Выплата зарплаты через кассу: наличными по ведомости

Оформление РКО при выдаче зарплаты

Как заполнить ордер?

Часто РКО заполняется для начисления заработной платы. При заполнении ордера рекомендуется придерживаться следующих порядков:

1. В кассовой книге не отображается сумма, которая уже была отдана сотрудникам или та, что предназначается для подобных целей.
2. РКО на указанную ведомственную сумму не оформляется.

Примечание! В остальном проводится указание всей приведенной выше информации. Кассир должен подписать ведомость, помечая депонированную сумму. Подобный документ отправляется в бухгалтерию.

Порядок действий

После этого проводится составление ордера и проверяется, если информация достоверна, то бухгалтер также ставить свою подпись.

Последующие действия выглядят следующим образом:

1. После того как документ был подписан может быть составлен РКО. При этом не обязательно в тот же день.
2. Номер и дату заполнения указывают на последней странице. В качестве даты используется дата закрытия ведомости.
3. После этого проводится регистрация документа в кассовой книге.

Интересным моментом назовем то: что если в организации небольшое количество сотрудников, или заработную плату подобным образом получает лишь несколько, то можно и не заполнять ведомость, а заполнить РКО на каждого работника.

Дата заполнения

Довольно много проблем возникает с определением даты, которую нужно указывать при выдаче заработной платы в течение нескольких дней. Установленные нормы в законодательстве определяют то, что нужно указывать дату фактической выдачи суммы, которая совпадает с закрытие ведомости.

Это связано с тем, что заранее не известно, все ли придут за заработной платой в установленное время. В некоторых организациях ставят первый день выдачи.

Основание в рко при выплате зарплаты

https://youtube.com/watch?v=wxfEzHKrz3o

Оставшиеся не выданные деньги должны быть возвращены на расчетный счет.

Расходный кассовый ордер следует заполнять либо в последний день этого срока, либо по факту выплаты зарплаты всем сотрудникам, указанным в ведомости.

Сумма в РКО должна точно соответствовать выданной и отраженной в платежной ведомости. Депонированная сумма отражается отдельной строкой и сдает в банк, в расходном ордере на выплату зарплаты она не должна учитываться.

Оформляет РКО бухгалтер после получения заполненной и подписанной платежной ведомости от кассира или иного лица, осуществляющего наличные расчеты с работниками.

Бухгалтер обязан проверить информацию в ведомости, наличие положенных подписей, после чего в этот же день заполнить расходный кассовый ордер.

Как правильно заполнить платежную ведомость формы Т-53 ?

Образец заполнения платежной ведомости размещен внизу страницы. Тем не менее, мы опишем процесс заполнения, чтобы этот вопрос был полностью понятен для читателя. Все данные на титульном листе платежной ведомости заполняет бухгалтер. Сумма выплаты определяется руководителем, после чего подписывается главным бухгалтером. На титульном листе документа проставляются следующие данные:

Что делать при выплате зарплаты на карточку?

С этой целью здесь показаны расходы на трудовые пенсии и другие изменения заработной платы. Вместе с валовой заработной платой они обеспечивают брутто-зарплату, такую ​​как общее, налоговое и социальное страхование, которые являются справочными значениями для определения установленных законом вычетов.

Эти законные вычеты состоят из налога на заработную плату, надбавки за солидарность, церковного налога, медицинского страхования, пенсионного страхования и страхования по безработице. После того, как сделаны отчисления, показана нормативная сеть

И последнее, но не менее важное: информация о налоговом и социальном страховании по налоговому классу, налоговые взносы, церковный налог, номер пенсионного страхования, медицинская страховка, номер социального страхования, ставки взносов в фонд социального страхования и, конечно же, банковское подключение сотрудника заполняют полную и информативную форму заработной платы

• код по ОКПО;
• номер ведомости (который зарегистрирован в журнале учета платежных ведомостей формы Т-53А);
• корреспондирующий счет — дебет счета 70;
• период выплаты заработной платы;
• дата составления документа.

На второй стороне платежной ведомости формы Т-53 четыре графы заполняются бухгалтером при необходимости в соответствии с учетными данными и указываются:

Кто подписывает ведомость начисления заработной платы?

