Системный подход в управлении — суть, структура и значение

Что такое управление – общий обзор понятия

Рассмотрим это понятие в самом широком смысле.

Необходимость в управлении производством возникла, скорее всего, сразу после возникновения последнего. С увеличение масштабов производственной деятельности человека управление развилось в прикладную науку: появились определенные принципы управления и его модели.

В более узком смысле управление есть деятельность, направленная на координацию работы коллектива и отельных его представителей в процессе производства товаров и оказания услуг.

Такая деятельность связана с организацией согласованных действий в масштабах компании и регулированием отношений индивида и предприятия.

Функции управления – эффективное использование рабочей силы и ресурсов для увеличения доходов производства и его развития. Научная база теории управления стала формироваться около 100 лет назад. Родоначальником теории управления считается инженер Фредерик Тейлор (США), основоположник научной организации трудовой деятельности.

На пустом месте управление не возникает: всегда нужен объект или процесс, которым нужно управлять.

А вот, скажем, производство автомобиля состоит из огромного числа процессов, каждый из которых имеет смысл исключительно в том случае, если он подчинён конечной цели и скоординирован с другими процессами. Управление бизнесом невозможно без управления персоналом – это взаимосвязанные понятия, в которые в том числе входит подбор и найм персонала.

Как найти хорошего менеджера

Успешный менеджер, способный привести компанию к успеху, кто он? Это человек, имеющий не только базовые теоретические знания о структуре менеджмента, это тонкий психолог, искусный оратор, трудолюбивый и открытый к диалогу управленец. Занимать такую должность должен человек с острым умом, желанием постоянно развиваться и добиваться поставленных целей

Кроме того, важно быть объективным и беспристрастным

Мы подобрали список тех качеств, которыми обязан обладать успешный менеджер:

Умение вдохновлять, направлять и мотивировать. Руководитель – лицо компании, её флагман, на который ровняется каждый работник

Нет единого правила, согласно которому можно простимулировать работу абсолютно всех членов коллектива, поэтому важно уметь найти подход к каждому человеку, применяя принципиально разные методы и схемы поощрения. Грамотный менеджер сумеет понять, каким образом вдохновить работника, повысить уровень производительности труда и иметь влияние, уважение в коллективе;
Возможность вести диалог с подчинёнными

Многие управленцы игнорируют этот важный момент. Рабочий коллектив составляют люди, объединённые одной целью, но каждый из них может видеть совершенно разные пути решения поставленных задач
Важно уметь услышать, взаимодействовать, перенимать опыт и уделять внимание конструктивной критике;
Совершенствование собственных навыков. Лучшие менеджеры никогда не останавливаются на достигнутом, они постоянно развиваются, черпают новую информацию, совершенствуют навыки управления персоналом
Важно оттачивать мастерство влияния на окружающих, чаще посещать специальные тренинги и конференции;
Планирование рабочего времени. Время – самый ценный ресурс, и хороший руководитель отличается от плохого тем, что может эффективно распланировать не только свой рабочий день, но и работу подчинённых. Согласовывайте планы с коллективом, не теряйте контакт, вместе начинайте работу над новыми проектами;
Знание положения дел в коллективе. Обобщённость руководителя создают колоссальную преграду между ним и сотрудниками, поэтому крайне важно быть вовлечённым и заинтересованным жизнью коллектива;
Проявление креатива. Известные ТОП-менеджеры с мировым именем ломали стереотипы, позволяя творчеству взять верх над рутинным подходом;
Прогнозирование. Успешный менеджер должен видеть будущее компании в перспективе, отдавать отчёт в том, какую работу предстоит проделать, чтобы достичь намеченных целей и привести компанию к успеху;
Вера в собственные силы. Все великие менеджеры были непоколебимы в собственных силах и возможностях. Сильный духом, уверенный в себе управленец – движущая сила любой компании.

Когда все
критерии собираются воедино, можно говорить о том, что перед нами пример
удачного современного менеджера, на которого можно положиться в кризисный
период. Наличие слаженного управленческого аппарата – залог его успешного
функционирования, поэтому необходимо со всей ответственностью подходить к
процессу подбора менеджеров.

