам – находить выгодную работу без необходимости переезжать в другой город, например, в Москву.

Перевод сотрудников на удаленку из-за коронавируса

В СМИ постоянно пишут про возможность перевода сотрудников на удаленный режим работы. Но можно ли это сделать в реальности?

Если смотреть на возможность ввода удаленки в ближайшее время, то сделать это можно, но с большим трудом и, стоит отметить, что не для всех. Например, бухгалтеры и юристы могут работать и на дому при следующих условиях:

• открытый доступ на корпоративный сервер через домашний компьютер;
• наличие логина и пароля от рабочей электронной почты;
• возможность работы в специализированных программах (1С, СБИС, электронная отчетность и т.п.).

Но не стоит забывать, что некоторые организации разрабатывают протоколы безопасности, которые запрещают заходить в программу с другого компьютера. Стоит упомянуть и те бюджетные учреждения, у которых вообще нет доступа в интернет, а все внутренние программы и данные запрещены к копированию.

Некоторые категории работников вообще не получиться перевести на дистанционный режим работы:

• водители;
• продавцы и кассиры;
• сотрудники безостановочного производства и другие.

Такие категории работников все равно продолжат работу в стандартно режиме. И если у нас в стране будет введён полный карантин, то заводы и организации, обеспечивающие жизнидеятедьночть, все равно будут продолжать работать.

Кроме этого, стоит отметить, что в России на законодательном уровне ещё не ввели дистанционный режим работы в связи с пандемией коронавируса. То есть работодатель не имеет права в одностороннем порядке принять решение о переводе сотрудника на удаленку.

В настоящий момент в нашей стране предложение о переводе на дистанционный режим работы носит исключительно рекомендательный характер.

Но нужно отметить и тот факт, что пандемия коронавируса была официально отнесена к чрезвычайным обстоятельствам. Данное решение было вынесено Всемирной организацией здравоохранения 11 марта 2020 года.

Согласно статье 72.2 Трудового кодекса, работодатель имеет право перевести сотрудника на работу у того же работодателя на срок до 1 месяца для предотвращения эпидемии и устранения её следствий. Но данная статья ТК РФ предусматривает выполнение нетрудовых функций, что в ситуации с коронавирусом не соответствует действительности

Поэтому данный способ перевода следует использовать с осторожностью

Роструд пока не предоставил никаких разъяснений по вопросу о переводе сотрудников на дистанционный режим работы. Поэтому в настоящее время данный вопрос остро интересует многих работодателей и работников.

Кроме этого остро стоит вопрос о невозможности оборудования рабочего места на дому для отдельных категорий сотрудников. Например, для того, чтобы перевести на удаленку операторов call-центра, заказчику или работодателю надо будет разработать специальную программу, которая позволит всем сотрудникам работать на дому. Стоимость разработки новой программы высокая. Кроме этого, не у всех людей дома стоит мощный компьютер, который сможет потянуть данную программу.

Возможно, именно поэтому в России на законодательном уровне пока не вводят новый режим работы.

Новые правила удаленной работы с 1 января 2021 года

Федеральный закон, вносящий поправки в главу 49.1 ТК РФ, дополняет существующие правила о дистанционной занятости, а также определяет особенности взаимодействия удаленных работников с работодателями. Под дистанционными работниками закон понимает работников, заключивших трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, предусматривающие выполнение работ в удаленном режиме.

Закон устанавливает две формы дистанционной работы — временную и постоянную (в течение всего срока действия трудового договора). Конкретная продолжительность временной удаленной работы прописывается в договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору. При этом временная дистанционная занятость может предусматривать чередование периодов выполнения сотрудником трудовой функции дистанционно и на стационарном рабочем месте (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Договор о дистанционной работе может заключаться путем обмена между работником и работодателем электронными документами. Но если работник пожелает получить на руки надлежащим образом оформленный экземпляр трудового договора на бумажном носителе, он должен направить работодателю соответствующее заявление в письменном виде. В этом случае работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления обязан направить дистанционному работнику экземпляр договора на бумажном носителе (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

Конкретный порядок взаимодействия работодателя и работника, в том числе в связи с передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе, должен быть установлен в самом трудовом договоре либо в локальном акте работодателя.

В целях предоставления дистанционным сотрудникам дополнительных гарантий, закон отдельно оговаривает, что выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы (ст. 312.5 ТК РФ).

Что касается режима рабочего времени и отдыха, то при отсутствии в трудовом договоре специальных правил, режим труда и отдыха сможет устанавливаться дистанционным работником по своему усмотрению. При этом время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время (ч. 6 ст. 312.4 ТК РФ). Соответственно, если общение работодателя с работником станет выходить за пределы нормальной продолжительности рабочего дня, дополнительное время необходимо будет оплачивать как сверхурочную работу.

Чем удаленная работа отличается от фриланса?

Чем хороша удаленная работа? Преимущества удаленки

• Возможность устроиться в крупную компанию на хорошую зарплату. Особенно это актуально для жителей регионов, где мало работы для ИТ-специалистов или представителей творческих профессий.
• Более гибкий график, чем при работе в офисе.
• Нет необходимости общаться с офисными коллегами, отвлекаться от работы.
• Экономия времени, т.к. не нужно ездить на работу и тратить пару-тройку часов в метро или в пробках.

• Экономия денег на «офисной одежде» и всех атрибутах строгого «дресс кода».

Возможность проще подрабатывать и брать проекты от других клиентов или компаний, т.к. работодатель не контролирует, что Вы работаете только над его проектами. В случае удаленной работы нанимателю важен результат, а не процесс. Однако мы рекомендуем согласовывать наличие подработки с основным работодателем и не работать на прямых конкурентов.

