Сведения о среднесписочной численности работников кнд 1110018

Кто должен представлять сведения о численности сотрудников

Отчет утвержден еще в 2007 году. Бумажная форма – приказом ФНС №ММ-3-25/174@ от 29.03.2007 года, а сведения в электронном виде – приказом ФНС №ММ-3-13/421@ от 10.07.2007 года. Сведения подаются на одном листе.

Казалось бы, и так понятно, кто должен представлять контролирующему органу данную форму, однако и здесь есть свои нюансы.

Естественно, форму должны формировать и сдавать все работодатели, к которым относятся:

• Компании, у которых трудоустроены сотрудники
• Индивидуальные предприниматели, которые используют труд наемных работников

Несмотря на эти очевидные случаи, есть письмо Минфина №03-02-07/1/4390 от 04.02.2014 года, где четко указано, что организации, где нет наемных сотрудников, также сдают сведения в налоговую инспекцию. Этот же факт подтверждает и пункт 3 статьи 80 НК РФ.

В случае, если у организации работников нет, то сведения подаются по той же форме, заполняются аналогично полноценному отчету, только в соответствующей графе, где необходимо указать численность персонала будет стоять 0. Такой отчет считается нулевым.

Сроки подачи сведений в налоговую инспекцию

Отчет является годовым, в большинстве случаев сдается 1 раз в год, однако бывают и другие случаи.

Рассмотрим сроки подачи формы отчета в таблице.

Условия подачи отчета	Сроки подачи
Формирование отчета по итогам года	1 раз в год, до 20 января
Если организация только зарегистрировалась или была реорганизована	Для новых (реорганизованных) компаний предусмотрена первая подача сведений в течение 20 дней после месяца регистрации. По итогам года такая организация подаст сведения на общих основаниях, до 20 января
В случае ликвидации организации или прекращения деятельности предпринимателя	Сведения подаются не позднее, чем дата ликвидации организации или предпринимателя

Как видим, сроков подачи несколько, главное не забыть даты сдачи отчета в разных ситуациях.

Конечно, большинство организаций сдаются раз в год, но исключения есть.

Как заполнить отчет по форме КНД 1110018

Бланк форма КНД 1110018 не представляет большой сложности при заполнении. Но перед тем, как это делать, нужно выполнить определение самого значения средней численности по списку.

В верхней части бланка проставляются коды ИНН и КПП, а рядом — номер листа. Он всегда будет 001. Необходимо помнить что если бланк заполняет компания, у нее в поле ИНН будут две пустые клетки, которые нужно просто прочеркнуть. Если же отчет составляет ИП, то у него будет отсутствовать код КПП, который также целиком прочеркивается.

На следующем этапе в документ вписывается ФНС, куда направляется бланк — сначала это необходимо сделать словами, после чего проставить код цифрами.

Далее в бланк заносится полное обозначение организации либо Ф.И.О. ИП. Эта информация записывается без сокращений, как она указана в регистрационных документах.

Следующим шагом нужно внести дату, по состоянию на какую предоставляются сведения:

1. В случае, когда составляется плановый годовой отчет, то сюда вписывается 1 января текущего года.
2. Если же сдача отчета выполняется по причине создания субъекта бизнеса, либо его закрытия, то здесь нужно указать 1 число месяца, идущего за месяцем данного события.

На следующей строке располагается поле, в которое нужно вписать численность. Оно заполняется слева направо, если какие-либо клетки останутся пустыми, их необходимо прочеркнуть.

Нижняя часть отчета делится на две части, субъекту бизнеса необходимо заполнять только левый столбец.

Заполнение зависит от того, кто предоставляет заполненный бланк:

• Сам директор проставляет свои ФИО, дату подачи документа и визирует личной подписью;
• Предприниматель должен указать дату сдачи и завизировать подписью;
• В случае, когда отчет сдается по доверенности, необходимо указать ФИО доверенного лица либо наименование компании. Также указывается дата сдачи и все визируется подписью. В нижней графе необходимо проставить данные об оформленной доверенности. Сам бланк доверенности прикрепляется к бланку как приложение.

