Форма торг-1. акт о приемке товаров

Содержание документа

Акт оформляется Заказчиком в 2-х экземплярах, с вручением подписанных экземпляров, удостоверяющих факт переуступки снаряжения, каждому участнику сделки. Статус обоих экземпляров акта равнозначный.

Независимо от того, заполняются ли результаты переуступки на унифицированном бланке ОС-15 или в произвольном виде на чистой бумаге (можно на фирменном бланке) документ обязан содержать три основных раздела:

Первый раздел – титульный

• В нем отображаются реквизиты участников:
• Название учреждения-заказчика
• Название подрядчика монтажной фирмы.
• Дата и место оформления акта
• Сроки выполнения монтажных работ
• Дата сдачи смонтированного оснащения в эксплуатацию согласно соглашению и по факту.

Второй раздел – таблица

• Раздел представляет собой таблицу, состоящей из 11 столбцов:
• Столбец 1. Название оборудования.
• Столбцы 2, 3 и 4 отображают номера:
  • Заводской номер оборудования.
  • Номер паспорта.
  • Позиционный номер, согласно технологической схеме.
• Столбец 5. Марка снаряжения и его тип.
• Столбцы 6, 7 – отображают движение оборудования по складу заказчика.
  • В 6-м столбце заполняется дата.
  • В 7-м столбце – номер документа, подтверждающего прием оснащения.
• Столбец 8. Численность в штуках.
• Столбец 9. Цена единицы оборудования.
• Столбец 10. Общая стоимость передаваемого наименования.
• Столбец 11. Отображает примечания.

Третий раздел

Данный раздел расположен на обратной стороне бланка. Здесь заполняются сведения, которые отмечают расхождение технических параметров оборудования по отношению к проектной документации, состояние комплектности снаряжения и прочие замечания об обнаруженных дефектах.

Акт можно оформлять, как на отдельный вид оснащения, так и на весь перечень, перечислив название в таблице бланка.

Если в учреждении используется бланк, принятый руководством, то в нем должны быть те же разделы, что и в стандартном шаблоне ОС-15.

Юридический статус акта будет сохранен в условиях:

• Если акт является составной частью соглашения. При отсутствии соглашения, акт теряет свое значение.
• Если акт переуступки снаряжения утвержден подписью и печатью Заказчика.

Заполнение бланка осуществляется не менее, чем в 2-х экземплярах, с вручением каждому участнику операции по одной копии.

Обязательные реквизиты

В бланк включаются следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• место составления;
• дата составления;
• информация о продавце и покупателе (наименование организации, Ф.И.О. директора или ИП, данные паспортов, адреса и телефоны);
• ссылка на предмет, номер и дату договора;
• полное описание качественных характеристик товара с указанием дефектов;
• подписи ответственных лиц;
• печати организаций.

Одним из обязательных реквизитов является стоимость переданных запасов. Одновременно с этим продавец обязан указать сумму НДС или причину освобождения от уплаты налога. В этом случае у покупателя не возникнет спорных ситуаций с возможностью возмещения НДС или отнесения к расходам полной стоимости для целей налога на прибыль.

Также необходимо указать суммы денежных средств, полученных на дату передачи материальных ценностей. Указание полученной предоплаты не является обязательным, но в случае использования облегчит дальнейшее проведение зачета взаимных встречных обязательств, подписание сверки взаиморасчетов, а в случае перечисления оплаты за поставщика третьими лицами является обязательным для подтверждения правильности расчетов.

Как составляется документ

Бланк документа, который можно скачать внизу статьи, ответственное лицо заполняет для передачи безвозмездно на временное хранение или в постоянное пользование товаром. Образец должен содержать такую информацию:

• Форма документа;
• Место и день заполнения;
• Данные об участниках договоренности, а также их реквизиты;
• Ответственное лицо также должно быть отмечено в документе;
• Номер договора и дата выполнения предполагаемой поставки;
• В бланк обязательно вносится список передаваемого имущества, где отмечается количество экземпляров, а также весь присутствующий ассортимент;
• Особенности отправляемого товара;
• Итоговая стоимость продукции;
• В бланк необходимо вносить описание дефектов при их наличии;
• Имеющиеся претензии со стороны юридических лиц, получивших в пользование товар.

