Что относится к обязательной кадровой документации?

Что подразумевает кадровый учёт

1. Синонимы к кадровому учёту – это кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации.
2. Кадровый учёт представляет собой регламентирование трудовых отношений между рабочим и самим работодателем. Все движения рабочих в какой-либо организации или же у ИП будут учитываться по Трудовому кодексу в России в основе первых кадровых деловых бумаг.
3. К кадровому учёту относится:
   • создание трудовых соглашений, специальных инструкций;
   • фиксирование разных приказов (к примеру, приём рабочего на должность);
   • оформление карточек, которые будут составлены для каждого рабочего;
   • ведение, так называемых, регистров кадрового учёта;
   • ведение табеля по учетному времени.

Как трудоустроить самозанятого

После введения налога на профессиональный доход (НПД) у работодателей появился соблазн оформлять штатных сотрудников как самозанятых, т.к. в этом случае можно сэкономить на НДФЛ и взносах.

Но в законе сказано, что документирование трудовых отношений как с самозанятыми возможно только с теми бывшими сотрудниками, которые уволились более двух лет назад (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона «О самозанятых»).

Работодатель должен заключить с самозанятым гражданско-правовой договор (ГПД). Но такая форма договора возможна только тогда, когда самозанятый привлекается к разовой работе. А если человек приходит на работу каждый день и должен находиться на рабочем месте постоянно, то с ним требуется заключать стандартный трудовой договор.

Виды бумаг

В соответствии с нормами ТК, основные формы кадровых документов следующие:

1. Штатное расписание.
2. График отпусков.
3. Правила внутреннего распорядка на предприятии.
4. Документы, в соответствии с которыми устанавливается порядок обработки личных данных сотрудников, а также их обязанности и права.
5. Инструкции и правила по ОТ. Любой работодатель обязан обеспечить безопасные условия для осуществления сотрудниками их профессиональной деятельности. С составленными инструкциями и правилами служащие должны быть ознакомлены под подпись.
6. Графики сменности. В ТК установлена предельно допустимая продолжительность трудовой деятельности в день. При сменной работе учет времени осуществляется путем составления соответствующих графиков.

Перечисленные кадровые документы чаще всего являются предметом проверки контролирующих органов.

Ответственность ООО, не соблюдающих требования кадрового документооборота

За несоблюдение требований законодательных норм относительно наличия предусмотренных кадровых документов законодателем введена административная ответственность. Согласно требованиям ст. 5.27 КоАП РФ размер штрафа за такие нарушения может быть различным. За первичное нарушение предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере от 30 до 50 тысяч рублей, а за повторное – от 50 до 70 тысяч рублей.

Например, ТК РФ предусматривает обязательность заключения трудовых договоров с работниками. Если будет установлено, что хотя бы с одним из них договор не заключен, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

***

Таким образом, законодательство предусматривает, что в ООО должен обязательно присутствовать ряд необходимых кадровых документов. О их наличии необходимо позаботится заранее, сразу после регистрации организации. Если должностными лицами государственной инспекции труда будет выявлено отсутствие какого-либо из обязательных документов, организация и ее руководители могут быть привлечены к административной ответственности.

Читайте еще больше полезной информации в рубрике: «Трудовая деятельность«.

Классификация документов

Документы по уровню обязательности:

• Первичные документы, обязательные во всех предприятиях (включая мелкий бизнес).
• Документы, которые носят рекомендательный характер.
• Документы специфической направленности – зависит от сферы деятельности предприятия, структуры.

Документы в соответствии с их целевой принадлежностью:

• Документация, которая используется в учета штата: распоряжения о найме и расчете сотрудника, о смене должности, о предоставлении отпуска, приказы о командировке.
• Документы по управлению персоналом и организации деятельности работников: должностные инструкции, формы отчета по стажировке и адаптации сотрудников.

Документы по функциональности:

• Внутренние нормативные акты необходимы для того, чтобы определять принципы, цели и миссию деятельности предприятия, которые обязаны исполнять и учитывать в работе абсолютно все работники предприятия (распоряжения собственника, положения и требования в отношении рабочей дисциплины, инструкции).
• Документы информационно-расчетного характера, которые содержат информацию о работниках и обо всем, что связано с их работой на предприятии (таблицы с графиками и расчетами, расчетные листы, документы с выплатами за командировки).
• Документы, подтверждающие выполнение трудовых обязанностей сотрудников в соответствии с трудовым законодательством РФ и пенсионным законодательством.
• Документы распорядительного характера, которые издаются непосредственно собственником предприятия с целью передачи их работникам (распоряжения, приказы о кадровых изменениях, постановления).
• Документы для ведения кадрового учета: журнал регистраций, книги учета, которые необходимы для установления на всех документах порядкового индекса и которые дают кадровым бумагам юридическую силу. Они необходимы для работы кадровой службы и общего учета работников их документации в организации.

