Организация работы кассы в бухгалтерском учете (нюансы)

Упрощенный порядок кассовой дисциплины

Под этим понятием имеют в виду возможность отказаться от установления лимита кассы предпринимателями и малыми предприятиями, а также возможность, которую с июня 2014 года получили только ИП – не оформлять документально кассовые операции.

Но хотя такое право есть, но на деле воспользоваться им не всегда будет возможно. Однозначно такая возможность есть только у ИП без работников (или выплачивающих зарплату работникам в безналичном порядке), которые, к тому же, не принимают ни от кого наличные деньги. Почему? Дело в том, что Указание от 11 марта 2014 г. N 3210-У содержит противоречивые нормы:

• Пункт 4.1. Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее — кассовые документы). Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.
• Пункт 5. Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (далее — работник), проводится по .
• Пункт 6. Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.

В пунктах 5 и 6 нет обычной оговорки (за исключением…) и получается, что требования распространяются на ИП в том числе. Учитывая, как часто могут менять свою точку зрения Минфин и ФНС по одному и тому же вопросу, можно предположить, что эти положения несут в себе риски налоговых споров. Поэтому пока по этим вопросам нет официальных комментариев, безопаснее кассовые документы вести.

Вторая причина, по которой ИП должны продолжать вести кассовые документы, в том, что заполнение книги учета доходов и расходов на всех режимах, (кроме ЕНВД 2016, при котором КУДиР не ведут) производится на базе первичных документов. Такими документами, подтверждающими приход и расход наличных денег, являются как раз ордера по форме и . Исходя из этого, ИП, ведущие КУДиР, не могут вообще отказаться от ведения кассовых документов, т.к. у них не будет оснований для внесения записей в книгу учета.

Если индивидуальный предприниматель решил отказаться от ведения кассовых документов (на риски мы уже указали) и не устанавливать лимит кассы, то об этом надо издать приказ. Пока такого приказа нет, ИП должен подчиняться кассовой дисциплине.

Использование ККМ в 2021 году

Есть те компании, которые вправе их не применять. Обычно это организации, расположенные в сельской или труднодоступной местности, продающие религиозные предметы, оказывающие услуги в области образования, спорта, физкультуры, творчества, предоставления парковки, коммунальщики. Полный их список приведен в ФЗ № 54.

Остальные же юрлица обязаны подключать онлайн-ККТ для ведения деятельности, разбираться в нюансах оформления первичных документов по кассе, а также:

• отвечать на запросы ИФНС в течение 3 дней с момента их поступления в личный кабинет;
• сообщать, что они не используют ККМ и/или выявили ее неисправность – в тот же срок;
• уведомлять об обнаруженных нарушениях и о своем несогласии с найденными расхождениями – на протяжении рабочей смены, не позже.

Все передаваемые данные следует подтверждать усиленной квалифицированной ЭЦП, убеждаясь, что ИНФС ее получила и разместила квитанцию о приеме. На физическом носителе подача тоже возможна – его следует направлять в налоговую.

Законны ли кассовые наличные расчеты в валюте?

ФЗ-173 (ст. 9) содержит прямой запрет на расчеты между российскими хозяйствующими субъектами в иностранной валюте. В той же статье перечислены исключения из правила, на практике сводящиеся к тому, что организации имеют право использовать в расчетах иностранную валюту чрезвычайно редко.

Как осуществляются валютные платежи и контроль валютных операций?

Исходя из законодательных норм, подавляющее большинство разрешенных валютных расчетов должно осуществляться в безналичной форме.

Таким образом, получается, что наличные расчеты и валютные расчеты мало «пересекаются» между собой. Бухгалтеру и кассиру приходится иметь дело чаще всего с выдачей валюты из кассы командированным за границу сотрудникам (ст. 9-1-9 ФЗ-173) в момент возмещения или оплаты расходов либо с возвратом таких средств в кассу, если аванс в валюте оказался не израсходован.