Составляем акт приема-передачи технической документации

Как и другие подобные документы, данный акт начинается с указания на то, что он является приложением к договору. Также вносят номера приложения и договора и дату подписания последнего.

Затем идет название документа, его номер (если таковой присваивается), место и день подписания.

Далее начинается текст основной части. И первый делом указывают информацию о сторонах договора: наименования предприятий, должности и ФИО представителей — для юридических лиц, ФИО — для физических лиц, на основании каких документов действует представитель: устав, положение, доверенность.

После этого переходят к сути акта. Здесь необходимо отметить, какие документы передаются. Эти сведения для наглядности лучше расположить в форме таблицы. По каждому типу документов нужно также указать, копия это или оригинал, сколько листов включает в себя документ.

Далее указывают традиционные моменты для всех актов:

1. У сторон нет претензий друг к другу по количеству передаваемых документов.
2. Подписав акт, подрядчик/покупатель удостоверяет, что обязательства заказчика/продавца выполнены и теперь ответственность за документацию будет нести подрядчик/покупатель. Если имел место договор подряда, то тут же нужно указать, что подрядчик обязуется вернуть бумаги после выполнения всех необходимых работ.
3. Количество экземпляров акта.

Документ заканчивается подписями сторон.

Внимание! Акт следует составлять без орфографических и иного вида ошибок, в противном случае лучше заполнить новый бланк, а прежний экземпляр — с ошибками — уничтожить. К оформлению акта нужно отнестись со всей ответственностью, этот документ может быть использован в суде

Образец акта приема-передачи на ответственное хранение

Наконец мы приблизились к основной части нашей статьи – примеру. За основу мы взяли ранее общеприменимую форму МХ-1

Надо сказать, что этот документ хоть и не особо труден, но имеет некоторые тонкости и нюансы, на которых стоит акцентировать внимание. Воспользовавшись нашими рекомендациями и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда создадите свой акт

• Вначале документа напишите название и адрес предприятия, которое берет товарно-материальные ценности на ответственное хранение,
• затем наименование структурного подразделения, где непосредственно будет находиться принимаемое имущество.
• Далее аналогичным образом внесите сведения об организации, которая временно расстается со своей собственностью.
• Справа в табличке обозначьте коды ОКПО обеих компаний, дайте ссылку на договор, в соответствии с которым действуете (отметьте номер и дату его заключения).
• После этого сам акт также пронумеруйте и датируйте.

Затем идет основной блок. Здесь автоматически фиксируется факт приема-передачи имущества, вам нужно вписать только точное название места хранения и срок, в течение которого оно должно осуществляться. В табличке ниже укажите идентификационные характеристики принимаемых ценностей (название, количество, стоимость и т.п.).

Но оборотной стороне бланка подведите итог: сколько всего товарно-материальных ценностей и на какую сумму было принято. Заверьте документ необходимыми подписями, указав должности и ФИО ответственных лиц.

Заполняем ОС-14

Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Разберем каждую их них.

Лицевая

Сначала необходимо заполнить шапку документа. Сюда входит такая информация, как:

• название компании-получателя;
• телефон, банковские реквизиты;
• коды ОКУД и ОКПО;
• наименование структурного подразделения, куда предназначено оборудование;
• документ-основание для составления акта (это может быть приказ, договор купли-продажи) и его реквизиты (дата составления и номер);
• данные бухгалтерского учета, которые впоследствии вносит бухгалтер (дата принятия к учету, счет, субсчет, номер амортизационной группы и т.д.);
• номер заполняемого акта и дата его составления.

