Sap программа: что это такое простыми словами и как в ней работать

Как работает SAP

На российском рынке конкурируют несколько программ для бухгалтерского учёта, некоторые из которых не требуют специальных навыков и знаний (Microsoft Office Word, Excel), а другие нуждаются в специалисте:

• 1С: Бухгалтерия;
• SAP;
• Галактика;
• Парус;
• Microsoft Dynamics Axapta.

САП имеет множество возможностей и ещё больше функций:

• автоматизация работы бухгалтера;
• операции торговли;
• складские операции;
• учёт кадров;
• учёт финансов;
• учёт стоимости акций;
• составление графиков выдачи зарплаты;
• обработка логистики и многое другое.

Структура программы крайне сложная, поэтому разобраться с ней может только обученный человек. Зарплата у таких работников соответствующая: в европейских странах администратор получает от 2500€.

SAP программа ускоряет обработку данных и указывает оптимальный курс, на который должна ориентироваться фирма, однако программа не будет продуктивной, если структура самой компании имеет нелогичности, а её составные части плохо связаны между собой.

Функционал программы широк и состоит из модулей.

• система закупок;
• поступление товара;
• контроль и анализ запасов на складах;
• учёт необходимых материалов.

PM
Техобслуживание.
Ремонт и обслуживание имущества предприятия и его оборудования.

SD
Сбыт.
Выставление счетов, обработка заказов и предложений.

AM
Управление основными средствами.
Обработка состояний имущества предприятия:

• техническое обслуживание;
• управление, контроль, продажа инвестиций.

AA
Налоговые потоки
Расчёт выплаты налогов.

FI
Финансы.
Финансовый контроль и полная отчётность бухгалтерии:

• консолидация данных;
• отчётность по долгам и должникам.

HR
Управление персоналом.
Работа с персоналом:

• расчёт зарплаты;
• выставление отпусков и учёт больничных;
• расчёты льготных периодов;
• высчитывание выплачиваемых государству налогов за сотрудников;
• учёт и контроль процесса повышения квалификации и набора новых сотрудников.

CO
Контроль.
Управленческий учёт и полный контроль над структурой производства:

• расход и доход средств;
• расчёт процента прибыли;
• анализ утечки средств.

Полезные дополнения

После внедрения программного комплекса в структуру организации руководитель может столкнуться с необходимостью реализации дополнительного функционала.

Даже несмотря на то, что базовый пакет предусматривает широкий перечень возможностей, каждое предприятие характеризуется рядом уникальных особенностей.

Разработчики, в свою очередь, заранее предусмотрели их, но по определенным причинам дополнения не были включены в базовый пакет.

В большинстве случаев решение проблем с дополнениями становится возможным благодаря пакету программ BW, благодаря которому можно воспользоваться:

• сервисом разработки и генерирования отчетов на основе предварительно загруженных в базу шаблонов;
• функцией создания и применения мета-данных, прочих бизнес-процессов;
• опцией вывода бухгалтерского или иного отчета в программу Excel, являющуюся на данный момент самой популярной среди всех компаний;
• мониторинговым сервисом, позволяющим управлять доступом к системе. Таким образом, она станет более открытой и прозрачной для руководителя компании или конкретного отдела.

Кроме того, комплекс BW способствует интеграции данных, созданных в других приложениях, которые не имеют никакой общей связи с базовым пакетом системы.

Важно! В дополнительном модуле BW предусматривается широкий перечень доступных ERP-функций, но при этом система ими не ограничивается. 

Рис.3. Основные задачи ERP

Обзор решения SAP Central Finance

С решением SAP Central Finance появился функционал, позволяющий вести не только  финансовую отчетность, но и централизованную отчетность по группе компаний в разрезе инвестиционных объектов в системе.