Виды

Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:

• Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
• Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
• Переписки по службе (внутренние).
• Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
• Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).

Помните! Учёт всей кадровой документации наблюдается отделом по кадрам в организации.

Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:

• Положение о структуре предприятия.
• Установленные стандарты в работе.
• Цель создания ООО.
• Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
• Указание о командировках.
• Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
• Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
• Инструкции по работе.
• Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
• Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).

Программное обеспечение в кадровом документообороте

Для оптимизации работы кадровой службы в условиях усложнения документооборота используется программное обеспечение. Оно может быть базовым, включающим операционную систему, офисный пакет, средства работы в интернете и с электронной почтой и т. п. Стандартами являются версии программного обеспечения от Microsoft (Microsoft Windows в качестве операционной системы и Microsoft Office как пакет офисных приложений). Помимо этого, существуют специализированные программы, обеспечивающие работу службы кадров. Среди них наибольшей популярностью пользуется платформа 1С. Она позволяет:

• вести учёт нескольких предприятий в одной программе;
• учитывать рабочее время;
• учитывать движение сотрудников и вести статистику;
• заполнять личные карточки работников по установленным формам;
• создавать стандартные формы приказов и т. д.

Для упрощения процесса ведения кадрового документооборота используется программное обеспечение

Часто используется и «СБиС: Электронный документооборот». В программе можно:

• вести личные карточки сотрудников;
• вести архив записей об увольнениях;
• организовывать кадровый резерв;
• вести формы штатного расписания и справочника должностей;
• легко выводить на печать любые отчёты.

Руководство организации само должно решать, какой программой воспользоваться. Для этого следует ознакомиться с наиболее распространёнными и эффективными, чтобы сделать наилучший выбор.

Микропредприятие: обязательные кадровые документы

Представленный выше перечень в равной мере действует как для крупных компаний, так и для предприятий – субъектов малого и среднего предпринимательства. Что касается микропредприятий, то в отношении них в части кадровой документации предусмотрен «упрощенный» документооборот.

Согласно ст 309.2 ТК РФ, некоторые обязательные кадровые документы в организации, отнесенной к микропредприятиям, могут не оформляться. Работодатель имеет право отказаться (частично или полностью) от принятия локальных актов, содержащих нормы трудового права. Например, микропредприятием могут не приниматься «Правила внутреннего трудового распорядка», Положения о премировании, оплате труда, графики сменности и т.п. Но в таком случае работодатель обязан включить условия, регулируемые такими актами, непосредственно в трудовой договор с сотрудником.

Например, если при приеме на работу в договорах работников детально прописывается размер и порядок оплаты труда, условия для начисления и размеры премий, наличие Положения об оплате труда и Положения о порядке премирования работодателю не требуется.

Напомним, что критериями отнесения к микробизнесу являются: годовой доход в пределах 120 млн. руб. и среднесписочный состав не более 15 человек (ст. 4 закона № 209-ФЗ от 24.07.2007, Постановление Правительства № 265 от 04.04.2016).

Кадровые документы, необходимые в ООО для микропредприятий

ТК РФ в ст. 309.2 устанавливает особые требования к документам в микропредприятиях. По сути, таким организациям даны некоторые поблажки в ведении кадрового документооборота.

Микропредприятиями являются организации, которые обладают следующими признаками:

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Москва: +7 (499) 938-49-02

Петербург: +7 (812) 467-39-58

Бесплатный звонок по России: 8 (800) 350-84-13, доб. 453

1. В них трудятся не более 15 человек в силу ст. 4 ФЗ “О развитии…” от 24.07.2007 № 209.
2. Их годовой доход составляет не более 120 миллионов рублей, в силу требований Постановления Правительства “О предельных…” от 13.07.2015 № 702.

В таких компаниях можно не составлять следующие локальные акты:

1. Графики сменности.
2. Положения об оплате труда.
3. Правила внутреннего распорядка.
4. Положения о премировании сотрудников.
5. Иные.

