Как вести книгу учета бланков строгой отчетности?

Заполнение книги

Инструкция заполнения:

1. Строка «Учреждение» должна содержать полное название компании либо данные предпринимателя, которые соответствуют учредительным документам. Например, индивидуальный предприниматель Серов Ф. К. или ООО «Восток».
2. Обязательно указывается название подразделения компании, которое оформляет журнал. Если организация не имеет структурных подразделений, в данной строке ставится прочерк.
3. «Дата открытия» – поле, в которое нужно внести дату начала ведения журнала. В большинстве случаев она будет совпадать с датой приема первых бланков. Также поле «Дата закрытия» впоследствии будет содержать число, месяц и год окончания ведения журнала.
4. «Код ОКПО». Это поле, которое должно содержать, в соответствии с уведомлением из Росстата, код ОКПО. В тех случаях, когда код не присваивался, в данном месте ставится прочерк.
5. «Номер счета». Данное поле заполняется только в том случае, если книга заводится в организации, ведущей бухгалтерский учет, тогда в большинстве случаев указывается номер «006» – забалансовый счет.
6. «Наименование». Данное поле служит для указания формы бланков. Это могут быть билеты, путевки, квитанции, абонементы и т. д.
7. «Код формы» – в этом поле вносится информация о коде бланков. В тех случаях, когда на самом документе строгой отчетности нет данного кода, в поле можно ставить прочерк.

Хранение и инвентаризация

Пункты с 14 по 16 Постановления касаются вопроса хранения бланков. В законодательстве конкретно прописаны требования. Прежде всего, стоит упомянуть, что предприниматель обязан создать условия для безопасного хранения БСО. После каждого рабочего дня бланки опечатываются и помещаются в сейф или надёжный ящик из металла, также предусмотрено хранение документов в специально предназначенных помещениях (например, в бухгалтерии).

Срок хранения бланков (копий или отрывных частей бланка) — 5 лет. По истечении месяца и после проведения последней инвентаризации документы можно утилизировать. Предварительно нужно составить соответствующий акт. Для неиспользованных бланков строгого ограничения времени хранения нет. Излишки или устаревшие формы БСО (с неактуальными данными ИП) уничтожаются также после инвентаризации и составления акта о ликвидации. Пример акта о ликвидации приведён ниже.

Инвентаризация бланков обычно проводится одновременно с инвентаризацией кассы. Таким образом, осуществляется проверка надлежащего исполнения требований по хранению и использованию БСО, выявляются остатки или недостача. Для проведения инвентаризации ИП необходимо утвердить инвентаризационную комиссию — указать участвующих лиц. Результаты фиксируются в форме ИВН-16, образец которой приведён ниже. При плановом проведении инвентаризации форма оформляется в двух экземплярах.

При выявлении недостатков БСО необходимо разобраться в причинах и применить необходимые меры для предотвращения повторения подобного в будущем. В законодательстве не предусмотрено ответственности за потерю бланков строгой отчётности, но предприниматель вправе применить дисциплинарное взыскание по отношению к ответственному сотруднику.

К слову о штрафах. За отсутствие книги учёта БСО или ведение её с нарушениями индивидуальный предприниматель может быть привлечён как к административной, так и к налоговой ответственности. По статье 120 НК РФ за грубое нарушение учёта предусмотрен штраф от 10 000 рублей (при нарушении в течение одного налогового периода) до 30 000 рублей (более одного налогового периода). При несоблюдении порядка и срока хранения отчётности может быть применена статья 15.11 КоАП и соответственно штраф (в отношении ответственного лица или индивидуального предпринимателя) в размере от 2 000 рублей до 3 000 рублей.

При всей простоте использования бланки строгой отчётности довольно требовательны в обращении. Индивидуальный предприниматель обязан вести подробный учёт БСО и соблюдать условия хранения. Ведение книги учёта БСО и частая инвентаризация — два обязательных процесса, сопровождающих работу с бланками строгой отчётности. При соблюдении установленного порядка обращения с данными документами ИП действительно может значительно упростить себе жизнь, исключив необходимость использования ККТ.

Как отразить БСО в бюджетном учете?

Балансовый учет.

В связи с применением в отношении БСО нового кода КОСГУ – 349 предполагается, что такие объекты должны входить в состав материальных запасов. Вместе с тем в п. 119 Инструкции № 157н прямо указано, что бланочная продукция строгой отчетности к материальным запасам не относится. Получается, что положения Порядка № 209н и Инструкции № 157н прямо противоречат друг другу.

