Для чего нужен реестр операторов персональных данных роскомнадзора? как попасть в список?

Трудовые отношения

Как передавать персональные данные сотрудников в рамках групп компаний

Например, при ведении кадрового учета, разработках программ повышения квалификации иностранная компания присваивает логины и пароли для работы в единой информационной системе.

Поскольку каждая компания выступает как отдельный оператор, то необходимо получать письменное согласие работника на передачу его персональных данных от одной компании в другую (ч. 4 ст. 9 Закона “О персональных данных”).

Если  в группу компаний входит иностранное юридическое лицо, то необходимо оформлять не только согласие, но и договор поручения на обработку персональных данных.

Нужно ли согласие работника для передачи его персональных данных в аутсорсинговые компании

Да, нужно. Более того, передача данных в другие фирмы для ведения кадрового учета или бухгалтерского предполагает делегирование части обязанностей оператора и это требует оформление договора поручения (ч. 3 ст. 6 Закона “О персональных данных”).

В таком согласии должна быть указана конкретно одна цель, для достижения которой передаются данные сотрудника.

Договоры поручения на обработку персональных данных

Является ли провайдер облачных услуг оператором?

Конечно, провайдер облачных услуг является оператором, поскольку на его серверах осуществляется хранение персональных данных.

Можно, но только при условии, что третьи лица привлекаются для достижения единой цели, которая предусмотрена в тексте согласия на обработку персональных данных.

Например, для целей кадрового учета привлекается две организации. В согласии указывается цель: ведение кадрового учета. В этом случае согласие составлено корректно.

Да, эти лица являются операторами и обязаны предоставлять уведомления по общим правилам.

Исключение, предусмотренное для договорных отношений, в этом случае не применяется, поскольку субъекты персональных данных не являются стороной договора поручения, заключаемого оператором с третьим лицом.

Кто такие операторы персональных данных и чем они занимаются

Получается, что в некоторых случаях будет достаточно фамилии, имени и номера автомобиля, чтобы идентифицировать гражданина, а в других понадобится еще номер его водительского удостоверения и адрес регистрации.

Оператор персональных данных — это государственный или муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, которое:

• самостоятельно или совместно с другими лицами организует и/или осуществляет обработку ПД;
• определяет цели работы с личной информацией, ее состав, а также действия (операции) с ней.

То есть любой, кто запрашивает и пользуется ПД, является их оператором. И все, кто имеет доступ и обрабатывает сведения, по которым можно идентифицировать гражданина, фактически работают с ПД и несут ответственность за несоблюдение закона об их защите.

Давайте представим, кто может относиться к операторам ПД. Банки? Да! Сайты, собирающие материал о подписчиках? Да! Юридические и бухгалтерские компании, оказывающие различные услуги? Да! Магазины и салоны красоты, предлагающие приобрести бонусную карту? Снова да! ТСЖ, вузы, детсады, турагентства, медучреждения, автоматизированные системы, в том числе государственные? Да, да, да! Операторы ПД — повсюду, в любой сфере!

“Письмо счастья” от Роскомнадзора

Поскольку большинство компаний не стремились и не стремятся направлять уведомления, Роскомнадзор в свое время начал активно пополнять реестр операторов путем направления таких вот писем.

Уведомление Роскомнадзора о необходимости включения в реестр операторов персональных данных

В чем смысл таких действий в целом понятен из текста. Выборка компаний делается по ОКВЭДам, и та деятельность, которая потенциально связана с обработкой персданных физических лиц, является поводом для направления письма. 

РКН вроде как и не заставляет включаться в реестр, но в противном случае просит предоставить пояснение с указанием правовых оснований обработки ПД без направления уведомления. Для принятия решения предоставляется 30 дней.

Оставить без внимания такое письмо нельзя: нужно включиться в реестр или написать, что деятельность компании попадает под исключения, предусмотренные статьей 22 Закона “О персональных данных”.

