Приходный кассовый ордер — бланк и образец

Проверка заполнения данных в ПКО

ПКО обязательно проверяется кассиром организации или лицом его заменяющим. Он должен проследить, все ли выполнено по правилам и не содержится ли в документе ошибок. Когда кассир убедится в правильности оформления приходника, он имеет право принять наличные деньги и поставить дату проведения операции и свою подпись на бланке документа.

Может возникнуть ситуация, когда в ордере могут быть ошибки. В этом случае кассир возвращает документ на переделку.

Ни при каких обстоятельствах ошибки в приходном кассовом ордере формы КО-1 не допускаются! Нельзя вносить исправления в ПКО. В случае ошибки ордер оформляется заново!

Кассир, не выдавший документ, может облагаться штрафными санкциями. Размер штрафа на сегодняшний день составляет 5 000 рублей (для должностного лица, не выдавшего документ) и до 50 000 рублей (для организации-нарушителя).

Открыта форма:

Приходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием средств в кассу организации. Бланк приходного кассового ордера находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации под названием — форма КО-1.

Прием наличных денег кассами организаций, заполнение формы ПКО и квитанции к ней регламентируют ст. 13, ст. 19-21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», утвержденного Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. N 40. Согласно ст. 13 кассы предприятий могут принимать наличные денежные средства исключительно по приходным кассовым ордерам формы КО-1, которые должны быть подписаны главным бухгалтером или другим лицом уполномоченным на то письменным распоряжением директора. Квитанция к ПКО выдается лицу, вносящему деньги в кассу организации. Она должна быть заверена печатью организации, подписана так же, как сам приходник, и кроме того кассиром, приходующим деньги.

Бланк приходного кассового ордера выписывается сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре. В строке «Организация» указывается полное наименование организации и ее код ОКПО, присвоенный отделом статистики. Следующая строка заполняется только в том случае, если денежные средства поступают из структурного подразделения данной организации (например, выручка из торговой точки), иначе там ставится прочерк. ПКО нумеруются, как правило, начиная с 1 января текущего года — порядковый номер ставится в графе «Номер документа». В связи с тем, что первичные документы должны заполняться в день проведения операции, в графе «Дата составления» указывается текущее число. В графах «Дебет» и «Кредит» заносятся номера соответствующих счетов и кодов, если организация применяет кодирование. В графу «Сумма» цифрами вносится сумма средств, приходуемая в кассу. В графе «Код целевого назначения» ставится прочерк, если в организации не принята система кодирования. В строке «Принято от» пишется ФИО работника организации, либо при расчетах между организациями — наименование организации и ФИО сотрудника через которого переданы средства. При этом вносится слово «через», например «Принято от ЗАО «Милана» через Иванова Николая Ивановича». В поле «Основание» необходимо занести содержание операции, например «розничная выручка» или «оплата по договору».

В строке «Сумма» правила требуют указать всю сумму поступающих средств прописью с начала строки с заглавной буквы (копейки указываются цифрами). В бланке приходного кассового ордера Formz.ru это осуществляется автоматически.

Сумма НДС, при необходимости, должна быть расположена в строке «В том числе». Прилагаемые документы с указанием их номеров и дат заполнения располагаются в поле «Приложение». Сами эти документы непосредственно после получения денег погашаются штампом «Получено» с указанием текущей даты.

Квитанция к приходному кассовому ордеру должна содержать все те же сведения, что и сам ордер.

В соответствии с Российским законодательством расчеты между организациями и предприятиями осуществляются, как правило, по безналичному расчету. Согласно Указанию №1843-У от 20.06.2007 предельный размер расчетов между юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями наличными денежными средствами в рамках одного договора установлен в размере 100 тысяч рублей. Наличные расчеты с населением должны производиться с обязательным применением контрольно-кассовых машин. Каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

См. также:

Сроки хранения приходного кассового ордера

Сроки, отведенные для содержания ПКО на хранении, как и для любой другой первичной документации бухгалтерии и платежных документов, основаны на приказе Минкультуры РФ и составляют 5 лет после завершения отчетного года. Более того, организация должна взять на себя ответственность по надлежащему хранению документации в течение этого периода.

