Счет-фактура и упд — в чем разница

Порядок заполнения

Методика формирования счета-фактуры у опытных бухгалтеров не вызывает затруднений. Вопросы могут возникнуть только у новичков. При оформлении необходимо следовать следующим рекомендациям:

1. В верхней части бланка (строка 1) проставляется нумерация документа и дата его формирования.
2. В строчках 2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б обозначаются сведения об участниках сделки: адресные данные, ИНН, КПП. Вся информация должна соответствовать учредительной документации участников сделки.
3. Сведения об отправителе и получателе товаров обозначаются в строчках 3 и 4. Если счет-фактура составляется на услуги либо работы, то в этих строчках проставляются прочерки.
4. В строчке 7 следует указать валюту для расчетов и ее код по ОКВ.

Заполненный бланк

Ниже в бланке находится таблица. В ней должна присутствовать следующая информация:

1. Графа 1 содержит в себе сведения о названии продукции (работ, услуг) в соответствии с договоров (актом, накладной).
2. В графах 2, 2а, 3, 4 прописываются код и измерительная единица для продукции (работ, услуг) в соответствии с ОКЕИ, количественные характеристики и стоимость единицы без учета НДС.
3. В некоторых случаях по данным графам проставляются прочерки:
   • если договором определяется измерительная единица, отсутствующая в разделах 1, 2 ОКЕИ;
   • при отсутствии измерительных единиц в договоре (при предоставлении услуг, работ);
   • если отсутствуют измерительные единицы (к примеру, в договоре на лизинг либо аренду).
4. При реализации продукции, не облагаемой акцизным сбором, в графе 6 прописывается словосочетание «Без акциза». Если акциз начисляется, то обозначается его сумма.
5. В графах 7 и 8 должна присутствовать информация о размере ставки и сумме НДС к уплате. Она обозначается в рублях и копейках без округлений.
6. В графах 5 и 9 надо написать стоимость продукции (услуг), предоставленных получателю по счету-фактуре без учета НДС и с ним.
7. Если реализованы товары импортного производства, то следует заполнить графы 10, 10а и 11. В них обозначаются код и государство изготовления продукции в соответствии с ОКСМ, регистрационный номер таможенной декларации, оформленной для ввоза продукции в Россию. В случае перепродажи иностранных товаров в вышеназванных графах обозначаются материалы из счета-фактуры, предоставленного поставщиком.

В определенных случаях в вышеназванных графах проставляются прочерки:

• при отсутствии сведений об импортной продукции у поставщика;
• при реализации отечественной продукции.

Дополнительная информация! На бланке счета-фактуры должны присутствовать подписи руководителя и главного бухгалтера. Подписывать документ также могут иные лица с нотариальной доверенностью либо уполномоченные распоряжением руководителя.

Заполняется документ от руки либо на компьютере. Также допускается смешанный способ заполнения (от руки и на ПК).

Чтобы правильно сформировать счет-фактуру необходимо ознакомиться с требованиями законодательства. Действующий шаблон можно найти в интернете. Бланк может быть представлен в формате WORD либо EXEL.

https://www.youtube.com/watch?v=kPPHlJE-uRk

Что такое счет-фактура, для чего необходима и кому она остается – образец

Это документ, который находится у бухгалтеров. Он подтверждает, что товары были действительно отгружены покупателю или были оказаны услуги, там же прописывается стоимость продукции.

Эта бумага отправляется покупающей стороне одновременно с высылаемой на продажу партией либо по почте. Еще один вариант – выставляется после того, как были приняты продукты или услуги.

Важно соблюдать формат, в котором будет создана и предложена счет-фактура. Он утвержден постановлением Правительства, поэтому нельзя менять местами поля или создавать свои варианты написания, даже если они будут закреплены уставом и приказом директора предприятия

Примеры случаев, в которых необходим АСФ

Авансовый счет-фактура выписывается при оплате аванса за любые передачи прав в имущественной сфере, продажу услуг или товара, при его отгрузке и т.д. То есть при любых перечислениях авансовых платежей от покупателя к поставщику необходимо произвести заполнение этого счета.

При выставлении документа обязательно нужно включить следующие пункты:

• дату и порядковый номер счета;
• сведения о поставщике и о покупателе (в данном случае указываются полные названия фирм, их адреса, индивидуальные номера налогоплательщика и другие данные);
• должны быть указаны данные о платеже;
• название услуг либо товаров, за которые перечислен аванс;
• ставку налога (НДС), которая установлена в отношении данной услуги либо товара, а также размер полученной предоплаты.

