Электронная подпись для физических лиц: как ее получить в 2021 году

Что такое электронная подпись

Технически это особый файл с уникальным сочетанием знаков или комбинация из логина и паролей. Такой файл помогает увидеть, кто именно и в какое время подписал документ и не было ли изменений в документе после этого.

Электронной цифровой подписью пользуются обычные граждане-«физики», ИП и сотрудники организаций для отправки отчетов, справок, заявлений и обмена документами.

Термин «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) используется с 2002 года, но теперь он устарел. С января 2014 закон окончательно установил понятие «электронная подпись» (ЭП) и ввел три вида этой подписи (-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011): 

• простая (ПЭП);

• усиленная неквалифицированная (НЭП);

• усиленная квалифицированная (КЭП).

Открытый и закрытый ключ ЭП

Технология надежной ЭП строится на комплекте из открытого и закрытого ключа. Они зашифрованы сложным криптографическим методом, взломать их почти невозможно. 

Закрытый ключ — это уникальный набор знаков, с помощью которого создается каждая подпись. Этот ключ хранится на носителе или в облаке под паролем, который знает только владелец. 

Открытый ключ — тоже набор знаков, который известен всем пользователям информационной системы. Он нужен для проверки подписи: получатель документа с помощью открытого ключа понимает, кто подписал документ и не было ли правок после подписания.

Сертификат ЭП

Для работы с электронной подписью получают сертификат в удостоверяющем центре: это документ, в котором ИП значится как владелец конкретной подписи, его выдают как на бумаге, так и в виде файла. В нём прописаны: 

• уникальный номер сертификата, даты начала и окончания его действия;

• сведения о владельце;

• сведения об удостоверяющем центре, который выдал сертификат;

• открытый ключ проверки подлинности подписи;

• название средства ЭП или стандарты, которым соответствует подпись.

Все сведения о выданных сертификатах на КЭП хранятся в едином государственном реестре. Сведения передают в реестр удостоверяющие центры, после того как подтвердят подлинность информации о владельце подписи. Для безопасности сертификат выдается на год, ежегодно его приходится перевыпускать. Также если вы потеряете флешку с подписью или забудете пароль, можно отозвать старый сертификат и выпустить новый. 

Особенность подписи для ИП

Подпись всегда выпускают для определённого человека. Даже если это директор юрлица, ЭП все равно выпускают лично для него, также подпись содержит данные о юрлице и дает право подписывать отчёты и заявления от имени этой компании.

ИП тоже выпускает подпись на себя. Отличие от подписи простого «физика» в том, что в ЭП предпринимателя есть сведения о его основном регистрационном номере — ОГРН. Чтобы внести в подпись эти данные, предприниматель собирает комплект документов и подаёт их в удостоверяющий центр. 

Сферы применения подписи

Квалифицированная подпись помогает ИП решать такие задачи:

• сдавать через интернет отчеты и документы по требованиям в налоговую и фонды;

• подписывать электронные документы и обмениваться ими с контрагентами через систему электронного документооборота;

• работать с Госуслугами, Росреестром и другими государственными информационными площадками;

• участвовать в торгах, госзакупках и работать с ЕГАИС и ФГИС «Меркурий».

Иногда без ЭП просто нельзя работать: например, расчёт по страховым взносам налоговая принимает только в электронном виде, если у работодателя более 10 сотрудников.

МЭП от МегаФона

МегаФон также предоставляет услугу по созданию усиленной квалифицированной подписи, равнозначной собственноручной на бумаге, — это или МЭП. Классический носитель с электронной подписью все-таки не до конца «цифровой» — он все еще может быть украден или потерян. МЭП же лишена такого недостатка. Технология использует мобильную связь, а подпись можно использовать в любой географической точке, где есть покрытие сотовой сети. 

МЭП работает следующим образом. В мобильное устройство устанавливается специальная SIM-карта с установленным на нее апплетом. Он обеспечивает связь между абонентом и сервисом ЭП через защищенный SMS-канал. Пользователь МЭП получает на мобильный телефон текстовое push-уведомление с описанием документа на подпись, а подтверждает личность с помощью пин-кода. Особенность в том, что на самой SIM-карте нет сертификата и «закрытого» ключа. Все вычисления происходят на криптографическом модуле, а создание и хранение ключей пользователей осуществляется на защищенном программно-аппаратном комплексе МЭП. Это делает электронную подпись максимально защищенной от действий злоумышленников. При потере телефона достаточно заблокировать SIM-карту и прийти в офис для прохождения повторной идентификации и перевыпуска SIM-карты.

