Регистры бухгалтерии. общая информация

Способы занесения информации в учетные регистры

Данные в ученые регистры заносятся вручную, либо с использованием техники (АРМ) линейно-позиционным, либо шахматным способами.

Линейно-позиционный способ обычно применяется для ведения расчетов с дебиторами и кредиторами, при этом обороты отражаются в одну линию, для удобства. Достоверность учета в данных регистрах обеспечивается совмещением в них синтетического и аналитического учета.

Шахматный способ записи определен занесением данных о хозяйственной операции одновременно в дебет одного счета и кредит другого. Этот способ обеспечивает наглядность и отражает внутреннюю сущность корреспонденции счетов. Данный способ больше всего используют при журнально-ордерной форме учета.

Нюансы внесения правок

Лицо, ведущее бухгалтерский учет предприятия, несет прямую ответственность за сообщение ложных сведений, за сокрытие данных и их искажение. Из этого вытекает одновременно два пункта: с одной стороны, желание исправить документ должно поощряться, с другой — наказываться, так как это вносит путаницу в контроль над организацией.

Поэтому исправление ошибок допускается, но лишь при соблюдении правил. Если хотя бы одно из них будет нарушено, при этом бланк будет отправлен вместе с остальными документами в ФНС или иные органы, организация подвергнется штрафным санкциям.

• Первый метод: можно зачеркнуть ошибочные сведения одной ровной линией, а сверху, над ошибочными данными, вписать верные сведения. Изменения нужно здесь же заверить подписью того лица, кто ответственен за бухгалтерский учет компании;
• Второй метод, так называемый «метод сторно»: ничего не зачеркивая, нужно вписать красными чернилами дополнительную запись в том окне, где была допущена ошибка. При этом внесенные изменения так же нужно заверить подписью;
• Рядом с исправлением следует указать дату внесения правок;
• Пользоваться при исправлении корректорами, ластиками, лезвием и т.д. крайне не рекомендуется: государственные органы при прочтении документа должны видеть первоначально написанные данные;
• В дополнение ко всему вышеуказанному, в регистр, где была допущена ошибка, нужно вписать краткое и содержательное объяснение подобных исправлений. Например: «При заполнении документа данные о коммерческих доходах были перепутаны с данными о расходах предприятия за последний квартал».

Виды регистров бухгалтерского учета

Учетные регистры позволяют систематизировать и накапливать поступающую из первичной бухгалтерской документации информацию, которая впоследствии будет использована для отражения на счетах и в бухотчетности. На основании данных из учетных регистров составляются и финансовые отчеты предприятия.

Занося данные в учетные регистры бухгалтерского учета, бухгалтер может одновременно проводить регистрацию первички и осуществлять контроль за хоздеятельностью предприятия путем анализа результатов.

Регистры бухгалтерского учета по характеру ведения записей подразделяются на:

• систематические — в них ведутся записи по счетам; пример — главная книга предприятия;
• хронологические, в которых записи ведутся по календарю без другой особой систематизации, например, кассовая книга, журналы регистрации;
• синхронистические — объединяющие в себе особенности ведения регистров, присущих перечисленным выше группам; примером такой разновидности бухрегистров будет журнал-ордер.

Регистры бухгалтерского учета различаются по форме построения на:

• одно- или двусторонние;
• шахматки — в них, как правило, записи по дебету счетов делаются по горизонтали, а по кредиту — по вертикали.

По объему содержания разделение регистров бухгалтерского учета на виды производится следующим образом:

аналитические — в таких регистрах конкретизируются показатели определенного синтетического счета; они используются для контроля за состоянием и движением материальных ценностей, расчетов с контрагентами и пр.;

Как вести аналитический бухгалтерский учет, узнайте из Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к системе можно получить бесплатно.

• синтетические — в них записи делаются на основе сгруппированных однородных документов в денежном эквиваленте и в обобщенном виде; примером может служить главная книга;
• комплексные — объединяют признаки первых двух подвидов, применяются преимущественно при журнально-ордерной разновидности учета.

По внешнему виду регистры делятся на:

• карточки — бланки, имеющие вид разграфленной таблицы; карточки бывают контокоррентные, многоколончатые и инвентарные, например, карточка для аналитического учета материалов;
• книги — разграфленные и сброшюрованные многостраничные регистры; страницы в книгах, как правило, пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью главбуха, например, книга по учету основных средств;
• свободные листы — это своего рода масштабированные карточки, например, ведомости;
• машинограммы — регистры, составляемые/распечатываемые при помощи компьютерной техники.