Вопрос: Как учесть для целей налога на прибыль и отразить в налоговой декларации операцию погашения валютного векселя банка с ежемесячным начислением процентов по курсу ниже, чем на дату его покупки?Посмотреть ответ

Валютные кассовые операции в БУ регламентирует ПБУ 3/2006. Он содержит указания, как производить:

• пересчет валюты в рубли;
• учет разницы курсов;
• формирование учетно-отчетных данных и пр.

Нарушение порядка учета операций по кассе в валюте является административным правонарушением. К примеру, если фирма уличена в совершении операций, противоречащих ФЗ-173, в том числе и наличных, ей грозит штраф 0,75-1 от размера незаконной операции (ст. 15.25 КоАП, п. 1). Руководитель может подвергнуться штрафу от 20 до 30 тыс. руб.

Вопрос: Нужно ли отражать в разд. 7 декларации по НДС операции по продаже иностранной валюты банку и операции по переоценке денежных средств на валютном счете?Посмотреть ответ

Ограничение наличных расчетов

Лимит расчетов наличными в сумме 100 тыс. руб. в рамках одного договора распространяется на платежи между субъектами предпринимательской деятельности, то есть индивидуальными предпринимателями и организациями между собой. С физическими лицами, не являющимися предпринимателями, лимит наличных расчетов не действует, так же как и при выдаче работникам из кассы подотчетных сумм, зарплаты и других социальных выплат.

Другое дело – насколько безопасно перевозить и рассчитываться крупной суммой наличных денег? Безналичные расчеты и более выгодны (нет комиссии банка при обналичивании), и более безопасны.

Общий порядок кассовых операций

Кассовые операции выполняются в следующем порядке.

1. Бухгалтер оформляет первичный документ по приходу или расходу наличных денег и регистрирует его в журнале регистрации, находящемся в бухгалтерии.

2. Бухгалтер или любой другой работник передает первичный документ кассиру.

3. Кассир выполняет кассовую операцию: выдает денежную сумму лицу, которое указано в документе, или принимает деньги от указанного лица.

4. Сразу после этого кассир регистрирует кассовую операцию в кассовой книге, находящейся в кассе. Кассовая книга ведется под копирку в двух экземплярах.

5. В конце рабочего дня кассир подводит остаток по кассовой книге, сверяет его с остатком денег в кассе, затем отрывает из кассовой книги отчет кассира – это второй экземпляр листа кассовой книги с записями под копирку, и сдает его бухгалтеру вместе с приходными и расходными документами. Бухгалтер расписывается в первом экземпляре листа в том, что получил отчет кассира и все приходные и расходные документы.

Между бухгалтерией и кассой существует следующее разделение труда: бухгалтерия работает с документами, т. е. оформляет кассовые документы и контролирует их исполнение, а касса непосредственно принимает и выдает деньги. Инициатива кассовых операций исходит от бухгалтерии и руководства организации, но не от кассира. Кассир по своей воле не может ни выдать, ни принять денег.

Работа кассира

При получении приходного или расходного кассового ордера или ведомости кассир обязан проверить следующее:

• наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе – наличие разрешительной надписи (подписи) руководителя организации;
• правильность оформления документов;
• наличие перечисленных в документах приложений.

При несоблюдении любого из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Принимаются и выдаются деньги по ордерам только в день их составления.

Деньги по ведомостям выдаются в течение трех рабочих дней. По истечении этого срока кассир должен сделать следующее:

• в ведомости против фамилии лиц, которым не произведены выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»;
• в конце ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и расписаться;
• если не все работники, указанные в ведомости, получили причитающиеся им суммы, заполнить документ под названием реестр депонированных сумм ;
• передать ведомость и реестр депонированных сумм в бухгалтерию.

Если деньги выдаются по ведомости, то после их выдачи все равно оформляется расходный кассовый ордер – в самой ведомости в специально отведенном месте или в виде отдельного бумажного документа. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда, регистрируются после того, как кассир сдаст ведомость бухгалтеру.

Работникам организации, которые вовремя не получили причитающиеся им по ведомости деньги, они могут быть выданы позже на основании расходных кассовых ордеров.

