Как собрать команду, которая будет биться за прибыль. создаем отдел продаж

Постановка целей построения и организации отдела продаж

Прежде всего нужно представить себе итоговую цель. Схема построения отдела продаж будет варьироваться в зависимости от конечной задачи. Если вам не нужна масштабная структура, то вполне достаточно установить объем желаемого дохода по окончании конкретного периода. Но если вы замахнулись на звание лидера своей отрасли, то это потребует совершенно других усилий.

1. Цель стратегическая

   Опишите, как вы видите эволюцию системы продаж за определенный продолжительный период. Это может быть отрезок и в 5 лет, и в 20, и в 30. Каким должен быть и чего достигнуть отдел за этот период?

   Стратегия предполагает генеральное направление развития структуры на большом временном отрезке. При этом политика отдела, конечно же, должна соответствовать целям и миссии самой компании.

   Предположим, стратегией развития фирмы на 10 лет предполагается охватить 10 регионов страны, в каждом из них открыть по одному офису. При этом намечен и точный список городов, в которые планируется экспансия.

   Это значит, что для каждого филиала предстоит построение отдела продаж с нуля. Основные принципы этой работы необходимо соотнести со спецификой подразделения.

   Результат: информацию внести в таблицу, в которой будут представлены глобальные цели на длительный срок.

2. Цель финансовая (план продаж)

   Это конкретная сумма выручки или прибыли, которую руководство или владелец желает получить к определенному периоду. Другими словами, это план продаж.

   Ответьте себе на вопрос, какого результата вы хотите добиться через N лет путем построения отдела продаж? Еще один: по каким показателям можно узнать, что цель достигнута?

   То есть план построения отдела продаж должен базироваться на конкретных цифрах. Это может быть оборот в месяц, квартал или год, объем клиентской базы за эти же периоды, прибыль (валовая, чистая).

   Для достижения нужного результата четко пропишите цифры и параметры, которых вы хотите добиться в конкретный временной промежуток. Только ясные и точно обозначенные цели на каждом этапе позволят понимать, куда и как вы движетесь, и, соответственно, добиваться результата.

   Если вы установили конкретные планы по показателям, то будете видеть, какое количество сделок необходимо закрыть, какой объем продукта продать в определенный срок.

   Ошибка многих начинающих предпринимателей состоит в том, что, не имея представления, как справиться с построением отдела продаж с нуля, они вообще ничего не планируют. Мол, главное начать, а там уж как-нибудь и до планов дойдет. Чтобы успешно продавать, надо с самого начала разработать стратегию и составить план.

   Результат: информацию внести в таблицу, в которой будут представлены желаемые цифры по планам продаж на небольшие временные промежутки.

3. Цель сотрудника

   Для каждого специалиста необходимо установить личный план, в котором будут не только цифры по объемам индивидуальных продаж, но и другие показатели его работы.

   Все цифры привязаны к определенным временным промежуткам. Стандартно это месяц, квартал, полугодие и год. При очень больших объемах продаж есть смысл использовать более короткие периоды – день, неделя.

   Удобно при планировании использовать декомпозицию. Это значит, что цели, как индивидуальные для сотрудников, так и общие для всей компании, разбиваются на более мелкие промежуточные результаты. Так проще следить за ходом работы и становится более понятно, как достичь желаемого результата.

   При планировании нужно соблюдать логику определения целей. Соответственно, сроки тоже устанавливаются по тем же принципам.

   Результат: занесите информацию в таблицу, в которой представлены конкретные цифры по каждому сотруднику.

Правила осуществления контроля за отделом продаж

Ключевой принцип – не переборщить. Главная цель проверки – повысить КПД работы предприятия. Не стоит играть роль шпиона, дабы не вызвать коллективный бунт. Тогда вряд ли вы добьетесь позитивных результатов.

Прежде чем использовать определенную методику контроля, поставьте в известность подчиненных. Поясните цель своих намерений и отсутствие желания их в чем-то уличить. Для мотивации пообещайте бонус самым эффективным продавцам отдела, которых выявит проверка.

