Сопроводительное письмо в налоговую инспекцию

Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

• тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
• обращение к получателю;
• основная часть;
• перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
2. О подготовке годового отчета.
3. Предоставление статистических данных.
4. О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировки	Тип адресата
Предоставляем	Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
Направляем	Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
Высылаем	Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

• информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
• действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
• сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

• наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
• чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю

Важно ничего не пропустить, и указать все документы

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений. Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

1. Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
2. Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Мнение эксперта
Михайлов Игорь Константинович
Консультант в области права с 10-летним стажем. Специализируется в области гражданского права. Имеет опыт в экспертизе документов.

Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

Зачем требуют?

Как уже было оговорено, подача сопроводительного письма не является обязательной. Не существует такого закона, по которому Вам могут отказать в приеме документов из-за отсутствия письма.

Однако следует принимать во внимание тот факт, что многие сотрудники налоговой службы настаивают на том, чтобы в определенных случаях такой документ все-таки присутствовал. К таким случаям можно отнести подачу уточненной (повторной) декларации

В данном случае содержание письма обеспечивает работников налоговой службы исчерпывающей информацией о том, почему существуют уточнения, с чем были связаны корректировки в документах, что значительно облегчает их работу.

Во всех остальных случаях подача заявления не требуется, и написание сопроводительного документа регулируется только желанием компании.

На возмещение

Общество с ограниченной ответственностью «УДАЧНЫЙ ДЕНЬ»

ИНН 555555/ КПП 666666666

Юр. адрес: 4486954, Район Чудесный, г. Превосходный, д. 168

Р/Сч 33333333333333333 К/сч 1111111111111111111111111

В Отделении Банка №633333333 БИК 04760010001

Исх.№ 145/ ш от 06. 05. 2018 г Руководителю _________

(должность руководителя (заместителя руководителя) органа контроля за уплатой страховых взносов, Ф.И.О.)

ООО «УДАЧНЫЙ ДЕНЬ»

(шифр страхователя: 055 /00 /00 )

в лице и. о. директора Марьиной Марии Сергеевны, действующей на основании приказа о вступлении в должность просит выделить необходимые средства на выплату страхового обеспечения в части расходов, произведенных сверх начисленных страховых взносов по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

(стр.10 табл.1 раздела 1 формы 4-ФСС) по состоянию на 01. 01. 2017 г. 2397,89 руб.

1. Копию формы отчёта 4-ФСС, заверенную подписью руководителя и печатью 1 экз.
2. Справка-расчет 2 экз. оригинал.
3. Расшифровка расходов на цели обязательного социального страхования.
4. Больничный лист 1 экз. копия.
5. Свидетельство о рождении копия в одном экземпляре.

Необходимые средства перечислить:

Наименование получателя ООО «УДАЧНЫЙ ДЕНЬ»

ИНН 555555/ КПП 666666666

Р/Счет 33333333333333333 К/счет 1111111111111111111111111

В Отделении Банка №633333333 БИК 04760010001

Отсутствие очередности списания денежных средств с указанного счета подтверждаем.

Руководитель: _____ и. о. директора Марьина Мария Сергеевна

(расшифровка подписи) М.П.

Исполнитель: Краснов П.П. Тел. 777111777111777

• Скачать бланк сопроводительного письмо в ФСС на возмещение
• Скачать образец сопроводительного письмо в ФСС на возмещение

Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов

Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:

• законодательным и исполнительным органам государственной власти, их территориальным подразделениям;
• деловым партнерам;
• контрагентам;
• головному предприятию и нижестоящей организации;
• дочерней фирме;
• обособленному подразделению;
• органам корпоративного управления;
• поставщикам товаров, работ и услуг населению.

Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:

• должно иметь все необходимые реквизиты;
• составляется в соответствии с государственным регламентом, если адресован госорганам.

ВАЖНО!
С помощью запроса на предоставление информации нельзя получить сведения, содержащие чужие персональные данные, государственную и коммерческую тайну.

