Типовые проводки по бюджетному учету (примеры)

Нормативные документы и акты для бюджетного учета

Бухгалтерский учет в муниципальных, государственных, федеральных организация регламентируется законами государственного значения. Федеральный закон «О бухгалтерском учёте от 06.12.2011 №402-ФЗ считается одним из основных регулирующих нормативных актов. Общий регламент является не единственным источником законодательного регулирования, также есть специальные подзаконные акты, предназначенные для бюджетной и коммерческой сфер деятельности:

• муниципальные государственные компании кроме базового закона также подчиняются приказам министерства финансов от 01.12.2010 года, которые утверждают единый план счетов бухучета для государственных органов управления на различных уровня, а также для внебюджетных фондов, государственных академий наук, муниципальных учреждений;
• приказ министерства финансов от 29.12.2010 года под номером 191 об утверждении инструкции и порядка составления, предоставления годовой, квартальной и месячной видов отчетности, исполнении бюджетного регулирования РФ;
• приказ министерства финансов от 25.03.2011 под номером 33 об утверждении инструкции, затрагивающей порядок составления и предоставления годовых, квартальных и ежемесячных отчетных документов.

Определения и виды организаций, финансируемых из бюджета

Согласно нормам Федерального закона “О некоммерческих организациях” №7-ФЗ, под учреждениями бюджетной сферы понимают организации некоммерческого типа, открытые в Российской Федерации с целью оказания государственных и муниципальных услуг, реализации госпрограмм.

Существует три вида учреждений, финансируемых из бюджета:

• казённые;
• автономные;
• бюджетные.

Бухгалтерский учет в них осуществляется согласно требованиям Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ.

Рассмотрим сравнительную характеристику регулирования деятельности каждого из трех видов:

1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 (1С:БГУ)

Специализированное решение для автоматизации бухгалтерского и налогового учета в государственных (муниципальных) учреждениях.

• Единый план счетов бухгалтерского учета в соответствие с приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н;
• Бюджетная классификация Российской Федерации;
• Обособленный учет по источникам финансового обеспечения;
• Учет санкционирования расходов;
• Ведение централизованного учёта группы учреждений в одной информационной базе;
• Учет расчетов по заработной плате, стипендиям и денежному довольствию;
• Формирование регламентированной бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности;
• Интеграция с государственной информационной системой о Государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП).

Подробней Заказать

Основные требования и ведение

Ключевые требования к в бюджетных организациях заключаются в следующем:

• в обязательном порядке ведется исключительно в отечественной валюте;
• учет обязательно осуществляется на регулярной основе с периода регистрации организации;
• учет осуществляется методом двойной записи на бухгалтерских счетах, содержащих в себе действующие трудовые планы.
• все сведения относительно аналитического отчета обязательно должны отвечать оборотам и остаткам в пределах синтетического учета;
• любая операция вне зависимости от того, хозяйственного либо инвентаризационного характера, обязательно подлежит регистрации без пропусков в оговоренные периоды;
• все без исключения объекты учета на бюджетных компаниях в каждом определенном случае исчисляются на основании способа учета.

Разработанная единая инструкция регулирует исключительно общий подход к учету не только в государственных, но и муниципальных учреждениях, финансирование которых осуществляется за счет федеральных средств. Все операции обязательно сопровождаются первичной документацией.

Отчеты формируются и предоставляются законными представителями уполномоченных органов в соответствии с фиксированными перечнями и расписанием.

Балансы коммерческих и бюджетных компаний обладают отличием, которое заключается в самой структуре активов и обязательствах.

Бюджетные учреждения не наделены полномочиями для трудовой коммерческой деятельности, однако весь доход подлежит зачислению в бюджет самого учреждения на регулярной основе.

Основная суть учета заключается исключительно в предоставлении достоверной информации о финансовом положении учреждения компаниям, которые напрямую заинтересованы в получении этих сведений.

Основные отличия и сходства бюджетного учета и налогового контроля в коммерческих компаниях

Общие правила бухгалтерского учета для организаций государственного сектора и частных компаний не имеют весомых отличий. В учёте для частных предприятий и бюджетной бухгалтерии муниципального предприятий необходимо отражать все операции. Главным отличительным параметром в бюджетном учете является использование другого плана счетов, в котором операции отражаются несколько иначе. 

