График отпусков на 2021 год: порядок составления, заполнения и утверждения, скачать образец

Как оформить такой приказ

Данный документ не имеет строгого государственного унифицированного образца, поэтому каждая организация вправе разрабатывать его бланк самостоятельно или писать приказ в свободной форме. Мы рассматриваем простой и вместе с тем законный и понятный пример приказа.

Часть 1

В верхней части бланка нужно вписать полное наименование организации (как прописано в регистрационных документах), затем следует указать номер приказа по внутреннему документообороту. Чуть ниже, в соответствующих строках нужно указать город, в котором зарегистрирована организация-работодатель, а также дату заполнения приказа об отмене отпуска.

Пункт первый включает в себя основные данные о сотруднике:

• фамилию, имя, отчество (без сокращений),
• табельный номер, присвоенный при трудоустройстве,
• должность (с указанием при необходимости разряда, класса или квалификации),
• структурное подразделение или отдел, к которому принадлежит данный работник.

Далее следует вписать дату, с которой был запланирован отпуск, а также период, за который он предоставляется (число, месяц и год начала и конца периода – обычно год либо полгода).

Здесь же, чуть ниже, вписывается количество отпускных дней (цифрами) и период ранее запланированного отпуска (даты его начала и конца). Последнее, что следует обязательно указать – это причину переноса отпуска (чаще всего это производственная необходимость, но иногда может быть и желание сотрудника, оформленное в письменном виде).

Часть 2

Во второй пункт приказа об отмене отпуска следует опять же вписать фамилию, имя, отчество работника (без сокращений) и период, на который переносится отпуск (число, месяц и год начала и конца периода), с обязательным указанием количества дней отпуска. Чуть ниже нужно отметить основание, по которому отпуск был перенесен (заявление сотрудника – без него этот приказ был бы недействителен).

В завершение приказ должен заверить своей подписью руководитель предприятия, а также сам сотрудник – его подпись будет являться свидетельством того, что он с данным документом ознакомлен и согласен.

Оформленный приказ следует распечатать в трех экземплярах (подписывать нужно каждый из них). Один необходимо отдать в отдел кадров для хранения в архиве предприятия, другой – в бухгалтерию (для перерасчета отпускных), а третий – на руки сотруднику. Руководитель кадрового отдела и главный бухгалтер также должны ознакомиться с этим документом и поставить под ним свои подписи.

Важно помнить о том, что при переносе отпуска хотя бы одного из сотрудников, изменения придется вносить в график отпусков всего предприятия, который составляется заранее, за две недели до начала нового года. Отдельного документа на внесение корректировок в отпускной график не нужно – основанием для них вполне может послужить как заявление сотрудника, так и данный приказ об отмене отпуска

Главное, чтобы на всех документах стояли подписи ответственных лиц, а также руководства организации.

Сроки и форма составления

График отпусков является локальным нормативным актом. Период составления документа определен на законодательном уровне. На 2021 год он должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2020 г. Для небольших компаний составить график не составляет труда, процесс не занимает много времени. Для формирования документации об отпусках, в крупных предприятиях требуется большой временной промежуток.

Документ содержит следующую информацию:

• Данные сотрудников, фамилия, имя, отчество, должность, табельный номер.
• Даты планируемого отдыха каждого.
• Общее количество дней. При предоставлении нескольких отпусков в 2021 году, информация предоставляется по каждому.
• Графа для внесения изменений, если таковые будут необходимы.
• Графа для подписи работника с подтверждением, что он ознакомился с локальным актом.
• Реквизиты документа – номер, дата, время, которое он охватывает.

Нюансы, которые нужно учитывать

При разработке графика отпусков есть несколько подводных камней, которые учитываются в обязательном порядке (иначе можно сильно навредить производственному процессу предприятия).