В случае игнорирования может последовать привлечение к административной ответственности по статье 19.7 КоАП “Непредставление сведений (информации)”. Штраф, конечно, невелик (до 5 000 руб. на юрлицо), но потенциально игнор — это повод для последующего проведения внеплановой проверки* и вынесения предписания об устранении нарушения законодательства. 

За неисполнение предписания уже последует административка по статье 19.5 КоАП “Невыполнение в срок законного предписания…”.

*Справка: поводы, основания, сроки и т.п. моменты, связанные с проведением проверок в сфере персональных данных, установлены Правилами организации и осуществления государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных (утв.Постановлением Правительства РФ от 13 февраля 2019 г. № 146).

Как найти информацию об организации?

Получить сведения о любом зарегистрированном операторе персональных данных можно на специальной странице сайта Роскомнадзора https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/operators-list/. Заполните форму, указав название и ИНН интересующей вас компании.

Поиск будет корректней, если вы располагаете дополнительной информацией, например, о дате внесения в реестр. Распространенных определений: государственный, муниципальный и подобных, напротив, стоит избегать.

Регистрация в реестре Роскомнадзора нередко рассматривается как добровольная опция, так как ведомство физически не имеет ресурсов для контроля над каждым предприятием или Интернет-сайтом, подпадающим под действие закона «О персональных данных». Между тем, нарушения требований к защите этой информации подпадает под санкции Кодекса об административных правонарушениях, и влечет за собой штраф до 75 000 рублей.

О согласиях на обработку персональных данных

Несколько целей в одном согласии

Разработан законопроект, который предусматривает совмещение нескольких целей в одной форме согласия. Как только он будет принят, РКН скорректирует свою позицию.

Пока же Роскомнадзор считает, что можно указать несколько целей в одном согласии только в некоторых случаях. Например, если происходит обработка биометрических данных, специальных категорий персональных данных, в случаях, если осуществляется трансграничная передача в страны, не обеспечивающие адекватную защиту данных.

Во всех других случаях оформления согласия в письменной форме должна быть указана одна цель.

Получение согласия на обработку персональных данных при заключении договора

Если обработка персданных осуществляется в соответствии с условиями договора и только для его исполнения, то согласие не требуется.

Но если в договор включаются положения, не связанные с его предметом, то на такие действия необходимо получать отдельное согласие на обработку персональных данных.

Например, в договор оказания услуг связи включаются положения о проведении исследований или на рассылку рекламы.

 Согласия на обработку персональных данных соискателя и близких родственников

Трудовым кодексом урегулированы отношения только между работодателем и работником и не охвачены вопросы поиска работы. Поэтому единственным правовым основанием для обработки персональных данных соискателей является его согласие.

Часто соискателю предлагается заполнить анкеты, в которых предусмотрены сведения о близких родственниках, но очень сложно получить согласия от самих родственников. В таких случаях рекомендуется все же убедить соискателя в необходимости получения согласия от родственников. 

Например, сообщить о необходимости проверки конфликта интересов.

Обработка персональных данных родственников сотрудника имеет ряд особенностей

Обработка персональных данных в объеме, предусмотренном унифицированными формам, например, карточками Т-2, согласия не требует. Но на обработку ПД, которые не содержаться в типовых формах, но необходимы работодателю, требуется получать согласие.

Электронные копии согласий на обработку персональных данных

Сканы письменных форм согласий на обработку делать не запрещено. Но если есть электронные копии, то можно ли уничтожить оригинал на бумажном носителе?

Роскомнадзор рекомендует принимать во внимание положения процессуальных кодексов, где предусмотрено, что в случае рассмотрения судебного спора необходимо  предоставить суду подлинники письменных доказательств. Поэтому при принятии решения о замене оригинальных экземпляров на электронные копии, необходимо учитывать эти риски

Срок согласия на обработку персональных данных

По мнению Роскомнадзора срок согласия должен быть ограничен конкретным сроком или достижением цели обработки персональных данных, например, исполнением договора.