При этом работодатель должен включать положения вышеназванных локальных актов в текст трудовых договоров с сотрудниками. Для микропредприятий действуют типовые договоры, форма которых утверждена Постановлением Правительства “О типовой форме…” от 27.08.2016 № 853.

Документы кадрового учета по сотрудникам

Кадровый документооборот по учету сотрудников содержит индивидуальную информацию о работнике, занимаемой им должности, данных о поступлении на предприятие, результатах его труда и т.д.

В данный перечень включаются:

1. Документы, касающиеся трудовых взаимоотношений между сотрудником и работодателем (этот вид документации носит распорядительный характер).
2. Документация информационно-расчетного характера.
3. Документация по учету и регистрации.
4. Служебная внутренняя переписка официального характера.

Каждая из этих составляющих кадрового делопроизводства отличается своими особенностями, имеет различное назначение, порядок ведения и вступления в действие.

Виды кадровой документации

Кадровую документацию любой организации можно разделить на несколько групп.

1.  Организационно-правовая документация:  

• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• положение о структурном подразделении;
• должностные и рабочие инструкции;
• график трудовых отпусков;
• иные локальные правовые акты.

2.  Персональная документация:  

• трудовые книжки (вкладыши к трудовым книжкам) работников;
• личные дела работников;
• личные карточки работников;
• документы персонифицированного учета.

3.  Договорная документация:  

• коллективный договор (соглашение);
• трудовые договоры (контракты);
• договоры о материальной ответственности;
• договоры на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку;
• договоры на производственное обучение и практику.

4.  Распорядительная документация:  

• приказы по личному составу;
• копии приказов по основной деятельности, затрагивающие кадровые вопросы.

5.  Учетно-регистрационная кадровая документация:  

• учетные формы кадровой документации (книги, журналы и др.);
• документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и др.

6.  Информационно-справочная документация:  

• сведения воинского учета;
• сведения, предоставляемые в службы занятости;
• сведения о молодых специалистах, молодых рабочих;
• документация и сведения, направляемые в органы соцзащиты населения, статистики и т.д.

Действие 7. Подготовка к работе в новогодние праздники

Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.

Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).

* * *

Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!

Восстановление бумаг

Зачастую, когда на предприятии появляется новый кадровый работник, он встречается с определенными сложностями. Например, в компании могут отсутствовать те или иные обязательные бумаги. За один день составить и внедрить необходимые документы невозможно. В этом случае следует выделить самые важные и начать их оформление. Специалисты рекомендуют в первую очередь приступить к составлению графиков отпусков и штатного расписания. Затем следует проверить наличие и правильность оформления контрактов, приказов о переводе, приеме на работу, отметок в трудовых книжках.

Если на предприятии отсутствуют журналы учета, их также нужно завести. Далее необходимо привести в порядок все личные карточки. Все документы датируются временем оформления. Однако в тексте бланка, например, ф. Т-2, проставляется реальная дата, то есть число, когда сотрудник был принят на работу либо переведен. В данном случае можно обратиться за помощью в бухгалтерию и запросить лицевые счета служащих для уточнения и сверки сведений. В процессе восстановления утерянных или отсутствующих бумаг предприятия не следует забывать и о текущей работе. После этого необходимо приступить к составлению, оформлению и внедрению обязательных локальных актов. Сроки хранения документации по личному составу утверждены соответствующим Перечнем. Все приведенные в нем бумаги должны сдаваться впоследствии в архив.

Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2021

Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.

В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).

Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.

Кому доверить кадровый учет

кадровым учетом

В услуги кадрового учета BDO UNICON OUTSOURCING входит:

1. Аналитика бизнес-процессов организации и работы кадровой службы, если она есть.
2. Постановка учета кадров «с нуля» или разработка предложений по оптимизации существующей системы. 
3. Консультация по вопросам трудового права. 
4. Организация кадрового документооборота, разработка локальных нормативных актов, регулирующих вопросы трудовых отношений. 
5. Настройка базы 1С и отчетов, необходимых для кадрового учета, а также реализация обмена данными с корпоративными системами клиента 
6. Ведение кадрового учета и документации. 

