Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Ввод адреса в сервисе вручную (если не сработала разбивка или не определился район)

1. Раскройте разбивку адреса на адресные объекты.
2. Снимите блокировку с полей «Регион», «Район», «Территория», нажав на пиктограмму «замок» напротив каждого поля.
3. Введите элементы адреса, начиная с субъекта Российской Федерации. Для каждого поля необходимо ввести тип и наименование. Некоторые поля в сервисе могут оставаться незаполненными, если их нет в выписке ФИАС.

• Субъект Российской Федерации вводится в поле «Регион»
• Муниципальный район, городской округ, внутригородская территория города федерального значения, муниципальный округ вводятся в поле «Район».
• Городское поселение, сельское поселение, внутригородской район вводятся в поле «Территория».
• Населенный пункт вводится в поле «Нас. пункт»
• Элемент планировочной структуры вводится в поле «Эл.планировочной структуры».
• Элемент улично-дорожной сети вводится в поле «Улица».
• Здание/сооружение распределяется по полям «Дом» и «Корпус/строение». Необходимо ввести ровно столько элементов и в таком порядке, в каком они находятся в выписке.
• Помещение в пределах здания вводится в поле «Квартира/офис».
• Помещение в пределах помещения вводится в поле «Помещение в квартире».
• Почтовый индекс содержится в дополнительных сведениях об адресе, а код региона можно определить по первым двум цифрам кода ФНС.

Все об индексе получателя

Что же подразумевается под почтовым адресом? Представим, что вы хотите отправить письмо близкому другу в деревню Ильино, которая расположена в тридцати километрах от райцентра. Сами вы проживаете в Москве. Допустим, что вы точно знаете адрес друга, но этого недостаточно. На конверте и в бланке для посылок имеется поле с написанием шести цифр

Очень важно знать, какой почтовый индекс по адресу. Именно те самые шесть цифр, которые следует прописать в первую очередь

Без индекса (кодового штампа) посылку, бандероль, простое или заказное письмо сотрудники почты не примут. Поэтому обязательно узнайте точно, какой индекс у районной почты, которая занимается отправкой писем в деревню Ильино. Здесь нужно быть внимательным, так как если написать индекс другого почтового отделения, то письмо может вовсе не дойти. Почтовое отделение работает только с теми адресами, которые к нему находятся ближе всего. Бывают исключения, когда совершается досылка из ошибочного отделения в нужное.

А теперь рассмотрим пример почтового адреса, после написания индекса, который пишется дважды. Кстати, стоит отметить этот момент, потому что зачастую людей, отправляющих письмо впервые, смущает то, что на конверте напечатаны два поля: одно внизу, сразу под адресом, второе – снизу в виде пропечатанных точками цифр. Заполнять нужно и маленькое окошко, и большое одним и тем же номером индекса. На обратной стороне конверта имеется образец, как правильно прописывать цифры.

Что такое место жительства

Каждый гражданин РФ выбирает место жительства по своему усмотрению. Свободный выбор места жительства — одно из важнейших прав человека, предусмотренных международными соглашениями и Конституцией РФ. Статьей 150 Гражданского кодекса РФ (далее — ГК) установлено, что право выбора места жительства как нематериальное благо, принадлежащее гражданину, защищается законом.

В российских правовых актах под местом жительства понимается:

• место, где гражданин постоянно или преимущественно проживает (пункт 1 статьи 20 Гражданского кодекса РФ);

• жилой дом, квартира, служебное жилое , специализированный дом, а также иное жилое помещение, в котором гражданин постоянно или преимущественно проживает в качестве собственника, по договору найма, договору аренды либо на иных основаниях, предусмотренных законодательством РФ (статья 2 Закона РФ от 25 июня 1993 г. № 5242-1 «О праве граждан РФ на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах РФ» (далее — Закон РФ от 25.06.1993 № 5242-1);

• является жилой дом, квартира, комната, жилое помещение специализированного жилищного фонда (служебное жилое помещение, жилое помещение в общежитии, жилое помещение маневренного фонда, жилое помещение в доме системы социального обслуживания населения и др.) либо иное жилое помещение, в которых гражданин постоянно или преимущественно проживает в качестве собственника, по договору найма (поднайма), договору найма специализированного жилого помещения либо на иных основаниях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и в которых он зарегистрирован по месту жительства (абзац 2 пункта 3 , утвержденных Постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 № 713, далее – Правила регистрации).