Важно! При ликвидации организации срок хранения остается неизменным. Даже если фактически юридическое лицо больше не существует, уничтожать бумаги нельзя

Для этого комиссия по ликвидации передает документы в государственный архив, где и будет осуществляться хранение до определенного срока.

Так должен выглядеть образец ПКО

Приходный кассовый ордер — важный документ при получении денег предприятием. Его заполнение должно происходить без ошибок и помарок. Сегодня в интернете предоставляется множество возможностей, позволяющих оформить ПКО онлайн через специальные сервисы.

Порядок оформления операций

Приходный кассовый ордер образец заполнения

Рассмотрим на примере образец заполнения ПКО.

Основная часть

Заполнение документа нужно начинать с записи названия фирмы либо Ф.И.О. предпринимателя. Также в отдельном поле нужно проставить код ОКПО, который был присвоен организации в Росстате . Если такого кода нет, то в графе можно поставить прочерк.

Если приходник был оформлен в каком-то отдельном структурном подразделении, его наименование нужно указать в следующем поле. Если деление на отделы не используется, то здесь нужно поставить прочерк.

Дальше бланк содержит название документа. После него нужно указать его порядковый номер и дату оформления. Дата заносится в документ в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Затем на документе располагается таблица, в которой отражаются данные по бухгалтерскому учету — счета по дебету и кредиту, аналитического учета. Затем идет графа, в которую нужно цифрами списать сумму документа.

Последний столбец содержит код целевого финансирования. В него заносится информация в том случае, если такая кодировка принята на данном предприятии.

В поле «Принято от» записываются сведения о том, кто сдает деньги в кассу. Это указывается в родительном падеже. Если сдает физическое лицо или работник, здесь нужно проставить полные Ф.И.О.

Иногда возникает ситуация, что он лица фирмы производит оплату ее работник. Тогда здесь оптимальнее сначала указать наименование фирмы, а затем после слова «через» – Ф.И.О. этого сотрудника. Например, «ООО Славия через Иванцева Геннадия Федоровича».

В поле «Основание» записывается причина, по которой деньги сдаются в кассу. Здесь может быть указано название конкретного товара, услуги, возврат подотчета или зарплаты и т. д.

Поле «Сумма» дублирует ранее указанную цифрами поступившую сумму денег. Только на этот раз ее необходимо расписать словами. Копейки, если они есть, записываются цифрами.

Если компания принимает оплату за товары и услуги с выделением НДС, то размер налога в полученной сумме указывается после слов «В том числе НДС…».

Внимание! Если фирма работает без НДС (освобождена либо использует льготный режим), то здесь нужно записать «Без НДС» либо «НДС не облагается».

В поле «Приложение» можно записать названия документов, которые сопровождают сдачу денег в кассу. Это может быть отчет закрытия смены, распоряжение, ведомость и т. д. Если же таких документов нет, то поле просто прочеркивается.

После составления документа его должен проверить и подписать главный бухгалтер, а затем свою подпись должен поставить и сам кассир.

Квитанция к приходному кассовому ордеру образец заполнения

Информация, которую заносят в квитанцию, должно полностью дублировать данные из основной части приходника.

В верхней части записывается название фирмы. Дальше в поле «К приходному ордеру» указывается номер документа и дата, когда он был составлен.

В полях «Принято от» и «Основание» дублируются сведения, которые были занесены в аналогичные поля основной части бланка.

Затем заносится количество принятых по документу денежных средств. Это нужно сделать сначала цифрами, а затем письменно словами.

Если в принятые средства входит налог, то в поле «В том числе» необходимо записать его сумму. Если налога нет — то сюда записывается фразой, к примеру, «Без налога НДС».

В самом конце находится место, где нужно указать дату совершения операции.

Приходный кассовый ордер заверяется главным бухгалтером, который проверяет правильность оформления документа. После этого его подписывает сам кассир.

Форма ПКО и порядок заполнения

Кассовые ордера составляются в единственном экземпляре. Помарки, исправления в нем не допускаются, если он испорчен — просто нужно заполнить новый.Обычно его выписывает главный бухгалтер, но такая обязанность может быть возложена должностной инструкцией на любого работника. При их отсутствии это делает руководитель. Образец заполнения приходного кассового ордера приведен на рисунке 1.

Рисунок 1.