Что такое электронная цифровая подпись

Начнем знакомство с основного понятия статьи.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог личной подписи, предоставляет возможность визировать электронную документацию. Служит гарантом ее целостности и подлинности.

Электронная подпись (ЭП) позволяет:

• аутентифицировать источник сообщения;
• контролировать неизменность отправления;
• сделать невозможным отказ от факта визирования сообщения.

Схема ЭП включает в себя два процесса: алгоритм генерации подписи и алгоритм проверки.

Чтобы лучше представить этот процесс я изобразила его схематично.

Часто возникает вопрос о правомерности такого визирования. По этому поводу имеется большая судебная практика, подтверждающая законность ЭЦП.

Регулирование ЭП проводится в рамках ФЗ №63 «Об электронной подписи».

Он регулирует ее использование:

• при гражданско-правовых сделках;
• предоставлении госуслуг;
• оказании муниципальных услуг;
• выполнении госфункций и т. д.

К ЭП предъявляются некоторые требования.

Основными из них считаются:

• легкость проверки подлинности;
• высокая сложность ее подделки.

Основная информация об ЭЦП

Применение электронной подписи (ЭП или ЭЦП) регламентируется законом № 63-ФЗ от 04.10.2011. В соответствии с ним под ЭП подразумевается информация в электронной форме, которая прикладывается к файлу с документом или как-то иначе связывается с ним. По этой информация происходит идентификация лица, которое подписало документ.

В зависимости от степени надежности электронная подпись может быть простой, неквалифицированной (НЭП) и квалифицированной (КЭП).

Что такое простая ЭП, проще всего объяснить на примере онлайн-банка. Чтобы в него войти, пользователь должен вести свои идентификационные данные: логин / пароль, а часто и цифровой код, который он получает по SMS. Для подтверждения операции, например, денежного перевода, также обычно требуется ввести код. Так вот, пара логин-пароль или номер телефона-код является примером простой электронной подписи.

Применение неквалифицированной ЭП более надежно защищает информацию, поскольку для ее формирования применяются криптографические средства. Она обеспечит сохранность документа от внесения в него правок после подписания. Но такая подпись не является универсальной. Стороны должны договориться о том, что подписанные НЭП документы имеют юридическую силу, и закрепить это в письменной форме.

Например, неквалифицированную ЭЦП можно сформировать в личном кабинете физического лица на сайте налоговой службы. Будет сгенерирован файл, в котором основная информация о гражданине содержится в зашифрованном виде. Если ему потребуется направить в ФНС какое-то заявление или декларацию о доходах, этот файл будет прикрепляться к документу. Прочитав зашифрованную информацию, система определит, что подпись поставило именно то лицо, которое имело на это право.

Квалифицированная подпись отличается от неквалифицированной тем, что для ее формирования применяются средства криптозащиты, которые сертифицированы ФСБ РФ. Как получить такую ЭЦП для ИП? Она оформляется в удостоверяющих центрах, аккредитованных Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций (так теперь называется Минкомсвязи). Ее подлинность подтверждается сертификатом, который пользователь получает на электронном носителе. Такая подпись является универсальной. То есть не нужно получать согласие об ее использовании с каждым контрагентом в отдельности – можно выпустить одну ЭП и все документы подписывать ею.

Например, если говорить об ИП, то квалифицированная подпись позволит ему удостоверять внутренние документы в своем бизнесе, подписывать отчетность и прочие бумаги для ФНС, фондов и других надзорных инстанций, заключать договоры с поставщиками, подрядчиками и клиентами. КЭП является полным аналогом собственноручной подписи и заменяет ее вне зависимости от того, договаривались ли стороны об электронном документообороте.

Переходим к вопросу электронной подписи конкретно для ИП. Рассмотрим, какой вид ЭЦП актуален, как ее получить, и можно ли это сделать бесплатно.

Где получить электронную подпись?

Придумать и создать электронную подпись самому нельзя, ее выдачей занимаются специализированные организации — удостоверяющие центры. Требования к ним установлены статьей 16 закона № 63-ФЗ, и среди них:

• стоимость чистых активов организации должна составлять не менее одного миллиона рублей;
• финансовое обеспечение ответственности за убытки, причиненные третьим лицам, должно составлять не менее полутора миллиона рублей;
• количество в штате квалифицированных работников, непосредственно осуществляющих деятельность по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, должно быть не менее двух.

