Что такое трудовая книжка, зачем она нужна и особенности оформления в 2021 году

Для чего нужен

Дубликат трудовой книжки делают в следующих ситуациях:

1. потеря документа;
2. признание его недействительным;
3. повреждения механического характера, которые делают трудовую недействительной

Трудовые книжки теряются владельцами, в архивах организаций. И восстановить в полном объеме информацию бывает непросто. Но это необходимо сделать и процедура восстановления предусматривает ряд последовательных действий. Законодательство разрешает получить дубликат трудовой книжки, но по закону, ее восстановлением должен заниматься сам работодатель. Поэтому, работник пишет только заявление. Тем не менее, бывает и две трудовые книжки.

Заявление никогда не оформляется на отдел кадров. Только на работодателя. Руководитель должен, согласно закона, оформить новый документ не позднее 15 с момента подачи заявления.

Бывает, что утеряна не одна трудовая книжка, а несколько, как описывалось выше в архивах. Тогда собирается целая комиссия, которая занимается определением срока стажа. Все записи восстанавливаются со строгой точностью информации из оригинала. Также трудовая подлежит замене, если в нее были внесены некорректные данные по трудовой деятельности работника. Даже неправильно поставленная печать, является основанием для замены, и оформляется на последнем месте работы.

Так же выдается дубликат трудовой книжки, если она была испорчена. Даже если отсутствует хоть одна страница, она будет признана недействительной. В этом случае, так же пишется заявление руководству.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

• вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
• награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
• поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

• 1 графа — порядковый номер записи;
• 2 графа — дата награждения;
• 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
• 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Как правильно заполнить форму СЗВ-ТД?

Правила заполнения СЗВ-ТД разработаны и утверждены постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730 п.

Форма оформляется следующим образом:

1. Информация о работодателе-страхователе:

• 12-тизначный номер, присвоенный при регистрации в ПФР в установленном формате;
• полное наименование организации или ФИО без сокращений, если сведения подает индивидуальный предприниматель, нотариус и т.д.;
• ИНН организации или физического лица;
• КПП юридического лица.

1. Информация о застрахованном лице, по которому подается форма:

• ФИО без сокращений, дата рождения (в соответствии с паспортом);
• СНИЛС;
• дата подачи заявления, где работник выразил желание продолжить вести книжку о стаже в бумажном виде.

1. Отчетный период, за который представляется форма, имеет формат ММ — месяц и ГГГГ — год.
2. Сведения о действии кадрового характера:

• номер записи о мероприятии по порядку в рамках этой отчетной формы;
• дата кадрового действия;
• сведения о мероприятии имеют буквенные обозначения следующего формата:

1	Прием	Прием по трудовому договору
2	Перевод	Перевод на другую работу
3	Переименование	Внесение изменений в наименование организации
4	Установление (присвоение)	Факт присвоения застрахованному лицу разряда, класса и т.д. с их указанием
5	Увольнение	Расторжение трудовых отношений
6	запрет занимать должность (вид деятельности)	Заполняется на основании судебного решения, принятого в отношении запрета

• наименование должности (специальности, профессии и т.д.) и структурное подразделение в соответствии с штатным расписанием страхователя;
• причина увольнения с уточнением статьи ТК;
• информация о документе, на основании которого внесена запись в ЭТК.

Форма заверяется руководителем организации с проставлением его подписи и ее расшифровкой. В бумажном варианте документы могут быть сданы в ПФР только при численности работников, не превышающих 25 человек. Остальные обязаны передавать их в электронном виде, содержащие электронную подпись руководителя.

Коротко о порядке перехода на ЭТК

В 2020 году до 31 декабря от работников работодатель должен получить заявление либо о ведении трудовой книжки на бумаге, либо о ведении ЭТК. Данная бумага необходима для Пенсионного фонда — сведения о ней будут занесены в блок информации о трудовой деятельности и будут храниться на информресурсах ПФ.

Кстати! О гражданах, устроившихся на работу в 2021 году, сведения сразу будут формировать в электронном виде. Документ на бумаге им заводить уже не будут.