Что запрашивают в госорганах	Коммерческие и потребительские запросы
сведения из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ); о дисквалифицированных по решению суда лицах; сведения о владельцах объектов недвижимости, земельных участках и строениях; сведения из информационной системы обеспечения градостроительной деятельности.	набор документов для проверки благонадежности предполагаемого партнера; об ассортименте и стоимости выпускаемой или поставляемой продукции, оказываемых услуг; о технических характеристиках продукции, ее наличии, способах и сроках доставки товаров и продукции; инструкции и паспорта изделий, правила эксплуатации; сертификаты и лицензии.

Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.

Образец сопроводительного письма в налоговую

04.08.2013 № 08-13/048На № 245 от 31.07.2013

РуководителюИФНС России № 2 по г.Санкт-ПетербургуА.Н. Воронину

О направлении документов

Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов от 31.07.2013 № 245, следующие документы в целях проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС за второй квартал 2013 года:1. Счета-фактуры выставленные на 10 листах в 1 экз.2. Счета-фактуры полученные на 10 листах в 1 экз.3. Книга покупок на 10 листах в 1 экз.4. Книга продаж на 10 листах в 1 экз.5. Выписка с расчетного счета на 2 листах в 1 экз.

Генеральный директор

Величко

Величко Л.П.

Как написать сопроводительное письмо в налоговую

Составляется сопроводительное письмо в налоговую согласно общей структуре делового письма.

В шапке письма указывается должность, № ИФНС, город и ФИО получателя.

После этого ставится дата, номер документа, заголовок письма.

Обращение к получателю прописывается по мере необходимости.

Текст сопроводительного письма в налоговую с описью документов обычно начинается со слов:

• Высылаем Вам…
• Направляем Вам…
• Представляем Вам…

Затем следует список прилагаемых документов с указанием их наименования, количества листов и экземпляров каждого документа.

Заключительная часть сопроводительного письма в налоговую содержит должность, подпись и ФИО отправителя.

Сопроводительные письма: что это и зачем их просит ИФНС

Сопроводительное письмо представляет собой бумагу, в которой перечисляются направленные материалы и пояснения к ним. Такое дополнение существенно облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками, поскольку:

• перечень направленных материалов позволяет избежать возможных недопониманий относительно полноты комплекта бумаг;
• работникам канцелярии проще зарегистрировать входящую корреспонденцию, а у налоговиков не возникнут вопросы относительно цели предоставления тех или иных документов;
• бумаги быстрее дойдут до адресата.

Существующим законодательством не установлена унифицированная форма сопроводительного письма. Но существуют нормативные акты, на которые необходимо опираться при осуществлении документооборота с ИФНС. Это приказ ФНС России от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343@ и «Методические рекомендации по организации электронного документооборота…», утвержденные приказом ФНС РФ № ММВ-7-6/196@ от 13.06.2013.

Помимо этого, есть форматы, утвержденные исключительно для обмена сообщениями через телекоммуникационные каналы связи. Приложением № 5 к приказу ФНС от 19.10.2018 № ММВ-7-6/602@ утвержден образец сопроводительного письма в налоговую к доверенности на сдачу электронной отчетности, который автоматически передается при сдаче налоговых деклараций по доверенности через ЭДО. Найти такое информационное сообщение в традиционном письменном формате не удастся, но оно и не нужно, поскольку разработано для проверки полномочий лиц, передающих отчетность за налогоплательщиков онлайн (см. письмо ФНС от 10.08.2016 № ГД-4-11/14578@).

Еще один пример исключительно электронного вида пояснений — образец сопроводительного письма к аудиторскому заключению в налоговую инспекцию, формат которого утвержден приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@. Как уточняет Минфин в информационном сообщении от 25.12.2019 № ИС-учет-21, аудиторское заключение в онлайн-виде направляется вместе с сопроводительным документом, но если вы сдаете его на бумаге, дополнительно уточнения по утвержденному формату не понадобятся.