Внимание: если информация не изменилась по сравнению с последним завершенным платежным периодом, работодатель не обязан создавать форму заработной платы. Никаких юридических и налоговых консультаций

Новая модель расчета заработной платы отвечает новому формату, установленному правительством, и включает новую информацию и более подробную информацию о зарплате, полученном работниками, и какие взносы внесены в социальное обеспечение.

Как правило, когда работник получил свою зарплату, появилась информация о фонде взносов и типе удержания, соответствующем вкладу работника. С этого момента в платные периоды также должны включаться взносы компаний на общие непредвиденные расходы и профессиональные непредвиденные расходы на безработицу по фиксированным контрактам, на безработицу по временным контрактам, на профессиональную подготовку и в Фонд гарантирования заработной платы.

• номер по порядку;
• если кадровый учет осуществляется с присвоением табельных номеров — то проставляется табельный номер работника;
• фамилия, имя и отчество работника;
• сумма заработной платы.

Графа № 5 таблицы предназначена для росписи работника. Подпись сотрудника явялется подтверждением получения денег из кассы.

Общие непредвиденные обстоятельства и непредвиденные обстоятельства из-за безработицы по фиксированным контрактам, безработица во временных контрактах, профессиональная подготовка и Фонд гарантирования заработной платы. Законодательство, одобренное правительством, вносит изменения в ногу оклада или квитанции о заработной плате, в которой помимо четырех основных разделов будут включены база, тип и бизнес-взнос, добавляется в новый столбец справа вклад компании в социальное обеспечение.

Как закрыть платежную ведомость

Программы расчета заработной платы должны быть обновлены для соответствия новым правилам. Это ничего нового для сотрудников или боссов, и самым ожидаемым днем ​​для сотрудника является день оплаты, в день получения зарплаты. Управление информацией, отображаемой в платежной ведомости, может показаться сложной процедурой, но на самом деле это очень простая задача.

Графа № 6 предназначена для отметок (которые проставляются при необходимости). Она предназначена для того чтобы кассир смог выдать деньги (на основе заявления работника или на основе доверенности).

Строка «Количество листов» в платежной ведомости формы Т-53 подлежит обязательному заполнению.

Что это такое?

РКО в бухгалтерии — это документ первичного учета операций в кассе, согласно которого выполняется выдача наличных сумм из кассы предприятия. Порядок работы с такими первичными бумагами строго регламентирован согласно законодательства Российской Федерации.

Для указанного бланка государством установлена форма, она называется КО-2. Ее содержание и оформление подтверждено специальным документом от Госкомстата РФ, номер 88, выпущен 18.08.1998 года.

Важно! Электронный документооборот предприятия подразумевает возможность работать с РКО онлайн, заполнить и сдать такую форму можно, подтвердив ее при помощи сертификата электронной подписи. Документ подписывается лицами, которые несут ответственность за ведение бухгалтерской кассовой документации

Зачастую это работник кассы, главный бухгалтер и директор организации

Документ подписывается лицами, которые несут ответственность за ведение бухгалтерской кассовой документации. Зачастую это работник кассы, главный бухгалтер и директор организации.

Форма для заполнения

Директор компании не может ставить подпись на документе, если он содержит акты выполненных работ, счета, прочие листы, на которых уже проставлена его подтверждающая подпись. Для получения наличных по РКО, сотруднику следует предоставить официальный подтверждающий документ (паспорт). Эту информацию нужно заполнять в форму. Получатель денежных средств обязан написать расписку о получении.

Обратите внимание! Если РКО проведен без наличия расписки, то деньги, которые выдал сотрудник кассы, автоматически считаются недостачей и изымаются с зарплаты кассира

Как вести учет и сколько хранить

Регистрация и учет расходного кассового ордера ведется в журнале регистрации по форме КО-3, а также в кассовых книгах (КО-4). В журнал вписываются порядковые номера РКО. Это нужно сделать после того, как на них поставит подпись главный бухгалтер или директор. Журнал должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.

Журнал КО-3 (форма по ОКУД 0310003) представляет собой обложку, в которой заполняются регистрационные данные учреждения и вкладной лист. Во вкладном листе формируются две таблицы: в левой отражаются сведения по ПКО, в правой — по РКО.