Финансирование частных компаний может быть разным, например внесенные личные средства, оформленные кредиты в банках или взносы участников акционерного общества. Бюджетная сфера финансируется исключительно государством, местным или федеральным бюджетом. Также частью финансирования являются пожертвования частных компаний, лиц, фондов. Все поступаемые на общий счет в казначействе средства являются государственной собственностью, при этом форма субсидирования муниципальных организаций может быть разной:

• средства, предоставляемые на выполнение государственного задания;
• деньги для временного распоряжения на определенные цели;
• средства для выплат в рамках медицинского страхования;
• собственные средства, поступаемые в рамках доходов от выполняемых работ, услуг.

Объем отчётности в бюджетной сфере значительно больше, потому что каждое действие должно быть зафиксировано и схемы движения средств детально отображены. В частной компании поступления или списания  с расчетных счетов производятся самостоятельно, не требуется предоставление разрешения органов казначейства. В плане оплаты работ, услуг частная компания более мобильна, но при этом менее защищена от ошибочных списаний.

Кто обязан вести бюджетный учет?

Порядок ведения бюджетного учета регулируется Инструкцией по применению Плана счетов бюджетного учета*(2).

Юридические лица, которые обязаны вести бюджетный учет, перечислены в п. 2 Инструкции. Это:

• органы государственной власти (государственные органы);
• органы местного самоуправления;
• органы управления государственными внебюджетными фондами;
• органы управления территориальными государственными внебюджетными фондами;
• казенные учреждения, в том числе находящихся за пределами РФ;
• иные юридические лица, осуществляющие согласно законодательству РФ бюджетные полномочия получателя бюджетных средств;
• финансовые органы;
• органы Федерального казначейства в части отражения на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 500 00 000 «Санкционирование расходов» операций по кассовому исполнению федерального бюджета.

Кроме того, бюджетный учет ведут:

• государственные корпорации «Росатом», «Роскосмос» в части ведения бюджетного учета фактов хозяйственной жизни, возникающих при осуществлении полномочий главного распорядителя бюджетных средств, получателя бюджетных средств, главного администратора доходов бюджета и администратора доходов бюджета;
• государственные (муниципальные) бюджетные, автономные учреждения, осуществляющим в соответствии с законодательством РФ полномочия по исполнению публичных обязательств перед физическими лицами, подлежащих исполнению в денежной форме;
• государственные (муниципальные) бюджетные, автономные учреждениям и (или) государственные (муниципальные) унитарные предприятия при осуществлении на основании соглашений полномочий государственного (муниципального) заказчика при осуществлении бюджетных инвестиций в объекты государственной (муниципальной) собственности.

Следует отметить, что в обычной хозяйственной деятельности госкорпорации, бюджетные, автономные учреждения и и унитарные предприятия бюджетный учет не ведут, хотя часть их расходов, а зачастую большая их часть и финансируется из бюджетов разных уровней. Бюджетный учет данные юридические лица ведут обособленно от остального бухгалтерского учета, применяют при этом счета бюджетного учета. При ведении бюджетного учета указанные субъекты в 18 разряде номера счета бюджетного учета применяют код вида финансового обеспечения (деятельности) 1 — деятельность, осуществляемая за счет средств соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации (бюджетная деятельность).

Общие требования, предъявляемые к бюджетному учету

Инструкцией устанавливается единый подход и порядок, позволяющий вести бюджетный бухгалтерский учет в государственных, региональных, муниципальных и прочих органах власти.

Проводимые бюджетными организациями операции непременно сопровождаются первичными документами, данные с которых группируются по датам, на момент их (операций) совершения, и накопительным способом заносятся в регистры (журналы). Потом журналы операций подписываются непосредственным исполнителем и главным бухгалтером, а по окончании месяца обороты по счетам (их данные) переносятся в Главную книгу.

По завершению месяца обработанные первичные документы собираются в хронологическом порядке и сшиваются.

Комплексная автоматизация учета позволяет связывать процесс обработки первичной документации и оформление операций на соответствующих разделах Плана счетов бюджетного учета.

Централизованный учет

Централизация бухгалтерского учета бюджетных учреждений — довольно актуальный вопрос, ответ на который требует детального анализа финансового положения госучреждений.

