Как осуществляется выдача трудовой книжки при увольнении

Форма и содержание

Невзирая на то что расписка о получении трудовой книжки есть среди перечня документов упомянутых в законодательстве, законом не установлено определенной формы для этого документа.

Потому от расписки требуется чтобы она была составлена в простой письменной форме и в себе содержала некоторую обязательную для данного вида документов информацию. К этой информации относится:

• Название предприятия;
• ФИО работника и его пост на предприятии;
• Само наименование документа – расписка;
• Что послужило причиной в появившейся потребности в трудовой книжке;
• На каких основаниях выдан документ;
• Дата составления и подпись заявителя;
• ФИО и подпись кадровика, выдавшего трудовую книжку.

Кроме того к расписке необходимо приложить ксерокопии всех страниц трудовой книжки, которые заверены мокрой печатью предприятия. Это делается для возможной ситуации, если трудовая книжка будет потеряна, а документ будет необходим например для пенсионного фонда чтобы подтвердить наличие стажа у данного лица.

Как и ко всем официальным документам, к этой бумаге выдвигается требование: написан собственноручно заявителем, без ошибок, помарок и четким разборчивым почерком. В противном случае этот документ может быть признан не действительным.

Невзирая на то что законодательство не предусматривает строгих правил по оформлению расписки для получения на руки трудовой книжки, все же есть ещё некоторые моменты касающиеся оформления документа. Эти правила помогут не нарваться на конфликтные ситуации.

Некоторые работодатели составляют образец для получения на руки работником трудовой книжки. Это позволит избежать ошибок в составлении документа, чтобы не было кто в лес кто по дрова. Кроме того это позволит избежать ошибок в некоторых упомянутых реквизитах, например полное название предприятия.

Также довольно частой практикой является использование подготовленных бланков, в которые нужно вписать только некоторую информацию. Это может быть ФИО работника, причина по которой ему понадобилась трудовая книжка, термин за который обязуется вернуть документ. Паспортные данные, а также номер трудовой книжки указывать не обязательно, эта информация есть в документах предприятия. Однако иногда работник может просить кого то получить трудовую книжку по доверенности, или же после смерти работника, книжку должен получить кто–то из родственников. То в таком случае вся эта информация указывается.

Расписку нужно писать разборчивым почерком без исправлений и ошибок. Написанная от руки расписка, по крайней мере вписанные моменты могут служить доказательством подлинности документа так как может быть примером почерка для сопоставления с образцом.

Как уже говорилось, когда трудовую книжку дают на руки работнику,с нее предварительно снимают ксерокопии с каждой страницы с последующей про штамповкой каждой страницы. Такая копия хранится в архиве компании на случай если работник все таки потеряет оригинал. Ввиду этого, если потерян данный документ обращаться необходимо на последнее место работы.В ситуации если расписка составлена неаккуратно с множеством ошибок и исправлений, то данный документ теряет свой юридический вес. Есть два немаловажных момента о которых необходимо помнить при составлении подобной расписки.

Первый. Акт приема передачи при получении данного документа. По сути своей не обязательный документ, однако внутренними правилами некоторых предприятий предусмотрено его составление. Расписка может быть альтернативой акта приема передачи, эти два документа могут составляться вместе. Однако никогда акт приема передачи не может заменить расписку. Поэтому если нет расписки о получении то данный документ ни работник ни возможно его доверенное лицо получить не смогут.

Второе. Специфические записи в трудовой книжке. Иногда кроме расписки работник лгут попросить расписаться в записи в трудовой книжке которая как раз и сообщит о том что трудовая книжка была отдана работнику на руки.

В некоторых случаях, образец документа содержит фразу о том что работник не имеет претензий к работодателю в отношении выдачи трудовой книжки. Это делается для дополнительной перестраховки со стороны работодателя чтобы в последствии избежать ненужных разногласий.Данный документ должен хранится в архиве не меньше чем 50 лет. Кроме нее хранится ксерокопия документа, каждой ее страницы, заверенной печатью и личное дело работника.