Приходные и расходные КО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Мнение экспертов

В сети присутствует противоречивая информация о кассовой дисциплине. Многие бухгалтеры совершают ошибку, уравнивая коммерсантов в статусе с организациями. Правила наличных расчетов для юридических лиц значительно строже. Некоторые предписания вообще не применимы к ИП. Так, частные бизнесмены не используют план счетов, не ведут бухгалтерский учет и не обязаны соблюдать требования о целевом расходовании выручки. Попытки следования регламентам, адресованным фирмам, приводят к путанице. Итогом становятся споры с налоговыми органами и длительные судебные разбирательства.

Особенности оформления

Ведомость на выдачу зарплаты может оформляться в отношении отдельного подразделения организации или по всем сотрудникам предприятия в целом.

При этом отражаются как суммы к выплате по каждому сотруднику в отдельности, так и общая сумма, подлежащая выдаче.

Расходный кассовый ордер нужно оформлять один на общую выданную сумму.

С целью выдачи заработной платы снимаются наличные денежные средства и приходуется в кассу предприятия на установленный срок, отведенный для расчетов с персоналом по оплате труда.

В течение этого срока организация обязана рассчитаться с работниками. Оставшиеся не выданные деньги должны быть возвращены на расчетный счет.

Расходный кассовый ордер следует заполнять либо в последний день этого срока, либо по факту выплаты зарплаты всем сотрудникам, указанным в ведомости.

Сумма в РКО должна точно соответствовать выданной и отраженной в платежной ведомости. Депонированная сумма отражается отдельной строкой и сдает в банк, в расходном ордере на выплату зарплаты она не должна учитываться.

Оформляет РКО бухгалтер после получения заполненной и подписанной платежной ведомости от кассира или иного лица, осуществляющего наличные расчеты с работниками.

Бухгалтер обязан проверить информацию в ведомости, наличие положенных подписей, после чего в этот же день заполнить расходный кассовый ордер. Номер и дата РКО проставляется на последней странице платежной или расчетно-платежной ведомости.

Только после этого заполненный ордер можно отразить в кассовой книге. До этого момента никакие записи относительно выдачи зарплаты в кассовой книге не отражаются.

Таким образом, при оформлении нужно соблюдать следующие важные правила:

• заполняет РКО бухгалтер;
• в отношении ведомости составляет один РКО;
• в ордере отражается общая фактически выданная сумма;
• заполнять РКО нужно по факту выплаты всей зарплаты либо в последний день, отведенный на расчеты с персоналом;
• на основании РКО вносится запись в кассовую книгу.

Если платежные ведомости составляют по подразделениям, то допускается оформить один расходный кассовый ордер на общую выданную сумму по всем ведомостям.

Как правильно заполнить форму КО-2?

Расходный кассовый ордер заполняют по типовой унифицированной форме КО-2.

При его оформлении в случае выдаче заработной платы особенности заполнения следующие:

• Номер документа – порядковый в соответствии с нумерацией.
• Дата – день, когда заполненная платежная ведомость поступила в бухгалтерию, то есть дата ее закрытия.
• Дебет счета – 70, при ведении аналитики по счету указывается дополнительно код аналитического учета.
• Кредит счета – 50 – счет для учета наличных денежных средств.
• Выдать – допускается указать общее понятие «работникам», так как в данном случае РКО не выступает подтверждение факта выдачи наличных денег определенному лицу, а служит только основанием для заполнения кассовой книги и отражения бухгалтерской записи.
• Основание – поясняется, что выдана заработная плата за определенный расчетный период;
• Сумма – прописью вписывается выданное количество денег;
• Приложение – реквизиты платежной или расчетно-платежной ведомости, если их несколько по подразделениям – перечисляются все;
• По – указываются реквизиты платежной ведомости, по которой выданы деньги.

Часто в строке «выдать» заполняют ФИО кассира, а в «по» — его паспортные данные. Однако это не совсем правильно.

В указанную дату кассиру фактически не выдается прописанная в расходном кассовом ордере наличная сумма, она у него находилась ранее и уже выдана работникам.

Поэтому логичнее в данном поле указать «работникам», это не будет являться ошибкой в случае выплаты заработной платы персоналу.

Также не нужно вписывать в данные строки главного бухгалтера или директора, так как такая формулировка также не будет соответствовать действительности.

Ведь эти лица не получали из кассу обозначенную сумму денег для выдачи зарплаты, так как по закону деньги должен выдавать работникам кассир из кассы.

Если главбух или директор выступает в роли кассира и выдает заработную плату, то также их ФИО не нужно проставлять в строках «выдать» и «по» по причине, обозначенной выше.

