Как писать деловое письмо на английском языке: особенности и тонкости

Особенности деловой переписки

1. «Уважаемый, уважаемая, уважаемые» — наиболее распространенная форма обращений в деловых письмах общего характера.
2. «Дорогие» — эмоциональная форма обращения, используемая в письма, содержащих поздравления.
3. Обращение только по имени-отчеству используется в неофициальных письмах.
4. Письмо между деловыми партнерами строится по схеме «обоснование решения/само решение» либо «само решение/обоснование решения». Первый вариант лучше использовать в письмах-отказах, второй – в случае принятия положительного решения.
5. Должен соблюдаться должностной порядок. Пример: на письмо, подписанное руководителем, следует отправлять ответ с подписью лица, занимающего аналогичную должность. При этом возможен такой вариант, когда на письмо, подписанное заместителем, может отвечать и сам директор.
6. В письме-просьбе должны содержаться определенные слова. Примеры: прошу, просим, просит и т.д. При этом в ответе на такое письмо следует четко прописывать, будет ли просьба исполнена или в ее исполнении будет отказано.

ВАЖНО!ведение деловой переписки

Обратите внимание на тренинги по переписке:

• E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями
• E— mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)
• Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

Нормы деловой переписки

Правила и нормы деловой переписки электронным способом точно такие же, какими оперирует деловое сообщество в любом своём взаимодействии — это и телефонные разговоры, и ведение переговоров и тому подобное. Есть несколько отличительных особенностей, которые поставили электронную переписку в один ряд с давно сложившимися способами делового общения, и прежде всего — это веление времени. Принципы, однако, остаются теми же и ничуть не зависят от того, каким способом ведётся деловая переписка — письмо это электронное или на бумаге.

1. Оппоненты должны взаимно уважать как личность, так и деловую позицию друг друга.

2. Оппоненты всегда внимательно относятся к деловым интересам друг друга.

3. Всегда соблюдается конфиденциальность.

4. Обмен информацией должен сопровождаться пунктуальностью.

Соблюдены ли эти принципы, если поле Subject (тема) не оформлено или оформлено недостаточно чётко и грамотно? Нет. Отправитель не ценит время адресата, да и свою задачу выполняет недостаточно оперативно. Клиент или партнёр по указанной теме мгновенно оценит содержание послания и приоритетность прочтения

Также важно знать, как начать деловое письмо. Речь о персональном приветствии

Это обуславливает доверие собеседников, придаёт некую личную направленность. Игнорировать имя адресата недопустимо, поскольку считается некорректным.

Виды деловых писем

Деловая переписка включает десятки разновидностей документов, каждый из которых обладает характерными особенностями. По каждому можно привести несколько полезных рекомендаций, из которых можно было бы составить отдельную книгу. Однако, чтобы разобраться в азах темы и уже сегодня начать писать лучше и грамотнее, достаточно ознакомиться с информацией в этом материале.

Есть несколько подходов к классификации деловых писем, отличающихся положенным в основу критерием. Рассмотрим наиболее популярные из них.

По теме:

1. Предложение или оферта. Предложение товаров, услуг, сотрудничества.
2. Запрос. Цель — уточнить условия сотрудничества, отдельные положения контракта, особенности товаров или услуг.
3. Претензия. Жалоба на плохое обслуживание, нарушение условий контракта.
4. Информационное. Адресату направляют важные сведения об изменении обстоятельств сотрудничества, чрезвычайных обстоятельствах, новых товарах.
5. Подтверждение. Цель — подтвердить получение посылки, согласие с условиями сотрудничества.
6. Напоминание. Цель — напомнить о необходимости исполнять обязанности по договору, истечении сроков.
7. Приглашение.
8. Поздравление или благодарственное письмо.

Деловые письма помогают решать многие бизнес-задачи, поэтому важно уметь писать их грамотно

По функции:

1. Инициативные письма. Составитель по собственной инициативе готовит документ, когда ему необходимо получить информацию (или поблагодарить, пожаловаться и т. д.).
2. Ответы. Пишутся в ответ на инициативные письма. Цель — донести информацию по запросу.
3. Письма без ответа. Некоторые документы имеют целью только информирование и не предполагают начало переписки.

По получателю:

1. Личные. Адресуются конкретному человеку — руководителю, бухгалтеру, специалисту, клиенту.
2. Групповые или обезличенные. Направляются в адрес организации или учреждения, предполагают широкий круг читателей.