Выдача денег физическим лицам, которые не являются работниками организации, производится только по расходным кассовым ордерам.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя (например, паспорта), записывает в расходном кассовом ордере наименование и номер документа, кем и когда он выдан, получатель расписывается в ордере. Если выплата денег производится по ведомости, то получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личности, и расписываются в соответствующей графе платежного документа. Но сведения о предъявленных документах кассир не регистрирует, что логично: деньги по ведомостям могут выдаваться только работникам организации, а сведения об их документах у организации имеются.

Кассир выдает деньги лицу, указанному в расходном кассовом документе. Кроме того, деньги могут быть выданы другому лицу – по доверенности. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Кассовые документы

Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.), с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В 2021 году кассовые операции оформляются следующими документами:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком или БСО, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).

   Примечание. С июля 2019 года БСО (бланки строгой отчетности) формируются на кассовых аппаратах. Использовать типографские БСО вместо чеков запрещено.

2. Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течение дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
4. Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Примечание: в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.), Минфин указал, что с введением онлайн-касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2016 г. N 03-01-15/54413).

Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:

• Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
• Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста), к кассовой дисциплине не относятся.

Как правильно вести кассовую книгу в 2017 году

Официальная форма кассовой книги утверждена Госкомстатом России в Постановлении от 18.08.1998 № 88. Этим же Постановлением утверждены и введены в действие иные формы кассовых документов, заполнение которых необходимо при оформлении и осуществлении операций с наличными.

Необходимо особо подчеркнуть, что Госкомстат в вышеназванном Постановлении только разработал и утвердил форму кассовой книги, но не разработал инструкцию или рекомендации по ее заполнению и оформлению.

Как следует из содержания п. 4.7 Указаний Центробанка РФ, компании могут вести кассовую книгу в электронном или бумажном виде. Кассовую книгу в бумажном виде допустимо заполнять как от руки, так и на компьютере, или иным машинописным способом.

В кассовую книгу могут вноситься изменения, но только в случае, если такие исправления содержат дату их внесения, подписи и расшифровки подписей лиц, вносящих исправления в книгу.

Если же книга ведется в электронном виде, то она должна быть подписана электронной подписью, а технические средства, при помощи которых она ведется, должны исключать несанкционированное вмешательство в содержание книги.

Независимо от способа ведения кассовой книги в 2017 году обеспечить ее хранение обязан руководитель компании, ведущей соответствующую книгу.

Записи в кассовую книгу вносятся по каждому приходному или расходному кассовому ордеру.

При ведении кассовой книги следует учитывать содержание приказа Министерства финансов РФ от 30.03.2015 № 52н. которым утверждены методические рекомендации по применению и заполнению кассовой книги, а также порядок ведения кассовой книги.

В силу вышеназванных рекомендаций кассовая книга применяется при движении наличных рублей, иностранной валюты и денежных документов.

Денежными документами являются оплаченные талоны на ГСМ, питание, путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками, марки государственной пошлины и иные документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в организации.

При заполнении листов кассовой книги следует помнить и неукоснительно соблюдать правило, согласно которому листы по движению денег заполняются отдельно от листов, предназначенных для учета движения денежных документов. Листы кассовой книги, отражающие движение денежных документов, должны иметь отметку «фондовый».

Все записи в кассовую книгу вносятся лицом, ответственным за внесение в нее записей, незамедлительно после выдачи или получения наличных денег или денежных документов. Основанием для внесения соответствующих записей в книгу является расходный или приходный кассовый ордер, оформленный в строгом соответствии с требованиями отечественных законодательных актов.

В указанных выше рекомендациях Минфина РФ содержится ответ на вопрос, как правильно вести кассовую книгу. Кассовая книга компании должна быть прошита и пронумерована.

В качестве обязательного требования, предъявляемого к кассовой книге, названа также обязательность скрепления такой книги печатью компании. Количество листов в такой книге должно быть заверено собственноручными подписями руководителя предприятия и его главного бухгалтера с обязательной расшифровкой таких подписей.