Если работник не сформировал и не подал заявление в течение 2020 года, то по умолчанию его трудовую будут вести на бумаге и в электронном виде. Лица, выбравшие электронный вариант, получат бумажную версию на руки.

Сотрудники, не имевшие возможность подать до установленного срока заявление, могут это сделать в любое время после его окончания. К данным категориям лиц относятся:

1. Граждане, находившиеся в состоянии временной нетрудоспособности, в отпуске или которые были отстранены от работы согласно ТК РФ или другим правовым нормам.
2. Люди, которые имеют стаж труда по трудовому контракту, но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состояли в трудовых отношениях и не имели возможности подать такое заявление.

К сведению! Вся информация о тонкостях перехода изложена в ФЗ от 16 декабря 2019 года №439.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. Образец трудовой книжки можно посмотреть в нашей статье.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, могут помешать трудоустройству работника и офромлению пенсии. Исправить неточности будет работодатель, который их допустил. Либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки допустила

Поэтому важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок

За ведение и сохранность документа отвечает именно работодатель, он же обязан завести его работнику при первом трудоустройстве. Руководитель может сам нести ответственность за заполнение бланков, либо возложить полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Что представляет собой документ

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — это своеобразный регистр, основным предназначением которого является накопление сведений о передаче ТК от работников работодателю с последующим их возвращением законным владельцам.

Журнал должен иметь установленную Постановлением Российского Министерства Труда форму и соответствовать правилам оформления, закрепленным законодательно. Несоблюдение правил ведения данного документа является основанием для привлечения уполномоченного лица к юридической ответственности.

Для чего нужна книга

Документ требуется для фиксации фактов:

1. Передачи ТК руководителю предприятия.
2. Оформления ТК для работника, который устраивается на работу в первый раз.
3. Выдачи дубликата.
4. Оформления нового вкладыша.
5. Выдачи ТК в связи с увольнением.

Внимание! Представленная информация вносится в журнал от руки с учетом хронологии. Наличие на предприятии данного документа обеспечивает порядок в работе с трудовыми книжками, способствует определению ответственности в случае их утери

Наличие на предприятии данного документа обеспечивает порядок в работе с трудовыми книжками, способствует определению ответственности в случае их утери.

Согласно правительственному Постановлению № 225 работодатель обязан не только иметь журнал, но и придерживаться правил хранения и внесения данных. Вместе с книгой учета работодатель должен вести расходно-приходную книгу, предназначением которой является фиксация сведений о документах, приобретенных за счет предприятия.

Скачать для просмотра и печати:

Кто ведет книгу

Полномочиями на ведение журнала, как правило, наделяются:

• сотрудники кадрового отдела;
• бухгалтеры;
• менеджеры по персоналу.

Процедура назначения такого сотрудника предусматривает выдачу соответствующего приказа, на основании которого он приступает к выполнению своих обязательств.

Полезно знать! Особых требований к оформлению приказа законодательством не предусмотрено, главное, чтобы он включал данные о личности ответственного сотрудника и детальный перечень его полномочий.

Замена ответственного лица

При необходимости замены лица, ответственного за ведение книги, к примеру, в случае его увольнения или перевода на другую должность, составляется акт приема-передачи документов. В бланк акта вносится полный перечень документации, подлежащей передаче.

Уполномоченного сотрудника в обязательном порядке знакомят с ответственностью, которая наступает вследствие нарушения правил ведения документов строгой отчетности, в число которых входит книга учета.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

• наименование компании;
• число, месяц, год внесения записей;
• сам факт приема на работу;
• передвижения по должностям;
• переводы (на постоянной основе);
• совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
• причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2020 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Законодательное регулирование

С февраля 2020 года работодатели, перечисляющие страховые взносы с заработной платы работников, стали представлять в Пенсионный фонд новую форму отчета. Основой ее применения являются нормы Федерального Закона от 16 декабря 2019 № 439-ФЗ.