Ясность вносят разъяснения Минфина в письмах от 26.04.2019 № 02-07-07/31230, от 14.03.2019 № 02-06-10/16864. Сообщается, что положения Инструкции № 157н следует применять совместно с СГС «Концептуальные основы», согласно которому имущество, отвечающее критериям актива, подлежит отражению на балансе на соответствующих счетах рабочего плана счетов бухгалтерского учета.

По мнению финансового ведомства, в составе группы материальных запасов по соответствующим счетам аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» учитываются материальные ценности, приобретенные (созданные) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения, в том числе поступившие на хранение, и в отношении которых определено материально ответственное лицо. К таким ценностям относятся, в частности, бланки строгой отчетности, приобретаемые учреждением в целях выполнения функциональной деятельности.

Исходя из этого, а также с учетом применения нового кода КОСГУ (349), введенного Порядком № 209н для отражения расходов на приобретение БСО, бланки строгой отчетности следует отражать на счете 0 105 36 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения».

Специалисты Минфина заявляют, что в целях устранения возникших противоречий при подготовке очередных изменений в Инструкцию № 157н будет уточнен порядок учета указанных материальных ценностей.

Забалансовый учет.

Таким образом, БСО списываются с балансового счета на забалансовый в момент их выдачи со склада материально ответственному лицу для использования в рамках хозяйственной деятельности. В данном случае стоимость выданных с мест хранения бланков следует одновременно отнести на расходы текущего финансового периода (по дебету счета 1 401 20 272 «Расходы материальных запасов текущего финансового года»).

Поскольку финансисты не указывают, каким документом оформляется выдача БСО со склада, по нашему мнению, для этого можно использовать требование-накладную (ф. 0504204), ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

По мнению Минфина, БСО за балансом следует учитывать до момента их оформления (передачи) по назначению либо списания. Аналогичные правила прописаны в п. 337 Инструкции № 157н. При этом в силу названной нормы учреждениям необходимо решить, по какой стоимости вести забалансовый учет БСО: в условной оценке или по стоимости приобретения бланков. Свое решение необходимо закрепить в учетной политике.

В случае принятия решения комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов о списании бланков строгой отчетности в результате их порчи, хищения оформляется акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

Если решение о списании принято в отношении бланков, находящихся на хранении (на складе) у субъекта учета, то их стоимость относится на расходы текущего финансового периода (по дебету счетов 1 401 10 172 «Доходы от операций с активами», 1 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами») (Письмо № 02-07-07/31230).

Рассмотри порядок отражения БСО на примерах.

* * *

С 2019 года учет БСО ведется по-новому: они включаются в состав материальных запасов. Поступившие на склад БСО следует учитывать на балансе на счете 1 105 36 000. При выдаче бланков со склада материально ответственному лицу для использования в рамках хозяйственной деятельности их стоимость списывается с баланса и одновременно учитывается на забалансовом счете . Учет БСО за балансом осуществляется до момента их оформления (списания).

В связи с введением новых правил положения Инструкции № 157н, противоречащие им, будут уточнены.

Сколько она хранится

Порядок хранения неиспользованных БСО и журнала учета соответствует форме сохранности кассовой наличности или ценных бумаг. Для защиты от хищения выделяется специальная комната или сейф, опечатываемый по окончании рабочего дня. Копии использованных бланков подлежат архивации в течение срока, установленного для первичных документов.

Срок хранения журнала законодательством четко не установлен. Предприятие может самостоятельно определить период хранения и закрепить его в учетной политике. Время архивации не может быть меньше срока, установленного для БСО. Первичные документы бухгалтерского учета подлежат сохранности не менее 5-ти лет.

Форма ваучера

Необходимость введения ваучеров на перенесенные мероприятия назрела во время пандемии. В связи с принятием ограничительных мер по нераспространению новой коронавирусной инфекции многие учреждения культуры закрылись для посетителей. А проводимые ими зрелищные мероприятия были перенесены либо вообще отменены.

Для того чтобы зритель не потерял затраченные средства, возникла идея выдачи ваучеров в обмен на ранее купленные билеты.