Как оформляются операции

По правилам Банка РФ, оформление РКО, ПКО и кассовой книги производится на бумажном носителе или в электронном виде. Исправлять электронно оформленные документы после подписания нельзя. Вносить исправления в бумажные документы допускается, указав дату исправления, подписи лиц, составивших исправленный документ с фамилиями и инициалами. Контроль за ведением книги осуществляет главный бухгалтер.

ВАЖНО!
ИП вправе не оформлять кассовые документы и не вести кассовую книгу (п. 4.1 указаний Банка России 3210-У).. Ведение операций по кассе осуществляется кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем

Ознакомление с обязанностями и правами проводится под подпись. У кассира находится печать с реквизитами (для подтверждения проведения им операции) и образцами подписей лиц, которые наделены полномочиями подписывать кассовые документы

Ведение операций по кассе осуществляется кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем. Ознакомление с обязанностями и правами проводится под подпись. У кассира находится печать с реквизитами (для подтверждения проведения им операции) и образцами подписей лиц, которые наделены полномочиями подписывать кассовые документы.

Рассмотрим более подробно порядок оформления операций по выдаче наличных из кассы:

• сдача наличной выручки на расчетный счет;
• выдача заработной платы и других выплат работникам;
• выдача подотчетных сумм и др.

Порядок заполнения ордера

Для правильного заполнения расходного ордера, сокращённо РКО, требуется сосредоточенность и аккуратность. В первичных документах, посредством которых оформляются кассовые операции, не допускаются исправления и помарки. Если же вы обнаружите ошибку в уже оформленном документе – выход только один, документ нужно переоформить на основании «Справки бухгалтера», в которой вы должны подробно и по существу изложить суть ошибки и необходимость её исправления.

Скачать бланк расходного кассового ордера

Порядок заполнения документа следующий:

1. Цифровой код бланка РКО 0310002 и название формы ордера № КО-2 занесены в таблицу под названием «Коды». Она находится в правом верхнем углу бланка. В этой же таблице необходимо указать код ОКПО предприятия.
2. В верхней графе пишется полное название фирмы в соответствии с Уставом. Расходные ордера нумеруются по порядку, с первого номера с начала года. В соответствующей графе пишется дата оформления документа.
3. В разделе «Корреспондирующий счёт, субсчёт» указывается дебетуемый в данной операции счёт, то есть фиксируется бухгалтерская проводка.
4. В графе «Сумма» проставляется сумма цифрами в рублях и копейках. Потом пишется название предприятия с которым ведутся расчёты или ФИО физического лица, которому выдаются деньги.
5. В графе «Основание» должны находиться данные о реквизитах документа, который является основанием для выдачи средств из кассы и описание операции.
6. В разделе «Приложение» при необходимости перечисляются прилагаемые к ордеру документы.
7. Затем идут подписи администрации — директора и главного бухгалтера.
8. В графе «Получил» лицо, которому выданы средства должно написать сумму прописью, поставить дату получения и собственную подпись. Получатель должен собственноручно расписаться в РКО за те средства, которые он получил. При получении денег по платёжной или расчётно-платёжной ведомости сумма прописью может не указываться. На следующей строке нужно заполнить все реквизиты документа, который удостоверяет личность субъекта, получающего выплаты из кассы предприятия.
   Деньги из кассы могут выдаваться по доверенности. Если такое происходит, то в бланке РКО после наименования непосредственного получателя вносятся данные человека, на которого была выписана доверенность. В разделе «Приложение» указывается номер и дата доверенности, по которой это лицо получило средства. Доверенность обязательно остаётся у кассира, как документ, являющийся приложением к расходному ордеру.
   Когда доверенность выдана для получения нескольких выплат или на получение средств у разных фирм, то формируются копии этой доверенности в нужном количестве и заверяются так, как установлено руководителем предприятия. Заверенная копия должна подкалываться к расходным кассовым ордерам, а оригинал доверенности находится у кассира и при последней выплате прилагается к РКО.
9. В нижней графе расходного ордера обязательно должна быть подпись кассира с расшифровкой.
10. Графа «Код структурного подразделения» требует заполнения, если на предприятии существует нескольких отделов или подразделений.
11. Разделы «Код аналитического учёта» и «Код целевого назначения» предназначены для тех предприятий, которые осуществляют свою деятельность за счёт целевых средств.