Если объем финансирования достаточный, а также имеются существенные поступления от предпринимательской деятельности, то наличие штатного бухгалтера экономически оправдано. Если в госучреждении дефицит бюджета, то в целях экономии целесообразнее передать бухучет сторонней организации, то есть централизованной бухгалтерии.

В отличие от коммерческих структур, централизованный бухгалтерский учет организует учредитель или орган исполнительной власти муниципального образования. Решением учредителя выделяется особое структурное подразделение или самостоятельное учреждение, которое наделяется соответствующими правами и полномочиями.

Например, в муниципальном образовании создано МКУ «Централизованная бухгалтерия по обслуживанию образовательных учреждений района», которое осуществляет бухгалтерское сопровождение всех школ, детских садов и учреждений дополнительного образования детей в районном центре.

Отчетность

Финансовая отчетность является конечным звеном в цепочке формирования бухгалтерского учета на предприятии. Налоговая отчетность (налоговые декларации) — конечным этапом в формировании налогового учета.

Финансовая отчетность представляет собой систематизированную информацию об экономическом состоянии организации на отчетную дату, об её имуществе, обязательствах, доходах и расходах , результате деятельности. Более подробно о финансовой отчетности можно узнать, ознакомившись с Положением по бухгалтерскому учёту «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99).

Далее, будущему бухгалтеру просто необходимо разобраться , что же такое «План счетов», для чего нужны «бухгалтерские проводки», что значит «дебит», а что «кредит»? Без понимания этого просто невозможно стать настоящим бухгалтером. План счетов необходим на этапе обработки и систематизации информации.

Нарушения, допускаемые субъектами учета при совершении расчетов между поставщиками и подрядчиками

Среди нарушений норм законодательства РФ, которые чаще всего выявляются по результатам проверок расчетов с поставщиками и подрядчиками, можно назвать следующие.

В нарушение п. 11 Инструкции № 157н устанавливаются факты неправильного ведения журнала операций расчетов с поставщиками и подрядчиками, а именно:

• первичные учетные документы принимаются без подписей и печатей поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (например, счета и счета-фактуры по услугам связи);

• отсутствуют необходимые реквизиты на первичных документах (отсутствуют подписи должностных лиц учреждения на актах приемки-передачи, выполненных работ, сверках расчетов, не заполнено поле «основание» в первичных учетных документах, отсутствуют печати в месте для печати и пр.);

• нарушена хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета (например, к журналу операций за текущий месяц подложены первичные документы за предыдущий месяц или последующий, первичные документы подложены в хаотичном порядке);

• не подобраны и не сброшюрованы по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующему журналу операции;

• в большинстве случаев отсутствуют первичные документы, подтверждающие исполнение обязательств поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (к счетам-фактурам не приложены товарные накладные, акты выполненных работ);

• в журналах операций расчетов с поставщиками и подрядчиками указываются неверные реквизиты первичных учетных документов (даты, номера), имеет место отсутствие реквизитов первичных учетных документов.

В нарушение п. 18 Инструкции № 157н в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками и оборотных ведомостях наблюдаются исправления путем обводки текущего значения, приписки и замазывания корректирующей жидкостью.

Кроме того, часто выявляются факты:

• установления в контракте авансового платежа в размере, не соответствующем нормам законодательства РФ;

• превышения предельного размера расчетов наличными деньгами, совершенных с поставщиками, подрядчиками;

• списания с учета сумм дебиторской (кредиторской) задолженности с нарушением требований законодательства;

• несвоевременности отражения расчетных обязательств в учете.

* * *

В завершение отметим, что в актах проверок соблюдения проверяемым учреждением законодательства РФ и иных нормативных правовых актов РФ в разделе «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражается информация, касающаяся также соблюдения учреждением положений Закона о контрактной системе. Если соблюдение учреждением требований законодательства РФ о контрактной системе является объектом проверки, то в акте проверки фиксируются нарушения таких законодательных актов. Среди нарушений Закона о контрактной системе можно привести следующие:

• отсутствуют Положение (регламент) о контрактной службе, приказ о назначении должностного лица, ответственного за осуществления закупки, включая исполнение каждого контракта (нарушение ст. 38 Закона о контрактной системе);

• нарушается срок размещения на официальном сайте в Интернете первоначального плана-графика (нарушение п. 2 ст. 112 Закона о контрактной системе);

• предусмотренная планом-графиком на конец года по статье 223 «Коммунальные услуги» сумма меньше, чем сумма фактически произведенных расходов (нарушение п. 2 ст. 72 БК РФ и п. 11 ст. 21 Закона о контрактной системе).