Первое, на что нужно обратить внимание при составлении очерёдности ухода в отпуск, — льготные категории сотрудников, которые обладают полным правом отдыхать в любое удобное для них время. Поэтому до начала составления документа рекомендуется опросить всех льготников, уточнив их намерения

Правда, это не оградит работодателя от незапланированных уходов в отпуск таких сотрудников, они всё равно имеют полное право распоряжаться своим отпускным временем, но отчасти систематизирует процесс. К льготникам законодательными актами отнесены следующие категории сотрудников:

• несовершеннолетние (статья 267 ТК РФ);
• беременные работницы до ухода их в декрет, а также сразу после него (статья 260 ТК РФ);
• совместители — им работодатель должен дать отпуск в то время, когда они идут отдыхать с основного места работы (статья 286 ТК РФ);
• работники, усыновившие малыша до трёх месяцев (статья 122 ТК РФ);
• мужья, у которых супруга находится в декрете (статья 123 ТК РФ);
• родители, у которых несовершеннолетний ребёнок поступает в колледж или вуз, находящийся в другой местности. И отпуск при этом берётся, чтобы сопроводить абитуриента (статья 322 ТК РФ);
• лица, получившие инвалидность при выполнении воинского долга, и ветераны;
• жёны военнослужащих — этой категории отпуск положен одномоментно с отпуском мужей (статья 11 закона № 76-ФЗ);
• почётные доноры РФ (статья 23 закона № 125-ФЗ);
• чернобыльцы и лица, подвергшиеся облучению при ликвидации аналогичных катастроф.

В распоряжении по отпускам должны быть учтены не только дни основных оплачиваемых отпусков., здесь должны быть зафиксированы ещё и дополнительные оплачиваемые отпуска, а также время отдыха, неиспользованное в прошедших годах. Соответственно, такие отпускные периоды должны быть передвинуты на следующий год. Логично, что отпуска по заявлению, предусматривающие время отдыха без содержания, в распоряжении не указываются.

Опытные кадровики рекомендуют всегда знакомить сотрудников с утверждённым графиком и при этом брать с них подпись об ознакомлении. Да, ТК РФ не регламентирует этот шаг, но не указав работнику на время его отдыха и не зафиксировав этот момент, трудно требовать от сотрудников его выполнения. Ознакомление можно провести двумя стандартными способами:

• попросить поставить визу на обратной стороне утверждённого графика;
• завести отдельный регистр, в котором фиксировать процедуры ознакомления служащих с основными внутренними документами компании, куда внести и график отпусков.

Ознакомление работников с графиком отпусков под расписку позволит избежать нарушения сроков ухода в отпуск

Утверждение графика отпусков

Согласованный локальный нормативный акт подписывает руководитель кадровой службы, после чего утверждается директором.

В утвержденный график при необходимости вносятся изменения. Обязательное условие – согласие работодателя и сотрудника. Оформление изменений проводится приказом. Допускаются изменения в следующих ситуациях:

1. Отпуск в согласованный ранее период приведет к негативным последствиям для предприятия;
2. Отзыв по причинам производства;
3. Заболевание сотрудника;
4. Заявление работника, в котором указаны причины изменений.

За две недели до наступления согласованного отпускного периода работодатель уведомляет об этом сотрудника. Если уведомление работником не получено, у него появляется право на перенос. Заявление на отдых или перенос писать нет необходимости, за исключением следующих случаев:

• Отпуск предоставляется работнику, который проработал менее 6 месяцев;
• Правом на отдых планируют воспользоваться льготные категории – почетные доноры, несовершеннолетние, другие.

Формирование графика предоставления ежегодного отдыха – важная часть документооборота на предприятии. Документ позволяет упорядочить производственный процесс с учетом прав сотрудников, дает им возможность заранее спланировать отдых.

Из видео узнайте об особенностях составления графика отпусков на грядущий 2021 год:

Смотрите ответы на самые актуальные вопросы по данной теме:

Пожалуйста, поделитесь в соцсетях:

КАК составить ГРАФИК ОТПУСКОВ, Сроки, Образец скачать

График трудовых отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют этот документ на каждый календарный год. Причем подготовить его нужно за две недели до наступления этого периода. То есть, к примеру, график отпусков на 2017 год должен быть датирован не позже 16 декабря 2016 года (17 декабря – суббота). Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.

График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.

Не включайте в график лишние отпуска

В ведомость отпусков включайте основной и дополнительные оплачиваемые отпуска по всем работающим сотрудникам. Но отпуска без сохранения зарплаты и некоторые оплачиваемые отпуска в графике не нужны. Например, отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком. Они не относятся к ежегодным оплачиваемым отпускам. Вписывать в график сотрудницу, которая с начала года находится в одном из таких отпусков, вообще не нужно. Если она захочет взять ежегодный оплачиваемый отпуск по окончании отпуска по уходу за ребенком, то компания обязана предоставить его независимо от очередности, предусмотренной графиком.

