Бланк описи документов

Правила грамотного оформления

Опись не имеет строгих правил оформления, установленных законодательно. Есть перечень пунктов, которые требуется указать.

Пункты описи

Индивидуальный номер. Пакет бумаг включает  несколько документов, каждому из которых присвоен номер. Номер обозначается цифровыми, буквенными символами, либо смешанной комбинацией знаков, состоящей из букв и цифр.

Индексация. Кроме номерного знака пакет документов индексируется. Такой прием используется тогда, когда комплект или папка содержит огромное количество документации. Индекс применяется, чтобы избежать путаницы. Если индекс не присвоен, ставится пометка «отсутствие индекса».

Число. Ставится не число составления описи, а число фиксации документов.

Наименование. Наименование краткое, поясняющее, позволяющее без затруднений определить к какой категории бумаг относится документ, каково его содержание.

Нумерация страниц. Номер страницы ставится сверху, или снизу в центре. Компания разрабатывает свои требования для комфортного ведения, учета документации.

Пояснение. Не является обязательным. Распространенный раздел ведения бумаг. Сотрудник, который составляет опись, занимается ведением отчетов, персональных дел, уточняет детали движения.

Итоговая запись. В конце описи подсчитывается количество листов, документов.

Отличие от перечня личных дел сотрудников

Делопроизводство содержит два понятия, которые касаются списка личных дел: внутренняя опись дела для сдачи в архив и список дел. Различия такие:

Вид	Признак	Примечание
Перечень из дела	Содержит перечень бумаг, включенных в дело работника	Пример — список бумаг из дел работников отдела кадров учреждения
Хранится в деле
Список дел	Представляет собой перечень самих дел	Пример — список дел, направленных на архивное хранение в 2019 году
Подшивают отдельно, хранят у ответственного работника

Таким образом, внутренняя опись дела содержит информацию о бумагах, хранящихся в деле работника, а перечень дел является пакетом самих дел.

Какие и куда

Согласно методическим рекомендациям, составление архивных описей должно быть индивидуализировано для дел, которые предназначены для хранения постоянно, больше десятилетия, и касающихся личной информации о персонале. Отдельно нужно составлять описи дел, свойственных строго одному юридическому лицу. К примеру, это могут быть официальные следственные, судебные бумаги или научная отчетность – все зависит от характера работы учреждения. Обычно опись формируется в том же учреждении, где были составлены документы, подлежащие хранению, и передается вместе с ними в архив. В государственных архивных организациях есть специализированный научный аппарат. Если поступившее описание не удовлетворяет его стандартам, опись составляют заново, учитывая локальные требования.

Составление архивной описи позволяет раскрыть состав документации, описать ее содержание, упрощает учет общего числа хранимых дел и помогает стабилизировать внутреннюю систематизацию ведения документационного оборота. Каждое дело описывается на специальной карте. Обязательно указывается заголовок, из которого видно, какого типа документы хранятся внутри, и содержание такой единицы. Корректно оформленная завершенная опись четко описывает содержание всего фонда документации.

Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
2. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
3. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

Почему важно учитывать переданные документы

В большинстве случаев опись документов разрабатывается непосредственно на предприятии. Исключение представляют только бланки, использующиеся на почте и в Пенсионном фонде.

Опись играет важную роль в организации документооборота. Если же направленные в другие учреждения бумаги не будут надлежащим образом учтены, велика вероятность утери. В дальнейшем потребуется их восстанавливать.

Нередко опись документов приходится составлять:

• кадровым работникам;
• бухгалтерам;
• сотрудникам государственных органов.

При получении пакета ответственное лицо может сравнить приведенный перечень с фактически поступившим комплектом. Такая проверка упрощает учет и снижает вероятность утери.

Подытожим: описи документов образец содержит в себе таблицу с реквизитами. Указывают наименования отправленных бланков, их дату, количество листов и прочую важную информацию. Составление такого списка упрощает контроль за движением бумаг. При необходимости он может служить подтверждением того, что тот или иной бланк действительно был направлен в организацию. По расположенной ниже ссылке можно скачать файлы с типовыми образцами.

Архивные описи для электронных дел

Если после копирования бумажного документа сразу видно, где копия, а где подлинник, то копий электронных документов можно сделать множество, и они не будут отличаться друг от друга (по крайней мере, на первый взгляд и без специальных экспертиз). После архивирования электронного документа экземпляром, имеющим юридическую и доказательную силу, станет именно архивный экземпляр. Его хранение должно быть оформлено по всем правилам архивного дела.