Правила выдачи и применения ваучеров на перенесенные зрелищные мероприятия описаны в Положении об особенностях отмены, замены либо переноса проводимого организацией исполнительских искусств или музеем зрелищного мероприятия, в том числе в части порядка и сроков возмещения стоимости билетов, абонементов и экскурсионных путевок на такие мероприятия, при угрозе возникновения и (или) возникновении отдельных чрезвычайных ситуаций, введении режима повышенной готовности или чрезвычайной ситуации на всей территории РФ либо на ее части, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 03.04.2020 № 442.

Схема применения ваучеров такова:

1) посетитель меняет ранее купленный билет на ваучер. Обмен осуществляется организацией исполнительских искусств, музеем или уполномоченным лицом по инициативе посетителя в день его личного обращения за обменом либо в день обращения через сайт, с помощью которого был оформлен и приобретен электронный билет;

2) ваучер обменивается на билет на действующее мероприятие. Обмен ваучеров на билеты начинается не позднее чем за 30 календарных дней до даты проведения перенесенного зрелищного мероприятия. Информация о начале обмена ваучеров также должна быть размещена на сайте учреждения культуры. Обмен ваучеров на билеты осуществляется в день обращения посетителя (лично или через сайт, с помощью которого был оформлен ваучер). Ваучер обменивается на билет (электронный билет), дающий право посетить перенесенное зрелищное мероприятие, дата и время которого были объявлены организацией исполнительских искусств или музеем, на условиях, сопоставимых с условиями посещения мероприятия согласно билету, который обменивался на ваучер. Такими условиями являются диапазон видимости и категория мест (ряд, зона, сектор, уровень зрительного зала) в рамках одного тарифа, ценовая категория билета, проведение мероприятия в том же населенном пункте.

В случае невозможности предоставить посетителю билет, дающий право посетить перенесенное зрелищное мероприятие на сопоставимых условиях, организация исполнительских искусств, музей или уполномоченное лицо без взимания доплаты предоставляют посетителю с его согласия билет, дающий право посетить перенесенное зрелищное мероприятие на лучших условиях (более высокая категория места).

Обменять на ваучер можно не только билет, но и абонемент и экскурсионную путевку по перенесенным зрелищным мероприятиям ввиду введения особых режимов.

Таким образом, ваучер письменно удостоверяет право посетителя обменять его на билет, абонемент или экскурсионную путевку на перенесенное зрелищное мероприятие. С учетом вышеизложенной схемы применения ваучера его форма содержит следующие реквизиты:

• серию, номер и дату выдачи ваучера;

• сведения об организации культуры (уполномоченном лице), выдавшей ваучер;

• вид БСО (билет, абонемент или экскурсионная путевка), на который ваучер будет обменян;

• название перенесенного зрелищного мероприятия, а также место его проведения;

• подробные реквизиты ранее приобретенного билета (абонемента, экскурсионной путевки), который был обменян на ваучер. В частности, указываются его серия и номер, стоимость, ряд и место в зрительном зале, первоначальная дата, когда должно было быть проведено мероприятие;

• Ф. И. О. посетителя, если билет (абонемент, экскурсионная путевка), который обменивается на ваучер, является именным;

• Ф. И. О. должностного лица, имеющего право подписывать ваучер. Подпись заверяется печатью (при наличии) организации исполнительских искусств, музея или уполномоченного лица (место для печати указано буквами «М. П.»). В случае если выдается электронный ваучер на перенесенное зрелищное мероприятие, такой ваучер подписывается электронной подписью («Э. П.») лица организации исполнительских искусств, музея или уполномоченного лица, выдавшего ваучер.

Поскольку разработанная форма ваучера подразумевает указание серии и номера документа, каждый напечатанный бланк ваучера является уникальным и не должен повторяться. Исходя из этого, по нашему мнению, бланки ваучеров, как и бланки билетов, абонементов и экскурсионных путевок, также следует относить к бланкам строгой отчетности.

Порядок заполнения

Систематизация данных осуществляется по наименованию, номерам, сериям бланков, присвоенных им при заказе в типографии или полученных от отраслевого ведомства. Записи в БСО и журнале при ручном способе заполнения ведутся без помарок и подчисток.

В журнале отражаются данные о приеме БСО и выдаче их ответственному лицу. Записи о приеме денежных средств в форму не вносятся. Операции ведутся в разрезе движения документов:

• Поступления. Указывается дата приема бланков, их наименование, номер, серия и количество, а также данные и подпись ответственного лица.
• Выбытия. Операция имеет документооборот, аналогичный приему.
• Списания. Заносятся сведения о причинах списания, документе (акте), на основании которого осуществляется операция.