Хороший менеджер на вес золота, многие зарубежные компании высоко оценивают труд управленцев и готовы платить за него больше, чем конкуренты.

Искусство управлять – одно из самых тонких и востребованных, поскольку в руках менеджера сосредоточено влияние на все основные процесса, происходящие в ходе работы компании.

Свойства организации как системы

Организации в качестве системы обладает рядом свойств: 

• целостность, 
• эмерджентность, 
• гомеостазис, 
• структурированность.

Целостность системы заключается в единстве элементов, которые позволяют выделить систему из окружающей среды, но ее системному свойству. Формирование целого осуществляется посредством интеграции, то есть объединения частей в совокупное целое, в котором каждый из структурных элементов занимает определенное место. 

Свойство целого для компании — это ее главная цель, ради которой и объединились сотрудники. Это тот результат, который каждый элемент не способен получить самостоятельно, а лишь в рамках эффективной кооперации, во время обмена своими способностями и ресурсами. К примеру, компания производит определенный товар. Целью является определенный объем продаж данного продукта, а результат — уровень достижения данной цели.

Понятие целостности и понятие эмерджентности неразрывно связаны. Эмерджентность подразумевает наличие у системы совершенно новых свойств, которые отсутствуют у ее частей. Это обозначает, что свойства целого это не просто сумма свойств его структурных элементов, хотя и зависят от них. Элементы, объединенные в систему, могут терять свойства, которые свойственны им вне системы, либо приобретать новые свойства. Например, коллектив сотрудников, который состоит из специалистов различного профиля, может производить сложную продукцию, реализовывать и разрабатывать стратегию дальнейшего развития компании.

Гомеостазис — это свойство устойчивости, в соответствии с которым система всегда пытается восстановить равновесие, которое было нарушено, компенсируя те изменения, которые возникли под воздействием внешних факторов. Понятие гомеостазиса было заимствовано из биологии. В данной дисциплине этот термин обозначает способность живых организмов поддерживать в определенных узких границах внутренние характеристики. В компании формой функционирования гомеостазиса может быть, к примеру, неприятие неформальной группой какого-то подразделения нового специалиста.

Структурированность — возможность выделения элементов системы, а также распределение между ними установленных ролей. При рациональном распределении ролей (кооперации и специализации) может быть достигнут высший уровень эффективности системы.

Что такое система управления

Система управления — совокупность компонентов, образующих иерархию контуров циркуляции и преобразования данных в процессе реализации концепции управления, задачей которого является обеспечение соответствия действий принятому плану организации.

Признаками, согласно которым определенную систему причисляют к группе системы управления, являются:

• неотъемлемая часть организации;
• направление действий на осуществление управления;
• отстраненность от задач, которые не относятся к управленческим.

Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут

• субъект управления;
• объект управления.

Примечание

В рамках организации роль субъекта управления или носителя власти может играть руководитель, делегирующий ответственность и полномочия на нижестоящих, согласно иерархии, менеджеров. Объектами управления могут являться подразделения организации, специалисты, ресурсы и т.д.

Система управления представляет собой комплекс элементов, которые взаимозависимы и взаимосвязаны между собой. Данные компоненты едины и образуют упорядоченную целостность. Основным трендом упорядочения системы управления является цель ее функционирования.

Компоненты системы управления:

1. Органы управления, включая отделы и должности, которые преобразуются в систему и выступают в роли субъекта управления, а сотрудники, трудящиеся в них, являются субъектами управленческой деятельности.
2. Цели, методы, стратегии, процедуры, предписания, технологии, регламентирующие осуществление управленческих процессов, юридически закрепленные правила и нормы, которые в комплексе являются механизмом управления.
3. Коммуникационные каналы для реализации взаимодействия компонентов в системе управления.
4. Материальные средства управления.

Примечание

Важным критерием оценки системы управления является сбалансированность и соответствие организованным целям. Такой комплекс должен быть контролируемый, отличаться гибкостью, адаптивностью.

Описание работы системы управления

Управляемая группа состоит из элементов, задействованных при создании материальных и духовных благ или предоставления услуг. К данному понятию относятся подчиненные. Управляющую группу создают для реализации всех функций, с помощью которых выполняются поставленные перед организацией задачи.