Виды и сущность расчетных операций

Деятельность любого предприятия предполагает наличие широких хозяйственных связей с различными субъектами: покупателями, предприятиями, предоставляющими услуги или товары, налоговыми органами и фондами социального страхования. Все расчеты осуществляются в денежном виде, в основном в безналичной форме, путем переводы (перечисления) денег на счет получателя. Посредником при этом выступает выбранный для кредитно-расчетного обслуживания банк. Наличные средства в наше время используются все реже, в основном для оплаты работ физическим лицам, а также при розничной или мелкооптовой торговле.

В зависимости от движения ресурсов может возникать дебиторская и кредиторская задолженность, т.е., говоря бухгалтерскими терминами, активно-пассивное сальдо. Кредитовое сальдо характеризует долги предприятия перед партнерами, а дебетовое – задолженность предприятию. Это зависит от того, как предпочитает работать конкретная компания: по предоплате или с отсрочкой платежа. Наличие неоплаченных счетов заметно влияет на основные финансовые показатели, размер прибыли за конкретный период времени, наличие и объем оборотных средств.

Сейчас фирма-заказчик сама принимает решение, в какой форме платить поставщику или подрядчику. Оплата проводится в зависимости от договоренностей, после выполнения работ или отгрузки материально-товарных ценностей или же одновременно с ними. Дебиторская задолженность между контрагентами возникает, когда момент оплаты и перехода прав собственности на услуги, работы или товары не совпадают во времени. Если говорить кратко, то дебиторская задолженность – это неотъемлемая часть оборотного капитала, общая сумма всех долгов партнеров перед фирмой. Фактически это временно изъятые из оборота финансы.

Наличие дебиторской задолженности – это естественное состояние, если оно неоправданно не затягивается, то открывает окно возможностей для обеих сторон:

• должник в течение некоторого времени может пользоваться дополнительными бесплатными оборотными средствами;
• кредитор, немного подождав с получением денег, получает возможность сбыть свою продукцию или услугу.

По срокам погашения и связям с производственным циклом выделяют такие виды задолженности:

• Текущая. Она возникает в нормальном операционном цикле и погашается в течение 12 месяцев с момента составления баланса. Сюда же относят и более чем годовую задолженность, если она не противоречит нормальному операционному циклу предприятия. Она может быть связана с реализацией продукции или выданными авансами, внутренними расчетами, начисленными доходами, бюджетными обязательствами.
• Долгосрочная. Длится более года и не вытекает из нормального цикла работы, бывает нормальная (срок ее оплаты еще не наступил), просроченная и безнадежная. Обычно она представлена переданным в аренду имуществом и долгосрочными векселями.

Кредиторская задолженность формируется, когда предприятие получило материальные ценности или услуги от другого юридического или физического лица, но еще не осуществило оплату. Сюда же можно отнести и сумму удержанных, но еще не перечисленных налогов, а также банковские кредиты. Кроме того, «кредиторка» может сформироваться по таким обязательствам:

• оплата коммерческих векселей;
• передача имущества, выплата денег или выполнение работ зависимым или дочерним обществам;
• проведение работ в счет предоплаты или перечисленного аванса;
• оплата труда персоналу в соответствии с индивидуальным или коллективным трудовым договором;
• уплата взносов в социальные фонды и налогов;
• обязательства перед другими кредиторами.

Помимо выплат в денежной форме, к долговым обязательствам можно отнести страхование (личное и имущественное), депонированные суммы, претензии, дивиденды и другие виды доходов. Расчеты между взаимосвязанными предприятиями учитываются отдельно, по ним составляется сводная отчетность (бухгалтерская).

Отчетность казенного учреждения в 2021 году

Большинство вопросов бухгалтеров связаны с составлением пояснительной записки к годовому отчету казенного учреждения.

Форма пояснительной записки (ф. 0503160) состоит из пяти разделов:

1. Организационная структура субъекта бюджетной отчетности (БО).
2. Результаты деятельности субъекта БО.
3. Анализ отчета об исполнении бюджета субъектом БО.
4. Анализ показателей финансовой отчетности субъекта БО.
5. Прочие вопросы деятельности субъекта БО.