Таким образом, при характеристике понятия «место жительства» законодатель выделяет три элемента, в соответствии с которыми место нахождения гражданина может быть признано местом жительства:

• статус помещения (жилой дом, квартира, служебное жилое помещение, специализированный дом (общежитие, гостиница-приют, дом маневренного фонда, специальный дом для одиноких престарелых, дом-интернат для инвалидов), а также иное жилое помещение);

• период проживания: постоянно или преимущественно (временно);

• основания проживания (например, в качестве собственника, по договору найма (поднайма), аренды и т.д.).

При этом постоянное проживание не означает длительное проживание в качестве одного из обязательных условий

Важно, чтобы в силу сложившихся условий гражданин обосновался в данном месте

Для некоторых категорий граждан предусматривается легальное, т. е. определенное самим законом, место жительства:

1. Местом жительства несовершеннолетних, не достигших 14 лет, признается место жительства их , усыновителей или опекунов (п. 2 ст. 20 ГК).

   В случае проживания родителей или усыновителей в разных местах местом жительства их детей в возрасте до 14 лет будет место жительства того из родителей (усыновителей), с которым дети проживают.

2. Местом жительства недееспособных граждан, находящихся под опекой, считается место жительства их опекунов.

Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно4. Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

• организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
• никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.

Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

• применение стандарта оправдано экономически;
• позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
• применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

• исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
• руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
• служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед службами делопроизводства организаций (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.

Изменения в названии стандарта обусловлены тем, что новый стандарт не имеет жесткой привязки к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В новом стандарте эта система не упоминается ни в названии, ни в разделе 1 «Область применения». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 требования стандарта распространялись только на документы, включенные в раздел 02 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). В связи с тем, что УСОРД с 1993 г. не ведется и раздел 02 ОКУД включает лишь очень незначительную часть унифицированных форм организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не связан с УСОРД и распространяется на все организационно-распорядительные документы, в т.ч. включенные в ОКУД. Перечень организационно-распорядительных документов, которые приведены в разделе 1 «Область применения» и на которые распространяется действие стандарта, не является закрытым и имеет, скорее, иллюстративный характер.

Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов.

Связанный материал

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

№ 02 / 2021

Связанный материал

Анализ нормативной базы по делопроизводству в организации – работа над ошибками

№ 03 / 2021

Согласования, визирования

В примерах из п. 5.21 — 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 речь идет о грифе согласования, визировании документа и подписях.

Пример 6. Образцы оформления грифа согласования, визы и подписи из ГОСТ Р 7.0.97-2016.

    1. СОГЛАСОВАНО       Директор ВНИИДАД       (подпись) И.О. Фамилия       Дата    2. Руководитель юридического отдела       Подпись   И.О. Фамилия       Дата    3. И.о. генерального директора    Подпись    И.О. Фамилия       или:       Исполняющий обязанности       генерального директора    Подпись    И.О. Фамилия

В предыдущих примерах мы уже видели, что согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 некоторые элементы документа пишутся прописными буквами. В частности, слова «СОГЛАСОВАНО», «УТВЕРЖДЕНО» и другие. Эти слова пишутся в документе без кавычек и без знаков препинания. За ними следует отдельный самостоятельный элемент документа — реквизит «подпись», который начинается с прописной буквы.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов

По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

• вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
• содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
• резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

• используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
• чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
• не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
• избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
• пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
• избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
• проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит

Всегда обращайте внимание на тон послания

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

• «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
• «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
• «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Как правильно заполнить конверт для письма?