В соответствии с требованиями Закона у работодателей появились новые обязанности, включающие:

• уведомление всех сотрудников организации о внедрении электронных трудовых книжек (до 30 июня 2020 года) — смотреть образец;
• получение заявлений, подтверждающих выбор способа ведения записей о трудовых периодах в отношении каждого работника (до конца 2020 года);
• предоставление сведений в Пенсионный фонд о кадровых перемещениях, приеме на работу и увольнении, т.е. всех данных, которые вносятся в трудовую книжку.

Как будут внедрять в кадровую практику электронные трудовые книжки?

Для отражения сведений о стаже в целях персонифицированного учета работодателем заполняется и направляется в ПФР форма СЗВ-ТД. Она должна быть заполнена на каждого сотрудника, включая совместителей, при:

• заключении трудового договора;
• прекращения трудовых отношений;
• кадровых перемещениях;
• подаче заявления, где изложено желание вести трудовую книжку в бумажном виде.

СЗВ-ТД введена с начала 2020 года и должна быть представлена после того, как были оформлены вышеперечисленные мероприятия. Срок подачи – до 15 числа следующего за действием месяца. Следует учитывать также, что первичная форма по работнику должна содержать информацию о его последней кадровой записи в организации на 1 января 2020 года. Если же в 2020 году никаких мероприятий по сотруднику не зафиксировано, форма по нему должна быть передана в ПФР до 15 февраля 2021 года.

Как заполнять дубликат

Порядок такой:

1. Берем чистый бланк.
2. На первой странице сверху пишем «Дубликат».
3. Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
4. Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
5. Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
6. Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.

Здесь тоже имеются нюансы:

• данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
• внесенную информацию не заверяем.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом трудовой книжки, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

• вручение государственных наград (а также присвоения почетных званий);
• награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
• трудовые поощрения, прописанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

• 1 графа — порядковый номер записи;
• 2 графа — дата награждения;
• 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
• 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

• в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
• по центру — слово «Заявление»;
• далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
• дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

1. Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
3. Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
4. Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
5. Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
6. Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей, а не сотрудников. Гражданину не стоит беспокоиться об этом, искать бланки строгой отчетности самостоятельно – их все равно не примут. Наиболее частый вопрос кадровых специалистов: «Как оформить вкладыш в трудовую книжку?». Образец заполнения данных упростит эту задачу:

Вкладыш является продолжением трудовой книжки. Титульные листы документов должны быть идентичными. Требования к обоим бланкам отчетности одинаковы. Работодатель обязан им следовать.

Нумерация

Внутренне вкладыш выглядит как трудовая книжка. В обоих документах одинаковые разделы и графы. Образец оформления вкладыша в трудовую книжку подтверждает, что нумерация во вкладыше начинается не с начала. Первая запись в конкретном разделе должна иметь номер на единицу больше, чем номер последней записи в трудовой книжке.

Это позволяет сохранить очередность и фактическое и смысловое единство вносимых данных. Вполне нормальна ситуация, когда трудовая заканчивается записью об увольнении, а вкладыш начинается с записи о приеме на работу. Ответ на вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку (образец внесения ничем не отличается от обычного образца), в этом случае будет таким же, как и для внесения остальных записей.

Проставление штампа

Вкладыш является недействительным без его оформления, произвести которое можно одним из следующих способов:

• поставить штамп и указать номер и серию вкладыша;
• сделать запись о выдаче вкладыша вручную, указав его номер и серию.

Оба варианта сделают бланк строгой отчетности действительным. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку выглядит так:

Номер вкладыша является идентификатором, поэтому к переносу его нужно отнестись очень внимательно. Все цифры должны совпадать.

При необходимости работодатель может оформлять несколько вкладышей. Новая запись о выдаче очередного вкладыша делается на обложке, чуть ниже предыдущей записи.

Как правильно исправить ошибку

Никто не застрахован от ошибок. И если кадровый специалист понимает, как оформить вкладыш в трудовую книжку, то знать, как исправить ошибки, он может не всегда.