Важно помнить, что все расходные или приходные операции обязательно должны отражаться в кассовой книге. Все сведения в кассовую книгу вносятся на основании правильно оформленных кассовых документов. Все денежные средства, указанные в кассовой книге и превышающие лимит остатка наличных, должны быть сданы в банк

Все денежные средства, указанные в кассовой книге и превышающие лимит остатка наличных, должны быть сданы в банк.

Помимо сказанного выше, следует учитывать, что если в течение рабочего дня движения наличных денег в компании не было, то соответствующий лист кассовой книги можно не заполнять.

Ответ на вопрос, как вести кассовую книгу обособленному подразделению, содержится в Указаниях Центробанка России, из содержания п. 4.6 которых следует, что обособленные подразделения отдельную кассовую книгу не ведут, а только лишь сдают отдельные заполненные листы кассовой книги в головную организацию. Порядок такой сдачи компания устанавливает самостоятельно, но с учетом дат формирования и сдачи отчетности.

Общий контроль за ведением кассовой книги Центробанк РФ возлагает на главного бухгалтера соответствующей компании или ее руководителя, если в компании нет главного бухгалтера.

В заключение следует отметить, что ненадлежащее ведение кассовой книги является нарушением порядка ведения кассовых операций и согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за такое нарушение компания может быть оштрафована на сумму от 40000 до 50000 рублей.

Заполнение кассовой книги

Рассмотрим два варианта.

Первый вариант имеет вертикальное расположение страниц. В этом случае информация за весь кассовый день обычно располагается на одной странице.

Отчет кассира может быть оформлен при этом одним из двух способов.

1. Отчетом кассира является следующая страница кассовой книги. Первые и вторые экземпляры страниц нумеруются одинаковыми номерами.

Между двумя листами кладется копировальная бумага, через которую осуществляется запись чернилами или шариковой ручкой.

Вторые экземпляры должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге.

2. Отчетом кассира является вкладной чистый лист. Нумерация в книге сплошная. На чистом листе пишется или печатается название «Отчет кассира за «______»       ______г.». Записи на чистом листе осуществляются через копирку.

По окончании рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером с записями в кассовой книге.

Второй вариант — горизонтальное расположение страниц.

Каждая страница кассовой книги состоит при этом из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, другая (без горизонтальных линеек) — как второй экземпляре лицевой и оборотной сторон через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Для этого лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть под неотрывную, и прокладывая между ними копировальную бумагу. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части.

Первые и вторые части листов нумеруют одним и тем же номером. Первые части остаются в кассовой книге. Вторые — должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций задень не отрываются.

Сначала на листе кассовой книги указываются все приходные документы, а затем все расходные документы.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает под расписку в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Как говорилось ранее, в организации должна быть только одна кассовая книга. Организациям, имеющим обособленные подразделения (филиалы, представительства), очень сложно или даже невозможно выполнить это требование. Даже если обособленное подразделение находится в одном городе с головной организацией, то не очень удобно ежедневно подвозить выручку и кассовые документы в головной офис, так чтобы кассир успел до конца рабочего дня заполнить лист кассовой книги. Если же обособленное подразделение находится в другом городе, то такая практика становится невозможной.

В Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации нет никаких разъяснений по этому поводу. Тем не менее на титульном листе книги есть строка, в которой указывается структурное подразделение организации. Это косвенно подтверждает возможность ведения отдельной книги структурным подразделением.

Проще обстоит дело с обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс. Такие обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают в головную организацию только копии первичных кассовых документов и книги, заверенные печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера обособленного подразделения организации. Оригиналы хранятся в обособленном подразделении. Данные об остатках денежных средств в кассе обособленного подразделения должны быть показаны в его балансе. При составлении сводного баланса головное подразделение включает в него и эти показатели.

Если же обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс, то оно может вести отдельный раздел кассовой книги. Этот раздел должен быть прошнурован, опечатан и заверен подписями руководителя и главного бухгалтера организации. В этом случае разделы передаются в головную организацию вместе с оригиналами первичных кассовых документов. В обособленном подразделении остаются их копии.