Образец справки о получении

Расписку важно составить без исправлений, существенных нарушений, четким почерком или печатным шрифтом, только в таком случае она признается действительной. Лучше всего, конечно, писать от руки, так как в случае возникновения каких-либо разногласий может быть назначено графологическое исследование достоверности справки

Составляют расписку в единственном экземпляре, который остается на предприятии. Кадровый работник вкладывает ее в личное дело сотрудника, готовящееся к сдаче в архив.

Профессионалы рекомендуют, кроме этого, прилагать к расписке копию каждой страницы выдаваемой книжки, заверенной печатью действующего предприятия. В случае необходимости выписки дубликата по причине утери оригинала такая копия станет настоящей «палочкой-выручалочкой».

Основные нюансы составления расписки

Расписка для получения ТК содержит следующую информацию:

1. Наименование организации, личные данные директора и сотрудника, который отвечает за сохранность ТК.
2. Сведения о работнике, которому выдаётся документ. Также занимаемая им должность.
3. Название документа.
4. Содержание расписки. В этой части описывается, по какой причине выдаётся книжка. Если она предоставляется третьим лицам, нужно написать на основании чего они имеют право действовать от имени сотрудника.
5. Информация о том, в какой день и время производится выдача ТК.
6. В случае выдачи документа на определённый временной промежуток необходимо указывать дату, когда должен быть произведён возврат.
7. В конце текста пишется, что с момента передачи ТК человек самостоятельно начинает отвечать за сохранность своего личного трудового документа.
8. Дата составления, подпись заявителя.

Оригинал расписки находится на хранении в организации. При этом гражданин может сделать дубликат.

Если на предприятии нет заранее подготовленных бланков, то документ обязательно составляется работником. Трудовое законодательство не предусматривает точного процесса получения документа со сведениями о труде работника, но указанные выше условия нужно соблюдать.

В случае неполучения ТК и не направления её почтой по адресу, гражданин имеет право обратиться в компанию и получить документ из архива. Все документы, где есть личная информация, должны храниться на протяжении семидесяти пяти лет. Также они могут находиться в архиве до востребования.

Для получения ТК нужно подготовить заявление и с ним обратиться к руководству организации. Если вместе человека, который работал, обращается третье лицо, нужно предоставление документального основания для совершения этих действий.

Подтверждением совершения передачи ТК может выступать акт приёма-передачи. Он содержит информацию о сотрудниках, которые производят выдачу документа, и лиц, которые получают. Также указывается дата выдачи и основания для совершения данных действий. Документ должен иметь порядковый номер в делопроизводстве.

Сроки получения: в течение какого времени обязаны выдать?

Днем выдачи трудовой книжки считается день увольнения сотрудника. В свою очередь, такой датой признается последний рабочий день лица, уходящего со своей должности. Работодатель должен знать о том, что задержка данного документа может повлечь за собой неприятные последствия и дополнительные сложности, а именно:

• руководству придется выплатить компенсацию увольняющемуся сотруднику за период, когда он не мог получать доход из-за отсутствия трудовой книжки;
• придется изменить дату увольнения, а следовательно, и сам приказ, на основании которого расторгнут договор между работником и организацией;
• в трудовой книжке придется делать исправление путем признания предыдущей записи недействительной.

Исключением из приведённого выше правила может быть лишь та ситуация, когда бывший сотрудник не явился в день увольнения за своим документом или же отказался его забирать. В данном случае работодатель должен направить уволенному лицу соответствующее письменное уведомление.

В нем может быть отражена следующая информация:

1. просьба явиться и забрать документ;
2. предложение дать согласие на отправку книжки по почте.

Стоит иметь в виду, что без согласия уволенного работника отправить ему трудовую книжку по почте нельзя.

С момента направления уведомления о необходимости явиться и забрать трудовую книжку работодатель полностью освобождается от ответственности за ее несвоевременную выдачу. Об этом написано в ч. 2 п. 36 раздела IV постановления Правительства РФ № 225.

Когда должны отдать при расчете по собственному желанию?

Как известно, процедура увольнения кадра может быть инициирована по самым разным причинам, в том числе и по собственному желанию.

Однако независимо от основания расторжения трудового договора положенный по закону каждый документ выдается работнику тогда, когда наступает день его увольнения.

Иной порядок предусмотрен для случаев, когда сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением. В этой ситуации в последний день перед началом отпуска должен быть произведен полный расчет и выдан упомянутый документ.

