Сроки хранения документов по перечню 2019: бухгалтерские документы

Если документы потеряны или испорчены

Штрафные санкции для тех, кто не может предоставить первичные бумаги по бухгалтерскому учёту, счет-фактуры, для тех, кто ведёт документацию не систематически — достаточно мощные. Если вы попались более двух раз за год, по статье 120 НК РФ, штраф выйдет не меньше десяти тысяч рублей.

Мнение эксперта
Кузнецов Вячеслав Тимофеевич
Юрист с 8-летним опытом. Специализация — уголовное право. Имеет опыт в разработке юридической документации.

Если документы оказались потерянными, их срочно нужно восстанавливать. С документами вроде актов и накладных всё проще. Их можно запросить на повтор у контрагентов.

А вот если речь идёт об утрате учётных документов, то ситуация становится сложнее. Вам потребуется назначить расследование с указанием причины (если такая имеется) — потом, кража, пожар и т.д.

Расследование ведёт соответствующая служба, к которой конкретный документ относится. После расследования, создаётся акт, который переходит в налоговое ведомство, где и обозначают сроки восстановления утраченных документов.

Что касается регистрационных документов, то их вы можете запрашивать в ФНС. Заявление на восстановление или выдачу дубликата пишется отдельно для каждого документа. Госпошлина составляет триста рублей.

Те документы, у которых уже прошёл установленный срок хранения можно утилизировать. Это делается с помощью специального оборудования — шредеров, либо же путём сжигания. Относитесь к этому внимательно и случайно не сожгите лишнее — например ещё действующие документы.

Мы описали основную документацию, подлежащую хранению в определённых сроках и условиях. Но никто не запретит хранить вообще все документы.

Особенно, если они будут полноценно систематизированы и иметь надёжное место хранения. Ответственность в архивном деле позволит вам избежать многих возможных проблем в ведении коммерческого дела, например, споров с ФСН или партнёрами фирмы.

Документы, касающиеся объектов ОС

Объект ОС находится в организации до полного списания его первоначальной стоимости

Исчерпывающий ответ на вопрос о том, сколько времени следует хранить документы, подтверждающие первоначальную стоимость ОС и расходы на амортизацию, дан в Письме Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604

Примечательно, что организация в тексте вопроса обратила внимание на то, что срок полезного использования объектов (например, построенных зданий) превышает 30 лет. Финансовое ведомство ответило таким образом

Согласно НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Специальный срок хранения документов, подтверждающих расходы для целей налогообложения, установлен гл. 25 НК РФ. Так, в соответствии с НК РФ при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода.

Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (четыре года), исчисление которого осуществляется в специальном порядке.

С учетом требований ст. 252 НК РФ срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества).

Отметим, что аналогичную позицию Минфин высказывал и ранее (Письмо от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).

Недоамортизированный объект ОС продан организацией

В случае продажи амортизируемого имущества налогоплательщик вправе уменьшить доходы на величину остаточной стоимости объекта ( НК РФ). В случае если остаточная стоимость амортизируемого имущества с учетом расходов, связанных с его продажей, превышает выручку от его реализации, разница признается убытком, который включается в состав прочих расходов равными долями в течение срока, определяемого как разница между сроком полезного использования этого имущества и фактическим сроком его эксплуатации до момента реализации ( НК РФ).

Таким образом, полученный убыток будет учитываться в целях налогообложения равными частями до тех пор, пока не истечет установленный для объекта срок полезного использования. Следовательно, в рассматриваемом случае сохранность документов должна быть обеспечена в течение четырех лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.

Согласно положениям нормативных актов по бухгалтерскому учету срок хранения еще больше: документы об определении амортизации ОС должны храниться постоянно (Письмо Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604). Обоснование следующее. Согласно ст. 29 Закона о бухгалтерском учете:

• первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;

• документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций, установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В силу п. 429 Перечня документы об определении амортизации основных средств хранятся постоянно.

Таким образом, документы, связанные с формированием (изменением) первоначальной стоимости ОС и проведением переоценки, не подлежат уничтожению организацией.

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Общие правила хранения бухгалтерских документов зафиксированы в Перечне 2019 и Инструкции по применению Перечня 2019. Именно эти нормативные акты регламентируют российское архивное право и являются актуальными.

Закрепленные в Перечне 2019 сроки обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушение сроков хранения документов компании грозят серьезные штрафы и другие негативные последствия.

Следует отметить, что в регламентации процесса хранения бухгалтерских документов отметились и отраслевые ведомства. Нормы, касающиеся сроков хранения, есть в Налоговом кодексе Российской Федерации (далее – НК РФ) и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 402-ФЗ). Практически в каждый отраслевой правовой акт внесены правила о хранении документов. И причем далеко не всегда в соответствии с уже работающими другими нормами.