Выдача расходных ордеров получателям средств запрещается. Выдача средств может производиться только в день оформления РКО. На приложенных к расходным ордерам документах ставится штамп «Оплачено», при этом должна быть указана дата оплаты. Сведения об РКО после составления и до передачи кассиру заносятся в «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов».

Образец заполнения бланка приходного кассового ордера вы можете найти здесь.

Если вас интересует, как получить лицензию на продажу алкоголя, прочтите эту информационную статью.

Какой день указать в поле «Дата составления» РКО

Этот вопрос возникает, если зарплата выдается в течение нескольких дней. В Указании № 3210-У прямо сказано, что РКО составляется на фактически выданные суммыабз. 4 п. 6.5 Указания. Следовательно, дата составления РКО — это дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты.

Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;

• в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация;
• графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
• строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств.

А в строке «Приложение» перечисляются прилагаемые документы с указанием их номеров и дат составления. Остальные строки следует заполнять в соответствии с требованиями Порядка.

То есть в нашем случае по строке «Выдать» нужно указать «Работникам».

А по строке «Сумма» общую сумму выданной зарплаты в соответствии с данными платежной ведомости. По строке «Приложение» «Расчетная ведомость №__ от «__» ____200__г.».

Подпись руководителя на кассовом ордере не обязательна, ведь она есть на платежной ведомости (п. 14 Порядка). Строка «Получил» остается незаполненной, так как работники также расписываются в платежной ведомости. А вот подпись кассира на ордере обязательна (п.

Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Составить ведомость на единственного работника тоже можно, если вам так по какой-то причине удобнее. Тогда работник должен расписаться только в ведомости, а в составленном на ее основании РКО он свою подпись уже не ставит.

Вместе с тем есть случай, когда без ведомости не обойтись, — если работник по какой-то причине не пришел за зарплатой в дни ее выдачи.

• лишним доказательством того, что невыдача зарплаты в установленный срок произошла не по вине работодателя. Напомним: за нарушение срока выплаты зарплаты предусмотрены административный штрафч.

Следующая
Заработная платаЗакон о новых правилах выплаты зарплаты на карту: что меняется

Как заполнить РКО

Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).

В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2021). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.

Блок «Дебет»:

В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:

• 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
• 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
• 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
• 71 – расчеты с подотчётными лицами;
• 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
• 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса»).

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.

В строке «Выдать» указывается ФИО физического лица (в дательном падеже, например Иванову Ивану Ивановичу) или наименование организации, которому(ой) необходимо выдать денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание для выдачи денег из кассы, например: «Выдача материальной помощи» или «Сдача денег в банк» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, выдаваемая из кассы. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «Приложение» отражаются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы (доверенности, квитанции, приказы, заявления и т.д.).

Далее заполняются данные руководителя организации (должность, подпись и расшифровка подписи) и главного бухгалтера (подпись и расшифровка подписи).

Примечание: руководителю необязательно расписываться на РКО, если он сделает разрешительную надпись на прилагаемых документах к расходному кассовому ордеру.

Строку «Получил» заполняет лицо, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (при этом рубли ему необходимо писать прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами). Далее ставится его подпись и дата получения денег.

При выдаче денег по РКО кассир должен проверить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт или иной документ). Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО.

Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром только после выдачи денег по РКО. В ней он ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).

Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия (а не выдается на руки получателю денег) и служит подтверждением того, что денежные средства были выданы на законных основаниях.

Обратите внимание, в расходном кассовом ордере запрещено делать исправления

Какие используются документы для расчета выплат работникам

С вступлением в силу Федерального закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (произошло это 01.01.2013) организациям предоставлено право самостоятельно разрабатывать используемые в деятельности первичные документы (п. 4 ст. 9 402-ФЗ). Это относится и к документам, используемым при расчете сумм, выплачиваемых работникам за труд. Для того чтобы использовать самостоятельно разработанную форму, необходимо предусмотреть в ней наличие всех обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 402-ФЗ) и утвердить локальным нормативным актом.

Если же нет желания или необходимости разрабатывать образец расчетной ведомости по зарплате самостоятельно, то можно использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом.

Скачать расходный кассовый ордер бланк в формате Word

Расходный кассовый ордер — это документ, удостоверяющий выдачу денежных средств.

