Как составить пояснительную записку в налоговую

Какую информацию указывают

Законодательные требования к содержанию этого документа отсутствуют. Каждый бухгалтер самостоятельно определяет состав пояснительной записки к бухгалтерскому балансу за 2020 год и полноту данных в ней, и то, в каком виде их удобнее предоставить:

• простого текста;
• диаграмм;
• таблиц;
• схем;
• графиков.

Существует общий план этого документа. Наиболее полная пояснительная записка обычно содержит:

• общие данные организации (адрес, среднегодовая численность работников, виды экономической деятельности, руководящий состав и т. д.);
• общие данные о применяемой учетной политике;
• анализ текущих финансовых показателей деятельности организации;
• текстовые и табличные пояснения.

Чтобы у проверяющих возникало меньше вопросов, в документе следует обязательно указать хотя бы краткую информацию о методах учета. Особенно это касается таких сфер:

• оценка товаров, производственных запасов и готовой продукции;
• оценка незавершенного производства;
• амортизация основных средств;
• признание выручки от реализации.

Пояснительная записка и ПБУ

Как правило, в Положениях по бухгалтерскому учету, принятых на сегодняшний день, имеется или раздел «Раскрытие информации в бухгалтерской отчетности», или хотя бы абзац, посвященный данной теме. Исключение в этом вопросе составляют три документа: ПБУ 1/98 <7>, ПБУ 4/99, ПБУ 2/94 <8>.

<7> ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденное Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н.<8> ПБУ 2/94 «Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство», утвержденное Приказом Минфина России от 20.10.1994 N 167.

Почему такого раздела нет и не может быть в первых двух из перечисленных ПБУ, понятно из их названия, а вот ПБУ 2/94, скажем честно, просто очень старое. Во всех остальных Положениях приведен минимальный перечень информации, подлежащей раскрытию. Большую часть этой информации надо приводить в пояснительной записке.

Так, например, в п. 32 ПБУ 6/01 <9> указано, что в бухгалтерской отчетности подлежит раскрытию с учетом существенности как минимум следующая информация:

• о первоначальной стоимости и сумме начисленной амортизации по основным группам основных средств на начало и конец отчетного года;
• о движении основных средств в течение отчетного года по основным группам (поступление, выбытие и т.п.);
• о способах оценки объектов основных средств, полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами;
• об изменениях стоимости основных средств, в которой они приняты к бухгалтерскому учету (достройка, дооборудование, реконструкция, частичная ликвидация и переоценка объектов);
• о принятых организацией сроках полезного использования объектов основных средств (по основным группам);
• об объектах основных средств, стоимость которых не погашается;
• об объектах основных средств, предоставленных и полученных по договору аренды;
• о способах начисления амортизационных отчислений по отдельным группам объектов основных средств;
• об объектах недвижимости, принятых в эксплуатацию и фактически используемых, находящихся в процессе государственной регистрации.

<9> ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденное Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н.

И это только минимум требуемой информации! Изучив данный раздел пояснительной записки, пользователь будет иметь представление о состоянии основных средств фирмы.

Целый раздел в пояснительную записку добавлен ПБУ 18/02 <10>. Исходя из п. 25 этого Положения в пояснительной записке должны быть раскрыты:

• условный расход (условный доход) по налогу на прибыль;
• постоянные и временные разницы, возникшие в отчетном периоде и повлекшие корректирование условного расхода (условного дохода) по налогу на прибыль в целях определения текущего налога на прибыль (текущего налогового убытка);
• постоянные и временные разницы, возникшие в прошлых отчетных периодах, но повлекшие корректирование условного расхода (условного дохода) по налогу на прибыль отчетного периода;
• суммы постоянного налогового обязательства, отложенного налогового актива и отложенного налогового обязательства;
• причины изменений применяемых налоговых ставок по сравнению с предыдущим отчетным периодом;
• суммы отложенного налогового актива и отложенного налогового обязательства, списанные на счет учета прибылей и убытков в связи с выбытием объекта актива (продажей, передачей на безвозмездной основе или ликвидацией) или вида обязательства.