Неотъемлемым условием для реализации управленческой стратегии является наличие ресурсов:

• материальных;
• трудовых;
• финансовых.

Управляющая группа отвечает за координацию работы всех сотрудников с использованием технических средств таких, как связь, техника, а также несет ответственность за производство и дальнейшее совершенствование организации.

К данному направлению относят руководителей. Они подчинены старшему менеджеру. Количество руководителей определяется размерами штата сотрудников и организационной структурой.

Управляющие подсистемы включают несколько этапов:

• планирование с демонстрацией ожидаемого результата;
• регулирование для стабилизации оптимального рабочего режима;
• маркетинг;
• учет;
• контроль.

Путем объединения перечисленных компонентов управления достигается цель организации. В любой концепции присутствует субъект и объект управления. Примерами объектов являются:

• работники;
• служащие;
• отделы сотрудников;
• трудовой коллектив.

В качестве субъекта системы управления выступают разнообразные структуры управленческого персонала. Существует несколько форм координирования работы в организации:

• линейная;
• функциональная;
• линейно-штабная;
• матричная.

Глава государств

Главой российского государства является Президент Российской Федерации (ст. 80 Конституции Российской Федерации).

В 1991—1993 годах существовал пост вице-президента, но был упразднён указом Президента; в Конституции 1993 года должность вице-президента уже не упоминается.

Президент Российской Федерации является гарантом Конституции Российской Федерации, прав и свобод человека и гражданина. В установленном Конституцией Российской Федерации порядке он принимает меры по охране суверенитета Российской Федерации, её независимости и государственной целостности, обеспечивает согласованное функционирование и взаимодействие органов государственной власти. В соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами он определяет основные направления внутренней и внешней политики государства. Как глава государства он представляет Российскую Федерацию внутри страны и в международных отношениях.

Президент избирается на основе всеобщего равного и прямого избирательного права при тайном голосовании. Одно и то же лицо не может занимать должность Президента более двух сроков подряд.

Изначально (в 1991) Президент России избирался на 5 лет. В Конституции РФ 1993 года срок полномочий Президента был сокращён до 4 лет. Однако согласно п. 3 Заключительных и переходных положений Конституции Российской Федерации, Президент осуществлял полномочия до истечения срока, на который он был избран. На основании поправок к Конституции Российской Федерации, вступивших в силу 31 декабря 2008 года, начиная с выборов 2012 года он избирается на шестилетний срок полномочий.

Параметры системы

Комплекс управления является неотъемлемой частью организации и представляет собой относительно самостоятельную систему в целом комплексе, составляющих организацию. С помощью системы управления выполняют взаимосвязанные манипуляции, формирующие и использующие организационные ресурсы для достижения ее цели.

Ключевыми параметрами систем являются:

1. Структура в виде совокупности компонентов системы и их связей, определяющих базовые свойства этой системы. В структуру входят элементы, подсистемы, компоненты.
2. Организованность является внутренней упорядоченностью или согласованностью взаимодействия компонентов системы.
3. Связь в виде формы ограничений, которые взаимно накладываются на действия частей целого. В условиях отсутствия ограничений связь не наблюдается.
4. Состояние системы представляет собой известный вектор значений с определенными параметрами, характеризующими систему в конкретное время.
5. Поведение системы является совокупностью некоторых манипуляций, корректировок системы, ее ответных реакций на воздействие внешней среды, режимов жизнедеятельности.

Для чего нужна система управления организации?

Есть, по меньшей мере, три веских аргумента:

Для того чтобы повысить шансы на успех. Под успехом в данном случае понимается достижение стратегических целей организации с минимальными затратами и сроками. Успешная организация — это не просто та организация, которая достигла своих целей, а та, которая достигла своих целей в разумные сроки и с разумными затратами. Учитывая, что разработка и последующее развитие эффективной системы управления может сократить сроки и затраты на достижение стратегических целей организации, то шансы на успех повышаются.

