Документооборот в бухгалтерском учете: порядок ведения

Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).

Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.

Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.

Давайте рассмотрим, какие виды документооборота бывают:

1. Производственный документооборот;
2. Управленческий документооборот;
3. Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
4. Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
5. Бухгалтерский документооборот;
6. Складской документооборот;
7. Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
8. Технический и/или технологический документооборот и др.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Возможно, что, например, кадровое и бухгалтерское делопроизводство будет отсутствовать в вашей организации, так как вы будете осуществлять данный учет, прибегнув к услугам аутсорсинговой компании и так далее.

Какие же задачи выполняет ЭДО?

• обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;
• осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;
• оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;
• производит протоколирование всех процессов;
• оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;
• за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;
• упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Таким образом, мы рассмотрели с вами основные понятия и виды ЭДО, а также задачи, которые решает данная система.

Автоматизация документооборота

В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг. Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот. Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике. Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией.

Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.

Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.

Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.

Примеры нестандартных документов в ЭДО:

• экспедиторская/складская расписка
• МХ1, МХ3
• КС-2, КС-3
• заказ на работу
• заявка на проведение ремонта/услуг
• спецификация
• М15 — накладная на отпуск/передачу материалов
• реестр (актов, расходов, услуг)
• смета, ценовой лист
• протокол разногласий
• претензия
• отчет поставщика/партнера/агента

Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.

Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.

Примеры реализации кастомных веб-форм:

• срок оплаты, изменения тарифов;
• формализованные документы, для которых нет закрепленных законодательно XML-форматов (TTH, КС-2);
• штрих-код для ведения домашнего архива;
• специфические документы, которые используются в организациях по утвержденной форме (группа компаний);
• двухтитульные документы (договор, дополнительное соглашение).

Как работает ЭДО?

Прежде чем приступить к описанию принципов работы ЭДО определим понятие электронного документа.

Электронный документ – это информация, предназначенная для передачи и обработки с помощью информационных систем и интернета. Например, такой системой может выступить 1С.

Большая часть документов имеет унифицированную форму, утвержденную по государственным стандартам и представляет собой компонент информационной системы, например, бухгалтерской. Чтобы электронный документ стал юридически значимым, его требуется подписать электронной подписью ответственного. Например, договор, пописанный в электронном виде имеет такое же право на судебную защиту, как и подписанный на бумаге.

Электронным имеет право стать любой документ, если он не имеет прямого запрета на применение от законодательства РФ. При этом законодательно были введены следующие виды документов:

• Электронные счета-фактуры;
• Трудовые книжки;
• Часть кадровых документов;
• Больничные листы и др.

Система электронного документооборота позволяет создавать, согласовывать и обмениваться документами. Процесс похож на тот, что используется в бумажном делопроизводстве. Работает это просто. Разберем на примере:

Сотрудник вашей компании создает электронный документ в 1С. Нажимает кнопку «Сформировать, подписать и отправить». Документ отправляется в систему ЭДО, информация поступает оператору, который предоставляет сервис. Все происходит в режиме реального времени. Ваш клиент получает документ в своей системе, проверяет его и нажимает на кнопку «Провести».

На рисунке ниже наглядно видно, насколько электронный документооборот сокращает количество действий.

На что обратить внимание при составлении Положения?

Вам также будет интересно:

— Положение о командировках: образец документа
— Положение о службе охраны труда: образец 2021

Содержание норм, прописанных в Положении, должны отвечать потребностям, целям и задачам компании. Правила работы с документацией должны быть четкими, логичными и адекватными, иначе на практике попросту возникнет ситуация, когда исполнители будут игнорировать утвержденный регламент.

Не стоит слишком детализировать все манипуляции, связанные с делопроизводством. Лучше оставить в Положении только те процессы, которые соответствуют минимальному набору функций, выполняемых службой.

Если в компании создано специальное подразделение, которое занимается работой с иностранными контрагентами, то правила работы с иностранной документацией можно объединить в отдельный внутренний акт, а не включать в содержание Положения о делопроизводстве. То же самое касается случая, когда в большой организации есть отдельный архив. При таких обстоятельствах порядок хранения документов целесообразно прописать в специальном положении или инструкции.

Что нужно знать о документообороте

Каждый документооборот состоит из нескольких жизненных этапов. Их стоит запомнить:

• Создание (поступление) документа;
• Регистрация;
• Отправка или передача по назначению;
• Движение документа;
• Исполнение (согласование, подпись и пр.);
• Отправка в архив.