Важно! Блок для утверждения руководителем заполняет после внесения всей информации руководитель организации: ставит подпись, указывает должность и дату утверждения. Далее вносят информацию о компании-поставщике и деталях поставки:

Далее вносят информацию о компании-поставщике и деталях поставки:

• наименование компании-продавца, код по ОКПО;
• адрес, банковские реквизиты, телефон;
• наименования изготовителя, грузоотправителя;
• телефон и реквизиты последнего;
• место, где принимается оборудование;
• способ доставки и реквизиты транспортной накладной.

Затем начинается основная часть документа. Она состоит из двух таблиц. Первая должна содержать дату и время отправления груза, его прибытия и приема компанией, а точнее, дату и время:

• отправления груза со станции, со склада отправителя;
• прибытия груза;
• начала, приостановления, возобновления и окончания приема груза.

Также в таблице нужно указать места отправления, прибытия и т.д. Все эти данные берутся из сопровождающих груз документов.

Оборотная сторона

Начинается со второй таблицы. В нее вносят информацию о поступившем оборудовании, такую как:

• название, номенклатурный номер, тип оборудования;
• упаковка;
• единица измерения;
• количество мест, масса груза, стоимость (эти данные берут из сопровождающих оборудование документов);
• количество и масса фактически принятого оборудования, обнаруженные дефекты (эти графы заполняют на основании тщательного подсчета, взвешивания и осмотра груза);
• примечания.

Далее подводят итог об обнаружении недостатков: повреждена ли упаковка, выявлена ли некомплектность.

После этого идет заключение комиссии: здесь указывают, что осмотр произведен, наличие претензий к упаковке и иным внешним показателям. Затем отмечают, какие документы прилагаются к акту, члены комиссии ставят свои подписи. Также необходимо указать должности сотрудников и реквизиты доверенностей, которые дают им право принимать оборудование. Далее расписываются: лицо, принявшее объект на ответственное хранение, и главный бухгалтер. Последний также ставит отметку об открытии инвентарной карточки учета объекта основных средств.

Заключительный этап — отметка руководителя об утверждении акта.

Внимание! Документ составляют в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон. Хранить бумагу необходимо в течение 5 лет

Когда составляется акт приема-передачи?

Акт необходим при приеме продукции одним лицом и передаче ее другому лицу. Документ сопровождает практически любые операции, связанные с приемом-передачей. К примеру, акт нужен при наличии этих обстоятельств:

• Товар передается от продавца покупателю. Документ подтверждает, что объект точно получен потребителем.
• Продукция направляется на склад. В этих условиях нужно оформить акт в 3 экземплярах, на всех участников операции. Акт дополняется соглашением о хранении ценностей.
• Ценности направляются на ответственное хранение. В этом случает акт также требуется дополнить договором об ответственном хранении.

В большинстве случаев акт оформляется при продаже продукции. Но потребность в нем возникает и при внутренних перемещениях ценностей. К примеру, при помещении объекта на склад.

Составляем акт приема-передачи материалов

Бланк можно заполнить от руки или с помощью компьютера, не забыв поставить так называемые живые подписи. В документе в правом верхнем углу должно быть указано, что бумага является приложением к договору подряда. Номер приложения и дату составления договора нужно обозначить.

Далее располагаются название документа, его номер, место и дата создания и подписания. Затем начинается основной текст документа, содержащий такие сведения:

1. О заказчике и исполнителе (ФИО физических лиц (ИП) или наименования организации, ФИО представителей, на основании какого документа они действуют).
2. Основания для передачи материалов (договор, техническое задание).
3. Данные о количестве и стоимости материалов.
4. Указание на то, что у исполнителя нет претензий к качеству материалов.
5. Скрытые недостатки материалов сторонами были оговорены.
6. Акт составлен в двух экземплярах.
7. Подписи сторон. Документ необходимо подписывать строго после передачи материалов исполнителю и тщательного осмотра и пересчета таковых.

Что касается третьего пункта, то он для удобства может быть оформлен в виде таблицы со следующими графами:

1. Номер по порядку.
2. Наименование материалов или оборудования.
3. Единицы измерения.
4. Количество материалов.
5. Цена за единицу.
6. Стоимость.