Бланк разделен линией отрыва на две части, левая остается в организации, а квитанция возвращается вносителю денег. Особенности заполнения:

1. Вносится полное наименование организации и структурного подразделения, если в нем имеется собственная касса, принимающая деньги.
2. Указываются коды ОКПО и ОКУД, присвоенные при регистрации.
3. Номер соответствует порядковому номеру по журналу регистрации(форма № КО-3). Они заполняются последовательно, с начала календарного года.
4. Дата составления совпадает с днем передачи денег, записывается в формате 00.00.0000 арабскими цифрами, например: 01.03.2015.
5. Код структурного подразделения, указываются при наличии; код целевого назначения — при поступлении средств со счета на конкретную цель.
6. В колонках «Дебет», «Кредит» прописываются соответствующие счета для отражения проводимой операции.
7. В строке «Принято» указывается ФИО в родительном падеже. Если деньги поступили со счета — название банка и данные кассира, другой компании.
8. Основание — это хозяйственная операция. Реквизиты документов (наименование, номер, т.д.) в этой строке указываются обязательно. Если они прикладываются к приходнику и хранятся вместе с ним, то данные выносят в строку «Приложение». Они обязательно гасятся штампом «Получено» с указанием даты.
9. Сумма пишется прописью,при этом не нужно забывать о кассовой дисциплине: она не может больше 100 000 рублей. Принятие нескольких приходных ордеров на общую сумму больше разрешенной, тоже будет нарушением.
10. «В том числе» — сумма НДС указывается цифрами, кроме случаев внесения денег с расчетного счета или из подотчета. Организации, не являющиеся плательщиками этого налога, а также, если услуга, товар не облагаются им, вносят запись: «Без НДС».

Все свободные места в строках дополняются прочерком. Принимая деньги, кассир сверяет подписи с имеющимися образцами, наличие подтверждающих документов, соответствие указанной суммы с фактической. Квитанция к подписывается и заверяется печатью, которую принято ставить так, чтобы часть ее оставалась на бланке приходно кассового ордера. При обнаружении ошибок, перечеркивает приходник и возвращает в бухгалтерию. Допускается оформление одного ПКО на общую сумму дневной выручки в конце рабочего дня на основании бланков строгой отчетности, контрольно-кассовой ленты, если организация работает с использованием ККТ.

В основании прихода наличных денег могут быть указаны такие причины:

• оплата за отгруженную продукцию согласно накладной;
• оплата за выполненные работы по акту;
• возмещение материального ущерба по решению суда (приказу);
• внесение авансового платежа по договору;
• возврат неиспользованных средств, выданных в подотчет;
• компенсация выявленной недостачи на основании ревизии, приказа.

Как заполнить приходный кассовый ордер в этом случае? Приведем образец.

Основные требования Банка РФ

Необходимо распорядительным документом (приказом) установить лимит остатка денежных средств в кассе, который рассчитывается по формуле в соответствии с указанием Банка России.

ВАЖНО!

Все операции с наличностью оформляются кассовыми документами и отражаются в кассовой книге. Операции по приходу, расходу наличных оформляются приходными или расходными кассовыми ордерами (можно составлять один приходный и один расходный ордер после закрытия смены).

Поступление и выдача наличных денежных средств отражаются в кассовой книге, записи в ней делаются по каждому приходному и расходному ордеру. В конце рабочего дня кассир сверяет наличные деньги в кассе с суммой остатка по кассовой книге, заверяет записи в ней подписью. При отсутствии в течение дня движения денег по кассе запись в книге не делается.

Как заполнить квитанцию на оплату госпошлины

Самый простой способ уплаты — это сформировать квитанцию на оплату госпошлины онлайн на сайте Госуслуг. Это современно, несложно и очень удобно. Вам нужен будет только доступ к Интернету. Если у вас есть учетная запись на электронном портале «Госуслуги», то оплатить любую государственную пошлину можно прямо там. Квитанции на оплату госпошлины — это особые вид платежей, которые уплачивают физические и юридические лица за предоставление отдельных государственных услуг. Например, чтобы заменить паспорт гражданина РФ или получить свидетельство о госрегистрации прав, придется перечислить деньги в соответствующий бюджет страны. О том, как оплатить госпошлину, мы и расскажем.