Кадровый учет также включает ведение воинского учета. В него входит:

1. Восстановление воинского учета. Мы определяем число работников, которые подлежат воинскому учету и ведем их данные в соответствии с законодательством РФ.
2. Постановка компании на воинский учет. Мы подготавливаем всю необходимую документацию и разрабатываем план по ведению воинского учета в организации.
3. Контроль над сотрудниками, которые подлежат призыву на военную службу. Мы проверяем документы воинского учета, ставим на учет сотрудников и направляем в военные комиссариаты информацию о гражданах, не состоящих, но обязанных стоять на воинском учете. 
4. Формирование отчетностей. Мы ежегодно направляем список граждан, которые подлежат первоначальной постановке на воинский учет и формируем сведения о гражданах, по запросу военного комиссариата. 

Локальные нормативные акты

Это обязательные кадровые документы организации,  создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений работодателя и работников в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. В состав локальных нормативных актов, которые в соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан разработать, включены следующие документы:

• штатное расписание (ст.57 Трудового кодекса РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст.56, 189, 190 Трудового кодекса РФ);
• документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст.86, 87, 88 Трудового кодекса РФ);
• при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст.103 Трудового кодекса РФ);
• график отпусков (ст.123 Трудового кодекса РФ);
• правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (ст.212 Трудового кодекса РФ).

Все вышеназванные документы инспекторы федеральной инспекции по труду всегда проверяют в первую очередь, поэтому их разработка и ведение в соответствии с трудовым законодательством РФ обязательна.

Как вести трудовые книжки

До 31 декабря 2020 года все трудоустроенные граждане должны были выбрать, какую форму трудовой книжки они хотят иметь: бумажную или электронную (ЭТК). Для тех, кто решил сохранить бумажную форму, разрешено вести параллельно 2 документа.

Однако заявление смогли подать не все

В 2021 году при трудоустройстве нужно обратить внимание на четыре категории граждан (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

1. Сотрудники, находившиеся в отпуске
2. Временно нетрудоспособные граждане;
3. Отстраненные от работ по причинам, предусмотренным ТК РФ;
4. Граждане, имеющие трудовой стаж, но не состоявшие в трудовых отношениях по состоянию на 31 декабря 2020 года.

Данные категории граждан имеют право подать заявление об ЭТК по основному месту работы в любое время.

Для тех, кто впервые оформляет трудовые отношения в 2021 году, заводить бумажные трудовые книжки не требуется. Для новых сотрудников заводится ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Тем, кто в прошлом году успел сделать свой выбор в пользу ЭТК, а в 2021 году решил сменить место работы — продолжать вести бумажную книжку не надо.

Обязательные кадровые документы для ИП

Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.

Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.

На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.

Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.

Что нужно знать об удалённой работе

Кадровикам следует проверить условия трудовых договоров на соответствие поправкам в ТК РФ об удаленной работе, и внести при необходимости заключить с сотрудниками дополнительные соглашения.

С 1 января вступили в силу поправки, введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ:

• порядок удаленной работы можно зафиксировать в трудовом договоре или локальном нормативном акте;
• время общения сотрудника с работодателем по телефону или при помощи других средств связи считается рабочим;
• уволить с работы можно по всем причинам, которые предусмотрены в ТК РФ, а также если сотрудник не выходит на связь более двух рабочих дней подряд, или если он переехал в другое место и не может выполнять свои обязанности;
• подписывать трудовой договор можно при помощи электронной подписи;
• работодатель обязан предоставить сотруднику оборудование, или он может использовать свое, но в этом случае ему обязаны компенсировать расходы, связанные с его приобретением.

Временная дистанционная работа может быть или непрерывной (не более 6 месяцев), или периодической — когда идет чередование работы в офисе и дома.

В отдельных случаях можно ввести режим экстренной удалённой работы. Такой вариант предусмотрен на случаи эпидемий, пожаров, производственных аварий и прочих случаев угроз для жизни и нормальных жизненных условий, а также — на основании решения органов государственной власти или местного самоуправления.

В экстренных случаях получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не требуется. Ввести экстренный режим можно принятием локального нормативного акта.

Какие кадровые документы должны быть в организации

Для определения перечня кадровых документов, обязательных для организаций, полагаем, можно использовать, в частности, Рекомендации по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками2.