Необходимо отметить, что большинство организаций вообще не достигают своих целей, не говоря о том, чтобы быть успешными. Поэтому, чтобы достичь успеха, организация должна иметь такую систему управления целями, бизнес-процессами, ресурсами, которая позволяет ей, реагируя на запросы рынка, быстро производить товары и услуги высокого качества и по умеренным ценам;

Для того чтобы повысить инвестиционную привлекательность организации или её отдельных проектов. Мы живём в мире, где правит капитал, и даже государственные организации вынуждены привлекать частный капитал для реализации своих проектов, не говоря уже о частном бизнесе.

Инвестиции позволяют ускорить процесс развития организации, сократить время достижения стратегических целей, выиграть конкурентную гонку, однако их всегда непросто получить на выгодных условиях. А в условиях финансового кризиса их сложно получить вообще! Прозрачная и эффективная система управления организацией существенно повышает шансы на привлечение инвестиций на очень выгодных условиях;

Для того чтобы повысить ликвидность и капитализацию организации. Этот аргумент больше интересен владельцам коммерческих организаций. Ликвидность подразумевает способность легко продать организацию, а капитализация — способность продать дороже. Опять же, прозрачная и эффективная система управления организации существенно повышает ликвидность и капитализацию этой организации и способствует быстрой и выгодной продаже. Автору статьи знакомы компании, стоящие миллионы долларов, владельцы которых не могут выгодно продать их, чтобы успешно «выйти» из бизнеса.

Существует ещё масса аргументов за разработку системы управления организации, таких как повышение эффективности управления, масштабирование бизнеса, сокращение затрат, повышение производительности труда, внедрение информационных систем, но, на мой взгляд, все эти аргументы являются вытекающими из трех основных, а соответственно, вторичными.

Задачи и функции

Цель
поставлена, теперь следует разобраться с путями её достижения. Давайте более
детально разберём основные функции и задачи менеджмента.

Основные
задачи менеджмента:

1. Комплекс решений, направленных на дальнейшее развитие компании, поддержание её статуса и объёма продаж;
2. Создать благоприятный облик предприятию, представляя его, как успешного партнёра, надёжного и стабильного;
3. Выявление новых путей развития организации;
4. Анализ деятельности компании на предмет обеспечения рабочего коллектива всеми необходимыми благами;
5. Работа с сотрудниками, создание благоприятного климата в коллективе. Налаженная система поощрений и бонусов, стимулирующих деятельность сотрудников;
6. Сохранение и приумножение капитала;
7. Анализ возможных рисков, способных привести компанию к краху;
8. Комплексный контроль всех сфер работы компании.

Важно
понимать, что перечисленные задачи имеют обобщённый характер и каждая отельная
организация добавляет к этому перечню несколько позиций, в зависимости от сферы
и внутренних задач. Полное осознание важности менеджмента невозможно без знакомства с базовыми функциями, каждая из которых дополняет наше представление о менеджменте

Полное осознание важности менеджмента невозможно без знакомства с базовыми функциями, каждая из которых дополняет наше представление о менеджменте. Функции:

Функции:

Планирование. Любое предприятие ставить перед собой глобальные цели и выявляет спектр основных задач, которые необходимо будет разрешить за определённый промежуток времени. Без детализации и планирования невозможно очертить круг дальнейших действий. Необходимо заблаговременно ознакомиться с теми проблемами, которые ожидают компанию на пути своего становления, а так же найти оптимальные пути их решения. Планирование дисциплинирует, помогает оптимизировать расходы, распределить ресурсы и производственные силы;
Нацеленность на положительный результат. Правильно выработанная стратегия, строго очерченный список задач и наличие единой глобальной цели в значительной степени стимулируют работу компании. На плечи руководства возложена задача донести до каждого члена рабочего коллектива, насколько важны поставленные цели и каким образом можно их достичь;
Грамотная организация работы. Хаотичность в рабочем процессе губительна

Она тормозит работу компании, обнажая её слабые места, поэтому крайне важно управленцу грамотно организовать рабочий процесс, чтобы, независимо от локальных проблем, единый результат коллектива был положительным;
Координация. Управленец обязан быть вовлечённым в рабочий процесс, чтобы суметь вовремя направить работника, стимулировать и подсказать