Операция списания производится в отношении бракованных бумаг, числящихся на приходе. Ошибочно составленные бланки не выбрасываются, а прилагаются к книге учета. Списанию подлежат также формы, не используемые в деятельности, и копии БСО с истекшим сроком архивации. По окончании срока хранения бракованные документы уничтожаются по акту. Для процедуры выбирается комиссия, состав которой утверждается приказом по предприятию.

Процесс формирования книги в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Особенности журнала учета БСО для ИП

Ведение индивидуальными предпринимателями кассовой книги, не служит основанием для отказа от бланков строгой ответственности. В случае возможности выбора между ККМ и БСО (некоторые условия налогообложения предусматривают такой выбор), большая часть предпринимателей отдает предпочтение БСО.

Этому способствуют определенные преимущества:

• нет необходимости приобретения специального аппарата и чековой ленты;
• не нужно регистрировать аппарат в налоговой, заключать договор о его обслуживании с ЦТО и следить за исправностью;
• мобильность в использовании БСО. Удобно, при необходимости непосредственного выезда к клиенту.

Порядок применения квитанции

При реализации какой-либо услуги заполнение квитанции формы 0504510 является завершающим этапом. Первоначально организация или ИП предоставляет потребителю услугу, после чего клиент или заказчик передает уполномоченному действовать от лица компании сотруднику (обычно это либо непосредственный исполнитель заказа, либо бухгалтер или кассир) деньги. Затем данные о полученных средствах, наряду с другими обязательными сведениями, вписываются в квитанцию.

Далее информация о квитанции вносится в журнал учета платежных документов, с указанием номера бланка, лица, которое оплатило услугу, а также размера оплаченной суммы.

Следует отметить, что к оформлению квитанции следует относиться очень внимательно, необходимо избегать ошибок при ее заполнении и обязательно четко, в хронологическом порядке вносить данные обо всех выписанных квитанциях в журнал учета бланков документов.

В противном случае, при внезапной налоговой проверке, несоблюдение этих правил может привести к серьезным штрафным санкциям со стороны надзорных органов.

Бухучет: движение БСО

В бухучете движение бланков строгой отчетности отразите проводками:

Дебет 006 субсчет «БСО в бухгалтерии»

– оприходованы бланки строгой отчетности в забалансовом учете в условной оценке;

Дебет 006 субсчет «БСО в подразделении» Кредит 006 субсчет «БСО в бухгалтерии»

– переданы бланки строгой отчетности под отчет сотруднику подразделения;

Кредит 006 субсчет «БСО в подразделении»

– списаны бланки строгой отчетности в забалансовом учете.

Помимо бланков, выдаваемых покупателям вместо чека ККТ, на счете 006 учитывайте:

• чековые книжки;
• литровые талоны на бензин;
• трудовые книжки;
• путевки, полученные организацией в отделениях ФСС России;
• другие аналогичные документы.

После того как БСО заполнен, он становится первичным документом. Если такой документ был оплачен за счет организации и указывает на неисполненное обязательство по отношению к ней, то такие документы называются денежными и учитываются на счете 50-3 «Денежные документы». К таким документам относятся:

• проездные документы (авиа- и железнодорожные билеты);
• денежные талоны на бензин;
• путевки, приобретенные организацией;
• другие аналогичные документы.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении поступления и использования бланков строгой отчетности

ЗАО «Альфа» занимается оказанием услуг прачечной и использует бланки строгой отчетности.

23 августа «Альфа» приобрела 100 бланков строгой отчетности «Наряд-заказ», общая стоимость которых составила 236 руб., в том числе НДС – 36 руб. За оставшуюся часть месяца было выдано 28 бланков. Учет материалов организация ведет без применения счетов 15 и 16. На забалансовом счете бланки строгой отчетности учитываются в условной оценке 1 руб.

Доходы и расходы «Альфа» определяет методом начисления. Налог на прибыль платит помесячно. В связи с тем, что порядок учета расходов на бланки строгой отчетности в главе 25 Налогового кодекса РФ не установлен, в учетной политике для целей налогообложения «Альфы» было закреплено, что эти расходы включаются в состав материальных и являются косвенными при расчете налога на прибыль.