Задача секретаря или персонального ассистента – отследить, чтобы ни на одной из стадий не случалось задержек, иначе может произойти сбой во всей работе по документообороту. Стоит учитывать, что в организации может быть несколько видов делопроизводств. Рассмотрим основные из них (Таблица 1).

Таблица 1

Виды документооборота

По типу документов	По характеру документов
Управленческий — все бумаги, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения и пр.). Финансовый — договоры, нормативно-правовые акты, корреспонденция, отчёты, счета и пр. Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещения в компании. Технический — вся техническая документация. Архивный — все бумаги, выполнившие свою функцию и перешедшие на хранение.	Бумажный — все документы в компании представлены только бумажном варианте. Электронный — документы передаются и хранятся в электронном виде, а закрепляются электронной подписью. Смешанный — бумаги хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях.

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Пакет документов

Итак, одной единицей учета является:

• оригинал документа
• копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
• документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, претензии и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

• a – количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
• b – количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
• c – количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Электронный документооборот в государственных закупках

В данном пункте статьи хочется отразить основные моменты нормативного регулирования электронного документооборота в госзакупках.

Согласно статье 5 Федерального закона от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд”:

Также в данной статье говорится и о том, что ключи усиленной электронной подписи и их сертификаты проверки можно получить только в специализированных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию в соответствие с Федеральным законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ.

Уполномоченные органы разрабатывают порядок взаимодействия указанных удостоверяющих центров с единой информационной системой и электронными площадками, также разрабатываются требования безопасности.

Таким образом, при наличии у поставщика (участника закупок) электронной подписи, препятствий для участия в государственных закупках нет.

Итак, в данной статье мы с вами рассмотрели основные принципы электронного документооборота. Из наиболее известных корпораций, предоставляющих услуги по продаже и установке программного обеспечения можно выделить такие, как фирма  1С, 1С-Рарус, ABBY и другие.

На этом сегодня все. Надеюсь, что данный материал был для вас полезен. Желаю вам удачи и до встречи в следующих выпусках.

Давайте рассмотрим, какие виды документооборота бывают:

Производственный документооборот;

Управленческий документооборот;

Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);

Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);

Бухгалтерский документооборот;

Складской документооборот;

Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;

Технический и/или технологический документооборот и др.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Возможно, что, например, кадровое и бухгалтерское делопроизводство будет отсутствовать в вашей организации, так как вы будете осуществлять данный учет, прибегнув к услугам аутсорсинговой компании и так далее.

График документооборота в строительной организации образец

Оптимизация процесса.

Сотрудника, который нарушает сроки, установленные в графике документооборота, можно, премии или объявить выговор. График документооборота в бухгалтерии образец Начнем с того, что график документооборота в бухгалтерии образец утверждает руководитель.

Утвердить график документооборота согласно приложению 1 к настоящему приказу. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера А.

График документооборота в бухгалтерии образец смотрите ниже. Для каждого можно подготовить выписку, которая касается лично его. RSS Feed. Author Write something about yourself. No need to be fancy, just an overview. Powered by Create your own unique website with customizable templates. Get Started. График документооборота Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных. Подписаться на рассылку Рассылка.

Уведомление о пополнение базы документов новыми образцами.

Юридическая Энциклопедия. Правовые особенности оформления графика документооборота в бухгалтерии, пример и форма, а также бесплатные советы адвокатов. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию» Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина РФ от Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденных Приказом Минфина РФ от Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации.

Бухгалтерский учет в организации осуществляется специализированной организацией в соответствии с договором. Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций фактов хозяйственной деятельности способом двойной записи. Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме счетоводства в электронном виде, используя программу автоматизации бухгалтерского учета 1С Бухгалтерия 8.

В случае заключения между Обществом и его Контрагентом

Вторая классификация

• входящий поток образуют бумаги, поступающие из внешних источников;
• исходящий поток образуют документы, отправляемые из организации;
• внутренний поток образуют бумаги циркулирующие внутри организации.

Этапы документооборота в организации

Разработка и внедрение схемы документооборота организации
предполагает объединение всего разнообразия процедур в ряд базовых этапов:

Экспедиционная обработка.
На этом этапе входящая корреспонденция получается, проверяется, распределяется по адресам и передается на рассмотрение руководителю.