Согласно ч. 7 Рекомендаций № 135 Трудовым кодексом Республики Беларусь определен ряд документов, наличие которых является обязательным для нанимателя. Ведение таких документов позволяет нанимателю юридически грамотно выстроить взаимоотношения с работниками, минимизирует риски по трудовым спорам, является основанием для реализации работниками социальных прав (назначение пособий, пенсий и т.д.). К таким документам рекомендуется относить:

1) правила внутреннего трудового распорядка3;

2) трудовые договоры (контракты);

3) штатное расписание;

4) приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и др.);

5) основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки);

6) трудовые книжки работников (вкладыши к трудовым книжкам);

7) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

8) уведомление работника о продлении контракта, уведомление о заключении нового контракта, уведомление о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта, заявления работников о предоставлении отпуска;

9) табель учета использования рабочего времени;

10) график трудовых отпусков;

11) расчетные листки.

К документам, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, рекомендуется относить, в частности:

1) должностные инструкции работников (если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах);

2) договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у нанимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами);

3) график сменности (если работа носит сменный характер);

4) положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например в трудовом договоре).

Необходимость оформления (наличия) иных документов кадрового делопроизводства, возникающая в процессе трудовой деятельности, определяется нанимателем в соответствии с законодательством о труде.

Все ли бумаги необходимы?

Условно приведенные выше кадровые документы разделяются на три категории:

• Зависящие от специфики деятельности фирмы.
• Рекомендованные.
• Обязательные.

Последние необходимо вести всем предприятиям без исключения, вне зависимости от количества сотрудников, вида деятельности, правового статуса. Эти документы или прямо, или косвенно указаны в ТК. Например, необходимость составления правил распорядка на предприятии следует из статей 189-190, штатного расписания — из ст. 57. Рекомендованные бумаги предназначены для оптимизации кадровой работы. Их наличие или отсутствие зависит от решения руководителя. Документы, которые зависят от специфики деятельности организации, будут обязательны для конкретной компании. Если на предприятии предусмотрены вредные или опасные условия труда, то для него обязательна разработка дополнительных правил и инструкций. Например, это могут быть Положения о прохождении регулярных медосмотров, инструктажей по ТБ и так далее.

Как оформляется спецоценка рабочих мест?

В компетенцию трудовой инспекции также входит выявление несоответствий в организации рабочих мест с существующими нормами. Данная процедура осуществляется на основании результатов специальной оценки. Спецоценку должны осуществлять все работодатели. Ее порядок регламентирует закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие. Процедура проводится раз в 5 лет, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ).

К документам, которые формируются во время оценки, относятся:

• приказ о проведении специальной оценки, свидетельствующий о начале проверки;
• приказ об утверждении графика проведения, регламентирующий последовательность;
• декларация соответствия условий труда, отражающая соответствие нормам;
• отчет с результатами.

Ответственность за непроведение оценки предусмотрена по ст. 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц и ИП налагается штраф 5 000–10 000 руб., на компании – 60 000–80 000 руб.

Об уплате взносов по результатам спецоценки см. материал «Аттестация рабочих мест произведена частично: как начислять доптарифы страховых взносов».

Общие сведения

Как выше было сказано, при недостаточно грамотной организованности деятельности кадрового отдела возникают различные проблемы на предприятии. В частности, возможны задержки с выплатами зарплаты, компенсаций по больничным листам, несвоевременная подготовка бумаг для предоставления в контролирующие инстанции. Все это приводит к существенному ухудшению финансовых показателей фирмы. Документы кадровой службы заполняются в соответствии с требованиями, содержащимися в ТК. Контроль над правильностью ведения бумаг осуществляют и трудовая, и налоговая инспекция. Надзорный служащий может посетить любой офис компании вне зависимости от вида ее деятельности и типа собственности и потребовать для проверки кадровые документы организации. Такими полномочиями инспекторы наделяются в соответствии с ФЗ № 134.

Какие документы кадрового делопроизводства бывают?

Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях. 

Кадровая документация в компании состоит из:

• бланков унифицированных форм;
• положений и инструкций, разработанных самой компанией.

Вся кадровая документация визируется руководителем компании или уполномоченным сотрудником.

 Основным органом, отвечающим за контрольную деятельность по кадровому делопроизводству, признается Государственная инспекция труда. 

Помимо контрольной деятельности, инспекция выполняет функции:

• защиты трудовых прав  сотрудников;
• уведомления компаний и их сотрудников об оптимальных способах соблюдения ТК РФ;
• информирования компетентных органов о выявленных правонарушениях.

ТК РФ предусматривает следующие виды ответственности за нарушение законодательства:

• дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ);
• административная (ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ);
• уголовная (ст. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 УК РФ);
• гражданско-правовая (ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ).