Форма приходного кассового ордера

Для оформления документа предусмотрена специальная форма номера KO-1. Она была утверждена Государственным комитетом статистики РФ еще в 1998 году в постановлении об утверждении форм документации учетных кассовых операций.

Форма KO-1 подразумевает разделение ПКО на две части: сам ордер и специальная квитанция к нему. Вторая выдается к лицу, которое сдало наличные денежные средства в кассу. Эта квитанция обязательно должна быть заверена с помощью печати организации или предприятия и подписана аналогично ПКО. Более того, квитанция к ПКО подписывается еще и кассиром, получившим деньги. Сам ордер должен лежать в кассе.

ПКО по форме КО-1 с расшифровкой

Заполнение кассовой книги

Рассмотрим два варианта.

Первый вариант имеет вертикальное расположение страниц. В этом случае информация за весь кассовый день обычно располагается на одной странице.

Отчет кассира может быть оформлен при этом одним из двух способов.

1. Отчетом кассира является следующая страница кассовой книги. Первые и вторые экземпляры страниц нумеруются одинаковыми номерами.

Между двумя листами кладется копировальная бумага, через которую осуществляется запись чернилами или шариковой ручкой.

Вторые экземпляры должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге.

2. Отчетом кассира является вкладной чистый лист. Нумерация в книге сплошная. На чистом листе пишется или печатается название «Отчет кассира за «______»       ______г.». Записи на чистом листе осуществляются через копирку.

По окончании рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером с записями в кассовой книге.

Второй вариант — горизонтальное расположение страниц.

Каждая страница кассовой книги состоит при этом из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, другая (без горизонтальных линеек) — как второй экземпляре лицевой и оборотной сторон через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Для этого лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть под неотрывную, и прокладывая между ними копировальную бумагу. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части.

Первые и вторые части листов нумеруют одним и тем же номером. Первые части остаются в кассовой книге. Вторые — должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций задень не отрываются.

Сначала на листе кассовой книги указываются все приходные документы, а затем все расходные документы.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает под расписку в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Как говорилось ранее, в организации должна быть только одна кассовая книга. Организациям, имеющим обособленные подразделения (филиалы, представительства), очень сложно или даже невозможно выполнить это требование. Даже если обособленное подразделение находится в одном городе с головной организацией, то не очень удобно ежедневно подвозить выручку и кассовые документы в головной офис, так чтобы кассир успел до конца рабочего дня заполнить лист кассовой книги. Если же обособленное подразделение находится в другом городе, то такая практика становится невозможной.

В Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации нет никаких разъяснений по этому поводу. Тем не менее на титульном листе книги есть строка, в которой указывается структурное подразделение организации. Это косвенно подтверждает возможность ведения отдельной книги структурным подразделением.

Проще обстоит дело с обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс. Такие обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают в головную организацию только копии первичных кассовых документов и книги, заверенные печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера обособленного подразделения организации. Оригиналы хранятся в обособленном подразделении. Данные об остатках денежных средств в кассе обособленного подразделения должны быть показаны в его балансе. При составлении сводного баланса головное подразделение включает в него и эти показатели.

Если же обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс, то оно может вести отдельный раздел кассовой книги. Этот раздел должен быть прошнурован, опечатан и заверен подписями руководителя и главного бухгалтера организации. В этом случае разделы передаются в головную организацию вместе с оригиналами первичных кассовых документов. В обособленном подразделении остаются их копии.

В обоих случаях организации необходимо установить методику работы с кассовой книгой. Ее следует утвердить приказом по организации. Это может быть как отдельный приказ, так и пункт приказа по учетной политике.

В методике необходимо предусмотреть: 1) коды или индексы всех подразделений организации 2) порядок нумерации кассовых документов 3) способ ведения кассовой книги 4) периодичность и перечень документов, передаваемых в головную организацию.

Образец заполнения расходного кассового ордера в 2018 году по форме КО-2

Ниже на примере рассмотрим образец заполнения РКО.

Оформление документа начинается с проставления полного названия компании, а рядом в таблице — присвоенного ей кода ОКПО.

Расходный ордер может быть оформлен в каком-либо отдельном подразделении. Тогда, его название заносится в отдельную графу «Структурное подразделение» в бланке. Иначе в данной графе необходимо проставить прочерк.