Текущая архитектура SAP Central Finance выглядит следующим образом (рис. 1):

Рис. 1. Текущая архитектура SAP Central Finance

В архитектуру Central Finance входят следующие компоненты:

1. Исходные системы-источники. Это системы SAP разных версий и внешние non-SAP-системы, в которых ведутся основные бизнес-процессы компаний, создаются финансовые проводки, ведутся инвестиционная активность, инвестиционные проекты и СПП-элементы.
2. Целевая система Central Finance. Отдельная система, в которую  реплицируются документы финансов и контроллинга, носители затрат (заказы), проекты/СПП-элементы, данные из логистики (AVL – Accounting view of logistics) из систем-источников.
3. Сервер репликации данных SLT (SAP Landscape Transformation). Это инструмент, который собирает проводки из локальной системы и направляет их в центральную систему. SLT работает на уровне таблиц и использует объект начальной загрузки и объект репликации для каждой таблицы, подлежащей переносу. Как правило, это отдельная система, которая находится между исходной и целевой системами и выполняет функцию репликации документов финансов и контроллинга, носителей затрат (заказы), AVL.
4. Для репликации проектов и СПП-элементов из исходных систем в Central Finance используется технология Application Link Enabling (ALE)/Intermediate Document (IDoc). Промежуточный документ (IDoc) для проектов содержит данные проекта для репликации.
5. Мэппинг основных данных и атрибутов. Для централизованного ведения основных данных и мэппинга в группе компаний рекомендуется использовать инструмент Master Data Governance (MDG).  Для бизнес-мэппинга основных данных используется компонент SAP Central Finance. Данный компонент позволяет определять, какой признак системы Central Finance соответствует признаку из исходной системы. Например, какое место возникновения затрат (МВЗ) в исходной системе соответствует в системе Central Finance. Мэппинг будет применяться автоматически в момент репликации документов финансов и контроллинга, носителей затрат (заказов), проектов/СПП-элементов, AVL. Мэппинг для идентификатора проекта/СПП между исходной и целевой системой создается автоматически во время репликации проектов/СПП-элементов. Более того, исходные СПП-элементы подменяются на целевые (реплицированные ранее СПП-элементы) в системе Central Finance.
6. SAP Application Interface Framework (AIF) монитор. Инструмент мониторинга статуса и обработки ошибок для сценариев репликации документов финансов и контроллинга, носителей затрат (заказы), проектов/СПП-элементов, данные из логистики (AVL – Accounting view of logistics). С помощью AIF отслеживается корректность репликации данных проекта/СПП-элемента. В случае ошибки во время репликации в AIF-мониторе создается соответствующее сообщение с описанием.  После анализа и устранения ошибки сообщение перезапускается в AIF-мониторе и в случае успешной репликации обновляется статус.
7. Универсальный журнал. Таблица ACDOCA является единым источником правды для финансовых документов и их атрибутов, так как в нее попадают финансовые документы из всех исходных систем, а также СПП-элементы в качестве объектов контировки финансовых документов. Данные этой таблицы используются для построения финансовой отчетности. Проекты и СПП-элементы хранятся в основных таблицах PROJ и PRPS. 

Что за программа

О корпоративном софте хотя бы поверхностно знают даже те, кто не сталкивался с ним напрямую, и SAP – крупнейший поставщик корпоративных приложений в мире. Продукты производителя популярны, и SAP является одним из лучших решений для среднего и крупного бизнеса на рынке, но, что это за программа, известно далеко не всем. Не сдают позиций и конкуренты, такие как 1C, Oracle и Axapta, хотя спрос на продукты SAP остаётся стабильным.

Корпоративный софт относится к категории специфических программных решений, требующих длительной настройки и изучения особенностей и функциональных возможностей. Такие ERP-системы (Enterprise Resource Planning – планирование ресурсов предприятия), как SAP, способны объединять подразделения предприятия в едином информационном пространстве для удобства контроля, анализа бизнес-процессов, финансового и бухгалтерского учёта.

Программа SAP ERP от немецкого производителя корпоративного программного обеспечения позволяет упростить ведение бизнеса за счёт эффективного планирования и грамотного распределения ресурсов. Аббревиатура SAP расшифровывается как Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung, что в переводе с немецкого звучит как «Системы, приложения и продукты в обработке данных». Системы управления предприятием (SAP Business Suite) – одно из направлений, в котором работает компания SAP, а рассматриваемое программное решение, предназначенное для средних и крупных компаний, является основным в наборе инструментов для бизнеса от производителя.