Не нужно начинать с каких-то радикальных мер (прослушивание, видеонаблюдение, шпионское ПО типа кейлоггера). Применяйте их лишь в крайнем случае с учетом объективной ситуации. Допустим, вы получили многочисленные жалобы клиентов на работу продавцов – это резонная причина для прослушивания телефонных разговоров.

Важно правильно устранять ошибки, включая собственные промахи. Когда закончите проверку, проработайте все узкие места и проведите обучение персонала

Скорей всего, потребуется обновление политики компании, введение системы штрафов или расширение списка поощрений. Если на протяжении контрольного периода проблемы не исчезли, меняйте менеджеров.

Система мотивации сотрудников

а) Ставка. Менеджеры редко соглашаются на работу только за процент, поэтому стоит всегда предлагать базовую ставку, но не слишком высокую, чтобы сотруднику хотелось стремиться к большему.

б) Комиссия. Здесь вам следует хорошо подумать, какой % от продаж вы можете себе позволить платить менеджерам по продажам. Как правило, чем выше процент, тем больше стимула у сотрудника совершать новые продажи.

в) Бонусы. Мотивируйте сотрудников дополнительными бонусами за новые показатели в продажах. Например, вы ставите план отделу продаж. И по выполнении плана или даже при его превышении, вы выплачиваете бонусы руководителю отдела и самому менеджеру.

Обучение. Рано или поздно вы столкнетесь с тем, что каким-то сотрудникам не хватает мотивации, а каким-то — знаний. Поэтому следует изначально собрать базу знаний для новых менеджеров и, конечно, организовать обучение для уже опытных продажников.

Чем стремительнее будет развиваться ваш бизнес, тем больше менеджеров по продажам вам понадобится. Поэтому предоставьте менеджерам больше свободы, как будто менеджер работает сам на себя в рамках вашей фирмы. Но не забывайте при этом замерять показатели эффективности работы каждого менеджера.

Общие функции руководителя отдела продаж

Успешная торговля начинается с разумного планирования. Оно бывает разным – общий бизнес-план, приготовления к переговорам, подготовка остальных мероприятий. Если РОП активно не участвует в этих вопросах, то результаты могут быть плачевны. Цель руководства в данном случае – сформировать детальный план удачного исхода ситуации. Он должен содержать четкий порядок действий для получения необходимых результатов.

Декомпозиция задач

В каждом бизнесе есть множество логически построенных цепочек, где каждое звено играет собственную роль. Это касается и общего план торговли с его дальнейшим разделением на более локальные, конкретные задачи. Данный процесс носит название «декомпозиция». То есть в функции руководителя отдела продаж входит рациональное распределение ресурсов с целью вписаться в свой же план. Намечая ежемесячное получение прибыли компании, РОП должен раскидать задачи так, чтобы выйти на ожидаемые показатели.

Мотивация сотрудников

Жизнь показала: стимулирование персонала может давать прекрасные плоды. Каждый из нас будет трудиться эффективно, если начальник жмет на правильные «кнопки». Его задача состоит не только в начислении зарплаты. Необходимо контролировать все действия сотрудников, чтобы вовремя увидеть и исправить их ошибки.

Чтобы мотивировать работников, нужно искать правильный подход к каждому из них. Хорошим стимулом становятся награды в виде бонусов, доплат и повышения оклада. Отличный способ нематериальных поощрений – дипломы, грамоты и отличительные знаки за выполнение поставленных задач. К примеру, статус лучшего сотрудника прекрасно побуждает человека к продуктивному труду.

Основные функции руководителя отдела продаж – наладить эффективную работу коллектива, создать единый и бесперебойный механизм. Потому что достижение главных целей невозможно без поддержки всей команды. РОП должен контролировать и сроки выполнения задач. Прежде всего, нужно сформировать регламент (распорядок дня), который будет ориентиром для сотрудников. Они легко поймут, что делать в каждой нестандартной ситуации.

Еще важный момент – снабдить продажников всем, что необходимо для работы. Это расширит их возможности, повысит качество продаж.

Администрирование

РОП должен быть в курсе всех процессов, происходящих в фирме. Важнейшие из них:

• составление отчетности по сделкам;
• проверка квалификации менеджеров;
• контроль за их активностью (ежедневно);
• оценка KPI сотрудников и продуктивности всего отдела;
• планирование торговли.