Предварительное рассмотрение.
На этом этапе служба ДОУ рассматривает и классифицирует бумаги по виду, важности, сложности, статусу автора и т.д. Направление руководству.
На этом этапе выносятся резолюции и принимаются административные решения

Направление руководству.
На этом этапе выносятся резолюции и принимаются административные решения.

Обработка.
На этом этапе происходит исполнение и отправка бумаг на хранение.

Основным принципом всех этапов является рациональное движение, т.е. оптимизация потоков, их объединение и сокращение. С этой целью создаются специальные технологические инструкции, основным назначением которых становится определение наиболее эффективного порядка следования процедур и разработка оптимальных маршрутных схем.

Регистры

Сведения, которые содержаться в первичных документах должны отражаться в бухгалтерских регистрах, которые представляют собой перечень определенных операций, внесенных в хронологическом порядке, а также объединенные по счетам бухучета. В качестве примера можно привести ведомость или отчет, составленный в виде таблицы. Форму регистров также утверждает руководитель компании, при это ее обязательными реквизитами будут являться:

• наименование документа;
• наименование организации, составляющей регистр;
• дата начала и дата окончания ведения документа либо период за который он составляется;
• хронологическое объединение, систематическое объединение объектов;
• единица измерения;
• ответственные лица с указанием их должности, подписи и расшифровки подписи.

Правила обработки документации

Прием и обработку документации выполняет работник организации.

На этапе регистрации документу дается уникальный номер.

Одновременно оформляется регистрационная карточка, в которой будут фиксироваться все действия с документом.

Вы хотите подключить электронный документооборот, но не знаете, как это сделать? Тогда вам понадобится статья 3 принципа заполнения заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.

Контроль исполнения документа осуществляет документационная служба или помощник, секретарь руководителя.

Важно назначить специалиста, который будет держать под контролем точное оформление документов, ведение дел.

Папки с документами (дела) формируются по отдельным вопросам, внутри документы располагаются по времени получения (дате регистрации).

Как правильно сформировать документы, вы прочтете здесь.

Необходимо вовремя фиксировать отметки об исполнении документа в регистрационной карточке, каким образом был исполнен документ, указывать ссылку на исполнение.

Этапы обработки документов

1. Прием документов. Сверяется адрес доставки, наличие вложений по описи, ведется журнал входящей корреспонденции, где фиксируется прием всех документов.
2. Распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Присваивают порядковый номер регистрации.
3. Распределение документов для рассмотрения и исполнения по структурным подразделениям.
4. Отбор важных документов для рассмотрения лично руководителем.
5. Документы передаются на исполнение сразу, если указан короткий срок.
6. Назначение исполнителя документа. Руководитель ставит резолюцию.
7. Передача документа на исполнение через документационную службу.
8. Исполнение документа. Подготовка проекта ответа на запрос или докладной записки руководителю с описанием пунктов по исполнению документа.
9. Проект ответа согласовывается с руководителями других структурных подразделений – визирование.
10. Подпись документа руководителем.
11. Отправка документа. Указывается способ отправки – простым или заказным письмом, по электронной почте, факсом.
12. Исполненный документ получает отметку «Исполнен» и подшивается в дело по номенклатуре.
13. Дело с документами хранится 2 года в шкафу канцелярии или отдела, затем оформляется в архив предприятия.

Если вы ИП, то вам необходимо прочесть Особенности правового статуса индивидуального предпринимателя.

Пример организации документооборота на предприятии

В качестве примера целесообразно привести документооборот в органах власти.

Работа с документами строится на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Все этапы работы с документами, их оформление и порядок работы описаны Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (действителен в 2016 году).

Хотите узнать, как получить ИНН, вам сюда.

Потоки документов по личному составу, финансовые и секретные разделены. Обращения граждан обрабатываются отдельно. Протокольные документы ведет отдел протокола.

Архив находится обособленно, но тоже в составе документационной службы.

Как составить график?

Сам документ должен отражать движение первичных документов организации, начиная от создания до передачи в архив.

Нередко в средних и крупных предприятиях составляются графики документооборота по каждому структурному подразделению, например, бухгалтерии, кадровой службе и так далее. Это объясняется тем, что таблица, охватывающая весь перечень документации, является громоздкой, а соответственно, и неудобной для использования персоналом. В связи с чем она больше всего подходит для небольших коммерческих предприятий.