Не нужно включать в график и учебный отпуск. Он относится к категории целевых и не является ежегодным оплачиваемым отпуском. Оформлять учебный отпуск — право, а не обязанность работника.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при ее отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Следовательно, порядок можно установить по своему усмотрению. Это следует из частей 1 и 2 статьи 123 Трудового кодекса РФ.

Важно:

ознакомьте сотрудников с графиком отпусков под подпись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок. Вы можете:

• попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
• приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Если в организации есть профсоюзный орган, график согласуется с ним в обязательном порядке (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 Трудового кодекса.

Общие положения

Основная норма, предписывающая заранее утверждать график отпусков на предприятии, приводится в ст. 123 ТК РФ

Не менее важно знать, когда составляется график отпусков на следующий год. Ежегодно, не позже, чем за 2 недели до следующего года, должен быть подготовлен и утвержден этот документ

В процессе подготовки необходимо:

1. Разработать и утвердить форму документа.
2. Согласовать продолжительность и отпускные периоды по подразделениям.
3. Внести в единый документ записи обо всех отпусках наемного персонала.
4. Подписать его у руководства.

Поскольку при составлении документа должны соблюдаться все нормы ТК относительно предоставления оплачиваемых дней, на предприятии выделяется ответственный сотрудник, кто составляет и согласовывает течение отпусков на предприятии.

Правила составления

Если опыта недостаточно, у ответственных сотрудников возникают затруднения, как правильно организовать процесс, как составить график отпусков, чтобы были соблюдены права трудящихся и требования закона. Перед тем, как приступить к подготовке, следует ознакомиться с особенностями составления. Составление графика отпусков следует начинать со сбора информации о желаниях сотрудников по предоставлению им оплачиваемого отдыха в тот или иной период. Как правило, значительная часть работников предприятия стремятся к отпуску в летнее время года. В первую очередь, необходимо так организовать отпускные периоды, чтобы в приоритете обеспечивалось право отдельных категорий работников — уходить в отпуск по своему усмотрению.

Сначала предстоит урегулировать вопрос продолжительности отдыха и дат со следующими работниками:

• супруги, чьи жены находятся на поздних сроках беременности и уже ушли в декретный отпуск;
• совместители, которые должны отгулять в период отдыха по основной работе согласно ст.286 ТК РФ, при наличии подтверждающего документа с основного места работы о запланированном отпуске на следующий год;
• граждане младше 18 лет;
• работники с присвоенным статусом «почетного донора РФ» (на основании подпункта 1 п.1 ст. 23 закона №125-ФЗ от 20 июля 2012 года);
• законные супруги лиц, находящихся на военной службе, вправе отдыхать в тот же период времени, согласно ФЗ №76 от 27 мая 1998 года, при документальном подтверждении того, что вторая половина оформляет отпуск в тот же период;
• граждане, пострадавшие от последствий аварии на ЧАЭС (по закону №1244-1 от 15 мая 1991 года), льготники, определенные Законом о чернобыльской катастрофе;
• Участники боевых действий в Афганистане и Чечне.
• Граждане, получившие значительную дозу облучения при испытаниях на Семипалатинском полигоне.
• Один из родителей (попечителей, опекунов), воспитывающих ребенка-инвалида до 18 лет при предоставлении справки, что второй родитель не пользуется этой льготой.
• Многодетные родители при условии, что их дети не достигли двенадцатилетнего возраста (См. подробнее: отпуск многодетным родителям в любое время).
• Другие лица согласно действующему законодательству РФ.

Процесс, как составляется план на отпускной период, рекомендуется начинать именно с вышеуказанных категорий граждан. Во избежание недоразумений, лучше попросить их написать заявление с точным указанием времени запланированного отдыха. Даже если потом возникнут трудности с согласованием дат, ответственным работникам легче подтвердить, что право на отпуск по требованию работника льготной категории соблюдено.

Подготовительные работы

Для нормального функционирования предприятия рекомендуется одновременно предоставлять отпуск не более 10% работников от численности списочного состава. Поэтому нужно провести анализ полученных данных и приступать к следующему шагу планирования – выявлению сотрудников, отсутствие которых подлежит обязательному замещению.