Каждый из разделов отчета содержит в себе специальные табличные формы и текстовую информацию — пояснения к показателям годовой отчетности.

ВАЖНО!

Распорядитель бюджетных средств вправе установить дополнительные отчетные формы, детализированную информацию и отраслевые требования по формированию пояснительной записки. Требования доводят до казенщиков отдельным распорядительным актом.

Первичная документация

Любая хозяйственная операция должна подтверждаться первичкой. На их основании создаются бухгалтерские проводки. Первичные документы нужно для установления обоснованности и разумности экономических действий. Казенные субъекты должны применять в своей деятельности документы, перечень которых утвержден Приказом №173. Дополнительный перечень бумаг может указываться в учетной политике. Рассмотрим правила формирования первичных документов:

• Применение форм, которые были установлены внутренними актами.
• Использование обязательных реквизитов.
• Незаполненные строки зачеркиваются.
• Недопустимы помарки.

Если документы будут создаваться без учета этих правил, у контролирующих органов могут возникнуть вопросы.

План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений

Организации используют бюджетный план счетов, утвержденный Приказом Минфина №157.

Указанный регистр актуален для государственных органов и для учреждений бюджетной сферы. Но в едином плане имеется отметка, что государственные организации разных типов должны использовать свой план счетов:

• автономные — согласно Приказу № 183н от 23.12.2010;
• бюджетные — в соответствии с Приказом № 174н от 16.12.2010;
• казенные — Приказ № 162н от 06.12.2010.

Бюджетный план счетов состоит из балансовых и забалансовых счетов. Балансовые счета делятся на 5 типов:

1. Нефинансовые активы.
2. Финансовые активы.
3. Обязательства.
4. Финансовый итог
5. Санкционирование расходов.

На забалансовых счетах отражается движение в стоимостной оценке тех активов, которые не принадлежат организации либо по установленным причинам не могут быть учтены на балансовых счетах.

Учет операций с ОС и имуществом

ОС и имущество поступают в казенную структуру от учредителя. Именно на последнего возложена ответственность по содержанию, так как он является собственником. Рассмотрим основания, по которым учитываются операции:

• Принятие ОС на учет выполняется на основании решения комиссии. Первичным документом является акт передачи.
• Право управления образуется с дня регистрации.
• Оценка собственности проводится на основании стоимости, прописанной в акте.
• Корректировка стоимости выполняется на основании осуществленной модернизацией.

Бюджетная структура может купить имущество. Покупка осуществляется за счет денег, взятых из бюджета.

Пример учета покупки имущества

Учреждением было закуплено оборудование на 333 тыс. рублей. Траты на транспортировку равны 7 тыс. рублей. Проводки будут следующими:

• Дт 1 10631 310 Кт 1 30231 703. Поступление оборудования на 333 тыс. рублей.
• Дт (используется тот же дебетовый счет, что и в предыдущей проводке) Кт 1 30222 730. Отражение трат размером 7 тыс. рублей на транспортировку оборудования.

Со следующего месяца после поступления оборудования начинается начисление амортизации. Срок полезной эксплуатации определяется на основании Классификатора.

Реализация и списание ОС

Казенные учреждения могут реализовывать ОС. Однако для этого нужно получить одобрение учредителя. Иногда продажа связана с необходимостью погашения ущерба и обязательств, однако это крайние случаи. Доход от продажи направляется в бюджет.

ВНИМАНИЕ! Списание производится тогда, когда ОС утратили потребительские качества

Пример списания ОС

В учреждении появился объект ОС, который вышел из строя. Его нужно списать. Остаточная стоимость составляет 36 тыс. рублей, амортизационные начисления – 90 тыс. рублей. После завершения ликвидации производится оприходование на сумму 600 рублей. Используются эти проводки:

• Дт 1 40110 172 Кт 1 10134 410. Списание стоимости на сумму 36 тысяч рублей.
• Дт 1 10134 410 Кт (используется тот же счет, что и в предыдущем примере). Списание начислений по амортизации на сумму 90 тыс. рублей.
• Дт 1 10536 340 Кт 1 40110 172. Оприходование дополнительных изделий на 600 рублей.

Каждая проводка подтверждается первичкой.