По композиции:

1. Одноаспектные. Посвящаются одному вопросу.
2. Многоаспектные. Посвящаются нескольким темам.

По форме отправления:

1. Традиционные или бумажные.
2. Электронные.
3. Факсовые.

Официальная деловая переписка правила

Блок делового письма с реквизитами получателя оформляют следующим образом. Вверху печатают должность адресата; в следующей строке — официальное наименование предприятия либо учреждения; ниже — фамилию и инициалы получателя (в дательном падеже); в последней строке — почтовый и/или электронный адрес отправления деловой корреспонденции.

Если для первой страницы используют фирменный бланк, оформлять отдельным блоком реквизиты отправителя не требуется. Обычно они уже прописаны в бланке. Если документ печатают на обычном листе, в верхней строке указывают полное название компании, форму собственности; в следующей — юридический адрес; ниже — контактные телефоны/факсы; далее — электронные адреса, а также, если есть, адрес сайта организации; в последних строках пишут номера ИНН, ОГРН и оставляют свободное поле для проставления входящего номера письма.

В тематической строке может быть указано название документа («Благодарность», «Напоминание», «Приглашение» и т. п.) либо краткая информация о поводе официального письма (к примеру, «Уточнения и пояснения к предварительному проекту строительства»)

Заголовок важно сформулировать максимально четко и содержательно. Это поможет адресату легко понять суть содержащейся в письме информации и степень ее важности

Обращение к получателю печатают над преамбулой и основным текстом. Как правило, посередине строки. Общепринятое официальное обращение — «уважаемый» + имя и отчество получателя. После обращения ставят восклицательный знак. Например, «Уважаемый Петр Анатольевич!» В современной официальной переписке нередко употребляют обращение «господин (госпожа)» в сочетании с фамилией адресата либо его должностью. К примеру, «Уважаемый господин Антипов!», «Уважаемый господин депутат!».

В преамбуле предельно сжато излагают повод обращения. Описывать предложение или интересующий вопрос во всех подробностях здесь не стоит. Весь текст этого блока делового письма должен уместиться в одном небольшом абзаце.

В основной части официального письма ёмко и содержательно излагают суть просьбы или предложения, при необходимости подтверждают информацию фактами, ссылками на документы, результаты исследований и т. п. Для удобного прочтения основной текст оформляют в виде небольших, логически завершенных абзацев.

В заключительном абзаце кратко подытоживают написанное. Слева внизу печатают должность и имя отправителя, ставят подпись. Если письмо будет дополнено одной либо несколькими страницами с приложениями, наименования этих документов перечисляют постскриптум.

Списки стандартных фраз, используемых в официальном письменном общении:

Правила делового письма на английском языке

1. Реквизиты отправителя в английской деловой корреспонденции располагают слева вверху страницы. Реквизиты получателя — под реквизитами отправителя либо справа вверху. Вначале пишут имя адресата, затем наименование компании, в которую адресуют официальное письмо.
2. Дату отправки документа печатают под реквизитами получателя или (если они размещены под реквизитами отправителя) в левой части следующей строки.
3. Перед фамилией адресата обязательно пишут Ms./Madam, если официальное письмо на английском адресовано женщине, или Mr./Sir, если получатель мужчина. К примеру, Mr. Backer, Madam Miller. Если пол адресата неизвестен, употребляют неопределенные обращения: Sir or Madam либо Sir.
4. Приветствие-обращение располагают отдельной строкой, над основным текстом делового письма. В соответствии с этикетом английского письменного общения, обращение к получателю начинают словом Dear. После обращения обычно ставят не восклицательный знак, а запятую или двоеточие.
5. Основной текстовый блок включает: короткую стандартную фразу вежливости, вступительный абзац-преамбулу, текст письма, заключительный абзац.
6. Завершают письмо одной из фраз, выражающей уважение к адресату. Обычно: Yours faithfully («С уважением»), Very truly yours («Искренне Ваш») либо подобной. Ниже печатают имя отправителя.