В конце таблицы указывают общую стоимость всех видов материалов, а после таблицы указывают эту же сумму прописью.

Важно! Один экземпляр акта должен находиться у заказчика, а второй — у исполнителя. После того как документ будет подписан, вся ответственность за сохранность давальческого сырья будет лежать на исполнителе

После того как документ будет подписан, вся ответственность за сохранность давальческого сырья будет лежать на исполнителе.

Общая информация

Акт приема-передачи — первичный документ бухгалтерского учета. На его основании бухгалтер списывает с баланса объект или ставит его на учет. Документ подтверждает не только факт передачи, но и то, что покупатель/арендатор осмотрели объект и не имеют претензий к его качеству.

Важно! Акт является приложением к договору (купли-продажи, аренды) и отдельно от него не применяется, поскольку тогда он лишится юридической силы. Хранить документы нужно вместе

Так как речь идет о специальной технике, то нужно иметь в виду, что покупатель должен провести тщательный осмотр объекта. Не запрещается приглашать экспертов. В некоторых случаях технику даже тестируют перед передачей покупателю или арендатору.

Если технику передают по договору субаренды или сублизинга, то нужно ознакомиться с первичным документом.

Акт подписывают только после осмотра техники и проверки ее работоспособности и всей документации к объекту.

Акт приема-передачи квартиры в новостройке (на «первичке»)

Передаточный акт на квартиру на «первичке» составляется Застройщиком, и служит приложением к Договору долевого участия в строительстве (ДДУ). Акт также входит в обязательный пакет документов для регистрации права собственности дольщика на новостройку.

Подписанный Акт приема-передачи квартиры в новостройке свидетельствует об исполнении Застройщиком своих обязательств перед дольщиком, а также о передаче ему обязанности по оплате коммунальных платежей за квартиру (еще не оформленную в собственность дольщика). До момента подписания Акта все коммунальные платежи «висят» на Застройщике.

О том, что строительство закончено и квартиру можно принимать, Застройщик сообщает дольщику письменным уведомлением о передаче квартиры не менее, чем за две недели до начала процесса передачи (). Уведомление отправляется по почте заказным письмом с подтверждением о вручении. Получив уведомление, дольщик обязан приехать на объект и принять квартиру, подписав Акт приема-передачи.

Если Застройщик задерживает сдачу дома. Что делать дольщику – см. в этой заметке.

Особенность Передаточного Акта на «первичке» в том, что в самом Акте дольщик может зафиксировать свои претензии к качеству передаваемой квартиры. Перечень обнаруженных строительных дефектов или недоделок указывается дольщиком либо в самом Акте приема-передачи, либо в прилагаемом к нему Смотровом листе или Дефектовочном акте («дефектовке», как ее еще называют).

Если при приемке квартиры обнаружены существенные недостатки (строительные дефекты), то дольщик может не подписывать Акт до устранения Застройщиком этих недостатков. Но даже если дольщик подпишет Акт, это все равно не снимает ответственности с Застройщика:

В таком случае, несмотря на подписанный Акт приема-передачи, Застройщик обязан устранить указанные недоделки, или соразмерно снизить стоимость квартиры или компенсировать дольщику его затраты на самостоятельное устранение строительных дефектов ().

Если же Застройщик не устраняет выявленные недостатки, не выплачивает дольщику компенсацию, или если эти строительные недостатки столь существенны, что мешают нормальной эксплуатации жилья, то дольщик имеет право в одностороннем порядке расторгнуть ДДУ. Тогда Застройщик обязан вернуть ему уплаченные по договору деньги с процентами ()

С другой стороны, при уклонении дольщика от подписания Передаточного акта, Застройщик может по истечении двух месяцев с указанного в ДДУ срока передачи, составить односторонний Акт о приемке квартиры в новостройке (), со всеми вытекающими из этого последствиями.