Приобретение бланков отразили в учете следующими проводками:

Дебет 10 Кредит 60 – 200 руб. (236 руб. – 36 руб.) – оприходованы бланки строгой отчетности;

Дебет 19 Кредит 60 – 36 руб. – выделен НДС с приобретенных бланков;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 36 руб. – принят к вычету НДС по бланкам;

Дебет 006 – 100 руб. – оприходованы бланки строгой отчетности за балансом в условной оценке;

Дебет 20 Кредит 10 – 56 руб. (200 руб./шт. : 100 шт. × 28 шт.) – переданы бланки строгой отчетности ответственному лицу;

Кредит 006 – 28 руб. – списаны выданные клиентам бланки строгой отчетности.

Данные бланки, изготовленные типографским способом, бухгалтер отразил в книге учета бланков строгой отчетности.

В налоговом учете стоимость 28 выданных бланков в сумме 56 руб. была учтена в расходах в августе.

Виды бланков строгой отчетности

Типовые формы квитанций утверждает специальная комиссия Минфина РФ, образцы разрабатывают различные министерства и ведомства для общего использования и разделения по услугам или сферам.

Конкретный список формуляров не установлен, бизнесмен определяет самостоятельно, какой вариант подходит к осуществляемому виду деятельности — квитанции, билеты, путевки и проездные, талоны, наряды-заказы. Эти формуляры предназначены для различных отраслей экономики.

Законодательная база разрешает применять бланки, не утвержденные правительством, но они должны быть изготовлены по правилам, с указанием обязательных реквизитов

Также важно соблюдать порядок регистрации, хранения или выдачи

Как показывает практика, сложно определить, что можно отнести к БСО, а что нет. Согласно закону, квитанции признаются документом строгой отчетности. У многих субъектов экономической деятельности возникает вопрос о принадлежности товарного чека к таким бланкам. Ответ кроется в самом чеке, поскольку он заполняется в произвольной форме и не содержит обязательных реквизитов ИП или организации, а потому БСО не является.

При оказании транспортных услуг путевой лист также не входит в число БСО. Этот первичный документ не имеет номера, защиты от копирования и прочих обязательных атрибутов.

Если вы не можете определиться с подходящей типовой формой, разработайте индивидуальный образец, но не забывайте, что документ должен содержать все реквизиты, установленные законом.

Предназначение БСО

Данные бланки считаются обязательными для фирм или ИП, которые имеют право не пользоваться кассовым аппаратом, а при этом их деятельность связана с предоставлением различных услуг частным лицам.

Важно! БСО выступают основой для грамотного видения бизнеса, а если в результате налоговой проверки будет обнаружено их отсутствие в компании, то это непременно приведет к начислению значительных по размеру штрафов. Клиенты разных организаций должны сохранять бланки наряду с обычными чеками

Эти документы выступают подтверждением получения услуги от конкретной компании, поэтому являются официальной документацией. Наличие БСО не может выступать основанием для организации для отказа от оформления других кассовых документов. К ним относятся разные кассовые ордера или ведение кассовой книги.

Когда можно использовать БСО? Фото:ppt-online.org

Плюсы и минусы использования БСО в процессе работы

К преимуществам применения данных документов относится:

• не требуется для расчетов с клиентами пользоваться кассовым аппаратом, для применения которого необходимо тратить достаточно много денег;
• работать с бланками намного проще, если предприниматель или компания специализируются на предоставлении выездных услуг, так как не требуется возить с собой дорогостоящее оборудование или заранее пробивать чеки;
• заполнять данные бланки довольно просто, поэтому с этим справится любой сотрудник организации.

Однако использование БСО обладает и некоторыми значительными минусами. К ним относится то, что пользоваться данными бланками разрешается исключительно в случае, если ИП или ООО специализируются на предоставлении услуг населению, а если ведется розничная торговля или работа осуществляется в других сферах деятельности, то придется пользоваться кассовым аппаратом или товарными чеками.

Учет бланков считается достаточно сложным и специфическим. Все документы должны храниться в течение пяти лет, причем не только оригиналы, но и копии. Создаются бланки определенным особым способом, поэтому приходится организациям периодически заказывать их.