Нюансы расчёта

При расчёте численности работников следует учитывать некоторые осбенности процедуры:

1. Если организация/предприниматель действует неполный месяц, при расчете численности берется число дней по календарю за месяц. Такая ситуация возможна у нового предприятия, у предприятия, работающего сезонно. Пример: предприятие зарегистрировали 18 сентября с сотрудниками в количестве 20. Численность за сентябрь = (20 чел. х 13 д.) / 30 д. = 8,66 чел., округляем до 9.
2. Если организация/предприниматель действует неполный год, при подсчете всё равно делим на 12 месяцев.
3. Если была процедура реорганизации или ликвидации, необходимо учитывать при расчете данные предшественников.
4. Если работа на предприятии была приостановлена, применяются общие правила.
5. Если работники работают по своему желанию неполный день, то в списочной численности они учитываются как целая единица, а в среднесписочной пропорционально времени работы. При этом следует помнить, что если неполное время работы связано с законом или инициативой работодателя, то такие лица учитываются как единица всегда.

Совместители

Учет ведется в зависимости от вида совместительства. Совместители внутреннего характера принимаются за единицу невзирая от того, на какую ставку оформлены. Совместители внешнего характера не считаются, так как их учитывают на основной работе.

Декретницы

Лица, находящиеся в декретном отпуске учитываются по-разному в зависимости от вида численности.

Так же в эту категорию входят лица, находящиеся в отпусках по уходу за детьми и по усыновлению.

Уход за детьми — незыблемое право работника. Читайте, возможно ли увольнение беременной на испытательном сроке. Снятие ККТ с учёта в налоговой обязательно во многих случаях. Подробнее в статье.

Кредит для ИП от Сбербанка получить не сложно. Инструкцию смотрите здесь.

Неполная ставка

Сотрудники, переведенные руководством на неполное время работы или оформленные с сокращенным по законодательству (например, инвалиды, несовершеннолетние лица, кормящие матери) временем работы, принимаются за единицу.

Сотрудники с неполным рабочим днем по своему желанию, берутся при расчете:

• пропорционально рабочему времени – при подсчете среднесписочной информации;
• как единица в день – при подсчете списочной информации.

При подсчете среднесписочной численности в месяц для лиц с неполным рабочим днем следует руководствоваться следующей формулой:

время работы таких сотрудников в часах за месяц всего / длительность в часах дня работы / установленное количество дней работы в месяце.

Например, на 0,5 ставки сотрудник (при 20 рабочих днях в месяце): 80/8/20 = 0,5

Бланк отчёта

Отчёт СЧР сдают  по форме КНД 1110018 на бланке, утвержденном приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации по заполнению формы приводятся в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД 6-25/353@.

Отчёт о среднесписочной численности для вновь созданных организаций состоит из одного листа и имеет достаточно простой вид.

В верхних строках формы (поля для заполнения выделены цветом) указывают ИНН и КПП юридического лица. Наименование ИФНС вписывается полностью с указанием номера и кода налогового органа. Наименование общества приводится полное, например, не «ООО «Альфа», а «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа».

Единственный значимый показатель отчёта СЧР – это среднесписочная численность, подсчитанная в соответствии с Указаниями № 711. Если сведения сдаются за прошедший календарный год, то в полях даты указывают 1-ое января текущего года. Сведения подписывает руководитель юридического лица, но это может сделать и доверенное лицо. При сдаче отчёта по доверенности надо вписать реквизиты этого документа и приложить копию.

Отчёт о среднесписочной численности для вновь созданных организаций отличается от обычного ежегодного отчёта только датой

Обратите внимание на сноску, отмеченную знаком (*), — количество персонала указывается не на 1-ое января текущего года, а на 1-ое число месяца, следующего за месяцем, в котором ООО было зарегистрировано. Например, если компания зарегистрирована 10 января 2021 года, то численность штата указывается по состоянию на 1 февраля 2021 года

Приводим образец заполнения отчёта о средней численности работников вновь созданного ООО, в котором трудовой договор заключен только с генеральным директором.

Как и куда предоставлять информацию?