Система работает по модульному принципу. То есть, если говорить простыми словами, что такое SAP ERP, то софт представляет собой некий конструктор, состоящий из связанных модулей, отвечающих за определённые задачи предприятия (финансы, логистика, персонал, производство и пр.). Сами модули при этом опираются на базис (технологическое ядро продукта, отвечающее за слаженное функционирование всей системы), и есть возможность использования не только отдельных компонентов ПО, но и их комбинаций. Программа использует платформу, имеющую трёхуровневую организацию – сервер базы данных, сервер приложений и клиент. Использование ПО наиболее эффективно при выполнении операций в единой информационной среде, что и обеспечивает SAP ERP, позволяя моментально проводить актуальные данные, поступающие к нужным отделам компании.

Продукты SAP известны во всём мире, включая Россию, где программное обеспечение используется ещё с 90-х годов и занимает до 50% рынка ERP

Поскольку ПО становится стратегическим инструментом компании, охватывающим целый комплекс мероприятий и заменяющим собой сразу несколько приложений, перед внедрением SAP на предприятии важно понимать, что это такое, чтобы убедиться в необходимости развёртывания системы и эффективно использовать её возможности. Установка и сопровождение SAP не отличаются простотой, а потому требуют высокой квалификации сотрудников IT-компании, осуществляющей заказ, к тому же не стоит упускать и финансовую часть вопроса: ПО распространяется на коммерческой основе, и ценник варьируется в зависимости от многих факторов

На стоимость внедрения влияют специфика деятельности предприятия, сложность выполняемых задач, необходимость доработки под индивидуальные требования компании и т. д.

Как работает SAP

На российском рынке конкурируют несколько программ для бухгалтерского учёта, некоторые из которых не требуют специальных навыков и знаний (Microsoft Office Word, Excel), а другие нуждаются в специалисте:

• 1С: Бухгалтерия;
• SAP;
• Галактика;
• Парус;
• Microsoft Dynamics Axapta.

САП имеет множество возможностей и ещё больше функций:

• автоматизация работы бухгалтера;
• операции торговли;
• складские операции;
• учёт кадров;
• учёт финансов;
• учёт стоимости акций;
• составление графиков выдачи зарплаты;
• обработка логистики и многое другое.

Структура программы крайне сложная, поэтому разобраться с ней может только обученный человек. Зарплата у таких работников соответствующая: в европейских странах администратор получает от 2500€.

SAP программа ускоряет обработку данных и указывает оптимальный курс, на который должна ориентироваться фирма, однако программа не будет продуктивной, если структура самой компании имеет нелогичности, а её составные части плохо связаны между собой.

Функционал программы широк и состоит из модулей.

С инструкциями можно ознакомиться на официальном сайте.

Что представляет собой бухгалтерская САБ-программа: описание программы SAP

Это комплексное ПО, ориентированное на представителей крупного бизнеса. Почему? Потому что оно слишком дорого стоит – цена его доходит до 10% от годового оборота серьезной организации. Представителям среднего бизнеса оно может банально оказаться не по карману. Добавьте сюда значительные расходы на сопутствующие услуги по его внедрению. Софт «Клеверенс» обходится гораздо дешевле, а по своей надежности он не хуже и при правильной настройке даст все необходимые возможности.

Но в особо крупных масштабах ее внедрение оказывается экономически оправданным – с использованием таких модулей для работы в программе SAP:

• PP – напоминаем, для планирования,
• MM – для эффективного управления потоками средств,
• FI – чтобы не потерять ни одну статью финансов,
• AA и AM – для распределения доходов и расходов,
• PM – для своевременного техобслуживания,
• SD – для выгодного сбыта,
• CO – для контроля деятельности,
• HR.