Минусы удаленной работы:

• Не все компании готовы нанимать дистанционных работников.
• Нет общения с коллегами. Кто-то страдает от этого, кто-то переносит легко.
• Компьютер и нужные в работе программы, как правило, приходится приобретать за собственный счет (но могут быть исключения).

• Необходимо самостоятельно организовывать свой рабочий день, ведь «над душой» постоянно никто не стоит.

Часто работа по свободному графику становится работой с ненормированным рабочим днем, включая работу по праздникам или выходным. Однако если сразу грамотно организовывать рабочий процесс, такая проблема решается.

Удаленная работа – это будущее, и отчасти – наступившее настоящее. Переводя сотрудников на удаленный режим работы, работодатели экономят на офисе и могут нанимать специалистов из других городов и даже стран, а работникам такой способ заработка удобнее и комфортнее. Ведь в крупных городах, чтобы добраться до офиса, сотруднику часто требуется два-три часа. На удаленной работе такой проблемы нет – работать можно из дома, и ездить никуда не надо.

Основные вопросы по ст. 312.4 ТК

В чём заключается специфика графика труда и отдыха удалённого сотрудника?

В соответствии с комментируемой статьёй этот сотрудник не попадает под нормативы внутреннего распорядка и других актов, регулирующих параметры работы и отдыха. Следовательно, если наниматель заинтересован в определённом формате работы удалённого сотрудника, ему необходимо оформить соответствующие документы, перечисленные в ст. 312.4.

Параллельно с этим ему нужно будет предусмотреть механизм контроля за распорядком труда и отдыха сотрудника.

Какими причинами определяется специфика трудового графика, описанная в ст. 312.4 ТК?

Она определяется несколькими факторами:

• удалённый сотрудник может трудиться в другом регионе или государстве, что объективно затрудняет синхронизацию с нанимателем;
• возможности по контролю нанимателя за дистанционным работником ослаблены;
• одним из преимуществ удалённой работы является возможность для сотрудника трудиться и отдыхать в удобное для себя время.

Учитывая эти и другие особенности дистанционной работы, индивидуально-договорной характер графика труда и отдыха, закреплённый в комментируемой статье, представляется вполне разумным.

Кто такой удаленный работник?

Удаленно может работать не только фрилансер, но и штатный сотрудник компании. Если работник выполняет свои обязанности из дома, и отправляет результаты труда по сети Интернет – он является удаленным сотрудником.

Чтобы штатный сотрудник мог работать удаленно, с ним необходимо заключить договор о дистанционной работе (статья 312.1 – 312.5 ТК РФ)

Таким образом, удаленный работник:

• Является штатным сотрудником организации, выполняющим работу вне местонахождения работодателя.
• Имеет заключенный с работодателем договор о дистанционной работе.

• На него распространяются нормы трудового законодательства (об отпуске и т.д.).

По прогнозам, к 2020 году около 20% россиян будут работать удаленно, например, из дома. Уже сейчас ряд компаний переводят сотрудников из офисов на такой режим труда. В интервью ниже Вы можете посмотреть историю Ильи, который около 5 лет работал в офисе, а затем перешел на удаленную работу и успешно к ней адаптировался.

Временная дистанционная работа

После тотальных ограничений весной 2020 года власти внесли в главу 49.1 ТК РФ уточнения относительно понятий, что такое удаленка на работе в карантин, как ее вводить, какие обязанности возникают у работника и работодателя. Если ситуация повторится, и компания вынуждена будет перевести персонал на дистанционный труд, по ст. 312.9 ТК РФ, надо издать приказ, в котором указать:

• основания для перевода на удаленку (к примеру, решение региональных органов власти или указ президента об объявлении нерабочих дней);
• список работников, которым придется временно работать из дома;
• срок, на который вводится временная дистанционная работа;
• нюансы относительно обеспечения работников оборудованием и возмещения расходов, связанных с его использованием;
• порядок взаимодействия переведенных на удаленку работников и руководства, в том числе способы обмена и ознакомления с документами;
• иные необходимые вопросы.

Обратите внимание, что при «экстренном» переводе на удаленку согласие на работу во время карантина вне офиса (основного места выполнения должностных обязанностей) и дополнительное соглашение к трудовому договору не готовят. Но работодатель обязан сохранить прежние условия: предоставить ту же работу, обеспечить необходимым оборудованием, не уменьшать заработную плату, предоставлять те же социальные гарантии, что и при работе на его территории

Иначе все изменения надо согласовывать и закреплять в письменном виде.

Напомним еще несколько вещей об удаленной работе:

если вы вызвали дистанционного сотрудника, проживающего в другом городе, в головной офис, для него это служебная командировка, и она оплачивается по общим правилам;
если работник получил оборудование для выполнения должностных обязанностей, работодатель обязан провести инструктаж по его безопасному использованию;
время, в которое проводятся совещания, обсуждения, приемка отчетов и т..п., входит в рабочее;
если вы ввели временную дистанционную работу в режиме карантина в Москве, Санкт-Петербурге или любом другом городе, обратите внимание на порядок ознакомления сотрудников с приказом об увольнении. Даже при оговоренном электронном документообороте в течение 3 дней после издания приказа о расторжении трудового договора работодатель обязан направить сотруднику бумажную копию документа по почте заказным письмом.. Если работника перевели на временную удаленку, но обеспечить работой или оборудованием не смогли, то в отношении него вводят простой со всеми вытекающими последствиями (ст

312.9 ТК РФ)

Если работника перевели на временную удаленку, но обеспечить работой или оборудованием не смогли, то в отношении него вводят простой со всеми вытекающими последствиями (ст. 312.9 ТК РФ).

Особенности дистанционной формы работы