Общие рекомендации по заполнению сопроводительного письма в налоговую структуру

До начала процедуры составления рассматриваемого вида письма управленец должен определиться с форматом. Вариантов два: электронный или на бумажном носителе. Исходя из этого будет определяться дальнейший порядок действий. Однако, вне зависимости от выбранного формата, справка должна составляться в соответствии с правилами оформления официальных документов, а также содержать в себе следующие реквизиты:

• сведения о плательщике налогов, который составляет письмо. Подразумевается указание организационно-правовой формы, юридического адреса компании, КПП, а также контактных данных (на основании Устава фирмы). Когда письмо составляется на фирменном бланке, основные реквизиты будут включать номер лицевого счета, название обслуживающего банка, БИК;
• данные об адресате письма. Предполагается необходимость внесения названия локального отделения ФНС РФ, ее юридического адреса;
• дата и номер составленного документа. Также необходимо указать ссылку на входящее от ФНС РФ требование о направлении в структуру конкретных бумаг, если документ оформляется с соответствующей целью;
• основной текст, составленный в свободной форме. При его написании необходимо соблюдать деловой стиль общения с правовыми структурами;
• после основного текста в виде обычного маркированного перечня приводится список из прилагаемых документов. Когда он слишком велик, необходимо сослаться на опись, составленную в отдельном документе и также приложить ее к пакету бумаг;
• подпись управленца, либо его уполномоченного представителя;
• сведения об исполнителе. Подразумевается указания ФИО субъекта, который составлял документ, его контактные данные и прочие реквизиты, уместные в каждом конкретном случае. Практика демонстрирует, что, когда бумагу оформлял сам управленец, данную приписку можно не ставить, так как директор визирует документ в любом случае.

При отсутствии хотя бы одного из приведенных реквизитов, фискальная служба может выдвинуть в адрес компании претензию или отклонить бумагу. Впрочем, регламентированной формы сопроводительного письма на бумажном носителе нет.

Электронный вариант рассматриваемого документа регламентирован ФНС РФ. Данную форму можно найти на официальном портале службы.

Как написать сопроводительное письмо к предоставляемым документам в налоговую инспекцию образец

19.07.2018 № 02-23/13 Начальнику

На № 148 от 15.07.2018 ИФНС № 11 в г.Таганроге

В. Г. Васильеву

О предоставлении документов

На Ваш запрос № 148 от 15.07.2018 о предоставлении документов для проверки верности отчетной документации за апрель 2018 года направляю следующие документы:

1. Налоговая декларация по форме 3-НДФЛ на 5 листах в 2 экз. (копия).
2. Декларация по налогу с оборотом на 1 листе в 2 экз. (копия).
3. Отчет о суммах начисленного дохода застрахованных лиц на 5 листах в 1экз. (копия).

Дата, подпись, расшифровка ФИО.

Сопроводительное письмо является неотъемлемой частью пакета документов, предоставляемого в ИФНС за исключением случаев, когда предоставленная документация содержит всю необходимую информацию и не требует дополнительных пояснений.

Формальности отправления сопроводительного письма

Чаще всего сопроводительный текст отправляется одновременно с резюме, поэтому его таки и называют. В таком случае, следует соблюдать некоторые общепринятые формальные моменты:

• при отправлении в распечатанном виде сопроводительное письмо должно быть на отдельном листе (бланке);
• при отправлении в электронной форме резюме является прикрепленным файлом, а сопроводительный текст пишется в теле документа (электронного сообщения); в поле «тема сообщения» напишите «Резюме на вакансию…».