Алгоритм определения бизнес-роли

Алгоритм состоит из 3-х последовательных шагов:

Система проверяет параметр CRM_UI_PROFILE в настройках пользователя (рис. 8).

Рис. 8 – Параметры пользователя.

Если ничего не найдено на шаге выше, то система проверяет присвоение бизнес-роли в орг. структуре (рис. 9).

Рис. 9 – Присвоение бизнес-роли на орг. структуре.

Если ничего не найдено на шаге выше, то система получает все PFCG-роли, присвоенные пользователю, и определяет присвоены ли они к бизнес-ролям. Найденная бизнес-роль присваивается пользователю (рис. 10).

Рис. 10 – Присвоение роли полномочий на бизнес-роль.

Более детальную информацию о работе данного алгоритма, можно получить в статье ниже http://www.sdn.sap.com/irj/scn/index?rid=/library/uuid/00515e75-f1d0-2c10-bebb-e5675f470ee6

Плюсы и минусы программы

Функциональные возможности софта позволяют получить ряд преимуществ при развёртывании программного обеспечения на предприятии, при этом, как и в случае с любым программным продуктом, имеются и недостатки. Рассмотрим плюсы и минусы SAP.

К преимуществам программы относятся:

1. Гибкость настроек софта под нужды предприятия. Можно настраивать многочисленные параметры для различных задач, выполняемых в компании.
2. Охват практически всех направлений деятельности предприятия.
3. Расширенные возможности настройки пользовательского интерфейса для максимальной адаптации.
4. Работа практически со всеми типами данных, в результате чего использование софта возможно в компаниях любой специфики.
5. Взаимодействие с прочими программными продуктами, в том числе софтом других разработчиков.
6. Необходимость в обновлении внедрённого продукта практически отсутствует.
7. Работа с различными языками и валютами, что актуально для холдингов и бизнеса с широкой географией.
8. Создание единой информационной среды и работа в реальном времени.
9. Повышение эффективности работы сотрудников и самого предприятия.
10. Снижение рисков ошибочных действий.
11. Соответствие российским стандартам бухучёта и международным стандартам финансовой отчётности, налогового законодательства России и других стран.
12. Использование опыта успешных компаний.

Недостатками софта являются:

• высокая стоимость продукта и его внедрения, что делает целесообразным использование в крупных компаниях;
• для адаптации работы ПО в отдельных компаниях потребуется доплачивать за отладку;
• компания привязывается к вендору контрактом на срок заключения договора, в результате чего смена поставщика услуг становится невыгодным решением;
• необходимость обслуживания программы специалистами и обучение работе с ней сотрудников предприятия;
• не слишком удачная локализация на русском.

Учебный процесс в режиме онлайн

Для людей, желающих сэкономить время и деньги, существует отличная возможность выучиться необходимым навыкам в Интернет. Для человека, который хочет, чтобы ему поддалась любая программа SAP, обучение онлайн бесплатно является прекрасной возможностью получить все необходимые знания и навыки.

Обучение программе SAP включает различные формы занятий:

1. Вебинары;
2. Видеолекции;
3. Демонстрация слайдов;
4. Практические работы.

Кроме того, если занятия онлайн производятся с участием тренера, он демонстрирует ученикам настройки рабочей системы и основные функциональные элементы, которые заключает в себе любая программа SAP. Также тренер проверяет работы студентов, комментирует их, исправляет ошибки, отвечает на вопросы, проводит консультации.

Есть также и упрощенная форма занятий, заключающаяся в обычном просмотре обучающих роликов. В этом случае обучение проходит бесплатно. Кроме того, человек совершенно не привязан ни к чему – он может смотреть видео в любое удобное для него время, не отрываясь от своих личных дел. Результат такого обучения может быть недостаточно эффективным, так как отсутствуют практические занятия, методические материалы, живое общение со специалистом и индивидуальный подход к каждому ученику.

Удобное онлайн-обучение

Программа САП требует знаний и практического опыта. Разработчик через своих партнёров предлагает эффективное изучение работы системы без посещения офисов и затрат на дорогу. Обучение может быть бесплатным, но чаще средняя цена курса составляет порядка 30 тыс. рублей. Лекции включают: вебинары, демонстрации слайдов, предоставление доступа к практическим работам.