Три главных правила хранения электронных документов:

1. Никакой «дискриминации по носителю» к электронным делам не применяется. Они хранятся в течение тех же сроков, что и их бумажные соседи по номенклатуре дел. Есть только ряд особенностей, обусловленных носителем.
2. Электронные дела не обязательно распечатывать. Электронный оригинал документа весь свой жизненный цикл от создания до уничтожения проводит в электронном виде. Этим он отличается от электронных проектов документов, которые из-за постоянного срока хранения обычно подписываются в виде бумажных оригиналов, тогда в архив они сдаются в бумажном виде (т.е. к таким документам не относится все, что будет говориться далее в этой статье). Например, оригиналы приказов по личному составу и по основной деятельности пока стараются изготавливать в бумажном виде. Однако уже есть документы, оригиналы которых необходимо создавать в электронном виде, при этом им предписан постоянный срок хранения – например, годовая бухгалтерская отчетность 1 (подавляющее большинство компаний ее уже создают в 1С и подают в налоговую в электронном виде, потом сохраняя электронный оригинал самой отчетности и подтверждения ее сдачи, а также их распечатку с рукописными подписями).
3. Электронные дела хранятся в архиве на носителях, а не на компьютерах пользователей и даже не в «облаке». Только записанный на носитель электронный документ может считаться архивным электронным делом, а в компьютере – это обычный файл, который пользователь случайно или умышленно может изменить или даже удалить.

Электронные дела после завершения в делопроизводстве (как правило, с началом нового календарного года) должны быть сохранены в неизменяемом формате и записаны на электронные носители (например, компакт-диски без возможности перезаписи). Универсальный неизменяемый формат – PDF, для более продвинутых – PDF/A. Впрочем, возможны и другие форматы. Главное, чтобы сохраненный электронный документ:

• корректно воспроизводился;
• не было возможности его изменить.

Связанный материал В каких форматах можно изготавливать электронные подлинники документов

№ 04 / 2018

См. статью «В каких форматах можно изготавливать электронные подлинники документов» в № 4′ 2021 мы показали, чем опасно изготовление подлинников документов в форматах DOC, DOCX, ODT и PDF – как после их подписания даже усиленной электронной подписью можно незаметно изменить текст документа. Объяснили, какие форматы сейчас являются самыми надежными для создания электронных подлинников и их последующего архивного хранения. Продемонстрировали, как созданный в MS Word документ перед подписанием можно транслировать в них

Что такое опись и для чего она нужна?

Опись документов составляется только по завершении формирования дела, но до начала выполнения переплётных работ. Внутренняя опись требуется в случае сдачи документации в архив на хранение. Опись помогает систематизировать хранящуюся информацию и обеспечивает оперативный поиск необходимых документов.

Как составляется опись в 2020 году? Этот вопрос на самом деле важный, поскольку опись нужно составлять правильно, в соответствии с нормами, установленными Коллегией Росархива от 06.02.2002.

Организации, выступающие в роли источника комплектования государственного/городского архива, обязаны руководствоваться данными правилами при составлении описи. Для остальных организаций правила Коллегии выступают как справочное пособие.

Зачем нужно составлять опись документов для передачи другой организации

Компании могут передавать друг другу документы по разным причинам. Среди частым можно выделить три:

• передача документов в архив по истечению срока хранения дела (документа) или при ликвидации предприятия;
• запрос проверяющих органов;
• передача бумаг контрагентам.

Составление описи – не просто формальность делового документооборота. Основные его функции – систематизированный учет передаваемой информации и обеспечение сохранности документов. Это прямое подтверждение факта приема-передачи бумаг. Также в дальнейшем составленная опись может помочь отследить движение переданного документа.

Можно классифицировать описи по следующим признакам:

• описи документов временного хранения – сюда относятся документы, срок хранения которых составляет до 10 лет;
• описи документов постоянного хранения;
• специфические формы, которые передаются в государственные органы. Например, акт приема-передачи документов налоговикам;
• описи личных дел работников.

Особую роль бланк описи документов имеет при направление бумаг в государственные органы. В этом случае, составление описи является обязательным моментом.

Как сделать налоговый вычет в 2020 году
Опись передаваемых документов в 2020 году

16.07.2020 11:04

Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.Определить необходимые сроки вам поможет статья «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:

• название организации (если архив — сторонняя организация);
• номер описи;
• дату описи;
• наименование сдаваемых на хранение документов;
• период, к которому относятся документы;
• срок хранения документов;
• количество листов;
• расположение документов (номер папки, дела или короба);
• Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Опись заполняется также при передаче больничных листов на оплату в ФСС. Как заполнить опись представленных заявлений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Особенности применения описи

Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке. Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев. После включения их в опись требуется отправить документы в архив. Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.