Информативность

Формат, структура, объём, язык — всё это касается корректной работы с информацией. Особенность и характер подачи её — тоже инструмент, показатель желания вести переписку и способности составить грамотный текст письма — уважительно и максимально корректно по отношению к адресату. Текст лучше всего воспринимается в том объёме, какой помещается на одном экране, то есть формат листа А4. Вложения, пересылаемые с письмом, не должны превышать трёх мегабайт, потому что их может не пропустить почтовый сервер адресата. Файлы, которые пересылаются, не будут создавать проблем адресату, если используются универсальные кодировки rar или Zip. Текст ответа должен помещаться вверху, а не внизу, то есть в начале письма, что избавит адресата от поисков.

Ответ, как уже было упомянуто выше, нельзя писать как новое письмо, нужно сохранять историю переписки, чтобы адресат не искал первоначальное сообщение. Язык делового письма должен быть максимально прост и понятен, с минимумом использования внутрикорпоративной, профессиональной лексики, сленга, англицизмов, сокращений и аббревиатур. Впрочем, внутри компании при переписке применять всё это можно, поскольку таким образом и эффективность, и скорость общения значительно повышается, а потому считается допустимым и вполне этичным. Внутренняя переписка обычно из сокращений и сленга состоит практически полностью. А вот в общении с внешними партнёрами или деловыми клиентами такие случаи почти никогда не встречаются.

Начало

• I am writing to inform you that … – Я пишу, чтобы уведомить вас …

• I am writing to confirm … – Я пишу, чтобы подтвердить …

• I am writing to enquire about … – Я пишу, чтобы узнать о …

• I am contacting you for the following reason … – Я пишу вам по следующей причине…

• I received your address from (name) and would like to … – Ваш адрес мне дал (имя) и я хотел бы …

• With reference to your letter of 8 June, I … – Относительно вашего письма от 8 июня, я …

• Thank you for your letter. – Спасибо за ваше письмо.

• Thank you for contacting us. – Спасибо, что вы с нами связались.

• In reply to your request, … – В ответ на ваш запрос, …

• Thank you for your letter regarding … – Спасибо за ваше письмо касательно …

• With reference to our telephone conversation yesterday … – В связи/в контексте нашего вчерашнего разговора по телефону …

• Further to our meeting last week … – В продолжение нашей встречи, состоявшейся на прошлой неделе…

• It was a pleasure meeting you in … last month. – Для меня была большим удовольствием наша встреча в … в прошлом месяце.

Читайте еще: 43 полезных выражения для телефонных разговоров на английском

Изложение материала

Далее за тем, как вы написали некоторое вступление в своем письме, следует сделать уточнение по поводу того, зачем вы пишете. Например, после того, как задали вопрос о цене товара, уточните, что вас интересует. Можно написать так: «Мы бы хотели заказать N-ное количество единиц продукции при условии доставки ее по адресу X». В случае с продолжением телефонного разговора, можно излагать ваш запрос — зачем вы написали человеку после того, как поговорили с ним по телефону (скажем, чтобы подтвердить намерение осуществить сделку): «А именно: нам интересен товар N при условии, что он будет поставляться с опцией X»

Если же брать во внимание третью версию, можно также начать развивать тему вашего желания сотрудничать с компанией. Опишите, что это в ваших интересах, и что партнер получит какую-то конкретную выгоду от взаимодействия с вами, если согласится на него: «Вам будет интересно знать, что курс нашей компании изменился, после чего стал еще ближе к интересам вашего бизнеса»

Секреты правильного оформления

Оформление письма по всем правилам говорит об уважении к адресату, поэтому нужно учесть следующие аспекты:

Тема

Используйте простой, понятный заголовок. Так получатель сразу поймет, о чем пойдет речь, а вы получите быстрый ответ.

Текст

Текст документа делится на 3 составляющие: введение, содержание, заключение. Во вступлении нужно указать цель письма, в основной части представить содержание, описание, а в заключении подвести итоги, которые выражают предложение, претензию, просьбу или другое.

Стилистика

Любое письмо от организации пишется в строгом официальном стиле. Не допускается выражение эмоций. В тексте недопустимы опечатки, зачеркивания и дописки.

Оформление бланка

• Используется специальный бланк;
• Для последующей подшивки на бланке делается отступ в 3 см от левого поля;
• На документе указывается достоверные данные о компании: адрес, телефон, почта;
• Используется шрифт Times New Roman, размер 12. Межстрочный интервал 1,5-2. Такое оформление считается самым подходящим, так как легко воспринимается во время чтения;
• Письмо, которое содержит конфиденциальную информацию, лучше отправлять в конверте. Не рекомендуется использовать факс или E—mail.