Виды БСО

Существует несколько разновидностей данных документов. На территории РФ используются следующие виды:

• Квитанции, применяемые при предоставлении услуг населению государством, а наиболее популярными считаются коммунальные услуги.
• Проездные документы, представленные абонементами или билетами, являются основой работы разных общественных видов транспорта, причем они являются разрешением любого гражданина на использование конкретного вида транспорта. На этих документах непременно должна содержаться информация относительно номера и вида транспорта, стоимости проезда и пункта отправки и прибытия. Дополнительно прописываются страховые сборы, время отправки и иные сведения. Билеты предполагают разовое использование услуги, а абонементы выдаются на несколько поездок или посещений различных развлекательных или оздоровительных учреждений.
• Талон. Может иметь разное предназначение, причем обычно обладает небольшими размерами. Он выступает подтверждением того, что владелец данного платежного документа обладает правом получить какую-либо услугу или предмет.
• Путевка. Выдается человеку, отправляющемуся в командировку или же самостоятельно посещающему какую-либо организацию.
• Наряд-заказ. Он обладает значением договора, причем по нему предполагается выполнение определенной работы или оказание услуги. Непременно в этом документе должны иметься сведения относительно оговоренных ранее обязательств, стоимости услуги или техзадание. Нередко наряд-заказ может использоваться при оказании бытовых услуг населению.
• Путевой лист. Выдается людям, являющимся водителями различных видов транспорта. В этом документе непременно прописывается маршрут поездки, оптимальное количество топлива для поездки, а также иные указания к работе.

Таким образом, имеется достаточно много видов БСО, используемых в тех или иных ситуациях

Важно! Отсутствие разных путевых листов или иных видов БСО становится основанием для начисления существенных штрафов для компании или ИП налоговыми органами

Почему книга учета нужна не всем?

Книга учета необходима для контроля над использованием «строгой» документации, полученной налогоплательщиком у иных лиц. Законодательством предусмотрена вероятность использования таких бумаг не по назначению, т. е. с целью скрывания доходов. Хозяйствующий субъект учитывает каждый отдельно взятый задействованный или незадействованный бланк, и таким образом отображаются все сведения.

Следует обратить внимание на то, что пунктом 13 Положения №359 предусмотрено обязательное ведение учетной книги только для документов, изготовленных в типографии. Если в фирме используется автоматизированная система (например, Blanksomat), сведения о применении «строгой» документации фиксируются самой системой.. Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении: в каких случаях потребуется и как составить в соответствии с требованиями закона – узнайте тут

Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении: в каких случаях потребуется и как составить в соответствии с требованиями закона – узнайте тут.

Отображать при этом информацию в каких-либо журналах, представляющих собой бумажные носители, не нужно. Всегда можно вывести необходимые сведения и составить отчетность, поскольку в системе зафиксирован электронный журнал, который заполняется автоматически.

Рекомендации по ведению Книги учета

В большинстве случаев Книга учета готовится в печатном виде. Отдельные листы нумеруются и сшиваются в журнал. Документ заверяется подписью директора и главного бухгалтера (для организаций) или ИП. При наличии ставится печать.

Важно! В журнале учета содержится информация только о перемещении бланков. Денежные суммы отражаются в Книге учета доходов и расходов.

Порядок заполнения журнала нужно зафиксировать, подготовив постановление руководителя предприятия

Также директор назначает сотрудника, ответственного за заполнение документа и его сохранность. С этим работником заключается договор о материальной ответственности

Порядок заполнения журнала нужно зафиксировать, подготовив постановление руководителя предприятия. Также директор назначает сотрудника, ответственного за заполнение документа и его сохранность. С этим работником заключается договор о материальной ответственности.

В случае с организациями заполнение журнала чаще всего поручается работнику бухгалтерского отдела. Если речь об индивидуальном предпринимателе, работающем без сотрудников, оформлять документ он будет самостоятельно.

Ответственный за ведение регистра будет прикладывать к Книге учета:

• отрывные части выданных клиентам бланков;
• испорченные листки;
• экземпляры, которые в силу каких-либо причин не будут применяться по назначению.

Как бланки, так и журнал заполняются без помарок и исправлений. Когда допущена ошибка, листок перечеркивается. Испорченный экземпляр не выбрасывается. Его прикладывают к журналу, при необходимости пишут объяснительную. По истечении срока хранения в присутствии назначенной комиссии составляется акт, и списанные бумаги уничтожаются.

Поступление

Бланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).

Бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:

• форму книги по учету документов строгой отчетности ОКУД 0504819;
• форму книги учета бланков строгой отчетности ОКУД 0504045.

Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.

Это следует из пункта 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, и письма Минфина России от 31 августа 2010 г. № 03-01-15/7-198.