Заполненный бланк можно сдать самостоятельно в налоговую службу или направить по почте, сделав опись вложения.

Подача информации возможна и в электронном виде. При этом делать выбор между электронным и бумажным способом подачи могут все налоговые плательщики, в том числе те, у кого среднесписочное количество работников перевалило за сто человек.

Сдача бланка выполняется по месту госрегистрации предприятия или по месту жительства индивидуального предпринимателя. Компании с обособленными филиалами предоставляют сведения по тому месту, где был поставлен на учет головной офис.

Как рассчитывается численность работников

Несмотря на кажущуюся простоту заполнения одностраничного бланка, важно правильно посчитать значение СЧР. Рассмотрим формулу и разберём несколько примеров

Чтобы узнать значение СЧР за год, нужно сложить количество всех работников за каждый месяц и разделить на 12.

То есть: (численность работников за январь + за февраль … + за декабрь) / 12 = среднесписочная численность работников.

Разберём примеры:

1. В компании работает 5 сотрудников. В течение года количество работников не менялось. Тогда: (5 х 12) / 12 = 5. Значение в бланке будет равно 5.
2. С января по май в компании работало 10 человек, с июня по октябрь — 9, с ноября по декабрь — 12. Считаем (10 х 5 + 9 х 5 + 12 х 2) / 12 = 9, 91. Значение округляется до 10, в бланк вписывается число «10».

После того, как вы вычислили среднее число работников по специальной формуле, проблем с заполнением возникать не должно.

Способы передачи отчета в контролирующие органы

Как и многие другие отчеты, сведения о численности можно отправлять в налоговую инспекцию разными способами:

Форма подачи	Что делаем
Лично	Для тех, кто не любит электронный документооборот и не хочет терять время и деньги на почте, остается распечатать отчет и оправиться в налоговый орган лично. После общения со специалистом, налогоплательщик станет счастливым обладателем своего экземпляра с отметкой о сдаче. Специалист примет отчет на бумаге, только если численность работников не превышает 25 человек
В электронном виде	Самым удобным способом является передача отчета посредством сети Интернет. Это быстро, удобно и надежно, а кроме того отпадает необходимость отслеживания актуальной формы отчета. Сдавать сведения в электронном виде необходимо всем компаниям, у которых численность сотрудников превышает 25 человек
По почте	Ну и на крайний случай остается вариант отправки отчета по почте. Кстати, он не так плох, если вдруг бухгалтер вспомнил о сдаче отчета вечером 20 января. Ведь дата отправки по почте и будет являться датой предоставления отчета. Данная возможность распространяется только на налогоплательщиков, у которых численность работников меньше 25 человек

Общие принципы заполнения сведений

Заполнение формы сведений ничем не отличается от других отчетов, которые подаются в налоговую. Общие требования ко всем отчетам, применяемые и к данной форме, следующие:

1. Форма заполняется либо на компьютере, либо вручную
2. На компьютере сведения заполняются в специальной программе, либо данные вносятся в бланк, скачанный на просторах интернета. При заполнении с использованием программных средств есть возможность сразу проверить отчет на предмет ошибок и убедиться, что все заполнено верно
3. Если отчет будет подаваться на бумаге, то поля формы заполняются ручкой, паста должна быть черного или синего цвета
4. Нельзя делать исправления и помарки, использовать штрих
5. Для каждого символа предусмотрено свое поле
6. Пустые клетки и поля заполняются прочерками
7. Не забываем, что на отчете обязательно должны быть подпись руководителя и печать. Иначе сведения буду считаться несданными

Как видим, основные моменты стандартны, применяются ко всем отчетам для налоговой инспекции

Бланк СЧР 2020 года

Бланк 2020 года точно такого же образца, который был утверждён приказом ФНС от 29.03.2007, никаких изменений за это время в него не вносилось. Это простой для заполнения одностраничный отчёт, похожий на титульный лист налоговых деклараций.