О том, куда обращаться, если не отдают трудовую книжку при увольнении, читайте здесь.

Пример 1. Готовый вариант расписки о получении трудовой книжки для ее подачи ее в территориальное отделение ПФР РФ

Следует обратить внимание на то, что предложенный образец расписки написан работником, который забирает свою трудовую книжку, а также на то, что он не увольняется, а работает. Поэтому, во-первых, паспортные данные в расписке он не указывает, т

к. все сведения о нем имеются в кадровом отделе. Во-вторых, поскольку человек работает, а не увольняется, то трудовую он должен будет вернуть. Соответственно, в расписке указан срок ее возврата.

Директору ООО «Грань»

Шевчуку Игорю Игоревичу

от редактора информационного отдела

Дарчевской Агаты Николаевны

Расписка

            Я, Дарчевская Агата Николаевна, настоящим подтверждаю, что 17.09.2021 в отделе кадров ООО «Грань» получила свою трудовую книжку серии ВТ-I № 5487655. Трудовая книжка требуется в территориальное отделение ПФР РФ для подтверждения страхового стажа при оформлении пенсии.

            Выданную мне трудовую книжку обязуюсь вернуть на протяжении 3 раб. дн. согласно ч. 2 ст. 62 ТК РФ после того, как получу ее обратно на руки из отделения ПФР РФ.

17.09.2021                                                                                              Дарчевская  /Дарчевская А. Н./

Предложенный образец можно написать (от руки либо печатью, на компьютере) как на стандартном листе А4, так и на фирменном бланке.

Акт приема-передачи трудовых книжек: скачать образец

В обязанность работодателя входит правильное заполнение трудовых книжек, а также их хранение. Поэтому необходимо время от времени проводить проверки, чтобы убедиться, что все условия выполнены надлежащим образом.

Кроме того, данный акт может быть нужен и в некоторых других ситуациях, поэтому стоит разобраться во всех тонкостях его оформления.

Причины составления

Назначение данного документа в том, чтобы зафиксировать движение большого количества книжек. При необходимости работодатель сможет использовать его в дальнейшем, чтобы подтвердить этот факт. Поэтому составление акта приема-передачи трудовых книжек по образцу, предлагаемому нами, будет не лишним: необходимо сделать всё правильно и без ошибок.

Подобная потребность может возникнуть в следующих ситуациях:

• при смене сотрудника, в ответственность которого входит работа с книжками;
• во время реорганизации компании, если происходит выделение новой структуры или поглощение предприятия;
• при передаче определенной части книжек в отдельные подразделения.

Возможны и другие причины. Акт приема-передачи трудовых книжек необходим в любом случае, кроме выдачи книжки непосредственно на руки ее владельцу.

Также см. «Как правильно написать заявление на выдачу трудовой книжки?».

Составление и заполнение

В конце этой статьи вы сможете скачать образец акта приема-передачи трудовых книжек, чтобы правильно его составить. В любом случае, это должен делать не один человек: назначают комиссию, которая может состоять из 3-х лиц и более. Для этого подготавливают соответствующий приказ, который выпускают в организации.

Члены созванной комиссии должны выбрать председателя, который будет руководить процессом.

Акт подписывают члены комиссии. Также этот документ должен быть утвержден руководителем организации.

Если книжки передают в другую компанию, то утвердить акт для совершения этого действия может любой из руководителей.

При необходимости мы предлагаем скачать образец акта передачи трудовых книжек и использовать его для заполнения. Дело в том, что официально утвержденного варианта для этого документа нет, поэтому многие организации пользуются готовыми образцами либо разрабатывают собственные варианты, если это необходимо.

В акте должны присутствовать следующие пункты:

• полное название организации (при этом для составления документа можно использовать официальный бланк компании);
• дата составления;
• гриф утверждения и печать (если она есть);
• указывают полный состав комиссии и непосредственную причину, по которой передают книжки;
• сведения о книжках вносят в таблицу, а также их количество;
• подписи.