При заполнении конверта, в какую бы страну вы не посылали письмо, старайтесь придерживаться следующих правил:

Язык. Во время оправки документов, письма по территории России пользуйтесь только русским языком. Если вы будете посылать письмо в иное государство, тогда можете пользоваться английским языком

Вы должны обращать внимание на образец, при помощи которого возможна отправка за границу. Если нужно продублируйте информацию на языке государства-получателя

Но вы не должны забывать о том, что данные на английском языке считаются обязательными.

Важна аккуратность и правильность

• Адрес. Для более корректного и быстрого получения письма. Посмотрев на образец, вы увидите следующее – адрес отправителя находится вверху с левой стороны, в углу. А вот адрес получателя размещается с правой стороны в углу внизу конверта. Заполните адрес в соответствующем порядке. Сначала напишите фамилию, имя, отчество. Потом вам нужно указать адрес и в самом конце индекс. Не имеет значения, чью информацию вы пишите, собственную, или получателя. Форма заполнения в обоих случаях одинаковая.
• Аккуратность. Пишите адрес разборчивыми буквами, желательно печатными. Нельзя на конверте зачеркивать слова, буквы, исправлять что-то. Также ошибкой будет наличие орфографических ошибок во время написания адреса. Дабы грамотно написать все данные, не забывайте пользоваться образцом оформления конверта.

Правила написания адресов

При заполнении полей содержащих почтовые адреса, необходимо соблюдать следующие правила:

• почтовый индекс указывается в отдельном поле, не нужно дублировать его в поле адреса;
• если в адресе необходимо указать регион, то он приводится перед названием населенного пункта (например: Московская обл., г. Долгопрудный);
• перед названием населенного пункта необходимо указать сокращенное название его типа (перечень сокращений см. ниже), отделив его пробелом;
• сокращения ул., пр-т, пр., б-р, наб., пл. и т.д. также должны отделяться пробелом от названия улицы, проспекта и т.д.;
• между сокращениями д., корп., кв. и т.д., и соответствующими номерами пробелов быть не должно;
• название региона, населенного пункта, улицы, номер дома, корпус, номер квартиры отделяются друг от друга запятой и пробелом;
• названия населенных пунктов и улиц должны быть приведены полностью, без сокращений (например, нельзя писать С.-Петербург, Н.Новгород, Б.Черкизовская и т.д.);
• если улица названа чьим-то именем, инициалы указываются перед фамилией и отделяются точкой без пробелов (например, ул. М.Ульяновой).

Сокращения в адресах

Перечень рекомендуемых сокращений:

Примеры

Примеры правильного заполнения:

г. Москва, ул. Браузерная, д.24, корп.3, кв.46

Московская обл., Ногинский р-н, пос. Черноголовка, Институтский пр-т, д.8

*** Авторизируйтесь чтобы писать комментарии.

Источник статьи: http://inter-net.pro/obo-vsjom/pravila-napisaniya-adresov

Праздники и памятные даты

Приказы с упоминанием праздничных дней — не редкость в организациях. Согласно правилам русского языка в названиях исторических эпох и событий, календарных периодов и праздников с прописной пишется первое слово и имена собственные, входящие в название, — Крестовые походы, эпоха Возрождения, Новый год, Первое мая.

В некоторых случаях с прописной пишется не только первое слово, обычно это касается важных для нашего народа событий и понятий: День Победы, Великая Отечественная война, День защитника Отечества.

Если полное название праздника заменяется числом и месяцем, то название месяца после цифры пишется с прописной (1 Мая, 23 Февраля, 8 Марта).

Если же число записано буквами, то с прописной — только первое слово: Девятое мая.

В соответствии со ст. 112 ТК РФ, с 1 по 6, а также 8 января длятся Новогодние каникулы, и это название стало именем собственным, пишется в документах с прописной. Там же отмечены и такие названия праздников: Праздник Весны и Труда, День России. А вот в празднике — День народного единства (4 ноября) — с прописной пишется только первое слово, все остальные — со строчной.

Как поступаем с городами? Поселками?