Функция не настолько важна, как предыдущие, но она позволяет пресечь возможные ошибки и недоработки ещё на начальной стадии;
Контроль. Мало раздать указания работникам, важно контролировать все сферы производственного процесса. Контроль помогает в процессе анализа деятельности фирмы, а так же позволяет выявить ошибочные решения, принятые ранее. Контроль должен выполняться грамотно и мягко, чтобы не возникало ситуации, когда управленец нависает над работником, будто коршун над жертвой;
Поощрение. Каждый работник индивидуален, он имеет свои взгляды на рабочий процесс и желает видеть отклик на собственные действия, поэтому важно не игнорировать, а поощрять и мотивировать персонал. Для этого стоит заранее продумать систему поощрений, выделить средства в бюджете для премий лучшим работникам, организовывать совместный досуг работников для улучшения их взаимоотношений.

Знание базовых задач и функций позволяет управленцу правильно расставить приоритеты и выстроить сильную конкурентоспособную компанию.

Контроль в менеджменте: понятие и сущность

Контроль в менеджменте — это управленческая функция, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.

Выделяют два основных направления контроля:

1. контроль за выполнением работ, намеченных планом;
2. меры по коррекции всех значительных отклонений от плана.

В функцию контроля входят:

• учет (сбор, обработка) и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации;
• сравнение результатов с плановыми показателями;
• выявление отклонений и анализ их причин;
• разработка мероприятий для достижения поставленных целей.

Основными инструментами контроля являются:

• наблюдение;
• проверка всех сторон деятельности;
• учет;
• анализ.

В общем процессе управления контроль — это элемент обратной связи.

Побудительные мотивы контроля:

• неуверенность внутренней и внешней среды;
• опасность возникновения кризисных ситуаций;
• необходимость поддержания успеха организации;
• давление со стороны конкурентов;
• обеспечение сущности охвата объекта, процесса, системы.

Контроль, как управленческая деятельность, должен отвечать таким требованиям:

• быть всеобъемлющим, каждый менеджер должен осуществлять контроль как неотъемлимую часть своих должностных обязанностей;
• ориентироваться на конечные результаты, в этом контексте контроль рассматривается как средство достижения целей;
• должен носить непрерывный и регулярный характер;
• быть гибким, т.е. не мешать выполнению основной работы;
• отвечать содержанию тех работ, которые контролируются, проверять не только количество и срок, но и качество работы;
• быть понятным для тех, кого контролируют и проверяют;
• быть своевременным, чтобы иметь возможность вмешательства в корректирование происходящих процессов;
• обеспечить проверяющих полной, необходимой, понятной и лаконичной информацией;
• быть экономным, т.е. затраты на его проведение не могут быть больше, чем результаты, которые достигнуты в процессе контроля;
• должен быть действенным, т.е. должен не только выявлять фактическое состояние объекта, но и сопровождаться соответствующими решениями.

Объекты управления

Объект управления (управляемая подсистема) — это элементы организации, воспринимающие управленческое воздействие и подчиняющие ему свою деятельность.

Объекты организационной деятельности – это весь спектр взаимосвязанных структурных подразделений компании (участки, отделы, цеха, сектора, группы исполнителей, лаборатории и т.д.).

Для того чтобы данное взаимодействие было эффективным, субъектам управления необходимо:

• осуществлять двустороннее взаимодействие между собой, что облегчает исправление ошибочных решений, которые были приняты на верхних звеньях управленческой структуры;
• быть совместимыми, соответствовать друг другу, что даст им возможность полностью осуществлять свои потенциальные возможности;
• быть заинтересованными в принятии рациональных решений и их безукоризненном исполнении;
• в рамках единства обладать относительной самостоятельностью, которая позволяет оперативно откликаться на изменения ситуации.

Вышеперечисленные условия создание управляемой организации, т.е. ее рациональную реакцию на управленческие воздействия.

Что такое структура организации

Возможность достижения поставленных целей и эффективность взаимодействия с окружающей средой в большой степени зависят от иерархии подчинения, которой придерживаются в конкретной организации. Другими словами, структура управления – одна из важнейших составляющих успеха предприятия.