Требования, предъявляемые к ведению учетных регистров

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по его соответствующим счетам. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Регистры бухгалтерского учета при хранении должны быть защищены от несанкционированных исправлений. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством РФ, — государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Записи в учетные регистры выполняются чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, делаются копии, например при использовании счетно-пишущих машин, так как применение таких средств облегчает труд счетных работников). Записи должны быть краткими, четкими, ясными, разборчивыми, без подчисток и помарок. Нельзя производить записи над строками и между строк. Способ записи в учетные регистры может быть линейно-позиционный и шахматной формы.

Линейно-позиционный способ записей применяется для учета расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и т.д. При этом способе обороты дебетовые и кредитовые отражаются по одной позиции (линии), что дает возможность выявить дебиторскую или кредиторскую задолженности. Например, журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случае шахматной формы записи хозяйственная операция записывается одновременно по дебету и кредиту счетов один раз. Например, в журнале-ордере № 1 по счету 50 «Касса» такая запись дает возможность определить, проконтролировать и проанализировать совершившуюся хозяйственную операцию через корреспонденцию счетов.

После регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах по окончании месяца по каждой графе подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют, сопоставляя оборотные ведомости, или другим способом, и заносят в Главную книгу.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Характеристика счета 62 и порядок расчета остатка

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками является активно пассивным счетом на практике в основном активный. т.е сальдо по дебиту. Счет 62 используется для расчетов с покупателями, т.е лицами кто у нас покупает продукцию или товар. По дебиту счета отражается дебиторская задолженность т.е нам должны по кредиту кредиторская задолженность.

В балансе 62 счет отражается развернуто, т.е смотрим сумму сколько мы должны покупателям по аналитике (в разрезе отдельного покупателя) и сумму сколько покупатели нам должны, т.е если вручную смотрим остаток по акту сверки сколько нам должны сколько мы должны. сумма остатков.

Основные проводки:

1. Дебет 62 кредит 90-Реализовали товар или продукцию покупателям. Мы видим что 62 счет по дебиту значит возникла дебиторская задолженность (нам должны) если ранее не было аванса. по кредиту 90 счет, по этому счету по кредиту отражается выручка размер дохода с НДС.
2. Дебет 51 кредит 62-Поступило от покупателей на расчет деньги за товар или продукцию. Мы видим что по кредиту 62, это говорит о том что погашено дебиторская задолженность, т.е задолженность нам уменьшена,(если это не аванс) одновременно увеличивается деньги 51 счет.
3. Дебет 60 кредит 62-Произведен взаимозачет.(Если покупатель одновременно является поставщиком)

Расчет остатка или на бухгалтерском языке сальдо по счету.:

Рассмотрим следующие ситуации по счету формул расчета остатка:

Остаток на начало по кредиту, остаток на конец кредитовое по синтетическому счету.

Рисунок 1.

сумма 45 000 показывает нашу задолженность покупателям, такое бывает когда нам покупател перечисляется аванс дебет 51 кредит 62.

Порядок расчета сальдо Сальдо на начало +оборот по кредиту-оборот по дебиту=10000+35000=45000

Остаток на начало дебетовое остаток, на конец по дебиту.

рисунок 2.

Сумма 70000 отражается по дебиту счета это говорит о том что покупатели нам должны. Порядок расчета Остаток на начало+ оборот по дебиту-оборот по кредиту.

Подзабыл по кредиту показать операции.

Остаток по кредиту на начало, остаток на конец по дебиту.

Рисунок 3

Смотрим сперва остаток на начало 10000 потом смотрим оборот по дебиту оно больше чем оборот по кредиту значит сперва суммируем оборот по дебиту потом отнимаем оборот по кредиту.(если оборот по кредиту больше было бы то сперва прибавляли бы оборот по кредиту и отнимали бы оборот по дебиту Сальдо на конец=Сальдо (остаток на начало)+оборот по дебиту=10000+60000-40000=40000 рублей.

Остаток на начало дебетовое остаток, остаток на конец кредитовый остаток.

Рисунок 4

Сумма 46 000 это кредиторская задолженность т.е мы должны покупателям.