Несмотря на то что установленной формы не существует и можно использовать образец акта проверки трудовых книжек или разработать собственный вариант, есть некоторые общие требования к этому документу:

• он может быть составлен в письменном виде, на компьютере или от руки;
• в нем не должно быть исправлений, недопустимы помарки (вариант, составленный от руки, должен хорошо читаться);
• подписи должны быть поставлены лично владельцами;
• если в документе несколько страниц, то их нумеруют по порядку и сшивают вместе.

Всё это имеет значение, когда производят проверку трудовых книжек. Ведь если документация подготовлена неправильно, она не будет иметь юридической силы.

Также см. «Книга (журнал) учета трудовых книжек».

Скачать (akt-priema-peredachi-trudovyh-knizhek-skachat.doc)

Почему работнику не обойтись без трудовой книжки?

Во первых потому, что именно данные из трудовой книжки являются основанием для начисления пенсии. Именно в трудовой записан общий срок стажа работника, а также те должности которые он занимал. Это значит что без трудовой книжки пенсию не начислять

Поэтому так важно предоставить в пенсионный фонд сведения из трудовой книжки. По правилам законодательства в пенсионное передают именно оригинал данного документа.Второй причиной служит тот факт, что трудовая книга необходима при трудоустройстве

Это обязательный документ. Если трудовой работника ещё нет тогда трудовую книжку заводят на данное лицо. Кроме того через этот документ можно проверить правдивость слов работника при составлении резюме.

Однако нельзя не признать тот факт, что важность трудовой книжки при оформлении пенсии постепенно уменьшается.  Начиная с 2000 года трудовая книжка отходит на второй план из–за внедрения специализированных баз данных в которых содержится информация о работнике, его отчислениях, а также то где он работал и какие должности там занимал. Однако по–настоящему эта система проявит себя в будущем, когда будет выходить на пенсию то поколение, которое начало свою трудовую деятельность после 2000 года

А это значит что сведения из трудовых книжек для оформления пенсии по прежнему будут оставаться актуальными ещё много лет

Однако по–настоящему эта система проявит себя в будущем, когда будет выходить на пенсию то поколение, которое начало свою трудовую деятельность после 2000 года. А это значит что сведения из трудовых книжек для оформления пенсии по прежнему будут оставаться актуальными ещё много лет.

Также не стоит упускать из виду тот факт, что в трудовой книжке указывается место работы человека

Эта информация может оказаться важной при возможном начислении надбавок к пенсии которые положены по закону. Кроме того существует возможность раньше времени выйти на пенсию, например по горячему стажу

А для осуществления данный процедуры понадобится трудовая книжка.

Законом оговаривается всего две ситуации при которых работодатель имеет право выдать трудовую книжку работнику:

• Во–первых, при увольнении работника;
• Во–вторых, если работник занимается оформлением пенсии при том что продолжает трудовую деятельность.

При некоторых ситуациях из ряда вон выходящих трудовую книжку может получить лицо, которое занимается:

• собирается пройти собеседование в другой компании;
• занимается оформлением визы для возможности трудоустройства за границей;
• оформляет загранпаспорт в Федеральной миграционной службе;
• оформляет кредит в банке.

В таких случаях обязательно оформление расписки о получении работником на руки трудовой книжки. В ином случае если трудовую потеряют вся ответственность ляжет на плечи работодателя. А так ответственность за данный документ берет на себя работник.

Хотя законодательством оговорены всего две ситуации при которых работник может получить на руки трудовую книжку, часто различные учреждения все равно не принимают даже заверенную копию трудовой и требуют от человека оригинал данного документа. Так например такой документ частенько требуют при оформлении следующих документов:

Если работник достиг пенсионного возраста планирует выйти на пенсию, но при этом продолжать работать;

• Если работник хочет оформить загранпаспорт;
• Если работник хочет взять кредиты банке;
• Если работник хочет поехать на работу в зарубежье.

Здесь палка в двух концах. Требования эти не имеют под собой законного основания и поэтому по сути своей не подкреплены никакими нормативными актами. Однако и все эти учреждения понять можно. В последнее время участились случаи подделки ксерокопии данного документа. С развитием технологий сделать это всё проще и проще. А вот оригинальный документ защищён специальной голограммой подделать которую не представляется возможным. Поэтому более логичным будет то, что в ближайшее время будет узаконено то, что и так уже практикуется годами.