Рядом с наименованием бланка находится поле, в которое необходимо записать номер документа, а затем дату его составления. Дату нужно внести в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Далее следует таблица. В нее сначала нужно занести информацию по бухгалтерскому учету — счета корреспонденции по дебету и кредиту, номер подразделения, если он присвоен, счет аналитики.

Аналитический счет заносится в расходный ордер только в том случае, когда данные счета используются на предприятии. Иначе, заполнять его не нужно.

Дальше в таблицу записывается цифрами сумма денежных средств к выдаче.

Завершающее поле в данной таблице – «Код целевого финансирования». Его необходимо заполнять только в том случае, когда данные коды разработаны и используются в компании.

В поле «Выдать» необходимо записать полные Ф.И.О. человека, которому выдаются денежные средства. Наименование компании-получателя сюда не записывается.

В поле «Основание» записывается причина, почему необходимо произвести выдачу средств из кассы. Например, здесь можно указать «Оплата материалов», «Оплата услуг», «В подотчет», «Выдача зарплаты» и т. д.

В поле «Сумма» необходимо продублировать сумму прописью, которая выдается из кассы.

В поле «Приложение» указываются данные о документе, на основании какого выполняется выдача. Например, здесь могут быть указаны реквизиты заявления работника, платежной ведомости, отгрузочных документов и т. д.

Важно: на заполненном документе должны поставить свои подписи руководитель и главный бухгалтер субъекта бизнеса. Данным действием они подтверждают, что документ составлен верно, а также дают разрешение на выполнение операции.. Ниже получатель средств без сокращений от руки вписывает сумму прописью

После этого ему необходимо проставить подпись

Ниже получатель средств без сокращений от руки вписывает сумму прописью. После этого ему необходимо проставить подпись.

Затем кассир вносит в бланк данные документа, который был предъявлен для определения личности. Обычно в качестве такого документа используется паспорт.

После указания всех этих данных заполненный расходник подписывает кассир.

Как выписать расходный кассовый ордер

• приказ руководителя о выделении средств для нужд организации;
• заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств;
• выдача наличных на командировочные расходы;
• выдача денег на материальную помощь сотруднику.

Расходный кассовый ордер станет основанием для выдачи наличности из кассы. Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет правильность заполнения (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
• соответствие сумм, написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.

Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.

ВАЖНО!

В Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У были внесены изменения Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 № 4416-У, где сказано, что заявление работника может быть заменено распоряжением руководителя. А расходный кассовый ордер может оформляться в электронном виде с использованием электронной подписи.

Особенности заполнения

РКО не всегда оформляется для выдачи наличных денег. Регистр формируют и в иных случаях, например, при получении денежных средств по доверенности или выдаче заработной платы.

РКО по зарплате может быть выдан отдельно на каждого сотрудника или на группу лиц. Если в организации не много сотрудников, то регистр составляется на каждого по отдельности. Если же работников много, то формируется единый РКО. К регистру составляется перечень сотрудников с указанием сумм заработной платы к выдаче на каждого служащего.

Порядок оформления документа таков. По окончании срока действия расчетно-платежной или расчетной ведомости кассир ее проверяет, указывает суммы, подлежащие депонированию, ставит свою подпись и направляет в бухгалтерию. Бухгалтер также сверяет все данные и подписывает документ. Затем формируется РКО на общую сумму выданных денежных средств. Дата его составления — последний день выдачи зарплаты. В ведомости проставляются реквизиты регистра на расход — его номер и дата.

Если работник получает наличность по доверенности, это необходимо отобразить в регистре на расход. Бухгалтер не должен делать дубликатов, такие РКО формируются в одном экземпляре. В остальном первичный документ на расход по доверенности заполняется аналогичным образом, что и в общих случаях.

Итоги

Приходный кассовый ордер следует оформлять по каждому расчету наличными. Заполнение ПКО было детально рассмотрено в статье, что позволит избежать проблем при его оформлении.

С последними изменениями в порядке ведения кассовых операций вы можете ознакомиться в статье «Порядок ведения кассовых операций в 2021 — 2021 годах».

• постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» от 18.08.1998 № 88
• Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.