Если конкретный срок определить затруднительно, то рекомендуется обработку ПД ограничивать достижением цели обработки.

 Форма согласия на получение рассылки от иностранного сайта

Достаточно ли получения согласия в электронной форме в виде проставления галочки в  чек-боксе, если сайт или его администратор находятся за пределами РФ?

Роскомнадзор считает, что если сайт направлен на граждан России, то презюмируется, что он соблюдает требования национального законодательства России — в  частности, соблюдает правило локализации. Следовательно, такая форма выдачи согласия допустима.

Как получить информацию, является ли организация оператором, осуществляющим обработку персональных данных

Вы можете проверить любую организацию на предмет ее наличия в списке операторов РКН. Это можно сделать на сайте ведомства Роскомнадзор или прямо здесь. Для этого введите ИНН компании и ее название.

Роскомнадзор ведет реестр операторов персональных данных, формируемый из государственных органов власти, коммерческих компаний, индивидуальных предпринимателей и даже физических лиц. Сбор и обработка личных сведений регулируется Федеральным законом № 152-ФЗ. За его нарушение операторы несут административную ответственность в виде штрафа. Вы можете проверить прямо здесь или на сайте РКН, состоит ли интересующее вас ведомство или организация в списке хранителей личных сведений, с правом их использования (оборота).

Я — оператор

Независимо от наличия записи в реестре, в том случае, если компания обрабатывает персональные данные (а любой бизнес их обрабатывает), то она является оператором обработки персональных данных. Т.е. теоретически реестр операторов должен совпадать с ЕГРЮЛом и даже быть немного больше, т.к. и физлицо может являться оператором. Но в реестре находится чуть более 400 000 записей, что явно меньше количества зарегистрированных юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. 

Конечно же существует возможность не уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных. Ряд исключений предусмотрены ст. 22 ФЗ “О персональных данных”, но с ними не все так однозначно как кажется на первый взгляд, о чем напишу позже

Важно понять другое — независимо от наличия вашей компании в Реестре требования законодательства о персональных данных на вас также распространяются и их необходимо неукоснительно соблюдать. 

Вот я в реестре, а дальше что?

Да ничего особенного. В текущей деятельности нет вообще никаких изменений. Ну можете присоединиться к Кодексу добросовестных практик https://pd.rkn.gov.ru/code/  Дополнительным фактором для назначения проверки наличие или отсутствие компании в реестре не является, хотя если в ходе проверки будет установлено, что деятельность оператора не попадает под исключения, то может быть наложен более высокий штраф уже по ст. 13.11 КоАП.

Своевременно вносите изменения

Если у вас меняются какие-либо сведения, включенные ранее в реестр, то требуется внести изменения в течение 10 дней со момента их возникновения (часть 7 статьи 22 ФЗ “О персональных данных”). За несвоевременное направление или не направление этих сведений — опять административный штраф по ст. 19.7 КоАП.

Кто является оператором персональных данных?

Согласно ст. 3 Закона № 152-ФЗ оператор персональных данных – это государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку таких данных, а также определяющие цели их обработки, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с данными.

Общим признаком оператора персональных данных для всех организаций является обработка персональных данных работников. Организации, оказывающие услуги населению, обрабатывают еще и персональные данные клиентов. То есть, по сути, операторами персональных данных являются все без исключения организации.