Выполняя функции руководителя отдела продаж, начальник может обеспечить слаженность работы коллектива и сохранить финансовый баланс компании. Кроме этого, он должен находить подход к трудным клиентам и уметь вести себя в нештатных ситуациях.

Обучение персонала

Пройти по конкурсу, чтобы попасть в отдел продаж, – лишь часть тернистого пути. Ведь настоящий продавец всегда стремится к новым знаниям и оттачивает собственное мастерство. Поэтому РОП должен обучать свою команду. А также контролировать работу подчиненных и помогать им находить, а после исправлять свои ошибки.

Не нужно забывать о мотивации. Указывая на оплошность продавца, необходимо делать это верно и тактично. Тематику учебы определяет направление бизнеса. Как правило, это основы прибыльных продаж, применение тех или иных приемов и умение налаживать контакты с покупателем.

Внутренние тренинги

Бесспорно, обучение не ограничено лишь ценными советами от РОП. Необходимы профильные тренинги и курсы. Внутрикорпоративные занятия проводятся обычно каждый день. На них работники осваивают методики продаж и получают основные навыки торговли. На тренингах нужно рассматривать нюансы достижения успеха и сложные вопросы

Тренинги должны затрагивать и некоторые тонкости успешной деятельности, и самые проблематичные вопросы, решение которых вызывает затруднения. К таким мероприятиям можно привлечь экспертов или провести занятия своими силами.

Наставничество

Многие РОП недооценивают важность личного общения с подчиненным. Играя роль наставника, гораздо легче и быстрее сделать из него успешного продажника

Главное найти верный подход. С помощью ценных советов и подсказок правильных решений начальник станет опытным советчиком для продавцов.

Не стоит игнорировать эту возможность. Не первый год наставничество входит в функции руководителя отдела продаж как одна из ключевых обязанностей. Иначе можно потерять доверие команды.

Выбор целей плана развития отдела продаж

Зачастую владельцы бизнеса не задумываются над тем, как правильно организовать работу отдела продаж. Они искренне полагают, что ничего сложного в этом процессе нет. Достаточно просто нанять несколько сотрудников, выделить им кабинет для работы, обеспечить каждого компьютером или ноутбуком и телефоном. Все. Пусть работают.

Неожиданностью для них становится неэффективность такого отдела. Если продукт не продает себя сам, то компания начинает испытывать дефицит клиентов.

А если и продает, то владелец, ощущая свою правоту, не предпринимает никаких действий для дальнейшего развития отдела. Сотрудники работают, что еще надо?

Понимание приходит лишь в тот момент, когда появляется более сильный и дальновидный конкурент и бизнес начинает чахнуть. Тогда-то предприниматель и задумывается о необходимости построения системы продаж. Увы, для некоторых осознание этого факта наступает слишком поздно.

Какова же цель формирования эффективного отдела продаж? Без ответа на этот вопрос владелец бизнеса не сможет грамотно организовать работу этого подразделения.

Прежде всего необходимо определить желаемый результат и в соответствии с этим выбрать варианты его достижения.

Небольшие фирмы могут просто обозначить величину прибыли, которую они хотят получить за конкретный период. Однако если компания ставит перед собой более амбициозные цели (например, занять лидирующее положение на рынке), то ей необходимо будет приложить чуть больше усилий для их достижения.

Цели бывают нескольких видов:

1. Стратегическая

Она ставится на достаточно длительный срок. Это может быть и пять лет, и пятьдесят. Она определяет, как будет выглядеть компания по истечении этого периода, каких высот она достигнет.

Стратегическая цель развития отдела продаж должна соответствовать общей стратегии фирмы, дополнять ее.

Приведем пример. Руководство фирмы приняло решение, что через пять лет их компания должна иметь 30 представительств в различных городах России, и определило их географическое расположение.

Следующим шагом должна стать разработка целей для каждого отдельного представительства (исходя из специфики их будущей работы и местоположения).

Результатом планирования станет таблица, в которой будут отражены все поставленные цели и сроки их достижения.

2. Финансовая (план продаж)

Постановка этой цели, как правило, не вызывает затруднений. Фактически это планирование будущих продаж.