<10> ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль», утвержденное Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н.

Согласитесь, что, изучив эту информацию, а не сальдовые остатки счетов 09 и 77 в бухгалтерском балансе или соответствующие показатели в отчете о прибылях и убытках, пользователь отчетности узнает о деятельности фирмы гораздо больше.

Таким образом, выполнив требования всех ПБУ о минимальном отражении сведений в отчетности (в данном случае в пояснительной записке), организация фактически полностью отразит информацию о своей текущей, инвестиционной и финансовой деятельности для потенциального потребителя этой отчетности.

Тело документа

В основной части содержится тот материал, который выбран студентом или учащимся для решения основной проблемы проекта. Информация обычно разделяется на параграфы и может иметь объем от 5 и более страниц.

Важно, чтобы содержимое основной части состояло не только из анализа собранных сведений, но и включало комментарии студентов, выражающих свое мнение по теме. Примерным содержанием основной части может стать освещение истории поднимаемого вопроса, непосредственное описание проблемы или гипотезы, достаточно подробная информация о путях решения или методах исследования с приведением результатов итогов работы

В заключительной части студент или учащийся должен сформулировать собственные выводы на базе выявленных и рассмотренных в основной части фактов и подчеркнуть достижение поставленных целей. Заключение, как правило, не занимает более одной страницы текста. Пояснительная записка к проекту оканчивается списком использованных источников литературы, который составляется по формальному шаблону.

В алфавитной последовательности перечисляются энциклопедии, книги, учебники, газеты, журналы, а также адреса интернет-страниц с указанием автора или группы таковых, названием, годом и местом издания источника, количеством страниц. Упомянутых в списке ресурсов должно быть не менее шести.

Обязательная информация Общие сведения об организации

Как требует п. 31 ПБУ 4/99, в пояснительной записке должны быть указаны сведения:

• о юридическом адресе организации;
• об основных видах деятельности;
• о среднегодовой численности работающих за отчетный период (или численности работающих на отчетную дату);
• о составе (по фамилиям и должностям) членов исполнительных и контрольных органов организации.

Правда, имеется одна оговорка. Эти сведения приводятся только в том случае, если они отсутствуют в информации, сопровождающей бухгалтерский отчет. В частности, акционерные общества должны указать фамилии и должности членов совета директоров (наблюдательного совета), членов исполнительного органа.

Ранее п. 141 Методических рекомендаций о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации <6> требовал, чтобы по этим лицам указывалась общая сумма выплаченного им вознаграждения с расшифровкой: оплата труда; премии; различные льготы и привилегии. В настоящее время в Приказе N 67н такого требования нет, поэтому если руководство общества не желает выставлять на всеобщее обозрение данную информацию, оно может этого не делать.

<6> Методические рекомендации о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденные Приказом Минфина России от 28.06.2000 N 60н.

Значительный объем информации в пояснительной записке занимают сведения, касающиеся доходов и расходов организации, при отражении которых надо руководствоваться п. 27 ПБУ 4/99. Прочитавший пояснительную записку пользователь должен получить подробные сведения:

• об объемах продаж продукции, товаров, работ, услуг по видам (или отраслям) деятельности и географическим рынкам сбыта (или деятельности);
• о составе затрат на производство (или издержках обращения);
• о составе резервов предстоящих расходов и платежей, наличии их на начало и конец отчетного периода и их движении;
• о составе внереализационных доходов и расходов;
• о наличии чрезвычайных фактов хозяйственной деятельности и их последствиях.