В полях для заполнения (выделены цветом) указывают:

• ИНН налогоплательщика и КПП организации;
• название, номер и код налоговой инспекции, куда подают отчётность;
• полное наименование общества с ограниченной ответственностью или ФИО индивидуального предпринимателя;
• дату, по состоянию на которую подают данные;
• рассчитанная СЧР;
• дату подачи отчёта;
• подпись ИП или руководителя ООО (руководитель организации, кроме того, указывает полностью своё имя);
• полное имя, подпись доверенного лица и реквизиты доверенности (если форму сдаёт не руководитель).

Правый нижний блок заполняет только налоговый инспектор.

Обратите внимание: если вы сдаёте сведения о численности вновь созданного ООО, то дату указываете на 1-ое число месяца, следующего за месяцем регистрации, а не на 1 января текущего года. В самом бланке об этом есть специальная сноска

Ответственность за нарушение сроков подачи сведений

Отетстенность за просрочку подачи сведений ФНС предусмотрена не только Налоговым кодексом, но и КоАП

За нарушение сроков (то есть, просрочку или неподачу) для компаний и ИП предусмотрено сразу два вида ответственности:

1. Налоговая (ст. 126 НК) — непредоставление (просрочка подачи) данных о среднесписочной численности влечёт за собой штраф в размере 200 р.
2. Административная (ст. 15.6 КоАП) — должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 300 до 500 р.

Рассчитать среднесписочное количество работников — задача незамысловатая. Однако это утверждение верно лишь для случаев, когда ответственный специалист осведомлён обо всех нюансах подсчёта — каких работников следует включить, а каких исключить, как учитывать численность за выходные дни, за неполный месяц работы организации и пр. Кроме того, во избежание применения штрафных санкций следует строго блюсти сроки подачи отчётности в государственные органы.

Как определить среднесписочную численность?

Чтобы справка о штатной численности, образец далее, была составлена корректно, необходимо правильно вычислить показатель СЧ компании. С 2018 г. при определении значения следует руководствоваться положениями Приказа № 772 от 22.11.17 г. Предыдущие Приказы № 428 от 28.10.13 г., 498 от 26.10.15 г. утратили свое действие.

В соответствии с п. 79.7 Приказа № 772 годовой показатель СЧ определяется посредством суммирования ежемесячных схожих показателей и последующего деления полученного количества работников на 12. Формула имеет следующий вид:

СЧ годовая = (СЧ за январь + СЧ за февраль + … + СЧ ноябрь + СЧ декабрь) / 12.

С годовым показателем все понятно – главное, знать значения за каждый месяц. А как вычислить СЧ по месяцам? Для этого суммируются показатели численности списочной за каждый день (календарный) определенного месяца, а затем рассчитанное таким образом значение делится на соответствующее количество дней (календарных) за месяц. Учитываются не только рабочие дни, но и все праздники, воскресенья и субботы.

Какие категории персонала фирмы подлежат и не подлежат включению в численность списочную? Ответ дан в п. 77-79.3 Приказа № 772. К примеру, учитываются при расчете этого показателя наемные специалисты по ТД, командировочные лица, оформленные на неполное время, находящиеся на больничных, взятые в штат на условиях испытательного срока, находящиеся в декретных отпусках и т.д. Не учитываются внешние совместители; лица, взятые по ГПД; переведенные в иные компании без сохранения заработка; военные служащие во время исполнения обязанностей по службе и др.

Для чего налоговой службе нужна информация о количестве работников

Сдача данной формы отчётности является требованием налогового законодательства. Однако не все понимают, с какой целью контролирующий орган собирает эту информацию. Документ решает 2 задачи:

1. Определение формы сдачи налоговой отчётности. В настоящее время организации, чья среднесписочная численность наёмных сотрудников превышает 100 человек, обязаны сдавать налоговую декларацию исключительно в электронном виде. Предприниматели и компании с меньшим числом наёмных работников вправе выбирать между электронной и бумажной декларацией.
2. Проверка СЧР необходима контролирующим органам для установления законности выбранного режима налогообложения. Например, при патентной системе налогообложения численность работников не должна превышать 15, при упрощённой и вменённой — 100.

Предприниматели и компании с меньшим числом наёмных работников вправе выбирать между электронной и бумажной декларацией.