Подробно о том, что такое номер счет-фактуры и каков порядок сплошной и отдельной нумерации с дробью и префиксом А, можно узнать здесь.

Также следует отметить то, что на счетах-фактурах разрешается ставить дополнительные отметки, используемые для удобства внутреннего пользования документами (например “авансы от ООО АРТ”). При этом данные отметки должны размещаться так, чтобы не попадать на основные поля документа.

ВНИМАНИЕ. Не требуется выполнять оформление авансовых счетов только в следующих ситуациях: когда общий цикл производства оплачиваемого товара длится более полугода, либо оплачиваемые услуги / товары освобождены от обложения налогами либо имеют ставку в размере 0%.

Как правильно выставляются счета-фактуры

Представляться данный документ может разными способами:

• лично, а в этом случае он должен быть представлен в письменной форме;
• электронной отправкой, для чего используется электронная форма.

Важно! Заполнять документ надо только по специальной форме, закрепленной на законодательном уровне. Электронные версии допускается использовать только в случае, если обе стороны согласны на это

При этом у компаний должны иметься одинаковые технические возможности и обеспечение для передачи данных.

Когда используется счет-фактура?

Важно! Использование электронных форм документа может оговариваться сторонами в устной форме или может быть добавлено специальное условие в договор. Если выбирается электронный вариант, то важно учитывать рекомендации при выборе особых операторов документооборота в электронном виде, а эти советы располагаются в сети на специализированных порталах

Если выбирается электронный вариант, то важно учитывать рекомендации при выборе особых операторов документооборота в электронном виде, а эти советы располагаются в сети на специализированных порталах. Непременно выставляется документ в случаях:

Непременно выставляется документ в случаях:

• периодическая отгрузка товаров;
• регулярное оказание услуг, связанных с электрообеспечением, подведением газа или нефти;
• ежедневная работа компаний, осуществляющих деятельность в сфере общественного питания.
• оказание услуг связи.

Документ надо оформить в течение 5 дней после отгрузки товаров.

Что будет при нарушении сроков выставления счетов-фактур

Важно! На федеральном уровне полностью отсутствуют сведения в законах относительно ответственности для предпринимателей в случае, если ими будут нарушены сроки выставления. Однако операция по представлению данных документов считается обязательной, так как только в этом случае покупатель имеет возможность для вычета НДС

Допускается выдавать документы заранее, так как они считаются активными даже в случае, если были созданы до непосредственной передачи товаров или оказания услуг. Поэтому если на счете указывается дата, предшествующая дате, когда был отгружен товар, то это не будет считаться каким-либо нарушением.

Если же передаются счета позже назначенного срока, то это считается нарушением. За него может назначаться штраф налоговыми органами. Также допускается использование мер наказания =, если отсутствуют эти документы или нужные сведения не заносились книгу регистрации.

Важно! Размер штрафа обычно не меньше 10 тыс. руб., а если обнаруживается повторное нарушение, то наказание может быть представлено штрафом в 30 тыс

руб., так как такая документация считается важной для каждого предприятия.

Некоторые предприниматели вовсе не выставляют счета-фактуры для снижения налоговой базы по НДС, а в этом случае штраф рассчитывается как 20% от долга, но он не может быть меньше, чем 45 тыс. руб.

Специфика заполнения счетов-фактур

Счет-фактура является документом, заполняемым поставщиком и содержащим реквизиты обеих сторон, а также информацию о совершенной сделке. При оформлении и заполнении счетов-фактур учитываются основные правила:

• присваивается каждому документу регистрационный номер;
• непременно ставится дата осуществления сделки;
• оформляется документ от имени продавца или компании, которая оказывает услуги;
• создается в двух экземплярах;
• дополнительно ведется журнал регистрации данных документов;
• все данные из этих документов отражаются в отчетах по НДС;
• именно от цифр, которые имеются в счетах-фактурах, зависит размер НДС, поэтому данные документы должны своевременно передаваться в налоговые органы.

Зачем нужен счет-фактура смотрите в этом видео:

https://youtube.com/watch?v=zY_Ukq_sK2w

Не используются счета-фактуры в случае, если предприниматель или организация работают по таким упрощенным системам, как ПСН, ЕНВД или УСН, так как там НДС заменяется одним налогом, а также сдается исключительно декларация по выбранному режиму.