Таким образом, должностное лицо, ответственное за составление графика, обязано:

• определить перечень документов, которые используются в процессе деятельности предприятия. В зависимости от структурного подразделения, это могут быть: инвентаризационная опись, кассовые ордеры, , отпуск, переводы и тому подобное;
• назначить лиц, ответственных за работу с документами. В частности, указывается Ф.И.О конкретного работника и (или) его должность, отвечающего за правильное оформление документа, его исполнение и передачу в архив. Если не утвердить ответственного сотрудника, то в случае утери документа или же нарушения сроков, отведенных для его представления, спросить будет не с кого;

Вам также будет интересно:

— Приказ на право подписи первичных документов: образец 2021 года
— Образец приказа об утверждении учетной политики

• установить срок, в рамках которого подчиненный должен создать, обработать или передать документ в архив. В графике можно прописать конкретное число месяца. Что касается передачи, исполнения документа, то в качестве срока можно указать количество дней с момента его составления;
• форма, которую надлежит использовать при подготовке конкретного документа, например, Т-1 при составлении приказа о приеме на работу или собственный бланк предприятия при составлении трудового договора;

• количество экземпляров того или иного документа. Так, при трудоустройстве требуется наличие двух трудовых договоров и одна личная карточка на сотрудника;
• сроки хранения документации, например, три года для графиков отпусков и приказа о дисциплинарном взыскании;
• прочие сведения.

В виде таблицы график документооборота отдела кадров и первичных документов может выглядеть следующим образом:

Скачать образец графика документооборота в отделе кадров

Скачать образец графика документооборота первичных документов

Важно, чтобы в графике информация была представлена в удобном виде для сотрудника, ответственного за движение тех или иных документов. После составления графика, необходимо ознакомить с его содержанием всех работников, в нем упомянутых

С этой целью к графику можно приложить отдельный лист, где работники поставят свои ознакомительные подписи. Вместо этого можно сделать выписки из графика и выдать каждому ответственному сотруднику под расписку

После составления графика, необходимо ознакомить с его содержанием всех работников, в нем упомянутых. С этой целью к графику можно приложить отдельный лист, где работники поставят свои ознакомительные подписи. Вместо этого можно сделать выписки из графика и выдать каждому ответственному сотруднику под расписку.

К слову, работодатель, после утверждения графика может внести сведения о новых обязанностях в должностные инструкции. В них следует прописать необходимость соблюдения сроков по созданию, представлению тех или иных документов. Оформляются такие изменения путем составления допсоглашения к инструкции.

Выводы

Безусловно для внедрения ЭДО в компанию потребуется время. Без затрат также не обойтись. Но выгоды от этого настолько очевидны, что сомнений не вызывают. Уже через пару месяцев вы сможете ощутить экономию на расходах бумаги и других расходных материалов для печати документов. При этом юридически электронные документы имеют такую же силу, как и бумажные.

Кроме этого ускорится процесс работы с оплатами контрагентов. Это избавит вас от кассовых разрывов в вашей деятельности.

Также грамотная работа с внутренним и внешним документооборотом даст вам следующие выгоды:

• Стоимость процессов по согласованию и подписанию документов снизится и потребует меньше времени от сотрудников.
• Издержки на хранение, уничтожение или печать документов заметно сократятся.
• Издержки на доставку документов клиентам сократятся.
• Увеличится скорость оплаты от контрагентов.

Если посчитать все эти выгоды в цифрах, то получится вот такая сравнительная таблица:

Переход на ЭДО как правило происходит постепенно. Часто компании при переходи пользуются смешанным документооборотом. Часть документов остается в бумажном виде, а другая в электронном.

Таким образом, сравнивая электронный и бумажный документооборот в компании мы можем сделать один вывод – важны оба. Полностью отказываться от бумаг не стоит, но и отказываться от возможности использовать электронный формат не нужно.

Важно правильно настроить алгоритм работы, который будет основан на эффективной работе электронного документооборота в купе с бережным хранением бумажных архивов.

Ну и напоследок, главный совет. Внедрение ЭДО лучше всего доверить профессионалам! Специалисты компании «Первый Бит» внедрят ЭДО в вашу компанию и ответят на любые вопросы по работе с электронным документооборотом. Звоните!

Как рассчитать срок дебиторской задолженности
Как провести конвертацию валюты в 1С?