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ СТАНДАРТА СОСТАВА, СТРУКТУРЫ, ПОРЯДКА ФОРМИРОВАНИЯ И ВЕДЕНИЯ ВЕДОМСТВЕННОГО КЛАССИФИКАТОРА НАЛОГОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В соответствии с пунктом 4 статьи 31 Налогового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3824; 2016, N 27, ст. 4177) приказываю:

1. Утвердить Стандарт состава, структуры, порядка формирования и ведения ведомственного классификатора налоговых документов согласно приложению к настоящему приказу.

2. Структурным подразделениям центрального аппарата ФНС России в вопросах, касающихся разработки и применения форм налоговой документации, а также использования сведений, содержащихся в ведомственном классификаторе налоговых документов, руководствоваться настоящим приказом.

3. Управлению стандартов и международного сотрудничества (Д.В. Вольвач) обеспечить:

3.1. Методологическое сопровождение соблюдения Стандарта состава, структуры, порядка формирования и ведения ведомственного классификатора налоговых документов.

3.2. Ведение ведомственного классификатора налоговых документов ФНС России.

4. Управлению стандартов и международного сотрудничества (Д.В. Вольвач) совместно с Управлением информационных технологий (Т.В. Матвеева) организовать в установленном порядке автоматизацию ведения ведомственного классификатора налоговых документов в программном обеспечении системы централизованного ведения нормативно-справочной информации АИС “Налог-3”.

4. Признать утратившим силу приказ Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 12.10.1999 N АП-3-14/319 “Об утверждении положения об унифицированной системе и классификатора налоговой документации МНС России”.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего вопросы организации разработки и внедрения системы стандартов деятельности и менеджмента качества ФНС России.

Руководитель Федеральной налоговой службы М.В. МИШУСТИН

УТВЕРЖДЕН приказом ФНС России от “__” _______ 2017 г. N ____

Новая форма КНД 1110018: налоговая отчетность по среднесписочной численности работников

Информация, предоставляемая вами о среднесписочной численности персонала, необходима для ведения статистики и контроля вашего бизнеса налоговой инспекцией. Участковым налоговым инспектором принимается отчет данных о численности персоналу по среднему списку за предыдущий календарный год (статья 80 НК РФ).

• Сдавать ДО 20 января текущего года.
• ИП, работающие без работников с 2014 года освобождены от сдачи среднесписочной численности.
• Филиалы зарубежных компаний также обязаны подавать данный отчетный документ.

Советы к заполнению формы

Налоговая инспекция принимает отчеты с вписанными разборчивыми данными черной пастой. Бланки, заполненные другими цветовыми вариациями, не будут рассмотрены. Записывайте информацию в ячейках и строках по-максимуму разборчиво. Налоговики не должны чувствовать себя графологами.

Если вы являетесь продвинутым компьютерным пользователем, смело заполняйте бланк с помощью редакторского софта. Налоговики принимают распечатанные формы, заполненные печатным шрифтом 18 Courier New.

Коды ИНН, КПП и налогового органа

Каждая фирма имеет свои особенности учета. Заполняя поле идентификационного номера плательщика налогов (сокращенно – ИНН), который присваивается юридическим и физическим лицам, начинайте вписывать цифры кода от крайней левой квадратной ячейки. Графа «КПП» предназначена только для организаций. ИП не нужно заполнять это поле.

Учтите! Если в вашем коде меньше цифр чем ячеек, нужно сначала проставить нули, а затем – цифровые значения ИНН. Код налоговой инспекции вашего участка всегда состоит из четырех цифр.

Названия организаций

Немного упростите для себя процесс заполнения в блоках, где это возможно. В поле о наименовании налогового органа не обязательно вписывать полное название. Понятно, что места не так и много, чтобы вписать всё. Сократите название – впишите аббревиатуру согласно общепринятым правилам.

Важно! Это правило упрощения не распространяется на заполнение названии вашей организации. Название фирмы должно быть записанным полностью по уставной документации

Данные о предпринимателе

ИП четко вписывает свои ФИО без каких-либо сокращений. Если документы подает его представитель, нужно заполнить в соответствующих графах его полные ФИО и данные о документе, удостоверяющего его личность.