Учет бланков, изготовленных с использованием автоматизированных систем, ведется в автоматическом режиме посредством программного обеспечения, которое позволяет получить информацию о выпущенных бланках строгой отчетности. В связи с этим при формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:

• автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;
• при заполнении и выпуске бланка документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

Об этом говорится в пункте 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Поступление БСО оформите в тот же день актом приемки. Его можно составить, например, по форме, утвержденной протоколом ГМЭК от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001. Акт должен быть утвержден руководителем организации и подписан членами комиссии по приемке бланков строгой отчетности. Состав комиссии по приемке БСО закрепите приказом руководителя организации. Такие правила предусмотрены в пункте 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Обязательна ли регистрация БСО?

Действующим законодательством четко ограничивается перечень хозяйствующих субъектов, имеющих возможность вести расчеты наличными денежными средствами с покупателями без применения аппаратов ККТ.

К таким субъектам относятся:

• частные предприниматели;
• организации, оказывающие населению различные услуги;
• предприятия, осуществляющие определенные виды хозяйственной деятельности, список которых ограничивается актуальными нормативно-правовыми актами.

Принимая наличность у физических лиц при расчетах за товары, услуги, работы, такие хозяйствующие субъекты могут не пробивать кассовые чеки через аппараты ККТ, а оформлять получение денег за проданный товар посредством заполнения бланков строгой отчетности.

По сути, БСО представляет собой квитанцию определенного образца, официально удостоверяющую факт получения денежной наличности хозяйствующим субъектом от покупателя – физического лица. Как заполнить БСО?

Такой расчетный документ всегда оформляется получателем денежных средств в двух равнозначных экземплярах:

• первый документ остается у продавца – хозяйствующего субъекта, получившего наличные деньги от физического лица;
• второй передается покупателю – физическому лицу, уплатившему определенную сумму денег за приобретенный товар.

Получается, что бланк строгой отчетности – это полноценная замена кассовому чеку в ситуации, когда хозяйствующий субъект (продавец) законно не использует ККТ для регистрации всех фактов наличного расчета за проданные товары.

Использование БСО в наличных расчетах с физическими лицами регламентируется специальными положениями действующего законодательства.

Таким образом, каждый бланк строгой отчетности, заполняемый организацией или ИП при получении наличных денежных средств от физического лица, должен своевременно и корректно учитываться в этом регистре.

Если организация использует бланки строгой отчетности, ведение журнала учета БСО является обязательным.

Если налоговая проверка выявит отсутствие данного регистра у организации, применяющего БСО, предприятие и его должностные лица (руководитель, главбух) могут быть оштрафованы.

Правила ведения

Надо отметить, что бланки строгой отчетности на бумажных носителях могут приобретаться в специализированных магазинах, самостоятельно разрабатываться хозяйствующими субъектами или, как вариант, распечатываться ограниченными тиражами в типографиях.

Такие бланки тиражируются по конкретной хронологии, обязательно нумеруются и, конечно же, регистрируются (учитываются) в соответствующем журнале.

В журнал учета БСО вносятся все сведения, касающиеся фактического применения организацией или ИП данных документов. Прежде всего, речь идет о регистрации фактов поступления (приобретения, распечатки) и расходования (использования, списания) подобных бланков.

Иначе говоря, в этом журнале отражаются сведения обо всех перемещениях БСО (их получение, регистрация, выдача) на предприятии, а также данные об изменении их имеющегося количества.

В журнал учета не следует вносить сведения о поступлении и расходовании наличных денег и суммах кассовых транзакций, оформленных посредством заполнения БСО.

Факты принятия и выплаты денежной наличности учитываются иными регистрами (например, в книге учета доходов и затрат).

Как правило, срок действия документального регистра поступления и использования БСО самостоятельно ограничивается руководителем.

Обычно такой журнал действует в организации на протяжении одного года или конкретного налогового периода.

Когда действующий регистр завершается, открывается и ведется новая книга.

Пока журнал действует, он должен находиться в бухгалтерском отделе у ответственного специалиста. Когда журнал полностью завершается, он передается в архив организации, где и хранится минимум 5 (пять) лет.

Ошибки и ложная информация не допускаются в этом журнале. Их исправление осуществляется общепринятым способом:

• неверные данные перечеркиваются;
• рядом указываются корректные сведения;
• стандартная формулировка о том, что сделанному исправлению можно верить;
• указываются дата совершенного исправления, подпись ответственного работника, печать хозяйствующего субъекта.