Однако не все операторы должны исполнять требования Закона № 152-ФЗ в полном объеме. Так, не все операторы должны исполнять обязанность по уведомлению уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) о своем намерении осуществлять обработку персональных данных согласно ст. 22 Закона № 152-ФЗ. Исключения, в частности, установлены для организаций, осуществляющих обработку персональных данных:

• обрабатываемых в соответствии с трудовым законодательством;

• полученных оператором в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, если они не распространяются, не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта данных используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных;

• относящихся к членам (участникам) общественного объединения или религиозной организации и обрабатываемых соответствующими объединением или организацией, при условии, что персональные данные не будут распространяться или раскрываться третьим лицам без согласия в письменной форме субъектов персональных данных;

• сделанных субъектом персональных данных общедоступными;

• включающих в себя только фамилии, имена и отчества субъектов персональных данных;

• необходимых в целях однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях;

• включенных в информационные системы персональных данных, имеющие в соответствии с федеральными законами статус государственных автоматизированных информационных систем, а также в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;

• обрабатываемых без использования средств автоматизации в соответствии с федеральными законами или иными нормативными правовыми актами РФ, устанавливающими требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке и к соблюдению прав субъектов персональных данных;

• обрабатываемых в случаях, предусмотренных законодательством РФ о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.

Все остальные операторы такие уведомления направляют, после чего включаются в реестр операторов.

Соответственно, организации, не подающие уведомления, в реестр операторов не включаются.

Что же касается обязанности по составлению Политики и других локальных документов, здесь исключений никаких не установлено. Соответственно документ, определяющий политику в отношении обработки персональных данных, должен быть в каждой организации.

Если органы контроля установят, что оператор не опубликовал или не обеспечил иным образом неограниченный доступ к своей Политике или сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных, организация будет оштрафована в соответствии с КоАП РФ, предусматривающей штраф для должностных лиц от 3 000 до 6 000 руб., а для юридических – от 15 000 до 30 000 руб.

Кто может осуществлять сбор, обработку информации?

Реестр операторов персональных данных – это общая федеральная база, куда Роскомнадзор вносит сведения о юридических и физических лиц, осуществляющих сбор и обработку подобной информации.

Так называемыми «операторами» могут быть как органы власти: федеральной, субъектов федерации или муниципальной, так и коммерческие структуры, банки, торговые сети, выдающие карты клиентов, и прочие.

В последних правках, внесенных в 2017 году, законодатели уделили особое внимание Интернет-ресурсам, имеющим формы для регистрации пользователей. Регистрация в Роскомнадзоре обязательна для всех физических и юридических лиц, которые намерены заниматься сбором и обработкой персональных данных, кроме исключений, указанных в части 2 статьи 1 и части 2 статьи 22

Регистрация в Роскомнадзоре обязательна для всех физических и юридических лиц, которые намерены заниматься сбором и обработкой персональных данных, кроме исключений, указанных в части 2 статьи 1 и части 2 статьи 22.

Цель создания по закону

Закон декларирует свою цель как обеспечение защиты прав и свобод человека, неприкосновенности личной жизни и семейной тайны. Реестр предоставляет всем заинтересованным сторонам информацию о том, кто, в каких целях и какие данные граждан собирает, обрабатывает и хранит. Это позволяет более эффективно бороться с правонарушениями в данной области.

Кроме того, наличие ответственности за манипуляции со сбором персональных данных стимулирует операторов тщательно подходить к вопросам информационной безопасности. В 2015 году законодатель потребовал хранить данные только на серверах, размещенных на территории России, что, очевидно, было реакцией на ухудшение международной обстановки. Хранение данных на серверах направлено на усиление защиты персональной информации россиян от внешних посягательств.

Кто вносит изменения в перечень?

Изменения в реестр вносит Роскомнадзор на основании уведомления операторов. На рассмотрение представленной информации ведомству отводится 30 дней.

Сведения об операторах общедоступны, за исключением описания средств и мер безопасности, которые оператор применяет для защиты своих баз.