Другие важные детали

О показателе численности. Единственной расчетной цифрой отчета может быть показатель численности по среднему списку за предыдущий год. Его нужно проставить в целых числах. Для точного подсчета данных, воспользуйтесь примером вычисления среднесписочной численности работников.

Проставляем дату. Заполненный бланк нужно подать строго до двадцатого января текущего года. Обязательно укажите в отчете, что данные подаются по состоянию на первое января.

Пусть вас не сбивает с толку реальная дата составления вашего отчета. В случае, когда фирма переживает процесс реорганизации, отчет предоставляется до двадцатого числа следующего месяца после завершения всех процессов.

К примеру, ваша фирма реорганизована в марте – отчет о численности нужно подать до 20 апреля.

Заполняем только свои графы. Налогоплательщику не стоит лезть в блоки, предназначенные для представителя инспекции.

Как правильно подать готовую отчетную форму?

Когда все графы бланка заполнены, его нужно подписать вручную. Только при таком условии инспектор примет ваш годовой отчет к рассмотрению. Вам не обязательно личной персоной появляться в налоговой службе, чтобы сдать документ. Оправьте его почтой как ценное письмо с уведомлением, конечно, с учетом даты почтового штемпеля.

Дельный совет! Опытные бизнесмены, которые не любят простаивать в переполненных коридорах налоговой, советуют в конверт вложить заверенный штампом почтового отделения бланк описи вложенных документов. Налоговый инспектор лишний раз убедится, что все документы на месте.

Что если вы просрочили представление вышеперечисленных сведений?

За несвоевременную подачу или игнорирование предоставления отчета для налогового контроля бизнес-деятельности, вы рискуете быть оштрафованным на сумму около 200 рублей. Худший вариант развития событий – административное наказание.

Кто сдает и для чего необходимо знать численность работников согласно КНД 1110018

Обязанность предоставления работодателями отчетности о списочном составе установлена третьим пунктом ст. 80 НК РФ . Сведения, указанные в ней, нужны для ведения статистики и контроля бизнеса налоговыми органами.

Способы подачи СЧР в 2021 году

Среднесписочную численность можно подать:

1. В бумажной форме (в 2-х экземплярах). Один экземпляр останется в налоговой, а второй (с необходимой пометкой) отдадут обратно. Он будет служить подтверждением того, что вы сдали декларацию.
2. По почте регистрируемым отправлением с описью вложения. В этом случае должна остаться опись вложения и квитанция, число в которой будет считаться датой сдачи численности.
3. В электронном виде по интернету (по договору через оператора ЭДО или сервиса на сайте ФНС).

Обратите внимание

, при подаче сведений СЧР в бумажной форме в некоторых ИФНС могут дополнительно потребовать приложить файл с электронной версией отчета на дискете или флешке.

Основные принципы заполнения

Заполнение бланка не представляет сложности: помимо общих данных о предприятии, необходимо внести всего одну цифру — значение среднесписочной численности работников по состоянию на соответствующую отчетную дату. Обычно такой отчет сдают компании и ИП, у которых есть наемные работники, раз в году — до 20 января. Документ включает данные за предыдущий год. Но иногда к его заполнению должны прибегать и в середине года. Это касается тех организаций, которые только зарегистрировались (срок предоставления — 20 число месяца, следующего за датой регистрации). Заполняют его и при ликвидации компании.

Основные вопросы у налогоплательщиков возникают обычно по вычислению среднесписочной численности. Подробное описание того, как оформляется отчет, и правила расчета значения среднесписочной численности работников предприятия на отчетную дату можно найти в статье, посвященной этой форме.

Общие требования к заполнению документа, как и для всей отчетности в налоговую, сформулируем следующим образом:

• данные вносятся на основании подтверждающих их верность документов;
• ошибки и поправки недопустимы;
• бланк можно заполнять на компьютере или от руки черными или синими чернилами;
• в каждом знакоместе проставляется отдельное значение;
• место, определенное для заполнения сотрудником налогового органа, заполнять не следует;
• подпись руководителя или уполномоченного лица подтверждает подлинность документа и верность внесенных в него данных и является необходимым реквизитом. Без подписи документы не принимаются, а при направлении по почте считаются несданными.