Регулирование периодов отпусков работников и лиц, имеющих право исполнять их обязанности, поможет избежать срывов производственных процессов.

Последний этап — это равномерное распределение периодов отдыха сотрудников по месяцам календарного года. Во избежание конфликтных ситуаций рекомендуется согласовывать с работниками перенос отпуска на нежеланные месяцы, предлагать разделение периодов. Причем для того чтобы предоставление оплачиваемого отдыха по частям имело законную силу необходимо письменное согласие работников.

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

• нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
• в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.

При подготовке материала использовался источник(и) glavkniga.ru и pronedra.ru

Полезное видео

Важные правила составления графика на 2019 год, порядок его согласования, утверждения и изменения смотрите в видео:

График отпусков — важный документ. ежегодно составляемый каждым работодателем. Каждый работающий в организации по трудовому договору должен быть включен в расписание, за исключением декретников.

Для оформления рекомендуется использовать типовой бланк Т-7, однако закон не запрещает разработать свой образец, учитывающий особенности компании и необходимые потребности. Подготовить, согласовать и утвердить расписание нужно не позже, чем за 2 недели до следующего года.

При необходимости может быть подготовлена выписка из графика для предъявления в различные структуры или внутреннего использования в других подразделениях.

Инструкция по заполнению графика отпусков 2021 года

Рассмотрим заполнение документа на примере унифицированной формы Т-7:

1. В соответствующей строке указывается наименование организации. Оно прописывается полностью без сокращений с указанием формы собственности.
2. При утверждении графика учитывается мнение профсоюзного органа работодателя. Если таковой имеется, то реквизиты соответствующего документа вносятся в поле. При отсутствии профсоюза в компании оно остается пустым.
3. График отпусков должен иметь уникальный номер, дату составления и год, на который он составлен.
4. В правом верхнем углу прописывается гриф «УТВЕРЖДАЮ», должность руководителя организации, его личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.
5. Ниже следует табличная часть документа, где по каждому из работников указываются в графах с 1 по 6:

• подразделение (отдел);
• должность в соответствии со штатным расписанием;
• ФИО без сокращений;
• номер по табелю;
• количество дней отпуска;
• дата его начала.

Если планируется разбить отпускные дни на несколько периодов, то каждый из них прописывается отдельной строкой с указанием количества дней и даты начала.

Графы с 7 по 9 заполняются уже по фактическому использованию дней отпуска и его переносу.

1. Подписывает график руководитель кадровой службы или лицо, ответственное за учет кадров в организации. Указывается его должность, проставляется личная подпись, которая расшифровывается.

С графиком отпусков необходимо ознакомить работников под роспись. Для этого допустимо предусмотреть дополнительную графу в графике или составить отдельную ведомость, в которой каждый работник должен поставить свою личную подпись и дату ознакомления.

Срок хранения документа составляет один календарный год (п. 693 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Как выглядит распоряжение

Если начальство решило, что дополнительный распорядительный документ нужен, его образец придется разрабатывать самостоятельно. Поскольку специальной формы на законодательном уровне нет, приказ об утверждении графика отпусков на 2021 год по новому законодательству выпускается с учетом стандартных реквизитов кадровой документации по основной деятельности. Включите в него:

• наименование организации;
• название;
• дату составления;
• суть распоряжения;
• сведения о лице, его подписавшем;
• подписи иных лиц, если на них возложена ответственность следить за соблюдением утвержденных правил.

Вот один из вариантов оформления:

ВАЖНО!
Важно помнить, что приказ на график отпусков на 2021 год надо составлять по новым правилам и с учетом того, что он напрямую относится к плану выходных сотрудников, который принимается не позже чем за 2 недели до конца года. Потому распоряжение тоже обязательно датируется серединой декабря.. Подробнее об ОТПУСКНЫХ

Подробнее об ОТПУСКНЫХ

• рекомендации и помощь в решении вопросов
• нормативные документы
• формы и образцы их заполнения

Обязателен или нет по ТК РФ?

Трудовой кодекс РФ определяет главное значение графика — фиксирование последовательности предоставления отпуска сотрудникам предприятия. Утвержденный документ исполняется как работодателем, так и подчиненными. Образец на 2019 год можно скачать здесь.