Выписывается в одинарном количестве. Должен быть подписан директором фирмы, главным бухгалтером или другим уполномоченным сотрудником. Учёт выданных РКО ведётся путём заполнения Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

Противоположным документом является ПКО — приходный кассовый ордер, который используется для документации прихода наличных средств в кассу компании.

При выдаче денег сотруднику стоит также различать авансовый отчёт (форма АО-1) — он оформляется для учета денег, которые выдали подотчетным лицам на административные и хозяйственные расходы.

РКО же в таком случае выписывается лишь когда сотрудник совершил перерасход денежных средств, полученных по АО, то есть потратил свои. На сумму перерасхода (после согласования с руководством) выписывается Расходный кассовый ордер.

Расходный кассовый ордер бланк скачать Word и другие форматы:

Также Вы можете скачать бланк Расходный Кассовый Ордер, нажав правой кнопкой мышки на картинку РКО справа и выбрав «Сохранить» в удобное на компьютере место.

Унифицированная форма расходного кассового ордера N КО-2 (ОКУД 0310002) используется с 01.01.1999 г. Спустя 14 лет после использования по информации Министерства Финансов России признан необязательным к использованию документом с 01.01.2013 г., в отличие от обязательного ведения первичной документации (в частности, кассовых документов).

Случаи использования расходного кассового ордера

Мы рекомендуем предварительно расходный кассовый ордер бланк скачать Word формата, напечатать несколько десятков копий и всегда следить за их наличием. Если не иметь бумажных ордеров, то в самый неподходящий момент можно не успеть их напечатать, когда в офисе выключат подачу электричества.

Ситуации, когда нужно оформлять РКО:

1. Перевод наличных средств на расчётный счёт компании
2. Выдача денег на цели, связанные с предпринимательской деятельностью
3. Личные нужды сотрудника
4. Ремонт оборудования или закупка необходимого инвентаря
5. Возврат денежных средств клиенту в случае отказа

Поскольку РКО является необязательным документом, а выписывается в установленных руководством случаях, рекомендуем использовать его во всех случаях выдачи наличных средств с целью детального контроля работы своих подчиненных.

Заполнение РКО

В связи с наличием большого количества полей в стандартном образце расходного кассового ордера, многие организации упрощают форму заполнения и пропускают некоторые графы, необязательные к заполнению на их взгляд.

Рассмотрим наиболее распространенный вариант заполнения основых полей:

1. В шапке указывается наименование организации (ИП Иванов, ООО Сокол).
2. Структурное подразделение — условное наименование данного филиала. Может быть номерное обозначение, название торгового центра, в котором работает торговая точка или по названию улицы.
3. Справа указывается порядковый номер РКО согласно ведущегося учёта и дата заполнения.
4. Немного ниже номера документа в графе «Сумма» цифрами указывается сумма выданных средств.
5. В графе «Выдать» нужно указать полностью фамилию, имя и отчество человека, получающего деньги.
6. В поле «Основание» — цель получения средств.
7. Сумма ниже указывается прописью полностью. Слова «рублей» или «тысяч» также необходимо писать полностью во избежание обманов и недопониманий.
8. Слева внизу заполняется дата с указанием дня, месяца и года выдачи. Название месяца лучше написать прописью.
9. Получивший деньги сотрудник расписывается в отведенном поле «Подпись», а выдавший сумму кассир — в самом низу документа.

В случае наличия доверенности — её номер и дата выдачи вместе с данными паспорта получателя указываются в отведенном под это поле в нижней части бланка.

Бланк РКО по унифицированной форме КО-2

Расходные кассовые операции осуществляются при заполнении унифицированной формы № КО-2. Она утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88.

Законодательство утвердило структуру документа и порядок его заполнения. Организации, использующие бухгалтерские программы, могут заполнять и распечатывать РКО. Вторым вариантом является использование типографских бланков либо распечатанных шаблонов.

Обязательным условием их применения является наличие всех необходимых реквизитов и соблюдение схемы их расположения в документе.

Скачать бланк РКО в формате Word и Excel:

Заполняется форма КО-2 в следующих случаях:

• при сдаче на банковский счет денежной выручки (в строке Основание должна присутствовать соответствующая фраза, например, «Перечисление наличных средств на расчетный счет»);
• при передаче сотруднику денег под отчет в связи с приобретением необходимых для нужд организации материалов, отбытием в командировку, выдачи материальной помощи (в строке «Основание» обязательно конкретизируется причина).