Так, например, фирма одновременно может иметь значительный объем оптовой и очень небольшой объем розничной торговли, не превышающий показателя существенности, установленного в организации. Поэтому в отчете о прибылях и убытках строку для отражения данных по розничной торговле отдельно выделять не надо

Для пользователя отчетности будет важно, что такая торговля фирмой ведется, ведь в ее регионе может действовать ЕНВД

Отметим, что в п. 19 ПБУ 9/99 в отношении выручки, полученной по договорам, предусматривающим погашение обязательств неденежными средствами, содержится отдельное требование о раскрытии информации в пояснительной записке. Надо сообщить пользователям отчетности:

• об общем количестве организаций, с которыми осуществляются указанные договоры, с выделением тех из них, на которые приходится основная часть такой выручки;
• о доле выручки, полученной по указанным договорам со связанными с фирмой организациями;
• о способе определения стоимости продукции (товаров), переданной организацией по таким договорам.

В части общих сведений об организации указывают:

• количество акций, которые выпущены и оплачены;
• акции, которые выпущены, но не оплачены или оплачены частично;
• номинальную стоимость акций, принадлежащих самому акционерному обществу, а также его дочерним и зависимым предприятиям.

В случае наличия дочерних и зависимых организаций фирме надо указать их адреса и названия, направления деятельности.

Важным элементом пояснительной записки является информация об итогах рассмотрения годовой бухгалтерской отчетности и распределения чистой прибыли. Во-первых, это сведения о начисленных дивидендах, а во-вторых, данные о фондах специального назначения. В настоящее время информация о таких фондах, образованных в соответствии с учредительными документами и принятой учетной политикой за счет прибыли, оставшейся в распоряжении фирмы по результатам работы за год, отдельно не отражается. Но в случае ее отсутствия пользователь будет не полностью информирован о состоянии дел на предприятии. Поэтому если такие специальные фонды на предприятии есть, в пояснительной записке должны быть отражены:

• неиспользованный остаток средств каждого фонда на начало периода;
• величина нераспределенной прибыли, направленная на его пополнение;
• направления расходования средств;
• величина затрат по каждому такому направлению.

Пояснения или пояснительная записка?

Несмотря на несколько обязательных форм, входящих в комплект годовой бухгалтерской отчетности, представленной в них информации часто бывает недостаточно для того, чтобы внешний пользователь, не видя бухгалтерию компании, мог составить о ней полное и справедливое мнение.

Поэтому часто нужно делать дополнительное раскрытие информации и давать комментарии к данным из форм. Делают это путем приложения к бухотчетности пояснений.

Обязанность делать пояснения к бухгалтерской отчетности за 2020 год в законах отдельно не прописана. Однако она вытекает из положений законодательства. Например, ст. 13 Закона «О бухучете» гласит, что бухотчетность должна давать достоверное представление о финансовом положении компании, достаточное для того, чтобы пользователи отчетности могли принимать экономические решения.

Что же касается таких пользователей как налоговая или статистика, для них часто тоже не лишними будут заранее сделанные комментарии. Например, если в отчетном периоде существенно изменились показатели, связанные с налоговой нагрузкой, можно сразу расписать налоговикам, почему это произошло. Иначе всё равно придется отвечать на их вопросы.

Таким образом, получаются 2 варианта пояснений:

• дополнительные расшифровки статей формализованных отчетов, помогающие пользователю составить мнение о делах компании;
• по некоторым фактам и результатам деятельности компании в прошедшем периоде.

Разумеется, поясняющий отчетность документ может содержать и то, и другое. Установленной формы пояснений к бухотчетности в 2021 году нет. Но, как правило, под пояснениями понимают как раз документ, содержащий дополнительные детализацию и информацию для пользователя. А если к отчетности прилагают текстовые комментарии в свободной форме, дающие сопутствующую информацию к тому, что отражено в отчетности, то это пояснительная записка.

Текст пояснительной записки для подтверждения вида деятельности

Далее рассмотрим, что писать в тексте пояснительной записки при подтверждении ОКВЭД, если использовать свободную текстовую форму. Детализации подлежат те же параметры, что и при табличной форме. Свободную форму разумно использовать, когда требуется расшифровать не слишком много параметров.