Чтобы правильно сформулировать цель, достаточно ответить на два несложных вопроса:

• Какой результат мы хотим получить от создания отдела продаж через N лет?
• По каким критериям мы сможем определить, что результат достигнут?

Другими словами, план должен содержать конкретные показатели (число клиентов, количество сделок, объем проданной продукции и т. д.). Величина отдельного параметра в конкретный период – это и есть цель, к которой должны стремиться сотрудники отдела продаж. И чем она яснее, тем больше вероятность ее достижения.

Работники будут выстраивать свою деятельность исходя из того, какое количество сделок им необходимо закрыть в текущем месяце (квартале, году), какой объем продукции нужно реализовать в аналогичный период и т. д.

Не стоит откладывать планирование на потом. Этим грешат многие начинающие предприниматели.

Необходимо сразу «идти в бой», тогда отдел продаж будет функционировать именно так, как это требуется владельцу.

Итогом составления финансового плана развития отдела продаж станет создание таблицы и внесение в нее тех показателей, которые должны быть достигнуты работниками отдела в краткосрочной перспективе.

3. Цель сотрудника

Такая цель устанавливается для каждого отдельного работника.

Временные рамки самые различные – от одного дня до одного года. Их определение зависит от объемов работ, количества заказов и клиентов и т. д.

Целесообразно использовать метод декомпозиции для выявления результатов сотрудника по достижению поставленных индивидуальных целей.

Он подразумевает разбиение одного большого результата не несколько маленьких, что позволяет более наглядно продемонстрировать оставшееся к выполнению количество действий (показателей).

По итогам планирования создается таблица, в которую заносятся все личные цели работника.

Каждая последующая цель вытекает из предыдущей. Это должно быть учтено при установлении сроков реализации запланированных мероприятий.

Основные функции коммерческого отдела

Коммерческий отдел организации выполняет следующие функции:

• Обеспечивает финансовую и хозяйственную деятельность предприятия в части снабжения материальными ресурсами и техническими средствами. В зоне ответственности также лежит хранение сырья, реализация товаров на рынках и по заключенным контрактам, транспортное и административное хозяйственное обслуживание.
• Выполняет обязательства по договорам поставки товаров (по номенклатуре, качеству, ассортименту, объемам и срокам поставок и другим условиям контракта).
• Помогает разрабатывать стандарты по материально-техническому обеспечению качества продукции, организовывает хранение и транспортировку сырья, реализацию готовых товаров.
• Обеспечивает своевременное получение работниками компании заработной платы.
• Разрабатывает меры, позволяющие комплексно использовать материальные ресурсы.
• Совершенствует нормы расхода сырья, оборотных средств, материалов и запасов ценностей.
• Работает над улучшением экономического показателя и созданием системы индикаторов деятельности компании.
• Повышает эффективность производства, параллельно стремится укрепить финансовую дисциплину и предотвратить образование и уничтожение товарно-материальных ценностей сверх установленных нормативов, борется с перерасходом финансовых средств.

Функциональные взаимосвязи коммерческого отдела отражают ключевые потоки информации, материальных ресурсов и финансов, которые связывают его с другими подразделениями предприятия. Анализ этих взаимосвязей подтверждает тезис о том, что отдел продаж является центральным звеном компании.

Рассмотрим эти функциональные взаимосвязи:

Таблица наглядно показывает, что взаимодействия коммерческого отдела охватывают все подразделения предприятия.

Как мотивировать сотрудников в кризис

Отдел продаж нужно регулярно закалять. Даже вне кризиса они должны испытывать такое напряжение, будто вокруг кризис.

Очень хорошо сотрудников мотивирует приток новых продавцов и усиливающаяся конкуренция. Я провожу собеседование каждую неделю-две. Собеседую по 30 — 100 человек в неделю, чтобы отобрать самых лучших на рынке. Это свежая кровь, которая обеспечивает рост мотивации персонала и рост продаж.

Также система мотивации должна включать соревновательный аспект. Определите приз для лучшего менеджера по итогам месяца, например.

Очень важна прозрачность в оплате труда. Менеджер по продажам должен четко понимать сколько и за что именно он зарабатывает, чтобы еще до выдачи зарплаты он понимал, сколько денег получит. Тогда он мотивирован стараться лучше.