Правда, Застройщик имеет право так поступить, только если он убедится, что дольщик получил уведомление о передаче квартиры, но не среагировал на него, либо дольщик отсутствует по указанному адресу места жительства.

Как Застройщики обманывают дольщиков при покупке квартир – уловки и фокусы.

Акт приема-передачи квартиры в новостройке должен содержать следующие пункты (реквизиты):

• Наименование документа, дату и место (город) его составления;
• ФИО дольщика/соинвестора и реквизиты Застройщика;
• Ссылка на основной договор с Застройщиком (т.к. Акт является его неотъемлемой частью);
• Адрес дома, этаж и номер квартиры (по данным БТИ);
• Краткое описание квартиры (количество комнат, общая площадь по обмерам БТИ, наличие балконов/лоджий и т.п.);
• Отсутствие или наличие претензий к качеству квартиры (в самом Передаточном акте или в прилагаемом к нему Смотровом листе или Дефектовочном акте);
• Подписи дольщика и уполномоченного лица от компании-застройщика (нужна доверенность на это действие от имени компании).

В Акт приема передачи новостройки могут быть включены и другие пункты, главное – чтобы они не противоречили законодательству.

Дольщику нужно еще знать, что если Застройщику придется платить неустойку за задержку передачи квартиры, то срок этой неустойки будет рассчитываться от даты, указанной в ДДУ, до даты подписания Акта приема-передачи (т.е. до фактической передачи). Поэтому Застройщик всегда заинтересован передать квартиру как можно быстрее, в то время как дольщику не следует торопиться до тех пор, пока он не убедится в приемлемом качестве строительства.

Передаточный акт на «первичке» составляется в трех экземплярах: один для Застройщика, один для Покупателя/дольщика, и один в составе пакета документов передается в УФРС для регистрации права собственности на квартиру в новом доме.

Образец Акта приема-передачи квартиры для первичного рынка можно скачать ЗДЕСЬ (СЕРВИСЫ).

Особенности составления

При составлении акта необходимо помнить о следующем:

1. Составление поручается какому-либо сотруднику компании-продавца (или арендодателя), разбирающемуся в тонкостях оформления документов и описания объектов недвижимости. Это может быть юрисконсульт, бухгалтер, делопроизводитель. Сотрудники могут составлять документ вместе.
2. Необходимо предельно точно описывать состояние квартиры. Обычно указывают состояние водопровода, электрики, вид ремонта, отопления. Перечисляют дефекты, обнаруженные при осмотре.
3. Унифицированной формы не существует. Составляется документ произвольно, на бланке компании. Не исключено заполнение бланка от руки, однако машинописный вариант более удобен для чтения. Форму акта компания может разработать самостоятельно, главное, чтобы он был составлен по всем требованиям к подобного рода документам.

Важно! Вместе с актом требуется передать покупателю ключи от квартиры и все документы по ней

Как его заполняют

Акт о приемке по количеству и качеству относится к первичной документации. Его форма унифицирована и закреплена в постановлении ГКС № 132. Но, по правилам , с 2013 года компаниям разрешено использовать собственные бланки, разработанные с учетом их отраслевой специфики и организационных особенностей. Если заказчик применяет не унифицированную, а индивидуальную форму, в нее следует включить все обязательные реквизиты из ст. 9 402-ФЗ и закрепить документ в учетной политике.

Инструкция, как заполнить ТОРГ-1 заказчику:

1. Оформить шапку. Вписать название и адрес компании-покупателя, код ОКПО и документ, на котором основывается составление акта, — приказ или распоряжение, его номер и дату.
2. Определить место, где приняли товар. Перечислить сопроводительные документы.
3. Прописать, каким документом (его номер, дата) вызывали представителя поставщика.
4. Указать грузоотправителя, производителя, поставщика и страховую компанию.
5. Сослаться на договор поставки и его реквизиты. Прописать номера сопроводительных бумаг — счета-фактуры, коммерческого акта, железнодорожной накладной, ветеринарного свидетельства. Вписать способ доставки.
6. Уточнить время прибытия партии, период и окончание разгрузки.
7. Перечислить в первой таблице на второй странице состав товарной партии (номенклатуру товарно-материальных ценностей), количество, цены и итоговую стоимость по документам поставки. Определить состояние продукции и наличие/отсутствие расхождений.
8. Указать в таблице на третьей странице фактические количественные, качественные и стоимостные показатели. Если есть расхождения, то заполнить колонку «Отклонения».
9. Зафиксировать заключение приемочной комиссии о соответствии или несоответствии товарной партии документам поставки на четвертой странице. Проставить подписи. Указать представителя поставщика и сослаться на его правоустанавливающие бумаги (к примеру, доверенность). Вынести решение о приходе партии и передаче на склад.

Количество экземпляров акта зависит от его содержания. Если расхождений не выявлено, формируется один экземпляр, который передают в бухгалтерию. Если есть отклонения, то их актируют в двух экземплярах: один экземпляр остается у заказчика, другой — передается поставщику.

Общие сведения о бланке и процедуре приема

Данная форма является унифицированным бланком, введена в работу Постановлением Госкомстата России №7 от 21 января 2003 года. Сейчас компаниям можно не использовать унифицированные формы, поскольку с начала 2013 года они приобрели рекомендательный характер (информация Минфина России №ПЗ-10/2012). То есть у организаций есть право дополнить форму ОС-14, а также остальные, необходимой информацией или разработать новую, главное, чтобы обязательные реквизиты документа были сохранены. Выбор любого из вариантов нужно зафиксировать в учетной политике.

Заполнять бумагу должна специальная комиссия, в обязанности которой входит прием основных средств компании и осмотр их на предмет дефектов. Утверждает документ после заполнения и подписания руководитель или сотрудник, уполномоченный на это.

К сведению! Документ может использоваться во взаимосвязи с другими. Например, после проверки оборудование отправляется на монтаж, по истечении работ заполняют бланк ОС-15 — это акт о передаче оборудования для монтажа. В случае выявления поломок или брака во время приема или испытания и работы с приборами заполняют форму ОС-16 (акт о выявленных дефектах).

Приемка оборудования может быть произведена тем подрядчиком, который будет его монтировать. В такой ситуации сотрудник, представляющий подрядчика, будет одним из членов комиссии, принимающей объект. Подрядчик как бы берет оборудование на ответственное хранение. За это он и будет расписываться в акте.

Таким образом, задача формы ОС-14 — подтвердить, что оборудование было принято, и зафиксировать все обнаруженные его недостатки.

Пошаговое руководство по написанию акта

При написании акта рекомендуется последовательно следовать алгоритму:

1. Заполнение раздела реквизитов.
2. Внесение информации о предмете совершаемой сделки.
3. Заверение документа печатями и подписями.

Сведения о сторонах соглашения

Информация о сторонах сделки и их реквизиты вносят в первый раздел. Он состоит из двух блоков:

• «шапка»;
• основной текст.

В «шапке» указываются следующие данные:

• номер документа, использующиеся для его регистрации во внутреннем учете;
• номер соглашения, приложением к которому является акт, и дата его заключения;
• дата написания акта.

В основную часть вписываются подробные данные о сторонах сделки:

1. Для юридических лиц:
   • полное наименование организации;
   • форма регистрации предприятия;
   • Ф. И. О. руководителя;
   • Ф. И. О. и должность лица, уполномоченного издавать и подписывать подобного рода документа, а также реквизиты документа, наделяющего сотрудника правами на заверение актов о приеме-передачи товаров;
   • номер регистрации у ЕГРЮЛ (проставляется только по соглашению сторон, не требуется в обязательном порядке).

Если передача продукции или товаров осуществляются в пределах юрисдикции одной организации, например, от головного офиса представительству или филиалу и т.д., то в реквизитах необходимо указывать полное название и другие данные конкретного подразделения юридического лица.