Образец текста пояснительной записки в подтверждение ОКВЭД приведен ниже.

Образец текста пояснительной записки в подтверждение ОКВЭД

посмотреть

скачать

Что писать в пояснительной записке к подтверждению ОКВЭД, мы разобрали. Теперь рассмотрим, как сдать заявление, справку и пояснительную записку к подтверждению ОКВЭД.

Раньше это можно было сделать только лично в филиале Фонда социального страхования. Теперь есть возможность сдать документы через интернет:

Также у некоторых операторов, предоставляющих услуги по сдаче электронной отчетности, появилась возможность отправить этот отчет. В данном случае затруднения вызывает прикрепление образца пояснительной записки для подтверждения ОКВЭД, так как она не имеет утвержденной формы.

У каждого оператора эта возможность реализована по-разному. Например, в СБИС текст пояснительной записки к подтверждению ОКВЭД можно скопировать в определенное поле без необходимости прикреплять отдельный файл.

***

В качестве пояснительной записки к подтверждению вида деятельности можно использовать пояснения к бухгалтерскому балансу. Малые предприятия не обязаны представлять этот документ. На данный момент доступна электронная сдача подтверждения.

Больше полезной информации — в рубрике «Бизнес».

Целевое назначение документа

Записка с поясняющим содержимым позволяет более полноценно рассмотреть информацию, представленную в годовой отчетности бухгалтерского направления

В том случае, если она неправильно или даже неграмотно составлена, она может быть проигнорирована и не принята во внимание проверяющими органами, что может повлечь за собой определенные проблемы для объекта предпринимательской деятельности. Именно по такой причине стоит внимательно рассмотреть принципы и форму заполнения данного бухгалтерского документа

Если проводится аудиторская проверка компании, а записка составлена не была, то заключением аудитора будет указано на неполное составление необходимых документов, за что на объект предпринимательской деятельности могут наложить штраф, а также привлечь к административной ответственности главного бухгалтера предприятия.

Но данная документация составляется не только по направлению проверяющих органов. По требованию учредителей даже отчетность промежуточного характера может потребовать пояснительного документа.

Итак, пояснительная записка как отдельный бухгалтерский документ имеет важнейшее значение при сдаче отчетности на рассмотрение контролирующими органами или руководящим организацией лицам, так как обеспечивает полноту отображаемой в отчетности информации.

Как составить объяснительную записку

Несмотря на различные требования к форме и виду объяснительной записки в разных организациях, есть и общие требования.

Адресат объяснительной

Зависит от размеров организации, а также от причины написания записки. Если предприятие или учреждение небольшое, объяснительную пишут на имя руководителя. В организациях со сложной структурой адресатом может быть руководитель подразделения (начальник цеха, управления, отдела, участка и т.д.).

Если речь идет об объяснительных записках по месту учебы, они обычно подаются на имя ректора или руководителя учебной части, директора школы. В детском саду – на имя заведующей.

Содержание объяснительной записки

Жестких общеприменительных нормативов для оформления объяснительной не существует, за исключением того, что писать ее нужно на листе А4. Считается, что составляться она может в свободной форме, но обязательно должна содержать такие данные:

адресат обращения – пишется в правом верхнем углу листа. Сначала указывается должность руководителя, на которого подается записка, — полностью, включая название организации. Затем – фамилия, имя, отчество руководителя. «Начальнику управления качества дирекции по обеспечению бизнеса ОАО «Первый металлист» Петрову Ивану Сидоровичу»;

автор обращения – должность, фамилия, имя, отчество. Допускается два варианта: «от менеджера отдела качества Иванова Ивана Ивановича» («от кого») и «менеджера отдела качества Иванова Ивана Ивановича» («чья»);

название документа – помимо общей категории — «Объяснительная записка» — нужно указать суть события – «об опоздании на работу», «о причинах отсутствия на рабочем месте», «о нарушении трудовой дисциплины» и т.д., с выравниванием по центру листа;

основная часть – текст объяснительной записки, который состоит из двух частей:

1. фактическая (изложение обстоятельств происшествия, даты, места, участников).
2. пояснения причин произошедшего.