Удостоверяющие центры должны получить аккредитацию в Минкомсвязи. Найти подходящий региональный удостоверяющий центр или проверить его аккредитацию можно здесь:

Кликнув на название выбранного удостоверяющего центра, вы попадете на страничку с краткой информацией о нем, а с нее – на сайт самой организации. 

Какое-то время получить электронную подпись можно было и в некоторых филиалах Ростелекома, но сейчас его удостоверяющий центр сообщает, что по техническим причинам временно приостановил оказание этой услуги.

Какая подпись нужна

Чтобы подписывать кадровые электронные документы, работникам нужны электронные подписи. Они бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности описаны в законе 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Вид ЭП зависит от задачи, которую вы решаете:

• Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
• Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
• Подписываете трудовые договоры с дистанционными работниками, тогда выбирайте .

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

Для каких документов использовать ЭП

	Прос­тая(ПЭП)	Неквалифици­рованнаяНеквал-ая(НЭП)	Квалифици­рованнаяКвал-ая(КЭП)
Приказы на отпуска, команди­рование, расчетные листки, табель учета рабочего времени
Должност­ные инструк­ции, журналы инструкта­жей по охране труда, ПВТР
Трудовой договор, Приказ об увольне­нии

Документы для оформления электронной подписи

Чтобы получить сертификат ключей проверки ЭП, необходимо соблюсти требования ст. 18 Закона № 63. Часть 2 указанной статьи содержит полный перечень документов, которые надо собрать заявителю. Физические лица должны предоставить:

• паспорт либо иной документ, который удостоверяет личность;
• свидетельство пенсионного страхования;
• доверенность, если документы представляются за третье лицо.

Юридические лица предоставляют:

• учредительные документы;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
• документ о внесении записи о организации в ЕГРЮЛ;
• перевод документов о регистрации компании согласно законодательству иностранного государства (только для иностранных организаций).

В современное время бизнес и предпринимательство активно используют в своей деятельности электронную подпись. Она необходима, чтобы принимать удаленное участие в разных тендерах и торгах, а также быстро подавать отчетность.

Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)

КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.

Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.

КЭП действует 1 год, и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ.

КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа.

По 63-ФЗ КЭП применим для всех документов. Кроме тех, которые закон требует оформлять исключительно на бумаге. Сейчас таких документов 2: книги учета бланков и движения трудовых книжек и трудовые книжки (если работник не согласен на электронное ведение).

КЭП подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.

Срок действия ЭЦП, продление

Стандартный срок действия УКЭП — 1 год. Если ИП получил электронную подпись 1 декабря 2017 года, он сможет её использовать до 30 ноября 2018 года, после этого сертификат ключа ЭЦП перестанет работать.

Чтобы продлить ЭЦП, нужно обратиться в УЦ. Центром выпускается новый ключ и сертификат к нему.

Для пролонгации УКЭП предприниматель снова должен подготовить пакет бумаг, в который входят:

• заявление на пролонгацию подписи,
• паспорт предпринимателя,
• СНИЛС,
• Свидетельство о гос. регистрации ИП,
• ИНН,
• выписки из ЕГРИП.

После представления всех документов сертификат и новый ключ будут готовы в течение одного рабочего дня. Далее следует стандартная процедура перезагрузки нового сертификата на компьютер.

Сервис ЭЦП подскажет, когда обновить сертификат

Проверка подлинности Сертификата ЭЦП

Подлинность сертификата ЭЦП можно проверить онлайн. Для этого на сайте госуслуг есть специальный сервис, который предназначен для подтверждения электронной подписи и сертификата к ней: достаточно вставить скан сертификата и кликнуть проверку. Сервис покажет результат — действительна ли на данный момент электронная виза и работает ли центр, который выдал сертификат УКЭП.

Нужно знать, что такая услуга портала носит только информационный характер, её нельзя использовать в качестве доказательства в суде.

Есть один менеджерский постулат: что не контролируется — не работает. Онлайн-ресурсы — личный кабинет налогоплательщика, электронная подпись, интернет-сервисы ФНС РФ и госуслуг — позволяют держать бизнес под контролем в режиме онлайн, не выходя из дома. Сегодня мы только начинаем осваивать эти возможности, а завтра не сможем без них вести свои дела.

Виды ЭЦП

Существует два вида электронной подписи: простая ЭЦП и усиленная, которая может быть как квалифицированной, так и неквалифицированной.