Названия населенных пунктов сверяем по справочникам, а их типы — переводим.

Виды населенных пунктов по-английски

город
city/town

город xxx
city/town of xxx

город районного значения
city/town of district significance

город федерального значения
federal city

городское поселение
urban settlement

дачный поселок
suburban settlement

деревня xxx
hamlet of xxx

курортный поселок
resort settlement

муниципальное образование
municipal formation

населенный пункт
locality

поселок
settlement

поселок городского типа
urban-type settlement

рабочий поселок
work settlement

село
village

сельское поселение
rural settlement

Названия официальных должностей

По общему правилу названия должностей, званий, титулов пишутся со строчной буквы. Только в официальных документах и только названия высших государственных должностей и титулов пишутся с прописной буквы. Перечислим их. Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, Председатель Совета Безопасности Российской Федерации, Руководитель Администрации Президента Российской Федерации, Уполномоченный при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей, Уполномоченный при Президенте Российской Федерации по правам ребенка.

Еще некоторые должности пишутся с прописной, вы их найдете в Справочнике. Таких должностей немного, и все они связаны с высшими органами власти.

Что такое место жительства

В соответствии с законодательством, место регистрации — это место, где гражданин постоянно или преимущественно проживает в качестве собственника или по договору найма (поднайма), социального найма либо на иных основаниях, предусмотренных законодательством РФ.

Это следующие объекты:

• жилой дом;
• квартира;
• служебное жилое помещение;
• специализированные дома (общежитие, гостиница-приют, дом маневренного фонда, специальный дом для одиноких и престарелых, дом-интернат для инвалидов, ветеранов и пр.);
• иное жилое помещение.

На практике не всегда очевидна разница места жительства и места пребывания, иногда это одни и те же объекты, помещения. Разграничение проводится по сроку проживания, документам, удостоверяющим регистрацию (штамп в паспорте или справка).

Зарегистрироваться по постоянному адресу жительства следует в течение 7-и дней со дня прибытия. Для этого необходимы следующие документы:

• документ, удостоверяющий личность;
• заявление установленной формы;
• документ, являющийся в соответствии с жилищным законодательством РФ основанием для вселения в жилое помещение: договор найма, свидетельство о собственности (выписка из ЕГРН), заявление собственника о вселении, решение суда и т.п.

Сроки оформления документов тут такие же, как и в случае временной регистрации. С согласиями на постоянную прописку нанимателей, собственников и членов их семей — ситуация здесь следующая:

1. Для прописки в муниципальное жилье необходимо заручиться согласием всех прописанных. Мало того, сданные документы пойдут на специальную комиссию, где собственник жилого помещения (например, город) вынесет решение о возможности прописки в данное жилое помещение.
2. Для постоянной прописки в жилье, находящееся в собственности, необходимо согласие всех сособственников. А вот согласия остальных прописанных, не являющихся собственниками, не требуется.

Какие документы выдадут/что оформят

1. Свидетельство по форме №8 (для лиц, не достигших 18 лет).
2. Штамп в паспорте о снятии с учета по прежнему адресу жительства.
3. Штамп в паспорте о постановке на учет по новому адресу жительства.

Названия мероприятий

Общему правилу подчиняется и написание названий мероприятий, имеющих общегосударственное или международное значение. У регулярно проходящих мероприятий в название входит порядковый номер, который может обозначаться цифрой (арабской либо римской) или словом. Вне зависимости от написания номера слова «Международный», «Всемирный», «Всероссийский» и подобные им пишутся с прописной после номера (I Международный конкурс имени П.И. Чайковского, Второй Всероссийский съезд археологов, 6-й Всемирный фестиваль молодежи и студентов). Сюда же можно отнести конференции и форумы, которые время от времени посещают сотрудники организаций.

Названия не столь значимых регулярных мероприятий пишутся со строчной: субботник, день открытых дверей, день встречи выпускников.

Все, что мы обсудили выше, будет нелишним в нашей работе. Но есть в деловой речи и более животрепещущие вопросы.