При этом такие организации могут работать с другими компаниями, применяющими НДС, но большинство фирм отказывается от сотрудничества, поэтому приходится вынуждено переходить на ОСНО, чтобы рассчитывать НДС и не терять крупных покупателей.

Пример регистрации счета-фактуры на аванс в книге покупок и продаж

Чтобы вы не запутались, кто и где отражает документы, мы привели реальный пример взаимоотношений двух компаний на цифрах. И показали, как будет происходить отражение счетов-фактур на аванс.

Пример 1.

Во втором квартале 2019 года ООО «Лимма» перевела на счет АО «Магма» 120 000 рублей в качестве предоплаты за поставку ламп дневного света. Перевод был оформлен с помощью платежного поручения №1234567 от 25.06.2019

АО «Магма» после получения авансового платежа выставил ООО «Лимма» авансовый счет-фактуру №А978654321 на сумму 120 000 руб., в т.ч. НДС на сумму 20 000 руб.

Регистрация авансового счета-фактуры у продавца и покупателя представлена в таблице:

Таблица 1. Регистрация авансового счета-фактуры №А978654321 на сумму 120 000 руб.

АО «Магма» отгрузило товары для ООО «Лимма» в 3 квартале 2019 года на сумму 60 000 руб., в т. ч. НДС 18% — 10 000 руб. в счет полученной ранее предоплаты. АО «Магма» отразило эту поставку товара в счете-фактуре №1234567 от 01.09.2019г. Этот документ был зарегистрирован у продавца и покупателя, таблица 2.

Таблица 2. Регистрация счета-фактуры №1234567 от 01.09.2019г.

АО «Магма» приняло к вычету налог, который был начислен по предоплате, соответственно ООО «Лимма» восстановило вычет. Это потребовало повторной регистрации авансового счета-фактуры в книгах покупки и продажи, таблица 3.

Таблица 3. Повторная регистрация «авансового» счета-фактуры №А978654321 на сумму 100 000 руб.

Пример заполнения

С 01.10.2017 начали действовать новые требования по оформлению этого документа. Порядок заполнения следующий:

1. В строке (1) указываем порядковый номер и дату выставления. Для всех видов СФ существует общая нумерация. Они фиксируются в хронологическом порядке (разрешается к номеру добавлять буквенное обозначение). При внесении исправлений, в строке (1а) указываем № исправления, при первичном заполнении ставится прочерк.
2. Строки (2), (2а), (2б) содержат данные о продавце:
   • для ЮЛ необходимо указывать полное или краткое название, подробный адрес в том виде, как он записан ЕГРЮЛ, идентификационные номера ИНН/КПП;
   • для ИП вписывается ФИО полностью, адрес в том виде, как он внесён ЕГРИП, ИНН и сведения о регистрации.

   В СФ допускается указание двух адресов (письмо Минфина РФ № 03-07-09/85517 от 21.12.2017). Если фактический адрес, который отличается от записанного в реестре, зафиксирован в договоре, его следует внести в дополнительную строку.

3. Если грузоотправитель и продавец представлены одной организацией, в строке (3) нужно указать “Он же”. Если грузоотправителем выступает другая фирма или лицо, вписываем полное или краткое название и адрес. Ставим прочерк, если счёт-фактура относится к работам или услугам.
4. В строке (5) указывать номер платёжного документа нужно только при условии предоплаты, если ее нет, то этот пункт остается не заполненным.
5. Сведения о покупателе вносятся в строки (6), (6а), (6б) аналогично (2), (2а), (2б). Если покупатель и грузополучатель представлены одной организацией, в поле (4) нужно поставить отметку “Он же”. Если грузополучателем выступает другая организация, указываем её название и адрес. Если счёт-фактура на выполненные работы или на оказанные услуги, следует поставить прочерк.
6. В строке (7) выбираем наименование валюты. Бухгалтерские программы автоматически вносят цифровой код.
7. Строка (8) предназначена для идентификатора государственного контракта. Для других договоров её заполнять не нужно.
8. В таблице заполняются такие графы:
   • В столбец 1 вносятся наименования товаров, работ или услуг.
   • В графе 1а указывается код товара. Это поле касается только поставок в страны Евроазиатского экономического союза.
   • В столбцы 2-2а вписываются единицы измерения в соответствии с ОКЕИ. Если счёт-фактура касается работ или услуг, следует поставить прочерки.
   • В столбце 3 указываем количество или объём, исходя из единиц измерения. Если 2-2а не заполнены, здесь также будет прочерк.
   • В графу 4 вносится цена за единицу в том виде, как она приведена в договоре.
   • Общая стоимость каждого из наименований без учёта налога отражается в столбце 5. В итоговой строке будет общая стоимость всей поставки.
   • Столбец 6 заполняется только для подакцизных товаров. Здесь нужно указать сумму акциза, включённого в стоимость. В иных случаях делается пометка “Без акциза”.
   • При оформлении СФ без налога в полях 7 и 8 нужно сделать запись “Без НДС”. Если часть наименований облагается налогом, напротив них вносится ставка и сумма.
   • Столбец 9 отражает стоимость товаров, работ или услуг с учётом налога.
   • В графу 10 должен быть внесён цифровой код товара. Столбцы 10, 10а, 11 заполняются для товаров, произведённых за пределами РФ.
   • Графы 5, 8 и 9 нижней строки содержат итоговые показатели.