Существуют и другие варианты подачи сопроводительного текста:

• до отправки резюме (таким образом, как бы «проверяется» почта работодателя, подготавливается почва, поддерживается заинтересованность);
• непосредственно после направления резюме (уточнить отдельные пункты, вновь напомнить о себе, убедить позвать на собеседование);
• после прохождения собеседования (часто при прочих равных любой шаг может склонить чашу весов в вашу сторону, и таким шагом вполне может оказаться своевременный и корректный отклик на вакансию).

ВЫВОД: правильно написанное сопроводительное письмо – еще не гарантия успешного трудоустройства, но значительно повышает его шансы.

Сопроводительное письмо к доверенности в налоговую. Сопроводительное письмо в налоговую: бюрократия или необходимость

Сопроводительное письмо в налоговую – это пояснительная записка к уточненной декларации по НДС, а также другим документам, отправленным в налоговую инспекцию.

Как написать сопроводительное письмо в налоговую

Составляется сопроводительное письмо в налоговую согласно общей структуре делового письма.

В шапке письма указывается должность, № ИФНС, город и ФИО получателя.

После этого ставится дата, номер документа, заголовок письма.

Обращение к получателю прописывается по мере необходимости.

Текст сопроводительного письма в налоговую с описью документов обычно начинается со слов:

• Высылаем Вам…
• Направляем Вам…
• Представляем Вам…

Затем следует список прилагаемых документов с указанием их наименования, количества листов и экземпляров каждого документа.

Заключительная часть сопроводительного письма в налоговую содержит должность, подпись и ФИО отправителя.

Образец сопроводительного письма в налоговую

О направлении документов

Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов от 31.07.2013 № 245, следующие документы в целях проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС за второй квартал 2013 года: 1.

Счета-фактуры выставленные на 10 листах в 1 экз. 2. Счета-фактуры полученные на 10 листах в 1 экз. 3. Книга покупок на 10 листах в 1 экз. 4. Книга продаж на 10 листах в 1 экз.

5.

Выписка с расчетного счета на 2 листах в 1 экз.

Оформление сопроводительного письма в налоговую производится на фирменном бланке организации.

Например, сопроводительное письмо в налоговую инспекцию, как правило, является неизменным спутником уточненных деклараций. Самое интересное, Налоговый кодекс таких требований не выдвигает.

Однако если вы попытаетесь сдать «уточненку» в инспекцию без письма, то, скорее всего, у вас это не получится. Поэтому чтобы не портить себе настроение и не нервировать инспекторов, придется составлять письмо.

Тем более что много времени это не займет. Как же его составить?

Что такое сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо в налоговую получило свое название потому, что «сопровождает» какую-либо документацию. Оно используется для отправки тех документов, которые не имеют адресной части. Обязательный реквизит их – отметка о наличии приложений.

Сопроводительное письмо в налоговую, прилагаемое к уточненной декларации, кроме того, что оно выполняет задачу регистрации отправляемых документов, содержит поясняющую информацию. Дело в том, что при получении «уточненки» налоговая инспекция имеет право назначить выездную проверку, потому как ошибки в декларациях, исправления — все это может выглядеть подозрительно.

Поэтому у сопроводительного письма есть еще одна задача – максимально подробно пояснить, в связи с чем предоставляются новые документы. А если сопровождается «уточненка» — убедить инспекторов, что в проведении проверки нет необходимости.

Форма письма

Для сопроводительных писем форма официальное не утверждена, форма их может быть произвольной, однако они должны составляться по принципам делового письма. Некоторые инспекции предоставляют образцы сопроводительных писем для каждого случая и требуют использовать именно их. В такой ситуации стоит взять такие образцы и пользоваться, тем более самим не придется выдумывать.

— адресат;

— наименование организации (ФИО предпринимателя);

— коды организации;

— дата отправки и исходящий номер;

— заголовок;

— отметка о приложениях (сразу после основного текста);

— подписи, печать

— отметка об исполнителе.