В обеих частях стиль – строго деловой, без жаргонной лексики. Писать нужно от первого лица. Аргументация должна быть краткой, но убедительной. В качестве доказательств необходимо излагать подтвержденные факты, ссылаться на документы или на свидетельства других людей. Вывод в тексте не нужен, его будет делать адресат записки.

Дата написания записки – нельзя путать с датой события, которое вы объясняете, это имеет юридическое значение, речь о котором пойдет ниже.

Собственноручная подпись автора объяснительной записки. Факсимиле не допускается.

Приложения к объяснительной записке

Приложенные к объяснительной документы делают аргументацию максимально убедительной. В роли приложений могут выступать:

• справки (от врача, из ГИБДД, от представителя организации, которую посещал автор объяснительной и т.д.);
• акты (о произошедшей аварии на коммунальных сетях, о ремонте дороги и т.д.);
• сообщения в СМИ о событиях, на которые идет ссылка в объяснительной записке;
• другие документы.

Общая структура

Чтобы понять, как оформляется записка к курсовой работе, нужно изучить несколько её примеров или посмотреть специальные видеоуроки для студентов. Наиболее важным моментом является сохранение общей структуры документа, которая одинакова для любого проекта.

Содержание записки:

1. Титульный лист. Он является начальной страницей документа, и составлять его нужно по стандартному образцу. В каждом вузе есть свой пример оформления, поэтому не следует вставлять в записку первый попавшийся шаблон.
2. Реферат. В пояснительной записке эта страница отводится для написания ознакомительного текста, который поможет понять цели и задачи выполненной работы. Реферат должен быть максимально кратким и информативным.
3. Содержание. В этом разделе указывают номера страниц и всех структурных элементов записки (разделы, подразделы, пункты). Это нужно для того, чтобы преподаватель мог быстро находить нужную ему информацию.
4. Список условных обозначений. Если в записке студент использовал какие-либо сокращения, специальную терминологию или новые символы, то он должен перечислить их на отдельной странице. Делать это лучше в виде таблицы, состоящей из 2 колонок. В первой из них будут сокращения в алфавитном порядке, а во второй — их расшифровка.
5. Введение. Эта часть документа занимает не более 2 страниц. На них студент формулирует цели работы и описывает отрасль, для которой она предназначена.
6. Основная часть. Здесь подробно описывают ход выполнения работы, приводят расчёты различных параметров и указывают целесообразность внедрения предлагаемых новшеств. Основную часть проекта нужно составить так, чтобы в ней было чёткое разделение на пункты и подпункты.
7. Выводы. На этой странице студент должен вместить много различной информации. Здесь указывают суть предлагаемых новшеств, выгоду от их внедрения и приводят экономические данные, подтверждающие прибыльность проекта.
8. Список литературы. Его нужно написать на 1−2 листах. На них студент перечисляет все литературные источники, которые были использованы при выполнении работы (книги, документация, методические указания и прочее).
9. Приложения. Этот раздел завершает пояснительную записку. В нём помещают материал, который нельзя включить в основную часть проекта (например, из-за большого объёма).

Этапы написания

Процесс составления пояснительных записок делится на несколько этапов:

1. Формирование плана. По нему придумывается оптимальный текст. Все пункты должны располагаться в строгой последовательности. Первоначально заполняется титульный лист, после чего делается аннотация. После включается оглавление и ведение, а только потом идет основной текст, разбитый на отдельные главы. Все листы обязательно нумеруются, а в конце делается заключение и оставляется список литературы. При необходимости прикрепляются приложения.
2. Создание черновика. Перед формированием актуального текста желательно сделать черновик. Он основывается на целях и задачах, поставленных при написании дипломного проекта. Обязательно оцениваются и анализируются книги, которые использовались студентом. Центральным элементом записки выступает задача научно-исследовательской деятельности, которая должна быть достигнута выпускником. Все выводы, имеющиеся в документе, подкрепляются схемами, таблицами и правильными расчетами.
3. Написание основного текста. В ведении указывается причина выбора конкретной цели, а также перечисляются поставленные задачи. В заключении приводятся сведения о достижении целей создания проекта. Обычно бакалаврами делается записка на 30 страниц, а для магистров увеличивается объем до 80 страниц. Сюда включается не только текст, но и приложения, титульный лист, рисунки и дополнительные материалы.

От правильности составления данного документа зависит восприятие всей работы аттестационной комиссией.

Отличия «Р» от «П»

Здесь тоже у многих возникают затруднения.

Разработчики говорят: «и здесь и там планы, схемы, спецификация».

Вдобавок еще и ПЗ нужно писать зачем-то?

Ведь она уже готовилась в стадии «П».

На самом деле третий этап, в отличие от второго имеет ряд положений, по которым их сразу легко отличить.

• «Р» разрабатывается главным образом для исполнителей – строителей, монтажников. Здесь максимально подробно описаны проектные решения, тогда как в «П» они были только обозначены.
• Третья фаза проекта содержит чертежи коммутаций, профили коммуникаций, аксонометрию, спецификации и пр.
• Из «Рабочей документации» исключены многие пункты, к примеру, КЕО, ПОС, ИТМ ГОиЧС, ООС.

Кто и что поясняет в отчетности за 2020 год

Касаемо пояснений и пояснительных записок законодательство содержит только упоминание о том, кто не обязан прилагать к бухгалтерской отчетности подобный документ. Эта преференция принадлежит малым предприятиям (как правило, сдающим упрощенную бухотчетность) и не подлежащим обязательному аудиту.

Из чего логично сделать вывод, что все прочие отчитывающиеся какой-то вариант пояснений к отчетности должны подготовить и приложить.

Однако состав пояснительного документа и форма представления данных жестко не закреплены, и остаются на усмотрение составителя.

При этом в приказе Минфина от от 02.07.2010 № 66н есть рекомендованные табличные формы представления данных в пояснениях к бухгалтерской отчетности. Их можно взять за основу, изменять и дополнять по мере необходимости.

Кроме того, свобода выбора в раскрытии статей позволяет составителю отчетности использовать не все предложенные Минфином таблицы, а только те, данные в которых можно считать существенными для понимания общей картины по компании.

Что запомнить

Что же у нас получается?

С учетом изменений в ГОСТ 21.1101—2013 от 2013 г. этот документ был убран из общего перечня документации.

Нам достаточно ПЗ на этапе проектирования для уточнения всех вопросов.

Так, уважаемый читатель, выделим главную мысль нашего исследования.

Пожалуйста, всегда учитывайте это при разработке Вашего проекта.

Теперь, кто бы у нас ее не затребовал, можно смело сослаться на последние изменения упомянутого выше ГОСТа.

А он четко указывает на отсутствие затребованного у нас документа.

Но если вдруг мы – заказчик, то мы также не сможем затребовать пояснительную записку для этапа «Р».

Будем это помнить.

До встречи в следующей статье!

Выводы

Пояснительная записка к финансовой отчетности может оказаться весьма удобной и чрезвычайно полезной, если юридическому лицу необходимо обосновать или расшифровать определенные статьи баланса/ОФР.

Это часто делается для налоговой службы, инвесторов, других пользователей. Однако данное пояснение не считается обязательным документом.

Любой хозяйствующий субъект, отчитывающийся перед заинтересованными лицами, самостоятельно определяет, что именно и в какой форме нужно детализировать.

Существуют, конечно, некоторые рекомендации по этому поводу, но строгими указаниями, обязательными для исполнения, они не являются.

При подготовке каких-либо пояснений для внешних потребителей следует руководствоваться принципами целесообразности и существенности.