Для расчета конечного сальдо берем остаток на начало смотрим оборот по дебиту оно меньше чем кредитовый значит нужно к сальдо нужно прибавит оборот по кредиту и отнят оборот по дебиту(если иначе если оборот по дебиту больше чем кредит то прибавили бы оборот по дебиту и отняли бы оборот по кредиту. ) итак Сальдо на на конец(формула)=Остаток на начало+оборот по кредиту-оборот по дебиту=10000+61000-25000=46000.

Формула расчета остатка развернутого по счету 62 покупатели.

Повторюсь развернутое сальдо (остаток) этой такой остаток по счету где отражается сколько мы должны и сколько нам должны одновременно на определенную дату (говорит о том что какая то группа на определенную сумму нам должны и мы должны) В балансе счет 62 отражается развернуто.

Итак рассмотрим на примере расчет развернутого сальдо. Берем схему счета рисунок 1 где мы должны покупателям (авансы полученные) и берем рисунок 2 схему счета и объединяем в одну схему и получим:

Рисунок 5

Развернутое сальдо(остаток) по счету 62.

Из рисунка мы видим что покупателю 1 на начало периода мы должны 10 000, он отправил аванс дебет 51 кредит 62 25000+10000 рублей. итого оборот 35000. Формула расчета остатка на конец 10000+35000=45000. 45 000 покупателю мы должны. Покупатель 2 нам должен на начало 10 000 рублей за период купил у нас товаров на сумму 60000 (25000+35000) дебет 62 кредит 90.Формула расчета остатка на конец 10000+60000=70000.70000 покупатель 2 нам должен .Это схема называется синтетическим счетом т.е тут 2 и более покупателей. Сумма 70000 дебиторская задолженность так кк по дебиту отражается и будет в балансе в активе по строке дебиторская задолженность. Сумма 45000 будет в пассиве по строке кредиторская задолженность т.е мы должны. Вот это схема называется развернутое сальдо т.е покупателям мы одновременно должны и и нам должны.

Другие примеры расчеты конечного остатка

Друзья тут еще нюансы есть самолетов по аналитике счетов 62/01 62/02 такая «каша» с расчетом конечных сальдо, трудно объяснить.

Регистр расходов по долговым обязательствам

Выбор формы регистра по долговым обязательствам зависит от того, какой способ расчета налоговых процентов закрепила организация в своей учетной политике. Напомним, налогоплательщик может либо сравнивать фактически начисленные проценты со средним уровнем процентов, взимаемых по сопоставимым долговым обязательствам (абз. 2 п. 1 ст. 269 НК РФ), либо нормировать расходы фиксированной величиной — размером процентов, кратным ставке Банка России. В 2011 г. при оформлении долгового обязательства в рублях предельная величина процентов, признаваемых расходом (включая проценты и суммовые разницы по обязательствам, выраженным в условных денежных единицах по установленному соглашением сторон курсу условных денежных единиц), принимается равной ставке процента, установленной соглашением сторон, но не превышающей ставку рефинансирования Банка России, увеличенную в 1,8 раза (п. 1.1 ст. 269 НК РФ).

На практике второй способ применяется более широко. Он-то и используется при заполнении рассматриваемого налогового регистра.

Пример 1. Организация получила кредит (14.01.2011) в сумме 1 500 000 руб. сроком на один год. Условиями договора предусмотрены: процентная ставка по договору 16%, ежемесячная уплата начисленных процентов, погашение основного долга целиком в день окончания договора, возможность изменения процентной ставки. Ставка рефинансирования Банка России на момент получения кредита — 7,75%, с 28 февраля — 8,0% (Указания Банка России от 31.05.2010 N 2450-У и от 25.02.2011 N 2583-У). Увеличение ставки рефинансирования Банка России не повлекло за собой изменения процентной ставки по кредиту. Учетной политикой организации установлен вариант расчета налоговых расходов в виде процентов по долговым обязательствам путем нормирования фиксированной величиной.

Суммы начисленных к уплате процентов в первом полугодии в бухгалтерском учете составляют:

за январь — 11 178,08 руб.

(1 500 000 руб. : 365 дн. x 17 дн. x 16%);

за февраль — 18 410,96 руб.

(1 500 000 руб. : 365 дн. x 28 дн. x 16%);

за март и май — 20 383,56 руб.

(1 500 000 руб. : 365 дн. x 31 дн. x 16%);

за апрель и июнь — 19 726,03 руб.