Коды ИНН, КПП и налогового органа

Каждая фирма имеет свои особенности учета. Заполняя поле идентификационного номера плательщика налогов (сокращенно – ИНН), который присваивается юридическим и физическим лицам, начинайте вписывать цифры кода от крайней левой квадратной ячейки. Графа «КПП» предназначена только для организаций. ИП не нужно заполнять это поле.

Учтите! Если в вашем коде меньше цифр чем ячеек, нужно сначала проставить нули, а затем – цифровые значения ИНН. Код налоговой инспекции вашего участка всегда состоит из четырех цифр.

Советы к заполнению формы

Налоговая инспекция принимает отчеты с вписанными разборчивыми данными черной пастой. Бланки, заполненные другими цветовыми вариациями, не будут рассмотрены. Записывайте информацию в ячейках и строках по-максимуму разборчиво. Налоговики не должны чувствовать себя графологами.

Если вы являетесь продвинутым компьютерным пользователем, смело заполняйте бланк с помощью редакторского софта. Налоговики принимают распечатанные формы, заполненные печатным шрифтом 18 Courier New.

Реквизиты и данные

Следующие сведения о налогоплательщике включите в отчет в обязательном порядке:

• ИНН и КПП;
• фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя или наименование юридического лица (укажите полное наименование с расшифровкой организационно-правовой формы);
• наименование ИФНС РФ, в которую отправляется отчет, и ее код (нужная информация есть на официальном сайте ФНС РФ);
• собственно данные о среднесписочной численности;
• дата предоставляемых сведений о численности работников (на какую дату произведен расчет, обычно это 1 января текущего года, особенности есть для вновь созданной или реорганизованной организации — первое число месяца, следующего за месяцем, в котором такая организация была создана или реорганизована);
• дата предоставления отчета.

Другие важные детали

О показателе численности. Единственной расчетной цифрой отчета может быть показатель численности по среднему списку за предыдущий год. Его нужно проставить в целых числах. Для точного подсчета данных, воспользуйтесь примером вычисления среднесписочной численности работников.

Проставляем дату. Заполненный бланк нужно подать строго до двадцатого января текущего года. Обязательно укажите в отчете, что данные подаются по состоянию на первое января. Пусть вас не сбивает с толку реальная дата составления вашего отчета. В случае, когда фирма переживает процесс реорганизации, отчет предоставляется до двадцатого числа следующего месяца после завершения всех процессов. К примеру, ваша фирма реорганизована в марте – отчет о численности нужно подать до 20 апреля.

Заполняем только свои графы. Налогоплательщику не стоит лезть в блоки, предназначенные для представителя инспекции.

Общие принципы и законодательные основы подсчëта показателя

Для расчёта показателя «среднесписочная численность» берутся в учет не все категории занятых работников, но в то же время и не все категории отсутствующих

Порядок расчëта средней списочной численности един для всех случаев еë применения, будь то налоговая отчëтность или отчëтность для страховых фондов. Регулируется этот вопрос специализированным приказом Росстата (№ 498 от 26.10.2015).

Прежде чем приступить непосредственно к подсчëтам, необходимо определиться с тем, какие категории трудящихся в расчëт включаются, а какие должны быть исключены.

По общему правилу в среднюю списочную численность относят работающих граждан, с которыми у компании имеются трудовые правоотношения (постоянные или временные). Для подсчëта показателя учитываются такие «особые» сотрудники как:

• проходящие испытание;
• принятые временно для замещения основного работника, отсутствующего по той или иной причине;
• трудящиеся на дому;
• командированные;
• временно нетрудоспособные;
• отпускники, в том числе и обучающиеся с оплатой отпускного периода;
• работники, совершившие прогул.