Простая ЭЦП

К простой электронной подписи (ПЭП) можно отнести сочетание логина и пароля, которые пользователь вводит при входе в личный кабинет различных онлайн-сервисов, коды доступа, получаемые по SMS, а также коды на скретч-картах. ПЭП создается самой информационной системой, в которой используется такая электронная подпись, и подтверждает, что ее создал определенный человек.

Простую ЭП часто применяют при совершении банковских операций, для идентификации пользователя в разнообразных информационных системах, при получении услуг на портале «Госуслуги», также ПЭП можно заверить документы, но только внутри корпоративного электронного документооборота (ЭДО). Для придания подписанному ПЭП документу юридической значимости между подписантами должны быть заключены соответствующие соглашения, регламентирующие правила применения и признания ЭП.

Простая электронная подпись не может быть использована для подписания электронных документов, содержащих государственную тайну. Недостатком простой ЭП является низкая степень защиты. Она позволит определить автора документа, но не защитит файл от подделки.

Усиленная неквалифицированная ЭЦП

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет не только идентифицировать личность владельца документа, но и определить, были ли внесены в данный файл какие-либо изменения после того, как он был подписан. Такая ЭЦП создается при помощи специальных программ криптошифрования с применением закрытого ключа ЭП. Степень защиты такой подписи считается средней.

НЭП представляет собой два уникальных набора символов, идущих в определенной последовательности и связанных между собой. Одна из этих последовательностей является электронным ключом, а другая используется в качестве ключа проверки ЭЦП. Чтобы сформировать такую связку, применяют специальное программное обеспечение — СКЗИ (аббревиатура расшифровывается как «средства криптографической защиты информации»).

Сама по себе усиленная неквалифицированная электронная подпись не является полным аналогом собственноручной подписи, однако при подписании соглашения с конкретной организацией о признании ее таковой, может придавать документу юридическую значимость, но только в ЭДО с этой компанией и для внутреннего и внешнего электронного документооборота.

Усиленная квалифицированная ЭЦП

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) обладает самой высокой степенью защиты, и любой подписанный такой подписью электронный документ считается аналогом бумажного документа, который подписан собственноручно. Этот вид ЭП позволяет точно сказать, кто именно подписал документ и не изменялся ли после этого данный файл.

В отличие от неквалифицированной, КЭП формируется с применением средств СКЗИ, прошедших сертификацию ФСБ РФ. А выдавать такие ЭЦП могут исключительно удостоверяющие центры, которые имеют соответствующую аккредитацию, полученную в Минкомсвязи России. Такой центр обеспечит человека или организацию, получающих КЭП, квалифицированным сертификатом ключа проверки ЭП, который находится на специальном USB-носителе. В некоторых случаях для его использования необходима установка дополнительного ПО.

Этот вид ЭЦП не требует подписания дополнительных соглашений — усиленная квалифицированная электронная подпись придает документам юридическую силу автоматически. КЭП позволяет организовать сдачу отчетности в любые контролирующие органы власти, принимать участие в электронных торгах, вести ЭДО как внутри организации, так и с ее внешними контрагентами и госструктурами.

Минусы использования электронной подписи

Затраты на оформление и установку. Главный минус — это затраты на оформление подписи, настройка браузера и установка ПО для работы электронной подписи. КЭП обойдется для предпринимателя в 1500-6000 рублей (зависит от политики Удостоверяющего центра).

Тимур Алексеев, коммерческий директор Сервиса электронной подписи Sign Me

Ограниченный срок действия. Например, он часто заканчивается во время сдачи отчетов в ФНС. И если удостоверяющий центр перевыпустит КЭП за пару часов, то на стороне налоговиков ее могут подтверждать пару дней. В итоге предприниматель сдает отчет позже срока, а это приводит к штрафу. 

Карина Барг, юрист-аналитик «Северо-Западный Правовой Альянс»:

Использование электронной подписи в работе

Усиленная электронная подпись необходима при сдаче налоговых отчетов, заключении контрактов, деловой переписке; она открывает полный доступ к пользованию услугами на государственных электронных ресурсах.

1. Отчетность через интернет

Государственные и частные предприятия, индивидуальные предприниматели и физические лица обязаны регулярно отчитываться перед государством о своих доходах. Для отправки отчетности через интернет необходима квалифицированная электронная подпись. Такое требование содержится в письме ФНС № ПА-4-6/489. КЭП оформляется на имя индивидуального предпринимателя, главного бухгалтера или руководителя предприятия.