Сроки выдачи трудовой книжки при увольнении и возможные задержки и ответственность работодателя

Нередкая, увы, ситуация: уволившийся работник по определенным причинам не может получить формуляр на руки в отделе кадров предприятия. Ответственный работник объясняет это занятостью либо распоряжением начальства, так как он не сдал, находившиеся у него подотчетные материальные ценности, спецодежду, документы. В данной ситуации закон стоит на стороне уволенного сотрудника, возлагая всю ответственность на работодателя.

Сроки сдачи материальных ценностей и прочего ни коим образом не сказываются на сроках выдачи трудовой книжки работнику на руки. В данном случае предприятие обязано будет сменить дату увольнения работника на дату фактического получения трудовой и выплатить за просроченные дни зарплату. Также уволенный сотрудник может запросить плату морального ущерба, если это будет доказано.

Если документы не были переданы работнику по его вине, ответственность с нанимателя полностью снимается.

Бывают случаи, когда работник отказывается получать трудовую книжку, ссылаясь на несогласия с размером выходного пособия. В этом случае, работодатель обязан составит акт о факте данного несогласия с подписями свидетелей. И отправить письмо с уведомлением, а также описью вложения на адрес работника с предложением забрать документ о рабочей деятельности. То же самое необходимо сделать, если как такового отказа в получении документа от работника не было, но, тем не менее он не явился за ней.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

• «Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
• «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец вкладыша в трудовую книжку

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны

Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк

Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

ВАЖНО!
Обратите внимание, что если вам встречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07564.

Как получить трудовую для оформления пенсии?

Приходя к работодателю за трудовой книжкой, работник должен понимать свою ответственность за получение документа, к которому применяются формы повышенной отчётности.

Соответственно он обязан предоставить гарантии того, что документ будет возвращён в указанный срок. Кроме этого ему необходимо взять документ на руки непосредственно перед его представлением в страховой пенсионный фонд. А сразу же после этого – вернуть его работодателю.

Для получения трудовой на руки нужно будет написать заявление, а взамен документа оставить кадровику расписку в её получении.

Образец написания заявления

Заявление на выдачу трудовой пишется на имя руководителя, так как именно он отвечает за их хранение и безопасность, а так же берёт на себя ответственность за возвращение документа при увольнении в надлежащем виде.

Особых требований к этому заявлению не предусматривается и пишется оно по стандартной форме на обычном листе формата А4.

В верхнем правом углу указывается:

1. должность, фамилия и инициалы работодателя.
2. Должность, фамилия и инициалы заявителя.

По середине указывается наименование документа, а далее основной текст, который состоит из нижеследующего:

1. заявленной просьбы, в которой указывается просьба выдать на руки ТК.

2. Причины заявленной просьбы, которая заключается в её представлении в ПФР для исчисления трудового стажа.

3. Сроки, необходимые для процедуры представления.
4. Гарантии по сохранности документа в надлежащем состоянии.
5. Принятая на себя ответственность за сохранность документа.
6. Дата, подпись с расшифровкой.

После того как руководитель удостоверит согласие письменным заверением с распоряжением о выдаче – в левом верхнем углу документа, или внизу, можно получать трудовую книжку на руки.

Нужна ли расписка о получении?

Кроме заверенного руководителем заявления, которое служит разрешением на выдачу книжки, потребуется написать расписку. Расписка оставляется вместо трудовой владельца у кадровика или работодателя. Она констатирует факт выдачи документа владельцу.

Составляется она просто, лаконично излагая следующие моменты:

• что владелец (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) получил на руки трудовую книжку.
• Её необходимо представить в ПФР в связи с выходом на пенсию.
• Срок, на который она взята указать конкретно.
• Указать серию и номер трудовой.
• Поставить дату и подпись с расшифровкой.

После возвращения, работник обязательно должен получить на руки расписку. Если за это время расписка была утеряна или подверглась порче, работнику необходимо потребовать от работодателя расписки в том, что он получил от работника трудовую книжку, с указанием его фамилии, инициалов и должности, а также – серии и номера трудовой.