Зачем вам 5 отличных вратарей в команде продаж?

Хороший отдел продаж-это всегда команда. Только команда продаж добьётся выдающихся результатов в бизнесе. В отделе продаж должны быть свои вратари, защитники, полузащитники, нападающие. И тренер с помощниками, конечно.

Часть менеджеров в команде продаж предназначены для поиска новых клиентов. У них свои планы, показатели и мотивация. Это аналитики, которым поставлена задача: найти новых клиентов компании по предоставленному портрету целевого клиента. Например, «компании с производственными  площадями 3000 кв м и более».

Они должны знать где и как найти нужных потенциальных клиентов.  Нашли? Передайте в отдел первых продаж, другому типу менеджеров.

***

Другие менеджеры отвечают за первую (вторую, третью) продажу клиенту.  Это совсем другие по психотипу и навыкам люди. Они могут выйти на ЛПР, презентовать клиенту выгоды сотрудничества и сделать из потенциального клиента реального.

Третья категория менеджеров — это аккаунт менеджеры. Они должны уметь общаться с клиентами вдолгую. Строить отношения, удерживать клиента, развивать продажи клиента. Вся их работа направлена на то, чтобы:

1. не потерять порученного тебе клиента (обычно группу клиентов)
2. продавать больше и больше вверенным тебе клиентам

И всё, больше никаких задач для них не существует. Не надо искать новых, выходить на ЛПР и тп.

Подробнее про обязанности менеджеров по продажам можно почитать здесь

Вот эти три категории менеджеров и составляют продающую мощь компании.

Для того, чтобы все игроки команды продаж работали эффективно, необходимо создать механизмы контроля за их активностью. Очень полезно записывать и прослушивать разговоры всех  менеджеров. Поэтому в отделе продаж нужно добавить отдел (или сотрудника) контроля.

Руководит всем этим движением, конечно, РОП (руководитель отдела продаж). Это — дирижер отдела продаж. Он измеряет работу всех участков этого продающего конвейера и усиливает каждый отдел необходимым количеством менеджеров.

При росте количества менеджеров, увеличивается количество разговоров, которые нужно слушать. Если менеджеры ходят на встречи, стоит контролировать и эти мероприятия. Ходить вместе с менеджером или слушать аудиозапись встречи. Растет отдел контроля.

***

Эффективный отдел продаж должен состоять минимум, из 4-х человек. Ещё лучше, 7 менеджеров. По 2 в каждом отделе (разведчики, охотники, фермеры). Плюс 1, в отделе контроля. Плюс РОП.

Часто роль РОПа выполняет собственник компании. Это хорошо на начальном этапе развития компании, но плохо для развития продаж и роста компании.

Собственник-РОП почти всегда сам же и ограничивает рост своей компании. Ограничивает потому, что функции РОПа выполняет по остаточному принципу. Ведь у него много других «важных» дел.

Значение деятельности отдела продаж

Задача ОП – повысить показатели продаж своей компании. В больших организациях обычно формируют два подразделения – маркетинга и сбыта. В этом случае деятельность отдела продаж и работу маркетологов организуют их руководители. Для мелких фирм достаточно единственного торгового отдела.

Как известно, каждый бизнес ставит целью получение максимальной прибыли. Но для ожидаемого результата нужно регулярно контролировать объем продаж. Этим и занимается ОП, где есть продажники и маркетологи.

Определить, насколько продуктивен бизнес, позволят показатели его рентабельности, на которую как раз влияет обращение товаров (общая стоимость продаж). Выходит, что подразделения сбыта играют базисную роль в деле процветания торгующих компаний.

Часто, запуская бизнес, собственник интересуется, нужен ли компании отдел продаж и можно ли работать без него. Если фирма небольшая, то это допустимо при наличии в штате ключевых специалистов.

Но для крупного предприятия ОП необходим, поскольку руководство ставит цель – крупномасштабные продажи собственных товаров. Без специализированного отдела это сделать невозможно.

Обычно крупные компании имеют три смежные службы – контактный центр, подразделение продаж, отдел по работе с клиентурой. Чем занимается каждый из них, отражено в табличном виде.