Следует отметить, что, помимо трудовой инспекции, кадровую документацию вправе затребовать:

• налоговые органы при выездных проверках;
• военкомат в целях контроля ведения воинского учета.

Изменение правил внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего распорядка – это локальный нормативный акт, который должен быть на каждом предприятии. В этом документе отражаются:

• основные правила приёма новых сотрудников на работу;
• основные правила увольнения сотрудников;
• права и обязанности сторон;
• ответственность каждой стороны за нарушение условий трудового договора;
• распорядок рабочего дня и время отдыха;
• другие основные положения, касающиеся рабочего процесса.

В ст. 190 ТК РФ сказано, что эти правила составляются и утверждаются работодателем, но с учётом мнения представительного органа.

Как внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка

Как правильно вносить изменения в правила внутреннего распорядка не указывается ни в одном нормативном акте, который имеет отношение к труду. Но, как правило, они являются приложением к коллективному договору. В этом случае, к ним применяются положения ст. 44 ТК РФ.

Внести изменения в Правила возможно, если вынести проект изменений на коллективные переговоры. Возможные изменения обсуждаются и вносятся в проект. Если стороны не достигли соглашений, то Правила утверждаются в «сыром» виде вместе с протоколом разногласий.

Если же Правила – это отдельный нормативный акт, то для внесения в него изменений нужно руководствоваться нормами ст. 372 ТК РФ. То есть работодатель готовит проект изменений и отправляет их для изучения, и обсуждения в выборный орган своего профсоюза. К проекту изменений он должен приложить письменное обоснование каждого предложенного изменения.

В течение 5 дней профсоюз изучает этот документ и направляет работодателю обоснованное решение. Если профсоюз против, они должны предложить альтернативу предложенным изменениям. Работодатель может соглашаться на них, а может и нет.

Если работодатель не согласен с предложенными профсоюзом изменениями, то он должен провести дополнительные консультации по новым положениям Правил.

Если профсоюза на предприятии нет, то работодатель может внести изменения в Правила двумя способами:

• издать приказ о внесении изменений;
• разработать новую редакцию Правил и принять её.

Приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка

Приказ о внесении изменений в Правила должен быть издан на бланке работодателя и иметь порядковый номер. Кроме того, в нём должна содержаться следующая информация:

• полностью ФИО и должность лица, которое ответственно за разработку и внесение изменений. Как правило, это специалист по кадрам или кадровый юрист;
• полностью ФИО и должность лиц, которые помогают в разработке и внесении изменений;
• полностью ФИО и должность лиц, которые согласовывают проект изменений;
• сроки по каждому этапу разработки изменений;
• сроки по согласованию изменений;
• сроки утверждения изменений.

Приказ подписывается работодателем.

Порядок внесения изменений в правила внутреннего трудового распорядка

Изменения в Правила внутреннего распорядка вносятся в следующем порядке:

• лицо, которое является ответственным по приказу за разработку изменений, должно представить работодателю на подпись проект вносимых изменений. Этот проект разрабатывается с помощью лиц, которые определены приказом в помощники. Разработка изменений может осуществлять на основании докладных записок от руководителей подразделений.
• согласование проекта вносимых изменений. Проект изменений необходимо согласовать со всеми лицами, которые указаны в приказе. То есть, каждое лицо должно поставить свою подпись.
• если на предприятии существует профсоюз, то после согласования со всеми лицами, указанными в приказе, необходимо согласовать проект изменений с этим органом. В ст. 195 ТК РФ сказано, что данный документ изменяется с участием мнения профсоюза. Это означает, что на проекте изменений должна стоять подпись руководителя профсоюза или его заместителя, то есть лица, уполномоченного подписывать такие документы. Если профсоюза на предприятии нет, то проект изменений утверждается единолично работодателем.
• проект изменений должен утвердить сам работодатель. Он может это сделать двумя способами:
  • Издав специальный гриф для утверждения Правил и поставив его на самом документе;
  • Издав приказ об утверждении изменений к Правилам.
• необходимо ознакомить всех сотрудников с внесёнными в Правила изменениями. Каждый сотрудник должен поставить свою подпись. Это говорит о том, что он ознакомился с этим документом, и теперь обязан соблюдать его положения.

Если в Правила вносится большое количество изменений, то целесообразно разработать новые Правила, а старые признать, как утратившими свою законную силу. Правила признаются утратившими свою силу, путём издания приказа.