Расписка в получении трудовой книжки на руки на время

Требуется ли расписка о получении трудовой книжки при увольнении работника

Для того, чтобы разобраться, когда и как составляется данная расписка при увольнении, следует обратиться к порядку, который устанавливает трудовое законодательство. Итак, непосредственно правила оформления увольнения определяет ст. 84.1 ТК РФ. Согласно требованиям данной статьи в день увольнения наниматель помимо прочего обязан отдать сотруднику его трудовую книжку. В свою очередь увольняемый должен проставить свою подпись в кадровых документах (распоряжении об увольнении, своей личной карточке и др.).

Кроме этого зачастую наниматель просит увольняемого поставить подпись и в расписке, оформленной при выдаче трудовой книжки. Следует заметить, что оформление такой расписки именно при увольнении – не общеобязательное действие и в ст. 84.1 ТК РФ оно не обозначено. Тем не менее наниматель вправе так поступить, если сочтет необходимым. Ну а увольняемый работник вправе отказаться от подписания (либо написания) расписки. При отказе от подписи наниматель, следуя общему порядку, может попросту составить акт об отказе, а затем приобщить его к книге учета движения трудовых книжек.

Данная мера понятна и в целом оправдана. Но встает логичный вопрос: для чего все это нужно нанимателю, если по ТК РФ составление расписки при увольнении не требуется? Ответ оказывается банально простым: подобная расписка при увольнении – это своего рода подстраховка для нанимателя. С одной стороны она полностью снимает ответственность с нанимателя за несвоевременную выдачу трудовой книжки при увольнении. С другой – таким способом он как бы подстраховывается при увольнении «проблемного» работника и заранее исключает любые сторонние махинации с трудовой книжкой.

Следует отметить также отдельные ситуации, при которых увольняемый работник не может прийти в отдел кадров, чтобы получить расчет, забрать трудовую книжку, выполнить иные требуемые действия. Тогда увольняемое лицо вправе поручить сделать все это вместо него своему доверенному лицу (полномочному представителю). Факт передачи соответствующих полномочий представителю, как принято, оформляется доверенностью, заверенной нотариатом.

Только после этого данный представитель, наделенный необходимыми полномочиями, вправе получить за увольняемого деньги, трудовую книжку и выполнить иные действия, которые сопровождают оформление увольнения. Не является исключением и расписка. При данных обстоятельствах составлять и подписывать ее будет полномочный представитель, у которого имеется заверенная доверенность.

Срок действия

Действие любого доверительного документа определяется индивидуально. Обычно это решает сам доверитель.

Как правило, здесь используется разовая доверенность, которая предназначена для выполнения разового поручения. Как можно догадаться, специальная доверенность, которая предназначена для выполнения однообразных действий на регулярной основе, здесь использоваться не может.

Ведь представителю необходимо лишь один раз забрать трудовую. При этом необходимо учитывать выходные, праздничные и нерабочие дни организации.

Доверенность можно выписать на один день, а впереди выходные. Естественно, с начала новой недели этот доверительный документ уже не будет действовать.

Конкретный срок выбирает исключительно доверитель. Но бывают ситуации, когда он забывает проставить срок действия. В этом случае период действия будет определять закон. Он равняется одному году от даты оформления. Естественно, дата составления документа является обязательной. Без нее доверенность считается ничтожной.

Если срок действия еще не окончен, а в услугах представителя больше нет необходимости, доверитель имеет право досрочно прекратить действие документа. Для этого достаточно просто сообщить представителю о своем решении. Если доверенность составлялась через нотариальную контору, сообщить об отмене также необходимо нотариусу.

Кроме этого, существуют ситуации, при которых доверительный документ автоматически утрачивает свою силу. При этом нет никакой разницы, закончился указанный срок действия, или еще продолжается.

К таким ситуациям относится пропажа одной из сторон. Причем пропавшим без вести человек должен быть признан официально.

То же самое касается и тех ситуаций, когда доверитель или представитель утратил дееспособность. Как известно, по закону доверенное лицо обязательно должно быть дееспособным.

Семь обязательных документов

Трудовая книжка

Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

Это интересно: Увольнение беременной по срочному договору

Расчетный листок

Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.

При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.

Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.

Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.

Справка о сумме заработка за два года

Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).

Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.

Форма СЗВ-М

Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.

Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.

Форма СЗВ-СТАЖ

Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.

Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.