(1 500 000 руб. : 365 дн. x 30 дн. x 16%),

где 17, 28, 31, 30 — количество дней пользования кредитом в соответствующем календарном месяце.

Расходы по договорам займа и иным аналогичным договорам, срок действия которых приходится более чем на один отчетный период, признаются осуществленными и включаются в состав соответствующих расходов на конец месяца соответствующего отчетного периода (абз. 1 п. 8 ст. 272 НК РФ).

Поскольку кредитный договор содержит условие о возможности изменения процентной ставки в течение срока его действия, то при определении налоговых расходов используется ставка рефинансирования, действующая на дату учета расходов в виде процентов (абз. 7 п. 1 ст. 269 НК РФ), то есть на последний день месяца.

С учетом этого предельная величина процентов в январе равна 13,95% (7,75% x 1,8), в остальных месяцах — 14,4% (8,0% x 1,8). Таким образом, в налоговом учете:

• в январе в расходах принимается 9745,89 руб. (1 500 000 руб. : 365 дн. x 17 дн. x 13,95%);
• в феврале — 16 569,86 руб.

(1 500 000 руб. : 365 дн. x 28 дн. x 14,4%);

в марте и мае — 18 345,21 руб.

(1 500 000 руб. : 365 дн. x 31 дн. x 14,4%);

в апреле и июне — 17 753,43 руб.

(1 500 000 руб. : 365 дн. x 30 дн. x 14,4%).

Указанные суммы заносятся в регистр расходов по долговым обязательствам (таблица 1).

Таблица 1

  Реквизиты  договора 

  Сумма    долга,    руб.  

 Месяц 

Кол-во дней 

Ставка,   %   

 Проценты    по   договору,   руб.  

 Ставка   Банка России x   1,8  

 Проценты    в    налоговом  учете,    руб.  

     Не    принимаемаяв НУ сумма,    руб.   

  ПНО

 Договор    N 1 от     14.01.2011

1 500 000

 Январь

  17  

   16  

11 835,62

  13,95 

10 319,18

  1 516,44 

303,29

Февраль

  28  

18 410,96

  14,4  

16 569,86

  1 841,10 

368,22

  Март 

  31  

20 383,56

18 345,21

  2 038,35 

407,67

 Апрель

  30  

19 726,03

17 753,43

  1 972,60 

394,52

  Май  

  31  

20 383,56

18 345,21

  2 038,35 

407,67

  Июнь 

  30  

19 726,03

17 753,43

  1 972,60 

394,52

Приведенный расчет при этом оформляется в виде бухгалтерской справки, которая согласно абз. 10 ст. 313 приравнивается к первичному учетному документу.

Показатели, приведенные в регистре, позволяют сравнить данные, учитываемые в бухгалтерском и налоговом учете, и выявить их отличия. Организации же, применяющей Положение по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02 (утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н), имеет смысл добавить еще одну графу, в которую следует заносить величины постоянного налогового обязательства, исчисленные с долей не учитываемых при налогообложении процентов по кредиту.

Классификация

Учетные регистры – это таблицы, составленные по специальной форме. Они нужны для фиксирования действий организации (расчеты, поступления и прочее) на счетах бухучета. Подразделяются на виды по следующим характеристикам:

• По назначению. По этому признаку таблицы подразделяются на три типа. В хронологические таблицы сведения заносятся по мере их возникновения, однако при этом они не систематизируются. В систематические регистры информация заносится на основании счетов, на которых она размещена. Данные из этих двух таблиц связаны между собой. Существуют также формы, в которых выполняется обобщенная и систематическая запись. Они будут комбинированными. Например, такой таблицей считается «Журнал-Главная».

Какие есть правила и примеры заполнения регистров бухгалтерского учета?

По работе со сведениями. По этому признаку таблицы подразделяются на интегрированные и дифференцированные. На первой данные интегрируются, а на второй – разделяются.

По виду. Форма таблиц может быть совершенно разной. К примеру, это карточки, книги. Первые – это бланки в виде таблицы, вторые – переплетенный документ со шнуровкой. Свободный лист – это таблица, размещенная на бланке. Это нечто среднее между карточкой и книгой. Каждая из форм подлежит особому хранению. К примеру, карточки помещаются в картотеки, а свободные листы – в папки. Для этих форм необходимо завести реестры. Нужны они для предотвращения кражи и подмены. Если документ будет утерян, его легко восстановить на основании данных реестра.