2. Для ИП:

• Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
• номер регистрации ИП в ЕГРИП (вносится если это нужно обеим сторонам);
• Ф. И. О. и должность лица, ответственного за подписание акта, номер и название локального документа организации, на основании издания которого сотрудник наделяется такими полномочиями (это может быть приказ, должностная инструкция, отдельное распоряжение, выписка из устава, доверенность, заверенная в нотариальном порядке, и т.д.) 

3. Для граждан: указывается только Ф. И. О. 

Условия

В раздел условий последовательно вносится следующие информация:

1. Реквизиты документа, подтверждающего факт совершения сделки.
2. Текст, отражающий факт передачи товара.
3. Таблица со сведениями о передаваемой продукции.
4. Суммарная стоимость сделки.
5. Положения о состоянии товара (могут быть реализованы в виде списка, из которого покупатель выбирает пункты, удовлетворяющие его, а могут быть сделаны в виде пустых строк, которые заполняются принимающей стороной);
6. Положение об отсутствие претензий к принимаемому товару.

Перечень товаров

Таблица с информацией о продукции заполняется последующие схеме:

Порядковый номер	Наименование товара	Количество экземпляров	Цена за одну единицу до уплаты налога на добавочную стоимость.	Цена за одну единицу после учета НДС
1.	—	—	—	—
2.	—	—	—	—
3.	—	—	—	—
Суммированные показатели:	Общее количество экземпляров всех видов товаров.	Общая стоимость без НДС.	Общая стоимость после учета НДС.

Подписи сторон

В завершении документа проставляются подписи каждой заинтересованной стороны и дата заверения акта. На каждом экземпляре должна находится подпись, внесенная вручную лицом, ответственным за получением товара. Дополнительных условий касаемо ручек и чернил, которые нужно использовать – нет. 

До 2016 года организации при заверении официальной документации организации были обязаны использовать фирменные печати или штампы, что касалось и актов о получении товара. Однако с 2017 года данное правило было отменено. Теперь, использовать печати или нет – решать только сторонам сделки. Если с обеих сторон нет взаимных претензий по поводу их отсутствия, то штампы можно не использовать. 

Исправляем ошибку

Документ должен быть составлен без орфографических, пунктуационных и грамматических ошибок. Бывают ситуации, когда работник, заполняющий бланк, допускает фактическую ошибку, написан неверно ФИО, названия, стоимость, дату и т.д. В этом случае для внесения корректировок есть специальный алгоритм:

1. Фрагмент с ошибкой зачеркиваем одной линией так, чтобы читающий смог разобрать написанное.
2. Рядом или сверху пишем правильный вариант.
3. На полях ставим отметку: «Исправленному верить».
4. Пишем дату и ставим подпись как подтверждение достоверности вносимых изменений.

О внесении исправлений должны быть извещены обе стороны.

Правила составления

В акте указываются реквизиты обеих сторон сделки, поэтому они должны строго совпадать с теми, что указаны в основном документе — договоре

Это важно, чтобы не получился казус, когда из-за опечатки или неточности окажется, что соглашение составлено с одной организацией, а оборудование принято у другой

В документе, подтверждающем приемку-передачу, обязательно присутствует список оборудования с указанием следующих сведений:

• наименования;
• марки;
• производителя;
• серийного номера;
• реквизитов документа поступления на склад;
• количества;
• стоимости.

Помимо этого фиксируются сведения, которые обнаружены в ходе предварительного осмотра оборудования:

• внешний вид, состояние;
• комплектация;
• наличие или отсутствие неисправностей, а также их полное описание, если имеются.

Заверяется документ всеми участниками комиссии и руководителями организаций, заключивших соглашение на передачу. Каждый экземпляр должен содержать оригинальные подписи.

Акт приема передачи товара

Компании могут заключать между собой различные договоры, связанные с передачей материальных ценностей, товаров. Это могут быть договора хранения, поставки, купли-продажи, комиссии, агента и т. д. В некоторых заключенных соглашениях предусмотрено обязательное заполнение товарной накладной и акта приемки-продажи товаров, в других – только накладной ТОРГ12.