Нумерация

Если письмо написано на нескольких страницах, то нумерация начинается со второй. Номера ставятся вверху страницы посередине и прописываются арабскими цифрами без точек.

Абзацы

Для легкого восприятия изложенного материала, текст лучше разделить на абзацы. Так письмо становится легким для восприятия. Получатель сразу сможет изучить цель корреспонденции, обращаясь после к введению и заключению. Основную часть письма также делите на абзацы.

Реквизиты

• В середине фирменного бланка размещается герб РФ;
• Достоверное и полное название адресанта;
• Контактные данные;
• Номер банковского счета;
• Название организации-получателя пишется в именительном падеже. Должность и фамилия – в дательном падеже;
• Каждый реквизит пишется с новой строки.

Виды деловой переписки

Существуют два основных вида деловой переписки:

1. Внутренняя. Внутреннюю деловую переписку ежедневно ведут между собой сотрудники и руководство офисов и учреждений. В письменной форме запрашивают и сообщают нужную информацию, передают требующиеся документы. Внутреннюю рабочую корреспонденцию печатают на обычных стандартных листах бумаги, но чаще отправляют в электронной форме.
2. Внешняя. К внешней, или официальной, переписке относится письменная корреспонденция, которую рассылают за пределы предприятия: информационные и рекламные письма, бизнес-предложения, приглашения на семинары, совещания, торжества, письма-поздравления и т. п. Как правило, первый лист официального письма оформляют на бумажном либо электронном фирменном бланке.

По назначению различают:

• информационные деловые письма;
• рекламную корреспонденцию;
• письма-запросы;
• письма-рецензии;
• коммерческие предложения;
• письма-отчеты;
• бизнес-планы;
• письма-претензии;
• письма-заявления;
• письма-просьбы;
• гарантийные письма;
• сопроводительные письма;
• письма-приглашения;
• благодарности;
• поздравительные письма и т. д.

Официальные письма могут быть:

1. Одноаспектными — посвященными одному конкретному деловому вопросу или предложению. В современной официальной переписке принято использовать преимущественно лаконичную и содержательную одноаспектную корреспонденцию.
2. Многоаспектными. В многоаспектной переписке возможно обсуждение двух и более связанных между собой деловых тем. Как правило, многоаспектные письма содержат несколько разделов и подразделов.

Виды деловых писем

Деловые письма принято классифицировать по особенностям:

• По функционалу – ответ на вопрос, просьбу, обращение, предложение и др;
• По структуре – стандартные (решающие типичные для бизнеса вопросы, ситуации), нерегламентированные (авторские, строящиеся на формально-логической подаче или этикетных нормах);
• По тематике – деловые (решающие экономические, правовые, другие вопросы, касающиеся деятельности компании) или же коммерческие, связанные со снабжением, сбытом;
• По виду адресату – обычные (одному адресату), циркулярные (отправляемые сразу на несколько адресов);
• По композиции – 1-аспектные (отражающие 1 проблему), многоаспектные (описывающие несколько проблем).

Виды деловых писем по содержанию:

• Выполнять коммуникационную роль (отказ, претензия, оправдание, признание);
• Являться формой договоренности (по итогам деловых встреч, со сроками исполнения задач, выполнения различных обязательств);
• Быть в виде запроса – для получения необходимой информации;
• Являться предложением (нередко это ответ на ранее полученное письмо-запрос).

• Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента

Агрессивное письмо клиента:
 
Subject: Да вы офигели совсем!
Data: 20.02.2016
From: Петров Андрей
To: into@xxxi.ru
 
Как мне вернуть деньги, которые я заплатил за ваш чёртов сервис. Лучше я потрачу их еще на что-то, чем ваша порнографическая система. Пользуйтесь сами вашим долбаным servis.tutu.net.
 
Андрей Петров
 
Ответ на агрессивное письмо клиента
 

Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке: • Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику. Она не способствует конструктивному решению вопроса.
• Информируем Вас о том, что мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие вульгарные или грубые выражения в адрес компании или её персонала.

Правила написания делового письма в 2021 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

• единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
• одинарный интервал;
• отсутствие выделений;
• разбивка на абзацы.

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

• разрешено использовать угловые и продольные бланки;
• правый отступ строго 10 мм;
• остальные отступы – 20 мм;
• постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
• в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Пример официального письма

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

• правдивость;
• емкость и краткость;
• отсутствие грубых выражений;
• подчеркнуто вежливый тон (нейтральные обращения не являются желательными);
• полные названия и термины (сокращения не допускаются);
• отсутствие помарок.