Меры ответственности за отсутствие документа, обозначенные в статье 5.27 КоАП:

• должностные лица несут материальную ответственность в размере от 1 до 5 тыс.руб.;
• юридические лица могут подвергнуться санкциям от 30 до 50 тыс.руб. или приостановление хозяйственной деятельности до 90 суток.

Но категория индивидуальные предприниматели-работодатели в соответствии с письмом Роструда от 20 декабря 2011 г. №3683-6-1 могут данный документ не оформлять. Отпуск своим сотрудникам индивидуальный предприниматель оформляет в порядке, оговоренном с подчиненными. Но график отпусков не будет считаться ненужной бумагой, если его все-таки составили.

ИП также, как и остальные работодатели несет ответственность перед законом о своевременности и необходимой продолжительности предоставления сотрудникам отдыха.

Обязателен ли данный бланк для малых предприятий?

Субъекты малого предпринимательства, которых можно отнести к микропредприятиям также могут не составлять данный документ.

По закону №348-ФЗ от 03.07.2016 малые предприятия освобождены от необходимости оформлять локальные внутренние акты, которым является график отпусков.

Однако тут есть важное условие: если микропредприятие не составляет расписания очередности отдыха, то данное условие нужно включить персонально в трудовой договор, заключенный с каждым сотрудником. То есть работодатель в любом случае должен документально закрепить порядок предоставления отдыха — либо в графике, либо в трудовом договоре

То есть работодатель в любом случае должен документально закрепить порядок предоставления отдыха — либо в графике, либо в трудовом договоре.

Поэтому на практике обычно малые предприятия все-таки составляют график.

В каком случае вносятся изменения в график и на основании чего?

Законом не запрещается вносить какие-либо коррективы в уже принятый график отпусков. Это, с другой стороны, является необходимостью, если у работников возникает потребность в переносе времени отдыха, либо на предприятие приходят новые сотрудники.

ТК определяет случаи, когда работодатель должен произвести перенос отпуска на другое время:

• Болезнь при нахождении в отпуске;
• Необходимость во время нахождения в отпуске исполнить свои гражданские обязанности, если по закону на этот период должно предоставляться освобождение от работы.

Кроме этого, время отпуска может переноситься, если компания не предупредила сотрудника о будущем времени отдыха в установленный срок. Для того, чтобы на основании этой причины внести изменения в график, необходимо, чтобы работник написал заявление с указанием новой желаемой даты отдыха.

Важно! Существуют исключительные случаи, когда закон разрешает оформить перенос отпуска, если предполагается, что отсутствие сотрудника в ранее определенное время нарушит нормальное функционирование компании. Но делать это можно только если получено письменное согласие работника.

Если обе стороны отношений согласны с переносом, и это оформлено документально, отдел кадров создает приказ о внесении изменений в график отпусков. Такой документ создается в свободной форме, и содержит причину переноса, старую и новую согласованную дату.

Как правильно оформить перенос?

Многие работодатели интересуются, как оформить перенос отпуска по желанию работника. Этот процесс проходит по стандартному алгоритму. Сначала сотруднику следует составить заявление и подать его начальству.

После рассмотрения данного документа руководитель фирмы принимает решение о том, переносить или нет утвержденный графиком отдых. Если директор поставит согласительную резолюцию, тогда заявление отдается в дальнейшую работу.

Готовится и издается приказ. Этот документ предлагается для ознакомления работнику. После подписания приказа сотрудник может уходить на отдых в указанные даты.

Написание и подача сотрудником заявление

Заявление о переносе отпуска – это документ, в котором работник выражает свое желание взять положенные по закону выходные дни не в соответствии с графиком, а в другой период. Оно составляется в произвольной форме. Оформлять документ следует на листе формата А4.

В заявлении обязательно приводится такая информация:

• сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, должность, место работы);
• данные руководителя (фамилия и инициалы, должность);
• название организации, в которой работает заявитель;
• период отпуска, утвержденный графиком;
• причина переноса отдыха;
• даты, на которые хочет перенести отпуск работник.

Обязательно ставится дата составления, подпись заявителя.

Рекомендуется придерживаться утвержденной структуры:

1. шапка;
2. наименование документа;
3. текстовая часть;
4. дата, подпись.

Пример написания заявления о переносе дат ежегодного отдыха по производственным причинам приведен ниже.

Директору ООО «Промтоваргруп»

Селеверстову А.А.