Любой вкладыш является действительным только после его вшивания, заполнения титульного листа, внесения записи в нужный раздел и проставления печати в самой трудовой.

Специалист кадровой службы может допустить ошибку при внесении записи на титульный лист. В этом случае его необходимо списать, составив соответствующий акт. Если же ошибка сделана при внесении номера или серии вкладыша в трудовую, то тут ответом на вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, будет следующее: сделать пометку о том, что запись была ошибочной, и внести данные заново.

Если ошибка была допущена в одном из разделов вкладыша, то исправляется она точно так, как и в трудовой книжке. Ее нельзя зачеркивать или исправлять. Просто под записью пишется, что она является недействительной (указывается порядковый номер записи). Чтобы делать все правильно, следует изучить Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку, образец внесения записей и исправлений.

Внесение измененных данных

Трудовая книжка выдается человеку единожды. С течением времени некоторая информация о нем может измениться (смена фамилии, получение образования, повышение квалификации). Существуют определенные правила оформления вкладыша в трудовую книжку, согласно которым информация в нем должна быть актуальной.

Чтобы убедиться, что все изменения учтены, стоит перед выдачей и заполнением вкладыша дать работнику заполнить анкету. Исходя из указанных данных, можно будет определить произошедшие изменения, понять, как их отобразить при заполнении вкладыша. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку устанавливают, что титульные листы этих двух документов должны быть идентичными.

Если у работника изменилась фамилия, образование или что-то еще, то необходимо потребовать подтверждающие документы, вшить их копии в личное дело, а потом внести изменения в трудовую книжку, во вкладыш записать обновленные данные.

Есть ли альтернатива вкладышу

Вкладыш является единственно возможным способом продолжить ведение трудовой книжки. Кадровый специалист не должен:

• использовать новую трудовую книжку для продолжения ведения старого бланка;
• вклеивать в трудовую книжку дополнительные листы;
• заменять название раздела «Сведения о награждениях» на «Сведения о работе» зачеркиванием и дописыванием слов.

Только использование вкладыша является верным выходом из ситуации.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей

При оформлении работника по трудовому договору будущий сотрудник организации передает свою трудовую книжку в отдел кадров или непосредственно руководителю предприятия, если работодатель является индивидуальным предпринимателем. В течение одной недели руководитель предприятия или иное лицо, имеющее соответствующие полномочия, вносит в трудовую книжку запись о приеме гражданина на работу, с указанием даты начала фактической трудовой деятельности, занимаемой им должности и документа, на основании которого гражданин приступил к выполнению возложенных на него функций – распоряжение или приказ руководителя о приеме лица на работу.

Если по каким-то причинам у гражданина отсутствует трудовая книжка, то работодатель должен оформить документ самостоятельно с последующим вычетом стоимости книжки из заработной платы работника. Как правило книжка стоит около 250-350 рублей.

Согласно Постановлению Правительства № 225 работодатель обязан вести учет всех трудовых книжек, которые поступили к нему на баланс от работников предприятия. Поэтому для отчетности создается журнал или книга учета трудовых книжек и вкладышей в нее.

Важно! Под отчетность попадают не только оформленные трудовые книжки и вкладыши, но и пустые бланки, которые будут применяться в будущем. Все документы должны быть в хорошем состоянии и храниться в закрытом режиме без доступа к ним третьих лиц

В журнале учета отображается вся информация о трудовых книжках, особенно их передвижение по отделам или выдача на руки. Работодатели должны вести книгу учета по унифицированному образцу, который введен Постановлением Министерства труда № 69, однако никто не запрещает разработать собственный журнал учета и пользоваться им.

Обычно книга учета состоит из 13 разделов, данные в которые должен заносить работодатель при каком-либо перемещении трудовой книжки работника организации. В книге учета регистрируются не только сами трудовые книжки, но и вкладыши к ним под отдельным порядковым номером. Все даты, фигурирующие в журнале учета, должны быть формата ДД.ММ.ГГГГ, никакие сокращения, такие как проставление даты прописью, не допускаются. Например, «12 апреля 2018 года» будет неверной записью, правильно писать следующим образом: «12.04.2018».