Документация к проверке

комплект шаблонову нас на сайте

Содержание документов

здесь

• Описания ИСПДн, систем защиты, технологических процессов обработки ПДн и прочих индивидуальных вещей должны быть конкретными, отражающими реальную картину происходящего. Если это все будет описано слишком общими и абстрактными фразами, можно получить претензию от проверяющего.
• Различные перечни (субъектов ПДн, самих ПДн) должны соответствовать действительности.
• Документы должны быть актуальными. Если ответственным за организацию обработки персональных данных назначен давно уволившийся сотрудник, то это гарантированное предписание.
• Журналы должны быть хотя бы минимально заполнены. Хотя бы те журналы, по которым не получится обосновать их абсолютную чистоту. Например, есть журнал учета обращений субъектов ПДн. На самом деле не такая уж и редкая ситуация когда к оператору никто никогда не обращался с подобными запросами. А есть журнал учета инструктажей по информационной безопасности. И вот уже если этот журнал чистый – могут быть вопросы.
• Письменное согласие субъекта на обработку его персональных данных должно соответствовать статье 9 закона «О персональных данных». Так, например, многие забывают указать в согласии юридический адрес оператора, которому дается согласие. Также нужно помнить, что согласие должны быть сознательным и конкретным. Раньше многие любили добавлять фразу «даю свое согласие на передачу моих персональных данных третьим лицам». Сейчас такая практика пресекается, необходимо указать какие именно ПДн будут передаваться, кому именно и с какой целью.
• Все причастные сотрудники к тому или иному документу должны быть ознакомлены с этим документом. Например, все допущенные к обработке персональных данных должны быть под роспись ознакомлены с приказом, утверждающим соответствующий список.

Ответственное лицо

Можно ли назначить нескольких лиц, ответственных за обработку ПД?

В уведомлении о намерении осуществлять обработку персональных данных должно быть указано только одно физическое лицо, ответственное за обработку персональных данных. Конечно, ответственный может делегировать часть своего функционала, но об этом нужно указать только в локальных актах оператора.

Можно ли указывать в уведомлении юридическое лицо, ответственное за обработку ПД?

Да, если к обработке привлечено юридическое лицо, то оно может быть указано в уведомлении о намерении осуществлять обработку персональных данных в дополнение к информации, предусмотренной ст. 22 Закона № 152-ФЗ.

Уведомление оператора персональных данных

• уведомление можно не подавать, если ПДн обрабатываются только в соответствии с трудовым законодательством;
• уведомление можно не подавать, если вы обрабатываете персональные данные клиентов, которые являются стороной договора с вами, и при этом их ПДн не передаются третьим лицам без соответствующего согласия субъекта;
• персональные данные обрабатываются только в неавтоматизированном режиме (то есть без использования средств вычислительной техники).

Как проверить наличие уведомления в реестре и что делать дальше

реестре операторов персональных данныхидем заполнять уведомление

• уведомление заполнялось давно и в организации действительно с тех пор изменились многие условия обработки персональных данных;
• уведомление заполнялось для галочки без должного анализа ситуации и сбора информации.

форма для внесения изменений

Регистрация в Роскомнадзоре в качестве оператора персональных данных

Перед формированием клиентской базы будущий оператор обязан оповестить уполномоченный орган о намерении использовать ПД физических лиц в определенных целях. Но не все должны уведомлять Роскомнадзор. Существует категория субъектов, которые не обязаны писать заявление в РКН о включении в реестр операторов персональных данных. К ним относятся:

1. Работодатели.
2. Исполнители или заказчики договорных отношений.
3. Пользователи общедоступными персональными сведениями.
4. Охранные предприятия, оформляющие однократные пропуска.
5. Организации, хранящие сведения на бумажном носителе (не имеющие электронных баз данных).