Текст сопроводительного письма в налоговую уместно начать со слов «Представляем вам…». Далее пишут, что конкретно направляется, пояснения, почему это направляется. Указываются причины корректировок в отчетности, затем они конкретизируются. При представлении «уточненки» действует правило: чем значительнее ошибка, тем больше подробностей нужно указать.

Упоминаются строки декларации, которые были скорректированы. Если таких строк много, то можно назвать только итоговую сумму рассчитанного налога и величину доплаченной задолженности и пеней (если они были). При доплатах налога уместно будет назвать реквизиты платежных поручений на доплату налога и пени или приложить к документам копии самих платежек в качестве приложений.

Например, сопроводительное письмо может быть таким.

О том, нужно ли вообще подавать уточненные декларации, можно . А о том, как рассчитать и заплатить пени — .

Требования к сопровождению

Существует множество причин представить информацию в ФНС по месту учета (либо месту учета объектов налогообложения), например:

• ответ на сообщение из ИФНС с требованием предоставить пояснения для проведения камеральной налоговой проверки налоговой декларации (на основании п. 3 ст. 88 НК РФ);
• сообщение налогоплательщика о предоставлении в ФНС уточненной декларации по налогам в связи с неверно указанным КБК (на осн. п. 1 ст. 80 НК РФ);
• опись представляемых документов в связи с полученным требованием (на осн. п. 2 ст. 93 НК РФ).

Составляя сопровождение, налогоплательщик должен выбрать, в какой форме — бумажной или электронной — он хочет его отправить. От этого зависит порядок действий и форма самого сопроводительного письма.

Однако существует перечень реквизитов, которые должны присутствовать в нем в любом случае (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. пр. Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Упрощённо их можно представить так:

• реквизиты отправителя-налогоплательщика (наименование с указанием организационно-правовой формы, юридический адрес, ИНН/КПП, телефон). Если сопровождение оформляется на «фирменном» бланке, то будут указаны банковские реквизиты: номер расчетного счета, наименование банка, его БИК, корсчет;
• реквизиты получателя-ИФНС (наименование и номер инспекции, юридический адрес);
• дата и исходящий номер со ссылкой на полученное требование ИФНС (входящие номер и дата);
• содержание (может начинаться словами: «В связи с требованием ФНС от 00.00.0000 № _ о представлении письменных пояснений по … ____ за 2020 год, сообщаем следующее:», после чего перечисляются по пунктам истребуемые сведения);
• приложение (если есть приложения, то после основного текста дается перечень приложенных документов в виде простого нумерованного списка. Если приложений много, то в этом месте дается указание на опись, которую прикладывают к сопроводительному письму отдельно);
• подписи (обычно — руководителя или ИП, но может быть и подпись уполномоченного представителя);
• сведения об исполнителе (обычно в нижнем левом углу сопроводительное письма, после всех его реквизитов указывается ФИО составившего сопроводительное письмо, его телефон, е-мэйл, иные реквизиты).

Так как бумажная форма сопроводительного письма не унифицирована, то использования перечисленных выше реквизитов вполне достаточно, чтобы составить такое письмо.

Образец сопроводительного письма в налоговую

На № 245 от 31.07.2013

О направлении документов

Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов от 31.07.2013 № 245, следующие документы в целях проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС за второй квартал 2013 года:1. Счета-фактуры выставленные на 10 листах в 1 экз.2. Счета-фактуры полученные на 10 листах в 1 экз.3. Книга покупок на 10 листах в 1 экз.4. Книга продаж на 10 листах в 1 экз.5. Выписка с расчетного счета на 2 листах в 1 экз.

Оформление сопроводительного письма в налоговую производится на фирменном бланке организации.

В отдельных случаях налоговая инспекция может запросить у организации или ИП, чтобы они предоставили ей определенные документы. С этой целью ИФНС направляет требование. Как составить ответ на требование налоговой о предоставлении документов, расскажем в нашей консультации.