Счет-фактуры без НДС подписываются по общим правилам. Бумажный бланк заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера или уполномоченными лицами. Если документ выставляется индивидуальным предпринимателем, в нём должна быть личная подпись ИП или доверенного лица. Подробнее о счёте-фактуре для ИП можно узнать здесь.

Заверение счёт-фактуры факсимильной подписью не допустимо (письмо Минфина № 03-07-09/49478 от 27.08.2015). При электронном обмене документами необходим сертификат ключа проверки электронной подписи (письма Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904).

• Скачать бланк счет-фактуры
• Скачать образец счет-фактуры без НДС

Счёт-фактура заверяется только одной усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного лица. В электронном документе не требуется подпись главного бухгалтера.

Более детально о заполнении счёт-фактуры можно узнать здесь.

Из видео узнаете о том, как правильно заполнить счет-фактуру если предприятие не является плательщиком НДС:

Описание

Счет-фактура используется бухгалтерией для подтверждения факта получения либо отгрузки продукции (услуг). В нем обозначается цена сделки. С помощью документа подтверждается начисление НДС на продукцию (услуги), предоставленную покупателю, и факт уплаты налога. Основное предназначение документа состоит в том, что он должен закрывать сделку между контрагентами, подтверждая факт отгрузки продукции и начисления НДС. Для оформления вычета ИП требуется учитывать уплату НДС. Для этого создаются Книги покупок и продаж на основе счетов-фактур.

Образец книги продаж

Счет-фактура — это официальная бумага, формируемая поставщиком продукции (услуг) для покупателя после их приемки. Первичный документ пересылается почтовым отправлением либо может быть передан непосредственно с товарами. Форма документа определена на законодательном уровне. С требованиями к документу можно ознакомиться в постановлении Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 г.

Субъектам хозяйственной деятельности требуется постоянно отслеживать изменения в законодательных актах, так как в форму бланка периодически вносятся корректировки. Юридической значимостью обладает лишь актуальный документ.

Последние корректировки в документ вносились в 2017 году постановлением Правительства № 981 от 19.08.2017 г. В соответствии с ним изменениям подвергся бланк счета-фактуры и методика его оформления:

• идентификационный номер госконтракта обозначается в счете-фактуре при его наличии;
• появилась графа «Код вида товаров», заполняемая в случае экспорта продукции в страны ЕАЭС;
• ранее в графе 11 обозначался номер таможенной декларации, в настоящее время — регистрационный номер таможенной декларации;
• правом подписи счета-фактуры обладает лицо, уполномоченное хозяйствующим субъектом;
• внесены корректировки в методику заполнения строчки 2А с адресными данными поставщика;
• для экспедиторов, застройщиков и заказчиков, действующих от себя, разработаны дополнения в порядок заполнения документа.

Как должен выглядеть счет-фактура? Ниже представлен образец нового документа.

Образец счета

Еще одним изменением стало повышение ставки НДС с 18 до 20% с начала 2019 года. В графе 7 указывается число 20 вместо 18. Других корректировок в связи с увеличением ставки не произошло, так как обозначение ее величины не зафиксировано в законодательно установленной форме.