Всем остальным, не вошедшим в перечень, надлежит в обязательном порядке пополнить список операторов персональных данных Роскомнадзора. За уклонение или нарушение ФЗ-152 предусмотрена административная ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ:

• обработка ПД без цели сбора: до 3000 руб. гражданам, до 10 000 руб. — должностным лицам, до 50 000 руб. — организациям.
• обработка личностных данных без письменного согласия: до 5000 руб. гражданам, до 20 000 руб. — должностным лицам, до 75 000 руб. организациям.
• отсутствие публикации с правилами оператора обработки ПД: гражданам — до 1000 руб., должностным лицам — до 6000 руб., ИП — до 10 000 руб., юрлицам — до 30 000 руб. По статистике Роскомнадзора, на март 2021 г. зарегистрировано 420 774 операторов персональных данных. У некоторых из них гарантированно есть сведения о вас.

Обязанности оператора при обработке персональных данных

Субъектам государственного и частного сектора, в чьи обязанности входит систематизация и оптимизация личностных сведений физических лиц, надлежит руководствоваться Федеральным законом № 152-ФЗ. Согласно ему, операторы обязаны:

1. Вести разъяснительные беседы с гражданами и доходчиво им объяснять, для чего ПД будут использованы.
2. Получать от физических лиц письменное согласие на обработку и использование личностных сведений.
3. Опубликовывать правила использования и обработки ПД отдельно взятым оператором.
4. Защищать личные сведения граждан от посягательств третьих лиц, а также запрещать использование и распространение информации другими субъектами.
5. Уничтожать ПД по заявлению владельца, если они были обработаны с нарушениями, по мнению гражданина.

Это лишь краткий перечень обязанностей тех, кто входит в реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных.

Про ответственность за обработку персональных данных без уведомления Роскомнадзора

Закон “О персональных данных” требует направить уведомление в РКН до начала обработки персональных данных. На практике это момент регистрации компании или ИП, то есть фактически дата начала обработки ПД совпадает с датой регистрации в ЕГРЮЛ. 

Следовательно, если фирма в этот момент уведомление в РКН не направит, то уже совершит административное правонарушение, ответственность за которую предусмотрена ст. 13.11 КоАП РФ. 

А срок давности привлечения к административке по этой статье составляет 3 месяца с момента совершения правонарушения. Такое нарушение не является длящимся, поэтому, если речь не идет о неисполнении предписания, то РКН никого к ответственности и не привлекает.

Ответственность за отказ регистрироваться в реестре

Действующим законодательством предусмотрена административная ответственность за нарушение требований к защите ПД. Согласно , который начал действовать с 1 июля 2017 года, в предусмотрено несколько составов правонарушений, за которые могут быть оштрафованы операторы персональных данных. В зависимости от правонарушения штрафы для юридических лиц по этой статье варьируют от 15 000 до 75 000 рублей, а для ИП — от 5000 до 20 000 рублей.

Отказ регистрироваться в реестре может быть расценен как непредставление информации в контролирующий орган. Наказание за это предусмотрено в . По ней должностным лицам грозит штраф в размере от 300 до 500 рублей, а юридическим — от 3000 до 5000 рублей.

Заключение

Если вы дочитали и не нашли каких-то ответов — это нормально. Отрасль развивается и даже регулятор не может дать четких рекомендаций. Судебная практика охватывает частные случаи, поэтому ее нужно изучать в контексте  вашей ситуации. 

Контемиров пообещал, что по результатам работы Центров компетенций в 2021 году будут опубликованы: матрица персональных данных, портфель оператора, включающий в себя шаблоны документов, актов, форм, необходимых для работы с персональными данными. РКН хочет, чтобы такой портфель был хорошим подспорьем.

Важное обновление 23.12.2020: принят закон об изменении правил публикации персональных данных. Почитайте пост о Реестре операторов персональных данных

Почитайте пост о Реестре операторов персональных данных.

Ну а я продолжаю наблюдение. Подпишитесь на мои страницы в Фейсбуке, и Телеграм, чтобы делать это вместе.

Остаюсь с вами на связи. Все вопросы по статье можно написать в .

ps. Чатик придумал, чтобы избежать включения в реестр ОРИ, но быть с вами на связи.

Поделитесь в соцсетях

• 36