Как применяются регистры бухгалтерского учета при упрощенном способе ведения бухгалтерского учета?

По содержанию. Есть синтетические и аналитические таблицы. В первом варианте сведения фиксируются в обобщенной форме в денежном измерении. Данные заносятся на основании синтетических счетов. Обобщенным регистром считается Главная книга. В аналитических регистрах данные фиксируются по счетам с соответствующим наименованием. То есть отражаются детализированные сведения. В большинстве компаний применяются комплексные формы, которые совмещают в себе два типа учета (общий и детализированный).

Рассмотрим подробнее классификацию таблиц в зависимости от их вида:

• Контокоррентные. Такие карточки отличаются односторонней формой. На одной стороне размещены столбцы «Кредит» и «Дебет». Такое расположение сведений позволяет быстро сравнивать данные, анализировать состояние различных операций.
• Инвентарные. Такие карточки нужны для учета ценностей, которые есть на предприятии. В них есть эти графы: приход, трата и остаток. Они подразделяются на колонки. В документе есть норматив запаса, позволяющий определить расхождение реального объема средств, которые есть в компании, с требуемым объемом.
• Многоколончатые. Нужны для учета операций, выполняемых в компании.

Важно! Вся информация, размещенная в регистрах, должна быть достоверной. За достоверность сведений отвечает человек, который составлял и подписывал документы

В регистры не могут вноситься незаконные корректировки. Система должна быть защищена от несанкционированных исправлений. Если нужно исправить ранее внесенную ошибку, инициируется специальная процедура. Нужно обосновать корректировку, а также заверить ее подписью. Также должна быть прописана дата внесения исправлений. Соответствующие правила оговорены статьей 10 ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года «О бухучете». В этом же ФЗ указано, что сведения из регистров признаются коммерческой тайной. Если какие-либо лица будут разглашать рассматриваемые данные, за это накладывается ответственность.

Таблица итогов

Для каждого регистра бухгалтерии создается таблица итогов, в которой хранятся и остатки и обороты. Состав колонок таблицы следующий:

Принцип хранения итогов такой же, как и для регистра накопления. В колонке Период будет начало месяца, в колонке Остаток — остаток на начало месяца, в колонках с оборотами — обороты за этот месяц, причем отдельно хранится дебетовый оборот, кредитовый оборот и итоговый оборот.

Для примера добавим документ Приходная накладная со следующими реквизитами:

А также в обработке проведения добавим код для формирования движений по регистру бухгалтерии:

//проведение документа в регистр бухгалтерии
Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, Режим)
//устанавливаем признак записи в регистр бухгалтерии
Движения.РегистрБухгалтерии1.Записывать = Истина;
Для Каждого ТекСтрокаТовары Из Товары Цикл
//формируем движения
Движение = Движения.РегистрБухгалтерии1.Добавить();
Движение.Период = Дата;
Движение.СчетДт = ТекСтрокаТовары.Счет;
Движение.СчетКт = ПланыСчетов.Хозрасчетный.РасчетыСПоставщиками;
Движение.Сумма = ТекСтрокаТовары.Сумма;
КонецЦикла;
КонецПроцедуры

Проведем один документ:

В результате в таблицу движений будет добавлена строка:

В таблице итогов появятся две строки для текущих итогов:

Для текущих итогов хранятся только остатки. Остаток считается как оборот по дебету минус оборот по кредиту по всем записям регистра, независимо от вида счета (активный, пассивный или активный-пассивный).

Чтобы появились промежуточные итоги нужно установить период рассчитанных итогов в обработке Управление итогами. Установим 31.08.2021, чтобы были рассчитаны итоги для остатков на конец июля:

После этого в таблицу итогов будут добавлены еще четыре строки:

Колонка Оборот считается как ОборотДт минус ОборотКт за один месяц.

В одной строке хранится оборот за месяц, а также начальный остаток на конец предыдущего месяца. Если сейчас провести еще одну приходную накладную в августе:

То в строку с периодом 01.08.2021, где раньше хранились только остатки будут добавлены обороты за август:

Добавление нового измерения в регистр бухгалтерии автоматически добавляет новую колонку в таблицу итогов. Если добавить новый ресурс, то будет добавлено сразу четыре колонки:

• Ресурс остаток
• Ресурс оборот
• Ресурс оборот дебет
• Ресурс оборот кредит