Обязательно вносится персональная информация работника, у которого работодатель взял трудовую книжку, а равно и оформил ее или вкладыш. В графе № 5 указывается фамилия, имя и отчество сотрудника предприятия полностью, указание инициалов не допускается.

Так как трудовая книжка и вкладыши в нее содержат собственную серию и номер, то в журнале определяется колонка для внесения такой информации. В унифицированной форме раздел является шестым по счету. В следующем разделе указывается должность работника, чья трудовая книжка находится у работодателя, при чем в обязательном порядке должность должна соответствовать всем документам и писаться аналогичным образом. Не допускаются сокращения, изменение информации или внесение новых данных.

Помимо этого, в книгу учета вносится информация о структурном подразделении, в котором осуществляет трудовую деятельность работник организации. Если подразделения отсутствуют, то поле остается свободным. Следующий раздел должен содержать информацию о приказе или ином распорядительном документе, на основании которого сотрудник организации поступил в штат и начал выполнять возложенные на него трудовые обязательства. В десятом разделе ставится подпись сотрудника, который ответственен за оформление и заполнение книги учета, в некоторых случаях это может быть сам руководитель предприятия.

Одиннадцатый раздел используется только в том случае, если работодатель самостоятельно выдал работнику трудовую книжку. В нем указывается стоимость, которая была удержана с работника за оформление трудовой или вкладыша в нее.

Последние два раздела заполняются при увольнении работника, в предпоследнем указывается дата увольнения и выдача трудовой книжки формата ДД.ММ.ГГГГ. Если выдача документа осуществилась после непосредственного увольнения, то ставится дата выдачи книжки. В последней колонке бывший работник предприятия оставляет свою подпись, подтверждая выдачу документа.

Нормативные материалы:

Трудовая книжка — официальный персональный документ российского гражданина, достигшего возраста 14 лет, впервые получающий оформление с момента начала его трудовой деятельности, при первом поступлении его на работу — трудоустройстве, и отражающий индивидуальную информацию о нем: личные данные (фамилию, имя, отчество), дату и год рождения, образование, профессию и специальность; документу присваивается регистрационный номер, и, в соответствии с положениями законов о труде, фиксирующаяся в нём должность, все изменения и любая информация о взаимоотношениях с работодателем удостоверяются личной подписью владельца и заверяются подписью ответственного лица отдела кадров организации (работодателя), где трудовая книжка и хранится вплоть до увольнения работника, при переходе на другое место работы трудовая книжка выдаётся ему на руки, а при оформлении трудовых отношений с новой организацией передаётся в её отдел кадров.

• «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, с изменениями от 6 февраля 2004 г., 1 марта, 19 мая 2008 г.)
   
• «Инструкция по заполнению трудовых книжек»  Приложение №1 К Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69  
   
• Приказ О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
   
• Отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
   
• Заявка на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
   
• Акт на списание испорченных бланков трудовой книжки
   
• Акт приема-передачи бланков строгой отчетности
   
• Доверенность на получение бланков строгой отчетности
   
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
   
• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Внесение данных в документ

Сведения о новом месте работы вносятся специалистом отдела кадров в соответствии с п.8 Постановления Минтруда России № 69 (см ссылку выше). Сотрудник лишь обязан предоставить необходимые и достоверные документы.

Следует отметить, что прием сотрудника на новую должность начинается не с оформления записи в его книжке о трудоустройстве, а с издания приказа о заключении трудового договора. Впоследствии номер данного приказа будет записан в ТК.

Содержание информации о работнике включает в себя:

• ФИО.
• Образование.
• Дата рождения.
• Специальность, присвоенная после окончания обучения.
• Дата заполнения.
• Подпись.

Что показывают сведения о состоянии индивидуального лицевого счета?