Кто составляет письмо-запрос

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено {amp}gt; 8000 книг

Для составления сопроводительного письма можно воспользоваться как обычным листом, так и фирменным бланком предприятия (организации).

Порядок составления сопроводительного письма на бланке состоит из трех этапов:

• Оформление;
• Текст документа;
• Заключительный этап.

Оформление	Текст документа	Заключительный этап
Реквизиты получателя (название организации, ФИО и должность лица, которое получает договор)	Суть текста (причина и цель данного письма)	Перечень прилагаемых документов (указать номер и дату заключения договора, количество листов и экземпляров)
Дата составления	Перечень действий, необходимых выполнить получателю	Проставление подписи отправителем (лицо, которое составило письмо)
Заголовок
Обращение (указываем, если направляем письмо конкретному лицу, к примеру: «Уважаемая Анна Петровна!»)

Далее необходимо отправить сопроводительное письмо с бланками договора получателю лично в руки, либо посредством почты или сети Интернет. В свою очередь получатель совершает требуемые действия и предоставляет свои координаты отправителю для связи.

Если после подписания договора необходимо отправить его экземпляр обратно – нужно предоставить адрес, на который требуется отправить бланк.

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

Предлагаем ознакомиться: Уменьшение договорной неустойки — судебная практика

Структура и реквизиты

Не следует думать, что сопроводительное письмо – это просто дополнительное уведомление, не имеющее особого значения. Нет, это полноценное официальное послание, поэтому и оформляться оно должно по тем же принципам, что классическое деловое письмо. Его нужно писать на фирменном бланке с присвоением исходящего регистрационного номера. Унифицированной формы и единого образца нет, так что при составлении обычно опираются на общие принципы деловых посланий.

Структура такова:

• наверху (в шапке) указываются должность, сведения о фирме (или о территориальном государственном органе) и ФИО получателя и отправителя;
• ниже проставляется дата составления и номер документа, а затем пишется заголовок;
• в содержательной части следует обращение к адресату;
• затем – список приложений;
• в самом низу – должность, подпись и фамилия с инициалами отправителя.

Полный список реквизитов выглядит так:

• наименование вашей организации (полное и сокращённое);
• справочные данные о фирме;
• код организации;
• ОГРН/ИНН;
• регистрационный номер письма;
• сведения об адресате (не такие полные, как о вашей фирме – достаточно указать должность, название организации и ФИО);
• дата;
• заголовок;
• подпись;
• отметки об исполнителе и наличии приложений.

Поскольку установленного образца письма не существует, эти реквизиты нельзя назвать обязательными. Если вы отправляете письмо с документами партнёрам и контрагентам, можно не расписывать полностью все сведения о вашей фирме. Заголовок тоже не всегда пишут – его вполне может заменить обращение вроде «Уважаемый Иван Иванович!». А вот при написании сопроводительного письма к документам в налоговую лучше использовать все реквизиты.

Главная часть письма – перечень приложений. Текст же краток и включает в себя две части:

• сообщение о направлении документов;
• просьба о своевременном ответе (или об ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра – исходя из цели отправки бумаг).

Текст послания начинается со стандартных фраз:

• «высылаем Вам»;
• «представляем Вам»;
• «направляем Вам».

Тут же указываются названия документов и их реквизиты: дата и номер. Во второй части письма нужно сообщить получателю, как ему надлежит распорядиться документами. Например:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»;
• «Просим Вас как можно скорее ознакомиться с высланными актами и сообщить о своём решении»;
• «Прошу направить ответным письмом один экземпляр надлежащим образом оформленного…»;
• и т. д.

Заключительная часть оформляется по стандартной схеме: слева – должность отправителя, справа – ФИО, по центру – подпись. Подписать письмо можете либо вы (как руководитель), либо главный бухгалтер (если речь идёт об учётных документах, а получатель – ИФНС). Ещё в заключительной части можно указать исполнителя, если вы хотите, чтобы получатель адресовал возникшие вопросы к нему.