специалиста отдела по закупкам

Дружининой Аллы Викторовны

Заявление

Прошу перенести мой ежегодный оплачиваемый отпуск, запланированный по графику с 10.10.2019 по 06.11.2019, на период с 01.11.2019 по 28.11.2019 в связи с тем, что производственные обстоятельства вынуждают меня присутствовать в октябре месяце на рабочем месте.

16.09.2019                       (подпись)                          А.В. Дружинина

Пример написания заявление о переносе части отпуска в связи с болезнью

Директору ООО «Промтоваргруп»

Селеверстову А.А.

специалиста отдела по закупкам

Дружининой Аллы Викторовны

                               Заявление

Прошу перенести пять дней моего ежегодного оплачиваемого отпуска, взятого с 09.09.2019 по 06.10.2019, на период с 14.10.2019 по 18.10.2019 в связи с тем, что во время отпуска я находилась на больничном с 16.09.2019 по 20.09.2019. Листок о временной нетрудоспособности прилагаю.

23.09.2019                                (подпись)                   А.В. Дружинина

Заявление — это официальный документ, поэтому к его оформлению и содержанию надо относиться ответственно.

Оформление приказа и внесение изменений в график

Зная, как оформить перенос отпуска в графике отпусков грамотно, у работодателя не возникнет проблем с контролирующими органами. На основании заявления сотрудника нужно издать приказ. На базе данного документа вносятся изменения в график отпусков. Пример составления приказа приведен ниже.

Приказ №15

О переносе отпуска

г. Москва                                                                                                          17.09.2019

В связи с производственной необходимостью

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск специалиста отдела по закупкам Дружининой Аллы Викторовны продолжительностью 28 календарных дней с 10 октября 2019 на 01 ноября 2019 года.
2. Кадровому отделу в лице Ворониной А.П. обеспечить своевременное и полное внесение изменений в личную карточку Дружининой А.В., в график отпусков от 11.12.2018 №118.
3. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой.

Директор                                     (подпись)                                А.А. Селеверстов

С приказом ознакомлены:

Специалист отдела по закупкам                           (подпись)        А.В. Дружинина

18.09.2019

Руководитель отдела кадров                                 (подпись)       А.П. Воронина

17.09.2019

Существует немало ситуаций, при которых перенос отпускных дней по инициативе работника недопустим, но иногда это не противоречит закону. Таким образом, откладывать отпуска рабочим кадрам допускается при наличии уважительных причин. Оформляются новые даты выходных приказом, составленным на базе заявления сотрудников.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 938-66-24, Санкт-Петербург +7 (812) 425-62-38, Регионы 8800-350-97-52

Сколько лет и где хранится в организации?

Документы, связанные с организацией трудовой деятельности сотрудников, обязательно хранятся на предприятии.

Срок хранения в соответствии с 693 пунктом Перечня архивных документов составляет 1 год после завершения своего действия.

Следуя нормам перечня, датой начала исчисления хранения документации считается 1 января года, следующего за годом отображенном в документе.

Документ с личными сведениями подчиненных должен хранится:

• в металлических или мебельных шкафах, ящиках, которые закрываются на ключ;
• на полках специальных помещений с ограниченным доступом для третьих лиц.

Уничтожение осуществляется путем составления акта с описью документов с истекшим сроком хранения.

Процесс ликвидации бумаг происходит сжиганием или разрезанием в шредере, чтобы документ, содержащий персональные данные сотрудников не попал во внимание к третьим лицам

Как правильно составить и оформить график отпусков на 2021 год?

Не позднее 17 декабря работодатели должны составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2021 год. Срок установлен и сдвигать его из-за выходных не будут. Подробную инструкцию, пример и образец заполнения графика отпусков на 2021 год вместе с приказом о его утверждении мы привели в статье.

Как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2021 год?

Законодательство четко регламентирует срок утверждения графика отпусков. Работникам, которые трудятся по трудовому договору, работодатель обязан предоставлять оплачиваемые ежегодные отпускные дни. Чтобы сохранить непрерывность деятельности компании, работники должны соблюдать очередность нахождения в отпуске. Именно для этого и составляют график отпусков (ст. 123 ТК).