К примеру, для индивидуального предпринимателя, который применяет упрощенную систему налогообложения, налоговый срок сохранности первичных документов, книги учета доходов и расходов (далее – КУДиР) составляет четыре года. Этот срок хранения установлен в п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей. Такой же срок хранения документов, которые содержат данные налогового учета, необходимые для исчисления и уплаты «упрощенного» налога, установлен в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Однако в ст. 318 Перечня 2019 установлено, что юридические лица, применяющие упрощенную систему налогообложения, должны хранить КУДиР пять лет. Странно, но так Росархив определяет срок хранения документа – сводного регистра, к которому по сути не имеет никакого отношения.

Нормы в сфере архивного дела подвижные: периодически вносятся поправки, которые тоже важно отслеживать. Но ни согласованности, ни единообразия между ними как не было, так и нет

Поэтому у экспертов есть вопросы и сомнения в понимании и применении таких норм.

Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (в ред. от 22.05.2020).

Здесь и далее – Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

В ред. от 26.07.2019.

Утв. Приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002.

Таблица сроков с изменениями в 2021 году

Сроки хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, определены Приказом Минкультуры №558 от 25 августа. На документы, составленные после этой даты, распространяются требования Перечня №236.

В таблице указаны самые важные для бухгалтеров документы с измененными сроками хранения.

В завершении статьи хотелось бы еще раз отметить, что большая часть документов, составленных в процессе хозяйственной деятельности организации или индивидуального предпринимателя, должны храниться в течение нескольких лет.

Но важно учитывать, что должна обеспечиваться не только сохранность и неизменность документации, но и возможность ее быстрого поиска в архиве. Так как налоговая инспекция может сделать запрос документа в любой момента

А установленный действующим законодательством срок подготовки ответа составляет всего десять рабочих дней. И обеспечить своевременную подготовку данных невозможно без правильной организации номенклатуры дел – вся документация сразу распределяется по видам и срокам хранения. Такой подход позволит избежать не только начисления штрафных санкций, но и лишних трудовых затрат.

Документы при увольнении сотрудника в 2021 году
Что делать с книгой по учету трудовых книжек, заведенной до 1 сентября 2021 года?

КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Все бухгалтерские документы с точки зрения выполняемой ими функции укрупненно можно разделить на две большие группы:

• документы бухгалтерского учета;
• документы налогового учета.

Документы бухгалтерского учета

Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации. Руководствуясь последовательностью документирования хозяйственной деятельности компании бухгалтерскую документацию можно разделить на три части:

• первичная – документация, фиксирующая факты совершения хозяйственных операций; на основании ее ведется бухгалтерский учет;
• регистры бухгалтерского учета – предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых первичных учетных документах;
• отчетная бухгалтерская документация – единая система данных об имущественном и финансовом положении компании, о результатах ее хозяйственной деятельности.

Бухгалтерские документы также классифицируются по назначению и типам документов. Общая схема движения бухгалтерских документов начинается с первичных документов. Предположим, что мы заключаем договор с контрагентом на поставку продукции с безналичным способом оплаты. Последовательность действий будет следующей:

• заключаем договор;
• выставляем контрагенту счет на оплату;
• покупатель платежным поручением подтверждает факт оплаты им продукции;
• для отгрузки продукции выставляем товарную накладную и счет-фактуру.

Таким образом, основной перечень первичных документов будет таким:

• договор;
• счет;
• платежные документы;
• товарная накладная;
• счет-фактура;
• акт о сдаче-приемке выполненных работ (оказания услуг).

Бухгалтерские документы важны не только в текущей деятельности организации, но и для последующей отчетности. Кроме того, их по тем или иным поводам могут запросить государственные инстанции

Это значит, что важно организовать хранение этих документов

Документы налогового учета

К документам налогового учета относятся:

• первичные учетные документы;
• аналитические регистры налогового учета;
• расчет налоговой базы.

Структура документирования налогового учета похожа на структуру документирования бухгалтерского учета:

• первичные учетные документы – документы, являющиеся подтверждением налогового учета. Это те самые первичные учетные документы, которые являются основанием ведения бухгалтерского учета, а кроме того, документы, которые предусмотрены для оформления операций законодательством о налогах и сборах;
• аналитические регистры налогового учета – это либо измененные регистры бухгалтерского учета, либо самостоятельные регистры, которые формируются и ведутся по аналогии с регистрами бухгалтерского учета, но без применения двойной записи;
• расчет налоговой базы – можно представить, как документ синтетического налогового учета, аналогичный по своим функциям синтетическим регистрам бухгалтерского учета.