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Структура делового письма

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ

Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом

Структура письма

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

1. Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
2. Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
3. Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
4. Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
5. Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
6. Подпись.

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

Виды деловых писем

Различаются по тематике обращения:

• Коммерческие письма: предложение; запрос; претензия.
• Отправляются для подтверждения и заключения сделки.
• Некоммерческие используются для разрешения организационных, правовых вопросов.
• Благодарственные письма выражают признательность;
• Гарантийные отправляются для подтверждения договоренностей;
• Информационные (извещение, сообщение, уведомление) сообщают о событиях и фактах;
• Сопроводительные используются для направления дополнительных документов;
• Также письмом можно о чем-то напомнить или подтвердить информацию.
• Для отправки поздравлений и пожеланий партнерам, заказчикам используются поздравительные письма.

Различаются по функциям:

• На запрос, предложение, просьбу и рекламацию необходимо отвечать.
• На предупреждение, извещение, сопроводительное письмо отвечать нет необходимости.

Различаются по количеству получателей:

• Нескольким адресатам;
• Конкретному лицу.

По способу отправления:

• Отправляются почтой;
• Отправляются с помощью E—mail;
• При помощи факса.

Тело письма. Заключительная форма вежливости. Подпись. Постскриптум

Выбор заключительной формы вежливости зависит от вступительного обращения:

Dear Sirs	Yours faithfully/ Faithfully yours
Dear Sir	We are yours faithfully
Dear Sir/Madame	We remain yours faithfully
Dear Mr.	Yours sincerely
Dear Mrs.	Sincerely yours
Dear Madam	Yours very sincerely
Dear Gentlemen	Yours truly
Gentlemen	Very truly yours

После заключительной формы вежливости ставится подпись. Иногда подпись ставится от имени кого-либо. Это может выглядеть так:

Yours faithfully,………. (signature)M. Jay Fox For the Manager

Иногда, вместо For может быть использовано сокращение Per. pro или p.p., от латинских слов per procuratio, что означает «по доверенности, от имени кого-либо»:

Sincerely yours,John Taylor (Mr)p.p. B. HansonHR Manager

Если вы отсылаете копии письма и другим адресатам, тогда в конце письма сделайте соответствующую отметку в виде следующей аббревиатуры: «c.c.» — carbon copies (точные копии) или Copy to…

Иногда вы не хотите, чтобы получатель вашего письма знал, что вы еще кому-то отослали копии. В этом случае внизу писем-копий вы указываете «b.c.c.» — blind carbon copies. (скрытые копии).

Если к письму имеется приложение (каталог, контракт, счет и т.д.), то внизу, после подписи делается указание об этом: «Enc:», «Encl:» — это сокращение от Enclosure (приложение, вложение).

Например:

Enc.: Letter of guarantee (2 pages)Encl.: Insurance certificate (1 copy)

В конце письма, после подписи возможен дополнительный текст, Post Scriptum (P.S.). Такая приписка делается не для стильности и украшательства. P.S. присутствует во многих деловых письмах. Как правило, в P.S

написано что-то важное: подтверждение предложения, описанного выше, или просьба выслать что-то незамедлительно и т.д

P.S. состоит из одного (!) предложения.

Информация на конверте

О порядке и способе доставки письма, а также об особенностях корреспонденции обычно указывается на конверте:

AIR MAIL — авиапочтаBy hand — нарочнымConfidential — конфиденциальноExpress — экспрессPlease forward — направить дальшеPrivate — частноеRegistered — заказноеStrictly Confidential — строго конфиденциальноTo be called for — до востребованияUrgent — срочное
 

Заключение

В деловой переписке стоит придерживаться официально-делового стиля, однако, избегать громоздких предложений и канцелярского языка. При подготовке письма стоит ясно формулировать цели и просьбы, избегать двусмысленности. Оформляя текст, позаботьтесь об адресате: документ должно быть легко читать. Понятная структура поможет быстрее находить нужную информацию и готовить ответ.

Читайте далее:

Этика деловой переписки по электронной почте

Образец сопроводительных писем к документам

Образец благодарственного письма работнику

Образец коммерческого предложения о сотрудничестве

Образец письма о погашении дебиторской задолженности