В обоих случаях организации необходимо установить методику работы с кассовой книгой. Ее следует утвердить приказом по организации. Это может быть как отдельный приказ, так и пункт приказа по учетной политике.

В методике необходимо предусмотреть: 1) коды или индексы всех подразделений организации 2) порядок нумерации кассовых документов 3) способ ведения кассовой книги 4) периодичность и перечень документов, передаваемых в головную организацию.

Кто устанавливает правила

Все моменты, связанные с правилами ведения кассовых операций, определяет Центробанк РФ. Они обязательны к исполнению для всех структур вне зависимости от выбранной системы налогообложения.
Юрлица и ИП при ведении кассовых расчетов должны ориентироваться на следующие нормативы:

• Указание ЦБ РФ № 3210-У (от 11.03.2014).
• Указание ЦБ РФ № 3073-У (от 07.10.2013).

При несоблюдении правил к нарушителям могут применить меры административного наказания согласно ст. 15.1 КоАП РФ:

• Должностные лица и ИП будут оштрафованы на сумму от 4 до 5 тыс. руб.
• Если нарушитель – юрлицо, штраф составит от 40 до 50 тыс. руб.

Согласно нормативам ИП или руководство фирмы самостоятельно определяет лишь сроки проверки наличных средств в кассе, а также способы их сохранности при перевозке и внутри помещения, где выполняются кассовые операции.

Нюансы документирования кассовых операций для ИП

Главная особенность ведения учета кассовых операций ИП в том, что предпринимателям разрешено не использовать ПКО, РКО и Кассовую книгу. Дело в том, что ИП вправе документировать кассовые операции в упрощенном порядке — в соответствии с Указаниями № 3210-У.

При этом, данный порядок не подразумевает, что ИП в принципе не будет вести учет рассматриваемых операций. Предприниматель, так или иначе, должен использовать документацию, которая позволяет учитывать выручку — в том числе и ту, которая образуется в рамках правоотношений, при которых нужно вести кассу.

Основной документ, в котором ИП отражает выручку — это, как мы уже определили выше, Книга учета доходов и расходов (либо только учета доходов — если ИП работает на ПСН), либо иной документ, утвержденный на отраслевом уровне. Как правило, его бывает достаточно — необходимость в применении прочих документов может возникнуть лишь исходя из специфики бизнес-процессов на конкретном объекте.

Отметим, что при ЕНВД величина доходов и расходов значения не имеет — но важно вести корректный учет показателей, влияющих на исчисление налога (прежде всего, это физические показатели — например, площадь торгового зала, количество работающих у ИП продавцов). Такой учет ИП на ЕНВД может вести любым удобным способом

Вместе с тем, закон не запрещает любому ИП вести учет с помощью РКО, ПКО и Кассовой книги. Многим предпринимателям такая схема довольно близка, так как позволяет обеспечить необходимую детализацию хозяйственных операций. Особенно — если касса функционирует в рамках трудовых правоотношений, при которых работникам ИП могут выдаваться денежные средства под отчет. Опять же, играют роль масштабы бизнеса, который ведет индивидуальный предприниматель.

Как мы уже знаем, кассовые документы (в данном случае их аналог — Книга учета доходов или расходов ИП) применяются обособленно от фискальных документов (хотя и могут заполняться на их основе — поскольку именно фискальные документы будут первичными относительно учетных по кассе). В случае с ИП все то же самое: установленные законом правила фискализации никак не пересекаются с теми, что регулируют применение кассовых документов.

В отношении ИП законодательство о применении контрольно-кассовой техники каких-либо особых условий не устанавливает (за исключением положений об отсрочке в применении онлайн-касс для некоторых категорий ИП). На кассе, которую использует предприниматель, формируются точно такие же фискальные документы — чеки, отчеты. Тот факт, что ИП не использует ПКО, РКО и Кассовую книгу, роли не играет. Однако, заполнение альтернативных им учетных документов — прежде всего, Книги учета доходов и расходов, осуществляется, как и в случае с ордерами, на основании фискальных документов. Либо — заменяющих их в случае, если ККТ использовать необязательно (то есть, если это товарные чеки либо БСО).