Правила корректировки

1. Изменениям подвергаются оба экземпляра – и принадлежащий продавцу, и предназначенный для покупателя.
2. Исправления обязательно визируются руководителем организации-продавца и заверяются его печатью (подпись главбуха не нужна). Вместо директора подписывать может уполномоченное лицо, указав свое ФИО и должность, а также пометить, что подпись поставлена «за руководителя организации».
3. Обязательно датировать исправления.
4. Неверные данные нужно зачеркнуть, написать правильные в свободном поле, рядом указать «исправлено», причём дописать, какие показатели на какие и в какой графе.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если ошибок слишком много и корректировка затруднительна, проще оформить испорченный документ заново. Это не противоречит закону, поскольку в НК Российской Федерации нет прямого запрета на замену дефектного счета-фактуры на новый документ. Но иногда такое право придется отстаивать в судебном порядке.

Что делать, если выписанный документ нужно изменить?

Конечно, в коммерческой деятельности нередки случаи, когда уже составленные документы нуждаются в поправках. Цена на продукцию или услуги может увеличиться (или наоборот). Иногда меняется количество отгружаемых товаров. Бывают случаи недопоставки или брака. Что делать в подобных ситуациях? В зависимости от обстоятельств компания должна оформить корректировочный счет-фактуру или исправительный. Очень часто поставщики не понимают, какой вид документа выбрать.

Корректировочный счет-фактура составляется в следующих случаях:

• Происходит изменение цены товаров или услуг. Например, стороны договорились о скидке или при составлении документа точная цена была еще неизвестна.
• Обнаружена недостача товарной продукции или услуги оказаны не в полном объеме. То есть фактическое количество отгруженных товаров не соответствует тому, которое указано в первичном счете-фактуре.
• Выявлен брак. В этом случае покупатель вправе не принимать бракованные единицы товара, значит, в корректировочном документе отражаются количественные поправки.
• Изменение стоимости товаров, произошедшее неоднократно. Бывает, что покупатель и продавец никак не могут договориться о цене. Тогда корректировочные счет-фактуры составляются при каждом случае ее изменения. Причем в качестве первичного документа указывается тот, который был заполнен последним (перед новой корректировкой).

Исправительные счета-фактуры выписываются, когда произошла техническая ошибка. Все могут ошибиться, и бухгалтеры вовсе не исключение. Можно неверно указать сумму или промахнуться при заполнении наименования и идентификационной информации покупателя или продавца, бывают и банальные арифметические ошибки. Как составить исправительный документ? Нужно сформировать новый счет-фактуру, причем номер и дата должны быть взяты из «ошибочного». В строку «Исправления» (1а) записываются номер исправления и текущая дата. Далее заполняются остальные поля.

Как правильно проводить корректировку?

Процедура корректировки направлена на исправление ошибок с целью восстановления корректности данных и дальнейшего расчета итоговой суммы налогов. Изменения вносятся во все экземпляры документа. Один принадлежит продавцу, а второй — покупателю. Внесенные правки удостоверяются подписью и печатью руководителя. Вместо руководителя это может сделать любое другое уполномоченное лицо с соответствующими правами. Подпись главного бухгалтера в данном случае не требуется. Необходимо указывать дату внесения изменений. Данные, которые внесены с ошибкой, необходимо зачеркнуть, в свободном поле написать правильные и поставить отметку «исправлено».

Важно! При допущении значительного количества ошибок, невозможности внесения корректировок и сохранения читабельности, документ составляется заново. Действия получателя счета-фактуры с исправлениями После получения исправленного счета-фактуры получатель должен указать соответствующие исправления в книге покупок

Это связано с тем, что изначально туда были внесены некорректные данные. Для это используется чистый лист из книги. Он должен соответствовать текущему налоговому периоду. Во время внесения корректировок делается запись об аннулировании счета-фактуры и определяется сумма покупок, которые осуществлялись до правок, чтобы определить значение, соответствующее удаленному счету. Так формируется корректная сумма, которая соответствует реальным данным

Действия получателя счета-фактуры с исправлениями После получения исправленного счета-фактуры получатель должен указать соответствующие исправления в книге покупок. Это связано с тем, что изначально туда были внесены некорректные данные. Для это используется чистый лист из книги. Он должен соответствовать текущему налоговому периоду. Во время внесения корректировок делается запись об аннулировании счета-фактуры и определяется сумма покупок, которые осуществлялись до правок, чтобы определить значение, соответствующее удаленному счету. Так формируется корректная сумма, которая соответствует реальным данным.

Внимание! Обратиться за вычетом НДС плательщик налогов может не только в текущем периоде. Требуется только, чтобы сч.-фактура был внесен в книгу покупок в корректное время