Как видно, рассматриваемый показатель отражает число трудящихся лиц без учëта их присутствия либо отсутствия на работе. Кроме того, категории включаемых в расчëт сотрудников вовсе не совпадают с, казалось бы, близким по значению показателем — списочная численность.

Так, из расчëта должны быть исключены:

• внешние совместители — лица, для которых эта работа не является основной (следует помнить, что по основному месту работы они на общих основаниях включаются в подсчëты);
• лица, выполняющие работу по гражданско-правовым соглашениям;
• сотрудники, подавшие заявление о расторжении трудовых отношений и без ведома работодателя завершившие труд;
• адвокаты;
• женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родоразрешению;
• сотрудники, взявшие декретный отпуск по уходу за малышом;
• работающие граждане, находящиеся в учебных отпусках без содержания.

Данные о числе сотрудников, включаемых в расчëт берутся из первичных учëтных документов — табелей учëта трудового времени (унифицированные формы Т-12, Т-13).

Законодательно установлены два принципа подсчëта среднесписочного количества работающих, относящиеся к самому процессу исчисления:

1. Числом работников, приходящимся на выходные и праздники, признаëтся их количество по состоянию на последний трудовой день перед этим.
2. Данные, полученные в процессе подсчëта, округляются до полных чисел (всегда округлению подлежит исключительно итоговый результат, промежуточные результаты не округляются). Округление происходит по базовым математическим правилам, дробная часть до 0,5 округляется в меньшую сторону, свыше 0,5 — в большую.

Для обособленного подразделения (например, филиала или представительства) рассматриваемый показатель рассчитывается в общем порядке.

Кто должен сдавать?

Информацию о среднесписочной численности предоставляют все организации без исключения. Даже ИП не освобождаются от этой обязанности, за исключением случаев, когда их ССЧ равна нулю. В число лиц, сдающих отчетность по численности работников, входят в том числе организации:

• зарегистрированные, но пока не начавшие свою деятельность;
• не имеющие на момент составления отчета работников;
• в которых числятся только генеральные директора, не работающие по трудовому договору;
• с сотрудниками в штате.

Для всех перечисленных юридических лиц срок сдачи среднесписочной численности для новых организаций будет един. Одинаковой будет и их ответственность за несвоевременное или неверное предоставление сведений.

Кого не учитывать при расчете среднесписочной численности

В Указаниях перечислены категории работников, которых не нужно учитывать при расчете ССЧ.

Сведения о ССЧ нужно составлять только для сотрудников на трудовом договоре. В отличие от многих других отчетов в фонды, тут нельзя учесть работников на договоре ГПХ. Кроме того, в отчет не включают информацию о:

• совместителях из других фирм;
• переведенных на работу в другую компанию или за границу;
• учащихся, получающих стипендию за счет организации;
• уволившихся без предупреждения;
• военнослужащих;
• адвокатах;
• собственниках компании без зарплаты.

Часто можно встретить вопрос, нужно ли включать в отчет единственного учредителя компании. С уверенностью отвечаем: нет. Собственник не получает зарплату и не заключает трудовой договор, поэтому в отчет его включать не надо.

Сотрудницы, которые вышли в отпуск по уходу за ребенком, по беременности или усыновлению новорожденного, не включаются в отчет. Исключение — если они продолжают работать неполный день и имеют право на госпособие.

Способы сдачи сведений

Этот отчет можно формировать и отправлять как на бумажном бланке, так и при помощи специальных компьютерных программ.

Установлено несколько способов, при помощи которых можно отправить отчет в ФНС:

• Самостоятельно подать инспектору заполненный бумажный бланк, либо попросить своего представителя, для которого оформлена соответствующая доверенность. При этом сам отчет должен быть составлен в двух копиях, на одной из которых ставится отметка о приеме, а второй остается в ФНС;
• При помощи заказного письма с описанным вложением;
• При помощи специального оператора связи в электронном виде. Для этого способа необходимо иметь квалифицированную электронную подпись.

Вам будет интересно:

Новая форма 2-НДФЛ с 2021 года: важные изменения, образец заполнения

В некоторых регионах инспектор при сдаче бумажного варианта просит также предоставлять флешку с записанным на нее файлом отчета.