Онлайн-обучение предпочтительней, чем изучение системы по самоучителю. Для подачи заявки необходимо посетить сайт-партнёр и зарегистрироваться. Популярными местами, где можно пройти обучение, являются:

• Учебный центр при МГТУ им. Н. Э. Баумана «Специалист».
• Единый ресурсный центр SAP-проектов — ExRP.
• Московский государственный университет Экономики, Статистики и Информатики (МЭСИ).
• Академический центр компетенции SAP.
• Учебный в Москве.

Что хранится в SAP-системах?

• Финансовая отчётность компании \ группы компаний
• Бюджетные документы
• Финансовые операции с клиентами
• Финансовые операции с поставщиками

HR

• Информация о позиции
• Информация о заработной плате
• Информация об опыте
• Рекрутинг и прочие персональные данные

Интеллектуальная собственность

• Планы развития продуктов
• Маркетинговые планы
• Проекты прототипов и концептов

Стратегия

• Утвержденная стратегия компании
• Стратегические KPI
• Стратегия продаж
• Стратегия выхода на новые рынки
• Стратегия по развитию

CRM/SRM

• Данные клиентов
• Данные поставщиков
• Состояние сделок
• Потенциал будущих сделок с клиентами и поставщиками

• Данные по транспорту и товарам
• Расположение товара на складах
• Маршруты передвижения товара

Документы

• Договора
• Описание товара
• Вложенныедокументы

Security Operations Center (SOC). Как решать вопрос сбора данных из SAP-систем?

Разработка SAP-приложений и SDLC. (участие подразделении ИБ в цикле разработки)

Дополнения к основному пакету

Многофункциональность системы объясняет ее преимущества по сравнению с другим программным обеспечением, позволяющим собирать данные, актуализировать их, предоставлять доступ каждому пользователю по мере его прав. Внедрив и освоив основные пакеты, почти каждая компания сталкивается с задачей расширения SAP. На помощь, как правило, приходят консультанты, которые помогают определиться руководителям с расширением функционала. Именно независимые обучающие менеджеры ответят на вопросы о том, SAP BW – что это такое, как с помощью этого дополнения эффективно использовать информационную базу данных.

1.2 Scope Systems

В нашей компании в SAPе используются шесть активных landscapes (ECC, BI, SRM, Netweaver, PI, Solution manager), не считая песочниц. У каждой из них свои DEV, ACC, PRD — т.е. фактически это 6*3 = 18 систем.

Гласным голосованием было решено взять только первые четыре landscapes. PI и SM используются узким кругом администраторов и требуют обновления самой системы (по крайней мере обновления SAP_BASIS component до версии 740). Иначе транзакция sncwizard не поддерживается, а вручную это делать слишком хлопотно ради 10-20 человек.

2. Компоненты

Люди, интересующиеся тех деталями, найдут пошаговую инструкцию, так же как и различные доступные способы (мы выбрали SSO based on Kerberos, но это не всегда очевидный вариант).

С очень упрощенной точки зрения (моей), SSO это надстройка в SAP, позволяющая вам заходить в систему, используя свою учётную запись Windows. Вы включаете компьютер, вводите пароль, и для того чтобы зайти в SAP вам достаточно двойного клика.

Чтобы магия сработала нужно 5 составляющих:

Функционал системы

Оболочка призвана облегчать работу руководства и сотрудников в вопросах совершенствования кадровой политики, оптимизации внутрифирменных расходов, обучения, повышения квалификации и мотивирования персонала, верной оценки его эффективности. В целом функционал оболочки SAP ERP HCM «Управление персоналом» можно определить как:

• администрирование — кадровый учет, расчет выплат, жалований, компенсаций и прочих финансовых составляющих, параметров рабочего времени, формирование разнообразных пакетов отчетности во всех разрезах;
• планирование человеческого капитала и управление развитием персонала — аналитика состава по качеству и количеству, оптимизация, создание сценариев и бюджетирование, поддержка систем «раскрытия талантов», корпоративное обучение, подбор персонала и систематизация инструментов удержания нужных сотрудников;
• организация — создание и ведение оргструктуры, штатного расписания, управление командировками и кадровым резервом;
• мотивация — планирование расходов на стимулирование сотрудников, управление политикой повышения эффективности работы, анализ эффективности мероприятий, схемы карьерных лестниц;
• информационное обеспечение всех процессов.