2. Отчетность в ЕГАИС для Росалкогольрегулирования

Для контроля оборота спиртсодержащих напитков ответственные сотрудники предприятий общепита и розничной торговли, поставщики и производители алкоголя обязаны с 2018 г. ежеквартально сдавать декларации об объемах реализации алкогольной продукции (ПП № 815).  Отчеты сдаются в Единую государственную автоматизированную информационная систему (ЕГАИС) и переправляются в Росалкогольрегулирование (Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка, ФСРАР). Поскольку ФСРАР принимает только электронную документацию, для оформления декларации необходимо:

• Приобрести сертификат КЭП – для корректной подписи и зашифровки посылаемых сведений.
• Установить программное обеспечение Крипто Про для работы с электронной подписью и зашифровки данных;
• Установить программу Декларант Алко – для корректного оформления отчетности по алкоголю.

3. Участие в электронных торгах

Для участия в государственных торгах по закону 44-ФЗ требуется сертификат квалифицированной электронной подписи, который оформляется на конкретного представителя предприятия.

Смешанные торги с участием коммерческих и государственных предприятий регулируются законом №223-ФЗ. Требования к сертификатам здесь самые различные:

• на одних площадках действуют базовые сертификаты КЭП,
• на других необходима дополнительная платная идентификация (OID),
• третьи выпускают свой сертификат неквалифицированной ЭП, который действителен в пределах одной торговой площадке.

По закону № 127-ФЗ участвовать в аукционах по реализации имущества банкротов могут все желающие, на этих площадках действуют базовые сертификаты КЭП, выданные в любом аккредитованном удостоверяющим центром страны.

4. Подписи для электронного обмена документами

Электронный обмен документами позволяет предприятиям сэкономить время и финансы.

• Для электронной документации не нужна бумага.
• Намного сокращается время поиска и передачи необходимого документа по адресу.
• Риск потери и порчи электронных файлов сводится к минимуму.

Квалифицированная подпись используется:

• для оформления трудовых договоров на удаленной работе;
• для ведения кадровой документации;
• для финансовой отчетности и уплаты налогов;
• при работе в государственных информационных системах.

5. Работа с государственными информационными ресурсами

Для того, чтобы активно работать на государственных порталах, нужна электронная подпись. Без неё невозможно:

• подать заявление/жалобу/запрос;
• подтвердить подлинность отсылаемых документов;
• оплатить расходы/налоги/сборы;
• провести платеж/ перевод денег
• послать отчет и т. д.

Большая часть государственных сервисов — Госуслуги, ЕАИС, Роскомнадзор, Росимущество, Центробанк, Росреестр — признает базовую КЭП.

На сайте ФНС юридическую силу имеет неквалифицированная ЭП. Сертификат ключа пользователь может получить после идентификации личности во время визита в отделение налоговой инспекции. Юридические организации и ИП могут работать на сайте ФНС лишь при наличии квалифицированной ЭП.

Как использовать ЭП в повседневной жизни

Использование электронной подписи в частной жизни может облегчить решение некоторых проблем. Обладателям КЭП открыт доступ к электронным услугам государственных сервисов.

1. Можно отослать налоговую декларацию онлайн, не посещая налоговой организации.
2. Абитуриентам доступна услуга подачи заявления в вуз любого города страны.
3. Можно подать заявление на прием ребенка в детский сад, записать его в школу.
4. Послать документы для оформления на работу можно без визита к работодателю.
5. Стала доступной услуга оформления кредита онлайн.

Поменять полис ОМС, получить выписку из Росреестра, зарегистрировать недвижимость, поменять место прописки, поставить на учет купленный автомобиль, оформить патент или разрешение на индивидуальную деятельность – все эти действия становятся намного проще, если иметь квалифицированную электронную подпись.

Заключение

Электронная подпись — удобный инструмент для документооборота, одинаково полезный обычным гражданам и предпринимателям. Оформить его можно всего за час и 1500 рублей, так как пакет документов очень стандартный, а процедура довольно простая. ЭЦП бывают несколько видов, выбор основывают на планируемых операциях.

https://youtube.com/watch?v=RjBmUOMU1ek

Читайте далее:

Как сделать электронную цифровую подпись

Можно ли закрыть ИП через госуслуги

Как получить электронную цифровую подпись для юридических лиц

Что нужно для получения ИНН: список документов

Как зарегистрироваться в личном кабинете налоговой