Что же мы подразумеваем, говоря об этом? Во-первых, упорядоченность взаимосвязанных подразделений фирмы. Во-вторых, ориентацию на решение поставленных задач. К сожалению, этого добиться иногда очень сложно в силу того, что нестабильность внешней среды требует гибкости от предприятия. А структура управления подразумевает довольно тесные и жесткие рамки.

Поэтому современному руководителю приходится искать компромисс между тоталитаризмом и демократией в управлении. Поскольку рациональные методы довольно стабильны, просты и понятны, они не требуют гениальности от сотрудников, занимающих те или иные должности. С другой стороны, гибкость новаторского управления дает возможность качественнее реагировать на динамику макросреды.

Проблемы и пути их решения

Из-за низкой эффективности взаимодействия элементов окружающей среды с системой или назревающим уровнем их неудовлетворения исходными продуктами системы в системном подходе может возникнуть проблемный случай. Для того чтобы установить факт наличия проблемы, необходимо заранее предполагать ложность или правдивость ее формулировки и принадлежности.

Проверка истинности проводится в том случае, если в системе присутствуют потери социального или экономического характера. Значимость проблемы принято определять по экономическому или же социальному аспекту, который образуется в результате устранения проблемной ситуации. Оценку уровня проблемности производят методом сравнения фактических значений достигаемых целей с их нормативными или плановыми показателями. В процессе рассмотрения проблемной ситуации требуется установка ее возможной связи с другими проблемами, которые делятся на:

• главные и второстепенные;
• общие и частные;
• срочные и несрочные.

С помощью анализа связей проблемных ситуаций между собой можно глубоко и четко выявить причинно-следственную зависимость и разработать комплексное решение. Такой подход также позволит составить рекомендации для того, чтобы изменить внешнюю среду и исследуемую систему к лучшему.

Немаловажное значение в процессе анализа имеет определение уровня того, насколько информация о возникшей проблеме является полной и достоверной. Только при полноте картины можно четко сформулировать суть проблемы и перечень параметров, которые ее описывают

При неполноте информации рекомендуется прибегнуть к одному из двух альтернативных вариантов: провести дополнительную работу с целью получения недостающих данных или же принять решение в неопределенных условиях.

При анализе проблемной ситуации важным моментом является четкость определения степени ее разрешимости. В этой ситуации следует заранее оценить возможность быстрого разрешения проблемной ситуации. Искать решения для неразрешимых проблем в конкретный период времени не имеет никакого смысла.

На примере рассмотрения и анализа взаимодействия общеобразовательного учреждения с компонентами окружающей среды можно выделить проблемы, которые представлены низким качеством педагогики и подготовки кадров, не соответствующих требованиям современного производства. Проблемы в системном подходе управления также возникают из-за минимальных объемов и размеров привлечения внебюджетных средств при подготовке кадров и низкого конкурса при поступлении в высшее учебное заведение для получения образования.

5 бесценных советов по управлению компанией

Управление компанией будет более продуктивным, если придерживаться следующих рекомендаций:

Цените собственных сотрудников. Руководитель компании Panasonic Коносуке Мацусита часто повторял, что цена предприятия равна ценности его персонала. Всегда делитесь со своими сотрудниками информацией: чем больше они знают, тем лучше понимают свои функции.

Стимулируйте и мотивируйте своих работников. Премии и поощрения сотрудников не разорят компанию, а наоборот, укрепят её позиции и поднимут корпоративный дух.

Думайте о клиентах, стараясь опережать их желания. Инвестируйте деньги организации в долгосрочные цели и прогнозы потребительского спроса.

Никогда не плывите по течению. Главное стараясь не отставать от конкурентов и копируя их модели ведения бизнеса. Ищите свой собственный уникальный путь.

Умейте выстраивать приоритеты. Управляя компанией, руководство ежедневно решает десятки важнейших дел

Крайне важно осознавать степень их важности и не уделять слишком много сил и энергии локальным задачам. Ими должны заниматься заместители, начальники отделов и линейные менеджеры

Руководитель компании должен уметь планировать и уделять основную часть своей работы приоритетным и долгосрочным задачам.

Другими словами, эффективный руководитель должен грамотно совмещать ситуационное управление со стратегическим, уметь делегировать задачи представителям вертикальной цепи и мотивировать своих подчиненных, а также создавать команду.