Непосредственное документирование налогового учета – это «вотчина» бухгалтеров. Едва ли они «впустят» в эту область секретаря. Поэтому не будем углубляться в детали. Нас интересует именно архивное хранение этих документов.

О длительности хранения документов

Для того чтобы определить, сколько хранить документы ИП, нужно знать к какому типу документации они относятся.

У каждой фирмы есть перечень типовых документов для архивации. За время деятельности ИП их может накопиться очень много. Связаны они в основном с предписаниями государственных органов, которые контролируют коммерческую деятельность.

Текущая документация тоже имеет свойство накапливаться каждый день. Одна часть документов связана с трудовыми и кадровыми отношениями, другая часть – с различными видами отчетности.

Основной документ, касающийся регулирования всех видов деятельности компании, был утвержден в 2010 году. С тех пор к нему вносились лишь несколько поправок в вопросах архивации документов. Начинающие предприниматели нередко задаются вопросом, к чему столько проблем с архивацией и нужна ли она.

Какие документы необходимо хранить

1. В случае, если предприниматель работает с НДС на общей системе, то хранение бухгалтерских документов, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет.
2. Бухгалтерская отчетность, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет.
3. Все первичные документы учета и регистрации ИП, книгу учета доходов и расходов (КУДиР), индивидуальный предприниматель должен хранить не менее 4 лет.
4. Документы, подтверждающие выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), должны храниться в течение 6 лет.
5. Личные дела и карточки работников, в том числе временно нанятых, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.

1. Трудовая инспекция может потребовать любые документы, на основании которых вы платите зарплату, премии, отпускные, пособия, считаете стаж.

Как восстановить документы ИП при утере

Неважно, что послужило причиной потери документов предпринимателя, он обязан выполнить ряд законодательных требований, чтобы восстановить бумаги. Процессуальные нормы определены в отношении документов, наличие которых у ИП является обязательным:

• листа записи в ЕГРИП;
• свидетельства о постановке на учёт налогоплательщика;
• свидетельства о присвоении ИНН;
• свидетельства о постановке на учёт в ПФР;
• информационного письма в Росстат.

Если известно о том, что документы были украдены, необходимо обратиться в отделение полиции, где ИП получит справку с перечнем пропавших бумаг. Если причиной потери документации стало стихийное бедствие или пожар, справку придётся оформлять в МЧС и ЖЭКе соответственно. Не стоит пренебрегать сбором справок, которые послужат доказательством причин потери бумаг, поскольку, если сотрудники ФНС заподозрят ИП в умышленном их уничтожении и доведут дело до суда, справки из государственных органов помогут выстроить защиту.

Чтобы не вызывать подозрения у налоговой службы, предпринимателю необходимо обратиться в государственные органы за справкой о причинах потери документов

Существует два варианта действий при потере документов:

1. Закрыть ИП.
2. Восстановить утраченные бумаги и продолжить заниматься предпринимательской деятельностью.

В первом случае нужно будет собрать следующие документы:

• паспорт;
• заявление о закрытии ИП;
• квитанцию об оплате госпошлины.

Для себя нужно иметь также справку из государственных органов о причинах утери документов (если удалось получить) и любые оставшиеся на руках бумаги.

Затем предприниматель должен:

• полностью рассчитаться перед бюджетом и внебюджетными фондами;
• посетить ФСС;
• выплатить задолженности по оплате труда перед сотрудниками;
• провести увольнение в связи с закрытием фирмы;
• уведомить контрагентов и кредиторов;
• подать документы на закрытие в налоговый орган.

Через 5 рабочих дней предприятие ИП будет закрыто.

При утере всех основных документов предприниматель может попытаться восстановить их или закрыть предприятие и прекратить предпринимательскую деятельность в качестве ИП

Если же ИП решит восстанавливать документы, он должен:

• написать заявление в налоговую службу в произвольной форме;
• предоставить квитанцию об оплате госпошлины (за каждый восстанавливаемый документ).

ФНС оформит ИП справку и займётся изготовлением дубликатов утерянных документов. Сроки восстановления бумаг сократятся, если предприниматель предоставит ксерокопии потерянных документов.

Не стоит пренебрегать и восстановлением первичных документов: журналов бухгалтерского учёта, регистров налогового учёта, счетов-фактур и других бумаг. Они должны быть в наличии на случай налоговой проверки, а также при возникновении спора с контрагентом, помогут доказать вашу правоту в суде.

Если был потерян договор, акт, товарная накладная, можно запросить их повторно у контрагента. При утере учётного документа, придётся назначать расследование и оформлять справку с указанием причин потери в соответствующей службе. Когда расследование завершится, акт о его итогах нужно направить в ФНС, где сотрудник налогового органа установит сроки на восстановление документации.