Справку СЗИ-6 выдает Пенсионный фонд РФ по требованию владельца индивидуального лицевого счета. В ней указываются:

• общий стаж работы на дату формирования запроса;
• где, когда и как долго работал человек;
• текущее место работы, зарплата и размер отчислений в ПФ;
• среднемесячная зарплата на предыдущем месте работы и размер отчислений в ПФ.

Благодаря этой информации, владелец счета может контролировать размер своей будущей пенсии, своевременно отреагировать на отсутствие перечислений в ПФР.

Но сведения о состоянии индивидуального лицевого счета могут быть полезными и для третьих лиц. Чем именно?

Заполнение титульного листа

Титульный лист нужно оформлять особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность.

На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:

• Ф.И.О. владельца;
• дата его рождения;
• образование (среднее, среднее специальное, высшее);
• наименование профессии, как в дипломе;
• дата открытия книжки;
• подпись лица, заполнявшего бланк;
• печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник. Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Титульный лист трудовой книжки (2019) выглядит следующим образом:

Как вшивать вкладыши в трудовую книжку: типичные ошибки

Сталкиваясь с ситуацией, когда в трудовой книжке закончился один из разделов, ряд кадровиков совершает типичные ошибки, нарушающие требования Правил по ведению и хранению трудовых книжек.

Скачать Правила ведения и хранения трудовых книжек

Вот некоторые из этих ошибок:

1. Внесение сведений о работе сотрудника в другие разделы трудовой книжки.
2. Приклеивание вкладыша к трудовой.
3. Использование вместо вкладыша в трудовую обыкновенных белых листов.
4. Использование вместо вкладыша пустых незаполненных листов из бланков трудовых книжек.
5. Выполнение надписи на трудовой о том, что выдан вкладыш к ней, от руки, а не проставление штампа.

Таким образом, несмотря на то что процедура использования вкладыша в трудовую довольно проста и жестко законодательством не регламентирована, стоит скрупулезно изучить этот вопрос, так как в случае совершения какой-либо грубой ошибки, связанной с использованием вкладыша, возможно привлечение как организации, так и должностных лиц к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Как вносить исправления в записи

Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.

При смене Ф.И.О. и даты рождения:

1. Запрашиваем подтверждающие документы.
2. Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
3. Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
4. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
5. Заверяем написанное.

При получении новой квалификации, профессии, специальности:

1. Открываем первую страницу.
2. Находим нужное.
3. Ничего не зачеркиваем.
4. После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
5. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
6. Заверяем написанное.

Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:

1. Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
2. В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
3. В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.

При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:

1. Открываем нужную страницу.
2. Находим ошибку.
3. Никаких зачеркиваний!
4. Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
5. Отмечаем основание внесения поправки.

Вот как это выглядит на примере:

Ошибки, допускаемые при оформлении вкладыша

Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий стаж гражданина. Он заполняется нанимателем по основному месту трудоустройства. Если сотрудник работает по совместительству у другого работодателя, вторая трудовая книжка не заводится. Эти сведения могут быть внесены основным нанимателем по просьбе гражданина.

Различные нюансы, связанные с правилами ведения и хранения данного документа, не отражены в Трудовом Кодексе или иных нормативно-правовых документах. Многие сотрудники кадрового отдела часто сталкиваются с различными трудностями во время выполнения своих должностных обязательств. Одной из таких проблем является вшивание вкладыша в трудовую книгу.

Вкладыш является единственно возможным способом продолжить ведение трудовой книжки. Кадровый специалист не должен:

• использовать новую трудовую книжку для продолжения ведения старого бланка;
• вклеивать в трудовую книжку дополнительные листы;
• заменять название раздела «Сведения о награждениях» на «Сведения о работе» зачеркиванием и дописыванием слов.

Когда выдаете вкладыш, на титульном листе трудовой книжки поставьте штамп с о и укажите серию и номер вкладыша (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

• первое трудоустройство;
• оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

• Ф.И.О.;
• дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
• образование и специальность;
• профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

• об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
• о воинском учете (если лицо военнообязанное);
• СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
• паспорт.

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2020 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения

Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление

Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2020 года

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2020 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.