Основные общие этапы внедрения

Каков бы ни был пакет программного обеспечения, проект освоения и запуска немецкий производитель рекомендует разделять на фазы. Существует несколько методологий с различным набором этапов. Как пример представим одну из них.

В первую фазу входит организационное документальное оформление: приказ о внедрении системы, создание календарного плана, а также плана управления рисками и устава проекта. Этот этап называют созданием офиса. И только после выполнения всех действий первой фазы консультанты переходят ко второму этапу. Заключается он в обследовании и знакомстве с бизнес-процессами предприятия. Важным моментом этого этапа является общение консультантов с работниками организации. Проходит оно в формате интервью и не исключает возможности ответа служащим на возникающий вопрос: «SAP – что это такое?» В общем, обучение персонала проводится на различных этапах проекта, начиная со второго и заканчивая последним.

Третьей фазой внедрения является процесс концептуального проектирования. Нельзя назвать предыдущие и последующие этапы неважными, от их реализации зависит, насколько эффективной будет отдача. Суть этой фазы заключается в разработке правил, по которым далее будут строиться бизнес-процессы и конфигурация системы.

Четвертым и последним этапом является реализация проекта. Включает он в себя интеграционный тест, который проходит по разным сценариям, а также старт проекта. В случае успешного его запуска можно считать, что эффективность системы равна 90%.

Вы опытный консультант. Что дальше?

Позиция консультанта — это не потолок. Дальше все зависит от вашего уровня и целеустремленности. В целом есть несколько вариантов развития карьеры:

• Архитектор системы . Этот вариант подойдет тем, кому интересно глубоко погружаться в устройство SAP и прокачивать техническую экспертизу.
• Руководитель проектов . Позиция для человека с развитыми коммуникативными и административными навыками, авторитетом и умением влиять на других.
• Руководитель направления . Такой специалист отвечает за развитие своей команды и координирует работу отдела.
• Менеджер по продажам . Подойдет тем, кому интересно развивать бизнес и общаться с потенциальными клиентами.
• Специалист или руководитель на стороне клиента . Всегда есть возможность перейти к заказчику и продолжить заниматься автоматизацией уже не как внешнему консультанту, а как эксперту внутри компании.

Итоги и выводы

В целом внедрить SSO — это просто, когда вы это уже сделали хотя бы один раз в жизни. Говорят, что это вопрос 1-2 недель работы, но никак не 3-х месяцев.

На деле всё сильно зависит от масштабов компании. Каждая компания имеет свои особенности и много энергии и ресурсов уходит именно на понимание этих нюансов. В нашем случае три месяца было именно столько, сколько нужно для всех встреч, согласований, изменений.

Многие вещи про SSO были, возможно, уже давно известны, как минимум, гуглу. Например про запрос сервера к AD, или поле SNC. Но есть такая вещь, как вечная нехватка времени. Как специалист вы обязаны гуглить, а как менеджер проекта (особенно если вы не можете разобраться в первые полчаса, и у вас нет профильного образования) — вы должны найти самый короткий путь к решению.

Сухой остаток:

• Основное время за 3 месяца ушло на согласование и координацию действий
• Отделы, принимавшие участие в этом проекте, стали лучше понимать работу друг друга
• Во время тестирования надо представлять себя на месте конечного пользователя – чтобы вы хотели увидеть в информационном сообщении, и в базовых настройках.
• SSO для SAP внедрён. Пользователи рады и уже забыли о временах, когда надо было помнить пароль от SAP. В техподдержку звонят реже, ура.