Законодательство четко регламентирует срок утверждения графика отпусков. Работникам, которые трудятся по трудовому договору, работодатель обязан предоставлять оплачиваемые ежегодные отпускные дни. Чтобы сохранить непрерывность деятельности компании, работники должны соблюдать очередность нахождения в отпуске. Именно для этого и составляют график отпусков (ст. 123 ТК).

График рекомендуют составлять по каждой структурной единице. Затем, расписание дней отдыха передают в кадровую службу. Там данные сводят в единую базу. До официального утверждения графика, сводная таблица с датами представляет собой только проект. После того, как график завизируют все необходимые лица, документ направляют в профсоюзный орган (ст. 372 ТК). Правда при условии, что в компании есть профсоюз.

Когда должен быть составлен график отпусков на 2021 год?

По законодательству график издают за две недели до начала календарного года. Так, последней датой, когда должен быть составлен график отпусков на 2021 год, будет 17 декабря 2020. За нарушение грозит административная ответственность:

• для должностного лица предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;
• для предпринимателей от 1000 до 5000 руб.;
• для компаний от 30 000 до 50 000 руб.

Устанавливать вид наказания будет инспекция труда.

Как вносить исправления в график отпусков?

Если сотруднику придется уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом. Не меняя указанную дату вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают непосредственно в столбцах с 8 по 10 графика. Для этого потребуется соглашение обеих сторон.

При этом следует иметь ввиду, что за две недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подает заявление с указанием числа, которое и будут отражать в графике при корректировке. Так же основанием для переноса дней является распоряжение при вызове персонала из-за производственной необходимости или иных случаев личных обстоятельств.

Порядок заполнения и внесения изменений определяют во внутреннем локальном акте. В частности, в правилах внутреннего распорядка.

Последние изменения в 2021 году

Все важные аспекты были оговорены в Постановлении Правительства РФ за номером 1648, опубликованном 10 октября 2020 года. В соответствии с документом был утвержден перенос выходных дней на 2021 год:

1. Субботу 2 января перенесли на 5 ноября (пятница).
2. Воскресенье 3 января на 31 декабря (пятница).
3. Субботу 20 февраля на 22 числа этого же месяца (понедельник).
4. Новогодние каникулы в этом году продлились с 1 до 10 января.
5. День защитника отечества – с 21 по 23 февраля.
6. Международный женский день – 6-8 марта.
7. Майские праздники будут разделены на две части – с 1 по 3 и с 8 по 10 мая.
8. День России – 12-14 июня.
9. День народного единства – 4-7 ноября.

Наниматель по своему усмотрению может предоставлять отпуск тем, кто еще не проработал 6 месяцев. Но он не должен делать это. Есть категории, которым по их запросу обязаны предоставить отпускные дни, даже если они не отработали полгода:

1. Женщины перед отпуском по беременности и родам или после него.
2. Несовершеннолетние сотрудники.
3. Те, кто усыновил ребенка в возрасте до 3-х лет.

При составлении графика, отпуск в удобное время должен быть предоставлен тем, у кого в семье жена находится в декрете по уходу за ребенком, родителям детей-инвалидов, супругам военнослужащих, ветеранам и участникам ликвидации аварии на ЧАЭС.

Часто задаваемые вопросы
Правила ухода в отпуск по трудовому кодексу в 2021 году

Как составить правильно трудовой договор с работником?

Кому положен отпуск в удобное время независимо от графика?

Для чего нужен в организации?

Зачем организациям нужно оформлять данный бланк:

• составления графика работодателю позволяет не «забыть» предоставить ежегодные отпуска подчиненным, а они, в свою очередь, не «забудут» ими воспользоваться;
• устанавливается очередность отдыха специалистов с учетом наиболее оптимального замещения временно отсутствующих коллег, позволяющая обеспечить непрерывность производственного процесса;
• планируемая последовательность ухода в отпуска сотрудников необходима для формирования фонда оплаты труда на определенный период времени и налоговых отчислений;
• другие цели определяются индивидуально для каждого работодателя.

Можно ли отказаться?

Отказаться от составления ежегодного расписания могут только:

• микропредприятия, предусмотрев порядок и сроки предоставления отдыха в трудовых договорах;
• физические лица — работодатели.

Все прочие организации, использующие наемный труд, обязаны каждый год распределять уход персонала в очередной отпуск. Работник должен знать, когда он сможет отдохнуть.