Где и в каких случаях применяется акт приема-передачи товара

Рассмотрим подробнее случаи, когда составляется этот документ.

Акт приема передачи заполняется с целью определения количества, качества, стоимости товара, в двух экземплярах для каждой стороны в момент передачи товарно-материальных ценностей. Его обязательно нужно составлять при расхождении по количеству, по качеству, а также если товар поступает без документов.

Акт приемки товара оформляется, если его составление предусмотрено договором. В этом случае он имеет такую же значимость, как и сам договор. Когда одна организация передает материальные ценности на ответственное хранение или по договору комиссии, то прием-передачи происходит с использованием акта.

Также данный акт может составляться и между физическим лицом и организацией. Если гражданин приобрел товар, после чего выявил в нем какие-либо недостатки или брак, то по закону о защите прав потребителей он имеет право вернуть некачественный товар или обменять на новый. В некоторых случаях для проверки товара необходимо провести экспертизу.

При передачи товара от покупателя к продавцу в таком случае необходимо обязательно составлять акт в двух экземплярах, один из которых с отметками о приеме остается у покупателя.

Акт приема передачи товара образец заполнения

У этого документа не существует стандартного вида. Форма акта может быть произвольной, тем не менее в ней должны присутствовать обязательные реквизиты.

В акт приема-передачи заносится дата и место его составления, наименования организаций, их представители и основания, по которым они действуют.

Далее заполняется информация о заключенном договоре (номере и дате), по которому одна сторона передает, а другая принимает.

Перед составлением акта стороны должны сверить фактическое поступление с сопроводительными документами.

В табличную часть этой формы записывается информация о наименование товара (ассортимент), модели, артикуле, фактическом количестве, цене и общей стоимости поступивших материальных ценностей. В расширенном виде акта могут присутствовать графы количество и стоимость передаваемых товаров для каждой стороны. В итоговой строке заполняется сумма всего, после этого она расписывается прописью ниже.

Затем делается отметка об соответствии качеству и ассортименту товара, соблюдении сроков поставки. При обнаружении дефектов надо подробно их описать.

Если передающая и принимающая стороны согласны с приемкой-передачей, то делается запись об отсутствии взаимных претензий.

В документе записывается количество экземпляров акта, и кому они предназначены. Затем его пописывают стороны с указанием наименования организации, адреса, регистрационных реквизитов, должности, личных данных, подписи лиц, ответственных за передачу товара и подписание этого документа.

Особенности составления отдельных актов приемки-передачи, последствия его не составления

Одной из сторон, заполняющей акт приемки-передачи, может выступать физическое лицо. В этом случае необходимо обязательно заполнить его паспортные данные, место регистрации.

Предусмотрена возможность составления этого документа на группу товаров или партию.

Существует акт приемки-передачи, заполненный не на разовую поставку, а за определенный период. В этом случае, в табличную часть целесообразно ввести графу «Дата поступления».

Товар может поставляться транспортной компанией, тогда рекомендуется каждый факт приемки-передачи фиксировать в данном акте.

Правильно составленный акт позволяет предъявить претензии для возмещения материального вреда, определить момент исчезновения или потери товара. Поэтому его отсутствие лишает одну сторону права предъявить свои требования, а другую — оправдаться.

Общие сведения об акте

Унифицированного бланка не существует, поэтому в организациях могут составить свой вариант, главное — не забыть внести в документ все необходимые реквизиты. Составление акта обычно лежит на плечах бухгалтеров, делопроизводителей, секретарей.

Можно составить бумагу и от руки, но машинописный вариант гораздо удобнее для чтения.

После совершения сделки акт нужно передать в бухгалтерию для отражения операций с объектом в бухгалтерском учете организации. Хранить бумагу нужно вместе с договором и платежными документами (чеками, квитанциями и т.д.). Если компания ведет журнал регистрации документов, то данные об акте и договоре вносят в него.