Делопроизводство

В рамках делопроизводства описываются бумаги, нуждающиеся во временном или постоянном хранении. Процедура позволяет учитывать документы, быстро их находить в случае необходимости.

Архив

Если описываются бумаги, направляемые в архив, опись создается при помощи бланка, утвержденного правительством. Документ оформляется в 2 экземплярах. Один остается в подразделении, другой направляется в архив. Бумага включает в себя эти элементы:

• Титульный лист.
• Наименование описи.
• Оглавление.
• Предисловие.
• Опись.
• Перечень сокращений, если они присутствуют в документе.
• Указатели.
• Таблицы (требуются тогда, когда осуществляется изменение старых номеров на новые).
• Библиография.
• Перечень используемых терминов.
• Лист-заверитель.

После оформления документа требуется поставить подпись на листе-заверителе.

Опись для постоянной сохранности

В архиве находится огромное количество документов, требующих непрерывного хранения. Оформление описи данной категории бумаг имеет нюансы.

Особенности образца оформления

1. Колонка «период сохранности» отсутствует, так как срок не ограничен.
2. Номер присваивается по порядку. Новая документация пронумеровывается в порядке поступления.
3. В большинстве случаев присутствует пояснение, примечание, в котором отмечено обоснование объединения в единую группу, сфера применения бумаг, назначение, и т.д.
4. Когда документация сдается в национальный, региональный архив, опись оформляется в 4-х экземплярах. Для коммерческих организаций архивирование производится в соответствие с установленными в компании правилами.

Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи

Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

• порядковый номер бумаги;
• индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
• дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
• заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
• номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
• примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
• итоговое количество листов в передаваемом деле;
• дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов:

Как правильно составить передаточный акт в 2020 году

В законодательстве РФ отсутствуют нормативы по шаблону приемно-передаточного акта, но, как и в каждом деловом свидетельстве, в подобном акте обязаны отображаться следующие сведения:

• Название свидетельства.
• Номер и дата оформления, с отображением населенного пункта, где оно составлено
• Список передаваемых материалов, их число и тип (оригинал либо ксерокопия).
• Название учреждения, Ф.И.О. сторон, принимавших участие в подписании акта.
• Подписи представителей сторон, заверенные печатями.

Приемно-передаточный бланк записывается в двух экземплярах, с передачей по одному экземпляру каждому участнику операции.

Перед оформлением акта необходимо вначале подготовить материалы, подлежащие передаче. Заполняя акт передачи, желательно соблюдать следующую структуру документа, которую можно условно разделить на три раздела:

1. Первый раздел. Здесь заполняется название бланка «Акт приема-передачи документов». Далее необходимо отобразить дату заполнения свидетельства и населенный пункт, в котором осуществлялась операция. После отображаются реквизиты сторон, принимавших участие в оформлении документа. Для юридических лиц — это название учреждения и Ф.И.О. представителей сторон. Для физических лиц – Ф.И.О и паспортные данные.
2. Второй раздел – отводится под список передаваемых документов. Для удобства он, как правило, оформляется в виде таблицы, с отображением следующих колонок:

• № п/п.
• Наименование документа.
• Дата, в соответствии с учетом документации в учреждении.

1. Заключительный раздел. В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо отобразить не только Ф.И.О, но и должности подписантов, с подтверждением сделки печатями учреждений.

Особенности заполнения

При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы:

1. Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения. В правом углу ставится резолюция руководителя учреждения.
2. Затем записывается дата составления приемно-передаточного бланка.
3. В описательной части перечисляются Ф.И.О. участвующих лиц в передаче документов, с отображением должностей.
4. Далее составляется таблица с перечислением передаваемых документов.
5. Затем отображается число экземпляров составленного бланка
6. В заключении ставятся подписи представителей сторон.

Если данный документ предназначен для внутреннего использования учреждения, документ утверждается руководителем предприятия.

При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.

Основное назначение приемно-передаточного акта – это доказательство того, что документы действительно переданы в количестве, отображенном в бланке.

Содержание документа

Каждое учреждение имеет право оформлять приемно-передаточный акт по индивидуально разработанной форме. При этом, важным обстоятельством является то, чтобы в бланке были отражены пункты:

• Название, дата и место написания свидетельства передачи.
• Название учреждения, где выполняется передача документации (для юридических лиц)
• Полная Ф.И.О представителя, передающего бумаги. При необходимости отображаются данные паспорта.
• Полная Ф.И.О представителя, принимающего бумаги (если представитель из другого учреждения, то проставляются реквизиты и название учреждения).
• Список отдаваемых материалов, с отображением числа экземпляров, числа страниц, номера документов и даты его создания. При больших объемах передающего материала удобней составлять списки в табличной форме.
• В конце бланка проставляются подписи участников операции, а при межведомственной передаче дополнительно заверяется печатями учреждений.

Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности. Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы. При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора. Можно привести еще не мало примеров, показывающих полезность составления подобных актов.

Передача документов

Работники, которые занимаются заключением договоров, очень хорошо знают, что такое опись документов. Образец ее легко можно составить самому.

Главное, чтобы в этой бумаге содержалась вся необходимая информация:

• В левом верхнем углу пишется название отправителя, или ставится штамп предприятия.
• Справа указываются данные адресата (наименование компании и Ф.И.О. ее руководителя).
• Ниже по центру пишется название. К примеру, это будет «Опись передаваемых документов к договору», номер и дату которого тоже надо обязательно указывать.
• Далее произвольным образом составляется таблица, в которой должно быть не менее 4 столбцов (номер по порядку, наименование документа, его номер и дата, количество экземпляров, количество листов).
• После этого делается итоговая запись о том, сколько документов передано по данной описи. Необходимо также подсчитать общее количество листов вложения.
• В самом низу страницы делается пометка о том, кто передал и принял эти бумаги с указанием даты, фамилии и должности.

Это самая обычная опись документов, образец которой хорошо знаком любому делопроизводителю как почтовая форма номер 107. Готовые бланки можно заранее взять в любом отделении связи, чтобы не спеша заполнить и проверить их еще на рабочем месте.

Основное назначение

Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

• отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
• оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Основные разновидности

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

• к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
• к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

• бухгалтерская отчетность;
• кадровые бумаги;
• уставная документация.

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Какие данные указываются

Сотрудник отдела структурирования выполняет всю необходимую работу в двух экземплярах, оставляя один в отделе, другой – отправляя в хранилище архива. Для грамотного ведения описи нужна информация, которая по правилам делопроизводства находится на обложке каждого из заведенных дел. Это такие параметры дела:

• Шифр.
• Коды предприятия.
• Реквизиты архива, куда поступят документы по описи.

При отправке описи на хранение на заранее оставленном пустом месте на папке проставляются соответствующие штампы. Если все же требуются уточнения, по причине отсутствия наименований или неполных данных – нужные сведения, которых недостает, находятся в специальной номенклатуре дел. В ней обязана содержаться итоговая запись о количестве и категориях дел за истекший период времени.

Если требуются уточнения по отсутствию отдельных данных, недостающие сведения вносятся в отдельную номенклатуру.

В описи каждое дело проходит под самостоятельным номером. Многотомные дела описываются так: для каждого из томов или его части резервируется собственная строка в описи, обозначенная номером. В начале очередного листа заголовок указывается полностью. Если он повторяется еще раз, его упоминают словами «то же», поскольку повторы в описи не разрешены.

При заполнении в обоих экземплярах сдаточной описи должны быть такие данные:

• Количество переданных по описи дел (цифрами и прописью).
• Отметка о наличии каждого из дел – для этого существует графа «Примечание».
• Дата передачи дел в архив, подписи сотрудников.
• Утверждающая подпись начальника отдела.

Сотрудник архива предварительно проверяет сформированную опись в процессе подготовки к сдаче, составляя справку об обнаруженных недочетах, если таковые имеются. Затем по графику производят прием архивным работником сдаточной описи у сотрудника структурного отдела. Особо важные дела нуждаются в дополнительной проверке количества листов.

Также по требованию архива к сдаточной описи могут добавляться оглавление, сокращения, необходимые указатели. Законченная опись с документами для постоянного хранения дополняется обязательным титульным листом. На нем указываются название и номер фонда, куда она сдается, а также номер и название описи, даты хранения всех дел, включенных в нее. В самом начале нужно оставить пустое место для вписания полного наименования государственного архива, в фонде которого будут храниться сдаваемые вместе с описью документы. Готовая опись вместе с титульным листом переплетается и оформляется в твердую обложку.

Чаще всего необходимость в составлении описи возникает в делопроизводстве, когда составляются описи дел структурных подразделений. В архиве номенклатуры проходят техническую обработку. Правильно составленные описи хорошо служат в справочных целях, облегчая задачу поиска любого документа, ранее зарегистрированного в компании.

5.2. Справочный аппарат к описи

Справочный аппарат к  описи дел по личному составу  традиционен — титульный лист, список переименований организации, список сокращенных слов, предисловие, оглавление, указатель. Состав справочного аппарата к описи диктуется его целесообразностью. Справочный аппарат обязательно составляется:

– к первому годовому разделу   описи;

– при  включении в опись несколько годовых разделов; при составлении описи  дел ликвидированной организации (максимальный состав справочного аппарата).

На титульном  листе описи указывается:

– название государственного архива;

– полное и сокращенное название организации с указанием  ее подчиненности.

При изменении названия организации в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указываются изменения в названии организации в хронологической последовательности и с указанием  крайних дат существования организации под каждым названием. В случае многократного изменения названия организации (более трех раз), на титульном листе указывается последнее название организации,  все  изменения указываются  на отдельном листе, следующим за титульным. Крайними датами каждого названия организации являются даты приказов, распоряжений вышестоящих организаций (если они имеются) или дата регистрации изменений в Уставе  организации в связи с  ее  переименованием.

– гриф утверждения описи руководителем организации;

– название описи, в которое включается: номер описи, крайние даты документов, включенных в опись; название описи может быть общим, если в опись включены разные виды документов: «Архивная опись №___  дел по личному составу за ____ годы»;  или, если в опись включен один вид документов, указывается конкретный вид документов: «Архивная опись №___ лицевых счетов за  ____ годы».

– срок хранения документов на титульном листе может быть указан, если в опись включены документы одного срока хранения.

Титульный лист может не составляться на годовой раздел описи дел по личному составу.

Пример оформления титульного листа описи и форма годового раздела описи приведены в приложениях №№  5, 6.

Оглавление (содержание) описи отражает ее состав и построение, а также показывает на каких листах начинаются ее составные части. В оглавлении указываются номер листа, на котором находится предисловие, список сокращенных слов,  название разделов (групп дел), включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров (если имеются). К описям, содержащим небольшой объем дел, оглавление можно не составлять. Оглавление помещается за титульным листом или за списком переименований организации (если имеется).

Предисловие к описи является важным элементом справочного аппарата. Предисловие включает: историю фондообразователя; историю фонда; аннотацию состава, содержания документов и особенности формирования дел; состав справочного аппарата к описи.

Обычно  в предисловии к описям  по личному составу  история фондообразователя дается кратко: дата образования, переименования организации, название организации-предшественницы, подведомственная сеть, основные функции. Основной акцент в предисловии делается на  описание состава документов описи  и  особенности их формирования,  Однако, при описании документов ликвидированных организаций в предисловии приводятся  наиболее полные сведения по истории фондообразователя, а также  истории фонда:  при написании предисловия используются законодательные источники,  устав, положение организации, официальные издания организации. В том случае, если сведения по истории фондообразователя были установлены по косвенным источникам (угловые штампы, печати, бланки и т.д.), то это следует оговорить в данном разделе предисловия.

В список сокращенных слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи,  кроме общепринятых.  Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью, и в круглых скобках дается их сокращенное название. При повторном внесении названия организации  в опись оно приводятся в сокращении.

К описям документов по личному составу могут быть составлены указатели: именные, профессий, учреждений,  предприятий, видов документов. Целесообразность составления указателей зависит от объема  документов, их разновидностей,   от количества описей, составленных на документы фонда и принципа их систематизации.

Основные разновидности

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

• к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
• к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

• бухгалтерская отчетность;
• кадровые бумаги;
• уставная документация.

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Какие преимущества можно выделить при применении реестра?

Наличествует большое число фирм, которые оказывают услуги, связанные с формированием реестра. Но если не полениться, представляется возможным и самостоятельно сформировать реестр. Занятие это весьма простое и не требует особых навыков и знаний.

Если компания не пользуется реестром, в перспективе у неё обязательно возникнут проблемы, связанные с путаницей в документации. Кроме того, проверки никто не отменял.

Проверяющий может затребовать всего одну, интересующую его бумагу, и без грамотно составленного реестра, её невозможно будет отыскать. Такая ситуация повлечёт за собой не простые проблемы.

Разрешено ли вносить исправления в документ?

Если в реестре были выявлены фактические ошибки, например, работник неверно вписал номер документа или поставил не ту дату, то в этом случае исправить неточность можно с применением традиционного алгоритма:

1. Ошибочные данные нужно аккуратно зачеркнуть одной линией.
2. Рядом или над строкой написать правильные данные.
3. Далее нужно написать: «Исправленному верить».
4. После этого работник, вносивший исправления, должен поставить свою подпись и дату.

Исправить ошибки нужно в каждом экземпляре документа. С внесенными изменениями знакомят всех работников, которые участвуют в заполнении или проверке данного реестра.